Apostila 09 Formulário

Curso de Administração
GESTÃO DE PROCESSO
Assunto:
Apostila:
FORMULÁRIO
09
Organizador: Prof. Adm. Mário Jorge da Silva
Esta APOSTILA é uma síntese de ideias de vários livros citados na bibliografia, para uso
restrito e exclusivo em sala de aulas. A sua utilização é apenas para estimular o aluno a
adquirir os exemplares dos autores mencionados.
Aluna (o):
GESTÃO DE PROCESSOS 2
FORMULÁRIO
INTRODUÇÃO
Os formulários fazem parte da vida do ser humano desde seu nascimento até sua morte. Há
formulários que registram o nascimento nos hospitais e nos cartórios de registro civil (certidão de
nascimento). Há formulários que permitem a emissão da "carteira de identidade", e esta, em última
análise, também é um formulário. Preenchemos formulários para fazer compras, para obter crédito,
para os planos de saúde, nas escolas, para pagamento de
impostos, nos empregos, nas atividades empresariais,
para entrar em férias, e finalmente há o registro de
óbito. Isso significa que os formulários estão presentes Nossa maior fraqueza
em todo o nosso ciclo de vida. está em desistir. O
Essa presença dos formulários remete-nos para caminho mais certo
duas constatações. de vencer é tentar
A primeira refere-se à importância e à necessidade mais uma vez.
dos formulários. Eles permitem o registro e a Thomas Alva Edson
documentação da existência e da história de uma pes- (cientista norte-
soa, de uma organização, de um fato e de quase tudo o americano, 1847-1931)
que acontece em nossa vida.
A segunda diz respeito aos processos, ou seja, tudo
o que foi dito em relação à presença do formulário no
ciclo de vida do ser humano refere-se a processos.
Exemplo: ao fazer o registro de nascimento de uma criança, temos o primeiro processo de identificação
da pessoa que acabou de nascer. Esse processo começa com o registro do nascimento no hospital e
acaba com a obtenção da certidão de nascimento. Os formulários, portanto, constituem parte
integrante de um processo.
Nas organizações, como já visto, há os
processos, e estes, por sua vez, têm seus
formulários. Vale ressaltar, no entanto, que, não
obstante a importância e a necessidade dos
formulários, a maioria das organizações trata essa
questão muito empiricamente, sem uma análise
que permita verificar a utilidade, a necessidade, os
custos, o layout, o fluxo, a manipulação e outros
aspectos relevantes em relação aos formulários que
tramitam em todos os processos organizacionais.
Esse tratamento inadequado cria uma papelada que
agrava o problema burocrático de tais organizações.
No âmbito do analista de processos (ou
analista de Organização & Métodos), existe uma
especialização em análise de formulários, muito
utilizada nos anos 70 e até meados da década de 80,
mas relegada a um plano inferior nos últimos anos.
Hoje, com o desenvolvimento da Informática,
as organizações dispõem de recursos que podem melhorar ou piorar o problema dos formulários. Há a
possibilidade de desenvolver formulários eletrônicos em qualquer área da organizacão, por qualquer de
seus funcionários que dominem essa tecnologia, e disponibilizá-lo, também eletronicamente, sem o
menor critério. Esse procedimento poderá piorar o problema, proliferando formulários eletrônicos que
poderão congestionar seus computadores, elevando muito os custos do processo de informatização.
ORGANIZADOR: Prof. Adm. Mário Jorge da Silva

