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PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES
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Versión 4.9
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Procedimiento de operaciones
1. CONTROL DOCUMENTAL
Área: OPERACIONES
Versión: 4.9
Aprobación de Directorio: Fecha 12.03.2018 Sesión 009-2018 Acuerdo
Código de Archivo: CMP-OPE-PRD-001
Nombre de Archivo: PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES
Resumen: Describe los procedimientos a seguir por los Asesores y
Supervisores de Servicios Financieros en el desarrollo de las
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operaciones.
Responsable (s ) Ejecutor (es): Irina Guzmán Rivas
20
Responsable Revisión: Rosario García Velasco – Jhonatan Anastacio Ruiz
Fecha de Impresión 15.03.2018 10:07:00
3.
.0
27
2. VIGENCIA DE VERSIÓN
oa
Inicio: 02 de Setiembre de Fin: 15.03.2018
2017
4.8
Documento: Memorando N° 4336 - Documento: Memorando No CMP-
ov
2017 G/CMP GER-R03-2018-1580
Inicio: 15.03.2018 lN Fin:
4.9 Documento: Memorando No CMP- Documento:
GER-R03-2018-1580
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3. CONTROL DE VERSIONES
3.
Fuente de Fecha de Versión Partes que Descripción del cambio Fecha de
Cambio solicitud de cambian Cambio
.0
Cambio
27
SEMAD N° 01.07.2017 4.8 2. 2.1.7.2.2.5. Posteriormente, el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros responsable del 11.08.2017
021-2017 OPE ADMINISTR faltante, debe realizar inmediatamente la reposición de dicho importe en la ventanilla de
ACIÓN DE otro Asesor o Supervisor de Servicios Financieros. Sólo con Autorización de Gerencia o del
oa
EFECTIVO Jefe de Operaciones el importe faltante puede ser repuesto al día siguiente hábil de
producido dicho faltante. Las autorizaciones deben ser solicitadas vía correo electrónico o
ov
telefónicamente.
2.1.7.2.5. Efectivo Encontrado en las Instalaciones de CMAC PIURA S.A.C.- Si se encontrara
lN
dinero (billetes o monedas) en las instalaciones de la agencia u oficina (en el suelo, sillas,
otros) el cual corresponde a clientes no identificados, el Asesor o Supervisor de Servicios
Financieros lo debe detallarlo en su dinero de cajero mediante la transacción 5505 Cuadre
ue
Parcial de Medio Día o la 5510 cierre de caja ventanilla, luego el importe encontrado debe
ser registrado con la transacción 5530 sobrante por identificar, este importe debe quedar
pendiente por un lapso de 07 días hábiles 2.1.10.2.3. Entregar:
ig
El Responsable de bóveda de la agencia u oficina debe:
M
5. Comunicar vía y correo electrónico al Área de Tesorería o de ser el caso al Responsable
de la conciliación bancaria de la agencia que administra la cuenta bancaria, que se ha
enviado una remesa, indicando el número de la cuenta bancaria, nombre del banco e
ra
importe enviado.
2.1.10.2.4. Registrar:
pa
Confirmar la recepción:
Confirmar vía correo electrónico con el Área de Tesorería o con el Responsable de la
conciliación bancaria de la agencia la recepción de la remesa.
da
3.
ATENCIÓN 3.1.3. Competencia:
la
AL CLIENTE v. No responder el teléfono fijo o celular cuando se está atendiendo a un cliente. Asimismo,
no se deberán utilizar audífonos para escuchar música o contestar celulares. El uso del
ro
autorizadas en Internet.
3.1.9. Seguridad:
co
3.1.9.5. No realizar operaciones solicitadas telefónicamente, sin que medie de por medio
una solicitud por escrito debidamente autorizada por el cliente titular y por el administrador
ia
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3.
4. 4.1.7. Reporte de registros duplicados:
REGISTRO REPORTE DE REGISTROS DUPLICADOS: Los Asesores o Supervisores de Servicios Financieros
.0
DE deben reportar al Supervisor de Servicios Financieroso Encargado de agencia u oficina
CLIENTES aquellos clientes detectados con doble registro, con la finalidad de analizar y de ser el caso
27
solicitar mediante informe a la Jefatura de Operaciones la consolidación de registros...
4.1.9.2. Persona Jurídica:
1. Los tipos o clases de persona válidas para el registro de personas jurídicas son:
oa
C= Concejo
F = Financiera
ov
J = Con Fin Lucro, seleccionar: S.A, S.A.C, S.R.L,E.I.R.L, Consorcio.
S= Sin Fin de Lucro, seleccionar: Asociación, Consorcio, Fundación, OSFL-ONG o
Fideicomiso.
lN
Todas las personas jurídicas con fines o sin fines de lucro deben tener obligatoriamente el
RUC.
ue
4.1.11. IDENTIFICACIÓN POSITIVA DE CLIENTES.- Para realizar toda operación en ventanilla,
se debe hacer la identificación positiva del cliente, para lo cual es necesario la
ig
presentación del Documento Oficial de Identidad (D.O.I) en buen estado, vigente y/o DNI
vencido, en caso de DNI vencido se debe verificar en la página de RENIEC que los datos y
M
la firma coincidan con el DNI, luego de realizar esta validación debe archivar el prind de
RENIEC en el movimiento de operaciones.
ra
4.1.13. Cuando el cliente solicite abrir una cuenta (Ahorro, Ahorro con Órdenes de Pago,
pa
Ahorro a Plazo Fijo y CTS), para el registro del cliente deberán adjuntar fotocopia del
documento de identidad de las personas naturales titulares o representante de las cuentas,
la misma que debe ser autenticada por el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros.
da
4.2.2. ...
De acuerdo a la Ley 29733 Ley de Protección de Datos Personales, es de suma importancia
que:
la
datos personales, para lo cual cada vez que en el sistema-SOFIA los Asesores o Supervisores
de Servicios Financieros, Asesores de Finanzas Empresariales o Asesores de Finanzas
nt
Personales registren los datos de un cliente nuevo o realicen modificaciones a los datos ya
existentes obligatoriamente deben registrar la Autorización o NO Autorización del Cliente
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productos o servicios a través de comunicaciones al domicilio, correo electrónico, teléfono
3.
fijo, teléfono celular, mensaje de texto o por cualquier otro medio de difusión:
La autorización que de él cliente se imprimirá en el respectivo campo (SI____ o NO______)
.0
del Formulario de Información Básica del Usuario, específicamente en el siguiente párrafo:
“Yo, en mi calidad de titular de los datos personales (SI)____(NO)____autorizo a CMAC PIURA
27
SAC, para que realice, el envío de ofertas comerciales, publicidad e información en
general de los nuevos productos y/o servicios, a través de comunicaciones al domicilio,
correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, mensaje de texto o por cualquier otro
oa
medio de difusión.”
4.2.6. El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros puede entregar una copia fotostática
ov
del “Formulario de Información Básica del Usuario” al cliente, sólo si éste lo solicitara.
4.2.9. Digitalización de firmas (scaneo)
4.2.9.1. Registro de firmas:
lN
CLIENTES NUEVOS EN EL DIA
Los Formularios de Información Básica del Usuario – Persona Natural acompañados de la
ue
copia del documento de identidad de los clientes nuevos registrados como tales en el
SISTEMA-SOFIA deben ser reunidos diariamente por el responsable de su revisión y escaneo
en cada, Oficina o Agencia, los mismos que deben ser entregados mediante cargo a los
ig
Asesores o Supervisores de Servicios Financieros responsables de realizar el control de
M
calidad del escaneo de firmas.
El responsable del escaneo de la firma debe colocar el sello redondo que indica
escaneado en el campo Responsable de Escaneo y Revisión de Datos del Formulario de
ra
Información Básica del Usuario.
pa El responsable del escaneo de las firmas debe emitir el listado de las firmas escaneadas en
forma diaria, dicho listado se denomina Reporte Diario de Firmas Escaneada. Este reporte
constituirá el cargo de entrega de las Formularios de Información Básica al responsable de
realizar el control de calidad de las firmas escaneadas quién deberá firmar dicho reporte
da
CUENTAS 6.1.1 Las Cuentas Ahorro, Ahorro con Órdenes de Pago, Ahorro a Plazo Fijo y CTS se
NUEVAS: regirán por las disposiciones que sobre el particular contenga la Ley de Bancos, aquellas
co
que emita la SBS y por las políticas, reglamentos, procedimientos, manuales, memorandos
y otras normas internas de la CMAC-PIURA S.A.C.
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6.1.1.1 Contrato: Se emitirá un "Contrato multiproducto aplicable a cuentas pasivas y
3.
servicios complementarios" por duplicado la primera vez que el cliente contrate un
producto pasivo en CMAC PIURA S.A.C., asignándole un número de contrato por cliente
.0
(ya sea PN o PJ), el cual se asociara a todas las cuentas que el cliente apertura de ahí en
adelante. En este caso uno de los contratos debe ser entregado al cliente y el otro juego
27
debe entregarse al Asesor o Supervisor de servicios financieros responsable de verificarlos
y custodiarlos.
En caso hubiera un cambio en las clausulas del contrato y por ende la serie de contrato se
oa
vea modificada se deberá realizar mantenimiento de contrato para asignarle un nuevo
número de contrato al cliente.
ov
6.1.1.2 Cartilla de información: Se emitirá una cartilla de información con las principales
disposiciones, tasas, comisiones, etc que se aplicarán en la prestación del servicio por cada
cuenta que apertura el cliente, un juego de la cartilla debe ser entregado al cliente y el
lN
otro juego debe entregarse al Asesor o Supervisor de servicios financieros responsable de
verificarlos y custodiarlos.
ue
6.1.2.1. El encargado de la custodia de los contratos debe solicitar al Supervisor de servicios
financieros o al encargado de agencia responsable del cierre de agencia u oficina el
ig
"Reporte de Contratos y Cartillas por fechas", el mismo que se genera a través de la opción
M
12 Operaciones, 22 Contratos y Cartillas por fechas".
6.1.2.2. De acuerdo al "Reporte de contratos y cartillas por fechas" el encargado de la
custodia debe verificar que todos los contratos tanto de apertura como los mantenimiento
ra
estén completos, revisando que se encuentren debidamente impresos, que el número de
contrato sea igual al número de contrato registrado en los reportes, firmados por el cliente,
pa
así mismo que cuenten con el sello y firma del Asesor o Supervisor de Servicios Financieros
responsable de abrir la cuenta.
6.1.2.3. Después de verificar lo indicado en el punto anterior debe colocar el sello de
da
6.1.6. El contrato de Persona Jurídica debe llevar la firma, nombre escrito a puño y letra o
sello de los representantes legales registrados en el SOFIA.
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escoger la opción SI, si la persona que está presente en ventanilla para la apertura de la
3.
cuenta va a ser el titular de la cuenta y escogerá la opción NO, si la persona que está
presente en ventanilla para la apertura de la cuenta va actuar como apoderado de la
.0
cuenta. Escoger la opción SI o NO y presionar ENTER.
- Cliente Apertura: De acuerdo a lo seleccionado en el punto anterior se mostrará
27
automáticamente lo siguiente:“T” Titular o “A” Apoderado.
- Una vez ingresado el nombre o DOI del cliente se validarán las huellas.
oa
6.2.3.4. VALIDACIÓN CON RENIEC: Para abrir una cuenta ahorro el sistema SOFIA requerirá
la validación de las huellas digitales con la RENIEC, en caso la validación esté conforme la
ov
apertura de la cuenta procede.
En caso la validación automática no se haya podido realizar, se deberá solicitar al
Supervisor de Servicios Financieros la impresión del prind de RENIEC, esta validación está
lN
permitida únicamente en los siguientes casos:
El servicio de identificación en línea con RENIEC no se encuentre activo.
ue
El cliente no puede ser identificado debido a que no posee ningún dedo para su
identificación.
El cliente no puede ser identificado debido a que por su avanzada edad su huella digital
ig
está desgastada y ya no está obligado a renovar su DNI.
M
El cliente no puede ser identificado debido a que en el anverso de su DNI esté
consignada la glosa de "Huellas Maltratadas"
ra
6.2.4. EMISIÓN E IMPRESIÓN DEL CONTRATO Y LA CARTILLA DE INFORMACIÓN.- Una vez que
se abre la cuenta de ahorro el sistema-SOFIA validará automáticamente que el cliente
pa
tenga contrato vigente, pudiéndose dar los siguientes casos:
6.2.4.1. Que el cliente abre por primera vez una cuenta en Caja Piura sea individual,
solidaria o mancomunada, en cuyo caso se imprimirá un contrato para cada cliente y la
da
cartilla de Información.
6.2.4.2. Que el cliente ya tenga N° de CONTRATO asignado, en cuyo caso sólo se imprimirá
la
6.2.4.4.1. Una cuenta con dos titulares y ambos no tengan ningún producto pasivo en
este caso el sistema emitirá un contrato por cada cliente y una cartilla por producto.
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6.2.4.4.2. Uno de los titulares ya tenga un producto pasivo en este caso se emitirá un
3.
contrato para el cliente que no tenga asignado un N° de CONTRATO y una cartilla
información por producto.
.0
6.2.5. Transacción 1362 Mantenimiento de Contratos:
27
6.2.5.1. Una vez que el cliente haya realizado una transacción sobre sus cuentas de
ahorro, ahorro con órdenes de pago, ahorro a plazo fijo, CTS o cambio de su tarjeta de
débito, el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros debe consultar a través de la
oa
opción 12 Operaciones/ 21 Contratos por clientes pasivos, si tiene el contrato
multiproducto vigente, de no estar vigente deberá realizar el mantenimiento de los
ov
contratos, para esto ejecutará la transacción 1362 Mantenimiento de Contratos.
lN
...
j. El responsable de la entrega procede a entregar el(los) talonario(s) de Órdenes de Pago
ue
a la persona responsable de recogerlos para lo cual debe contar las órdenes de pago de
cada talonario verificando: cantidad, que las órdenes de pago estén ordenadas de forma
correlativa y que el talonario se encuentre debidamente compaginado y engrapado.
ig
k. Una vez que la persona responsable de recogerlos haya recibido el(los) talonario(s) de
M
Órdenes de Pago y muestre su conformidad procede a consignar su firma y su número de
D.O.I en el “Comprobante Entrega de Talonario de O/P”, este comprobante también debe
estar sellado y visado por el responsable de la entrega.
ra
l. El “Comprobante Entrega de Talonario de O/P” debe archivarse en el movimiento diario
pa de la ventanilla responsable de la entrega.
6.6. CUENTA AHORRO A PLAZO FIJO: Se incluye la validación con RENIEC.
6.7.3. ....
Se precisa que con el cambio de apoderados No se debe imprimir nuevos contratos
da
ni cartillas de información.
la
PROCEDIMI 10.1.2.3 Si se trata de operaciones de ingreso de dinero en cuenta ahorro, ahorro con
ENTOS DE órdenes de pago y ahorro a plazo fijo se solicitará al cliente, su DOI, que inserte su tarjeta
co
OPERACIO de débito y digite su clave secreta por el pin pad. En caso de DNI vencido se debe
NES EN verificar en la página de RENIEC que los datos y la firma coincidan con el DNI, luego de
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EFECTIVO: realizar esta validación debe archivar el prind de RENIEC en el movimiento de
3.
operaciones.
.0
10.2. Operaciones de salida de dinero:
10.2.2. En el caso del DNI debe verificarse la firma, fotografía y el estado de conservación
27
del mismo, el que de presentarse deteriorado debe ser rechazado. Así mismo si el DNI está
vencido se debe verificar en la página de RENIEC que los datos y la firma coincidan con
el DNI, luego de realizar esta validación debe archivar el prind de RENIEC en el
oa
movimiento de operaciones.
ov
11.1. MONEDA NACIONAL:
11.1.3. Las Agencias Receptoras deberán enviar con cargo la copia de la Constancia
junto con el billete o moneda presuntamente falso o adulterado al Asistente de Tesorería
lN
11. DINERO de la Oficina Principal o a la Agencia Centralizadora de acuerdo a lo establecido en el
ADULTERA "Procedimiento de Registro y Envío de Presuntas Falsificaciones en Moneda Nacional al
ue
DO, FALSO Banco Central de Reserva del Perú (BCRP)", para que posteriormente sean enviadas al
O DE BAJA Banco Central de Reserva del Perú. Las Agencias Receptoras deberán enviar las
CALIDAD constancias al responsable de su respectiva Agencia Centralizadora al día siguiente de
ig
producida la retención de la presunta falsificación siempre y cuando la Agencia
M
Receptora se encuentre dentro de su provincia y semanalmente (día viernes o día hábil
anterior) para las agencias ubicadas fuera de la provincia
ra
11.2. MONEDA EXTRANJERA:
pa11.3. Respuesta y devolución de billetes auténticos:
11.3.1. Cuando el billete en moneda nacional y moneda extranjera retenido es auténtico,
el Asistente de Tesorería de la Oficina Principal o el responsable en la Agencia
Centralizadora informa vía correo electrónico a la Agencia u Oficina que efectuó la
da
retención, que el billete retenido es auténtico y que procedan a la devolución del billete
al cliente o usuario. El Asistente de Tesorería de la Oficina Principal o el responsable en la
la
14. motivos:
CANCELA
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CIONES DE 14.8.1.1. A solicitud del cliente: Se podrá realizar en cualquier momento aún cuando no
3.
CUENTAS cumpla los 10 años de vigencia y se deberá verificar que el cliente no tenga asociado
ningún producto de ahorro vigente.
.0
La cancelación de contratos la debe realizar el Supervisor de Servicios Financieros o el
Administrador de Agencia de forma presencial, para lo cual deberá realizar la
27
identificación positiva del cliente.
14.8.1.2. Por normas prudenciales generales: A solicitud de la CMAC PIURA S.A.C.
14.8.1.3. Por normas prudenciales - Lavado de Activos: A solicitud de la CMAC PIURA S.A.C.
oa
14.8.2. El Supervisor de Servicios Financieros o Administrador de Agencia deberá ingresar a
la opción 12 Operaciones, 51 Cancelación de contrato multiproducto ahorros; en seguida
ov
el sistema emitirá la constancia de cancelación, la misma que debe ser firmada por el
cliente (sólo cuando se trate del motivo "A solicitud del cliente") y custodiada en el File
denominado "Constancias de resolución de contratos de productos pasivos"
lN
14.8.3. El sistema SOFIA cancelará de forma automática los contrato multiproducto que
tenga una periodicidad mayor a 10 años contados a partir de la cancelación de la última
ue
cuenta asociada al contrato.
17.1. ...
ig
2. Vigencia de poder actualizada (persona jurídica) hasta con diez días de antigüedad con
M
17. firma y sello del administrador o funcionarios autorizado o verificar la existencia de la
DESEMBOL consulta SUNARP debidamente firmada por el Administrador de Agencia, Jefe o Sub Jefe
SO DE de Créditos en la cual se acredite que los representantes legales que se encuentran
ra
CRÉDITOS registrados en SUNARP sean los mismos que están firmando el desembolso. Verificar la firma
pa y sello del Asesor de Finanzas Empresariales que registró o realizó la actualización de los
datos del cliente en el sistema SOFIA en el Formulario de Información Básica del Usuario.
3. Solicitud de crédito y/o resolución de créditos sin enmendaduras, borrones o manchas,
conteniendo: ...
da
17.4. Realizar la identificación positiva del cliente (persona natural o persona jurídica) y
la
verificar el DOI (DNI, CE) original y la vigencia del mismo. En caso el DNI esté vencido, se
debe verificar en la página de RENIEC que los datos y la firma coincidan con el DNI, luego
ro
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considerará el mismo día propuesto por el Asesor de Finanzas Empresariales o Personales
3.
pero el mes siguiente, como fecha de pago de la primera cuota. El sistema SOFIA emitirá
un mensaje de alerta que deberá ser comunicado al cliente, donde se precisa que la fecha
.0
pago de la primera cuota puede cambiar, así mismo mostrará dos opciones: Si / No.
Si se selecciona la opción "Si", automáticamente se continuará con el desembolso y el
27
sistema SOFIA hará el cambio antes mencionado agregando 30 días a la fecha
propuesta de la primera cuota, en este caso no requiere clave de supervisor.
En caso se seleccione la opción "No", el sistema aceptará la fecha propuesta de la
oa
primera cuota del préstamo y no agregará los 30 días adicionales, en este caso
solicitará clave de supervisor para proceder con el proceso de desembolso.
ov
17.6.9. Al ejecutar la transacción 6525 el sistema-SOFIA imprime los siguientes documentos:
Primer Comprobante “Nota de abono” (cuando el crédito es con abono en cuenta),
lN
el cual se emite en impresora térmica.
Primer Comprobante de Desembolso, el cual se emite en impresora térmica.
ue
Primer Cronograma de Pagos.
Segundo Cronograma de Pagos.
Dependiendo del número de cuotas la segunda Nota de Abono y el segundo
ig
Comprobante de Desembolso se imprimirán en el reverso de dicho cronograma o
M
en su defecto en una hoja adicional.
02 Hojas Resumen
02 Contratos Multiproducto, cuando corresponda.
ra
Pagarés:
pa Créditos Minoristas y Créditos Personales: 2 pagarés
Créditos no Minoristas, hipotecarios y automáticos: 3 pagarés
gravables.
ia
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Solicitud de 26.02.2018 4.9 Todo el -Se actualiza la denominación de Unidad de Riesgos a Gerencia de Riesgos, Unidad de 12.03.2018
3.
Revisión de document Auditoría Interna a Gerencia de Auditoría Interna.
Documentos o
.0
Normativos
No 2018-009-
27
OPE
4. Registro - Se agrega en el punto 4.1.2. Fuentes de información al Carné de Identidad y el Permiso
oa
de clientes Temporal de Permanencia dentro de los documentos oficiales de identidad de donde se
tomarán los datos generales de identificación de los clientes.
Solicitud de
ov
Revisión de 06.03.2018
-Se agrega en el numeral 1 del punto 4.1.9.1. Personas naturales los siguientes códigos
Documentos
válidos que se deben usar:
Normativos
lN
No 2018-010-
7=Carné de Identidad
OPE
8=Permiso Temporal de Permanencia
ue
- Se actualiza en el numeral 8 del punto 4.1.9.2. Personas jurídicas el valor de la magnitud
ig
de la empresa Grande a mayor a 2300 UIT.
6. Abrir - Se agrega en el numeral 6.2.10.1.3 los siguientes códigos de D.O.I: 7= Cedula de Identidad
M
cuentas y 8=Permiso Temporal de Permanencia.
nuevas
ra
- Se agrega el punto 6.9 Movimiento de cuenta en el mes actual y 6.10. Movimientos
mensuales de cuenta. Indicando en estos puntos que cuando el Supervisor de Servicios
pa
Financieros o el encargado de Agencia u Oficina solicite el reporte R6101644 “Estados de
Ahorro a la Fecha” o el reporte R6101738 “Movimiento de Cuenta Entre Fechas”, deberá
ejecutar lo establecido en la “Guía rápida para la emisión de reportes: Movimiento de
da
os del
SPLAFT -Se especifica en el punto 7.2.2.5. que la Tarjeta de Registro de Firmas de persona jurídica,
nt
sólo aplica para aquellos clientes con Cuentas Ahorro con Órdenes de Pago.
8. -Se agrega en el punto 8.5.2. al Carné de Identidad y Permiso Temporal de Permanencia,
co
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necesitan -Se agregan los puntos 8.3.1. y 8.3.2., indicando que los extornos en cuentas de ahorro, sólo
3.
clave de podrán ser utilizados por el titular de la cuenta; por ningún motivo el personal de la
supervisor plataforma de operaciones puede realizar extornos sin la presencia del cliente.
.0
12. - Se agrega en el punto 12.1. al Carné de Identidad y Permiso Temporal de Permanencia
27
Operacion dentro de los documentos oficiales de identidad.
es con
órdenes
oa
de pago
16. - Se actualiza el punto 16.1. Depósitos en cuenta ahorro y cuenta ahorro con órdenes de
ov
Depósitos pago, indicando:
y pagos -Si los datos del comprobante del depósito en banco están correctos se debe proceder a
de cuotas ejecutar la transacción 1295 Abonos por depósito en bancos de acuerdo a lo establecido
lN
a través de en el “Manual de usuario Transacción 1295 Abono por depósito en banco”. Si la transacción
depósitos se realizó utilizando la opción “Carta”, debe ser autorizada en el sistema – SOFIA mediante
ue
efectuado clave de supervisor.
s en - El sistema – SOFIA emite el comprobante 1295 Abono por depósito en bancos y debe ser
bancos entregado al cliente. Si los clientes no se encuentran presentes, los comprobantes deben
ig
ser engrapados junto a la copia fotostática de los comprobantes de depósitos en bancos y
guardados junto con el reporte de “Relación de abonos en cuenta de ahorro con depósito
M
en banco en el día”, reporte que debe ser sellado y firmado por el Supervisor de Servicios
Financieros para luego ser guardado en un archivador denominado “Depósitos en Bancos
ra
– Cuentas de Ahorro” de la agencia u oficina (Nombre de la Agencia). Estos reportes deben
ser guardados en este archivador, ordenados cronológicamente por día y tenerlos a
pa
disposición de los Órganos de Control con una antigüedad de por lo menos un mes, pasado
este tiempo se enviarán al archivo general para su custodia.
17. - Se agrega en el punto 17.4 al Carné de Identidad y Permiso Temporal de Permanencia
da
créditos
29. Anexo - Se agregan las siglas C.I. y P.T.P. para el Carné de Identidad y Permiso Temporal de
ro
de
bloqueo/d
co
esbloqueo
de cuenta
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ÍNDICE
18
2. ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO 15
3. ATENCIÓN AL CLIENTE 39
20
4. REGISTRO DE CLIENTES 41
5. EJECUCIÓN DE TRANSACCIONES EN EL "SOFTWARE FINANCIERO AUTOMATIZADO"
3.
(SOFIA): 53
.0
6. ABRIR CUENTAS NUEVAS: 54
27
7. PRINCIPALES LINEAMIENTOS DEL SPLAFT: 77
8. TRANSACCIONES QUE NECESITAN CLAVE DE SUPERVISOR 81
9. CIERRE DE OPERACIONES 83
oa
10. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIONES EN EFECTIVO: 87
ov
11. DINERO ADULTERADO, FALSO O DE BAJA CALIDAD: 97
12. OPERACIONES CON ÓRDENES DE PAGO: lN 103
13. RETIRO DE CUENTAS MANCOMUNADAS: 103
14. CANCELACIONES DE CUENTAS 104
ue
BANCOS: 110
M
TRÁNSITO: 141
26. ANEXO N° 06: FORMATO DE CONTROL INTERNO PARA DESEMBOLSOMANUALDE
co
CRÉDITOS 142
27. ANEXO N° 07: SEÑALES DE ALERTA QUE DEBEN IDENTIFICARSE EN EL DESEMBOLSO
ia
DE CRÉDITOS: 143
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Procedimiento de operaciones
OBJETIVO:
El presente documento presenta los procedimientos a seguir en la atención de las
transacciones, tareas y funciones de los Asesores y Supervisores de Servicios Financieros o
quien las ejecute, en la atención de operaciones pasivas (captación de depósitos) o activas
(préstamos) que se realicen para atender directamente al público o en las labores
administrativas propias que se deriven de la atención al público.
DEFINICIONES:
18
- Encargado de agencia u oficina: Es el Administrador de agencia, Jefe de Oficina Especial
Libertad o encargados de Oficinas Especiales.
20
- SOFIA: Software financiero automatizado.
3.
1. DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA DE LAS OPERACIONES
1.1 EMISIÓN Y RECEPCIÓN
.0
1.1.1 USO DE TINTA AZUL O NEGRA: Todos los libros, registros y documentos que sustenten
las operaciones, órdenes de pago, formatos, entre otros, deben estar sin borrones
27
ni enmendaduras, estar escritos con tinta azul o negra, no debiendo utilizar ni
permitir el uso de tinta roja, verde, plumones o lápiz.
oa
1.1.2 SELLO DE RECIBIDOR PAGADOR: En la atención de operaciones con el público, que
involucren entrega o recepción de dinero en efectivo es obligatorio el uso del sello
ov
de Recibidor Pagador, el cual identifica la fecha y Asesor o Supervisor de Servicios
Financierosque está realizando la operación, así como de poner su visto bueno,
lN
dicho sello se colocará en la parte posterior e inferior del comprobante emitido.
1.1.3 FEDATEO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS: Toda copia de documentos recibidos de los
clientes debe ser verificada con el original y luego colocar el sello “copia fiel del
ue
original” y la firma y sello del funcionario que recabó la documentación, en este
caso el empleado actúa como fedatario de dichos documentos.
ig
terceros por cuenta propia. Así mismo, no está permitido registrar en su cajero
operaciones de sus familiares. Tampoco está permitido el cambio de efectivo para
ra
2. ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO
2.1 HABILITACIONES DE EFECTIVO:
da
18
No está permitido entregar dinero de la bóveda sin que se realice la respectiva
habilitación en el sistema-SOFIA, así mismo las habilitaciones recibidas deben
20
registrarse inmediatamente en el SISTEMA-SOFIA.
3.
designado para llevar la Bóveda en Moneda Nacional o Extranjera de su Agencia,
.0
Área u Oficina, después de haber recibido la habilitación de Bóveda de su
agencia u Oficina, es el responsable de realizar las habilitaciones al resto de los
27
Asesores o Supervisores de Servicios Financieros. Las habilitaciones entre Asesores y
Supervisores de Servicios Financieros deben ejecutarse con la transacción 5030
Enviado a Otra Ventanilla y recibirse con la transacción 5020 Recibido de Otra
oa
Ventanilla.
2.1.4.1. Transacción 5030 Enviado a Otra Ventanilla.- Al ejecutar esta transacción el
ov
sistema-SOFIA validará que el Asesor o Supervisor de Servicios
Financierostenga en su ventanilla saldo suficiente para poder realizar la
lN
habilitación, de lo contrario no le permitirá realizar dicha habilitación,
emitiendo el siguiente mensaje “Disponible es Menor que Habilitación”. El
ue
sistema-SOFIA solicita los siguientes datos:
Moneda: Se debe digitar o seleccionar con la tecla función F4=Ayuda
ig
pendiente de recibir.
ro
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Procedimiento de operaciones
Conformidad: En este campo se confirmará si la habilitación recibida es
conforme o no, para esto se debe presionar la tecla función F4=Ayuda
y seleccionar el código S si es conforme o el código N si no es Conforme:
Si el recuento del dinero está conforme en cuanto a cantidad,
calidad y moneda se debe seleccionar S=SI para recibir la
habilitación.
Si el recuento del dinero no está conforme en cuanto a cantidad,
calidad y moneda se debe seleccionar N=NO para rechazar la
18
habilitación y devolverla automáticamente a la ventanilla del Asesor
o Supervisor de Servicios Financierosque realizó el envío.
20
Después de verificar que los datos registrados estén correctos,
grabamos la transacción presionando dos veces Enter.
El sistema-SOFIA no permitirá que se continúen registrando
3.
transacciones si no se recibe la habilitación, en estos casos el sistema-
.0
SOFIA emitirá un mensaje indicando que tiene habilitaciones pendientes
por recibir.
27
2.1.4.3. Habilitaciones Rechazadas.- Las habilitaciones rechazadas serán devueltas
alAsesor o Supervisor de Servicios Financierosque realizó la habilitación y
deben ser extornadas. El sistema-SOFIA no permitirá que se continúen
oa
registrando transacciones si se tienen habilitaciones rechazadas, en estos
casos el sistema-SOFIA emitirá un mensaje indicando que tiene
ov
habilitaciones rechazadas por extornar.
2.1.4.4. No está permitido que el Asesor o Supervisor de Servicios
lN
Financierosentregue dinero de su ventanilla a otra ventanilla sin que se
realice la respectiva habilitación en el sistema-SOFIA.
ue
2.1.4.5. Cuando el encargado de bóveda de la agencia, área u oficina, por motivos
de habilitaciones simultaneas enviadas por los Asesores o Supervisores de
ig
y valores recibidos.
ro
2.1.6.1 Ejecutar la transacción 5505 “Cuadre Parcial de Medio Día” para detallar el
efectivo que mantiene en su cajero producto de sus operaciones, ya sea en
ia
Página 17 de 147
Procedimiento de operaciones
presentará una opción “Aprobación de Cuadre Parcial” en donde debe
ingresar su usuario y clave secreta.
2.1.6.4 Después de la aprobación del cuadre parcial en el Sistema-SOFIA, como se
indica en el párrafo anterior, el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosdebe
custodiar su dinero en la caja fuerte de la pre bóveda; y, posteriormente podrá
retirarse de la agencia u oficina para su descanso intermedio o para su hora de
refrigerio.
