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MANUALES ADMINISTRATIVOS

1 Concepto:

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de


comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización.

2 Otros Conceptos:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable)
se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en
la empresa". A. Reyes Ponce.

"El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir


para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo
que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa
establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham
Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y


pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
Terry G. R.

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para


operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.

3 El manual como medio de comunicación:

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de


mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la
dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado
puede ser un valioso instrumento administrativo.

En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las


decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma
sistemática la información administrativa.

4 Objetivos de los manuales:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten


cumplir con los siguientes objetivos:
a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos , normas, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar


responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la


uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando


su incorporación a las distintas funciones operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas


administrativas.

f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,


ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

i) Interviene en la consulta de todo el personal.

j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de


tiempos, delegación de autoridad, etc.

k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su


alteración arbitraria.

ll) Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben
hacerlo.

o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.

5 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna
manera le restan importancia.
5.1 Ventajas:

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.


2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias
en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

5.2 Desventajas:

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar


un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual
y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
6 Clasificación de los Manuales administrativos:

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,


destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la
organización, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel
operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de
mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas
que se le han encomendado.

Depende de la información de las necesidades de cada institución o empresa privada,


para saber con qué tipo de manuales se debe contar.
Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una
dirección, un departamento, una oficina, sección, una mesa, un puesto, etcétera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales


diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de
lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

6.1 POR SU CONTENIDO:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el


organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le
da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien
elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir
que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura


organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos


seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer las políticas de
una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:


a)Agilizar el proceso de toma de decisiones
b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c)Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:
producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual
sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o


simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de
distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan
en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede
combinar dos o mas conceptos, debiéndose separar en secciones.

6.2 POR SU FUNCION ESPECIFICA:

Esta clasificación se refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las


instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta
solución.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería


industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de
fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir
el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan
sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas
de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras


en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas
a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de
bienes y suministro de información financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.


Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta
actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del
departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos mas importantes que
puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar


las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los
manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección,
administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,
políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional
determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en
esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el
"Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia
y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los


procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que
un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco
conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento
"explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir
su señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y
comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también
utiliza técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para
comprobar el nivel de comprensión del contenido por el usuario.

Otra clasificación aceptada de los manuales administrativos se refiere a las


necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden
elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

6.3 GENERAL:

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes


manuales:

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación


organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y
definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,


contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de
la dirección superior ; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas
de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones
generales.

6.4 ESPECIFICO:

Manual especifico de reclutamiento y selección: Se refiere a una parte de una área


especifica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y
selección personal en una organización.

Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,


instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere
a la auditoria interna en forma particular.

Manual especifico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero


de una área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a
cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones,
etc.

Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los


procedimientos en el orden de importancia de un área especifica, a fin de capitalizar las
oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a
caja, pago a proveedores, etc.

George R. Terry dice lo siguiente: "Muchos patrones sienten que es importe darle a los
empleados información con respecto a la historia de la compañía comienzos,
crecimiento, logros, administración y posición actuales.

Esto lee una vista introspectiva de la tradición y pensamiento de la empresa con la que
está asociado.

La información histórica por lo común se incluye como la parte de presentación aun


manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.

Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos
y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía,
los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de
la empresa.

Generalmente contienen gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de


límite de autoridad, etcétera.

C.L. Littlefield declara al respecto: "Los manuales de organización se usan donde se


desea una descripción detallada de las relaciones de organización.

Se elaboran ordinariamente con base en los cuadros de organización, los cuales se


acompañan de las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro.
Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a
la función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los
demás".

Un manual de políticas pone por escrito las políticas de una empresa. Una política es
una guía básica para la acción; prescribe los límites generales dentro de los cuales han
de realizarse las actividades.

Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal sobre el cual se
basan todas las acciones. Política no es otra cosa que una actitud de la dirección.
Estas actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de
organización si se desea que las operaciones se desarrollen conforme al plan.

Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección. Las
políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal
directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general,
según convenga a las condiciones locales.

Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declaración
de objetivos de la empresa y otros "slogans" que expresan una política; por ejemplo:
Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber
manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno
sobre políticas generales.

El manual de procedimientos presenta sistemas técnicas específicas señala el


procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Es un
procedimiento por escrito.

Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden clasificarse


en manuales de procedimiento de oficina y de fábrica.

