Gestión del Portafolio

de Proyectos

Oficina Gestión de Proyectos

Noviembre 2014

1
¿Cuáles son los proyectos
importantes?
Project Management Processes
Objetivos Estratégicos
 Modelo para la Gestión del Portafolio
de Proyectos
Semillero de proyectos
(ideas)

Proyecto
Proyectos Proyecto 1 Estrategia
Gerencia W 2
Grupo
Evalúan
Proyecto Gestión de
Proyectos N
Gerencia X Proyectos

Proyectos Autorizan Comité Criterios Six Sigma

Gerencia Y Proyectos

Proyectos Portafolio de
Gerencia Z • Seguimiento proyectos ?
Proyectos • Medir procesos ?
Prioridades • Reuniones efectivas ?
Líderes de
Proyectos

5
Reportes
 “Metodología para la selección de proyectos”

1.- Registro de propuestas de proyectos. (base central en SharePoint).

2.- Análisis de los proyectos registrados (candidatos).
- Valoración de cada proyecto en base a los criterios
consensados con comité dirección.
- Ponderación y Priorización en base a lo pesos de la
Estrategia, Beneficios y Esfuerzos.
3.- Re-agrupación de los proyectos relacionados.
4.- Aprobar los proyectos finales.
5.- Asignar los lideres de cada proyecto.
6.- Definir apoyos requeridos para la ejecución y gestión de los proyectos.
7.- Definir la logística de seguimiento y reuniones de avances.
8.- Presentar avances al comité directivo.
 CRITERIOS DE VALORACION (Parámetros de medición)

Criterio 1 3 9

Disponibilidad y estabilidad de los servicios. Bajo Medio Alto

Restauración oportuna y efectiva de los servicios. Bajo Medio Alto

ESTRATEGIA

Blindaje y asertividad en la atención a clientes Bajo Medio Alto

Posicionamiento y experiencia del cliente. Bajo Medio Alto

Beneficios y alcance de la oferta comercial. Bajo Medio Alto

Oportunidad y calidad en la entrega de servicios. Bajo Medio Alto

Reducción o eliminación de costos < $100K $100K-$500K > $500K

Generación de ingresos < $500K $500K-$1.0M > $1.0M

BENEFICIO

Mejora de la calidad < 20% 20-50% > 50%

Mejora del servicio al cliente No medible Poco Significante

Reducción de tiempos de entrega de productos y servicios < 20% 20-50% > 50%

Personal requerido para el proyecto 1-3 4-7 >7

Disponible, requiere
Disponibilidad de información o datos para el proyecto
ESFUERZO

Disponible No disponible
obtención

Tiempo de implementación < 3 Meses 4-7 Meses > 7 Meses

$100,000 -
Costo de implementación < $100,000 M.N
$500,000 M.N
> $500,000 M.N

Riesgo del proyecto (riesgo de fracaso) Bajo Medio Alto

 CRITERIOS DE VALORACION de Proyectos

Criterio Medida Peso

Disponibilidad y estabilidad de los servicios. √ 16.5

Restauración oportuna y efectiva de los servicios. √ 16.5

ESTRATEGIA

Blindaje y asertividad en la atención a clientes √ 16.5

Posicionamiento y experiencia del cliente. √ 16.5

Beneficios y alcance de la oferta comercial. √ 16.5

Oportunidad y calidad en la entrega de servicios. √ 16.5

Reducción o eliminación de costos ($) Dlls .30

BENEFICIO

Generación de ingresos ($) Dlls .20

Mejora de la calidad (%) .15

Mejora del servicio al cliente (><=) .20

Reducción de tiempos de entrega de productos y servicios (%) .15

Personal requerido para el proyecto (#) .20

ESFUERZO

Disponibilidad de información o datos para el proyecto (><=) .40

Tiempo de implementación (><=) meses .10

Costo de implementación ($) .20

Riesgo del proyecto (riesgo de fracaso) (Alto, Medio, Bajo) .10

Valoración, Evaluación, y Calificación de proyectos
 Selección de Proyectos
BENEFICIO

ESTRATEGIA ESFUERZO
 Proyectos Candidatos (iniciales)
ID Propósito Estratégico Nombre Proyecto
RETENCION
MEJORAR
MERCADOS
PENETRAR
 Proyectos Candidatos (iniciales)
ID Propósito Estratégico Nombre Proyecto
RETENCION