2.1.6.5 Diferencias encontradas: Si el cuadre resultante con la transacción 9900 arroja
18
diferencias de sobrante o faltante mayor a los rangos permitidos establecidos
en el numeral 2.1.6.2 de este documento, se debe proceder de acuerdo al
20
numeral 2.1.7.1 “Diferencias Encontradas”; por lo tanto si las diferencias
subsisten después del recuento y verificación de operaciones, dichas
diferencias se deben registrar utilizando las transacciones implementadas para
3.
tal fin: 5530 Sobrante por Identificar y 5540 Faltante por Regularizar, cuyo
.0
procedimiento se debe efectuar de acuerdo al numeral 2.1.7.2 “Procedimiento
para Registrar Transacciones de Faltante, Sobrante, Reposición de Faltante y
27
Regularización de Sobrante” del Procedimiento de Operaciones”. Reiterando
que todo faltante debe ser repuesto en el mismo día, sólo con autorización de
Gerencia o del Jefe de Operaciones puede quedar pendiente para ser
oa
regularizado al día siguiente hábil de haber ocurrido la diferencia.
2.1.6.6 La transacción 5505 “Cuadre Parcial de Cajero” no mueve efectivo, por lo que
ov
no se registra contablemente pero SI se registrará en el Cuadre Operativo de
Cajero. En tal sentido, el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosmantendrá
lN
el mismo efectivo para seguir operando en su segundo turno de trabajo,
debiendo continuar con normalidad la realización de operaciones para la
ue
atención al público.
2.1.6.7 Si el Supervisor de Servicios Financieros, Encargado de agencia u oficina no
ig
2.1.7 RESULTADO DEL CUADRE: Si el dinero recontado corresponde con la información del
nt
cuadre operativo de tarjetas, movimiento por cajero y detalle de billetaje de todos los
Asesores y Supervisores de Servicios Financieros de la agencia u oficina.
op
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Procedimiento de operaciones
debe ser repuesto en el mismo día en que ocurrió dicha diferencia, estos eventos
deben ser informados a la Unidad de Riesgo como Riesgo Operativo a través de
los medios dispuestos por esta Unidad y cuando son sobrantes o faltantes mayores
o iguales a S/ 100.00 o su equivalente en moneda extranjera, el hecho debe ser
comunicado al Encargado de agencia u oficina, quien a su vez realizará el
respectivo informe al Área de Operaciones con copia a la Unidad de Auditoría
Interna.
2.1.7.1.1 Registro de Arqueos de Faltantes y Sobrantes.- cada vez que existan diferencias
18
(sobrantes o faltantes) en los cuadres de efectivo del Asesor o Supervisor de
Servicios Financieros, ya sea en el cuadre parcial de medio día o en el cuadre
20
del final del día, el responsable de agencia u oficina o un Supervisor de Servicios
Financieros diferente al que haya originado la diferencia debe realizar
obligatoriamente un arqueo de efectivo del responsable de la diferencia, los
3.
resultados de dicho arqueo deben ser registrados en el Sistema SOFIA siempre
.0
y cuando el sobrante o el faltante sea igual o mayor a S/ 20.00 o a US$ 10.00.
27
2.1.7.2 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR TRANSACCIONES DE FALTANTE, SOBRANTE,
REPOSICIÓN DE FALTANTE DE VENTANILLA Y REGULARIZACIÓN DE SOBRANTE.-
2.1.7.2.1 SOBRANTE DE VENTANILLA
oa
2.1.7.2.1.1 Todos los sobrantes de Caja mayores a S/5.00 (Cinco Soles)
obligatoriamente deben registrarse con la transacción 5530 SOBRANTE
ov
POR IDENTIFICAR desde la pantalla “Ingreso de Transacciones en Línea”,
de esta manera el importe sobrante se registrará como una operación
lN
pendiente por identificar, la cual debe ser regularizada máximo dentro
de los quince (15) días calendarios posteriores a la fecha en que ocurrió
ue
dicho sobrante.
2.1.7.2.1.2 Al ejecutar esta transacción el sistema SOFIA muestra la pantalla de
ig
moneda extranjera.
Transacción Origen: Seleccionar o digitar la transacción 5505 si
pa
Página 19 de 147
Procedimiento de operaciones
18
reposición del faltante no se puede efectuar en el mismo día por el Asesor
o Supervisor de Servicios Financieros responsable de la diferencia, sólo
20
con la debida autorización de Gerencia o del Jefe de Operaciones,
dicho importe seguirá registrado como un faltante pendiente por
regularizar.
3.
2.1.7.2.2.1.1 En caso el faltante no pueda ser identificado y repuesto en el
.0
mismo día, los responsables de agencia u oficina deberán
enviar inmediatamente vía correo electrónico un informe
27
dirigido al Jefe de Operaciones, quién determinará las
condiciones de la diferencia y coordinará la autorización
brindada por la Gerencia, de ser el caso, para que el faltante
oa
quede pendiente y sea regularizado al día siguiente hábil de
haber ocurrido la diferencia, de acuerdo a la norma vigente.
ov
2.1.7.2.2.2 Al ejecutar esta transacción el Sistema-SOFIA muestra la pantalla de
“Autorización de Supervisor”, el Supervisor de Servicios Financieros debe
lN
autorizar esta transacción registrando su usuario y su clave, el sistema
solicita los siguientes datos:
ue
Moneda: seleccionar 01 si es moneda nacional y 02 si es en moneda
extranjera.
ig
Página 20 de 147
Procedimiento de operaciones
461909090000 Si es en Moneda Nacional o en la 462909090000 Si es en
moneda extranjera.
18
solicita los siguientes datos:
Moneda: seleccionar 01 si el faltante registrado es en moneda nacional y
20
02 si el faltante registrado es en moneda extranjera.
Número de referencia: digitar el número de referencia generado por la
transacción 5540 “FALTANTE POR REGULARIZAR”.
3.
2.1.7.2.3.2 Al registrar los datos solicitados, la información se valida presionando la tecla
.0
Enter y el sistema-SOFIA muestra automáticamente el usuario, la fecha y el
total efectivo faltante que se registró con la transacción 5540 “Faltante por
27
Regularizar”, adicionalmente el sistema solicita la siguiente información:
GLOSA: en este campo se debe escribir el motivo de la reposición, el
nombre del usuario y la fecha en que se registró el faltante. Por ejemplo,
oa
si el Usuario “ABCD” ejecutó la transacción 5540 Faltante por Regularizar
el 17 de mayo del 2017 por un importe de S/1,00.00, al momento de
ov
realizar la transacción 5550 “Reposición de Faltante por Regularizar” en el
Glosa se debe escribir: Reposición de Faltante de ABCD del día
lN
17/05/2017, se digitó un monto mayor al entregado por el cliente.
2.1.7.2.3.3 Después de escribir la GLOSA, esta información se valida presionando la tecla
ue
Enter, se deben verificar los datos y se debe proceder a grabar la información
con la tecla función F5=Grabar, seguidamente el sistema-SOFIA muestra una
ig
no genera comprobante.
2.1.7.2.3.4 Al realizar el cuadre de la Agencia, Área u Oficina, el supervisor responsable
ra
2.1.7.2.4.1 Los sobrantes registrados por los Asesores y Supervisor de Servicios Financieros
deben ser regularizados por la agencia responsable únicamente cuando se
la
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Procedimiento de operaciones
devolución en efectivo y luego se ejecuta la transacción correspondiente
para el abono de cuenta o la amortización del crédito.
2.1.7.2.4.5 Si una agencia u oficina tiene un Sobrante pendiente debidamente
registrado con la Transacción 5530 “Sobrante por Identificar” cuyo registro se
encuentra dentro de los 15 días de plazo normado en el Procedimiento de
Operaciones y se identifica la causa de la diferencia, el cliente se debe
apersonar a la agencia de Caja Piura para solicitar la devolución respectiva,
como se indica a continuación:
18
2.1.7.2.4.5.1 Cliente debe llenar el formato de “solicitud de devolución de efectivo”
que se encuentra publicado en el sistema-infoline en la ruta
20
publicaciones/ indice temático/ normatividad interna/ ahorros/
formatos/ formato de solicitud de devolución de efectivo y adjuntar
copia fotostática de su D.O.I. en esta solicitud el cliente debe registrar la
3.
información solicitada, colocar su firma, número de D.O.I y su huella
.0
digital; asimismo este formato debe estar debidamente firmado y
sellado por el Supervisor de Servicios Financierosy por el Encargado de
27
agencia u oficina.
2.1.7.2.4.5.2 El Supervisor de Servicios Financierosdebe hacer llegar al Área de
Operaciones a través de los correos electrónicos del Jefe de
oa
Operaciones o de los Asistentes de Administración de Operaciones el
Formato de Solicitud de Devolución de Efectivo adjuntando copia del
ov
D.O.I del cliente, así mismo en la copia del D.O.I se debe consignar el
sello y firma del Supervisor de Servicios Financieros y el sello de “copia
lN
fiel del original” en señal de fedateo.
2.1.7.2.4.5.3 El Área de Operaciones realizará las verificaciones respectivas y emitirá
ue
el Proveído por el mismo medio para la devolución correspondiente.
2.1.7.2.4.5.4 La agencia u oficina responsable debe proceder a realizar la
ig
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Procedimiento de operaciones
enter, se deben verificar los datos y se debe proceder a grabar la
información con la tecla función F5=grabar,seguidamente el sistema-
SOFIA muestra una ventana de consulta “Desea ejecutar la transacción
SI NO”, al elegir “SI” muestra la ventana solicitando “Autorización de
Supervisor”.Esta transacción no emite comprobante.
2.1.7.2.4.6.4 El Asesor o Supervisor de Servicios Financierosque ejecutó la transacción
5560 regularización de sobrante por identificar debe archivar en su
movimiento del díala copia del D.O.Idebidamente fedateado y el
18
formato de solicitud del cliente con el proveído del Area de
Operaciones.
20
2.1.7.2.4.6.5 El original del “Formato de Solicitud de Devolución de Efectivo” debe
guardarse en un archivo denominado “Sobrantes Devueltos a Clientes”
de su respectiva agencia u oficina, en este formato se debe consignar
3.
la fecha en que se hizo la devolución, para lo cual deberán colocar la
.0
siguiente glosa: “devolución regularizada el día __/__/____ por el usuario
____________________________”.
27
2.1.7.2.4.6.6 Al realizar el cuadre de la agencia, área u oficina, el Supervisor
responsable de esta función debe verificar que en el cuadre contable
por sección el importe de la regularización del sobrante se registre
oa
correctamente: se debe registrar en él debe de la cuenta 2918060100......
si es en moneda nacional ó 2928060100..... si es en moneda extranjera y
ov
también en el haber de las cuentas de caja 111102__00.... para moneda
nacional ó 112102__00.... para moneda extranjera.
lN
2.1.7.2.4.6.7 El Area de Operaciones procederá a la regularización de todos los
sobrantes pendientes de identificar que hayan cumplido los 15 días de
ue
plazo establecidos en el presente procedimiento de operaciones, y
cuyas causas que originaron las diferencias no hayan sido identificadas
ig
aun cuando no hayan cumplido los quince (15) días calendario. en tal
sentido, si una agencia tuviera un sobrante pendiente de identificar por
ra
Página 23 de 147
Procedimiento de operaciones
o en la ventanilla responsable de la habilitación de los cajeros automáticos.
18
Reglamento de Seguridad y a las exigencias de las pólizas de seguro contratadas
para tal efecto.
20
Con la finalidad de reducir el número o frecuencia de envíos o recepción de dinero
entre Agencias o hacia las entidades bancarias, el Encargado de agencia u oficina
debe analizar el flujo de caja de la Agencia u Oficina a su cargo e identificar los días
3.
o periodos de mayor demanda o ingreso de dinero, especialmente mantenerse
.0
informado sobre la proyección de los desembolsos de créditos, evitando hacer
envíos de dinero que necesitará luego de algunos días.
27
De existir el servicio de trasporte de valores en la localidad sede de la Agencia u
Oficina Especial, el encargado de agencia u oficinadeberá solicitar el uso de este
servicio, especialmente en los meses de mayor riesgo como junio-julio y noviembre-
oa
diciembre.
El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros responsable de llevar la bóveda de la
ov
Agencia, Área u Oficina debe hacer el recuento del efectivo y armar la remesa o
valija en el ambiente de la Pre Bóveda, poniendo especial cuidado en no evidenciar
lN
ante el público que se está trasladando sobres o bolsas con efectivo hacia ese
ambiente.
ue
Después de hacer el recuento y haber preparado la remesa a enviar, monto que
debe coordinarse de acuerdo a la cobertura de seguro de su Agencia u Oficina, se
ig
debe guardar dicha remesa en la Pre Bóveda. El envío al Banco o local de CMAC
PIURA SAC se debe realizar después de un tiempo prudencial, debiéndose hacer
M
Definiciones:
Encargado de Agencia u Oficina: Es el Administrador de Agencia, Jefe de Área
la
u Oficina.
ro
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Procedimiento de operaciones
a. Coordinar telefónicamente y vía correo electrónico con el Jefe de
Tesorería la oportunidad del envío y el importe de dinero
requerido.
b. Llamar a la empresa de transporte de caudales para que traslade
el efectivo.
2. Agencias ubicadas fuera del ámbito Departamento de Piura.
Los funcionarios de agencia que cuenten con los debidos poderes
para el manejo de cuentas de ahorro de CMAC PIURA S.A.C en
18
otras entidades financieras deberán:
a. Enviar una carta debidamente firmada (dos firmas) en original al
20
banco, indicando el importe, cuenta a cargar, detalle de efectivo
y lugar de destino del dinero (Agencia u oficina de CMAC PIURA
S.A.C)
3.
b. Llamar a la empresa de transporte de caudales para que traslade
.0
el efectivo, siempre y cuando en dicha zona exista este servicio.
c. Si no existe el servicio de transporte de caudales, trasladar el
27
dinero desde el banco a nuestras agencias u oficinas respetando
los niveles de cobertura establecidos en el Convenio III “Pérdida
de dinero y/o valores y/o Joyas fuera de locales (en tránsito)” de
oa
la Cobertura de Póliza de Seguro comprensiva contra
deshonestidad 3D.
ov
2.1.10.1.2. RECONTAR Y VERIFICAR: lN
El Responsable de bóveda de la Agencia u Oficina debe:
2.1.10.1.2.1. Entrega de dinero por la empresa de transporte de caudales:
ue
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Procedimiento de operaciones
1. Recontar, verificar la autenticidad del dinero recibido, este
proceso debe realizarse en la ventanilla del Banco, de ser
posible solicitar que dicho recuento se realice en ambientes
diferente a los de atención al público, asegurándose que sea el
mismo funcionario que le atendió el que le acompañe y
presencie el recuento. Es obligatorio realizar el recuento y
verificación antes de abandonar las instalaciones del banco con
la finalidad de realizar oportunamente los reclamos
18
correspondientes.
2. Terminado el recuento debe proceder a guardar el dinero de tal
20
manera que no evidencie ante el público que se está
trasladando efectivo.
3. Dirigirse inmediatamente a la agencia u oficina evitando
3.
distracciones, traslado que debe realizar de acuerdo a lo
.0
establecido en el Anexo N° 05Condiciones de Seguridad para la
Cobertura de Dinero en Tránsito.
27
4. El responsable de bóveday el Encargado de agencia u
oficinadeben guardar absoluta reserva de la hora y día que se
realizará el traslado de dinero.
oa
2.1.10.1.3. CUSTODIAR:
ov
El Responsable de bóveda de la Agencia u Oficina debe guardar el
dinero recibido en las cajas fuertes de la Bóveda o Pre- Bóveda de su
lN
respectiva Agencia u Oficina.
ue
2.1.10.1.4. REGISTRAR:
El Supervisor de Servicios Financieros debe:
ig
2.1.10.1.5. ARCHIVAR:
Página 26 de 147
Procedimiento de operaciones
2.1.10.1.5.1. Recibido de bóvedas:
El comprobante “Entrega de Efectivo a Bóveda” y el Recibo de
Transporte de Valores (si lo hubiera), deben guardarse de forma
cronológica en el archivo denominado “Movimiento de Bóveda de
Agencia u Oficina”. Una copia del comprobante “Entrega de
Efectivo a Bóveda” debe ser devuelta debidamente firmado y
sellado de manera inmediata a la Agencia u Oficina que realizó la
habilitación.
18
2.1.10.1.5.2. Recibido de Bancos a través de la empresa de transporte de
caudales:
20
El comprobante “Recibe Efectivo de Bancos” y el Recibo de
Transporte de Valores, debe guardarse de forma cronológica en el
archivo denominado “Movimiento de Bóveda de Agencia u
3.
Oficina”.
.0
2.1.10.1.5.3. Recibido en las instalaciones del Bancos:
El comprobante de “Recibe Efectivo de Bancos” y copia de la
27
carta de autorización de retiro de dinero, debe guardarse de
forma cronológica en el archivo denominado “Movimiento de
Bóveda de Agencia u Oficina”.
oa
El Archivo del “Movimiento de Bóveda de Agencia u Oficina” está a
ov
cargo de Responsable de bóvedade la Agencia u Oficina.
Página 27 de 147
Procedimiento de operaciones
18
Encargado de agencia u oficina.
20
2.1.10.2.3. ENTREGAR:
El Responsable de bóveda de la Agencia u Oficina debe:
2.1.10.2.3.1. Dinero entregado a la empresa de transporte de caudales:
3.
1. Identificar al agente de seguridad de la empresa de transporte
.0
de caudales, dicho personal debe portar su fotocheck y su DNI
y verificar que se encuentre registrado en el catálogo enviado
27
por la empresa de transporte de caudales. Así mismo se debe
confirmar con el agente de seguridad de la CMAC PIURA S.A.C
el registro de la identificación.
oa
2. Realizar la habilitación a bóveda o a bancos en el sistema SOFIA.
3. Personalmente entregar la bolsa de dinero, el Recibo de
ov
Transporte de Valores y los comprobantes “Entrega de efectivo
a bóveda” (de ser el caso) al agente de seguridad de la
lN
empresa de transporte de caudales. Esta entrega debe
realizarse en el ambiente de Pre-Bóveda.
ue
4. Recibir y verificar que el Recibo de Transporte de Valores cuente
con el sello, firma y DNI del agente de seguridad de la empresa
ig
de transporte de caudales.
5. Comunicar vía correo electrónico al Área de Tesorería o de ser
M
el traslado de dinero.
4. Al momento de ser atendido no perder de vista el dinero
op
2.1.10.2.4. REGISTRAR:
El Supervisor de Servicios Financieros debe:
Página 28 de 147
Procedimiento de operaciones
2.1.10.2.4.1. Registrar la salida del dinero:
1. Si el dinero se envía a otra agencia, a través de la opción de
menú debe ingresar a: 9 Tesorería, 1 Caja y Bóveda, 1 Usuario, 24
Enviado a Bóvedas, el sistema muestra la pantalla envió de
remesas en efectivo, en el campo bóveda destino se debe
pulsar F4:Ayuda y seleccionar la bóveda de la agencia u oficina,
en el campo moneda digitar 01:Moneda Nacional o 02: Moneda
Extranjera y presionar Enter, en el campo importe digitar el
18
monto de dinero enviado y realizar el detalle de efectivo, grabar
la información presionando dos veces Enter.
20
El sistema emite los comprobantes “Entrega efectivo a Bóveda”,
los mismos que deben ser firmados y sellados por el Supervisor de
Servicios Financieros y el Responsable de bóvedade la Agencia
3.
u Oficina.
.0
2. Si el dinero se envía a un banco, a través de la opción de menú
debe ingresar a: 9 Tesorería, 1 Caja y Bóveda, 1 Usuario, 22
27
Enviado a Bancos, el sistema muestra la pantalla Envío de
remesas a bancos, en el campo cuenta bancaria pulsar
F4:Ayuda y seleccionar la cuenta del banco donde se va a
oa
realizar el abono, en el campo moneda digitar 01:Moneda
Nacional o 02: Moneda Extrajera, presionar Enter, en el campo
ov
importe digitar el monto de dinero enviado y realizar el detalle
del mismo, grabar la información presionando dos veces Enter.
lN
El sistema SOFIA emite el comprobante “Enviado a Bancos”, el
mismo que deber ser firmado y sellado por el Supervisor de
ue
Servicios Financieros y el responsable de bóvedade la Agencia
u Oficina.
ig
recepción de la remesa.
pa
2.1.10.2.5. ARCHIVAR:
El Responsable de bóveda debe:
2.1.10.2.5.1. Enviado a bóvedas:
da
oficina.
2.1.10.2.5.2. Enviado a bancos:
nt
agencia u oficina.
2. A través de la empresa de transporte de caudales:
op
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Procedimiento de operaciones
2.1.11 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL MANEJO DE EFECTIVO Y ESPECIES
VALORADAS:
El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros debe tomar las siguientes
medidas de seguridad para el manejo de efectivo (billetes y monedas) y
especies valoradas (cheques, Talonarios de órdenes de Pago, tarjetas de
débito y tarjetas de coordenadas):
a) Todo dinero que se recibe tanto de las operaciones realizadas por los
clientes o por las habilitaciones de efectivo (de ventanilla o bóveda)
18
deben ser custodiadas en los cajones (con llave) de su ventanilla o módulo
de trabajo. Por ningún motivo deben estar en el suelo o sobre el escritorio
20
o en un lugar distinto al cajón.
b) Cuando el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros por algún motivo se
separe de su ventanilla debe dejar los cajones con llave, y debe llevarse
3.
la llave al lugar donde él se desplace. Por ningún motivo se debe dejar la
.0
llave prendida en los cajones o encargarla a los compañeros de trabajo.
c) El dinero que permanece en los cajones de las ventanillas, durante el
27
periodo de atención al público no debe exceder al tope de la cobertura
del seguro para cada ventanilla, conforme a la cobertura de Póliza de
Seguro de cada Agencia, área u oficina. Inmediatamente que se
oa
produzca una operación que lleve a exceder dicho tope, debe
procederse a habilitar el dinero al Responsable de bóveda.
ov
d) El Supervisor de Servicios Financieros designado, de acuerdo a la Póliza de
Seguro establecida para cada agencia, área u oficina es el responsable
lN
de comunicar a los Asesores o Supervisores de Servicios Financieros cuál es
su cobertura durante la atención al público.
ue
e) El Supervisor de Servicios Financieroses responsable de monitorear la
cantidad de dinero que tienen las ventanillas durante la atención al
ig
Página 30 de 147
Procedimiento de operaciones
se debe digitar el monto total que se habilitará; asimismo en las columnas
Billetes y Monedas se debe registrar el detalle por denominación de billetes
y monedas.
2.1.12.1.2 Una vez registrada esta información se debe presionar la tecla Enter dos
veces para validar y grabar la habilitación; el sistema imprimirá dos
comprobantes que se emitirán en impresora matricial, los cuales deben ser
visados y sellados por los responsables de la habilitación (encargado de
agencia o Supervisor de Servicios Financieros que habilitó y el responsable
18
de bóveda que recibe la habilitación); un comprobante es para el archivo
“Movimiento de Bóveda de Agencia u Oficina” y el otro es para el archivo
20
“Movimiento de Pre Bóveda de Agencia u Oficina”.
3.
2.1.12.2.1 Una vez realizada la habilitación descrita en el numeral 2.1.12.1 el
.0
responsable de bóveda de la agencia u oficina debe hacer el recuento
obligatorio del dinero, contrastando lo que recibe físicamente con el
27
detalle que indica el comprobante, y si está conforme recibir la habilitación
en el Sistema-SOFIA a través de la opción de menú 9 Tesorería /2 Caja
Fuerte /1 Usuario/1 Recibido de Bóveda; el Sistema-SOFIA presenta la
oa
pantalla R24M0015 Efectivo Recibido de Bóveda. En caso la habilitación
no esté conforme el responsable de bóveda debe rechazarla para que se
ov
realicen las respectivas regularizaciones.
2.1.12.2.2 El dinero recibido debe ser custodiado en la Caja Fuerte del ambiente de
lN
Pre Bóveda, asimismo el responsable de la bóveda de la agencia u oficina
debe verificar que el monto total custodiado en dicha Caja Fuerte esté
ue
dentro de la cobertura “Dinero en Caja Fuerte” que indica el memorándum
“Cobertura de Póliza de Seguro Comprensiva contra Deshonestidad” de su
ig
y monedas.
2.1.12.3.3 Una vez registrada esta información, el sistema imprimirá dos comprobantes
C
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Procedimiento de operaciones
2.1.12.4 Recepción de Habilitación de Caja Fuerte-Pre Bóveda a Ventanilla:
2.1.12.4.1 Una vez realizada la habilitación descrita en el numeral 2.1.12.3 elAsesor o
Supervisor de Servicios Financierosdestino debe hacer el recuento
obligatorio del dinero, contrastando lo que recibe físicamente con el
detalle que indica el comprobante, y si está conforme recibir la habilitación
en el Sistema-SOFIA desde la pantalla de “Ingreso de transacciones en
Línea” con la transacción 5070 “Recibe Efectivo de Caja Fuerte”. En caso
la habilitación no esté conforme debe rechazarla para que se realicen las
18
respectivas regularizaciones.
2.1.12.4.2 Después de digitar el número de referencia el responsable de recibir la
20
habilitación debe presionar la tecla función F4, el sistema-SOFIA muestra la
ventana “Habilitaciones de Caja Fuerte Pendientes” aquí se visualiza el
Número de Referencia, Moneda, Monto, Usuario Origen y Cajero Destino,
3.
en esta pantalla se debe presionar la tecla enter dos veces para grabar la
.0
información y operación. Esta transacción no emite comprobante.
2.1.12.4.3 Cabe señalar que el sistema-SOFIA no permite que elAsesor o Supervisor de
27
Servicios Financieros destino continúe realizando transacciones en línea si
es que no ha recibido la habilitación.
2.1.12.4.4 ElAsesor o Supervisor de Servicios Financieros debe custodiar el efectivo
oa
recibido de acuerdo a lo establecido en el numeral 2.1.11 “Medidas de
Seguridad para el Manejo de Efectivo y Especies Valoradas” de este
ov
procedimiento.
lN
2.1.12.5 Habilitación de Ventanilla a Caja Fuerte-Pre Bóveda:
2.1.12.5.1 El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros desde la pantalla de “Ingreso
ue
de transacciones en Línea” debe digitar el código de transacción 5170
“Devuelto a Caja Fuerte” para habilitar efectivo de su ventanilla a Caja
ig
bóveda.
2.1.12.6 Recepción de Habilitación de Ventanilla a Caja Fuerte-Pre Bóveda:
la
que está recibiendo. Una vez registrada esta información se debe presionar
la tecla Enter dos veces para validar y grabar la habilitación; el sistema-
SOFIA imprimirá un (01) comprobante que se emitirá en impresora matricial,
el cual debe ser visado y sellado por los responsables de la habilitación
(Asesor o Supervisor de servicios financieros que habilitó y responsable de
bóveda que recibe la habilitación); este comprobante se anexa al emitido
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Procedimiento de operaciones
en impresora térmica que entregó el usuario que habilitó, debiéndose
guardar en el archivo “Movimiento de Pre Bóveda de Agencia u Oficina”.
2.1.12.6.3 El dinero recibido debe ser custodiado en la Caja Fuerte del ambiente de
Pre Bóveda, asimismo el responsable de la bóvedade la agencia u oficina
debe verificar que el monto total custodiado en dicha Caja Fuerte esté
dentro de la cobertura “Dinero en Caja Fuerte” que indica el memorándum
“Cobertura de Póliza de Seguro Comprensiva contra Deshonestidad” de su
respectiva agencia u oficina.
18
2.1.12.7 Habilitación de Caja Fuerte o Pre-Bóveda a Bóveda:
20
2.1.12.7.1 El encargado de llevar la bóveda de acuerdo a los límites de cobertura de
“Dinero en Caja Fuerte” que figura en el memorándum “Cobertura de
Póliza de Seguro Comprensiva contra Deshonestidad” de su respectiva
3.
agencia u oficina, deberá realizar habilitaciones de Caja Fuerte-Pre
.0
Bóveda hacia Bóveda.
2.1.12.7.2 Al finalizar la atención al público todo el dinero que se encuentra en la Caja
27
Fuerte-Pre Bóveda debe ser habilitado a la Bóveda de su respectiva
agencia u oficina. Al finalizar el día bajo ninguna circunstancia se debe
dejar custodiado dinero en Caja Fuerte-Pre Bóveda.
oa
2.1.12.7.3 Para efectuar la habilitación el responsable de la bóvedaen el Sistema-
SOFIA deberá ingresar a través de la opción de menú 9 Tesorería /2 Caja
ov
Fuerte /1 Usuario/2 Enviado a Bóveda; el Sistema-SOFIA presenta la pantalla
R24M0016 Efectivo Enviado a Bóveda; después de ingresar la información
lN
solicitada (Moneda) se valida presionando la tecla Enter, el sistema-SOFIA
presenta la pantalla Detalle de Efectivo Enviado a Bóveda, en esta pantalla
ue
en el campo Importe se debe digitar el monto total que se habilitará;
asimismo en las columnas Billetes y Monedas se debe registrar el detalle por
ig
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Procedimiento de operaciones
2.1.12.9.1 El responsable de la bóveda de la agencia u oficina permanentemente
debe verificar en el Sistema-SOFIA que las habilitaciones de ingreso o salida
de Caja Fuerte-Pre Bóveda no se encuentren pendientes, todas deben
tener estado “Ingresado” o “Atendido”. Para hacer la verificación descrita
debe ingresar a 9 Tesorería / 2 Caja Fuerte/ 2 Consultas /2 Consulta de
Remesas de Caja Fuerte, presionar la tecla Enter, el Sistema-SOFIA presenta
la pantalla Consulta de Remesas de Caja Fuerte.
18
2.1.12.10 Consulta de Caja Fuerte-Pre Bóveda
2.1.12.10.1 En el Sistema-SOFIA el responsable de bóveda de la agencia u oficina
20
podrá realizar consultas relacionadas al stock de efectivo que se mantiene
en Caja Fuerte-Pre Bóveda a través de la opción 9 Tesorería / 2 Caja Fuerte/
2 Consultas / 1 Consulta de Caja Fuerte / 01 Moneda Nacional o 02 Moneda
3.
Extranjera.
.0
2.1.12.10.2 Al finalizar el día el saldo final de la consulta de Caja Fuerte-Pre Bóveda
debe ser igual a cero.
27
2.1.13 PROCEDIMIENTO DE ARQUEOS DE EFECTIVO:
oa
2.1.13.1 Arqueos Sorpresivos a Ventanillas.
2.1.13.1.1 El Encargado de agencia u oficina o Supervisor de Servicios
ov
Financierosresponsable de realizar el arqueo debe obtener el cuadre
operativo por cajero, acercarse a la ventanilla delAsesor o Supervisor de
lN
servicios financierosa quién le realizará el arqueo y solicitarle que
coloque todo el efectivo recibido producto de sus operaciones, así
ue
como el dinero de Caja Chica (si lo tuviera) sobre el escritorio.
2.1.13.1.2 Recontar el dinero y verificar que esté conforme en cantidad y calidad,
ig
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Procedimiento de operaciones
2.1.13.2.1 El Encargado de agencia u oficina o Supervisor de Servicios
Financierosresponsable de realizar el arqueo debe obtener la Consulta
de Bóveda (detalle de efectivo), si el arqueo lo va a realizar al término
de las operaciones, debe esperar que la bóveda de la agencia, área u
oficina haya terminado todas las operaciones de atención al público.
2.1.13.2.2 El responsable de efectuar el arqueo debe solicitarle al responsable de
la bóveda, que coloque todo el dinero recibido de las ventanillas, así
como el dinero de caja chica si lo tuviera, sobre su escritorio.
18
2.1.13.2.3 Recontar el dinero y verificarlo que esté conforme en cantidad y calidad,
en presencia del responsable de la bóvedaque se está arqueando, el
20
responsable del dinero bajo ninguna circunstancia se debe mover de su
lugar mientras se está haciendo el arqueo, así mismo no debe de perder
de vista el dinero que se está arqueando.
3.
2.1.13.2.4 El responsable de realizar el arqueo debe verificar el dinero que se está
.0
arqueando con la Consulta de Bóveda, colocar un check si es conforme
y un aspa si no lo es luego sellarlo y firmarlo ambos.
27
2.1.13.2.5 Devolver el dinero arqueado al responsable de la bóveda, quién debe
de guardarlo en la bóveda de la agencia, área u oficina cumpliendo lo
establecido con respecto al control dual.
oa
2.1.13.2.6 El responsable de realizar el arqueo debe arquear el dinero que se
encuentra custodiado en bóveda de acuerdo a lo establecido en el
ov
punto 2.1.13.2.3 de este procedimiento. Esto también debe de aplicarse
cuando el arqueo sorpresivo se realiza a cualquier hora del día.
lN
2.1.13.2.7 Registrar el arqueo en el sistema-SOFIA e imprimir el acta la misma que
debe ser anexada en el libro de arqueos de la agencia, área u oficina.
ue
2.1.13.2.8 Esta acta debe ser firmada por el responsable del efectivo, por el
Supervisor de Servicios Financierosy por el encargado de agencia u
ig
oficina.
