REGISTROS ADMINISTRATIVOS Y ESCOLARES

Tiene como objetivos, registrar, controlar y gestionar una serie de actividades

enfocadas al bienestar académico-administrativo de los alumnos tales como:
inscripción, reinscripción, expedientes de cada alumno y profesor, listados de
alumnos y profesores, actas de exámenes parciales, finales, extraordinarios, de
regularización y de verano, emitir boletas, constancias, certificados parciales y
totales, registro y control de servicio social; así como de los alumnos Egresados y
Titulados, bajas definitivas y temporales.

El registro recopilara evaluaciones para que los profesores tomen en cuenta el

progreso de sus alumnos. Este sería un sistema innovador que les permitiría a la
institución registrar todos los datos académicos de los estudiantes y puedan estar
disponibles de una manera automatizada.

La calidad como premisa en nuestras acciones permite brindar los mejores servicios
en un entorno organizado, sistemático, ágil, efectivo y eficiente. Operar los Servicios
Escolares bajo controles de eficiencia permite el tránsito escolar con registros y
emisión de documentos fidedignos que amparan el registro formal de la vida
académica la cual es resguardada en el archivo documental.

La forma de gestión que se realiza en Control Escolar es de acuerdo a su Modelo

Educativo el cual favorece en el servicio a la comunidad y potenciar los servicios en
base a la confiabilidad y de manera permanente en las mejores condiciones de
respuesta y brindar nuevos servicios en base a nuevos formatos. La gestión en la
administración escolar debe tener continuidad e impulso renovado a todos aquellos
programas, proyectos y actividades que se vienen desarrollando conscientes que
somos área de apoyo a las tareas sustantivas de la Universidad. Uno de los rasgos
que nos tiene que distinguir en la Administración Escolar es avanzar en los
objetivos, metas y propósitos.

Los registros escolares contienen información importante para tomar decisiones

educacionales. Ya que los padres de niños con discapacidades son una parte
esencial del equipo de planeación educativa del niño, es importante que ellos
revisen y entiendan la información que contienen esos registros. Esos archivos son
usados por los maestros y otro personal de la escuela y pudiera influir en cómo ven
a un estudiante. Loa padres necesitan revisar los registros educativos del niño para
asegurarse de que la información sea fiel.
Nivel Inicial
 Asistencia y Evaluación
 Asistencia y Evaluación - 1er
Ciclo
 Asistencia y Evaluación - 2do.
Ciclo
 Asistencia y Evaluación - 3er.
Ciclo
Nivel Básico
 Asistencia y Evalucación 1ro. y 2do Grados
 Asistencia y Evalucación 3ro a 8vo Grados
 Auxiliar 3ro a 8vo Grados (Profesor/a Guía)
 Auxiliar 3ro a 8vo Grados (Profesor/a de Area)
Nivel Medio
 Grado del Rendimiento Escolar
Nivel Medio
 Auxiliar Nivel Medio (Profesor/a
de Area)

EJEMPLOS
Asistencia
Boletas de Calificaciones

ESCUELA SECUNDARIA TÈCNICA Nº 50

“CADETE JUAN DE LA BARRERA”

Fracc. Bosques de San Sebastián, puebla, pué.

Boleta De Calificaciones
Turno: Matutino Ciclo Escolar: 2009-2010
CALIFICACIONES DE LA MATERIA

BIMESTRE 1º 2º 3º 4º 5º PROM.

ASIGNATURA FINAL

ESPAÑOL III 8 9 7 7
MATEMATICAS III 8 8 8 7
CIENCIAS III 8 7 6 6
FORMACION CIVICA Y ETICA 9 6 8 8
HISTORIA II 9 7 6 9
INGLES III 10 9 9 9
EDUCACION FISICA III 10 10 9 10

TECNOLOGIA III 9 9 7 8
ARTES 10 10 10 10
ORIENTACION Y TUTORIA
PROMEDIO BIMESTRAL 9 8 8 8

______________________________ _________________________
PROFRA: CATARINA CONCEPCION MORA ORDUÑA TUTOR: JOSE LUIS PANTALEON JIMENEZ
 REGISTRO PARA EL NIVEL
INICIAL

INFORMACIONES GENERALES DEL CENTRO EDUCATIVO

Año: Fecha de inicio del año escolar: Fecha de fin de año escolar:

Nombre de la escuela y/o centro educativo: Código del centro:

Teléfono: Fax: E-mail: Celular:

Dirección (calle/barrio):
Batey: Paraje: Sección:
Provincia:
Municipio:
Cafetalero:
Privado:

Calendario: Regular

Sector: Oficial

Zona: Urbana Urbana marginal Urbana turística Rural Rural aislada Rural turística

Tanda en la que funciona el grado:

Mañana: Tarde: Sección: Ciclo: Grado:

Dirección Regional de Educación: Distrito Educativo:

Nombres/apellidos del Educador/a: Nombres/apellidos Asistente:
Nombres/apellidos del Director/a del Centro Educativo:
Nombres/apellidos del Coordinador/a del Nivel Inicial:
Nombres/apellidos del Supervisor Adjunto del Nivel Inicial:
Nombres/apellidos del Asesor/a del Nivel Inicial:
Sector, organismo, institución que brinda apoyo y/o apadrina:
 REGISTROS DE PERSONAL
El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo la
política de personal, se lleva específicamente en el file o carpeta personal, ficha de
personal y, ficha familiar, siendo su finalidad servir de fuente de información
necesaria para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de
decisiones en cuanto a:
* Promoción o ascenso.
* Conceder becas.
* Otorgar derechos.
* Compensación por tiempo de servicios.
* Movimiento de rotación, o reubicación.
El registro de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos
personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones,
licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que
ser actualizada permanentemente.
El expediente es de suma importancia ya que allí se encuentra la vida laboral del
trabajador en la empresa.
Esto permite no sólo que al momento de una contingencia el abogado de la empresa
pueda actuar con más prontitud y eficacia, sino que además, facilita enormemente
los procesos de fiscalizaciones del Ministerio del Trabajo y otros organismos.
Es importante destacar que "Todo recibo de pago o constancia que se le entregue
al trabajador, verifique que este la firme y coloque su huella dactilar", para evitar en
el futuro desconocimientos de firmas que incrementan los costos de un proceso
jurídico y donde el trabajador no es condenable en costas. Es decir, lo que gastó el
patrono, lo gastó y no puede cobrárselo al trabajador así gane en el proceso.

EJEMPLOS
Sistema de Registro
Conceder becas
 REGISTRO DE VISITA

Los registros de visitantes son útiles para las escuelas y colegios. Mantener
registros de asistencia precisos y recoger una devolución de los visitantes a través
de un libro de registro puede proporcionar información crucial para la presentación
de informes a los donantes de fondos y otras autoridades y también para el enfoque
de la programación y las ofertas futuras.

Ubicación

Para que un registro de visitantes sirva a su propósito, debe ser de fácil acceso para
todos los visitantes. En un lugar cubierto, el registro de visitas puede ser colocado
en la recepción o taquilla. En un lugar al aire libre, el registro podría ser colocado en
un puesto de información o kiosco cubierto cerca de la entrada.

Organización

Un registro de visitas debe incluir columnas para fecha, hora de llegada y salida, el
nombre del visitante y afiliación, información de contacto del visitante (si se desea)
y comentarios/retroalimentación del visitante. También deben proporcionarse una
pluma o un lápiz.

Mantenimiento

Los registros de visitantes deben ser controlados regularmente para asegurar la

función continua y conveniente. Los controles de mantenimiento pueden incluir la
adición de páginas adicionales, sustitución de bolígrafos/lápices, verificación que el
libro de registro esté protegido de las condiciones climáticas (en lugares al aire libre)
y reparación de los daños sufridos.

Análisis

Los datos del registro de visitantes se deben recolectar a intervalos regulares, para
que los resultados pueden ser consolidados y analizados. La información puede ser
utilizada para informar a aquellos que financian la organización y otras autoridades
y para enfocar los programas o eventos futuros.
 Visitas de padres y encargados…
Nombre padre o Nombre
Fecha encargado Propósito Hora Firma
(letra de molde)
estudiante
 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
En todas las escuelas existe una persona o departamento que se encarga de
recoger el correo y abrirlo, se puede encargar exclusivamente a ello o realizar otras
funciones. Aunque no haya una norma legal que obligue a llevar una anotación
estricta de las comunicaciones de la empresa, es conveniente establecer un
registro, ya que:

-Permite mayor rapidez en su localización

-En empresas con departamentos, los escritos pueden extraviarse en el envío de

una sección a otra

-Constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

El registro de correspondencia consiste en la recepción/ envío de correspondencia

(carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el
Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente Web desarrollado
para el efecto.