También puede referirse en:


1.A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cómo operar una máquina di contabilidad.
2.A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de
todo un departamento.
3.A prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales
procedimiento comerciales, de producción, financieras, etcétera.

Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las


políticas y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones a
base de diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.

En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que Se


emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenadas con un ejemplo o con
instrucciones para su llenado.

De poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempo


la organización y las normas básicas no son, cuando menos, medianamente firmes y
comprensibles.
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que
los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos.

Una inmensa mayoría de los manuales de oficina parecen estar diseñados


intencionalmente para varios fines.

En la preparación de cualquier manual de procedimientos me pareció muy interesante


que debe existir manifestación clara de las normas generales de la empresa y
comprensión total de la organización básica de la misma.

Es un manual de contenido múltiple que trata acerca de los principios y técnicas de una
actividad determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano
responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en
esa actividad.

7 Criterios Metodológicos para el Diagnóstico de los Manuales de Procedimientos

Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los
procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la organización.

Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere
en esta materia así como los datos necesarios para analizar los manuales de
procedimientos, instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.

A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se estará


en posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades
administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de
mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia operativas.

Así pues, resulta indispensable establecer los puntos que deberán contener los
siguientes documentos.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos
que se ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que intervienen y los
formatos que se deben utilizar para la realización de las funciones que se le han
asignado.

El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de acción de
la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia.

7.1 El manual de procedimientos deberá contener:

Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el


logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.

Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la


organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos
del documento.

Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la


exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del
titular.

7.2 Cada uno de los procedimientos del manual contendrá:

Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la


ejecución del procedimiento.

Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico –administrativas


que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que
fundamentan el procedimiento.

Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-unidades o puestos que


intervienen en el procedimiento de que se trate.

Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la


realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores.

7.3 Descripción de las operaciones:

Presentación secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un


procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución.

Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades
que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el
uso de la simbología definida en la sección "Metodología para la integración y
aplicación del diagnóstico en los procedimientos"

Formas e instrucciones. Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios


que se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se anexaran, además,
las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de
los formatos.

Glosarios. Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que contenga los
conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el
cuerpo del manual.

Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a


la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la
revisión y actualización del manual.

Es necesario señalar que cuando un documento incluya un solo procedimiento deberá


contener instrucciones, representación gráfica y descripción narrativa del conjunto de
instrucciones específicas para realizar una gama de operaciones.

Al igual que en el manual de procedimientos, también se deberán especificar objetivos,


políticas de operación, ámbito de aplicación, descripción de operaciones y diagramas.

También se deberá verificar si existen procedimientos de enlace con el nivel central, ya


que es importante analizar cómo se enlazan los procedimientos desconcentrados con
los centrales, pues en este punto es donde pueden existir mayor número de anomalías
que obviamente se van a convertir en fallas de control, de coordinación, de fluidez y
agilidad del procedimiento.

Además, se deberá analizar el flujo del procedimiento en las unidades administrativas


centrales para que las actividades se realicen con la eficacia y eficiencia que exige
proceso de desconcentración.

Este análisis abarcará todo el proceso hasta la consecución del producto final.

En este tipo de procedimiento es importante verificar los tiempos de ejecución desde el


inicio hasta el fin, con el objeto de captar los puntos y las unidades en donde se
presentan con mayor incidencia las demoras o problemas que obstaculizan el proceso
en su conjunto.

Por otra parte, resulta importante analizar los volúmenes de trabajo y la frecuencia con
que se realizan los procedimientos para determinar la importancia de los mismos y
sugerir medidas que hagan eficiente su operatividad.

Finalmente, se deberá verificar que el procedimiento se ajuste a las guías de


desconcentración establecidas y que respete normas emitidas por el nivel central, así
como que se encuentren instrumentados los controles internos necesarios de acuerdo
con la materia específica de que se trata.

Los procedimientos específicos se realizan en una sola unidad administrativa; su


análisis debe contemplar los siguientes aspectos:

Análisis del objetivo de la unidad en relación con el del procedimiento. Se analizará la


congruencia entre ambos para verificar si el procedimiento coadyuva a la consecución del
objetivo de unidad y si existe conveniencia entre ambos.
1.- Se deberá relacionar el procedimiento con la o las atribución y funciones a la que
sirve como instrumento de ejecución.
2.- Si el análisis se refiere a un manual de procedimientos, éstos interrelacionarán con
las funciones y atribuciones asignadas a la unidad administrativa para verificar silos
procedimientos que se realizan se encuentran interrelacionados con la totalidad de las
funciones y/o atribuciones.