2.1.13.2.9 De haber diferencia en los resultados del arqueo proceder de acuerdo
M
atención al público.
2.1.13.3.3 El responsable de hacer el arqueo solicita el detalle de efectivo, cuadre
la
libro caja.
2.1.13.3.4 Solicitar al responsable de bóvedatodo el dinero recibido de las
nt
vista el dinero que se está arqueando así mismo debe firmar y sellar estos
reportes.
2.1.13.3.6 El responsable de realizar el arqueo debe verificar el dinero que se está
arqueando con Libro Caja, colocar un check si es conforme y un aspa si
no lo es, posteriormente el Libro Caja debe ser sellado y firmado por el
que ejecuta el arqueo y por el responsable de bóveda.
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Procedimiento de operaciones
2.1.13.3.7 Devolver el dinero arqueado al responsable de bóveda, quién debe
guardarlo en la bóveda de la agencia, área u oficina cumpliendo lo
establecido con respecto al control dual.
2.1.13.3.8 Verificar que el total de dinero esté dentro de la cobertura de la agencia
u oficina.
2.1.13.3.9 Registrar el arqueo en el sistema-SOFIA e imprimir el acta la misma que
debe ser anexada en el libro de arqueos de la agencia, área u oficina.
Esta acta debe ser firmada y sellada por las personas que intervinieron
18
en el arqueo y el Encargado de agencia u oficina. Así mismo cada vez
que haya cambio del responsable de llevar la bóveda de la agencia u
20
oficina, el nombre del nuevo responsable debe registrarse en dicha acta,
quién debe sellarla y firmarla en señal de recibir los fondos conformes
tanto en calidad como en cantidad.
3.
2.1.13.3.10 Verificar la correspondencia entre el movimiento del Libro Caja con el
.0
Asiento Contable y los comprobantes de habilitaciones de efectivo.
Luego debe ser sellado y firmado por el que ejecuta el arqueo y por el
27
responsable de bóveda.
2.1.13.3.11 Verificar que el cuadre operativo, de la sección, Área o Agencia. no
presente sobrantes o faltantes significativos, luego debe ser sellado y
oa
firmado por el que ejecuta el arqueo y por el responsable de bóveda.
2.1.13.3.12 Verificar los recibos de ingresos y salidas de dinero registrados en el libro
ov
caja verificando la firma y sello de la persona que entrega y la persona
que recibe el dinero. lN
2.1.13.3.13 Devolver el libro caja y el detalle de billetes y monedas utilizado para el
arqueo.
ue
2.1.13.3.14 Hacer el arqueo de los talonarios de órdenes de pago pendientes de
entregar y levantar de puño y letra el “Acta de arqueo de talonarios de
ig
u oficina.
2.1.13.3.15 Efectuar el arqueo de retenciones de depósitos de ahorros y elaborar
pa
Cheques Pendientes”.
op
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Procedimiento de operaciones
usuario y el nombre del usuario que registrará el arqueo.
Sección: En este campo el Sistema-SOFIA automáticamente
muestra el código de la sección y el nombre de la agencia que
está registrando el arqueo.
Moneda: En este campo se debe registrar el código de la moneda
01 para Moneda Nacional y 02 para Moneda Extranjera
Tipo de Arqueo: En este campo al pulsar la techa función
F4=Ayuda el Sistema-SOFIA muestra una pantalla con las
18
siguientes opciones:
Arqueo Sorpresivo
20
Arqueo Mensual
Arqueo por Diferencia
2.1.13.4.3 Si el Encargado de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios
3.
Financierosselecciona arqueo sorpresivo, el Sistema-SOFIA muestra el
.0
campo “A:”, en este campo al pulsar la tecla función F4=Ayuda el
Sistema-SOFIA muestra una pantalla con las siguientes opciones:
27
Ventanilla
Bóveda Caja Fuerte
Caja Fuerte – Pre Bóveda
oa
2.1.13.4.4 Una vez que se haya seleccionado el tipo de arqueo sorpresivo a
realizar, el encargado de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios
ov
Financierosdebe registrar al responsable del efectivo a arquear, para lo
cual en el campo “Responsable” debe digitar el usuario o presionar la
lN
tecla función F4=Ayuda para seleccionar al responsable, al presionar F4
el Sistema SOFIA muestra una ventana con todos los usuarios de la
ue
agencia u oficina. En esta ventana el encargado de Agencia u Oficina
o el Supervisor de Servicios Financieros debe proceder a seleccionar al
ig
trata de un faltante.
2.1.13.4.7 El encargado de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios
ia
tecla función F5= Grabar, una vez que se haya grabado, el encargado
de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios Financieros procederá
C
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Procedimiento de operaciones
2.1.13.4.8 Si el Encargado de Agencia u Oficina o Supervisor de Servicios
Financieros realiza un Arqueo Sorpresivo a Caja Fuerte en Moneda
Nacional, una vez que haya registrado lo solicitado en los numerales
2.1.13.4.1, 2.1.13.4.2, 2.1.13.4.3 y 2.1.13.4.4 de este documento, el
Sistema-SOFIA muestra la pantalla “Arqueo de Efectivo” para registrar
el detalle del efectivo.
2.1.13.4.9 El encargado de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios
Financieros registrará el detalle de billetes y monedas que haya
18
contado y verificado al momento de realizar el arqueo, en el campo
“Importe” registrará el importe total del efectivo verificado,
20
seguidamente presionará Enter, el Sistema SOFIA automáticamente
muestra en el campo Total Calculado el importe registrado y en el
campo Total Efectivo SOFIA el importe del efectivo según el saldo
3.
actual de la Bóveda de Caja Fuerte de la agencia u oficina, si existiera
.0
sobrante o faltante, el Sistema SOFIA mostrará dicho importe en el
campo Diferencia; con signo negativo para indicar que se trata de un
27
sobrante y sin signo para indicar que se trata de un faltante.
2.1.13.4.10 El encargado de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios
Financieros una vez finalizado el registro del arqueo, en este caso
oa
arqueo sorpresivo a Caja Fuerte, procederá a grabarlo presionando la
tecla función F5= Grabar, una vez que se haya grabado, el encargado
ov
de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios Financieros procederá
a imprimir el registro del “Arqueo de Efectivo” presionando la tecla
lN
función F7=Imprimir. La emisión del registro del “Arqueo de Efectivo”
será en impresora láser. Dicho registro deberá ser firmada por el
ue
encargado de Agencia u Oficina, por el Supervisor de Servicios
Financieros y por el Responsable del Efectivo, una vez firmado deberá
ig
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Procedimiento de operaciones
2.1.13.4.14 Si el Encargado de Agencia u Oficina realiza un Arqueo Mensual en
Moneda Nacional, automáticamente el sistema-SOFIA muestra el
campo “Bóveda”. El Arqueo Mensual a Bóveda se realiza el último día
hábil del mes y lo ejecuta el Encargado de agencia u oficina o un
funcionario diferente a los colaboradores del Área de operaciones. Se
realiza una vez que se ha terminado el horario de atención al público.
2.1.13.4.15 El Encargado de Agencia u Oficina una vez que haya registrado lo
solicitado en el numeral 2.1.13.4.4 de este documento, el Sistema-SOFIA
18
muestra la pantalla “Arqueo de Efectivo”, para registrar el detalle del
efectivo.
20
2.1.13.4.16 El encargado de Agencia u Oficina registrará el detalle de billetes y
monedas que haya contado y verificado al momento de realizar el
arqueo, en el campo “Importe” registrará el importe total del efectivo
3.
verificado, seguidamente presionará Enter, el Sistema SOFIA
.0
automáticamente muestra en el campo Total Calculado el importe
registrado y en el campo Total Efectivo SOFIA el importe del efectivo
27
según el saldo actual de la Bóveda de la agencia u oficina, si existiera
sobrante o faltante, el Sistema SOFIA mostrará dicho importe en el
campo Diferencia; con signo negativo para indicar que se trata de un
oa
sobrante y sin signo para indicar que se trata de un faltante .
2.1.13.4.17 El Encargado de Agencia u Oficina una vez finalizado el arqueo
ov
mensual a Bóveda, procederá a grabarlo presionando la tecla función
F5= Grabar, una vez que se haya grabado, el encargado de Agencia
lN
u Oficina procederá a imprimir el registro del “Arqueo de Efectivo”
presionando la tecla función F7=Imprimir. La emisión del registro del
ue
“Arqueo de Efectivo” será en impresora láser. Dicho registro deberá ser
firmada por el encargado de Agencia u Oficina, por el Supervisor de
ig
3. ATENCIÓN AL CLIENTE
nt
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Procedimiento de operaciones
3.1.2 ATENCIÓN PROFESIONAL: Al acercarse el cliente, establecer un contacto visual
dirigiendo la vista hacia su rostro y saludarlo amablemente. Concentrarse en el
cliente, transmitirle nuestro interés y hacerlo sentir que se le da la debida
importancia. Al despedirse se debe hacer con un saludo.
3.1.3 COMPETENCIA: Escuchar con atención lo que manifiesta el cliente, siempre
responder sus preguntas e inquietudes, y dar todas las explicaciones que sean
pertinentes:
i. No responder con frases como: “siempre se ha hecho así”, “así lo hace el
18
sistema”, “no se puede” sin mayor explicación. El uso de estas frases revela que
no se es competente para el puesto que se desempeña y eso lo percibe el
20
cliente.
ii. Nunca se debe interrumpir a un cliente mientras esté hablando.
iii. No comer o beber en presencia o cuando se está atendiendo a los clientes.
3.
iv. No responder el teléfono fijo o celular cuando se está atendiendo a un cliente.
.0
Asimismo, no se deberán utilizar audífonos para escuchar música o contestar
celulares. El uso del celular durante el horario de atención al público está
27
totalmente prohibido.
v. Evitar dejar sólo a un cliente o interrumpir la atención desplazándose a otros
lugares. Si por laguna razón debe retirarse momentáneamente de su puesto de
oa
trabajo, deberá indicárselo al cliente, y evitará prolongar su ausencia más allá
de lo estrictamente necesario así como entablar conversaciones con otros
ov
colegas con los que se encuentre en el camino.
vi. Evitar entablar conversaciones o distraerse en saludar a otros colegas o público
lN
en general mientras se esté atendiendo a un cliente o usuario.
vii. Evitar leer o responder los correos electrónicos durante la atención al cliente.
ue
La atención al cliente siempre debe tener la más alta prioridad en las
actividades que realizamos.
ig
viii. Evitar las carcajadas en frente de los clientes o en los ambientes destinados
para su atención.
M
ix. En el caso que un cliente resulte muy conversador, mencionarle en forma muy
amable que hay otras personas que también esperan ser atendidas, que ha
ra
mayor, guiar al cliente hacia otra persona que le pueda atender inmediatamente
y colocar momentáneamente el letrero de “ventanilla cerrada”. En ningún
co
auto estima y respeto hacia uno mismo y hacia los demás. La cordialidad y
eficiencia en la atención al cliente debe estar complementada con un esmerado
cuidado por la apariencia personal, que incluye la identificación mediante el uso
de fotocheck y el uniforme.
3.1.7 ORIENTACIÓN SOBRE CONSULTAS Y RECLAMOS: Ante el reclamo de un cliente,
brindarle atención e interés, buscando solucionar el problema, evitar agravar o
extender el incidente o proyectar una actitud conflictiva o defensiva. En estos
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Procedimiento de operaciones
casos deberá aplicar el procedimiento de consultas y reclamos para la atención
de clientes y usuarios.
3.1.8 DIFERENCIACIÓN EN EL MERCADO: Tener siempre presente que la forma en que se
atiende al cliente, usuario y público en general proyecta la imagen de la CMAC-
PIURA S.A.C., y es un aspecto muy importante para lograr mantener la preferencia
y confianza de los clientes. Como miembros de la comunidad debemos mantener
una conducta de respeto y servicio acorde con nuestra responsabilidad personal
e institucional tanto dentro como fuera del centro de trabajo, ya que en todo
18
momento representamos a la CMAC-PIURA SAC.
3.1.9 SEGURIDAD.
20
3.1.9.1 Mantener la concentración durante el registro de las transacciones.
3.1.9.2 No permitir que otro usuario use su sesión de trabajo.
3.1.9.3 La contraseña de usuario es de carácter secreto, personal e intransferible,
3.
no deberá ser compartida y no se debería guardar o registrar en ningún
.0
medio. Se considera falta grave si la misma (contraseña) es utilizada por
terceras personas.
27
3.1.9.4 No realizar pruebas de usuario en el ambiente de producción. Las pruebas
de Usuario se realizan a solicitud del Jefe de Operaciones, las cuales serán
comunicadas vía memorando de Gerencia.
oa
3.1.9.5 No realizar operaciones solicitadas telefónicamente, sin que medie de por
medio una solicitud por escrito debidamente autorizada por el cliente titular
ov
y por el administrador de agencia o jefe o encargado de oficina.
4. REGISTRO DE CLIENTES
lN
ue
4.1 REGISTRO DE CLIENTES EN EL SISTEMA-SOFIA:
ig
se tomarán del DNI. Estos datos se deben tomar tal cual son mostrados en dichos
ro
documentos.
4.1.3 VERIFICACIÓN PREVÍA O BÚSQUEDA EN LA BASE DE DATOS: La búsqueda de clientes
nt
cambio en su estado civil, mujeres que asumen el apellido del esposo "de" o
enviudan “viuda de” o por que anteriormente tuvieron otro tipo de documento de
C
identidad como el carné policial o militar o porque fueron registrados como cliente
menor de edad, se puede incurrir en registrar nuevamente a una persona (doble
registro), lo cual perjudica nuestra base de datos.
4.1.4 NOMBRES Y APELLIDOS: Es recomendable realizar la búsqueda de clientes de sexo
femenino, en el sistema, con los apellidos de soltera y de casada para obtener la
seguridad que no se va a realizar un doble registro. Los nombres deben registrarse
tal cual figuran en el documento oficial de identidad, en forma completa, sin utilizar
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Procedimiento de operaciones
abreviaturas o iníciales mucho menos omitir algún nombre ya que se pueden
generar problemas de "homonimia".
4.1.5 Con el documento oficial de identidad en mano se debe efectuar una búsqueda
alfabética en la pantalla de clientes, si dicho cliente ya se encuentra registrado en
el SISTEMA-SOFIA, verificar si sus datos personales han variado, especialmente el
estado civil y preguntarle si su domicilio declarado, teléfono, correo electrónico,
domicilio del DOI han variado. Si no es así, es decir si no se encuentra registrado en
la base de datos del sistema SOFIA, aplicar el procedimiento para clientes nuevos,
18
registrando toda la información solicitada en el sistema – SOFIA e imprimiendo el
formulario de Información Básica del Usuario (Ver Anexo N° 12).
20
4.1.6 REGISTRO ÚNICO E INDIVIDUAL: Cada registro corresponde a un cliente y está
prohibido colocar el nombre de dos personas diferentes en un mismo registro, es
decir registrar algo como "Juan Pérez y/o José Perejil" no debe hacerse. Cada uno
3.
de ellos debe ser registrado de manera independiente.
.0
4.1.7 REPORTE DE REGISTROS DUPLICADOS: Los Asesores o Supervisores de Servicios
Financieros deben reportar al Supervisor de Servicios Financieroso Encargado de
27
agencia u oficina aquellos clientes detectados con doble registro, con la finalidad
de analizar y de ser el caso solicitar mediante informe a la Jefatura de Operaciones
la consolidación de registros. Asimismo, es obligatorio que el Encargado de
oa
agencia u oficina,genere, revise y verifique los reportes sobre datos inconsistentes
de clientes los mismos que, se obtienen del SISTEMA-SOFIA (11 Clientes, 3 Reportes,
ov
4 Datos Inconsistentes) los cuales deben ser corregidos dentro de las 48 horas de
haber ingresado el registro en el sistema – SOFIA.
lN
4.1.8 ADECUADO REGISTRO DEL D.O.I: El registro correcto del tipo y número de
documento oficial de identidad (DOI) es imprescindible, ingresar erróneamente
ue
este dato ocasiona serias dificultades a las bondades de nuestra base de datos,
llegando a ser pasibles de sanciones impuestas por los organismos supervisores
ig
de edad.
4.1.9 MANUAL DE USUARIO: El ingreso de clientes se realiza observando estrictamente las
ra
Registro de Clientes:
4.1.9.1 Personas Naturales
la
tenemos:
1 = DNI
co
2 = Carnet de Extranjería
6 = Menor de Edad
ia
7 = Carné de Identidad
8 = Permiso Temporal de Permanencia
op
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Procedimiento de operaciones
la página web www.migraciones.gob.pe cuando se traten de ciudadanos
extranjeros.
2. Los datos a registrar en el Maestro de Clientes deben ser los mismos que
figuran en el documento oficial de identidad del cliente, como: Nombre, tipo
y número del DOI.
3. Para el registro de cliente nuevos, en nombre del cliente está separado en los
siguientes campos: Apellido Paterno, Apellido Materno, Apellido de Casada,
1º Nombre, 2º Nombre y 3º Nombre.
18
Ejemplos:
Si el cliente tiene por nombre: JUAN HUMBERTO CASTILLO DEL SOLAR, debe
20
ingresarse de la siguiente forma:
Apellido Paterno : CASTILLO
Apellido Materno : DEL SOLAR
3.
1º Nombre : JUAN
.0
2º Nombre : HUMBERTO
Cuando el cliente es mujer casada y tiene por nombre: TATIANA ALEJANDRA
27
GUADALUPE QUIROZ ZAPATA DE SEMINARIO, debe ingresarse de la siguiente
forma:
Apellido Paterno : QUIROZ
oa
Apellido Materno : ZAPATA
Ape. Casada : SEMINARIO
ov
1º Nombre : TATIANA
2º Nombre lN : ALEJANDRA
3º Nombre : GUADALUPE
ue
Para el registro de las personas de sexo femenino que incluyen el apellido del
esposo, no debe incluirse el prefijo DE, éste lo aplica el sistema de manera
ig
Para el registro de las personas de sexo femenino que incluyen el apellido del
la
esposo y han enviudado, no debe incluirse el prefijo VDA DE, VIUDA DE, éste
ro
slash (/) o las letras Y u O), si desean mancomunarlo existe otro proceso.
Recordar que el registro cliente es único.
ia
F = Femenino
M = Masculino
8. Los códigos de Estado Civil válidos son:
C = Casado
D = Divorciado
S = Soltero
V = Viudo
Página 43 de 147
Procedimiento de operaciones
El estado civil debe registrarse tal cual como está consignado en el
documento oficial de identidad, no debemos registrar lo que el cliente
manifieste.
9. La dirección del cliente debe ser ingresada en forma clara, no usar
abreviaturas a no ser el caso que no haya espacio suficiente, debiendo
respetarse el siguiente orden:
1º Tipo de vía : Calle
2º Nombre de la vía : Salvador Allende
18
3º NºVía I : 364
4° N° Vía II : Es opcional
20
5° Otros Datos : Es opcional
6° Departamento : Piura
7° Provincia : Piura
3.
8º Distrito : Piura
.0
9° Zona Geográfica : A.H. San Martín
27
La información debe registrarse como se aprecia seguidamente:
Calle Salvador Allende 364 AH San Martín, Piura, Piura, Piura
oa
10. La Ubicación Geográfica (UBIGEO) se refiere al Departamento, Provincia y
Distrito en donde está viviendo el cliente. Para consultar los códigos válidos
ov
se debe acceder a la ayuda del sistema a través de la tecla F4.
11. La Zona Geográfica (ZONGEO) se refiere a la división dentro de la ciudad
lN
donde radica el cliente. Para consultar los códigos válidos se debe acceder
a la ayuda del sistema a través de la tecla F4.
12. El País de Nacimiento identifica el país donde nació el cliente. Para clientes
ue
con un dígito de control, los dos primeros componentes del RUC son
nt
verificables a simple vista por la persona que está registrando al cliente. Existen
casos de RUC de personas naturales que empiezan con los códigos 15 ó 17
co
del cliente es decir de la cual provienen sus mayores ingresos. Para obtener
op
18
S= Sin Fin de Lucro, seleccionar: Asociación, Consorcio, Fundación,
OSFL-ONG o Fideicomiso.
20
Todas las personas jurídicas con fines o sin fines de lucro deben tener
obligatoriamente el RUC.
3.
3. El registro del número de RUC en el sistema-SOFIA es obligatorio, este número
.0
debe ser de 11 dígitos. Los encargados del registro de datos o identificación
de clientes, de la custodia de las Tarjetas de Registro de Firmas y de las
27
aperturas de cuentas deben utilizar de manera referencial las fuentes oficiales
de identificación de personas, como la Superintendencia Nacional de
Administración Tributaria -SUNAT, a través de las consultas en línea de la
oa
página web http://www.sunat.gob.pe
4. Es obligatorio ingresar el Código CIIU que corresponde a la Actividad
ov
Económica principal del cliente. Para visualizar los códigos CIIU válidos se
debe presionar la tecla F4. lN
5. En el campo Registro Mercantil se debe ingresar el Número de Registro
asignado por la Oficina Registral Regional de la SUNARP cuando se inscribe el
ue
Acta de Constitución de una Empresa. El registro mercantil es obligatorio para
una persona jurídica, este código debe tener la siguiente estructura:
ig
6.
Número de Ficha o Partida Registral
M
Descripción Posición
Código de la Oficina Registral Regional 1–2
ra
5
Partida registral.
Número de Partida o Ficha 6 – 15
da
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
la
ro
Descripción Posición
Código de la Oficina Registral Regional 1–2
co
Número de Tomo 6 – 12
Número de Folio 13 –15
op
1 2
C
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Ejemplos:
Página 45 de 147
Procedimiento de operaciones
Si el Acta de Constitución de la empresa se registró en la ciudad de Piura, esta
pertenece a la Región Grau, con número de ficha 502, entonces se debe
registrar en el Sistema-SOFIA de la siguiente forma:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
0 5 2 2 F 0 0 0 0 0 0 0 5 0 2
18
Cajamarca, esta pertenece a la Región Nor Oriental del Marañón y tiene
número de partida 3561, entonces se debe registra en el Sistema-SOFIA de la
20
siguiente manera:
3.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
0 9 5 0 P 0 0 0 0 0 0 3 5 6 1
.0
Si el Acta de Constitución de la Empresa fue registrada en la ciudad de
27
Chiclayo, esta pertenece a la Región Nor Oriental del Marañón y tiene
número de Tomo 33 y número de Folio 239, entonces se debe registrar en el
oa
SISTEMA-SOFIA de la siguiente forma:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
ov
0 9 4 9 T 0 0 0 0 0 3 3 2 3 9
7.
lN
En el campo fecha de Constitución debe registrarse la fecha en que fue
constituida la empresa. El formato es: DD/MM/AAAA, donde:
ue
6= MEDIA.>1,700UIT
7= PEQUEÑA>150 UIT
da
1 Accionistas.
2 Directores.
nt
001 Presidente.
co
002 Vicepresidente.
003 Director Gerente.
004 Director Ejecutivo.
ia
3 Gerentes.
001 Gerente General.
op
004 Gerente.
005 Sub Gerente.
4 Ejecutivos Principales.
001 Administrador.
002 Apoderado.
003 Asesor
004 Auditor.
Página 46 de 147
Procedimiento de operaciones
005 Contador.
Es obligatorio completar la identificación de los Miembros de la Empresa de
la persona jurídica: Accionista, socios o asociados, directores, gerentes,
representantes legales, principales funcionarios, etc.
Los miembros del registro de Personas Jurídicas podrán registrarse en más de
un tipo de relación cuando corresponda. Por ejemplo un accionista podría
ser también Gerente.
Debe tenerse en cuenta que el registro de clientes es único, por lo que la
18
información de las personas jurídicas debe llenarse completamente (en todas
las pantallas), independientemente del tipo de servicio (depósito o crédito)
20
que el cliente está solicitando.
4.1.10 Para los registros de clientes de Persona Natural y Persona Jurídica que cuenten
con un periodo mayor a 360 días de haber sido registrados o actualizados, el
3.
sistema SOFÍA emitirá alertas solicitando la actualización de datos del cliente.
.0
En caso de Persona Natural: Tener en cuenta el "Manual de usuario de
actualización de clientes Persona Natural".
27
En caso de Persona Jurídica: Esta alerta comprende la información básica,
complementaria y de los miembros de la empresa. La actualización la podrán
realizar los Asesores de Finanzas Empresariales y Personales, los Asesores y
oa
Supervisores de Servicios Financieros al momento de atención de los
Representantes legales de la empresa que cuenten con la respectiva
ov
vigencia de poder y que estén registrados en el SOFIA.
4.1.11 IDENTIFICACIÓN POSITIVA DE CLIENTES.- Para realizar toda operación en ventanilla,
lN
se debe hacer una identificación positiva del cliente, para lo cual es necesario la
presentación del Documento Oficial de Identidad (D.O.I) en buen estado, vigente
ue
y/o DNI vencido, en caso de DNI vencido se debe verificar en la página de RENIEC
que los datos y la firma coincidan con el DNI, luego de realizar esta validación
ig
o comparando los datos que contiene el DOI, especialmente la fotografía, con los
rasgos físicos de la persona que lo presenta, así como con los otros datos
consignados en tal documento como la firma, sexo, fecha de nacimiento. Es muy
da
importante asegurarse que el DOI que se recibe para la identificación del cliente
sea autentico, para lo cual se deben conocer sus principales características de
la
apreciar dichos rasgos, es decir que no deben portar sombreros, anteojos oscuros
u otros atuendos o accesorios que cubran su rostro y dificulten la identificación. En
co
algunas otras preguntas sobre la identidad del cliente de tal forma que podamos
lograr una certeza que estamos atendiendo a nuestro cliente y no a un
op
suplantador.
4.1.12 La documentación requerida en los reglamentos de ahorros y demás normas sobre
C
cuentas de ahorros debe ser presentada en original y las copias que formen el
expediente de cada cliente debe ser autenticada por elAsesor o Supervisor de
Servicios Financieros, quien colocará el sello "ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL" y el sello
de cajero y visto bueno en señal de conformidad, el mismo que deberá colocarse
1
Ver Normas en Línea: Lecturas Importantes / DNI / Características de Seguridad del DNI
Página 47 de 147
Procedimiento de operaciones
en un lugar que no se superponga con el texto o información del documento
evitando que se dificulte la lectura de los datos o información que contienen.
La autenticación de documentos consiste en verificar que las copias recibidas
sean de igual contenido que los documentos originales.
4.1.13 Cuando el cliente solicite abrir una cuenta (Ahorro, Ahorro con Órdenes de Pago,
Ahorro a Plazo Fijo y CTS), para el registro del cliente deberán adjuntar fotocopia
del documento de identidad de las personas naturales titulares o representante de
las cuentas, la misma que debe ser autenticada por el Asesor o Supervisor de
18
Servicios Financieros.
4.1.14 En el caso de las personas jurídicas, sus representantes deben acreditar
20
debidamente tal representación legal y la documentación solicitada debe ser
remitida al Área de Asesoría Legal para su revisión y opinión sobre el tema, si la
documentación es remitida vía correo electrónico, deberá ser fedateada por el
3.
responsable que solicita la opinión legal en señal de revisión de dichos
.0
documentos.
4.1.15 El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros debe tener presente que un
27
adecuado registro de clientes posibilita que posteriormente la búsqueda y
ubicación del cliente se desarrolle de manera precisa y rápida, en caso contrario,
un registro deficiente, ocasiona confusiones y pérdida de tiempo, pudiendo llevar
oa
al propioAsesor o Supervisor de Servicios Financieros o a sus compañeros a cometer
graves errores. El SISTEMA-SOFIA reporta la relación de los clientes registrados en el
ov
día, en el que se puede identificar los registros defectuosos y a sus responsables.
4.1.16 Con la finalidad de mantener una base de datos de calidad es necesario que se
lN
revise cuando menos mensualmente los reportes de inconsistencia de datos del
cliente (Datos Inconsistentes) que se obtiene del SISTEMA-SOFIA
ue
(Clientes/Reportes/Datos Inconsistentes). El Encargado de agencia u oficina
emitirá el reporte y designará al responsable de efectuar dicha verificación y las
ig
correcciones respectivas.
4.1.17 Para todos los clientes ingresados, además del Documento Oficial de Identidad y
M
modifica o actualiza algún dato del registro, los datos que se registran en el sistema-
SOFIA, son impresos automáticamente en este formulario, es único por cliente y
co
para todo tipo de cuenta, sea de ahorro, ahorro con órdenes de pago, ahorro a
plazo fijo y CTS. El cliente debe registrar su firma y su huella digital en el espacio
ia
destinado para este fin. En caso de cuentas ahorro con órdenes de pago se hará
firmar adicionalmente un (01) registro de Firmas órdenes de Pago que varían de
op
Página 48 de 147
Procedimiento de operaciones
- Número de Formulario
- Agencia u Oficina (origen de la apertura)
- Fecha (día / mes / año)
- Código del Cliente
- Motivo de Apertura
- Tipo y N° de D.O.I
- Apellido paterno, Apellido materno o de casada, Nombres.
- Sexo
18
- Estado Civil
- Fecha de Nacimiento
20
- País de Nacimiento
- Nacionalidad
- País de Residencia
3.
- Tipo de Residente
.0
- Domicilio Legal
- Distrito, Provincia, Departamento
27
- Zona Geográfica
- Teléfono, Anexo, Fax
- Email
oa
- Domicilio Postal
- Distrito, Provincia, Departamento
ov
- Zona Geográfica
- Condición lN
- Magnitud Empresarial
- Código CIIU
ue
- Ocupación
- Grado de Instrucción
ig
- Fecha de Ingreso
- Dirección
ra
en el siguiente párrafo:
“Yo, en mi calidad de titular de los datos personales (SI)____(NO)____autorizo a
C
Página 49 de 147
Procedimiento de operaciones
cuenta. Sello y Vº. Bº. de la persona que abrió la cuenta (Asesor o Supervisor de
Servicios Financieros) o del colaborador que realizó el registro del cliente en el
sistema-SOFIA.
- Sello y Vº. Bº. del Encargado de agencia u oficina o Supervisor de Servicios
Financieros.
- Sello y Vº. Bº del responsable del escaneo y revisión de datos.
- Dentro de los recuadros consignar la firma y huella digital del cliente, la misma
que debe ser igual o similar a la que figura en el documento oficial de identidad.
18
4.2.4 Al registrar clientes nuevos el Asesor o Supervisor de servicios financieros y el Asesor
de Finanzas Empresariales debe adjuntar al Formulario de Información Básica Del
20
Usuario-Persona Natural fotocopia del documento oficial de identidad
debidamente fedateada, es decir debe colocar su sello y visto bueno, así como el
sello de copia fiel del original. Cuando se trate de actualizaciones de datos como
3.
estado civil o modificación de nombres es necesario adjuntar la copia del
.0
documento oficial de identidad.
4.2.5 Después de que las firmas de los clientes hayan sido escaneadas por el
27
colaborador responsable de dicha función, los formatos “Formulario de
Información Básica del Usuario – Persona Natural” deben ordenarse
correlativamente por el número generado por el sistema-SOFIA y por fecha de
oa
apertura en forma diaria y guardarse en un archivador denominado “Formularios
de Información Básica del Usuario”.
ov
4.2.6 El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros puede entregar una copia
fotostática del “Formulario de Información Básica del Usuario” al cliente, sólo si éste
lN
lo solicitara.
ue
4.2.7 REGISTRO DE FIRMAS PARA PERSONAS JURÍDICAS:
4.2.7.1 El Registro de Firmas de las personas jurídicas está compuesto de la siguiente
ig
manera:
a. Para todos los tipos de cuenta de ahorro, en cualquiera de las modalidades, se
M
4.2.7.2 “Los Formularios De Información Básica del Cliente – Persona Jurídica” deben
estar acompañados de la copia fotostática del documento oficial de identidad
ia
Página 50 de 147
Procedimiento de operaciones
efectos el que hubiere registrado en la CMAC PIURA SAC en el momento de abrir
la cuenta.
En el caso de Personas Jurídicas, el cambio domiciliario deberá dejarse
constancia en el Formulario de Información Básica del Cliente-Persona Jurídica,
debidamente suscrita por los Representantes Legales.
18
Pago, el Registro de Firmas de Órdenes de Pago deberá sacarse del archivo
respectivo y colocarle el sello de cancelado, adjuntándolo en el movimiento
20
diario de operaciones. La cancelación de las cuentas de ahorro con órdenes de
pago se debe realizar en la Agencia origen, los casos excepcionales deben ser
autorizados por los Encargado de agencia u oficina.