Ejemplo de oficio:

MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIÓN
GUATEMALA C. A.
Oficio No. DDEG-25-2008.
Ref. FCR/Pivaral
Guatemala, 21 de mayo de 2008.
Lic. Mynor Estrada Bolaños
Coordinador del Sector Oriente
Departamento de Guatemala.
Distinguido Licenciado Estrada Bolaños
La presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado para
participar en la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizara
en la Universidad de Salamanca, España, del 1 al 14 de septiembre del presente
año, por lo que puede ingresar sus documentos a la Unidad de Relaciones Publicas
de esta Dependencia Ministerial, lo más pronto posible.
Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo que
también deberá proporcionarnos a más tardar el 28 de septiembre, copia de los
temas que usted escogerá, así como el material necesario para proporcionar a los
participantes en el mismo.
Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su conferencia
y el viaje que la Unesco le concede.
Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos
y respeto.

Lic. Fredy Cardona Recinos

 Director Departamental de Educación
Carta

Guatemala, 7 de agosto de 2008

Señora Directora
Colegio de Ciencias Comerciales
5ª. Avenida 2-24 zona 1
Apreciable Directora:
Es un gusto, dirigirme a usted con el propósito de felicitar a su tan distinguido Centro
Educativo y al mismo tiempo instarles para que sigan adelante en su labor,
promoviendo la puesta en marcha de la reforma educativa que es importante para el
conocimiento y la globalización.
Importante es también agradecerles por la colaboración y el empeño puesto de
manifiesto, para que las mismas se adapten al currículo y toda ayuda será bien
recibida por este despacho.
Agradeciendo su desinteresado apoyo,
Lic. Fredy Cardona Recinos
Supervisor Departamental

Registros de entrada y salida

 REGISTRO DE ASISTENCIA
Los controles de asistencia escolar son sistemas de control de accesos que
permiten llevar un registro de las entradas y salidas de los empleados en una
empresa. La supervisión de la asistencia te permite comprobar la puntualidad y
asistencia de los estudiantes y maestros a su puesto.

Beneficios del control de asistencia

Aunque la palabra control pueda sonar a estricta, estas medidas de control de

asistencia tienen ciertas ventajas sobre la escuela o colegio y también sobre el
estudiante o maestro.

o Te permiten controlar los horarios de los estudiantes y maestros de una

forma más eficiente.

o Fomentan una mayor seguridad y control de las visitas a la escuela, si la

escuela es grande es fundamental tener un control de accesos que permita
mejorar la seguridad de la misma.

Control de Asistencia Maestros

 CONTROL DE ASISTENCIA

MAESTRO/A MES CRITERIOS

Injustificadas
Justificadas

Retrasos
OCTUBRE

TOTAL
(J) JUSTIFICADAS (I) INJUSTIFICADAS (R) RETRASOS
GRUPO CURSO
DÍAS
Nº ALUMNOS/AS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 18 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
 REGISTRO PSICOPEDAGOGICO
Es el proceso constante y sistemático a través del cual se puede apreciar el grado
de desarrollo del alumno y de las modificaciones que se producen en éste como
consecuencia del proceso educativo y de la interacción del mismo con su medio
natural y social.

Entendemos la evaluación psicopedagógica como una modalidad de evaluación

que se desarrolla en el seno del proceso de enseñanza-aprendizaje para
profundizar en el conocimiento de aspectos personales y escolares de algunos
alumnos concretos. Debe entenderse como una modalidad de evaluación que
fundamenta la toma de decisiones para proporcionar la respuesta educativa más
adecuada en determinados momentos delicados o conflictivos de su escolarización.

El informe psicopedagógico debe incluir:

 Datos personales.

 Motivo de la evaluación.

 Antecedentes relevantes de la historia del desarrollo del escolar que tengan

incidencias en su proceso de aprendizaje (médicos y sociofamiliares del
alumno).

 Se integran los resultados obtenidos en relación con la actividad cognitiva,

afectiva-motivacional y volitiva del alumno y su situación de aprendizaje,
explicando el origen de la misma así como las posibilidades de desarrollo.
Para ello se utilizará la información que brindan las diferentes pruebas e
instrumentos aplicados, incluyendo las que atañen a la evaluación del nivel
de competencia curricular. Se requiere explicitar el ritmo de trabajo que
predomina en el alumno y los estilos de aprendizaje, lo que se debe de tener
en cuenta para la posterior intervención.