También se debe comprobar si existen algunas funciones cuya ejecución aún no se ha


instrumentado o bien no existen instrucciones por escrito aun cuando los
procedimientos que se efectúen.

Análisis de procedimiento con las normas jurídico - administrativas. En este aspecto es


importante verificar la concordancia del procedimiento con el marco existente y
comprobar que no contradiga ninguna de las disposiciones vigentes.

Es necesario destacar la importancia que tienen el diagnóstico en los procedimientos


administrativos y los manuales de procedimientos, así como las técnicas de
investigación documental y de campo.

Es menester que en todo diagnóstico de procedimiento y en los documentos normativos


de los procedimientos, lleve un inventario inicial con el fin de detectar con claridad la
existencia de los mismos y a su vez observar su aplicación y los elementos que participan en
ellos al integrar el factor tiempo que se vincula en el procedimiento.

8 CONTENIDO DE MANUALES:

Manual de organización:

1.- Identificación.
2.- Índice
3.- Introducción
3.1.- Objetivo del manual.
3.2.- Ambito de aplicación.
3.3.- Autoridad
3.4.- Como usar el manual.
4.- Directorio.
5.- Antecedentes Históricos.
6.- Base legal (en caso de organismo publico).
7.- Organigrama.
8.- Estructura funcional.
9.- Objetivos de cada unidad orgánica.

Manual de procedimientos:

1.- Índice.
2.- Introducción
2.1.- Objetivos del manual.
2.2.- Alcance.
2.3.- Como usar el manual.
2.4.- Revisiones y Recomendaciones.
3.- Organigrama.
3.1.- Interpretación de la estructura orgánica.
-Sistemas de organización (línea, funcional, etc.)
-Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.).
-Amplitud de la descentralización y centralización.
-Relación entre el personal con autoridad de línea y asesoría.
4.- Gráficas.
4.1.- Diagramas de flujo.
5.- Estructura procedimental.
5.1.- Descripción narrativa de los procedimientos.
6.- Formas.
6.2.- Empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas).
6.3.- Instructivos de las formas empleadas.
Estructura Funcional de la Empresa
Concepto
Las empresas cumplen con una serie de funciones.

Ellas son:

Producción
Comercialización
Finanzas
Contabilidad
Personal.

Clasifinación de las Funciones

Funciones Sustantivas: Son aquellas que son fundamentales para el desarrollo y logro del
objetivo. Ellas son:

Producción
Comercialización

Funciones de Apoyo: son aquellas que complementan a las Sustantivas pero no dejan de ser
importantes si tenemos presente que la organización es un sistema. Ellas son:

Finanzas
Contabilidad
Personal

Función Producción

Definición.

Podemos definir a la Producción como el conjunto de actividades que tienen relación con la
elaboración de bienes o prestación de servicios.

Nos encontramos con tres tipos de elaboración de productos:

Elaboración primaria, donde la materia prima es sometida a un proceso de refinamiento


sin que se produzca un cambio sustancial de la misma. Ejemplo la molienda de granos, el
trigo convertido en harina.
Producción manufacturera, el producto final es sustancialmente diferente a la materia
prima que lo compone. Ejemplo el pan, que se compone de harina y otros elementos que se
procesan para dar un producto diferente.
Prestación de servicio, se ofrece al usuario un servicio determinado. Por ejemplo servicio
de transporte.
Factores de Producción.

Tenemos tres factores a tener en cuenta dentro de la producción, ellos son: los recursos
humanos calificados para la tarea así como un equipo de dirección con conocimientos de los
sistemas productivos, los medios de la empresa es decir maquinaria y equipos industriales
acordes con el proceso productivo, instalaciones, y los recursos materiales diversos donde
tendremos que tener en cuenta la energía a utilizar.

Cometidos del Gerente de Producción.

Encontramos dos tipos de cometidos los generales y los específicos.

Cometidos Generales: tienen que ver con la aplicación del proceso administrativo dentro de
la especificidad de la producción, es decir: Panificar, Organizar, Dirigir, Coordinar y
Controlar las actividades que tienen como fin producir un bien o servicio con el fin de
proyectarlo al mercado.

Cometidos Específicos: los podemos dividir en dos categorías, Diseño del Proceso
Productivo y Diseño del Proceso de Control.

Diseño del Proceso Productivo.