Un solo proyecto para el 5to

MEJORAR

propósito estratégico,
recomendamos analizar el
meter (+) proyectos
relacionados con este
propósito.
MERCADOS
PENETRAR
 Proyectos Candidatos (iniciales)
ID Propósito Estratégico Nombre Proyecto
Proyectos “no relevantes”
RETENCION
MEJORAR

quedaron calificados como

importantes dentro del ranking
MERCADOS
PENETRAR
 Proyectos Candidatos
Igual, se recomienda meter (+)
ID Propósito Estratégico proyectos relacionados con este
Nombre Proyecto
3er propósito, hay uno que
tiene mucho ESFUERZO (riesgo).
RETENCION
MEJORAR
MERCADOS
PENETRAR
 Medición de la estrategia (balanceo)
Propósito Estratégico / Indicador Nombre Proyecto
Revaloración de Proyectos
Balanceo de Proyectos
 Beneficio vs. Esfuerzo vs. Estrategia
BENEFICIO

ESFUERZO
Proyectos candidatos
21
 Roles de los miembros de la OGPE
• Revisar las propuestas de proyecto.
– Analizar la alineación estratégica de c/ proyecto propuesto.
– Analizar los beneficios futuros.
• Aprobar el inicio del desarrollo de los ante-proyectos.
• Asignar lideres de proyecto a los estratégicos.
• Apoyar al líder de proyecto en:
– Análisis de costos, riesgos, beneficios, información, etc.
– Presentación de avances.
• Valorar los proyectos.
• Definir prioridades a los proyectos.
• Efectuar el balanceo del portafolio.
 Roles de los lideres de proyecto
• Definir las necesidades del proyecto.
• Definir los miembros del equipo de proyecto.
• Desarrollar el plan detallado de las etapas del
proyecto.
– Fases, Fechas, Actividades, etc.
• Especificar los entregables del proyecto.
• Especificar los beneficios cuantificables.
• Realizar reuniones de seguimiento.
• Presentar avances al comité de dirección.
• Documentar y registrar avances en el sistema.
 Flujo del proceso
Inicio A7 A12
RespPP calcula
A5 Revisión Completa RespOP asigna LPE para
A1 indicadores iniciales
Inicial apoyar a Proponente
de la Propuesta
Automáti en desarrollo de
Identificar oportunidad
ca de Info Propuesta

A2 Faltante A8 Candidato Si A13

A6
Propuesta
Proponente registra Proponente RespOP asigna LPE para
Estratégica
Propuesta complementa desarrollar
?
( perfil de proyecto ) información de la Anteproyecto junto con
Propuesta No Proponente
A9
Proyecto Proponente hace A14
A3 Proyecto
o Acción gestión interna ( en su
? RespPP calcula
Gerencia ) para
(RespPP) indicadores de pre-
desarrollar Propuesta
filtro Anteproyecto
Acción A7
A4
RespPP recalcula
Proponente registra indicadores iniciales
como Acción de de la Propuesta A
Mejora A11
Proponente hace
A10 Candidato Si
gestión interna ( en su
Propuesta
Gerencia ) del
No Estratégica
proyecto ( Portafolio
?
Gerencia ).
 Flujo del proceso
A

A20

Candidato LPE desarrolla

A15 Si A17 Proyecto Si
Proyecto Proyecto y lo Ejecuta
Estratégico
Estratégico
? (Comité)
? (RespPP) A21
No No RespPP realiza cálculo
A16 final de indicadores y
contribución del
Proponente hace Proyecto al Portafolio
gestión interna ( en su A18
Gerencia ) del Comité balancea,
proyecto ( Portafolio prioriza, financia,
Gerencia ) asigna recursos y
tiempos
Fin
A19
RespOP asigna LPE
para desarrollo del
Proyecto y su
Ejecución
 Proceso de recolección de propuestas
Recolección

Valoración

Clasificación
• Quien • Método • Estratégico
• Problemática • Valor Estratégico • Gerencial
• Propuesta • Valor Beneficio / • Acción
Esfuerzo Mejora
• Criterios y pesos

26
Propuesta de Proyecto

27
Propuesta de Proyecto

28