 Condiciones físicas del escolar que pueden repercutir en el proceso de

aprendizaje, si ya no tienen implicaciones en el mismo.

 La relación existente entre la situación del escolar y las influencias brindadas

por los diferentes contextos con los que interactúa: familiar, escolar y
comunitario.

 El informe debe señalar los aspectos positivos observados en el proceso de

evaluación que favorezca la potenciación de sus avances escolares.
 Ejemplo:

FICHA PSICOPEDAGÓGICA.

I. Datos Personales

Nombre del Estudiante:_________________________________________________________________________ Edad:______ Sexo: H M

Fecha de Nacimiento: Lugar de nacimiento:

Semestre que cursa : Matricula: Promedio general:

Estado civil: a) soltero (a) b) casado (a) c) viudo (a) d) unión libre e) divorciado

II. Datos Familiares

Nombre del padre:_________________________________________________ Vive (SI) (NO) Edad:_____

Ocupación: Grado máximo de estudios:

Nombre de la madre:______________________________________________ Vive (SI) (NO) Edad:_____
Ocupación: Grado máximo de estudios:

Tus padres están:

Casados ( ) Unión Libre ( ) Separados ( ) Divorciados ( ) Madre o padre soltera (o) ( ) Viudos ( ) Ambos
ausentes ( )
¿Con quién vives actualmente? __________________________________________________________________________________________________
La relación con tu familia es: a) Excelente ( ) b) Buena ( ) c) Regular ( ) d) Deficiente e) Pésima ( )
N° Total de Hermanos (as): H ______ M ________ Lugar que ocupas 1 ( ) 2( ) 3( ) 4( ) 5( ) 6( ) 7( ) 8( )
El principal sostén económico es: a) Mamá ( ) b) Papá ( ) c) Ambos ( ) d) Hermanos ( ) e) Tío (a) ( ) f) Abuelos ( ) g) Un
mismo ( )

Ejemplo de informe psicopedagógico.

Motivo de evaluación:
Es reportado por la escuela por presentar dificultades en el aprendizaje.

El desarrollo físico de este adolescente es aceptable. Su aspecto personal denota

pocos hábitos de higiene, sus manos están muy sucias con uñas muy largas y llenas
de tierra, su ropa raída y descocida, sucia, está maloliente, evidencia desatención
familiar. Desconoce datos personales como la fecha de nacimiento. Aporta pobre
información de su medio circundante. Está desorientado parcialmente en el tiempo,
desconoce los meses del año, no sabe la fecha del día. Todo esto expresa
abandono por parte de la familia y la escuela.

Se muestra ansioso, mueve constantemente las manos. También se aprecian

indicadores de fatiga, bosteza con frecuencia aún muy temprano en la mañana,
refiere que se acuesta tarde mirando televisión. No obstante es muy cooperador,
dispuesto a realizar las tareas que se le indican. Su atención es sostenida pero con
dificultades para lograr la concentración por periodos prolongados, por lo referido
anteriormente. En la orientación espacial aún se constatan inconsistencias en el
plano.

REGISTRO ANECDOTICO
El registro anecdótico se caracteriza por recoger informaciones sobre el
comportamiento del niño y la niña; preferentemente recoge evidencias sobre su
adaptación social y las conductas típicas relacionadas a la interacción de estos con
el medioambiente y con el contexto social en el que se desenvuelven.
RECOMENDACIONES TÉCNICAS:
Observar la actuación del alumno o la alumna en situaciones cotidianas.
Registrar la actuación observada en forma inmediata y de manera fehaciente para
no distorsionar el incidente ocurrido.
Redactar los hechos observados en forma breve, clara y objetiva.
Registrar como mínimo dos o tres anécdotas sobre una situación determinada para
obtener apreciaciones más objetivas.
Otorgar sugerencias oportunas con base en las conclusiones obtenidas.
Asentar en forma independiente: el incidente observado, la apreciación del docente
y las sugerencias para la toma de decisiones.
Consignar tanto los comportamientos positivos como los negativos, para tomar
medidas que contribuyan a reforzar las actuaciones positivas y encauzar las
negativas.

Ejemplo 1
Área: Ciencias Sociales
Evento asociado a la capacidad: Practico normas y reglas que regulan las
interacciones en los ámbitos en los cuales me desenvuelvo.