3.
.0
4.2.9 DIGITALIZACIÓN DE FIRMAS (SCANEO)
27
4.2.9.1 Registros de Firmas:
Para la digitalización de firmas se requiere que el cliente haya registrado su firma
dentro del recuadro que se encuentra en el “Formulario de Información Básica
oa
del Usuario – Persona Natural”. El responsable del escaneo de firmas, debe
realizar dicha función de forma diaria; en tal sentido, la firma de los clientes
ov
nuevos o de los clientes que han actualizado sus datos por cambio de firma en
RENIEC, será escaneada como máximo al día siguiente, con excepción de las
lN
firmas de los clientes de cuentas de ahorro con órdenes de pago que se
escanearan en el mismo día en que se abrió la cuenta.
ue
CLIENTES NUEVOS EN EL DIA
Los Formularios de Información Básica del Usuario – Persona Natural
ig
El responsable del escaneo de la firma debe colocar el sello redondo que indica
escaneado en el campo Responsable de Escaneo y Revisión de Datos del
Formulario de Información Básica del Usuario.
da
El responsable del escaneo de las firmas debe emitir el listado de las firmas
escaneadas en forma diaria, dicho listado se denomina Reporte Diario de Firmas
la
recibidos.
El reporte debe ser archivado por el responsable del escaneo de las firmas en un
co
Página 51 de 147
Procedimiento de operaciones
- Nombres y Apellidos.
- Tipo y Número de Documento de Identidad.
- Firma.
4.2.9.2.3 Si los datos que aparecen en la pantalla concuerdan con el Formulario de
Información Básica del Usuario se procederá a colocar el sello y visto bueno
de la persona que efectuó el control de calidad, el sello y visto bueno se
colocará en el campo ”Responsable de Escaneo y Revisión de Datos” al
costado del sello redondo que indica Escaneado.
18
4.2.9.2.4 En el caso que exista algún error en los datos se deberá comunicar de
inmediato, con conocimiento del Encargado de agencia u oficina, al
20
responsable del escaneo de firmas para la corrección respectiva.
4.2.9.2.5 Para la verificación de las firmas escaneadas se podrá utilizar como criterio
de identificación el código de cliente, número de cuenta de ahorros o
3.
número de documento de identidad.
.0
4.2.9.2.6 Los Formularios de Información Básica del Usuario – Persona Natural que
sean observados por el responsable del control de calidad del escaneo de
27
firmas deben ser objeto de inmediata atención por parte del colaborador
que registró o modificó los datos del cliente en cada Área, Agencia u
oficina y subsanar las observaciones planteadas para su escaneo
oa
oportuno.
4.2.9.2.7 Adicionalmente el responsable del escaneo de firmas emitirá un listado
ov
denominado Reporte Diario de Firmas Escaneadas para la verificación y
control de códigos de los archivos gráficos (firmas) con los códigos de los
lN
clientes cuyas firmas han sido escaneadas.
ue
4.2.9.3 Registro de Huellas Digitales:
4.2.9.3.1 El aplicativo creado para la validación del cliente con RENIEC y para el
ig
4.2.9.3.2 Para registrar las huellas digitales de nuestros clientes, el Asesor o Supervisor
de Servicios Financieros deberá realizar lo establecido en el Manual de
ra
huellas del cliente debe indicarle que firme y registre su número de D.O.I
en el comprobante “Cargo de Registro de Huellas” emitido en impresora
láser. Dicho cargo debe guardarse en el archivo denominado “Cargo de
da
18
5 MANUALES DE USUARIO.
La ejecución de las transacciones y operaciones en SISTEMA - SOFIA se rigen por los
20
manuales de usuarios o guías de referencia de cada uno de los módulos que lo integran,
los mismos que deben ser estudiados y tomados como la principal guía de operación del
sistema, entre otros tenemos:
3.
- Manual del Usuario – AHORROS (Ahorro: módulo de apertura, depósitos, depósitos
.0
sin libreta, depósito con cheque, desglose de cheque, retiros, cancelación; Ahorro
con Órdenes de Pago: Apertura, Impresión de Talonarios de O/P, Control de
27
reimpresión de Talonarios O/P, Número de Cheques Pendientes, Talonarios de O/P
por cuenta, Cobro de Orden de Pago, Cancelaciones, Otras Operaciones con
Cuentas de Ahorros: Mancomunación de cuentas de ahorro, Consultas en Ahorro,
oa
Reportes en Ahorro.
- Manual del Usuario: Cuenta Ahorro para Pensiones Alimenticias.
ov
- Manual del Usuario: Registro de Contratos de depósitos y emisión de cartillas de
información. lN
- Manual de Usuario: Módulo de Atención al Usuario (registro de consultas y
reclamos).
ue
- Manual del Usuario Registro de Cliente Persona Natural y Persona Jurídica
- Manual del Usuario PROCEDIMIENTO DE REGISTRO EN EFECTIVO DE
ig
TRANSACCIONES.
- Manual del Usuarios de diversas transacciones.
M
- Manual del Usuario DOCUMENTOS APLAZO FIJO: Apertura de Plazo Fijo, Retiro de
Intereses, Cancelación de Plazo Fijo, Apertura de Plazo Fijo con Cheque.
ra
Electrónicas.
la
Esta enumeración no es limitativa toda vez que estos manuales serán modificados,
ro
Página 53 de 147
Procedimiento de operaciones
14. Nuevo Proceso de Abastecimiento ATM
15. Personal
19. Canales Electrónicos: Recepción y habitación de tarjetas entre ventanillas.
20. Atención al cliente: Registro de consultas y quejas.
21. Libre Amortización –Panderito.
30. Crédito Automático – Líneas
35. Módulo de Prevención.
37. Seguros
18
40. Seguridad y Continuidad
50. Cobro de Comisiones - PEACC
20
El menú de un Supervisor de Servicios Financierostiene las siguientes opciones:
3.
1. Ahorros: Contiene funcionalidades para administrar la cuenta Ahorro y cuenta
.0
Ahorro con Órdenes de Pago: Abrir cuentas, Modificar cuentas, Registrar y
Cambiar Apoderados, Registro de solicitudes de talonarios de OP (chequeras),
27
Consultas de Órdenes de Pagos, Activación de Órdenes de Pagos, Reportes.
2. Plazo Fijo: Consultas sobre las cuentas de ahorro a plazo fijo, Condiciones
Especiales – Solicitud – Aprobación, Cambios de Tasas.
oa
3. C.T.S: Abrir cuentas, hacer consultas.
5. Colocaciones: Consultas de créditos, simuladores de créditos, reportes.
ov
6. Garantías: Registro y consulta.
7. Logística: Contiene el módulo de administración de Caja Chica, requerimiento
lN
de materiales.
8. Riesgos: Consultas del RCC y la calificación interna del cliente.
ue
9. Tesorería: Caja y Bóveda (habilitar y recibir remesas de dinero a ventanillas,
imprimir reportes, consulta de saldos de bóveda).
ig
15. Personal
19. Canales Electrónicos: Habilitación de tarjetas a ventanillas.
20. Atención al Cliente: Registro de consultas y reclamos.
da
de mensajes a cuentas, levantamiento de diferidos (por depósito con cheque), etc. Esta
opción también es usada por los Asesores de Servicios Financieros para abrir una cuenta
ahorro y cuenta ahorro con órdenes de pago.
Página 54 de 147
Procedimiento de operaciones
6.1 Generalidades:
6.1.1 Las Cuentas Ahorro, Ahorro con Órdenes de Pago, Ahorro a Plazo Fijo y CTS se
regirán por las disposiciones que sobre el particular contenga la Ley de Bancos,
aquellas que emita la SBS y por las políticas, reglamentos, procedimientos,
manuales, memorandos y otras normas internas de la CMAC-PIURA S.A.C.
6.1.1.1 Contrato: Se emitirá un "Contrato multiproducto aplicable a cuentas pasivas y
servicios complementarios" por duplicado la primera vez que el cliente
contrate un producto pasivo en CMAC PIURA S.A.C., asignándole un número
18
de contrato por cliente (ya sea PN o PJ), el cual se asociara a todas las
cuentas que el cliente apertura de ahí en adelante. En este caso uno de los
20
contratos debe ser entregado al cliente y el otro juego debe entregarse al
Asesor o Supervisor de servicios financieros responsable de verificarlos y
custodiarlos.
3.
En caso hubiera un cambio en las clausulas del contrato y por ende la serie
.0
de contrato se vea modificada se deberá realizar mantenimiento de contrato
para asignarle un nuevo número de contrato al cliente.
27
6.1.1.2 Cartilla de información: Se emitirá una cartilla de información con las
principales disposiciones, tasas, comisiones, etc que se aplicarán en la
prestación del servicio por cada cuenta que apertura el cliente, un juego de
oa
la cartilla debe ser entregado al cliente y el otro juego debe entregarse al
Asesor o Supervisor de servicios financieros responsable de verificarlos y
ov
custodiarlos.
6.1.2 Los documentos descritos en el párrafo anterior (contratos y cartillas de información)
lN
deben ser firmados por todos los titulares que intervienen en la cuenta, en presencia
del Asesor o Supervisor de Servicios Financieros responsable de la apertura, quienes
ue
verificarán que la firma coincidan con la firma del DOI de los titulares. En seguida el
Asesor o Supervisor de Servicios Financieros responsable de la apertura debe
ig
ordenados por usuarios y por orden cronológico, este reporte debe colocarse
sobre los contratos revisados en el día y custodiarse en el File denominado
op
6.1.3 La Cuenta Ahorro, Ahorro con Órdenes de Pago y Ahorro a Plazo Fijo se abren a
solicitud expresa del titular, mediante un depósito mínimo que será determinado por
la Gerencia de la CMACPIURA S.A.C. Estas cuentas de ahorro pueden ser:
6.1.3.1 Individuales.
6.1.3.2 Mancomunadas (Y): Requieren la intervención de todos los titulares que
registren su firma para disponer de los fondos así como para cancelar la
cuenta.
Página 55 de 147
Procedimiento de operaciones
6.1.3.3 Solidarias (O): Es suficiente la intervención de uno de los titulares que tenga
registrada su firma para disponer de los fondos, así como para cancelar la
cuenta.
6.1.4 Al abrir nuevas cuentas se deben identificar plenamente la identidad de las
personas que solicitan dicho servicio en la institución, así mismo en la oportunidad
de abrir una nueva cuenta se deben actualizar los datos (registro de clientes) de
aquellas personas que ya son clientes de la CMACPIURA S.A.C. El registro de un
nuevo cliente y la actualización de sus datos deben estar respaldados por los
18
formularios Información Básica de Usuario– Persona Natural o Actualización de
Datos del Cliente, respectivamente.
20
6.1.5 De acuerdo a lo normado en los reglamentos de ahorros para abrir cuentas de
ahorro las personas jurídicas deben presentar la “Solicitud para Abrir Cuenta de
persona Jurídica”.
3.
6.1.6 El contrato de Persona Jurídica debe llevar la firma, nombre escrito a puño y letra o
.0
sello de los representantes legales registrados en el SOFIA.
27
6.2 CUENTA AHORRO:
6.2.1 CUENTAS NORMALES: Para abrir este tipo de cuenta, se presenta la particularidad
oa
que esta acción se realiza en forma independiente al depósito. Esto nos permite
abrir cuentas con cualquier importe. En estos casos, el depósito inicial debe
ov
realizarse antes de capitalizar, es decir antes del cierre de mes, en caso la cuenta
ahorro no haya recibido ningún depósito será cancelada automáticamente en
lN
dicho proceso de cierre automático mensual del SISTEMA – SOFIA, siempre y
cuando el cliente no tenga ningún crédito vigente. Para abrir cuentas de Personas
ue
Naturales o Jurídicas se tendrán que solicitar y verificar que se cumplan con los
requisitos establecidos en el Reglamento de Cuenta Ahorro.
ig
abrir con saldo cero. Las cuentas de pensiones alimenticias así como las cuentas
CTS por su naturaleza están exoneradas del Impuesto a las Transacciones
ra
exoneración, la cuenta abierta para este fin será tratada como una cuenta
normal, este tipo de cuentas no se cancelan en el cierre mensual pese a tener
saldo cero.
da
Para abrir una cuenta de pensión alimenticia la persona que solicita la apertura
además de presentar los requisitos para abrir cuentas a personas naturales, debe
la
presentar:
ro
1. El Oficio emitido por el Juzgado que ordena la apertura de la cuenta a favor del
demandante (Titular de la Cuenta) para pago y cobro de la pensión alimenticia.
nt
3. DOI del demandante, a quién el juzgado autorice con oficio a abrir la cuenta.
4. Declaración Jurada por concepto de exoneración del impuesto a las
ia
transacciones financieras.
El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros debe verificar la documentación y
op
Página 56 de 147
Procedimiento de operaciones
6.2.3 REGISTRO EN EL SISTEMA: Luego que el cliente cumpla con presentar los requisitos
exigidos, para abrir cuentas de ahorro establecidos en los Reglamentos de Ahorros
de la CMAC-PIURA S.A.C., se procederá a abrir la cuenta de la siguiente manera:
- Ingresar a Menú Central del SISTEMA - SOFIA y elegir opción 1 " Ahorros”
- Elegir alternativa 1"Usuarios".
- Elegir alternativa 1 "Apertura de Cuentas"
6.2.3.1 SELECCIÓN DE SERVICIO Y MONEDA: Esta pantalla necesita que se ingresen los
18
siguientes datos:
20
- Servicio: Para seleccionar el tipo de cuenta se aplica un F4 y se elige una
opción de acuerdo a lo solicitado por el cliente (tipo de cuenta y moneda).
- Moneda: Es elegido conjuntamente con el servicio (tipo de cuenta).
3.
- Cliente: Para seleccionar al cliente, aplicar un F4 y proceder de acuerdo a
.0
lo explicado para el ingreso de clientes nuevos. Si se trata de un cliente ya
registrado, proceder a actualizar su información y si los datos están
27
actualizados y correctos salir de la pantalla con F3 y presionar ENTER.
- Posteriormente seleccionado al cliente el sistema muestra la siguiente
pregunta “¿El cliente de apertura es el titular?, el Asesor o Supervisor de
oa
Servicios Financieros tiene que escoger la opción SI, si la persona que está
presente en ventanilla para la apertura de la cuenta va a ser el titular de la
ov
cuenta y escogerá la opción NO, si la persona que está presente en
ventanilla para la apertura de la cuenta va actuar como apoderado de la
lN
cuenta. Escoger la opción SI o NO y presionar ENTER.
- Cliente Apertura: De acuerdo a lo seleccionado en el punto anterior se
ue
mostrará automáticamente lo siguiente:“T” Titular o “A” Apoderado.
- Una vez ingresado el nombre o DOI del cliente se validarán las huellas.
ig
M
- Tipo de Cuenta: nos ayudamos con la tecla F4, aquí debemos seleccionar 00
= Cuenta Normal o 01 = Cuenta de Pensiones Alimenticias2.
la
- Motivo de Apertura: nos ayudamos con la tecla función F4, aquí debemos
ro
6.2.3.3 SOLICITUD PARA ABRIR LA NUEVA CUENTA. Una vez ingresado estos datos
procedemos a grabarlos (Enter y F5). Inmediatamente el SISTEMA - SOFIA muestra
co
datos del cliente, si todo está conforme presionar Intro para continuar, Intro para
grabar, es en este momento que el Sistema-SOFIA genera el número de cuenta,
op
2
Cuenta de Pensiones Alimenticias: Cuenta ahorro abierta por mandato judicial para que su titular reciba los
depósitos por pensiones alimenticias. Se recomienda revisar el Manual de Usuario sobre el particular.
Página 57 de 147
Procedimiento de operaciones
6.2.3.4 VALIDACIÓN CON RENIEC: Para abrir una cuenta ahorro el sistema SOFIA
requerirá la validación de las huellas digitales con la RENIEC, en caso la
validación esté conforme la apertura de la cuenta procede.
En caso la validación automática no se haya podido realizar, se deberá solicitar
al Supervisor de Servicios Financieros la impresión del prind de RENIEC, esta
validación está permitida únicamente en los siguientes casos:
El servicio de identificación en línea con RENIEC no se encuentre activo.
El cliente no puede ser identificado debido a que no posee ningún dedo
18
para su identificación.
El cliente no puede ser identificado debido a que por su avanzada edad
20
su huella digital está desgastada y ya no está obligado a renovar su DNI.
El cliente no puede ser identificado debido a que en el anverso de su DNI
esté consignada la glosa de "Huellas Maltratadas"
3.
.0
6.2.4 EMISIÓN E IMPRESIÓN DEL CONTRATO Y LA CARTILLA DE INFORMACIÓN.- Una vez
que se abre la cuenta de ahorro el sistema-SOFIA validará automáticamente que
27
el cliente tenga contrato vigente, pudiéndose dar los siguientes casos:
6.2.4.1 Que el cliente abre por primera vez una cuenta en Caja Piura sea individual,
solidaria o mancomunada, en cuyo caso se imprimirá un contrato para
oa
cada cliente y la cartilla de Información.
6.2.4.2 Que el cliente ya tenga N° de CONTRATO asignado, en cuyo caso sólo se
ov
imprimirá la cartilla de información del producto que está contratando.
6.2.4.3 Que el cliente ya tenga N° de CONTRATO por cliente, pero el contrato ya no
lN
esté vigente, en cuyo caso se le asignará un nuevo número de contrato y se
imprimirá el contrato y la cartilla de información.
ue
6.2.4.4 En caso de cuentas mancomunadas o solidarias: Se pueden dar los
siguientes casos:
ig
6.2.4.4.1 Una cuenta con dos titulares y ambos no tengan ningún producto
pasivo en este caso el sistema emitirá un contrato por cada cliente
M
6.2.5.1 Una vez que el cliente haya realizado una transacción sobre sus cuentas de
ahorro, ahorro con órdenes de pago, ahorro a plazo fijo, CTS o cambio de
nt
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Procedimiento de operaciones
6.2.5.4 Todas las cuentas individuales que posea el cliente por defecto ya se
encuentran seleccionadas con una “X” para la impresión de contratos y
cartillas de información, para imprimir los contratos y cartillas de información
de estos contratos se deberá presionar la tecla función F6=Modificar
Contrato, seguidamente el sistema emitirá el contrato de ahorros en donde
se registra el número de todas las cuentas de ahorro individuales que posea
el cliente, seguidamente procederá a emitir las cartillas de información
según el tipo de cuenta de ahorro individuales que mantenga el cliente, a
18
excepción de las cuentas de DPF que se emitirán tantas cartillas de
información como cuentas ahorro a plazo fijo tenga el cliente.
20
6.2.5.5 Si el cliente tuviera cuentas mancomunadas o solidarias deberá presionar la
tecla función F8=Ver Mancomunadas/Solidarias, en esta pantalla el Asesor
o Supervisor de servicios financieros deberá seleccionar con el cursor la
3.
cuenta solidaria, el sistema automáticamente la marcará con una “X” así
.0
mismo si el cliente tuviera más cuentas solidarias con los mismos titulares el
sistema-SOFIA automáticamente seleccionara con una “X” dichas cuentas.
27
Seguidamente se debe presionar Enter para que el sistema muestre la
pantalla con el nombre de los titulares de la cuenta, en esta pantalla se
debe registrar el número de D.O.I del titular que se encuentra presente para
oa
la emisión del contrato y de las cartillas, seguidamente se debe presionar la
tecla función F5=Generar Contrato.
ov
6.2.5.6 Para el caso de cuentas solidarias el sistema-SOFIA permitirá que la firma de
los titulares se realicen en diferente momento y en diferente agencia, para
lN
lo cual se mostraran los nombres y apellidos de los titulares de la cuenta, en
este caso el sistema emitirá un contrato en donde se registre todas las
ue
cuentas solidarias con los mismos titulares con sus respectivas cartillas de
información, según el tipo de cuenta, a excepción de las cuentas de DPF
ig
D.O.I del titular que está presente, este proceso se realizará tantas veces
como titulares solidarios tenga la cuenta, hasta que el contrato registre la
la
F5=Generar Contrato.
6.2.6 TARJETA DE DÉBITO.- Una vez abierta la cuenta de ahorro el sistema SOFIA solicita
op
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Procedimiento de operaciones
En el caso que el cliente ya cuente con una tarjeta de débito asignada, la nueva
cuenta de ahorros se asociará automáticamente a dicha tarjeta.3Los lineamientos
respecto a la entrega de la tarjeta de débito se encuentran descritos en el
Procedimiento Operativo de Tarjetas de Débito, publicado en el Infoline.
Para entregar una tarjeta de débito por primera vez o por reposición el sistema
SOFIA requerirá la validación de las huellas digitales con la RENIEC, en caso la
validación esté conforme la entrega de la tarjeta de débito procede.
En caso la validación automática no se haya podido realizar, se deberá solicitar al
18
Supervisor de Servicios Financieros la impresión del prind de RENIEC, esta validación
está permitida únicamente en los siguientes casos:
20
El servicio de identificación en línea con RENIEC no se encuentre activo.
El cliente no puede ser identificado debido a que no posee ningún dedo
para su identificación.
3.
El cliente no puede ser identificado debido a que por su avanzada edad
.0
su huella digital está desgastada y ya no está obligado a renovar su DNI.
El cliente no puede ser identificado debido a que en el anverso de su DNI
27
esté consignada la glosa de "Huellas Maltratadas"
oa
Asesores y Supervisores de Servicios Financieros obligatoriamente exigirán la
presentación de la Tarjeta de Débito, el registro de la clave secreta y la
ov
presentación del D.O.I. para la identificación del cliente titular en la atención de
las operaciones en sus cuentas de depósito, especialmente en el caso de los retiros,
lN
consulta de saldos, movimientos, transferencias y cancelaciones de cuentas de
ahorros.
ue
6.2.8 ACCESO A BASE DE DATOS EXTERNA EN LA IDENTIFICACIÓN POSITIVA DE CLIENTES.-
En la identificación de clientes puede recurrirse, en caso de ser necesario, a la base
ig
digiten sus claves en los pin pad, el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros dirija
deliberadamente su mirada hacia otro lugar, con la finalidad de no incomodar al
cliente y transmitirle la seguridad con que se está realizando la transacción y que
da
no tenemos interés alguno por conocer su clave. Asimismo, nunca debe tomarse
la tarjeta de débito de un cliente, ni siquiera ha pedido o insistencia de éste, en
la
todo momento el cliente debe tener bajo control y posesión su tarjeta de débito.
ro
6.2.10.1.2 Únicamente en caso que la apertura de cuenta sea con un tutor, estos
documentos deben ser enviados al Área de Asesoría Legal para su revisión,
op
3
Se recomienda revisar el procedimiento específico de “Administración y Producción de Tarjetas de Débito” y el
Manual de Usuario de Apertura de Cuenta de Depósito de Ahorro Corriente publicado en normas en línea.
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Procedimiento de operaciones
6.2.10.1.3 A través de la opción de menú del Sistema-SOFIA ingresar a 1 Ahorros, 1
Usuario, 1 Aperturas de Cuentas, en esta pantalla se debe registrar la
siguiente información:
Servicio: pulsar la tecla función F4=Ayuda y elegir el servicio 210 Ahorro
Corriente y la moneda 01 Moneda Nacional o 02 Moneda Extranjera. Al
seleccionar el código de cliente del menor de edad el sistema
automáticamente validará que el servicio seleccionado sea 210; por lo
tanto si se seleccionó el servicio 110 el Sistema-SOFIA NO permitirá seguir
18
avanzando emitiendo el siguiente mensaje: “Servicio No válido para
cliente”.
20
Moneda: se genera automáticamente al elegir el servicio.
Cliente: pulsar la tecla función F4= Ayuda y seleccionar el código de
cliente del menor de edad.
3.
Después de seleccionar al cliente el sistema solicita lo siguiente:
.0
Digite Moneda: se debe digitar N = Soles o E = Dólares.
Es mancomunado: al seleccionar el código de cliente del menor de
27
edad el sistema automáticamente mostrará el código N que significa
que la cuenta no es mancomunada.
Serie Contrato: se debe digitar la serie del contrato a utilizar.
oa
Serie de Cartilla: se debe digitar la serie de la cartilla a utilizar.
Tipo de Cuenta: el sistema automáticamente mostrará el código 00 =
ov
Cuenta Normal.
Motivo de Apertura: el sistema automáticamente mostrará el código 4
lN
= Cuenta de Menor de Edad.
Datos del Padre, Madre o Tutor:
ue
Se deben registrar los datos del padre o de la madre que tenga la patria
potestad o del tutor.
ig
El sistema-SOFIA mostrará los siguientes campos dos (02) veces para registrar
los datos del padre, de la madre o de ambos padres (en casos los dos padres
M
cliente en el sistema-SOFIA.
ro
familia.
Una vez ingresados estos datos procedemos a grabarlos (Enter y F5).
Inmediatamente el SISTEMA - SOFIA muestra la pantalla Apertura de
Cuentas, en esta pantalla se muestra toda la información registrada así
como un mensaje de “Cliente Menor de Edad” al costado del nombre del
cliente, si todo está conforme presionar Intro para continuar, Intro para
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Procedimiento de operaciones
grabar, es en este momento que el Sistema-SOFIA genera el número de
cuenta, seguidamente se presiona F5=continuar.
6.2.10.1.4 Los contratos y cartillas de información se imprimirán automáticamente, en
estos documentos en el campo donde aparece el nombre del menor de
edad se deberá consignar un sello con la siguiente glosa “Menor de Edad”.
6.2.10.1.5 En los contratos de ahorros y en las cartillas de Información el padre, la
madre o el tutor, deberán consignar su firma, sus nombres y apellidos
completos, su número de D.O.I así como su dirección.
18
6.2.10.1.6 La verificación y archivo de los contratos y cartillas de información se
deberá ejecutar de acuerdo a lo establecido en el numeral 6.1.2.2 de este
20
procedimiento.
6.2.10.1.7 Cabe precisar que si el cliente ya tiene un contrato multiproducto vigente
sólo se emitirá la cartilla de información en dos ejemplares uno para el
3.
cliente y otro para ser custodiado por CMAC PIURA S.A.C.
.0
6.2.10.1.8 En el formulario de Información Básica de Persona Natural, en la glosa
observaciones se debe registrar los apellidos y nombres completos del
27
padre, madre o tutor. En este formulario se deberá anexar los requisitos
establecidos para abrir cuenta ahorro.
6.2.10.1.9 El formulario de Información Básica de los clientes de menores de edad,
oa
deberán guardarse por fecha de registro y en orden correlativo de acuerdo
al número generado por el sistema-SOFIA en un archivador denominado
ov
“Cuentas de Menores de Edad”,
6.2.10.2 Apertura de Cuenta Ahorro a Plazo Fijo
lN
6.2.10.2.1 Los requisitos para abrir cuenta ahorro a plazo fijo a menores de edad se
encuentran establecidos en el punto 6.1.2. del Reglamento de cuenta
ue
ahorro a plazo fijo.
6.2.10.2.2 Únicamente en caso que la apertura de cuenta sea con un tutor, estos
ig
así mismo el colaborador del Área de Asesoría Legal deberá registrar su sello
y firma. En caso la solicitud no reúna los requisitos y documentación exigida
ra
procedimiento de operaciones.
El sistema-SOFIA mostrará un mensaje de “Cliente Menor de Edad” al
op
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Procedimiento de operaciones
Tipo del D.O.I: pulsar la tecla función F4=Ayuda y seleccionar el código
1=DNI, 2=Carnet de Extranjería, 7= Carné de Identidad o 8 = Permiso
Temporal de Permanencia.
N° de D.O.I: se debe digitar el número del documento de identidad.
Al terminar de digitar el número se debe presionar Enter, el sistema
automáticamente mostrará los apellidos y nombres completos del
padre, madre o tutor, según corresponda.
Cabe precisar que primero se debe registrar al padre, madre o tutor como
18
cliente en él sistema-SOFIA.
Si se registra sólo los datos de un padre, el Sistema-SOFIA mostrará un
20
mensaje de alerta "Se ha ingresado sólo un Apoderado. Es conforme la
autorización" para lo cual mostrará dos opciones: "SI" "NO".
Si se selecciona "SI" el sistema-SOFIA solicita clave de Supervisor de
3.
Servicios Financieros; si es conforme, el Supervisor de Servicios
.0
Financierosdebe verificar que la apertura de la cuenta la haya
solicitado sólo el padre o la madre o el tutor. Autorizando que continúe
27
con el registro mediante clave de supervisor.
Si se selecciona "NO" el sistema-SOFIA regresará a la pantalla de
registro de Padre/Madre o Tutor, para que registre al otro padre de
oa
familia.
6.2.10.2.5 Los contratos y cartillas de información se imprimirán automáticamente, en
ov
estos documentos en el campo donde aparece el nombre del menor de
edad se deberá consignar un sello con la siguiente glosa “Menor de Edad”.
lN
6.2.10.2.6 En los contratos de ahorros y en las cartillas de Información el padre, la
madre o el tutor, deberán consignar su firma, sus nombres y
ue
apellidos completos, su número de D.O.I así como su dirección.
6.2.10.2.7 La verificación y archivo de los contratos y cartillas de información se
ig
retirar son los padres o tutores a través de una resolución judicial. El Área
Legal en esta resolución debe consignar su sello y visto bueno,
autorizando el retiro de la cuenta ahorro.
6.2.10.3.1.5 Para las operaciones de retiro en el movimiento de la ventanilla se deberá
archivar la resolución judicial debidamente visada por el Área Legal,
copia del D.O.I del padre, madre o tutor y copia del comprobante de
retiro en esta copia el padre, madre o tutor deberá registrar su firma, su
Página 63 de 147
Procedimiento de operaciones
número de D.O.I y su huella digital, así mismo el Supervisor de servicios
Financieroso el encargado de agencia que autorizó la transacción
deberá colocar su firma y sello.
6.2.10.3.1.6 Cada vez que se realice una transacción en estas cuentas el sistema-
SOFIA emitirá el mensaje: “Cuenta de Menor de Edad”.
6.2.10.3.1.7 Podrán recibir transferencias interbancarias a través de la Cámara de
Compensación Electrónica y a través de la transacción 1260
Transferencia de Cuenta a Cuenta.
18
6.2.10.3.1.8 A partir de la fecha en que el menor de edad cumpla la mayoría de
edad, cada vez que se haga una transacción en ventanilla el sistema-
20
SOFIA emitirá el mensaje “Cliente ya Cumplió la Mayoría de Edad,
actualizar datos”, el sistema-SOFIA no permitirá que se ejecute ninguna
transacción, sólo permitirá la cancelación de la cuenta ahorro previa
3.
actualización de datos del cliente.
.0
6.2.10.3.1.9 La cancelación de cuenta (transacción 1900) pedirá clave de supervisor.
Si la cancelación de la cuenta se hace cuando el cliente aún es menor
27
de edad se tiene que revisar que los autorizados a cancelar la cuenta
sean los padres o tutores a través de una resolución judicial. El Área Legal
en esta resolución debe consignar su sello y visto bueno, autorizando la
oa
cancelación de la cuenta ahorro. Si la cancelación de la cuenta la realiza
el titular de la cuenta (menor de edad que haya cumplido la mayoría de
ov
edad) debe presentar su DOI.
6.2.10.3.1.10 En el movimiento de la ventanilla se deberá archivar:
lN
Si la cancelación de la cuenta la realiza el menor de edad una
vez que haya cumplido la mayoría de edad: Copia fotostática
ue
del comprobante de cancelación de la cuenta ahorro, en esta
copia el cliente deberá registrar su firma, su número de D.O.I y
ig
siguiente información:
Número de Cuenta, apellidos y nombres del menor de edad.
co
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Procedimiento de operaciones
6.2.10.3.2.2 Se permitirán operaciones de incremento de capital de cuenta ahorro a
plazo fijo en efectivo (transacción 2010) y con cheque girado a nombre
del menor de edad (transacción 2017 y 1232), retiros de capital de cuenta
ahorro a plazo fijo (transacción 2320) de acuerdo a las condiciones de
retiro establecidos para las cuentas normales, y Movimientos Depósito a
Plazo (transacción 3002).
6.2.10.3.2.3 Al ejecutar transacciones de retiros de capital el sistema-SOFIA solicitará
clave de Supervisor de Servicios Financieros, estos retiros sólo los podrá
18
hacer los padres o apoderados a través de una resolución judicial. El Área
Legal en esta resolución debe consignar su sello y visto bueno,
20
autorizando el retiro de la cuenta ahorro a plazo fijo.
6.2.10.3.2.4 Cada vez que se realice una transacción en estas cuentas el sistema-
SOFIA emitirá el mensaje: “Cuenta de Menor de Edad”.
3.