Por outro lado, esses recursos da informática podem otimizar a utilização de formulários dentro
das organizações, diminuindo sua papelada, desde que haja um acompanhamento criterioso da
elaboração e do processamento desses formulários.
Considerando o anteriormente exposto, esta apostila tem três objetivos básicos. O primeiro é o de
chamar a atenção para o problema dos formulários tanto dos dirigentes e dos funcionários das
organizações, quanto dos estudantes que pretendem ingressar nas carreiras relativas a Análise de
Sistemas e Análise de Processos. O segundo é o de divulgar um roteiro básico que permita uma visão
razoável e abrangente sobre a análise, a elaboração e a implementação de formulários. O terceiro
refere-se à análise e elaboração dos formulários eletrônicos que já são largamente utilizados nas
organizações brasileiras.
1. CONCEITUAÇÃO
Podemos conceituar os formulários como um documento, com campos pré-impressos onde são
preenchidos os dados e as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas
organizações.
Como veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações, os formulários
devem ter a atenção necessária, pois sua falta ou inoperância pode trazer sérias e danosas
consequências a seus respectivos processos e a toda a organização.
Vale lembrar que esse conceito genérico aplica-se tanto aos formulários planos e contínuos como
aos eletrônicos.
Formulários planos
Correspondem aos formulários cujos campos são desenhados e pré-impressos em papel

padronizado pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

Formulários contínuos
São também elaborados em papel, mas destinados a serem preenchidos por impressoras de
computador, em grande escala. O desenho desses formulários é feito em gabaritos de espacejamento
que permitem a impressão de acordo com as características e necessidades do computador e da
respectiva impressora.
Formulários eletrônicos
São os elaborados por softwares aplicativos, que tramitam na organização por meio das redes de
computador, dispensando a utilização de papel. Esse tipo de formulário é muito difundido pelas
organizações que se utilizam dos recursos da Internet, disponibilizando em seus sites os formulários
para serem preenchidos por seus clientes a fim de efetuar suas compras por meio de seus respectivos
computadores devidamente conectados à rede mundial.

2. OBJETIVOS E PROPÓSITOS DOS FORMULÁRIOS
O objetivo geral dos formulários é permitir a formalização do fluxo das informações que tramitam
nos processos empresariais. Podemos citar os seguintes propósitos para os formulários:
 documentar e centralizar as informações que tramitam em um processo: os formulários, como

agentes catalisadores das informações que são transmitidas interna e externamente à empresa,
per mitem a documentação de forma ordenada e centralizada dessas informações, visando a
sua localização e recuperação imediatas;
 agilizar o fluxo das informações de um processo: uma vez simplificados e racionalizados, os

formulários permitem a agilização do fluxo das informações que tramitam em um processo,
orientando seus circuitos lógicos de modo que cada usuário possa contar com a informação de
que necessita em tempo hábil;
 reduzir custos operacionais: devidamente adequados e projetados de acordo com as

necessidades da organização, os formulários permitem a redução dos custos do processo no
qual tramitam e dos respectivos custos de manipulação, uso, arquivamento, utilização de papel
e impressão;
 padronizar informações e procedimentos: os formulários possibilitam a padronização das

informações e dos procedimentos de um processo, permitindo não só controle mais efetivo,
como também melhor tratamento e visualização dos dados e informações;
 formalizar operações de caráter legal: os formulários permitem o cumprimento de aspectos

legais e fiscais que agregam valor jurídico às transações da empresa.
3. FORMULÁRIOS EFICIENTES - REQUISITOS BÁSICOS
Formulários eficientes são todos os que, além de se enquadrarem nos objetivos e propósitos
explicitados na seção anterior, atendem aos seguintes requisitos básicos:
Sequência dos campos
Os campos correspondem aos locais destinados previamente ao preenchimento de dados e

informações.
Os formulários, como qualquer outro documento manipulado por meio da escrita e da leitura no
mundo ocidental, devem ter seus campos distribuídos da esquerda para a direita e de cima para baixo,
de conformidade com o fluxo de precedências das informações que serão seu objeto. Essa constatação
parece bastante óbvia; no entanto, é relativamente comum encontrarmos formulários que não seguem
esse requisito básico.