Grado: 6º
Alumna: Daniela López

Fecha
05/04/08
Contexto
Trabajo grupal
En una experiencia de aula.

Evento
Durante el trabajo en equipo. Daniela, en su rol de moderadora, explicó en qué
consistía el trabajo; acordó con sus compañeros las actividades que realizarían y la
asignación de los roles de cada integrante la hizo conforme al grado, afinidad que
tenía con los compañeros de su grupo.
Durante la ejecución de las actividades, ella no propició la participación de todos los
integrantes del grupo y hubo momentos en los que no pudo sostener las discusiones
en un marco de tolerancia.

Ejemplo 2:
b) Área: Vida Social y Trabajo.

Acontecimiento asociado a la capacidad: “Práctica normal de urbanidad en el

contexto escolar”.
Grado:1º

Alumna: Micaela Ávalos.

Fecha
13/06/08
Contexto
Sala de clase.

Acontecimiento
Micaela, cuando entra en la sala de clases, saluda con mucha alegría a su profesora
y a sus compañeros que se encuentran cerca de ella.
Durante el trabajo en grupo, en la clase de Vida Social y Trabajo, Micaela presta a
sus compañeros lápices, borrador y sacapuntas; así mismo, ella toma algunos útiles
de sus compañeros sin pedir permiso, pero al terminar de usarlos, agradece por los
objetos prestados.

Al culminar las clases del día, Micaela se despide alegremente de sus compañeros
y de la profesora.
 MODELOS DE REGISTROS DOCENTES Y ESCOLARES

REGISTRO PARA EL NIVEL INICIAL

INFORMACIONES GENERALES DEL CENTRO EDUCATIVO

Año: Fecha de inicio del año escolar: Fecha de fin de año escolar:
Nombre de la escuela y/o centro educativo: Código del centro:
Teléfono: Fax: E-mail: Celular:
Dirección (calle/barrio):
Batey: Paraje: Sección:
Municipio: Provincia:
Calendario: Regular Cafetalero:
Sector: Oficial Privado:

Zona: Urbana Urbana marginal Urbana turística Rural Rural aislada Rural turística

Tanda en la que funciona el grado:

Mañana: Tarde: Sección: Ciclo: Grado:

Dirección Regional de Educación: Distrito Educativo:
Nombres/apellidos del Educador/a: Nombres/apellidos Asistente:
Nombres/apellidos del Director/a del Centro Educativo:
Nombres/apellidos del Coordinador/a del Nivel Inicial:
Nombres/apellidos del Supervisor Adjunto del Nivel Inicial:
Nombres/apellidos del Asesor/a del Nivel Inicial:
Sector, organismo, institución que brinda apoyo y/o apadrina:
 INFORMACIONES RELATIVAS AL EDUCADOR O LA EDUCADORA
N Apellidos y Nombres de los Niños y las
o. Niñas
Nombres: Apellidos: 1
2
Teléfono: E-mail: Celular: __
3
Dirección: __ 4

Sexo: Edad: Estado Civil: Nacionalidad: __ 5

6
Años en servicio en el Sistema Educativo: Año de servicio en el grado ________________________________ 7
8
Área (s) de Especialización: __
9

Título (s) alcanzados (s): __ 10

11
Estudios que cursa en la actualidad: __________________________________________________________________________ 12
13
14
15
INFORMACIONES RELATIVAS AL ASISTENTE/AYUDANTE/AUXILIAR 16
17
18
19
Nombres: Apellidos: 20
21
E-mail: Celular: Sexo: __ 22
23
Edad: Estado Civil: Nacionalidad: __ 24
25
Años en servicio en el Sistema Educativo: Título (s) alcanzados (s): __ 26
27
Área (s) de Especialización: __
28
Estudios que cursa en la actualidad: __________________________________________________________________________ 29
30
31
32
33
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35
 ¡CONOCIENDO A NUESTROS NIÑOS Y
NIÑAS!
DATOS GENERALES
Sexo Fecha de Nacimiento Lugar No. de Edades de Lugar que Necesidad Medicamentos En caso de
No. Nacionalida Alérgico/ Médicoo Teléfono
F M Día Mes Año Edad de Hnos/a los ocupa entre los es que usa emergencia, llamar
d a Pediatra
Nacimien s Hnos/as Hnos/as Educativ a:
to as
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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11
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