Los mercados actuales son mucho más competitivos y por tanto exigen que las empresas
atiendan las necesidades, preferencias y gustos de los consumidores, haciendo que las
empresas deban considerar en cuanto al producto la forma, la función y la calidad como
factores a tener en cuenta especialmente.

De acuerdo a la demanda del producto se deberá establecer el tipo de producción. Cuando


la demanda es muy fuerte se optará por una producción continua, en cambio cuando la
demanda es reducida las empresas deberán elaborar diferentes productos, por tanto se
deberá elegir una producción intermitente. Este es generalmente el tipo de producción
adoptado por las empresas hoy día.

Otra cosa a tener en cuenta y partiendo de la decisión que tomemos en cuanto al tipo de
producción tendremos que efectuar la selección de los equipos de producción. Para ello
tendremos que tener en cuenta dos tipos de factores: los técnicos y los de costos.

Factores técnicos. Se debe valorar la capacidad productiva de la maquinaria, la flexibilidad


de utilización, sobre todo si optamos por una producción intermitente ya que la misma
maquinaria deberá servirnos para la diversidad de productos a poner en el mercado, y vida
útil.

Factores de costo. Valoraremos los costos de adquisición (valor de la maquinaria), costos de


instalación (valor de colocar la maquinaria en la fábrica), costo de mantenimiento (valor de
tener la maquinaria bien y en funcionamiento) y costo operativo (valor de la puesta en
funcionamiento).

La distribución de planta es otra de las cosas a tener presente, es decir distribuir


adecuadamente la maquinaria, las herramientas, los materiales y las personas para lograr
evitar esfuerzos innecesarios que puedan ir en detrimento de los trabajadores y la
empresa.

Diseño del Proceso de Control

Tendremos que tener en cuenta:


Los estándares de tiempo, que consiste en establecer el tiempo que un operario necesita
para realizar una determinada tarea. Ello permite: programar la producción, desarrollar un
sistema de costo en base a los estándares, controlar la eficiencia del trabajo, y proponer
sistemas de incentivos para los trabajadores de acuerdo al rendimiento sobre el estándar.
Control de inventarios, tenemos tres tipos principales de inventarios, ellos de materia
prima y materiales, de productos en procesos y productos terminados. El control nos
permite determinar el nivel mínimo de inventarios y el nivel máximo, el nivel a partir del
cual debe reformularse el pedido de manera que se reciban los materiales antes de
alcanzarse el nivel mínimo y el tamaño o cantidad estándar de pedido.
Control de calidad, tiene por finalidad supervisar los procesos de producción con el fin
de cumplir con lo establecido por el sistema de calidad total.

Función Comercialización

Definición.

Conjunto de actividades realizadas para canalizar los productos, bienes y/o servicios,
desde el productor al consumidor y/o usuario.

Las actividades básicas que se deben realizar son: compra, venta, almacenaje y transporte,
aunque también tenemos las actividades complementarias, siendo estas: financiación,
absorción del riesgo e información del mercado.

Cometidos del Gerente de Comercialización.

Los cometidos de Gerente de esta función son de dos tipos: generales y específicos.

Cometidos Generales: consisten en aplicar el proceso administrativo, planificar, organizar,


dirigir, coordinar y controlar, en todo lo referente a la comercialización.

Cometidos Específicos: consiste en potenciar las ventas aplicando los sistemas de calidad,
con el fin de mantener los clientes actuales y captar las necesidades de los potenciales
para lograr satisfacerlas y convertir a estos en actuales, incentivar las ventas, dar a
conocer nuevos productos, lograr una mayor exposición de los productos. Para ello deben
manejar estratégicamente los elementos de la comercialización o mezcla comercial.

Elementos de la Comercialización o Mezcla Comercial.

Son aquellos elementos que se van a manejar en la comercialización para el logro del
objetivo. Se le denomina Mezcla Comercial dado que se operan estos elementos de acuerdo
a lo que la organización se proponga como objetivo.
Los elementos son

Precio.
Producto.
Promoción.
Canales de Distribución
Investigación de Mercado.