6.2.10.3.2.5 Para las operaciones de retiro, en el movimiento de la ventanilla se
.0
deberá archivar la resolución judicial debidamente visada por el área
legal, copia del D.O.I del padre, madre o tutor y la copia del
27
comprobante de retiro de capital en esta copia el padre, madre o tutor
deberá registrar su firma, su número de D.O.I y su huella digital, así mismo
el Supervisor de Servicios Financieroso el encargado de agencia que
oa
autorizó la transacción deberá colocar su firma y sello.
6.2.10.3.2.6 Se podrán recibir transferencias vía Cámara de Compensación
ov
Electrónica.
6.2.10.3.2.7 A partir de la fecha en que el menor de edad cumpla la mayoría de
lN
edad, cada vez que se haga una transacción en ventanilla el sistema-
SOFIA emitirá el siguiente mensaje “Cliente ya Cumplió la Mayoría de
ue
Edad, actualizar datos, el sistema-SOFIA no permitirá que se ejecute
ninguna transacción, sólo permitirá la cancelación de la cuenta ahorro a
ig
cuenta son los padres o tutores a través de una resolución judicial. El Área
Legal en esta resolución debe consignar su sello y visto bueno,
pa
Página 65 de 147
Procedimiento de operaciones
Edad, al entrar a esta opción el sistema mostrará todas las cuentas
abiertas a menores de edad, al entrar a cada cuenta se mostrará la
siguiente información:
Número de Cuenta, apellidos y nombres del menor de edad.
Agencia de Apertura y fecha de apertura.
Datos del Padre, Madre o Tutor: Tipo y Número de D.O.I, Apellidos y
Nombres Completos.
6.2.10.3.2.11 El encargado de agencia u oficina y el Supervisor de Servicios
18
Financieroscon la transacción 1 Consulta de Certificados en la pantalla
“Consulta Detallada del certificado” con la tecla función F12=Padre.
20
Madre o Tutor, podrá consultar el Tipo y Número de D.O.I, Apellidos y
Nombres Completos del padre, madre o tutor.
3.
6.3 CUENTA AHORRO CON ÓRDENES DE PAGO:
.0
6.3.1 Se sigue el mismo procedimiento detallado para abrir una cuenta ahorro normal,
según lo detallado en el numeral 6.2 de estos procedimientos. Para abrir cuentas
27
de Personas Naturales o Jurídicas se tendrán que solicitar y verificar que se cumplan
con los requisitos establecidos en el Reglamento de Cuenta Ahorro con Órdenes
de Pago.
oa
6.3.2 El cliente debe llenar una solicitud de talonario de Órdenes de Pago(chequera) el
mismo que recogerá al día siguiente, previa identificación para la activación del
ov
talonario de órdenes de pago (chequera) en el sistema. Todo talonario de Órdenes
de Pago lleva un formato de solicitud a fin de que el cliente pueda pedir con
lN
anticipación uno nuevo. El primer talonario de órdenes de pago que se le entrega
al cliente es de 25 órdenes de pago, la emisión de este talonario no tiene costo,
ue
posteriormente los talonarios de órdenes de pago que solicite el cliente tendrán un
costo de acuerdo al tarifario vigente de “Comisiones y Gastos por Servicios
ig
Diversos”.
6.3.3 Cuando se recibe del cliente una solicitud para emitir un talonario de Órdenes de
M
cuenta, así como su saldo disponible. Considérese que una cuenta con escaso o
ningún movimiento, pese a tener un talonario de Órdenes de Pago aún pendientes
de cancelación, no amerita la entrega de un nuevo talonario. Con ello estaremos
da
evitando un posible mal uso de las Órdenes de Pago que pudieran estar siendo
giradas sobre cuentas sin fondos, lo cual perjudica la imagen y prestigio de CMAC-
la
PIURA SAC.
ro
6.3.4.1.1 Entrega de Talonarios de Órdenes de Pago.- Una vez que se haya activado
el talonario de Órdenes de Pago, el Asesor o Supervisor de Servicios
op
O/P.
6.3.4.1.1.1 Al ingresar a esta opción el sistema-SOFIA presenta la pantalla
“Entrega de Talonarios de O/P”, mostrando la siguiente información:
a. N° de Cuenta.
b. Nombre o Razón Social.
c. N° inicial de las órdenes de pago.
d. Agencia a la que pertenece la cuenta.
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Procedimiento de operaciones
e. N° de talonarios a entregar.
f. Fecha en que se solicitaron los talonarios en el sistema-SOFIA.
Esta información pertenece al(los) talonario(s) activado(s) y se muestra
en forma horizontal. En esta pantalla el responsable de la entrega con
el cursor debe seleccionar la información del(los) talonario(s) de O.P a
entregar y presionar Enter.
6.3.4.1.1.2 Seguidamente el sistema muestra la pantalla “Entrega de Talonarios
de O/P” con la siguiente información:
18
a. Número de la cuenta y el nombre del(los) titular(es).
b. Número de talonarios de órdenes de pago activados.
20
c. Número Inicial y Número Final de las O.P por talonario.
d. Cantidad de órdenes de pago por talonario.
e. Usuario que solicitó el talonario de O.P y fecha de solicitud.
3.
f. Usuario que activó el talonario de O.P y fecha de activación.
.0
g. Datos del responsable de recoger el talonario de O.P. En el campo
D.O.I se debe pulsar la tecla función F4=Ayuda para seleccionar el
27
tipo de D.O.I, seguidamente se debe digitar el número del mismo y
presionar Enter. Si la persona que va a recoger el talonario es cliente
de Caja Piura, el sistema automáticamente muestra los apellidos y
oa
nombres, si no es cliente, se debe digitar los apellidos y nombres
completos en el siguiente orden: Apellido Paterno, Apellido
ov
Materno, Apellido de Casada (si lo tuviera), Primer Nombre,
Segundo Nombre. lN
h. El responsable de entrega debe revisar que todo la información
registrada en el sistema-SOFIA este correcta para luego proceder a
ue
grabarla con la tecla función F5=Grabar.
i. Al grabar la información el sistema-SOFIA emite el “Comprobante
ig
compaginado y engrapado.
k. Una vez que la persona responsable de recogerlos haya recibido
el(los) talonario(s) de Órdenes de Pago y muestre su conformidad
da
entrega.
l. El “Comprobante Entrega de Talonario de O/P” debe archivarse en
nt
18
del talonario de Órdenes de Pago y lo consignan en el reverso de la solicitud no
es necesario la presentación de la carta, siempre y cuando está solicitud sea en
20
forma personal. Está prohibido hacer la entrega de los talonarios de Órdenes de
Pago, correspondiente a clientes, a cualquier colaborador (trabajador) de la
CMAC - PIURA S.A.C. Sólo la persona responsable de hacer la entrega de los
3.
referidos talonarios está autorizada para tenerlos en custodia.
.0
6.3.4.4 ARCHIVO DE SOLICITUDES DE TALONARIOS OP.-Las solicitudes de talonarios de
Órdenes de Pago deberán ser archivadas en forma ordenada
27
cronológicamente en función a la fecha de entrega o atención del pedido, a fin
de facilitar su ubicación.
6.3.4.5 VERIFICACIÓN DE TALONARIOS POR ENTREGAR.-La emisión de talonarios de
oa
Órdenes de Pago se realiza previa verificación en el sistema de que el cliente no
mantiene otros talonarios por recoger. Así mismo se debe tener en cuenta lo
ov
establecido en el numeral 6.3.3 de este documento.
6.3.4.6 EMISIÓN DE TALONARIOS EN AGENCIA DISTINTA.- Se pueden emitir talonarios de
lN
Órdenes de Pago en Oficinas distintas a la Oficina o Agencia origen previa
coordinación con ésta, con la finalidad que la agencia origen identifique la
ue
ubicación física de los talonarios emitidos, ya que se reportan en los listados de
control de la Agencia que abrió la cuenta.
ig
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Procedimiento de operaciones
6.3.5 ÓRDENES DE PAGO DEVUELTAS Y DE OTRAS OFICINAS:
6.3.5.1 REGISTRO DE ÓRDENES DE PAGO DEVUELTAS POR FALTA DE FONDOS.- Se llevará un
registro de control, manual o automático, de las Órdenes de Pago devueltas por
falta de fondos, en el que se consigne los siguientes datos:
a. Fecha de presentación.
b. Número de la Cuenta y Nº de la orden de pago.
c. Moneda e Importe de la orden de Pago girada.
d. Agencia u Oficina y usuario en la que fue presentada.
18
Las órdenes de pago no pagadas por falta de fondos, deberán ser devueltas al
cliente que las presentó con el respectivo sello de “no pagado por falta de
20
fondos” en el reverso de la orden de pago. Así mismo se debe consignar fecha,
hora de presentación y V°B° del Asesor o Supervisor de Servicios Financieros que
3.
atendió la operación.
6.3.5.2 CANCELACIÓN DE CUENTAS POR GIROS INDEBIDOS.- En coordinación con el Área
.0
Legal, el encargado de agencia u oficina o el Supervisor de Servicios
27
Financierosdebe enviar una carta al(los) titular(es) de la cuenta invitándolos a
que en un plazo no mayor a 72 horas se acerquen a la agencia u oficina para
que procedan a cancelar la cuenta y devuelvan las órdenes de pago que
oa
mantenga en su poder. Así mismo cuando se cancele una Cuenta Ahorro con
Órdenes de Pago a un cliente, por girar y no mantener los fondos suficientes,
ov
debe anularse en el SISTEMA – SOFIA todas las Órdenes de Pago que hayan sido
entregadas al cliente y que no hayan sido giradas y pagadas, sustentando esta
lN
operación con el estado de cancelación de la cuenta.
6.3.5.3 COMUNICACIÓN DE CANCELACION DE CUENTA.-Si transcurrido el plazo
establecido en el numeral anterior el cliente no se acerca a cancelar su cuenta
ue
u Oficina.
pa
6.4.1 Cuando, a solicitud escrita del cliente, se paguen retiros de cuenta ahorro,
nt
de transferencias bancarias a las cuentas de los clientes o a las cuentas que ellos
indiquen, estas transferencias se realizarán exclusivamente a través de la Cámara
de Compensación Electrónica (CCE), de acuerdo a lo establecido en el Manual
ia
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Procedimiento de operaciones
6.5.1 Las diferentes ventanillas que hayan recibido cheques en depósito de ahorros o
por pago de créditos los habilitarán a la Caja de su Agencia, Área u Oficina, con
la transacción 1232 ENVÍO DE CHEQUES A SECCIÓN y luego deberán continuar de
acuerdo a lo establecido en el Manual y Procedimiento de Cheques Recibidos Vía
CCE.
6.5.2 Los cheques recibidos para depósitos en cuenta CTS deben ser cheques
certificados, cheques de Gerencia o cheques comerciales los cuales deben estar
emitidos a nombre de CMAC PIURA SAC. Los cheques recibidos para depósitos en
18
cuenta CTS deben ser registrados con la transacción 6582 Ingreso de OT con
Cheque los cuales deben ser procesados y enviados de acuerdo a lo establecido
20
en el “Procedimientos para el registro de Transacciones con Cheques – Módulo de
la CCE”, al día siguiente hábil, una vez que verifiquen que los cheque hayan sido
levantados, verificación que se realiza a través de la opción de menú 22 CCE, 17
3.
Cheques Levantados por Agenciase procede a realizar los depósitos a las
.0
respectivas cuentas de CTS.
Los cheques por traslado deben ser cheques de gerencia o cheques certificados.
27
6.5.2.1 La transacción 1232 genera un reporte el cual deberá ser firmado y sellado
por el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosque recibió los cheques
y el responsable de la bóveda, o el Asesor de Servicios Financieros
oa
designado para recoger los cheques de la Agencia u Oficina previa
verificación de los datos consignados en los cheques y en los
ov
comprobantes de envío de cheques que emite el Sistema – SOFIA, los
cuales deben coincidir. lN
6.5.2.2 El Asesor o Supervisor de Servicios Financierosresponsable de bóveda de
cada agencia u oficina recogerá los cheques de todas las ventanillas y los
ue
enviará al Área de Tesorería (para las Agencias y Oficinas ubicadas en
Piura) o al Asistente responsable de hacer los depósitos de cheques en
ig
acciones:
6.5.2.4 Si los cheques se van a depositar en las cuentas bancarias directamente
por el personal de la Agencia u Oficina que recibió el cheque, se utilizará
da
6.5.2.5 Ambas transacciones emiten un reporte el cual debe ser firmado y sellado
por quien entrega y por quien recibe los cheques, previa verificación de los
co
6.5.2.6 Si ocurre algún error de digitación al registrar los datos del cheque (1222
DESGLOSE DE CHEQUE) en la ventanilla y si éste aún no ha sido enviado a
op
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Procedimiento de operaciones
6.5.3 NATURALEZA DE LOS CHEQUES.- Al ejecutar la transacción 5120 ENVIO DE CHEQUES
A OTRA CAJA se debe tener mucho cuidado al seleccionar las cuentas contables
a ser utilizadas según la procedencia de los cheques, es decir si se reciben por
depósitos en cuenta ahorro, ahorro a plazo fijo y CTS o si se reciben por pago de
créditos.
18
Los convenios de créditos descuento por planilla con el sector Educación están
sujetos al cobro de una comisión por la retención mensual de la cuota de cada
20
uno de nuestros clientes que en la mayoría de los casos asciende al 1.5 % del total
retenido y que el sector Educación se lo cobra de los descuentos que realizan
3.
por nuestros clientes al momento de girar los cheques, realizando el giro de los
mismos por el importe retenido menos el porcentaje de la comisión.
.0
El procedimiento que debe seguir elAsesor o Supervisor de Servicios
27
Financierosresponsable de administrar los créditos descuento por planilla de su
agencia u oficina, es el siguiente:
6.5.4.1 Ir al sector Educación de su zona y recoger los listados que contienen las
oa
cuotas, esta información debe ser grabada en un diskette o en una memoria
USB. Así mismo debe recoger el cheque con el cual van a pagar las cuotas.
ov
6.5.4.2 Del listado que contiene el importe total de las cuotas a procesar, revisar que
el importe retenido por el sector Educación se haya calculado correctamente
lN
y que el porcentaje retenido sea el porcentaje pactado en el convenio. Para
realizar esta revisión debe calcular el importe retenido por el sector
Educación, por ejemplo si el importe total de cuotas a procesar es de S/
ue
18
anterior, elaborar el asiento contable (Anexo N°02) de acuerdo al
ejemplo descrito y remitirlo vía correo electrónico al Área de
20
Contabilidad, confirmando la recepción del mismo vía telefónica. Bajo
responsabilidad, este asiento contable debe ser firmado
obligatoriamente por el encargado de agencia u oficina y por el
3.
Supervisor de Servicios Financierosque autorizó la transacción.
.0
6.5.4.6 Realizar la transacción 6583 Transferencia de OT a OT, para transferir el importe
de la comisión (ingresada en el numeral 6.5.4.5) al importe del cheque
27
ingresado en el numeral 6.5.4.3 o en el literal a. del punto 6.5.4.4, con la
finalidad que el importe total de las cuotas a procesar este completo
conforme al listado proporcionado por el sector educación .
oa
6.5.4.7 Según corresponda ejecutar:
a. Pago de cuotas en forma manual, desde la opción de menú debe
ov
ingresar a 5 colocaciones, 1 Usuario, 11 Descuento por Planilla, 4 Prepara
Pago Automático OT, 5 Procesa Pago Automático.
lN
b. Pago de cuotas con el proceso automático, el archivo que contiene el
importe de las cuotas, enviado por el sector de Educación debe bajarse
ue
al programa JdescxPlaniCMAC, luego desde la opción de menú debe
ingresar a 5 Colocaciones, 1 Usuario, 11 Descuento por Planilla, 7 Carga
ig
en el sistema SOFIA, de ser así el proceso se realizó sin ningún problema. Esta
verificación se realiza generando el listado de operaciones en trámite.
6.5.5 Envío de Información de Cheques Pendientes:
da
registrar los saldos de cheques que no han sido procesados a través de la CCE o
ro
que no han sido depositados en bancos, es decir para cheques que hayan
quedado “pendientes” en sus agencias u oficinas tanto en moneda nacional
nt
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Procedimiento de operaciones
cheques pudiendo ser: 1 Operaciones de Ahorros, 2 Operaciones de Plazo Fijo,
3 Operaciones de Créditos.
En el campo “Saldo” digitar el saldo total de cheques por tipo de operación
que ha quedado pendiente (Ahorro Corriente o Plazo Fijo o Créditos el cual
aparece en el Libro de Efectos de Cobro Inmediato), presionar Enter.
Revisar si la información registrada es la correcta, de ser así presionar la tecla
función F5=Grabar para grabar la información registrada, de no ser así realizar
las correcciones debidas para proceder a grabar la información.
18
Si después de grabar la información registrada el responsable del registro se
percata que hay información incorrecta, el sistema-SOFIA permitirá realizar el
20
extorno de la información registrada para lo cual deberá ingresar a la opción
201 Registro de Cheques Pendientes, seleccionar la opción 1(registro de
cheques pendientes en MN)si la información a extornar es en MN o la opción 2
3.
(registro de cheques pendientes en ME)si la información a extornar es en ME,
.0
digitar la fecha, seleccionar el tipo de operación y presionar Enter,
seguidamente el sistema emitirá el mensaje: ”Hay información registrada para
27
la fecha y tipo de operación ingresados”, presionar Enter para aceptar y se
visualizará el saldo a extornar y la opción F23:extornar. Este proceso solicita
clave de supervisor.
oa
Si la información registrada está errada y el responsable se percata en días
posteriores al registro, el sistema-SOFIA permitirá anular la información grabada,
ov
para lo cual deberá ingresar a la opción 201 Registro de Cheques Pendientes,
seleccionar la opción 1(registro de cheques pendientes en MN)si la información
lN
a anular es en MN o la opción 2 (registro de cheques pendientes en ME)si la
información a anular es en ME, digitar la fecha y seleccionar el tipo de
ue
operación y presionar Enter, seguidamente el sistema emitirá el mensaje:”Hay
información registrada para la fecha y tipo de operación ingresados”,
ig
6.6.1 VALIDACIÓN CON RENIEC: Para abrir una cuenta ahorro a Plazo Fijo el Asesor o
ro
Supervisor de Servicios Financieros debe validar las huellas digitales del cliente con
las registradas en RENIEC, para lo cual utiliza la opción de menú 52. Ingreso de
nt
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Procedimiento de operaciones
6.6.2 Para abrir Cuenta Ahorro a Plazo Fijo, con dinero en efectivo, se utiliza la
transacción 2001 APERTURA DE DOCUMENTOS A PLAZO EN EFECTIVO por la cual el
sistema solicita los siguientes datos:
Moneda: Debemos seleccionar la moneda en que se abrirá la cuenta, el mismo
que puede ser en Soles (N) o Dólares de los Estados Unidos de América (E).
Mancomunado: Referido a la participación de más de una persona como titular
de la cuenta a plazos que se abrirá, Si es mancomunado (S), en caso contrario (N).
Cliente: Digitamos el código del cliente, si la cuenta es mancomunada digitamos
18
el código del cliente que aparecerá como primer mancomuno, podemos
ayudarnos con la tecla F4, en donde podemos digitar el D.O.I o el nombre del
20
cliente, lo recomendable es digitar el número del D.O.I.
Plazo: Digitamos el plazo solicitado por el cliente. Es conveniente recomendar o
proponer a nuestros clientes plazos iníciales, como mínimo, de 12 meses,
3.
explicando las ventajas de ello para el cliente, especialmente las mayores tasas de
.0
interés que se aplican a dichas cuentas, la solidez y liquidez que mantiene CMAC-
PIURA SAC. Esto ayudará a mantener una adecuada estructura de calce de
27
plazos. Esto no limita ni impide que los clientes abran cuentas ahorro a plazo fijo
con plazos menores a 12 meses con renovaciones automáticas.
Importe: Es el monto o la cantidad de dinero con que se abrirá la cuenta ahorro a
oa
plazo fijo. Considere que el Impuesto a las Transacciones Financieras puede ser
entregado adicionalmente por el cliente o descontado del importe que hayamos
ov
recibido.
Pago de intereses: Previa explicación al cliente y por elección del mismo, con la
lN
tecla F4 seleccionamos la manera como el cliente quiere que le abonen sus
intereses:
ue
(1) Disponible en cuenta: Intereses calculados y listos para ser retirados en
cualquier momento (no forman parte del capital).
ig
(2) Abono en cuenta: Depósito de los intereses ganados en una cuenta ahorro
o cuenta ahorro con órdenes de pago (en CMAC-PIURA SAC) al final del
M
plazo pactado.
(3) Capital al vencimiento: Al final del plazo pactado, los intereses ganados
ra
(7) Abono Día Fijo:Los intereses son abonados en una cuenta ahorro o cuenta
ahorro con órdenes de pago en un día fijo en el mes.
la
ro
Serie Contrato: se debe registrar el número de la serie del contrato que se está
utilizando.
nt
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Procedimiento de operaciones
Los contratos y cartillas de información se imprimen automáticamente, los cuales
se deben distribuir de acuerdo a lo especificado en este procedimiento.
Cabe precisar que si el cliente ya tiene un contrato multiproducto vigente sólo se
emitirá la cartilla de información en dos ejemplares uno para el cliente y otro para
ser custodiado por CMAC PIURA S.A.C.
Así mismo es obligatoria la entrega de tarjeta de débito a los clientes que solicitan
abrir Cuenta Ahorro a Plazo Fijo.
18
20
6.6.3 TASAS DE INTERÉS:
6.6.3.1 Tasas de Interés:
3.
Las tasas de interés vigentes son aprobadas por la Gerencia, comunicadas a
toda la organización a través de los tarifarios y memorandos de gerencia y los
.0
mismos que son publicadas en el SISTEMA – SOFIA (Shift F10, desde cualquier
27
pantalla de menú de opciones), Sistema de Normas en Línea (Sección Periódico
Digital / Tarifario), en la página web institucional (Sección Ahorros / Tasas de
Interés), en los paneles de información al público de todas las oficinas y agencias,
oa
volantes u otro material publicitario impreso a disposición del público.
Es obligatorio para todos los Asesores y Supervisores de Servicios Financieros leer
ov
el documento denominado “Fórmulas Usadas en el Cálculo de Intereses de
Cuenta Ahorro, Cuenta Ahorro a Plazo Fijo y Cuenta CTS” con la finalidad que se
lN
familiaricen con el cálculo de los intereses en cuentas de ahorro para poder
explicar adecuadamente a los clientes que requieran información o mantengan
dudas sobre el particular.
ue
usuario para abrir cuenta ahorro a plazo fijo con condiciones especiales”,
pa
publicado en el Infoline.
6.7.1 Cuando se cambie una cuenta de ahorros individual a una de tipo mancomunada
(Y) o solidaria (O), se debe cancelar la cuenta individual y abrir una nueva cuenta
la
de Cuentas.
6.7.2 Cuando se trate de cuentas de Personas Naturales, y alguno de los titulares desee
nt
siguiente:
6.7.2.1 En caso de que alguno de los titulares participativos (inclusivos) desee dejar
sin efecto la cuenta mancomunada se deberá cancelar la cuenta de ahorro
ia
6.7.2.2 En caso de que alguno de los titulares solidarios (exclusivos) desee dejar sin
efecto la cuenta solidaria se deberá cancelar la cuenta de ahorro a solicitud
C
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Procedimiento de operaciones
participativos (inclusivos) o solidarios (exclusivos), deben presentar los requisitos
establecidos en los Reglamentos de ahorro para cada producto.
El cambio de firmas de los apoderados, también puede ser ejecutado a petición
del representante legal que tenga las facultades legales correspondientes.
Hay que tener claro que si los nuevos apoderados no están registrados en nuestro
sistema se sigue el procedimiento para registrar personas naturales.
Se llena un nuevo Formulario de información Básica para personas jurídicas y si se
trata de cuenta ahorro con órdenes de pago se procederá a hacer firmar el registro
18
de firmas de órdenes de pago.
Luego el Supervisor de Servicios Financieros debe proceder a registrar en el sistema-
20
SOFIA a los nuevos apoderados de la cuenta.
Si es cuenta ahorro a través de opción de menú debe ingresar a:
1.- Ahorros.
3.
1.- Usuario.
.0
3.- Cuentas con apoderados: digitamos el número de cuenta y procedemos a
registrar a los nuevos titulares de la cuenta.
27
Si es cuenta ahorro a plazo fijo a través de opción de menú debe ingresar a:
2.- Plazo Fijo.
1.- Usuario.
oa
6.- Cambio de Apoderados de Plazo Fijo: digitamos el número de cuenta y
procedemos a registrar a los nuevos titulares de la cuenta.
ov
Se precisa que con el cambio de apoderados NO se debe imprimir nuevos contratos
ni cartilla de información. lN
6.7.3.1 Reporte Histórico de Apoderados.- Los Encargado de Agencia u Oficina deben
ue
generar obligatoriamente en forma diaria los reportes correspondientes a Histórico
de Apoderados de Cuentas Ahorro e Histórico de Apoderados de la Cuenta Ahorro
ig
a Plazo Fijo, para lo cual a través de la opción de menú del sistema-SOFIA deben
ingresar a :
M
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Procedimiento de operaciones
Los Encargado de Agencia u Oficina y Encargados de oficinas especiales
obligatoriamente deberán consultar y verificar en forma diaria las cuentas de ahorro,
ahorro con órdenes de pago y ahorro a plazo fijo que hayan sido bloqueadas en sus
respectivas agencias u oficina, para lo cual deberán realizar el siguiente procedimiento:
6.8.1 Acceder a través de la opción de Menú 1 Ahorros/3 Reportes/59 Cuentas
Bloqueadas en el día; y 2 Plazo Fijo/3 Reportes/10 cuentas bloqueadas en el día.
Al ubicarse en cada cuenta bloqueada y presionar la tecla Enter se podrá
visualizar el motivo de bloqueo, el usuario que realizó el bloqueo, el comentario
18
o glosa ingresado por el supervisor que realizó el bloqueo y la fecha de bloqueo;
con la tecla función F7=Imprimir podrán imprimir dichos reportes.
20
6.8.2 Si en la consulta realizada existen cuentas bloqueadas deberán imprimir dicho
reporte para posteriormente revisar el motivo de bloqueo de cada cuenta y
3.
hacerle el seguimiento respectivo.
6.8.3 Una vez que hayan realizado la verificación deberán sellar y firmar el reporte y
.0
guardarlo en un archivo denominado “Listado de Cuentas Bloqueadas”, el cual
27
deberá estar custodiado en muebles bajo llave, así mismo dicho archivo deberá
estar disponible cuando los entes de control lo soliciten.
oa
6.9 MOVIMIENTO DE CUENTAS EN EL MES ACTUAL:
Cuando el Supervisor de Servicios Financieros o el encargado de Agencia u Oficina
ov
solicite el reporte R6101644 “Estados de Ahorro a la Fecha” deberá ejecutar lo
establecido en la “Guía rápida para la emisión de reportes: Movimiento de cuenta en el
lN
mes actual y movimiento de cuenta entre fechas”, documento que se encuentra
publicado en el sistema de Normas en Línea, Sección Índice Temático/ Publicaciones/
Normatividad Interna/ Ahorro y Finanzas/ Guía.
ue
política, que cumplan o hayan cumplido hasta 2 años atrás funciones públicas,
la importancia del cargo, sea públicamente conocido como: Presidente de la
co
conocimiento.
3. Si se trata de un cliente nuevo, el Administrador de Agencia, Jefe de Área u
C
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Procedimiento de operaciones
5. Se deberá elegir como actividad económica del cliente, una de las siguientes
actividades, según corresponda o la que más se asemeje:
18
7513 Regulación y facilitación de la actividad económica (SBS,
BCRP).
20
7514 Actividades de servicios auxiliares para la administración
pública en general (Asesores, políticos, jueces, fiscales).
3.
7521 Relaciones exteriores (Diplomáticos).
.0
7522 Actividades de defensa (Militares).
7523 Actividades de mantenimiento del orden público y de
27
seguridad (Estamento militar).
7530 Actividades de planes de seguridad social de afiliación
obligatoria.
oa
En caso de tratarse de clientes de créditos prevalecerá y se le asignará o
ov
mantendrá la actividad económica por la cual se le otorga el crédito.
Así mismo, es preciso mencionar que se pueden seguir utilizando los códigos CIIU
lN
mencionados para otras personas que trabajen en la administración pública sin
necesidad de ser consideradas PEP.
ue
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Procedimiento de operaciones
9. Las Declaraciones Juradas físicas deberán archivarse en el File de
Correspondencia con la Unidad de Cumplimiento, que mantienen las agencias,
ordenadas en forma alfabética y con una cartulina usada como separación de
los demás documentos incluidos en el file.
10. Si al momento de abrir la cuenta, o en alguna operación posterior que realice el
cliente, se considera que la operación generó una señal de alerta, se deberá
comunicar en forma reservada al Administrador de Agencia o Jefe de Oficina y
de ser el caso a la Unidad de Cumplimiento.
18
11. Como una ayuda para la identificación de un PEP, el Asesor o Supervisor de
Servicios Financierospodrá hacer uso de la relación de los principales cargos
20
públicos para ser considerados PEP, que se encuentra publicada en la Sección
Publicaciones / Unidad de Cumplimiento / Lista con Nivel de Riesgo / Lista Mínima
de Cargos Públicos para ser considerados como PEP, del aplicativo Infoline.
3.
12. Como una herramienta que permita la verificación de los clientes a los cuales se
.0
les haya asignado la condición de PEP, el Supervisor de Servicios
Financierosdeberá generar al cierre de cada mes la consulta implementada
27
para ello a través del SOFIA siguiendo la ruta: 35. Módulo de Prevención, 8.
Clientes Especiales, 1. Consultas y Reportes 5. Clientes registrados como PEP; de
tal manera que permita evaluar la verdadera condición del cliente y cumplir con
oa
los procedimientos internos establecidos para los clientes PEPs, o en su defecto,
corregir errores involuntarios del personal al momento de asignar una condición
ov
errada.
Así mismo se tienen otras consultas y reportes de ayuda al personal de la agencia, que
lN
podrán ser revisados a través del SOFIA, siguiendo la ruta: 35.- Módulo de Prevención,
2.- Listas con Nivel de Riesgo, 2.- Herramientas LCNR:
ue
2. Operac. Diarias de Listas.
3. Alertas X Cliente.
ig
7.2.1.1. Copia del documento oficial de identidad del titular (es) de la cuenta.
7.2.1.2. Formulario de Información Básica de Persona Natural del titular(es), la misma
la
Página 79 de 147
Procedimiento de operaciones
7.2.2.1. Copia del testimonio de constitución.
7.2.2.2. Vigencia de poderes.
7.2.2.3. Copia de los documentos oficiales de identidad del(los) titular(es) de la
cuenta.
7.2.2.4. Formulario de Información Básica de Persona Natural del titular(es), la misma
que debe actualizarse cada dos años.
7.2.2.5. Tarjeta de Registro de Firmas de persona jurídica, solo aplica para aquellos
clientes con Cuentas Ahorro con Órdenes de Pago
18
7.2.2.6. Copia del Registro Único de Contribuyentes.
7.2.2.7. Declaración Jurada de Origen de Fondos.
20
7.2.2.8. Consulta en central de riesgos, para cruce de información como actividad
económica, RUC activo, dirección, teléfono, endeudamiento, también del
(los) titular(es) de la cuenta y empresas del grupo económico cuando sea el
3.
caso.
.0
7.2.2.9. Copia del acta de visita del cliente.
7.2.2.10. Constancia de recepción de información cuando esta tenga como
27
objetivo verificar la dirección del cliente.
7.2.2.11. Informe de conocimiento del cliente, en el informe se debe comentar la
actividad económica del cliente, la congruencia del movimiento o monto
oa
captado con la actividad económica que desempeña así como la
apreciación del inmueble del cliente o bienes que este tuviera. Este informe
ov
lo debe presentar el encargado de la agencia u oficina cada dos años.
7.2.2.12. Documentación remitida al cliente o recibida del cliente.
lN
7.2.2.13. Todo el expediente debe ser actualizado cada dos años.
ue
7.2.3 Frecuencia de Verificación de Listado de Mayores Clientes
7.2.3.1. Semestralmente (30.06 y 31.12) el Supervisor de Servicios Financierosdebe
ig
listado del período anterior, con la finalidad de ver a los nuevos clientes
generados en la lista. De ser así se procede a elaborar el expediente, el plazo
la
presentada.
co
7.2.4.3. Las hojas (actas) del libro de visitas deben estar foliadas y en forma correlativa,
utilizándose en forma secuencial.
7.2.4.4. Las actas deben estar selladas y firmadas por el responsable de hacer la visita.
7.2.4.5. Las actas que por algún motivo se malogren, deberán anularse colocando el
sello de anulado.
7.2.4.6. Una vez que se haya utilizado todo el libro de visitas, deberá empastarse y
mantenerse en un lugar seguro.