Campos:
1. LOGOTIPO
2. NOME DA EMPRESA
3. CÓDIGO DO CLIENTE
4. NOME DO CLIENTE
SEQUÊNCIA DE LEITURA E
PREENCHIMENTO
Os campos, portanto, deverão ser ordenados de acordo com um fluxo de precedência das
informações que serão preenchidas e lidas no formulário, permitindo a seus usuários urn "escrever" e
"ler" mais natural, por meio de processos manuais ou mecanizados.
Formatação e adequação dos campos
A formatação e a adequação dos campos dependem de alguns fatores, tais como:
Utilização
Devemos verificar quais as informações que deverão ser inseridas em cada campo, qual o
tamanho dessas informações, ou seja, quantos caracteres cada informação tem, como elas serão
preenchidas (manual ou mecanicamente) e quais as melhores alternativas de manipulação e
arquivamento.
Tipos de preenchimento
O dimensionamento e o distanciamento horizontal e vertical dos campos são determinados pelo
tipo de preenchimento que podem ser:
 Manual: o tamanho e o formato dos campos devem ser dimensionados de acordo com as
características das informações e de quem vai preenchê-los:
CIDADE ESTADO
Os campos anteriormente exemplificados estão adequados e formatados de acordo com as

características das informações destinadas a eles e do preenchimento manual, pois há espaço suficiente,
tanto no comprimento quanto na largura, para caber o nome de qualquer cidade de nosso país e a
respectiva sigla do Estado. Sabemos que os Estados brasileiros têm suas siglas padronizadas; exemplo:
São Paulo = SP; Rio de Janeiro = RJ, e assim por diante. Vale notar também que o fluxo de precedência
das informações e o espacejamento horizontal entre os campos estão devidamente adequados
(primeiro o nome da cidade, depois a sigla do Estado).
 Mecanizado: corresponde ao preenchimento feito com a utilização dos recursos do

processamento de dados (impressoras/computadores).

Nesse caso, existem gabaritos com espacejamento apropriado (horizontal e vertical) que
permitem a formatação dos campos de acordo com a impressora destinada ao preenchimento
do formulário.
 Eletrônico: corresponde ao preenchimento dos formulários eletrônicos que circulam nas

organizações pelas redes de computadores, não envolvendo, portanto, o papel. A formatação e
a adequação dos campos desses formulários são feitas por meio de softwares específicos (o
Formax, por exemplo) ou pelos chamados groupwares que dispõem de recursos que permitem a
criação de formulários eletrônicos (o Lotus Notes}. Tanto os softwares específicos quanto os
groupwares dão liberdade e poder de criação quase ilimitados para os projetistas de formulá-
rios.
Requisitos complementares
Para que um formulário tenha boa performance, é preciso que sejam lembrados outros requisitos
tão necessários quanto os anteriormente explicitados. São eles:
Identificação da organização
A identificação da organização deve vir sempre no cabeçalho do formulário onde são

colocados o logotipo e o nome da instituição. Essa identificação deve obedecer, na medida do
possível, a um padrão que envolva o tamanho dos campos, a formatação e o tamanho da fonte.
Titulação adequada
O nome do formulário, ou seu título, deve estar adequado a sua função. Exemplo: um
formulário cuja função principal é a de requisitar material deve ser identificado com o título de
Requisição de Material.
Numeração apropriada
A numeração pré-impressa em um formulário é exigida somente quando há controle

numérico de sua utilização eni função de exigências legais ou da segurança das informações. Um
talão de cheques, por exemplo, tem sua numeração impressa tanto em função de exigências
legais quanto em relação à segurança do sistema bancário e do próprio cliente do banco.
Previsão para o arquivamento
O formulário, em papel, deve ter espaços em suas margens que permitam seu
arquivamento de forma que não se perca nenhuma informação nele contida:

Codificação e registro de impressão
Os formulários em papel (contínuo ou plano) devem ser codificados para facilitar o

processo de análise, elaboração e acompanhamento. A codificação poderá ser feita por área de
responsabilidade ou em função do processo no qual tramita (ou que o origina).
Exemplos: Por processo = Processo de Compras PC. 001
Por área = Gerência de Recursos Humanos GRH. 001
O registro de impressão também é necessário para facilitar o acompanhamento das vezes em que
o formulário sofreu alterações e de sua vida útil.
Geralmente, tanto a codificação como o registro de impressão são impressos no canto inferior
esquerdo do impresso, conforme exemplo a seguir:

GRH. 001 – 2ª IMPR.FEV/2010
Identificação do destino das vias
Tanto para os formulários em papel

quanto para os eletrônicos, deve haver a
identificação do destino das vias (ou
cópias). Essa identificação é necessária não
só para facilitar o encaminhamento, mas
também para identificar por onde o
formulário tramita (ou quais os outros
1ª via - Cliente
processos que se utilizam dele).
Há ainda a necessidade de atenção

para problemas como a utilização de cores 2ª via - Cadastro
e o uso de abreviaturas.
As abreviaturas devem ser evitadas;
no entanto, quando houver necessidade
absoluta, elas podem ser utilizadas, mas 3ª via - Banco
seu significado deve ser devidamente
explicitado nas instruções de
preenchimento e uso do formulário.
Quanto às cores, as atenções devem estar voltadas para as questões de visibilidade/estabilidade e
custos. Tanto no caso de formulários em papel quanto no caso dos eletrônicos, quanto mais cores

houver, mais os custos dos formulário se elevam. Em relação à visibilidade/estabilidade, devemos
buscar cores que dêem maior visibilidade e estabilidade ao formulário.
4. FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS
Cada vez mais as organizações estão automatizando seus processos e respectivos formulários, de
forma a diminuir significativamente o volume de papel. Destacamos a experiência, por exemplo, da
Universidade Católica de Brasília, que desenvolveu um aplicativo em Lotus Notes (sistema groupware)
para a elaboração e o acompanhamento de seu processo de planejamento.
Nesse caso, os grupos de trabalho, formados por pesquisadores e professores da Universidade,
elaboram suas propostas de projetos por meio desse sistema aplicativo que possui vários formulários
eletrônicos. Eles enviam essas propostas eletronicamente para a aprovação. A direção da Universidade
aprova, ou não, essas propostas de projetos eletronicamente. Uma vez aprovadas, as propostas
transformam-se em projetos cujo acompanhamento também é feito pelo aplicativo que disponibiliza
formulários eletrônicos próprios para controle e avaliação do planejamento. Essa Universidade
conseguiu, além de reduzir seus custos, eliminar o fluxo de papéis que tramitava em seu processo de
planejamento operacional e estratégico. A Figura 1 demonstra o processo especificado.
Figura 1 Sistema de planejamento automatizado.
Entendemos, portanto, como formulários eletrônicos os que tramitam na organização por meio de
softwares aplicativos que "rodam" em redes de computadores.
5. ANÁLISE E ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS - VARIÁVEIS A SEREM CONSIDERADAS
Não é objetivo desta apostila detalhar todas as variáveis que os analistas de processos devem
considerar ao analisar e elaborar os formulários que fa/,em parte do processo em estudo, mesmo
porque o que recomendamos c que a equipe de analistas tenha em seu quadro um especialista em
formulários. O que pretendemos, portanto, é fornecer uma relação das variáveis básicas que deverão
ser consideradas quando da análise e da elaboração de formulários.

Identificação
A Tabela apresentada a seguir demonstra quais as questões e verificações que deverão ser feitas
na fase de identificação do formulário em estudo.
Questões (atitude interrogativa) Análise (verificar)
Se o nome do formulário dá ideia clara das

1. Qual o nome do formulário? respectivas funções, objetivo e uso.
Se o objetivo é claro e compatível com as funções

2. Qual o "apelido" do formulário?
e com o uso do formulário.
3. Qual o objetivo? (real e proposto) Se o objetivo é perfeitamente factível.
4. Qual o sistema de Se a codificação è adequada às funções e ao uso

codificação/identificação? do formulário.
5. Qual a área e o respectivo nível de decisão Se a área que dá origem ao formulário está
que dá origem ao formulário9 devidamente identificada.
6. Como está identificada a empresa no Se a imagem da empresa está identificada e

formulário? refietida no formulário de forma adequada.
Processo de emissão
na fase de análise do processo de emissão do formulário em estudo
1. Quais as condições de preenchimento?