PRECIO

Es el valor que se le da al producto. Para determinarlo se tendrá que tener en cuenta los
siguientes factores:

naturaleza y característica de la demanda: teniendo en cuenta la regla de la oferta y la


demanda, a mayor demanda el precio sube y viceversa.
costos de producción y venta del producto: se debe tener presente los costos de materia
prima, materiales, hora hombre de trabajo y también el costo que tiene ponerlo en el
mercado.
nivel de ingreso de los consumidores: acá tenemos que ver el nivel adquisitivo del público
consumidor, es decir, si el valor del producto es accesible de acuerdo a sus ingresos.
reacción de la competencia: tenemos que prepararnos para cómo la competencia va a
responder frente al precio que se fije para el producto.
estrategia promocional: se debe determinar la forma de dar a conocer el producto.
Cualquiera de ellas tiene un costo que va a influir en el precio.
canales de distribución: son otra cosa a determinar que va a influir en el costo del
precio.
disposiciones legales que regulen el precio de determinados productos: el Estado
determina el precio máximo de algunos productos por tanto esto se debe tener presente.

Estrategias de Precio

Se pueden utilizar distintas estrategias de precios como por ejemplo:

Establecer un precio bajo para un producto nuevo que lancemos al mercado con el fin
lograr una rápida penetración en el mercado.
Establecer un precio alto para un producto nuevo que lancemos al mercado como
producto novedoso o para crear una sensación de calidad
Establecer una reducción de precio de un producto para producir una mayor demanda
Establecer un precio por debajo de la competencia para ganar mercado.

PRODUCTO

Es el bien o servicio que la organización tiene para ofrecer en el mercado, a través del cual
satisface las necesidades cambiantes de los consumidores.

El Gerente de Comercialización cuenta con algunas estrategias:


Diferenciación del producto. Consiste en diferenciar al producto de los productos
similares que ofrece la competencia. Esa diferenciación va dirigida al aspecto del producto,
más que en lo concerniente a la calidad del mismo ya que se trata de productos casi iguales.
Esos cambios van a establecerse en el color del envase o el formato del mismo. Aunque hoy
en día vemos que algunas empresas optan por una estrategia inversa, donde el envase es
similar al del producto líder con el fin de que el consumidor se confunda al tomarlo de las
góndolas.
Segmentación del mercado. Es cuando el producto va dirigido a un público determinado
como por ejemplo: ropa para teenagers, servicios para altos ejecutivos, golosinas para
niños, servicios de estéticas para las damas etc.
Obsolescencia planificada. Se da cuando se deja de producir un artículo para ofrecer
otro con mayor tecnología, ejemplo: celulares, P.C. etc. también es aplicado a la moda
cuando se pone en el mercado una moda nueva y se deja de lado lo existente. Esto lleva a
que los consumidores adquieran los nuevos productos, produciéndose una demanda de los
mismos que redunda en mayores ventas.

PROMOCIÓN

Comprenden todas aquellas actividades que tiene como finalidad dar conocer el producto,
anunciando sus características y ventajas comparativas adentro del mercado. Dentro de la
promoción encontramos algunas estrategias:

Promoción de venta. Busca persuadir al cliente potencial a través de una serie de


actividades para que consuma el producto. Esta estrategia se lleva a cabo mediante
degustaciones de productos, muestras del mismo junto con la compra de otro producto,
ofertas 2x1, cupones de regalos etc.
Venta personal. Es una venta de persona a persona o venta directa, por ejemplo las
ventas por catalogo, de productos que sólo se puede comprar a través de promotores. Esos
artículos no los encontramos en los comercios. Ha surgido últimamente, dentro de la venta
directa, lo que se llama telemarketing o venta telefónica.
Propaganda. O también se le puede llamar: Relaciones Públicas, Publicidad No Paga. Aquí
se desarrollan actividades como conferencias de prensa, comunicados a los medios con el
fin de dar a conocer su imagen.
Publicidad. Está dirigida a las grandes masas que busca informar sobre los nuevos
productos lanzados al mercado. Busca persuadir al consumidor y le recuerda las
atribuciones e importancia del producto. Se utilizan los distintos medios: televisivos,
radiales y gráficos, dentro de este último tenemos los anuncios en la prensa escrita, los
afiches, la carteleria, etc.

CANALES DE DISTRIBUCIÓN.

Es el camino que lleva al producto desde que sale de la empresa para llegar al consumidor.
Dependiendo de la naturaleza del producto, la ubicación del mercado, los recursos, los
esfuerzos de venta requeridos, el precio, etc., la ruta puede ser simple o compleja.

Caminos que recorre el Producto para llegar al Consumidor.