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Procedimiento de operaciones
7.2.4.7. Las visitas también tienen que registrarse en el Módulo de Prevención del
sistema-SOFIA: 35 Módulo de Prevención, 4 Visitas, 1 Mantenimiento, 2 Registro
de Visitas, F6=Nuevo Registro.
18
forma confidencial a la Unidad de Cumplimiento, este archivador debe
custodiarse en un lugar seguro.
20
3.
8. TRANSACCIONES QUE NECESITAN CLAVE DE SUPERVISOR
8.1. Por razones de control, cuando se extorna una operación, cuando se exceden
.0
determinados límites como el del importe de una transacción, cuando se autoriza una
transacción de ingreso o de salida de efectivo varios, transacciones de abono o cargo
27
por concepto, el sistema solicita que se coloque la clave de supervisor, la misma que
es responsabilidad del Encargado de Agencia u Oficinao Supervisor de Servicios
oa
Financieroso de quienes la Gerencia haya designado expresamente mediante
memorando. Las claves de supervisor de los funcionarios son de uso personal y son
ov
autorizadas por la Gerencia, está prohibido comunicar o entregar dichas claves a
personas no autorizadas y hacer uso de ellas sin la debida autorización, es de
responsabilidad del funcionario supervisor el uso y confidencialidad de la misma.
lN
8.2. Los extornos son operaciones que revierten una transacción que se ha ejecutado con
algún error o deficiencia, por lo cual al realizar un extorno el Supervisor deberá verificar
ue
el origen de la operación a extornar y solicitará la explicación correspondiente al
Asesor de Servicios Financieros que solicita dicho extorno.
ig
8.3. Los documentos que sustentan los extornos son aquellos que corresponden a la
operación ejecutada erróneamente, los mismos que tendrán en letras destacadas la
M
palabra “EXTORNO” y de manera breve se debe anotar la causa que originó el extorno.
Estos documentos deben ser archivados en el movimiento diario de la ventanilla, con
ra
monto solicitado.
De presentarse algún caso de solicitud de extorno de la transacción 1235
ro
Trabajo.
C
8.4. Todos los documentos emitidos o recibidos que respalden la ejecución de una
transacción extornada debe formar parte del movimiento diario de la ventanilla.
8.5. Cuentas Inactivas:
Las transacciones que se realicen con una cuenta de ahorros inactiva también
requieren de clave de supervisor, debiéndose tener especial cuidado en la
identificación de cliente y el tipo de transacción que se está ejecutando, para lo cual
el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosdeberá:
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Procedimiento de operaciones
8.5.1. Realizar identificación positiva del cliente de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento de operaciones
8.5.2. Solicitar al cliente la presentación del Documento Oficial de identidad (D.O.I),
el cual debe estar vigente y en buen estado, recordando que los únicos
documentos oficiales de identidad son el DNI, Carnet de Extranjería, Cedula de
Identidad o Permiso Temporal de Permanencia, así mismo emitir una copia
fotostática a dicho documento.
8.5.3. Solicitar la presentación de la tarjeta de débito Piura Cash.
18
8.5.4. Solicitar al cliente que digite su clave en el pin pad.
8.5.5. Ejecutar la transacción solicitada por el cliente, las cuales serán autorizadas
20
mediante clave de supervisor, al tratarse de cuentas inactivas.
8.5.6. Emitir una fotocopia del comprobante de la operación, en el cual el cliente
consignará sus nombres y apellidos completos, su firma y su número de
3.
documento de identidad, así mismo en esta fotocopia, el Supervisor de Servicios
.0
Financierosresponsable de autorizar la ejecución de la transacción deberá
colocar su firma y sello.
27
8.5.7. La fotocopia del comprobante de la operación descrita en el párrafo anterior
debe quedarse en poder del Asesor o Supervisor de Servicios
Financierosresponsable de ejecutar la transacción.
oa
8.5.8. Al final del día, la fotocopia del comprobante de la operación, a través de la
cual la cuenta ahorro se activó y la copia fotostática del D.O.I, deberá
ov
archivarse en el movimiento diario del personal de operaciones, ordenados de
acuerdo al listado de “Movimiento por Cajero”.
lN
8.6. Las transacciones de Egreso por Operación Interna, Ingreso Por Operación Interna
también requieren de clave de supervisor, el responsable de autorizar dichas
ue
transacciones debe revisar: moneda, importe, cuenta contable, tipo de operación
que origina la ejecución de esta transacción y destino final de dichos importes. Cabe
ig
siguiente:
El tipo de transacción
Número de cuenta de ahorro o número de pagaré
da
Apellidos y nombres
Importe y moneda
la
Cuenta Contable
ro
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Procedimiento de operaciones
8.9.3. Después de generar los reportes debe revisar y efectuar el seguimiento sobre
las transacciones registradas en estos reportes.
8.9.4. Terminada la verificación, estos reportes deben ser sellados y firmados por el
responsable y guardados en un archivador denominado “Transacciones
Reversadas - Realizadas después de Devolución de Efectivo -Operaciones por
Cajero – Sobrantes y Faltantes”.
18
9. CIERRE DE OPERACIONES
9.1 Al término del horario de atención al público, el Asesoro Supervisor de Servicios
20
Financierosdebe cerrar su ventanilla para lo cual debe proceder de la siguiente
manera:
9.1.1. Verificar que no tenga cheques pendientes de entregar, si tuviera cheques,
3.
habilitarlos al responsable de bóveda de su Oficina o Agencia con la
.0
transacción 1232 Habilitación de Cheques.
9.1.2. Recontar y ordenar el dinero de su caja de la siguiente manera:
27
Denominación N° de Billetes Fajo
S/ 10.00 100 1,000.00
oa
S/ 20.00 100 2,000.00
S/ 50.00 100 5,000.00
ov
S/100.00 100 10,000.00
S/200.00 100 lN 20,000.00
S/1.00 50 50.00
S/ 0.50 100 50.00
M
9.1.3. Los fajos de billetes y las bolsas de monedas deben ser habilitados al
responsable de bóveda de su Respectiva Agencia u Oficina con la transacción
da
monedas. Se precisa que los fajos de billetes deben llevar el cintillo de Caja
Piura con el debido sello y visto bueno del responsable del efectivo, así mismo
nt
las bolsas de monedas deben contener una etiqueta con el sello y visto bueno
del responsable del efectivo. En ambos casos se debe especificar la cantidad
co
de efectivo.
9.1.4. Registrar en el Sistema-SOFIA el detalle de su dinero mediante transacción 5510
ia
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Procedimiento de operaciones
9.1.7. En el caso de existir faltantes de dinero o valores la reposición se efectuará en
el mismo día, en caso de que no sea posible cubrirlo se dará inicio al proceso
legal correspondiente, presentando la denuncia ante la Policía Nacional.
9.1.8. Si al realizar el Cuadre Operativo Por Cajero, no arroja diferencia alguna, si todo
está conforme, realizar el Cierre de Ventanilla, con la transacción 5520, esta
transacción lista el detalle de las transacciones realizadas en el día en su
ventanilla.
9.1.9. Esta transacción emite los siguientes reportes:
18
R2401657 Cuadre Operativo en Moneda Nacional.
R2401657 Cuadre Operativo en Moneda Extranjera.
20
R2401657 Cuadre Operativo Tarjetas.
R2401691 Movimiento Por Cajero.
Estos reportes deben imprimirse sólo en original, ser entregados al Encargado
3.
de Agencia u Oficina o al Supervisor de Servicios Financierosdesignado para su
.0
verificación y conformidad. Una vez que estos reportes sean verificados, deben
ser devueltos, sellados y firmados al Asesor o Supervisor de Servicios
27
Financierosresponsable para que los archiven junto con el resto de documentos
sustentatorios utilizados durante el día. Si el Supervisor de Servicios Financieroses
el responsable de realizar el cierre de la agencia u oficina los reportes de su
oa
cierre de ventanilla deben estar sellados y firmados por el encargado de
agencia u oficina.
ov
Ordenar la documentación que sustenta todas y cada una de las
transacciones y operaciones realizadas en su ventanilla de acuerdo al listado
lN
“Movimiento Por Cajero”, cabe precisar que se archivará los siguientes
documentos, según corresponda:
ue
a. Comprobantes de habilitaciones de efectivo desde bóveda.
b. Comprobantes de aperturas de cuenta ahorro a plazo fijo.
ig
d. Órdenes de Pago.
e. Constancia de entrega de talonario de órdenes de pago.
ra
operaciones ejecutadas.
9.1.11. Es responsabilidad del Encargado de Agencia u Oficina que esta función de
C
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Procedimiento de operaciones
transacciones que se hayan efectuado, debe verificar que todos los formatos
o de ser el caso los comprobantes que sustente las transacciones estén
completos, sellados y visados por el responsable de ejecutar la transacción,
firmados por el cliente y cuando las transacciones han sido autorizadas con
clave de supervisor debe verificar que el responsable de autorizar dichas
transacciones consigne su firma y sello en dichos comprobantes. Una vez que
haya terminado de revisar el movimiento y que todo esté conforme
procederá a sellar y visar el cuadre operativo y los listados donde se detallan
18
las operaciones, colocando al lado de su respectivo sello la glosa “Revisado”.
9.1.13. En la revisión a efectuar, el Asesor o Supervisor de Servicios
20
Financierosdesignado, debe poner especial énfasis en la correspondencia
que deben tener los documentos sustentatorios de las transacciones con el
listado del detalle de las mismas, considerando que las operaciones deben
3.
estar debidamente autorizadas y que los datos como los importes, moneda,
.0
número de cuenta, número de documento, formato utilizado y el tipo de
transacción deben ser los mismos tanto en los documentos como en los
27
listados, por lo que luego de concluida la revisión debe firmar y sellar los
listados y el cuadre operativo en señal de conformidad.
9.1.14. El Encargado de Agencia u Oficina o el Supervisor de Servicios
oa
Financierosdesignado visará y sellará el listado sustentatorio verificando que
se haya realizado dicha revisión.
ov
9.1.15. Las discrepancias o deficiencias que encontrare serán puestas en
conocimiento del Asesor o Supervisor de Servicios Financierosresponsable de
lN
la ventanilla revisada y del Encargado de Agencia u Oficina o del Supervisor
de Servicios Financierosdesignado para tomar las acciones correctivas
ue
pertinentes.
9.1.16. Es importante precisar que en las operaciones realizadas en moneda
ig
tal fin. Hay que tener en cuenta que los folios de cada libro se imprimen y
archivan en forma correlativa.
ia
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Procedimiento de operaciones
verificado su cuadre de ventanilla con la transacción 9902 Cuadre Operativo
Cajero Por servicio serán sancionados de acuerdo al Reglamento Interno de
Trabajo, por considerarse FALTAS en el trabajo, cuya sanción va desde una
amonestación escrita hasta la suspensión sin goce de haber.
9.1.19. Así mismo si el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros se retira de la
Agencia, área u Oficina donde labora, sin realizar su respectivo cierre de
ventanilla (transacción 5520) el encargado de agencia u oficina o Supervisor
de Servicios Financieros realizará las coordinaciones necesarias (llamadas
18
telefónicas) para ubicarlo e informarle que retorne a realizar el cierre de
ventanilla, de no ubicarlo, el responsable de realizar el cierre de la agencia,
20
área u oficina procederá a cerrar con dicho faltante o sobrante, ambos
hechos deben ser comunicados en forma inmediata a su jefe quién
procederá a realizar el informe respectivo a la Gerencia, con copia al OCI,
3.
Riesgos y Operaciones. Este hecho debe ser regularizado al día siguiente a
.0
través de un asiento contable y será sancionado de acuerdo al Reglamento
Interno de Trabajo, por considerarse FALTAS en el trabajo, cuya sanción va
27
desde una amonestación escrita hasta la suspensión sin goce de haber, esta
medida también aplica para el responsable del cierre de Agencia u Oficina
que se retire de las instalaciones sin realizar el cuadre de la Agencia u Oficina
oa
de manera correcta.
ov
9.1.20. Mecanismos de Cuadre
Está prohibido la instalación de programas que contengan calculadoras no
lN
autorizadas por la Gerencia, como el programa SMARTSUM o de otros
programas incluidos el Excel que se encuentre instalados en las ventanillas de
ue
atención al público de sus respectivas agencias u oficinas y que sirvan de
mecanismos para llevar un control de los importes recibidos durante la
ig
dinero.
9.2.2. En aquellas Agencias u Oficinas en las que se tiene cinco o más de cinco
ventanillas de atención al público, elAsesor o Supervisor de Servicios Financieros
ia
entregará el dinero con su respectivo detalle a otra ventanilla para que realice
op
18
y poner el VºBº en las habilitaciones recibidas y registradas en el sistema, así
mismo el Supervisor de Servicios Financieros de la agencia imprimirá la
20
transacción 5510 Cierre de Caja ventanilla de todos los Asesores de Servicios
Financieros en impresora matricial, para esto en el sistema-SOFIA deberá
ingresar a 9 Tesorería, 1 Caja y Bóveda, 3 Reportes, 14 Cierres de Caja ventanilla
3.
Agencias, estos cierres deberán ser sellados, visados y guardados en el
.0
archivador “Movimiento de Bóveda de la Agencia”. Para las agencias descritas
en el numeral 8.2.1 los cierres de caja ventanilla recibidos e impresos en papel
27
térmico deben engraparse con los cierres de caja ventanilla impresos con la
opción 14 del menú de tesorería e igual debe proceder a guardarlos en el
archivador “Movimiento de Bóveda de la Agencia”.
oa
9.2.7. Una vez que todo el dinero se ha ingresado al Sistema-SOFIA, se efectúa el
cuadre de la Agencia, se generan los saldos de bóveda tanto en Moneda
ov
Nacional, como en Moneda Extranjera, estos saldos se deben comparar con el
dinero que físicamente se tiene, para posteriormente ser custodiado en la
lN
respectiva bóveda de la agencia u oficina.
9.2.8. Todo recuento de dinero que realicen los responsables de bóveda, Asesores de
ue
Servicios Financieros, Supervisores de Servicios Financieros, encargado de
Agencia u Oficina, se deberá realizar en ambientes que cuenten con Cámara
ig
Bancos”.
9.2.10. Se precisa que el uso de sobres para el CIERRE DE CAJA – VENTANILLA en
nt
moneda extranjera aplica para aquellas agencias que cuentan con quince o
más ventanillas de atención al público. Para las demás agencias u oficinas, si al
co
Página 87 de 147
Procedimiento de operaciones
Si la operación que realiza el cliente implica un ingreso de dinero en efectivo, como
un depósito en cuentas de ahorro, incremento de cuenta ahorro a plazo fijo, pago
de préstamo, pago de servicios, entre otros, para esto se debe:
10.1.1. Solicitar al cliente el dinero a depositar, el mismo que debe ser contado,
revisado y ordenado con la finalidad de detectar billetes falsos (M.N. y M.E) o
en avanzado estado de deterioro. Por ningún motivo el Asesor o Supervisor de
Servicios Financieros debe desplazarse con el dinero recibido hacia el lugar
donde se encuentra la recontadora de billetes o monedas.
18
10.1.2. Proceder a registrar la operación en el Sistema SOFIA verificando el importe
(números y letras) y la moneda consignada, si todo está conforme:
20
10.1.2.1. Guardar el dinero en el cajón.
10.1.2.2. Digitar operación en el sistema (poniendo especial atención al tipo
3.
de transacción, moneda, cuenta e importe digitado).Sellar y poner
Vº Bº. en el comprobante emitido por el sistema SOFIA,dicho sello se
.0
colocará en la parte posterior e inferior del comprobante emitido y
27
deberá ser entregado al cliente.
10.1.2.3. Si se trata de operaciones de ingreso de dinero en cuenta ahorro,
ahorro con órdenes de pago y ahorro a plazo fijo se solicitará al
oa
cliente, su DOI, que inserte su tarjeta de débito y digite su clave
secreta por el pin pad. En caso de DNI vencido se debe verificar en
ov
la página de RENIEC que los datos y la firma coincidan con el DNI,
luego de realizar esta validación debe archivar el prind de RENIEC en
lN
el movimiento de operaciones.
10.1.2.4. En caso de cuenta ahorro a plazo fijo, los comprobantes que emita
el sistema SOFIA se deberá entregar el comprobante original al
ue
18
utilizar la tarjeta de débito y digitar su clave secreta, para esto debe:
10.2.1. Solicitar el documento oficial de identidad a la persona que va a retirar o
20
cobrar, teniendo en cuenta que los únicos documento oficiales de identidad
son el D.N.I y Carné de Extranjería vigentes y en perfectas condiciones.
3.
10.2.2. En el caso del DNI debe verificarse la firma, fotografía y el estado de
conservación del mismo, el que de presentarse deteriorado debe ser
.0
rechazado. Así mismo si el DNI está vencido se debe verificar en la página de
27
RENIEC que los datos y la firma coincidan con el DNI, luego de realizar esta
validación debe archivar el prind de RENIEC en el movimiento de
operaciones.
oa
Asimismo se debe contrastar la firma consignada en el documento oficial de
identidad presentado contra la firma que consigne en el documento de la
ov
cuenta ahorro a plazo fijo, orden de pago, comprobante de liquidación
respectivo o formato. Esta última firma se verificará contra la firma que
lN
aparece en el sistema de firmas digitales.
10.2.3. Confirmar la titularidad de la cuenta o del valor a ser cobrado y su
autenticidad, verificando los dispositivos de seguridad de los documentos que
ue
nos presenten a cobro. Solicitar al cliente que inserte la Tarjeta de Débito por
el pin pad y que registre su clave secreta, para realizar retiros, cancelaciones
ig
10.2.4. Verificar que el cliente haya firmado los documentos que sustentan la salida
pa
índice derecho).
10.2.5. Ejecutar la operación asegurándose que se seleccione adecuadamente el
la
presentados.
nt
10.2.7. Si la operación es aceptada por el Sistema SOFIA confirmar que los datos que
aparecen en la pantalla y los que son reportados correspondan a la
operación ejecutada verificando que la cuenta, moneda, importe y nombre
ia
18
abono en cuenta) así como las operaciones de retiro de intereses emitirán un
solo comprobante de dichas operaciones, las cuales serán emitidas en
20
impresora térmica, estos documentos deberán ser sellados y visados en el
reverso por el responsable de ejecutar la transacción y serán entregados al
cliente.
3.
.0
10.3 Formulario de Registro de Operaciones
10.3.1. Se debe tener en cuenta que las transacciones que superen el límite
27
establecido en el literal A del punto 1 Registro de Operaciones, de la “Guía
de Lineamientos para la emisión del registro de operaciones” deben ser
comunicadas por la Gerencia a las autoridades pertinentes, por lo que
oa
deberán ser registradas en el Formulario de Registro de Operaciones (RO).
10.3.2. Los criterios para llenar el Formulario de Registro de Operaciones, se
ov
encuentran en la Guía: Lineamientos para el Registro de Operaciones - Ficha
RO. lN
10.3.3. Los registros de operaciones (fichas R.O) deben imprimirse sólo en original, los
cuales deben llevar la firma de la persona que físicamente realiza la
ue
operación (Tramitante), sellados y visados por el Asesor o Supervisor de
Servicios Financierosque atiende la operación y sellados y firmados por el
ig
archivo también se deberán guardar todos los reportes que se utilicen para la
realización de los arqueos mensuales y trimestrales.
la
palabra extornada y el motivo según sea el caso. Este archivo debe estar
custodiado en bóveda, pre bóveda o en armarios blindados.
co
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Procedimiento de operaciones
evaluarán si amerita enviar al empaste la cantidad de registros de
operaciones del período indicado. Los registros de operaciones empastados,
deben estar custodiados en bóveda, pre bóveda o en armarios blindados.
18
10.4.2. Si por algún motivo el dinero que hemos entregado al cliente nos es devuelto,
obligatoriamente éste debe contarse y verificarse nuevamente.
20
10.4.3. Recomendar al cliente verificar y recontar su dinero antes de retirarse de la
ventanilla, pues no se aceptarán reclamos posteriores.
3.
10.5 Canje de Billetes y Monedas
.0
10.5.1. Los billetes y monedas que el Banco Central pone en circulación,
cualesquiera fuera la denominación y características, son de aceptación
27
forzosa para el pago de toda obligación.
10.5.2. Mantener billetes y monedas en condición de circular (que cumplan con el
patrón de calidad y el catálogo de reproducción de billetes y/o monedas
oa
que deben ser retirados de circulación, entregado por el BCR) en calidad y
cantidad suficiente para atender operaciones diarias y canje de efectivo.
ov
10.5.3. Se debe realizar el canje de billetes y monedas, a la vista y a la par, sin costo
para el público. Esta obligación incluye el canje de billetes y monedas
lN
deteriorados que cumplan con las condiciones de canje:
Que tengan anverso y reverso.
ue
Que tenga más del cincuenta por ciento.
Que posean una de sus numeraciones completas.
ig
seguridad como: Marca de agua, tinta que cambia de color, imagen latente,
registro perfecto, e hilo de seguridad, etc.
pa
Oficina.
Página 91 de 147
Procedimiento de operaciones
directos o indirectos pendientes de pago con la CMAC PIURA SAC por
cualquier suma de dinero o valor que la CMACPIURA SAC tenga en su poder.
Dichas operaciones deberán ejecutarse previa autorización del Encargado
de Agencia u Oficina.
Para realizar el cargo en una cuenta ahorro o cuenta ahorro con órdenes de
pago:
10.6.1.1. El Asesor o Supervisor de Servicios Financierosdebe ejecutar en el
sistema-SOFIA la transacción 1351 “Cargo por Conceptos” registrar
18
el número de la cuenta ahorro o cuenta ahorro con órdenes de
pago a cargar, el importe a cargar y en el campo conceptos
20
seleccionar el motivo 0005 Regularización, en el campo Información
Adicional se debe escribir la siguiente glosa “Para pago de crédito
N° ……………..”, esta transacción solicita clave de Supervisor de , el
3.
Supervisor de Servicios Financieroso el encargado de agencia u
.0
oficina es quién autoriza la transacción.
10.6.1.2. Ejecutar la Transacción 8260 “Salida de Efectivo Varios”, el Asesor de
27
Servicios Financieros debe seleccionar la moneda, digitar número
de documento(N° de pagaré), el importe, en glosa debe escribir:
Por pago de crédito y apellidos y nombres del cliente y escribir la
oa
cuenta contable 1918070900000000000(para soles) o la
19280709000000000000(para dólares), esta transacción solicita
ov
clave de Supervisor de Operación quién autoriza la operación. El
comprobante que emite el sistema-SOFIA por esta transacción
lN
debe ser archivado en el movimiento de la ventanilla.
10.6.1.3. Ejecutar la transacción 6527”Pago cuota Préstamo” (si se trata de
ue
una cuota completa), transacción 6529 “Pago de monto Fijo de
Préstamo” (si se amortiza o liquida la deuda) o transacción 9002
ig
revisada por el Área Legal. Los cargos de las cartas entregadas a los
clientes deben guardarse en un archivador denominado “Cartas de
nt
Página 92 de 147
Procedimiento de operaciones
transacción 6529 “Pago de monto Fijo de Préstamo” (si se amortiza
o liquida la deuda) o transacción 9002 “Pago de cuota de Línea”
10.6.2.3. Si el pago del crédito se ha realizado producto de la cancelación
de la cuenta ahorro a plazo fijo y si hubiera un saldo a favor del
cliente, el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros debe abrir
una cuenta ahorro a plazo fijo por el saldo a favor, con el mismo
plazo pactado inicialmente por el cliente.
10.6.2.4. Sellar y visar todos los comprobantes que emita el sistema-SOFIA por
18
las transacciones ejecutadas, en los comprobantes de la cuenta
ahorro a plazo fijo, en el campo en donde tiene que firmar el cliente
20
se debe escribir la siguiente glosa: “Pago de Crédito con cargo en
Cuenta”
10.6.2.5. La copia de los comprobantes que emite el sistema-SOFIA por las
3.
operaciones ejecutadas en la cuenta de ahorro a plazo se archiva
.0
en el movimiento de ventanilla, el original de estos comprobantes
se custodia en la bóveda de la agencia u oficina y los
27
comprobantes que emite el sistema-SOFIA por las transacciones
ejecutadas en el numeral 10.6.2.2 se guarda en los archivos
denominados “Pagos de Créditos con Cargo en Cuenta” para
oa
posteriormente ser entregados al cliente.
10.6.2.6. Remitir al domicilio del cliente el comprobante de pago, dicho
ov
documento debe estar acompañado de una carta indicando el
motivo que generó la medida adoptada. La carta que se envíe al
lN
cliente debe ser revisada por el Área Legal. Los cargos de las cartas
entregadas a los clientes deben guardarse en un archivador
ue
denominado “Cartas de Cargos a Cuentas de Ahorros”. Se precisa
que los comprobantes de las operaciones de la cuenta a plazo fijo
ig
este procedimiento.
10.6.4. Cargos con Presencia o Autorización del Cliente.-Para realizar pagos de
pa
créditos con cargo en cuenta ahorro y cuenta ahorro con órdenes de pago
se utilizará la transacción 6527 “Pago cuota préstamo” (pago de cuota
completa) y 6529 “Pago de monto Fijo de Préstamo” (amortización o pago
da
10.6.4.3. Carta: Se pueden presentar 2 casos, los mismos que requieren clave
de Supervisor de Servicios Financierospara su autorización:
C
Página 93 de 147
Procedimiento de operaciones
10.6.4.3.2. Carta de autorización: Se utilizará cuando el titular de la
cuenta ha presentado de forma anticipada una carta
solicitando el cargo de sus cuotas de sus préstamos de
acuerdo al cronograma de pago.
10.6.4.4. Ejecutada la transacción el Asesor o Supervisor de Servicios
Financierosprocederá a sellar y visar todos los comprobantes que
emita el sistema-SOFIA por las transacciones ejecutadas, dicho sello
se colocará en la parte posterior e inferior del comprobante emitido.
18
10.6.4.5. Estos comprobantes que emite el sistema-SOFIA deben ser
entregados al cliente o la persona que tiene el poder, para el caso
20
10.6.4.3.2. los comprobantes se deben guardar en los archivos
denominados “Pagos de Créditos con Cargo en Cuenta” para
posteriormente ser entregados al cliente.
3.
10.7. Cobro de Comisiones.- Las comisiones detalladas en los tarifarios “Comisiones por
.0
Crédito y Servicios Diversos” y que no son cargadas automáticamente por el
sistema-SOFIA, deben ser cobradas con las siguientes transacciones:
27
10.7.1. 1351 Cargo por Conceptos.- transacción utilizada para cargar comisiones
en cuenta ahorro, cuenta ahorro con órdenes de pago y se ejecuta con
la presencia del titular de la cuenta. El comprobante de cargo debe estar
oa
sellado y visado por elAsesor o Supervisor de Servicios
Financierosresponsable de efectuar el cargo, dicho sello se colocará en la
ov
parte posterior e inferior del comprobante emitido, posteriormente este
comprobante debe ser entregado al cliente. ElAsesor o Supervisor de
lN
Servicios Financierosdebe seleccionar como motivo de cargo el Motivo
001 Comisiones.
ue
10.7.2. 8063 Ingreso por Comisiones.- transacción utilizada para cobrar las
comisiones en efectivo, el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosdebe
ig
10.8. Abono Manual de Planilla.- Para realizar el pago de planillas en forma manual, el
Asesoro Supervisor de Servicios Financierosdebe ejecutar las siguientes
C
transacciones:
10.8.1 1410 Cargo en Cuenta por Pago de Planilla.- con esta transacción se carga
de la cuenta del empleador el importe de la planilla a abonar. El sistema
solicita la siguiente información:
Moneda: digitar 01 soles o 02 dólares.
Cuenta : digitar número de la cuenta del empleador de donde se realizará
el cargo.
Página 94 de 147
Procedimiento de operaciones
Planilla : digitar el número de planilla a abonar.
Total : digitar el importe total de la planilla a abonar.
10.8.2 1252 Abono de planilla.- con esta transacción se realiza el abono a cada
cuenta de los empleados. El sistema solicita la siguiente información:
Moneda: digitar 01 soles o 02 dólares.
Cuenta: digitar el número de cuenta del empleado.
Transacción Origen: digitar 1410 que es la transacción de cargo
a la cuenta del empleador.
18
Número de Depósito: se debe digitar un número correlativo de
los depósitos a abonar, de acuerdo al orden de la planilla
20
enviada.
Importe: digitar el importe que le corresponde abonar a la
cuenta.
3.
Número de cheque planilla: este número aparece en forma
.0
automática tal como se ha registrado en la transacción 1410
Cargo en Cuenta por Pago de planilla.
27
El responsable de realizar en forma manual el abono de la planilla debe tener
cuidado en no realizar transacciones diferentes a la transacción 1252 Abono
oa
de Planilla una vez que haya ejecutado la transacción 1410 Cargo en Cuenta
por Pago de Planilla, empezado el proceso de abono de planilla debe
ov
terminarlo sin interrupción.
Una vez que elAsesor o Supervisor de Servicios Financierostermina de abonar
lN
la planilla, debe realizar el cobro de la respectiva comisión “Abono de Planillas
por Ventanilla”, este importe debe ser cargado de la cuenta del empleador
ue
de acuerdo a lo establecido en el numeral 10.7 Cobro de Comisiones. El
importe a cargar es el resultado de multiplicar el importe de la comisión por
ig
CODIGO DE
da
TRANSACCION TRANSACCION
la
Página 95 de 147
Procedimiento de operaciones
2015 DEPOSITO DE CTS EN CUENTA
1210 DEPOSITOS EN EFECTIVO
1220 DEPOSITO EN CHEQUES
1235 DEPOSITO SIN LIBRETA
1260 TRANSFERENCIA DE CUENTA A CUENTA
1222 DESGLOSE CHEQUE REC.OB MP
7441 DEVOLUCIONES EFECTIVO ATM
18
5100 DEVUELTO A CAJA SECCION
2020 DUPLICADO DEPOSITO PF
20
5030 ENVIADO A OTRA VENTANILLA
5540 FALTANTE POR REGULARIZAR
3.
9004 IMPRESION ESTADO DE CUENTA
2017 INCR.CAPITAL DP CON CHEQUE
.0
2010 INCREMENTO DE CAPITAL DEP.PLAZ
27
6580 INGRESO DE OPERACION TRAMITE
6582 INGRESO O.T. CON CHEQUE
oa
8063 INGRESO POR COMISIONES
3002 MOVIMIENTOS DEPOSITO A PLAZO
ov
4396 NUEVO PAGO PIGNORATICIO
3226 PAGO CHEQUE DE GERENCIA
lN
6527 PAGO CUOTAS PRESTAMO
6538 PAGO DE CREDITOS CASTIGADOS
ue
Página 96 de 147
Procedimiento de operaciones
18
11.1. MONEDA NACIONAL:
11.1.1. Se emite la “Constancia de Retención de las Presuntas Falsificaciones de
20
Numerario Expresado en Moneda Nacional” del billete o moneda
presumiblemente falsa, por duplicado, describiendo las siguientes
características:
3.
a. Código de CMAC PIURA SAC: 801
.0
b. Ubicación de la Oficina: Departamento, Provincia y Distrito.
c. Código de la Oficina: número de la agencia, por ejemplo Chiclayo 11,
27
Mercado 02, Oficina Principal 01.
d. Lugar y Fecha de Retención.
e. Datos de la persona que está realizando la entrega del efectivo (cliente
oa
o usuario):
f. Apellidos y Nombres Completos.
ov
g. Documento Nacional de Identidad (DNI).
h. Teléfono. lN
i. Dirección.
j. Denominación del billete o moneda.
ue
k. Serie y numeración.
l. Cantidad de billetes o monedas retenidas
ig
del Perú.
11.1.4. Las Agencias Receptoras deberán enviar las constancias al responsable de su
co
presuntas falsificaciones.
11.1.6. Para obtener más información respecto a las características y medidas de
seguridad de los billetes y monedas en circulación, se debe consultar la
información publicada en la página web de la Oficina Central de Lucha Contra
la Falsificación de Numerario (OCN). Dicha información podrá ser consultada
en la página web de este organismo cuyo enlace se encuentran en la Sección
“Links de Interés” de la página web de la CMAC PIURA SAC.
Página 97 de 147
Procedimiento de operaciones
11.1.7. Inmediatamente después de realizar la retención, las Constancias de Retención
de las Presuntas Falsificaciones de Numerario Expresado en Moneda Nacional
junto con el billete o la moneda retenida deben ser entregadas al Supervisor de
Servicios Financierosde la agencia u oficina responsable, para que los custodie
en armarios bajo llave hasta que realice el respectivo envío.
11.1.8. Los cargos a los que hace referencia 11.1.3 deben contener la siguiente
información: N° de acta de retención, denominación, serie, cantidad de billetes
y monedas, nombres y apellidos de la persona a quien se le hizo la retención.