Se o formulário é plano, contínuo ou eletrônico.
Se o preenchimento é manual ou mecanizado. Se a
sequência de preenchimento é lógica.
2. Quais os critérios de preeenchimento?
Se a transcrição dos dados permite uma
uniformidade.
Se há dados repetitivos.
3. Quaí a área que emite o formulário? Se a área que emite o formulário é a que
realmente deveria emitir.
4. Qual o sistema de segurança (quando for o
Se os níveis de segurança do formulário estão
caso)?
adequados a seu uso e funções.
5. Qual o processo reprográfico (quando se Se o processo reprográfico atende às necessidades
tratar de formulário impresso - plano)? de uso do formulário.

5.3 Aspectos físicos
na fase de análise dos aspectos físicos do formulário em estudo.
Se o tipo do papel e tamanho estão de acordo com

os padrões da ABNT.
1. Qual o tipo e tamanho do papel? Se o tamanho está adequado às funções do

formulário, a seu conteúdo, a sua forma de
emissão (manual ou mecanizada) e a seu
arquivamento.
Se o destino das vias está adequado às

necessidades dos usuários do formulário.
Se a sistemática de junção das vias está adequada

2. Quantas vias (sistemática de junção)?
ao número de vias e à quantidade de formulário
por junção.
Se a quantidade de vias é necessária, tendo em

vista as funções e o uso do formulário.
Se a reprodução das vias é com carbono e qual o
3. Qual o tipo de reprodução das vias?
tipo de carbonagem.
Se há o uso de cores diferenciadas para as vias do

formulário.
4. Quais as cores usadas?
Se essas cores estão adequadas ao tipo de papel,
ao tipo de reprodução, ao uso e à visualização.
Se a diagramação é lógica e racional.

5. Como está diagramado o formulário?
Se os campos são auto-explicativos, claros, com
títulos objetivos, se estão diagramados em
sequência lógica e se o tamanho está adequado.
5.4 Fluxo e operacionalízação
na fase de análise do fluxo e operacionalização do formulário em estudo.

Se o fluxo de precedência é lógico e de acordo

com as necessidades.
1. Qual o fluxo do formulário dentro do
Se há muito tempo de espera e quais as
processo?
respectivas justificativas e causas.
Se há gargalos no fluxo provocados pelos tempos
de espera e de emissão.
Se há absoluta necessidade de o formulário
tramitar nas áreas identificadas.
2. Por quantas áreas o formulário tramita?
O que aconteceria se o formulário deixasse de
tramitar em uma ou algumas áreas.
3. Qual o tempo que o formulário fica em Se o tempo de tramitação em cada área e o total
cada área e qual o tempo total durante o estão adequados às necessidades das respectivas
áreas, inclusive as de decisão.
Se a relação custo/benefício está favorável e
4. Qual o custo do formulário?
compatível com funções e uso.
Se há realmente necessidade de tramitar em

outro processo.
5. O formulário tramita em outro processo? Se o processo identificado, que utiliza o

Qual e por quê9 formulário, utiliza parcial ou totalmente as
informações do formulário.
O destino que esse outro processo dá para o

formulário.
6. Quais os principais problemas verificados Se os problemas apresentados representam
no formulário e em seu fluxo? mudanças significativas ou não e quais seriam os
impactos dessas mudanças.
Se a edição (ou aquisição) e a sistemática de
7. Qual o consumo (periódico) do formulário? controle de estoque são adequadas a seu
consumo.
Se o formulário pode ser dividido em outros, ou ser

8. O que aconteceria se o formulário fosse
incluído em um já existente, ou, ainda, ser
eliminado?
eliminado.
Arquivamento
As características físicas dos arquivos.