El productor puede hacer llegar su bien o servicio al consumidor a través de diferentes
caminos. Ellos pueden ser:

Productor – Consumidor, es la vía más directa es decir sin intermediarios. Un ejemplo


sería el quintero que ofrece sus productos en una feria barrial.
Productor – Intermediario Minorista – Consumidor, en este caso se agrega un
intermediario. Por ejemplo tenemos el quintero que vende su producción a un almacén donde
el consumidor lo adquiere.
Productor – Mayorista – Minorista – Consumidor, ahora nos encontramos con que tenemos
dos intermediarios, el mayorista y el minorista. Ejemplo el quintero que lleva su producción
al mercado, donde acude el almacenero a comprar para vender en su negocio, al que
concurre el consumidor a adquirirlo.
Productor – Industrial – Mayorista – Minorista – Consumidor, este sería el más complejo
de todos, donde tenemos tres intermediarios. Ejemplo el productor de trigo que vende su
cosecha a un molino, éste lo convierte en harina que luego vende en el mercado (mayorista),
a donde concurre el almacenero (minorista) a adquirirlo para venderlo finalmente a los
consumidores.

Para seleccionar el canal más adecuado existen cuatro políticas alternativas:

Distribución general o intensiva. Busca maximizar la distribución, permitiendo que la


venta se realice en cualquier lugar y por parte de cualquier distribuidor.
Distribución selectiva. En esta situación la empresa elige los lugares y los distribuidores
que van a vender el producto.
Distribución exclusiva. La empresa designa un distribuidor único para vender el producto.

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

Consiste en la recolección y análisis sistemático de datos que después de procesados dan la


información que explica la situación relacionada con la distribución y venta de los productos
(bienes y/o servicios). La investigación puede ser:

Sobre el producto, incluyendo la prueba de nuevos productos para determinar la


preferencia de los consumidores así como la prueba de diseño.
Estudio de consumo para identificar clientes potenciales.
Análisis de mercado para medir el potencial de ventas actuales

Función Finanzas

Concepto.

El enfoque tradicional establece que la función primordial es la obtención y uso de fondos.

El enfoque moderno en cambio pone énfasis en la efectiva utilización de los recursos


financieros.
Definición.

Es el conjunto de actividades que tiene por objetivo la obtención y uso eficiente de los
recursos financieros necesarios, para el desarrollo de las operaciones de la organización.

Objetivos de la Función Financiera.

liquidez: consiste en que la organización disponga de los fondos suficientes, en el


momento oportuno, para hacer frente a las obligaciones financieras y las inversiones de
capital.
rentabilidad: se debe obtener una rentabilidad adecuada que maximice las utilidades a
largo plazo o el valor actual neto del capital invertidos por los propietarios.
liquidez vs. Rentabilidad: consiste en mantener un equilibrio entre el flujo de entrada y
salida de fondos que asegure el hacer frente a los compromisos financieros y al mismo
tiempo se obtengan los mayores beneficios por el capital invertido.

Cometidos de Gerente de Finanzas.

Generales: cumplir con el proceso administrativo dentro de su competencia.

Específicos: son tres:

· Planificación Financiera. Consiste en la elaboración de planes relacionados con la


adquisición o sustitución de maquinaria, ampliación de la planta, tareas de inversión que
signifiquen gastos considerables. Se deben tener en cuenta el análisis financiero, la
previsión de necesidades de fondos a corto y largo plazo. El Análisis Financiero consiste en
la comparación del estado actual de la organización en relación a las organizaciones
similares. A través del mismo podemos detectar diferencias operativas, potencial, volumen
y tipos de financiamiento necesarios para alcanzar los objetivos. Los instrumentos para
realizar estos análisis es el uso de ratios, que son cocientes que nos permiten establecer
relaciones entre activos, pasivos y diferenciales. También se cuenta con el Presupuesto de
Fluir de Caja para establecer las necesidades de fondos de corto plazo. Cuando se
necesitan fondos extras por ser los egresos mayores que los ingresos, el Gerente de
Finanzas tendrá que ver cuales son las fuentes de financiamiento más eficientes para
obtener de acuerdo a las circunstancias.

· Obtención y Uso de Fondos. Tiene que ver con el establecimiento de las fuentes de
financiamiento y el período en que será necesario contar con los mismos. Los fondos pueden
ser externos, es decir: prestamos bancarios, aportes de los socios, etc.; o internos, como
ser utilidades no distribuidas, fondos de amortización, etc.

· Control Financiero. Es la evaluación que se debe hacer durante todas las etapas del
proceso. Comparando que lo realizado este acorde a lo planificado, y efectuando las
correcciones pertinentes cuando se detecten desviaciones.