18
11.1.9. Los cargos de envío debidamente firmados y sellados por los responsables de
la recepción así como las respuestas que envía el BCRP deben ser guardados
20
en forma cronológica en un archivo denominado “Constancias de retención
de las presuntas falsificaciones- M.N” de la agencia u oficina.
3.
11.2. MONEDA EXTRANJERA:
.0
11.2.1. Se emite la “Constancia de Retención de numerario extranjero presuntamente
falsificado o adulterado” del billete presumiblemente falso, por triplicado,
27
describiendo las siguientes características (Ver Anexo N° 11) :
a. Agencia de retención
b. N° : número correlativo de formulario de la agencia
oa
c. Apellidos y Nombres.
d. Número de Documento Nacional de Identidad (DNI).
ov
e. Número de cuenta
f. Dirección. lN
g. Teléfono.
h. Tipo de moneda
ue
i. Denominación del billete
j. Año
ig
k. Serie y numeración.
l. Unidades
M
viernes o día hábil anterior) para las agencias ubicadas fuera de la provincia
de Piura. El Asistente de Tesorería de la Oficina Principal remitirá las constancias
ia
provincia de Lima y las Agencias del sur del país deberán enviarlas a la Agencia
Centro de Lima semanalmente (día viernes o día hábil anterior), para que
posteriormente sean enviadas a la Oficina Central de Lucha Contra la
Falsificación de Numerario (OCN).
11.2.5. El Responsable de las retenciones de la Agencia Centro de Lima, quién debe
ser designado con memorando de administración de agencia, deben enviar a
la OCN las retenciones de las presuntas falsificaciones y el Formato de “Remisión
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Procedimiento de operaciones
de las presuntas falsificaciones de numerario extranjero” (en original y copia)
dentro de los 10 días hábiles de efectuada la retención.
11.2.6. A solicitud del interesado se informará sobre el resultado de la evaluación
realizada por el OCN, a partir del vigésimo tercer día útil de retenidas las
presuntas falsificaciones.
11.2.7. Para obtener más información respecto a las características y medidas de
seguridad de los billetes y monedas en circulación, se debe consultar la
información publicada en la página web de la Oficina Central de Lucha Contra
18
la Falsificación de Numerario (OCN). Dicha información podrá ser consultada
en la página web de este organismo cuyo enlace se encuentran en la Sección
20
“Links de Interés” de la página web de la CMAC PIURA SAC.
11.2.8. Inmediatamente después de realizar la retención, las “Constancia de
Retención de numerario extranjero presuntamente falsificado o adulterado”
3.
junto con el billete retenido debe ser entregado al Supervisor de Servicios
.0
Financieros de la agencia u oficina responsable, para que los custodie en
armarios bajo llave hasta que realice el respectivo envío. Esta constancia se
27
encuentra publicada en la ruta: Normatividad Interna/Ahorros y Finanzas/
Formatos en el aplicativo Infoline.
11.2.9. Los cargos a los que hace referencia 11.2.3 y 11.2.4 deben contener la siguiente
oa
información: N° de acta de retención, denominación, serie, cantidad de billetes
y monedas, nombres y apellidos de la persona a quien se le hizo la retención.
ov
11.2.10. Los cargos de envío debidamente firmados y sellados por los responsables de
la recepción así como las respuestas que envía la OCN deben ser guardados
lN
en forma cronológica en un archivo denominado “Constancias de retención
de las presuntas falsificaciones- M.E” de la agencia u oficina.
ue
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Procedimiento de operaciones
siguiente glosa: “Devolución de billete auténtico, informado por el
BCRP”.
11.3.2.1.2. Abono en Pagaré.- si el pagaré está vigente se procede amortizar el
crédito con la transacción 6529 Pago a Monto Fijo de Préstamo y se
ejecuta la transacción 8261 Egreso de Operaciones Varias con la
cuenta contable 29180701000… para soles o 2928070100… para
dólares. Si el pagaré ya está cancelado se procede a colocar el
importe en una operación en trámite, transacción 6580Ingreso de
18
Operación en Trámite y se ejecuta la transacción 8261 Egreso de
Operaciones Varias con la cuenta contable 29180701000…para soles
20
y 2928070100… para dólares.
11.3.2.1.3. Abono en Cuenta Ahorro a Plazo Fijo.- Si la cuenta ahorro a plazo fijo
está vigente se procede a realizar un incremento de capital,
3.
transacción 2010 Incremento de Capital de Depósitos a Plazo Fijo y se
.0
ejecuta la transacción 8261 Egreso de Operaciones Varias con la
cuenta contable 29180701000…para soles o 2928070100 para dólares.
27
Si el depósito de ahorro a plazo fijo está cancelado se procede a
devolver el importe en efectivo.
En el campo glosa de la transacción 8261 Egreso de Operaciones
oa
Varias registrar la siguiente información:
En caso de soles: “Devolución de billete auténtico, informado por el
ov
BCRP”.
En caso de dólares: “Devolución de billete auténtico, informado por la
lN
OCN”.
En el movimiento de la ventanilla según sea el caso se deben archivar
ue
el comprobante de la transacción, 8261 Egreso de Operaciones Varias
y copia del comprobante de la transacción 2010 Incremento de
ig
11.3.2.2. DEVOLUCION DEL IMPORTE EN EFECTIVO.- dentro de los cinco (05) días
hábiles de haber recibido la comunicación de devolución, el Supervisor de
la
copia del comprobante que emite el sistema – SOFIA por esta transacción,
en esta copia el cliente o usuario tiene que registrar su firma, apellidos y
nombres completos, número de su documento oficial de identidad, su
dirección y su huella digital. Así mismo el Supervisor de Servicios Financieros
tiene que levantar una Acta por la devolución de dicho importe, la cual
tiene que estar firmada por el cliente o usuario, por el Supervisor de Servicios
Financierosy por el Encargado de Agencia u Oficina. El Supervisor de
18
Oficina Principal o por el responsable en la Agencia Centralizadora en
donde autorizan a realizar la devolución del importe retenido.
20
11.3.2.3. PATRON DE CALIDAD MONEDA NACIONAL
11.3.2.3.1. El Patrón de Calidad Billete y el Patrón de Calidad Moneda, deben
3.
estar bajo la responsabilidad de Asesor o Supervisor de Servicios
.0
Financierosencargado de la bóveda de su respectiva Agencia u
Oficina.
27
11.3.2.3.2. El Patrón de Calidad Billete y el Patrón de Calidad Moneda deben
estar conservados en un archivador de palanca lomo angosto, de tal
manera que estén a disponibilidad, durante toda la jornada de
oa
atención al público, de todos los Asesores o Supervisores de Servicios
Financieros y de los clientes o usuarios de Caja Piura cuando lo
ov
soliciten.
11.3.2.3.3. Cuando el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosencargado de
lN
la bóveda de su Agencia u Oficina, realice la habilitación de efectivo
al Asesor o Supervisor de Servicios Financierosque se quedará en
ue
horario corrido, también deberá habilitar dichos patrones de calidad.
11.3.2.3.4. Cuando se realicen las rotaciones de ventanillas (funciones) la entrega
ig
oficina.
11.3.2.3.5. En el caso de dinero en moneda nacional que no guarde los patrones
ra
18
billetes incompletos, asaciones que afecten la presencia del
billete o dificulten verificar las medidas de seguridad.
20
Cuando las rasgaduras a los bordes del margen excedan a
medio (1/2) centímetro o sean menores a estas pero en un
número mayor de tres (03).
3.
11.3.2.4.6. Grados de deterioro:
.0
Primer Grado: Se refiere al billete que sale de fábrica, billete
lacrado.
27
Segundo Grado: Se refiere al billete que está en uso, en
circulación de muy buena calidad.
Tercer Grado: Se refiere al billete con poco desgaste natural.
oa
Cuarto Grado: Se refiere al billete con mayor desgaste natural,
pero conservando la textura.
ov
11.3.2.4.7. Estos grados de billetes de dólares de los Estados Unidos de América
circulantes están libres de roturas, inscripciones y marchas y son los que
lN
se toman en cuenta como modelo para la elaboración el Patrón de
Calidad, específicamente del billete de cuarto grado, el cual
ue
representa el límite de desgaste máximo de textura aceptable.
ig
el cual permitirá verificar los billetes y monedas que deben ser retirados de
circulación, no obstante estos billetes y monedas deben ser recibidos
pa
18
12. OPERACIONES CON ÓRDENES DE PAGO:
12.1. Para pagar o recibir como depósito Órdenes de Pago giradas a terceras personas se
20
deberá identificar previamente al beneficiario de la misma mediante su documento
oficial de identidad: DNI, Carnet de Extranjería, Cedula de Identidad o Permiso
Temporal de Permanencia.
3.
12.2. Se deberá verificar la firma del cliente que ha emitido la Orden de Pago con la firma
.0
registrada en el “Sistema de Consulta de Firmas Digitales” o con la de la tarjeta del
registro de firmas de nuestros archivos. Así mismo elAsesoro Supervisor de Servicios
27
Financierosdeberá verificar que la orden de pago no esté raspada, deteriorada,
adulterada, borrada, o falsificada en cuanto a su numeración, fecha, cantidad.
12.3. Se deberá verificar que la orden de pago esté debidamente endosada por el
oa
beneficiario: apellidos y nombres completos, firma, número de documento oficial de
identidad y dirección.
ov
12.4. Si todo está conforme el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros procederá a
registrar la transacción 3010 Cobro de Órdenes de Pago en el Sistema – SOFIA, el
lN
sistema solicitará los siguientes datos, datos que se obtendrán de la orden de pago
girada:
ue
Número de Cuenta.
Número de la Orden de Pago
ig
12.5. El Sistema – SOFIA no emite ningún comprobante de pago al ejecutar esta transacción.
12.6. Luego el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosresponsable de la transacción
pa
ejecutada, sellará y visará la Orden de Pago por anverso y reverso, guardará la orden
de pago en su porta documentos para ser archivada al final del día en su movimiento
de cajero.
da
12.7. Las Órdenes de Pago sólo pueden ser cobradas por la persona a favor de quien fue
girada, no se aceptará que otra persona diferente a la que se le ha girado la orden
la
12.8. Si la Orden de Pago a cobrar tuviera varios endosos, esta sólo podrá ser cobrada por
el beneficiario, la persona a quién se giró la orden de pago.
nt
12.9. No se aceptarán órdenes de pago con fecha adelantada, pues carecen de valor y
no serán canceladas.
co
12.10. Tampoco se pagarán Órdenes de Pago emitidas con una antigüedad mayor a 30 días,
anteriores a la fecha en que presentan la orden.
ia
12.11. Las órdenes de pago depositadas a las cuentas ahorro de los beneficiarios deben estar
debidamente endosadas por el beneficiario, estas órdenes de pago pueden ser
op
18
dinero.
20
14. CANCELACIONES DE CUENTAS
14.1. CANCELACION DE LA CUENTA AHORRO A PLAZO FIJO (PF).
14.1.1. La Cuenta Ahorro a Plazo Fijo pueden ser cancelada en cualquiera de las
3.
Agencias y Oficinas que mantenga la CMAC PIURA S.A.C para tal efecto el
.0
solicitante de la cancelación debe ser el titular de la Cuenta Ahorro a Plazo
Fijo identificándose con su documento de identidad oficial, la presentación
27
del Documento de la Cuenta Ahorro a Plazo Fijo original o el último
comprobantes de incremento o retiro de capital y con la Tarjeta de Débito.
Cada firma debe verificarse en el Sistema de Firmas Digitales.
oa
14.1.2. Los Documentos de la Cuenta Ahorro a Plazo Fijo que por alguna operación
autorizada se encuentren en posesión de la institución deben ser
ov
custodiados en la bóveda o caja fuerte ubicada en un ambiente de
seguridad. lN
14.1.3. No se puede otorgar ningún documento de pre - cancelación de la Cuenta
Ahorro a Plazo Fijo.
ue
14.1.4. Para realizar la cancelación de las cuentas de ahorro a plazo fijo, los
Asesores o Supervisores de Servicios Financieros deberán realizar la
ig
atender la operación.
14.1.7. El Documento de la Cuenta Ahorro a Plazo Fijo original o el último
nt
18
las cuentas ahorro a plazo fijo y por el responsable de realizar el arqueo.
20
14.2. CANCELACION DE UNA CUENTA AHORRO
14.2.1. Cuando se cancelen cuentas de ahorro en estado de inactivas, estas se
efectuarán con autorización y clave de Supervisor de Servicios Financieros,
3.
Encargado de Agencia u Oficina.
.0
14.2.2. Para realizar la cancelación de cuenta ahorro, elAsesor o Supervisor de
Servicios Financierosdeberán realizar la identificación positiva de los
27
clientes.
14.2.3. Seguidamente procederá a ejecutar la transacción 1900 Cancelación de
Cuenta, para lo cual el cliente obligatoriamente deberá insertar su tarjeta
oa
de débito y registrar su clave secreta, por esta transacción el sistema-SOFIA
emite un comprobante.
ov
14.2.4. Si se trata de una cuenta de ahorro inactiva, el Asesor o Supervisor de
Servicios Financierosdebe sacar copia fotostática al comprobante de
lN
cancelación de la cuenta ahorro inactiva que emite el sistema-SOFIA, en
esta copia el titular o los titulares de la cuenta procederán a registrar su
ue
firma y su número de D.O.I este documento deberán llevar el sello y visto
bueno delAsesor o Supervisor de Servicios Financieros responsable de
ig
orden de pago vigente, esta carta debe estar firmada por los titulares o
apoderados de la cuenta y sellada y firmada por el Supervisor de Servicios
C
18
colocará su sello y visto bueno y procederá a entregárselo al cliente.
14.3.5. Si se trata de una cuenta ahorro con órdenes de pago activa, el Asesor o
20
Supervisor de Servicios Financieros responsable de atender la operación
colocará su sello y visto bueno en el reverso del comprobante de
cancelación y procederá a entregárselo al cliente.
3.
14.3.6. De los archivos de la agencia u oficina se deberá retirar la Tarjeta de
.0
Registro de Firmas, en el anverso y reverso deberá colocar el sello de
cancelado y el sello y visto del responsable de ejecutar la transacción.
27
14.3.7. En el movimiento diario del Asesor o Supervisor de Servicios Financieros
responsable de efectuar la transacción deberá archivar la copia
fotostática del comprobante de cancelación de la cuenta ahorro con
oa
órdenes de pago la Tarjeta de Registro de Firmas y de ser el caso la carta
presentada por los titulares o apoderados de la cuenta en la que indican
ov
que no tienen órdenes de pago vigentes en su poder.
14.3.8. Al final del día, en el Libro de Arqueos de la Agencia u Oficina el Supervisor
lN
de Servicios Financierosdebe levantar una “Acta de destrucción de
Órdenes de Pago”, en esta acta se debe registrar la siguiente información:
ue
N° de Cuenta, Cliente, N° de Órdenes de Pago Devueltas y N° de Serie de
cada orden de pago, así mismo en dicha acta se debe consignar que las
ig
18
la cuenta en donde se depositará el importe cancelado, en este
caso el empleador solicitará por escrito la unificación de las cuentas
20
CTS.
14.4.1.3. Disposición Operativa.- esta opción se utiliza cuando elAsesor o
Supervisor de Servicios Financierosal momento de abrir la cuenta
3.
CTS por error seleccionó una moneda distinta a la elegida por el
.0
trabajador o cuando eligieron mal el código de la empresa o el
código del trabajador, el uso de esta opción debe ser autorizado
27
por al Encargado de Agencia u Oficina quién colocará su sello y
firma en el comprobante de cancelación de la cuenta, así como el
motivo de la cancelación.
oa
14.4.1.4. Otros.- en caso de fallecimiento del titular de la cuenta CTS, para lo
cual se tendrá que presentar los requisitos establecidos en el
ov
numeral 14.4 del Reglamento de Cuenta CTS. La documentación
presentada por los herederos legales debe estar visada por el Área
lN
Legal. También se elegirá este motivo cuando la cancelación de la
cuenta es por mandato judicial, en este caso el mandato judicial
ue
deberá ser revisado y visado por el Área Legal.
14.4.2. Al ejecutar la transacción 2430 Cancelación de Cuenta CTS, el sistema
ig
18
SAC, la cual debe estar debidamente firmada por todos los titulares de
la cuenta.
20
14.6.2. Cuando se trate de cuentas de Personas Jurídicas cuyos apoderados
sean participativos (inclusivos) “Y”, deben intervenir en la cancelación
de la cuenta todos los apoderados participativos de la cuenta, quienes
3.
adicionalmente deben solicitar la cancelación mediante una carta
.0
dirigida a CMAC PIURA SAC, la cual debe estar debidamente firmada
por todos los apoderados de la cuenta.
27
14.6.3. En ambos casos (numeral 14.6.1 y 14.6.2) la carta presentada por los
titulares o apoderados de la cuenta debe archivarse como sustento de
dicha operación, en el movimiento diario de la ventanilla del Asesor o
oa
Supervisor de Servicios Financieros responsable de efectuar la
cancelación. Cabe precisar que esta carta obligatoriamente la deben
ov
presentar los titulares de las cuentas de ahorro, ya sea ahorro, ahorro
con órdenes de pago o ahorro a plazo fijo.
lN
14.7. Cancelaciones de Cuentas de Clientes Fallecidos
ue
14.7.1. En caso de fallecimiento del titular de una cuenta ahorro, cuenta ahorro
con órdenes de pago, cuenta ahorro a plazo fijo o cuenta CTS está sólo
ig
18
padres o tutores, quienes deberán presentar una carta solicitando la
apertura de cuenta, así mismo el menor de edad dispondrá de sus
20
fondos cuando cumpla la mayoría de edad o a través de sus padres o
tutores para cuyo efecto deberán presentar la respectiva autorización
judicial.
3.
14.8. Cancelación de contrato de productos pasivos:
.0
14.8.1. El "Contrato multiproducto aplicable a cuentas pasivas y servicios
complementarios" tiene una vigencia de 10 años y podrá cancelarse
27
por los siguientes motivos:
14.8.1.1. A solicitud del cliente: Se podrá realizar en cualquier momento
aún cuando no cumpla los 10 años de vigencia y se deberá
oa
verificar que el cliente no tenga asociado ningún producto de
ahorro vigente.
ov
La cancelación de contratos la debe realizar el Supervisor
de Servicios Financieros o el Administrador de Agencia de
lN
forma presencial, para lo cual deberá realizar la
identificación positiva del cliente.
ue
14.8.1.2. Por normas prudenciales generales: A solicitud de la CMAC
PIURA S.A.C.
ig
cliente (sólo cuando se trate del motivo "A solicitud del cliente") y
custodiada en el File denominado "Constancias de resolución de
contratos de productos pasivos"
da
15. SERVICIOS
15.1. PAGO DE RECIBOS DE LUZ Y COLEGIOS:
ia
18
se regirán por lo establecido en los siguientes documentos:
Procedimiento de Giros Nacionales y Órdenes de Pago Electrónicas.
20
Reglamento de Giros Nacionales y Órdenes de Pago Electrónicas.
Manual de Usuario Transaccional de Giros Nacionales y Órdenes de Pago
Electrónicas.
3.
.0
16. DEPÓSITOS Y PAGOS DE CUOTAS A TRAVÉS DE DEPÓSITOS EFECTUADOS EN BANCOS:
27
Todos los depósitos realizados en nuestras cuentas de BANCOS por concepto de pagos
de créditos o abono en cuenta ahorro y cuenta ahorro con órdenes de pago que los
clientes mantienen en nuestra institución, solo deberán ser realizados con el comprobante
oa
de depósito original emitido por el Banco respectiva.
ov
16.1. Depósitos en Cuenta Ahorro y Cuenta Ahorro con Órdenes de Pago.
16.1.1. El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros procederá a verificar los
lN
datos consignados en dichos depósitos: fecha de operación, moneda,
monto depositado y que la cuenta del banco sea de CMAC PIURA SAC.
ue
16.1.2. Si los datos del comprobante del depósito en banco están correctos
proceder a ejecutar la transacción 1295 Abonos por Depósito en Bancos
ig
transacción.
16.1.4. El comprobante de la transacción 1295 Abono por Depósitos en Bancos,
nt
Día”.
16.1.5. El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros que ejecutó la transacción
op
18
disposición de los Órganos de Control con una antigüedad de por lo menos
un mes, pasado este tiempo se enviarán al archivo general para su
20
custodia.
16.1.7. El Supervisor de Servicios Financierosdesignado a realizar la confirmación
de los depósitos en bancos, debe consultar mediante correo electrónico o
3.
en forma personal al Jefe o Asistentes de Tesorería o al responsable de la
.0
conciliación bancaria de la agencia la conformidad de los depósitos y la
disponibilidad de los fondos en nuestras cuentas bancarias.
27
16.1.8. El Jefe o Asistentes de Tesorería o el responsable de la conciliación
bancaria de la agencia mediante correo electrónico dirigido al Supervisor
de Servicios Financieros o al encargado de la agencia, deben expresar la
oa
conformidad y disponibilidad de los depósitos, dando autorización, bajo
responsabilidad, que dichos depósitos sean liberados.
ov
16.1.9. Una vez que se autorice que dichos depósitos sean liberados el Supervisor
de Servicios Financieros teniendo como sustento el correo electrónico
lN
debe proceder a liberar los fondos retenidos, para esto a través de la
opción de menú del sistema-SOFIA debe ingresar a 1 Ahorros, 1 Usuario, 53
ue
Liberación de Retención de Fondos, en el campo cuenta se debe digitar
el número de la cuenta donde se realizó el depósito, presionamos Enter, en
ig
16.2.2. La ejecución del pago de cuotas debe ser autorizada expresamente por el
ro
18
depósitos en bancos que haya registrado en el sistema-SOFIA, en dicha
copia debe escribir los siguientes datos: número de pagaré amortizado,
20
nombre del titular del crédito, moneda e importe depositado además debe
colocar su sello y visto bueno:
16.2.6.1. Los originales de los comprobantes de depósitos en bancos junto
3.
con su respectiva copia fotostática los guardará en un archivo
.0
denominado “Pagos de Créditos por Bancos”, ordenados de
acuerdo el reporte “Relación de Depósitos Efectuados por
27
Bancos” (R1901700), para generar este reporte el Supervisor de
Servicios Financieros a través de la opción de menú debe ingresar
a 9 Tesorería, 1 Caja y Bancos, 3 Reportes, 12 Depósitos Por Pago
oa
de Crédito en el Día, este reporte debe estar sellado y visado por
el responsable de realizar los pagos, estos reportes deben ser
ov
guardados en este expediente, ordenados cronológicamente por
día y tenerlos a disposición de los Órganos de Control con una
lN
antigüedad de por lo menos un mes, pasado este tiempo se
mandarán al archivo general para su custodia.
ue
16.2.6.2. Los correos electrónicos de confirmación, deben guardarse en
una carpeta denominada “Confirmación de Depósitos en
ig
Bancos”.
M
18
copia fotostática descrita en el párrafo anterior, estos documentos deben
ser enviados en el mismo día en que se realizó la transacción, al Asistente de
20
Control Operativo se le deben entregar estos documentos antes de realizar
su cuadre de ventanilla, pues el Asistente de Control Operativo tiene que
digitar dicha operación en su cajero, el original del comprobante del
3.
depósito en banco y la copia fotostática de este comprobante se deben
.0
archivar en el movimiento diario de la ventanilla.
27
16.4. APERTURA DE CUENTA AHORRO A PLAZO FIJO E INCREMENTOS DE CAPITAL A TRAVÉS
DE DEPÓSITOS EFECTUADOS EN BANCOS:
Todas las aperturas de cuentas de Ahorro a Plazo Fijo y los incrementos de capital
oa
realizados a dichos depósitos utilizando como medio de pago los depósitos
realizados en las cuentas que CMAC PIURA SAC mantiene en los bancos, solo
ov
deberán ser realizados con el comprobante de depósito original emitido por el
Banco respectiva. lN
16.4.1. Apertura de Cuenta Ahorro a Plazo Fijo.
ue
16.4.1.1. El Asesor o Supervisor de Servicios Financierosprocederá a verificar los
datos consignados en dichos depósitos: fecha de operación, moneda,
ig
monto depositado y que la cuenta del banco sea de CMAC PIURA SAC.
16.4.1.2. Si los datos del comprobante del depósito en banco están correctos
M
para el cliente y otro para ser custodiado por CMAC PIURA S.A.C.
16.4.1.6. El original del Documento de la Cuenta Ahorro a Plazo Fijo es entregado
C
18
Asistentes de Tesorería o al responsable de la conciliación bancaria de
la agencia la conformidad de los depósitos y la disponibilidad de los
20
fondos en nuestras cuentas bancarias.
16.4.1.10. El Jefe o Asistente de Tesorería o el responsable de la conciliación
bancaria de la agencia mediante correo electrónico dirigido al
3.
Supervisor de Servicios Financieroso al encargado de la agencia, deben
.0
expresar la conformidad y disponibilidad de los depósitos, dando
autorización, bajo responsabilidad, que dichas depósitos sean liberados.
27
16.4.1.11. Una vez que se autorice que dichos depósitos sean liberados el
Supervisor de Servicios Financieros teniendo como sustento el correo
electrónico debe proceder a desbloquear la cuenta de ahorro a plazo
oa
fijo, para esto a través de la opción de menú del sistema-SOFIA debe
ingresar a 2 Plazo Fijo, 1 Usuario, 3 Cambio de Estado de Cuenta a Plazo,
ov
en el campo selección se debe digitar el número de la cuenta a plazo
fijo, presionamos Enter, en el campo Nuevo Estado pulsamos la tecla
lN
función F4=Ayuda y seleccionamos el estado 1 Activo, en el campo
Motivo, se escribe una glosa indicando el nombre del responsable de
ue
dar la conformidad de la disponibilidad del depósito y la fecha, se
graba la información presionando Enter dos veces.
ig
18
número de cuenta de CMAC PIURA SAC y el nombre del banco en
donde se ha realizado el depósito. el sistema por esta transacción emite
20
un comprobante el cual debe estar visado y sellado por el reverso por
el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros que ejecutó la transacción
y sellado y firmado por el Supervisor de Servicios Financieros que autorizó
3.
la transacción, este debe ser archivado en el movimiento diario de la
.0
ventanilla.
16.4.2.5. Avisar al Supervisor de Servicios Financieroso al responsable de la
27
agencia, para que proceda a bloquear la cuenta ahorro a plazo fijo,
para esto a través de la opción de menú del sistema-SOFIA debe
ingresar a 2 Plazo Fijo, 1 Usuario, 3 Cambio de Estado de Cuenta a Plazo,
oa
en el campo selección se debe digitar el número de la cuenta ahorro a
plazo fijo, presionamos Enter, en el campo Nuevo Estado pulsamos la
ov
tecla función F4=Ayuda y seleccionamos el estado 2 Bloqueado, en el
campo Motivo, se debe escribir una glosa indicando que el depósito
lN
con banco debe ser confirmado, usuario y fecha de registro. se graba
la información presionando Enter dos veces.
ue
16.4.2.6. Al terminar de atender al público el Asesor o Supervisor de Servicios
Financierosdebe sacar una copia fotostática del comprobante de
ig
diario de la ventanilla.
16.4.2.8. El Supervisor de Servicios Financierosdesignado a realizar la confirmación
C
18
con Abono en Banco”.
16.4.2.12. Los correos electrónicos de confirmación, deben guardarse en una
20
carpeta denominada “Confirmación de Depósitos en Bancos”.
3.
16.5. Responsable del Registro de Operaciones en Libro Bancos
.0
16.5.1. En las agencias donde la conciliación de cuentas bancarias (cuentas de
su agencia) es responsabilidad de un Asesor o Supervisor de Servicios
27
Financieros designado, se debe tener en cuenta que este responsable
deba ser diferente al responsable de realizar en el sistema-SOFIA el registro
transaccional de cada una de las operaciones que se realicen durante el
oa
día como son depósitos y retiros en bancos, notas de cargo, notas de
abono, cheques devueltos, gastos, comisiones, etc.(operaciones que
ov
afectan el Libro Bancos) quienes deberán contar con el debido sustento y
con la debida autorización de los apoderados cuando se traten de retiros
lN
de las cuentas bancarias.
16.5.2. Los responsables de la conciliación, deberán verificar que el registro de las
ue
operaciones descritas en el párrafo anterior no sean realizadas por el Asesor
o Supervisor de Servicios Financieros que registre en el sistema-SOFIA la
ig
18
expediente físico se encuentra sustenta la evaluación realizada de
acuerdo a la normatividad de créditos vigente.
20
ii. Verificar que los mensajes instructivos (alertas) contenidas en la
Resolución de aprobación del crédito (solicitud de crédito) realizadas
por el sub comité o comité de aprobación de créditos se encuentren
3.
levantadas previo al desembolso del crédito.
.0
4. Verificar en la parte superior de la solicitud de crédito el destino “Compra de
Activo Fijo” o “Compra de Deuda”, si el destino corresponde a alguno de
27
ellos, adicionalmente a lo establecido en el capítulo “Desembolso de
Créditos” del presente procedimiento deberá realizar lo siguiente:
i. Verificar que en la Resolución de aprobación de créditos, sección
oa
“observaciones” se encuentre el CCI de la cuenta del proveedor y/o
banco, en señal de conformidad que el Asesor de Finanzas
ov
Empresariales ha corroborado que el CCI corresponde a la cuenta del
proveedor y/o banco donde se realizará la transferencia.
lN
ii. Los desembolsos para financiar compra de activo fijo se realizan con
abono en cuenta y después se debe realizar una transferencia
ue
interbancaria vía CCE a la cuenta del proveedor y/o cheque de
gerencia por el valor de compra del activo fijo, el cual debe figurar en
ig
que los montos cancelados sumen el importe del crédito. Si todo está
conforme debe proceder al desbloqueo de la cuenta.
op
18
RENIEC en el expediente de créditos.
17.5. Conversar con el cliente acerca del monto de su crédito, destino, situación
20
actual de su negocio, bienes dejados en garantía, para identificar señales de
alerta indicadas en el Anexo Nº 07 y dejar registrado en el sistema-SOFIA
(CheckList Durante desembolso):
3.
1. La inexistencia del negocio del cliente.
.0
2. La inexistencia o mal estado de las garantías.
3. El desconocimiento del importe y destino del crédito por parte del cliente.
27
4. Otro aspecto que notoriamente no esté dentro de los parámetros de las
operaciones de desembolso que se atiende normalmente en la Agencia.
17.6. Suspender el desembolso de un crédito que a su criterio presenta alguna de las
oa
situaciones descritas anteriormente en el numeral 17.5 del presente
procedimiento, siempre y cuando se presenten las siguientes situaciones:
ov
1. Si durante el desarrollo del desembolso y por expresiones del cliente u
observación propia, se percata o detecta que no es posible realizar el
lN
desembolso sin inconvenientes de acuerdo a la normatividad interna
vigente, deberá comunicar al Jefe de Créditos de Caja Piura o
ue
Administrador Regional o al Gerente de Créditos u otro Gerente vía llamada
telefónica para que evalúe la inconsistencia y decida sobre la misma si
ig
17.6.2. La hoja de solicitud del crédito debe estar firmada por el cliente. Una
condición fundamental para el desembolso del crédito es que el
co
18
procedimiento:
a. Identificar a la persona que va a firmar los documentos. De
20
acuerdo al numeral 4.1.11 Identificación Positiva de Clientes, del
presente Procedimiento.
3.
b. Hacer firmar y colocar la huella digital de los deudores, avales o
fiadores, para lo cual el funcionario no deberá de perder de vista
.0
los documentos que se están firmando.
27
c. Llenar el Formulario de Fedateo de Firmas donde consta que tipo
de documentos se firmaron y a quien corresponden dichas firmas,
así mismo el funcionario deberá firmar y sellar dicho formato dando
oa
su conformidad.
d. Los documentos firmados y el Formato de Fedateo de Firmas
ov
deben ser entregados al Supervisor de Servicios Financieros de su
agencia, quién los custodiará en armarios con llave, hasta que se
lN
proceda a desembolsar el crédito.
e. El Asesoro Supervisor de Servicios Financieros que realice el
desembolso del crédito debe verificar que las firmas fedateadas
ue
documentos de identidad.
M
18
Si se selecciona la opción "Si", automáticamente se continuará con
el desembolso y el sistema SOFIA hará el cambio antes mencionado
20
agregando 30 días a la fecha propuesta de la primera cuota, en
este caso no requiere clave de supervisor.
En caso se seleccione la opción "No", el sistema aceptará la fecha
3.
propuesta de la primera cuota del préstamo y no agregará los 30
.0
días adicionales, en este caso solicitará clave de supervisor para
proceder con el proceso de desembolso.