1. Qual a sistemática atual de arquivamento?
Se o sistema de busca, consulta e rearquivamenío

é adequado às funções e ao uso do formulário.
Se a localização física (layout) é adequada às

necessidades dos usuários.
2. Qual o tempo de arquivamento do
Se os arquivos atendem às necessidades do tempo
formulário?
de arquivamento.
3. Existem dispositivos legais para
arquivamento do formulário? Quais?
4. Qual o processo de eliminação do

Se esse processo é adequado à legislação existente
formulário?
e às necessidades dos usuários do formulário.
na fase de análise do arquivamento do formulário.
Controle
na fase de análise do controle do formulário em estudo.
Se o processo de controle e codificação permite

1. Qual o processo de controle e registro dos
acompanhamento efetivo do ciclo de vida dos
formulários?
formulários existentes na organização.
Se a área que controla os formulários está
2. Qual a área que controla os formulários? devidamente adequada e estruturada para esse
tipo de serviço.
3. Qual a área responsável pela análise, Se a área responsável pela análise, racionalização e
racionalização e normalização dos normalização possui especialistas nesse tipo de
formulários? serviço.
A grande maioria dessas questões e análises é destinada aos formulários planos ou contínuos; no
entanto, devidamente adequadas, podem ser aplicadas à análise e elaboração de formulários
eletrônicos.
Os formulários eletrônicos, entretanto, exigem o levantamento de algumas questões e análises
específicas, tendo em vista que suas características de elaboração, uso, tramitação e arquivamento são
totalmente diferentes dos formulários convencionais. Deverão, portanto, ser considerados os seguintes
aspectos:
 solftware de elaboração;
 ambiente computacional (hardware/softivare operacional) no qual os formulários irão tramitar;
 sistema aplicativo no qual os formulários serão utilizados;
 dimensionamento do espaço "virtual" que os formulários irão ocupar no ambiente
computacional;

 dimensionamento adequado do hardware/software para tramitação, utilização e arquivamento
dos formulários;
 módulo de segurança;
 bases de dados que serão criadas e alimentadas com base nos formulários; e
 módulos de impressão, com a diagramação necessária, quando houver.
O que procuramos demonstrar nesta apostila foi a importância e o valor dos formulários em
relação aos processos organizacionais e um roteiro básico que permita à equipe de analistas efetuar
uma análise, propondo melhorias nos formulários dos processos em estudo, sem entrar em detalhes,
tais como os aspectos gráficos, os padrões relativos ao tamanho e ao tipo de papel e a impressão. Essas
informações poderão ser encontradas, de forma mais completa, nas publicações especializadas que
estão mencionadas na bibliografia desta apostila.
É recomendável também que a equipe de analistas de processos tenha um profissional
especializado, ou com boa experiência, em análise de formulários.

ATIVIDADE
Montar o formulário conforme os dados mencionados a seguir, no formato 11 = 18

cm x 26 cm.
Processo do funcionário
UNIDADE (com destaque)

NOME
NACIONALIDADE
CPF
SEXO
ESTADO CIVIL
ENDEREÇO
BAIRRO
MUNICÍPIO
ESTADO
CEP (9 espaços)
TELEFONE (mínimo de 15 espaços)
TELEFONE CELULAR
E-MAIL (mais de um, se houver)
NATURALIDADE
DATA DE NASCIMENTO
NOME DO CÔNJUGE
FILIAÇÃO
CARTEIRA DE TRABALHO, No. e SÉRIE
CART. DE IDENTIDADE E ÓRGÃO EXPEDIDOR, No. E SÉRIE
TITULO DE ELEITOR, ZONA, SEÇÃO
CERT. DE RESERVISTA- CAT. - REGIÃO MILITAR
PIS .'
FGTS: Com a data de opção.
DEPENDENTES (número de)
Salário-família
Data de admissão
Data de demissão
FÉRIAS (PERÍODOS ATÉ 5 ANOS)
SE ESTRANGEIRO:
Data em que chegou ao Brasil
Casado (se com brasileira)
Num. de filhos (se brasileiros)
Num. de filhos estrangeiros
Passaporte número
SE NATURALIZADO:
Data da naturalização
AFASTAMENTO POR DOENÇA (motivos e períodos de afastamento)
ESCOLARIDADE
OBSERVAÇÕES