Función Contabilidad
Definición.

La contabilidad es la técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones


comerciales de una empresa, con el fin de brindar información patrimonial, en cuanto a su
composición y evolución, lo cual va a facilitar la toma de decisiones a los administradores.

Informes Contables

Los datos procesados por la contabilidad y transformados en información no solo serán


útiles para los administradores de la empresa (informes contables internos) sino también
para los terceros vinculados a la misma.

Normas Contables

Los estados contables son confeccionados por la empresa y van dirigidos a terceros, es por
ello que se debe contar con normas que faciliten la interpretación de la información
contenida. Para que su función sea útil es necesario que todos conozcan los criterios
seguidos

Proceso Contable

Es la transformación de datos sobre el patrimonio de una empresa y sus variaciones.

Etapas:

Captación de Datos. Se deben prever los mecanismos que permitan recoger datos sobre:
Compras, ventas, etc. que la empresa haya realizado. Producción de la empresa. Variaciones
de tipo de cambio, normas impositivas, etc.
Procesamiento de Datos. Los datos recogidos deberán ser clasificados, registrados y
almacenados.
Preparación de los Informes. Los datos se deben transformar en información útil y
verificable ajustados a cierta estructura predeterminada.

Función Personal

Concepto

Es el conjunto de actividades que tiene que ver con todo lo concerniente a los recursos
humanos, es decir, el personal que trabaja en la organización.

Cometidos del Gerente de Personal o Recursos Humanos (RRHH):

Cometidos Generales:
Cometidos Específicos:
Formulación de Políticas de Personal
Formulación de Planes y Programas en relación a los RRHH,
Control de los Planes,
Técnicas a Aplicar

Nos encontramos con dos tipos de técnicas, las referidas al Cargo y a las Personas.

Técnicas con relación al Cargo:

a) Análisis de Tareas. Es un procedimiento sistemático a través del cual se llega a


determinar la mayoría de las características de una tarea en particular. Esas
características permitirán describir y especificar los cargos, formular manuales de
procedimientos, determinar los requisitos y condiciones de selección, establecer las
necesidades de capacitación. Esto se realiza a través de entrevistas, cuestionarios,
observación directa.

b) Descripción de Cargos y Especificación de Rasgos. Su finalidad es realizar una


descripción del cargo en forma detallada: es decir denominación del cargo, fin que persigue,
tareas que incluye, relaciones jerárquicas, condiciones de trabajo, equipos y materiales
usados. La especificación de rasgos tiene que ver con identificación de las características
personales requeridas para desempeñar el cargo

c) Clasificación de Cargo y Especificación de Tareas. La clasificación del cargo es la


técnica que ubica los cargos en categorías preestablecidas. La evaluación analiza los
requerimientos de un cargo en relación a otro, para determinar la importancia entre ambos.

Técnicas con relación al Personal:

a) Reclutamiento, es el proceso por el cual se localizan los trabajadores para cubrir los
puestos de trabajo. Las fuentes de reclutamiento pueden ser internas, constituidas por el
propio personal de la empresa, y las externas, representada por el mercado de trabajo. Los
métodos para efectuar el reclutamiento son a través de anuncios en la presa oral o escrita,
registros existentes en la propia empresa, avisos colocados en la propia empresa o en
lugares públicos, agencias de empleos, sindicatos, etc.

b) Selección, se realiza luego del reclutamiento y se aceptan a aquellos que cumplen con
el perfil demandado por la empresa. Las técnicas que se utilizan para esta etapa son: la
entrevista personal, tests o pruebas psicotécnicas.

c) Capacitación: es una inversión para la empresa el capacitar su personal con el fin de


que se vuelquen los conocimientos en la empresa. En algunas empresas la capacitación es
previa al inicio de actividades.

d) Remuneración: se establece cómo adecuar la remuneración del personar de acuerdo al


grado de participación para el logro de los objetivos.

e) Calificación: es la forma de evaluar a los trabajadores en su desempeño y es tenido en


cuenta para los ascensos.
f) Ascensos: es la posibilidad de ascender en la escala jerárquica de la empresa para lo
cual se tomará en cuenta la calificación por el desempeño del trabajador, antigüedad, entre
otras cosas.

g) Bienestar y Seguridad Social: acá esta comprendidos los beneficios como ser,
aguinaldo, salario vacacional, asignación familiar, colonia de vacaciones, etc.

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