INFORME AA1

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describi r las actividades, debe
incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

HISTORIAL DE REVISIONES
REVISIÓN FECHA MOTIVO REVISIÓN
1 xx-yy-zz Procedimiento Original

DISTRIBUCIÓN DE COPIAS
PERSONA DEPARTAMENTO FECHA ENTREGA FIRMA

CUADRO DE CONTROL
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Nombre: Nombre: Nombre:
Dpto.: Dpto.: Dpto.:
Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

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ÍNDICE.

1. OBJETIVO

2. ALCANCE.

3. REFERENCIAS

4. RESPONSABILIDADES

5. DEFINICIONES

6. DESARROLLO

7. REGISTROS Y ANEXOS
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1. OBJETIVO

Establecer la sistemática a seguir para llevar a ca bo la formalización de solicitudes de necesidad de

material, equipos o servicios, así como la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado
final la entrega de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización.

2. ALCANCE

Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y definición de necesidades de compras de

materiales, equipos y/o contrataciones de servicios, finalizando con la recepción de los mismos en la
empresa.
3. DOCUMENTACION APLICABLE

Manual de calidad
Iso 9001:2015
4. RESPONSABILIDADES
El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la mercadería necesaria para la venta de parte de
los jefes de bodega, por los elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de
reparaciones o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la
conserjería o por cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por los trámites
correspondientes de contratación y ejecución/instalación de las solicitudes.

Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor general en cuanto
a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general reunirá tod a la
información necesaria para contactar al especialista adecuado, para el caso en particular.

5. DEFINICIONES
Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema,
relacionada con un requisito.
Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.
Comprador: El cliente en una situación contractual.
Contratista: El proveedor en una situación contractual.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto o prestación de un
servicio.
Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto debe estar conforme.
Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando
sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.
Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para llevar a cabo las
actividades diarias del negocio.
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6. DESARROLLO
CONTROL DE LAS COMPRAS
La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual debe asegurarse de:
a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente definidos, según
especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de la solicitud de un
pedido y de aquellas personas y de aquellas personas responsables de su aprobación.

6.1 NECESIDAD DE COMPRA

Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances solicitados por el
mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son lo s
materiales y productos necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las
características y especificaciones que deben tener.
Primeramente, se deberá comprar si dichos materiale s están disponibles de stock en almacén, caso sea
contrario, se procederá al proceso de compra de l mismo. La ejecución de esta actividad es
responsabilidad del Responsable de Compras.

6.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR

Teniendo un listado de los materiales e insumos a comprar, el Responsable de Compras debe identificar
de los proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del procedimiento
SGC-P-007 Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores externos.

6.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES

Después de haber definido cuales son los proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de
cotización por escrito (E-mail) y/o vía telefónica.
Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella qu e brinde las mejores condiciones comerciales. El
pedido se realizará según el formato “SGC-F-0 44 Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado
por la gerencia o jefatura correspondiente.

6.4 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Aprobado por la Gerencia o Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de
Compra según formatoSGC-F-045. Dicha orden de compr a deberá contener toda la información
necesaria de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros.
Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de compras, una para el
registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha orden por e-mail.
Es tarea del Responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se
cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la
compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el
pago de la misma.

6.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

La recepción del material adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar
sus características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que cumpla con todas las
que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución, especificando al proveedor las
razones del rechazo.
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e) Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso de

encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que incapacite la mercadería para
su venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor general.

f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario como

disponible. Lista para su comercialización.

En caso de ser compra por adquisición de bienes o s ervicios:

a) La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.

b) Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el factor de compra
será el proveedor que cumpla con las especificacion es necesarias a bajo costo y con el menor tiempo
de entrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido.

c) Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado, se realizará

la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones
u otra característica que no sea la esperada o negociada, será notificado inmediatamente al Supervisor
general.

d) Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la misma, de

acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.

6.- REGISTROS

Orden de pedido
Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)
Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2)
Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo 3)
Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)

7. ANEXOS
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ORDEN DE PEDIDO
C.I.F: X-00000000
Dirección Teléfono: 954 00 00 00
41XXX Sevilla

Proveedor
Plazo de entrega
Destino
Condiciones de pago
Cantidad Concepto Precio Total

DEPARTAMENTO SOLICITANTE GERENCIA:

Vº. Bº.
Vº. Bº.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
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Fecha: Proveedor:

SOLICITUD DE COMPRA No.004

Teléfono Forma de Pago: Dirección
entrega:
Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN V. UNIT.V. TOTAL

SUBTOTAL $ 0,00
I.V.A.12% $ 0,00
TOTAL $ 0,00

ELABORADO POR APROBADO POR

NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa autorización,
La empresa de aluminio y vidrio no se hace responsable por artículos enviados que no aparecen en la orden de compra.
El número de la solicitud de compra debe aparecer e n la factura.
ANEXO 1
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CONFECCIONES S.A.
CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS Código: F-052 Versión: 1
OFERTA A OFERTA B OFERTA C
(Proveedor) (Proveedor) (Proveedor)
Nº Mercadería o Tiempo V. Total V. Total V. Total
Servicio entrega Unitario Unitario Unitario

Total
Criterio de selección: Recuerde utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora, igual calidad.
En caso de utilizar algún otro. Anotarlo aquí:

Revisado por Aprobado por

ANEXO 2
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CONFECCIONES S.A.
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código: F-054 Versión: 1
Nombre del proveedor:
Domicilio: Ciudad:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario o representante legal:
Puntos Criterios Calificación
10 Calidad del producto/servicio
10 Precio del producto/servicio
10 Tiempo de entrega del producto/servicio
10 Condiciones de garantía
10 Variedad de productos/servicios
Provee soluciones a los inconvenientes con el
10 producto o servicio
10 Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos.
Escala: 1 mínimo, 10 máximo.

Revisado por Aprobado por

ANEXO 3
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Acta de Entrega Recepción de producto

Código F-055 Versión:1

Lugar y fecha:

Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes características:

Nombre de la Persona que entrega: Nombre de

la Persona que recibe: Departamento que recibe:

CANT DESCRIPCIÓN DETALLE HORA OBSERVACION

Qaeda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido en la
fecha y hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme Recibí conforme

 CUADRO RELACION de LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE
ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

Orden de pedido -Documentos constitucion Empresa

Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)
Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2)
Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo 3)
Acta de Entrega Recepción de producto F-055
(Anexo 4)
-Ofertas generadas por proveedores
- Documento de Experiencia reconocida
-si es posible certificaciones iso
ambiental etc

Nota:

Para más información externa deberíamos analizar el proceso de evaluacion

y reevaluación de proveedores