BIBLIOGRAFIA
OLIVEIRA. Djalma de Pinho Rebouças de. Fundamento da administração. São Paulo: Atlas 2009.
D’ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. – Organização, Sistemas e Métodos – São Paulo: Atlas, 2001.
OLIVEIRA. Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos. São Paulo: Atlas 1998.
ARAÚJO, Luiz César G. de – OSM e as Modernas Ferramentas de Gestão Organizacional. São Paulo: Atlas,
2001.
MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 2008.
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000.
OLIVEIRA. Djalma de Pinho Rebouças de. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2009.
MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Fundamentos de administração. São Paulo: Atlas, 2009.
LACOMBE, Francisco José Masset. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2003.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Elsevier,2007.
GUIMARÃES, Geraldo. Nova estrutura: reinventando sua empresa. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
MANGANOTE, Edmilson José Tonelli. Organização, sistemas e métodos. Campinas –SP: Editora Alínea,
2001.

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ORGANIZADOR: Prof. Adm. Mário Jorge da Silva

Correspondem aos formulários cujos campos são desenhados e pré-impressos em papel

ORGANIZADOR: Prof. Adm. Mário Jorge da Silva

ORGANIZADOR: Prof. Adm. Mário Jorge da Silva

2. OBJETIVOS E PROPÓSITOS DOS FORMULÁRIOS

 documentar e centralizar as informações que tramitam em um processo: os formulários, como

 agilizar o fluxo das informações de um processo: uma vez simplificados e racionalizados, os

 reduzir custos operacionais: devidamente adequados e projetados de acordo com as

 padronizar informações e procedimentos: os formulários possibilitam a padronização das

 formalizar operações de caráter legal: os formulários permitem o cumprimento de aspectos

3. FORMULÁRIOS EFICIENTES - REQUISITOS BÁSICOS

Sequência dos campos

Os campos correspondem aos locais destinados previamente ao preenchimento de dados e

ORGANIZADOR: Prof. Adm. Mário Jorge da Silva

Formatação e adequação dos campos

A formatação e a adequação dos campos dependem de alguns fatores, tais como:

Os campos anteriormente exemplificados estão adequados e formatados de acordo com as

 Mecanizado: corresponde ao preenchimento feito com a utilização dos recursos do

ORGANIZADOR: Prof. Adm. Mário Jorge da Silva

 Eletrônico: corresponde ao preenchimento dos formulários eletrônicos que circulam nas

A identificação da organização deve vir sempre no cabeçalho do formulário onde são

A numeração pré-impressa em um formulário é exigida somente quando há controle

Previsão para o arquivamento

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Codificação e registro de impressão

Os formulários em papel (contínuo ou plano) devem ser codificados para facilitar o

Exemplos: Por processo = Processo de Compras PC. 001

Por área = Gerência de Recursos Humanos GRH. 001

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GRH. 001 – 2ª IMPR.FEV/2010

Identificação do destino das vias

Tanto para os formulários em papel

Há ainda a necessidade de atenção

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Figura 1 Sistema de planejamento automatizado.

5. ANÁLISE E ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS - VARIÁVEIS A SEREM CONSIDERADAS

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Questões (atitude interrogativa) Análise (verificar)

Se o nome do formulário dá ideia clara das

Se o objetivo é claro e compatível com as funções

3. Qual o objetivo? (real e proposto) Se o objetivo é perfeitamente factível.

4. Qual o sistema de Se a codificação è adequada às funções e ao uso

6. Como está identificada a empresa no Se a imagem da empresa está identificada e

Questões (atitude interrogativa) Análise (verificar)

1. Quais as condições de preenchimento?

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5.3 Aspectos físicos

Questões (atitude interrogativa) Análise (verificar)

Se o tipo do papel e tamanho estão de acordo com

1. Qual o tipo e tamanho do papel? Se o tamanho está adequado às funções do

Se o destino das vias está adequado às

Se a sistemática de junção das vias está adequada

Se a quantidade de vias é necessária, tendo em

Se há o uso de cores diferenciadas para as vias do

Se a diagramação é lógica e racional.

5.4 Fluxo e operacionalízação

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Questões (atitude interrogativa) Análise (verificar)

Se o fluxo de precedência é lógico e de acordo

Se há realmente necessidade de tramitar em

5. O formulário tramita em outro processo? Se o processo identificado, que utiliza o

O destino que esse outro processo dá para o