27
17.6.8. El importe del desembolso del préstamo será abonado en la cuenta
ahorro que el titular solicitante mantenga en la CMAC PIURA S.A.C, o de
ser el caso el cliente podrá solicitar desde su cuenta una transferencia
oa
a otra cuenta ya sea en CMAC PIURA S.A.C o en otro banco. En el caso
de transferencia a cuentas en otros bancos, estas se realizarán vía
ov
Cámara de Compensación Electrónica, para lo cual el cliente lo
solicitará por escrito en los formatos destinados para tal fin y en forma
lN
personal.
17.6.9. Al ejecutar la transacción 6525 el sistema-SOFIA imprime los siguientes
ue
documentos:
Primer Comprobante “Nota de abono” (cuando el crédito es con
ig
térmica.
Primer Cronograma de Pagos.
ra
02 Hojas Resumen
02 Contratos Multiproducto, cuando corresponda.
la
Pagarés:
ro
18
documentos para posteriormente ser archivado por el responsable
de esta función.
20
17.6.11. Los Asesores o Supervisores de Servicios Financieros no se encuentran
facultados para retener dinero de los clientes sin el debido sustento o
recibir dinero de estos para posteriormente ser entregado a algún
3.
colaborador de CMAC-PIURA S.A.C., de encontrarse con esta situación
.0
deberán comunicar de forma inmediata al encargado de agencia o al
Jefe de Operaciones.
27
17.7. Posterior al Desembolso:
17.7.1. Entregar al final del día al Asesor o Supervisor de Servicios Financieros
oa
responsable de la revisión y verificación de los desembolsos, los expedientes
que contengan la documentación del desembolso de crédito en el orden
ov
establecido, para luego ser guardados en archivadores y custodiados en las
respectivas bóvedas, pre bóvedas o armarios blindados de su Agencia u
lN
Oficina.
17.7.2. Revisión de los créditos desembolsados en el día: Los responsables de agencia
ue
u oficina a través de un memorando de funciones deben designar a un Asesoro
Supervisor de Servicios Financieros como RESPONSABLE DE REVISIÓN DE
ig
en la solicitud de créditos.
b. Que el cronograma de pagos, nota de abono, comprobante de
la
18
consignados en el sistema SOFIA y que sean los formatos correctos de
acuerdo a cada tipo de seguro. Las precisiones al respecto se
20
encuentran en el “Manual de usuario para el control de solicitudes y
certificados de seguro”.
f. Una vez que haya realizado estas verificaciones debe sacar del
3.
expediente los documentos que sustentan el desembolso, cronograma
.0
de pagos, nota de abono, comprobante de desembolso, hoja resumen,
contrato, pagarés, solicitudes de seguro, certificados de seguro, hoja de
27
aprobación de seguros, y de ser el caso formato de fedateo de firmas y
Contrato Multiproducto para Operaciones Activas.
g. Después de comprobar que las solicitudes y certificados de los seguros
oa
están conformes, procede a ingresar al SOFIA y realizar el control
respectivo de acuerdo a lo detallado en el punto 5 del “Manual de
ov
usuario para el control de solicitudes y certificados de seguro”.
h. De encontrar alguna inconsistencia en la verificación o alguna omisión
lN
de firmas se lo debe comunicar inmediatamente al encargado de
agencia u oficina para que se proceda a su regularización dentro de las
ue
24 horas, si se trata de regularizar alguna firma de clientes de zonas
alejadas, sólo con su autorización la regularización podrá quedar
ig
18
Desembolsados en el día”, trimestralmente estos reportes deberán
enviarse al archivo.
20
17.7.3. Depuración de créditos cancelados en el día: los responsables de agencia u
oficina a través de un memorando de funciones deben designar a un Asesor o
3.
Supervisor de Servicios Financieros responsable de la depuración de créditos
.0
cancelados en el día. El responsable de la depuración en forma diaria debe
proceder a:
27
1. Al finalizar las operaciones diarias solicitar al Supervisor de Servicios
Financieros o al encargado de realizar el cierre de agencia u oficina los
siguientes reportes:
oa
“Descuento por Planilla – Cancelados Durante el Día”.
“Garantía de Plazo Fijo – Cancelados Durante el Día”.
ov
“Profesionales – Cancelados Durante el Día”
“Administrativo – Cancelados Durante el Día”.
lN
“Créditos Pymes – Cancelados Durante el Día”.
“Agropecuarios – Cancelados Durante el Día”.
ue
“Pesqueros – Cancelados Durante el Día”
Reporte de Contrato Multiproducto cancelados
ig
5. Los pagarés de los créditos cancelados deben ser entregados a los Asesor
de Finanzas Empresariales, quienes firmarán y sellaran los reportes descritos
co
devueltos a los clientes mediante cargo, hay que evitar empastarlos e incurrir
en costos innecesarios.
C
18
número de crédito de acuerdo a los listados descritos en el numeral 17.7.3,
separados por servicio (71, 72, 73, 74, 80, 81 y 82) y por moneda.
20
Semestralmente estos documentos deberán enviarse al archivo. Así mismo
los Contratos Multiproducto cancelados deberán guardarse en un fastener
ordenados de forma correlativa y cronológica de acuerdo al listado y
3.
trimestralmente dichos contratos deben ser enviados al archivo de su zona.
.0
10. Será de responsabilidad del Administrador de agencia o Jefe de Oficina y
del Asesor o Supervisor de Servicios Financieros, según el caso, por las
27
sanciones a que hubiera, en el caso que se incurra en incumplimiento de la
presente norma.
oa
Créditos Castigados:
11. Los expedientes de créditos castigados deben ser archivados en la
ov
respectiva agencia u oficina emisora, los cuales deben ser guardados en
armarios exclusivos para este fin.
lN
12. Los pagarés, contratos, hojas resumen, cronograma de pago, constancia de
entrega de copias de documentos (si la hubiera), nota de abono,
ue
comprobante de desembolso y formulario de Fedateo de firmas deben ser
guardados en archivadores de palanca en orden correlativo por número de
ig
por pagar, estos son los únicos documentos que justifican la deuda de los
mismos.
co
mes y de los contratos emitidos en el mes. Los arqueos deben ser ejecutados
por un Asesor o Supervisor de Servicios Financieros diferente al que lleva la
custodia de los mismos. Los arqueos deben ser registrados de puño y letra en el
respectivo Libro de Actas. Los listados que sustenten los arqueos deben
guardarse en un archivador denominado “Reportes de Arqueo”.
18
respectivo cargo de envío.
17.7.5.1.2 Revisar que el cargo se encuentre registrado en la cuenta de
20
ahorros del cliente. Esta verificación la realizará en el sistema-
SOFIA desde la opción 11 Clientes / 2 Consultas / 5 Posición de
Clientes / 1 Cuentas Asociadas.
3.
17.7.5.1.3 Una vez que haya realizado la verificación descrita en el
.0
párrafo anterior y si todo está correcto, procederá a sellar y
firmar dicho reporte.
27
17.7.5.1.4 Seguidamente procederá a imprimir los “Extractos de
Movimientos de Créditos”, para lo cual a través de la opción
de menú del sistema-SOFIA deberá ingresar a: 5 Colocaciones/
oa
3 Reportes/ 54 Emisión de Extractos de Movimientos de
Créditos”. El sistema-SOFIA muestra la pantalla “Reporte
ov
Mensual de Extracto de Crédito”, en los campos año y mes
debe digitar el año y el mes de emisión de los reportes y
lN
presionar Enter. El sistema-SOFIA muestra la relación de clientes
a los que se les debe enviar la información. Seguidamente
ue
debe proceder a marcarlos con una “x” y presionar la tecla
función F07=Imprimir, el sistema-SOFIA emitirá los extractos de
ig
18
muestra la pantalla “Información del Pagaré a Desafiliar”
17.7.6.2 En la pantalla “Información del Pagaré a Desafiliar” el Supervisor de
20
Servicios Financieros debe registrar la siguiente información:
Servicio : digitar el servicio del pagaré a desafiliar. Por ejemplo
080 si es Peq. Empresa
3.
Moneda : digitar la moneda del pagaré a desafiliar. 01 si es MN o
.0
02 si es ME
Pagaré : digitar el número de pagaré a desafiliar.
27
Después de registrar la información solicitada debe presionar la tecla
enter, el sistema-SOFIA muestra la pantalla “Desafiliación Extractos de
Movimientos de Crédito”. Sólo se podrá desafiliar a los clientes que se
oa
hayan afiliado en sus respectivas agencias u oficinas.
17.7.6.3 El Supervisor de Servicios Financieros debe verificar que el pagaré
ov
registrado pertenezca al cliente que está solicitando la desafiliación y
en el campo “Motivo de Desafiliación” debe escribir brevemente la
lN
razón por la cual el cliente se está desafiliando. Posteriormente debe
presionar la tecla función F5: Grabar. El sistema-SOFIA mostrará una
ue
ventana de advertencia, preguntando si está seguro de grabar la
desafiliación.
ig
que la firma registrada por el cliente sea igual a su D.O.I, así mismo
deberá colocar su sello y visto bueno de cajero. Dicha solicitud debe
ia
bajo llave.
17.7.6.7 Consulta de Clientes Desafiliados del Envío de Extracto de Movimientos
C
de Crédito:
17.7.6.7.1 Para realizar la consulta el Supervisor de Servicios Financieros a
través del sistema-SOFIA deberá ingresar a la opción de Menú
5 Colocaciones/2 Consultas/51 Opciones Generales/15
Clientes Desafiliados del Envío de Extractos de Movimientos de
Crédito. Al ingresar a esta opción el sistema-SOFIA muestra la
18
Documento: En este campo se debe digitar el tipo y número
de D.O.I del cliente.
20
Cód. Cliente: En este campo se debe digitar el código del
cliente en el sistema-SOFIA.
17.7.6.7.3 Al buscar al cliente por cualquiera de los campos
3.
mencionados en el numeral anterior, el sistema-SOFIA muestra
.0
el código y nombre completo del cliente.
17.7.6.7.4 En la pantalla “Información de Desafiliación del Extracto de
27
Movimientos de Crédito” con la tecla cursora se debe
seleccionar al cliente que se va a consultar, se presiona la tecla
Enter y el sistema-SOFIA muestra la siguiente información:
oa
N° Pagaré: Muestra el o los números de pagarés
desafiliados.
ov
Fech. Afil.: Muestra la fecha en que se afilió al cliente.
Fech. Desaf.: Muestra la fecha en que se desafilió al
lN
cliente
Usuario y Agencia Desaf.: Muestra el usuario y agencia en
ue
donde el cliente se desafilió.
Motivo: Muestra la razón de la desafiliación expuesta por
ig
el cliente.
17.7.6.8 Reporte de Clientes Desafiliados del Envío de Extracto de Movimientos
M
de Crédito
17.7.6.8.1 El Supervisor de Servicios Financieros en el sistema-SOFIA debe
ra
imprimir.
17.7.6.8.3 Si los datos no están conformes el Supervisor de Servicios
op
18
20
18. REFINANCIACIÓN DE CRÉDITOS CON EMISIÓN DE NUEVO PAGARÉ
Para la refinanciación de uno o varios créditos en el Sistema SOFIA, en la modalidad de
Cancelar uno o varios pagarés (a refinanciarse) con la emisión de uno nuevo (con la
3.
característica de REFINANCIADO), el Asesor o Supervisor de Servicios Financierosdebe
.0
ejecutar lo siguiente.
27
18.1 Cancelar el o los pagarés que se van a refinanciar (morosos). En este ejemplo
tomaremos el crédito N° 080 01 2224813. Aunque se pueden cancelar dos o más
pagarés del cliente para consolidar sus saldos impagos en un solo pagaré (que
oa
nace como refinanciado).
ov
18.2 Ejecutar la transacción 6525 (Desembolso de crédito), en la que se debe
seleccionar la opción de “REFINANCIADO”, es decir cambiar el valor del campo
lN
de cero (0 No Refinanciado) a uno (1 Refinanciado)solicitando clave de
supervisor. Para este ejemplo se ha generado (otorgado) un nuevo crédito
ue
“Refinanciado” N° 080 01 3502512.
ig
_____________________________________________________________________________
Operación: 073 01 PROFESIONALES M.N. Agencia : 1
pa
Cliente :»
ITF : .00
Frecuencia Pago: dias 1mer.Vencmto. : dias
ro
Doc.Identidad :
Código CIIU :»
Cambiar el valor de cero Sectorista:
co
18
20
CMAC-PIURA S.A.C. 11/07/17
OFICINA PRINCIPAL 11:27:33
DESA20
3.
INGRESO DE O.T. PARA CREDITOS REFINANCIADOS
.0
27
Número Pagaré otorgado :080 01 3502512
oa
Número Pagaré cancelado :080 01 2224813
ov
lN
18.3.3 Seguidamente se nos presenta el importe de los intereses capitalizados en la
refinanciación, es decir de los intereses de la liquidación del crédito
cancelado que ha pasado a formar parte del capital del crédito
ue
desembolsado como refinanciado:
ig
M
DESA20
pa
==================
TOTAL 76.63
co
18.3.6 En el caso que el importe del crédito refinanciado (S/ 450) sea menor a la
liquidación del crédito cancelado (S/ 460), la diferencia S/ 10 debe ser
pagada en efectivo por el cliente y la liquidación mostrada en el punto 3.b
de este procedimiento debe ser ajustada, como se explica a continuación:
1. Se inicia de abajo hacia arriba, hasta donde alcance, es decir
empezamos ajustando los gastos notariales, seguimos con los intereses
compensatorios judiciales, intereses moratorios y finalmente el interés
18
Interés moratorio: .00
Interés comp.judic.: .00
20
Gastos notariales : .00
==================
TOTAL 76.63
3.
.0
3. Si el importe que se consigna en cada rubro (gastos notariales, intereses
compensatorios judiciales, intereses moratorios e interés normal) de
27
manera individual fuera menor al importe pagado se colocará como
resultado de la resta el valor cero (0) ya que habrá sido pagado en
efectivo en su totalidad. Así se hará con cada concepto hasta agotar
oa
el importe que se paga en efectivo, como se muestra a continuación.
ov
Liquidación Inicial
Interés normal lN : 70.13
Interés moratorio : 3.00
Interés comp.judic. : 2.00
ue
Gastos notariales : 1.50
==================
ig
TOTAL 76.63
M
Saldo
Pago en efectivo 10.00
pa
==================
TOTAL 66.63
op
18
mensaje “Crédito se Reclasificará a Refinanciado”, cuando se terminen de
generar los documentos descritos en el numeral 17.7 y 17.8 de este
20
procedimiento, el sistema-SOFIA mostrará automáticamente la transacción
4001 Ingreso de O.T Créditos Refinanciados para que el Asesor o Supervisor
de Servicios Financieros responsable de ejecutar el desembolso realice el
3.
registro de los intereses en suspenso de acuerdo a lo establecido en el
.0
numeral anterior (18.3).
18.4.2 Seguidamente el Asesor o Supervisor de Servicios Financieros debe colocar
27
en la solicitud de crédito del cliente un sello con el texto “Crédito
Refinanciado”, esto se debe hacer cada vez que el sistema reclasifique
automáticamente a un nuevo desembolso como “Refinanciado”.
oa
18.4.3 Para los tasadores, cuando se realice la transacción 6000 Apertura
Certificado de Tasación, el sistema buscará si el cliente tiene pagarés del
ov
mismo servicio con mora mayor a 8 días, si es así el sistema-SOFIA bloqueará
la transacción emitiendo el siguiente mensaje “Cliente tiene créditos con
lN
mora mayor a 8 días, cancelar primero los pagarés”.
18.4.4 El sistema no va a permitir realizar la transacción 4395 Apertura Crédito
ue
Pignoraticio, si encuentra créditos del mismo servicio cancelados en el
mismo día con mora mayor a 8 días, dicha transacción podrá realizarse a
ig
19. OTROS
ra
datos consignados por los clientes y realizará por lo menos cinco visitas a las
direcciones anotadas en los registros de clientes, dejándose la constancia
correspondiente, en el libro de visitas.
da
19.1.1 Las aperturas de cuentas servirán para actualizar los datos que los clientes
declararon en su primer contacto con la CMAC-PIURA S.A.C.
la
ro
supervisor.
19.2.2 La cuenta que no registre movimiento durante doce (12) meses (360 días)
co
19.2.5 Pasados los diez años de inactividad estas cuentas deben cancelarse y el
importe de dicha cancelación enviado al Fondo de Seguro de Depósitos.
19.2.6 En el momento que se presente el titular de la cuenta o su representante
legal a efectuar una operación en las ventanillas de CMAC PIURA SAC, esta
cuenta será reactivada o cancelada a su solicitud según sea el caso.
18
otros funcionarios que puedan originar y aprobar una
reprogramación por pago anticipado, Ante la ausencia del Asesor
20
de Finanzas Empresarialesel Jefe o Sub Jefe de Créditos o el
Administrador debe efectuar o emitir y aprobar la propuesta de
reprogramación con pago y viabilizar el oportuno pago del cliente
3.
en el mismo día.
.0
19.3.1.2. Amortización 100% a Capital.- Cuando se requiere dar un
tratamiento excepcional en la aplicación del pago, como el 100%
27
a capital, el Asesor de Finanzas Empresarialesdebe obtener la
respectiva autorización de manera previa al inicio de los pagos con
este tratamiento. El uso de la operaciones en trámite en esta caso
oa
sólo será admitido por retrasos en la autorización al pedido que
haya efectuado el Asesor de Finanzas Empresariales, es decir por
ov
alguna eventual ausencia de los miembros del comité de créditos
o del Jefe de Créditos.lN
19.3.1.3. Refinanciaciones.- Sólo se debe usar las operaciones en trámite
cuando el cliente ha efectuado el pago a cuenta, o inicial, como
ue
condición de una refinanciación que se encuentra en trámite de
aprobación, la misma que será aplicada de manera inmediata a
ig
en el numeral 19.3.2.
19.3.4 Cancelación Total del Crédito.- En el caso de clientes que efectúen pagos
nt
18
o INDECOPI) por los conceptos establecidos en los numerales 19.3.1 y 19.3.4,
ello será motivo de sanción de acuerdo a lo establecido en el reglamento
20
interno de trabajo.
19.3.6 Asesor o Supervisor de Servicios FinancierosResponsable del Control de las
Operaciones en Trámite.- Los Encargados de agencia u oficinadeben
3.
designar a un Asesor o Supervisor de Servicios Financierosresponsable de
.0
llevar el control de las operaciones en trámite ingresadas en el día y las que
se encuentren vigentes. Para generar estos reportes el Supervisor de Servicios
27
Financierosdesde su menú del sistema-SOFIA debe ingresar a 5
colocaciones, 3 Reportes, 17 Listado de OT Ingresadas en el día y 18 Listado
de OT Pendientes, el sistema-SOFIA emite el reporte Relación de
oa
Operaciones en Trámite y Relación de Cuentas x Pagar Diversas
respectivamente. El Asesor o Supervisor de Servicios Financierosresponsable,
ov
debe verificar y controlar que las operaciones en trámite se apliquen en el
plazo establecido en el numeral 19.3.2 y 19.3.4.1 de este documento, si
lN
detecta operaciones en trámite que están pendientes de aplicar lo deben
comunicar de forma inmediata a su Jefe inmediato Superior para que tome
ue
las medidas del caso, de tal manera que la OT se apliquen al respectivo
crédito.
ig
por remanentes en las cuotas de los créditos de descuento por planilla y que
no mantengan ampliaciones de créditos o de los créditos empresariales el
ra
18
cliente de la cuenta de ahorros sea el mismo cliente de la OT, en el
reverso del comprobante que emite el sistema-SOFIA, el responsable
20
de ejecutar la transacción debe poner su sello y visto bueno, así mismo
el responsable de autorizar la transacción debe escribir la siguiente
glosa: “Importe depositado en la cuenta de ahorro N° ……………………
3.
del cliente ……………………….”, además debe colocar su firma y sello,
.0
seguidamente se debe ejecutar la transacción 1251 Abono Por
Conceptos, utilizando el motivo 02 Regularización de Cliente, en el
27
campo Información Adicional se debe escribir la siguiente glosa:
“Depósito por OT del crédito ………………”. Esta misma glosa se debe
escribir en el campo cliente del comprobante que emite el sistema-
oa
SOFIA y la transacción 8060 Ingreso de Efectivo Varios utilizando la
cuenta contable 191807090000… si es MN o 192807090000… si es
ov
moneda extranjera. El comprobante de la transacción 6581 Egreso de
Operación en Trámite debe quedar para el movimiento de la
lN
ventanilla, al igual que el comprobante de la transacción 8060 Ingreso
de Efectivos Varios y el comprobante de la transacción 1251 Abono
ue
por Conceptos debe guardarse en un archivo denominado
“Aplicación de las Operaciones en Trámite de la Agencia u
ig
cliente los debe contrastar con los datos del documento de identidad
original del cliente, en el reverso del comprobante que emite el
C
18
El Asesor o Supervisor de Servicios Financieros que registra la transacción será la
responsable de comunicar vía telefónica y por correo electrónico al Supervisor
20
de Servicios Financieros de la agencia origen del crédito el registro de dicha
transacción. El Supervisor de Servicios Financieros de la agencia origen del
crédito informará al responsable de las operaciones en trámite para que este
3.
ejecute lo establecido en el numeral 19.3.6 del presente documento y una vez
.0
que haya recibido la confirmación del Asistente de Control Operativo que el
cheque ha sido compensado, aplique dicho importe al respectivo pagaré.
27
19.4 LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES.- Los libros y formatos contables deberán ser
legalizados antes de su uso, la legalización de estos libros estarán a cargo del notario,
oa
a falta de estos la legalización estará a cargo de los jueces de paz de la provincia en
la cual se encuentra ubicado el domicilio fiscal de la agencia u oficina.
ov
19.4.1 Se colocará una constancia en la primera hoja del libro, el cual debe
contener la siguiente información mínima:
lN
Número de legalización, asignada por notario o juez.
Razón Social: CMAC PIURA SAC.
ue
Número de RUC: 20113604248
Denominación del Libro: Por ejemplo “Libro Caja y Bancos Agencia
ig
Tocache”.
Número de Folios: Número de folios legalizados, los cuales serán folios
M
simples
Fecha y lugar en que se otorga.
ra
19.5 EMPASTE DE LIBROS CONTABLES.- Para empastar los libros contables se deberá tener
nt
en cuenta lo siguiente:
19.5.1 Deberán empastarse hasta por un ejercicio gravable, período Enero a
co
Diciembre.
19.5.2 El empaste se deberá efectuar como máximo dentro de los cuatro primeros
ia
18
20.3. El Supervisor de Servicios Financierosde la Agencia debe proceder a:
20.3.1. Registrar la(s) carta(s) fianzas en un libro o cuaderno denominado “Cartas
20
Fianzas de la Agencia….”, de acuerdo a la siguiente estructura:
3.
Nº IMPORTE
N° FIANZA BANCO EMPRESA S/ CONCEPTO F.INICIO F. TERMINO
.0
20.3.2. Guardar la(s) carta(s) fianza(s) en un archivo denominado “Cartas Fianzas
27
de la Agencia…….”, ordenadas por fecha de emisión.
20.3.3. Custodiar el archivo en los ambientes de bóveda o pre bóveda de la
oa
agencia.
20.4. Mensualmente el Asistente del Área de Logística junto con el Supervisor de
Servicios Financierosde la Agencia realizará el arqueo de las cartas fianzas que
ov
mantiene en custodia, teniendo como fuente el libro o cuaderno “Cartas Fianzas
de la Agencia”, así mismo deberán dejar constancia de puño y letra de dicho
lN
arqueo en el libro de arqueos de la agencia. El acta de arqueos deberá estar
sellada y firmada por los responsables de la realización del arqueo.
ue
ig
M
ra
pa
da
la
ro
nt
co
ia
op
C
18
20
3.
.0
27
oa
ov
21. ANEXO N° 01: FORMATO DE FEDATEO DE FIRMASlN
ue
FORMATO DE FEDATEO DE FIRMAS
ig
FECHA:___/___/_____
ra
_____________________________
nt
_____________________________
SELLO Y FIRMA DEL FEDATARIO
co
PERSONAS FIRMANTES:
CLIENTE _____________________________________________
ia
CONYUGE____________________________________________
GARANTE – FIADOR SOLIDARIO 1_________________________
op
CONYUGE____________________________________________
GARANTE – FIADOR SOLIDARIO 2_________________________
C
CONYUGE____________________________________________
18
20
3.
.0
27
oa
ov
22. ANEXO N° 02: ASIENTO CONTABLE:
lN
ue
_____________________________ ________________________________________
Administrador de Agencia Supervisor de Servicios Financieros
18
20
3.
.0
27
oa
ov
lN
23. ANEXO N° 03: SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE OPERACIÓN EN TRÁMITE:
ue
ig
Por medio de la presente les saludo cordialmente y a la vez solicito la devolución en efectivo
del saldo a favor, motivo: de la cancelación total de mi crédito ( ), de la ampliación de mi
da
Dirección : ___________________________________________________
ia
op
Importe de la OT : _______________
___________________________ ___________________________________
18
*Registrar sólo si es un crédito descuento por planilla.
20
3.
.0
27
oa
ov
lN
24. ANEXO N° 04: SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE EFECTIVO A CLIENTE:
ue
ig
Piura, __/__/____
SOLICITUD DE DEVOLUCION DE EFECTIVO A CLIENTE
M
ra
Por medio de la presente les saludo cordialmente y a la vez solicito la devolución de efectivo
producto de una operación mal efectuada en Caja Piura el día __/__/____, cuyo detalle indico
a continuación:
da
__________________________________________________________________________________________
co
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
ia
__________________________________________________________________________________________
op
Agencia/Oficina : ___________________________
Usuario y nombre que registró el sobrante: ________ ____________________________
N° de Referencia Trans. 5530 Sobrante por identificar: ____________________________
Página 140 de 147
Procedimiento de operaciones
Transacción (es) realizada (s) :
Tranx Nombre de la transacción Moneda Importe
18
20
___________________ ________________________________ ____________________________
Firma Cliente Supervisor de Servicios FinancierosResponsable de Agencia
3.
N° D.O.I
.0
27
oa
ov
25.
lN
ANEXO N° 05: CONDICIONES DE SEGURIDAD PARA LA COBERTURA DE DINERO EN
TRÁNSITO:
ue
ig
POLIZA
2221510100016
M
MAPFRE
pa
indicado en las condiciones para cubrir Dinero y/o Valores a Primer Riesgo, debe cumplir con
las siguientes medidas de seguridad:
ro
nt
18
Nota:
20
a) El recorrido debe efectuarse directamente sin intermedios y sólo en horas laborales
3.
de días hábiles de trabajo.
.0
b) Para todos los casos los tránsitos se efectuaran en vehículos de propiedad del
aseguradoy/odesusdependientesy/ocontratadosdeproveedoresparatalfin.
27
c) En caso de ser vehículos de Servicios Público no se considerará al chofer dentro del
número de personas acompañantes.
oa
d) Para los tres primeros rangos excepcionalmente pueden efectuarse tránsitos a pie
ov
siempre y cuando las distancias a recorrer sean menores o igual a 500 metros a la
redonda del local del asegurado. lN
ue
ig
26. ANEXO N° 06: FORMATO DE CONTROL INTERNO PARA DESEMBOLSO MANUAL DE CRÉDITOS
M
ASPECTOS A REVISAR
ra
EXPEDIENTE FÍSICO SI NO
De la Tarjeta de Información Básica del Solicitante
pa
1 Copia del DOI del cliente, aval (es) y/o garante (s), cónyuge (s) (según sea el caso).
2 Vigencia de poder actualizada (persona jurídica) hasta con diez días antigüedad con firma y
sello del Administrador de agencia o funcionario autorizado.
da
3 Firma y Sello del Asesor de Finanzas Empresariales que registró o realizó la actualización de los
datos del cliente en el sistema SOFIA en el Formulario de Información Básica Persona Natural.
la
De la Solicitud de Crédito
4 Solicitud de Crédito sin enmendaduras, borrones o manchas.
ro
5 Firma y sello del Asesor de Finanzas Empresariales que propone el crédito, y de uno de los
integrantes del Sub Comité de Aprobación de Créditos en la parte superior de la solicitud de
nt
créditos (al costado de la firma del Asesor de Finanzas Empresariales que propone el crédito),
en señal de conformidad del expediente.
co
De la Resolución de Créditos
6 Verificar que losmensajes instructivos (alertas)contenidas en la Resolución de aprobación del
ia
crédito (solicitud de crédito) realizadas por el sub comité o comité de aprobación de créditos
se encuentren levantadas previo al desembolso del crédito.
op
Resultados:
¿Documentación verificada es conforme y se encuentra en el expediente?
C
Expediente listo
para Observaciones:
desembolso
Fecha: Pendientes:
18
Resultados:
En relación a las respuestas obtenidas durante el desembolso: ¿Considera Ud. Que puede
20
realizar el desembolso sin inconvenientes de acuerdo a la normatividad interna vigente?
Si respondió “SI”, proceda a realizar el desembolso (trx. 6525).
3.
Si respondió “No”: Debe informar al Jefe de Operacioneso Administrador Regional o al Gerente de Créditos u
otro Gerente vía llamada telefónica y de ser el caso también puede informar a la UAI, para que evalúe la
.0
inconsistencia y decida sobre la misma si autoriza o suspende el desembolso del expediente observado.
¿Por qué?
27
Expediente Se suspende el
desembolsado desembolso
oa
Tener en cuenta:
Al momento de realizar el desembolso deben estar presentes todos los participantes del crédito para que firmen la
documentación del desembolso del crédito.
ov
En caso falte uno o más de los participantes, no se desembolsa el crédito y se regresa el expediente al administrador para
que realice el fedateo de firmas de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de operaciones.
FIRMA Y SELLO DEL ASESOR O SUPERVISOR DE SERVICIOS FINANCIEROSQUE VERIFICÓ EL EXPEDIENTE:
lN
ANTES DEL DESEMBOLSO DURANTE EL DESEMBOLSO
ue
FECHA: FECHA:
ig
M
ra
CRÉDITOS:
1. El cliente manifiesta que el dinero se invertirá en casos distintos a los que figuran en el
da
garantía.
nt
de Caja Piura (sea como préstamo o pago o cualquier otra razón no permitida).
6. El cliente manifiesta que el Asesor de Finanzas Empresariales le debe dinero.
7. El cliente manifiesta que se dedica a actividades prohibidas o ilegales tales como:
ia
8. Se recibe presión de algún personal del área de créditos o del propio Administrador
de Agencia para no evaluar el expediente o para pasar por alto algunas
C
verificaciones.
9. El cliente manifiesta que el crédito en todo o en parte no es para él, o que en su
tramitación ha participado una tercera persona que no trabaja para Caja Piura.
10. El cliente refiere que nunca lo han visitado, ni el Asesor de Finanzas Empresariales ni
ningún otro trabajador de Caja Piura.
11. El cliente manifiesta que ha realizado un pago por el crédito otorgado sea al Asesor
de Finanzas Empresariales o cualquier trabajador de Caja Piura.
18
20
3.
.0
27
oa
ov
lN
ue
ig
M
ra
SEÑOR:
la
XXXXXXXXXX
DIRECCION:XXXXXXXXXX
ro
nt
Estimado cliente:
ia
Atentamente.
18
C A R G O
20
Apellidos:
3.
Nombres:
.0
DOI:
27
Fecha: Hora:
oa
Parentesco:
ov
FIRMA
lN
ue
ig
M
ra
pa
Señores:
ro
DESBLOQUEO DE CUENTA
co
Estimados señores:
YO (Titular de la cuenta)
ia
Representante Legal o Apoderado (Marcar con un aspa de ser el caso y llenar la siguiente
información).
Apellido paterno Apellido materno o cónyuge Nombres
Página 145 de 147
Procedimiento de operaciones
Por medio de la presente les saludo cordialmente y al mismo tiempo les solicito:
18
BLOQUEO DESBLOQUEO de la (s) cuenta (s):
20
CUENTA (S)
Ahorro N°
3.
Ahorro a con Órdenes de
.0
Pago N°
Ahorro a Plazo Fijo N°
27
CTS N°
oa
Por el siguiente motivo
ov
Sin otro particular quedo de ustedes.
Atentamente,
lN
ue
ig
M
FALSIFICADO O ALTERADO
CONSTANCIA DE RETENCIÓN DE NUMERARIO EXTRANJERO PRESUNTAMENTE
la
FALSIFICADO O ALTERADO
ro
Agencia:……………………………….
N° :……….………………………
nt
Comunicamos a usted que los billetes descritos en la Parte I del presente documento, tienen
características de ser presuntamente falsificados, razón por la cual, en mérito a lo dispuesto en el
C
artículo 254 del Código Penal y el inciso c) del artículo 2° de la Ley 27583, que asigna a la Oficina
Central de Lucha Contra la Falsificación de Numerario (OCN) la función de indagar preliminarmente los
casos de falsificación que le presenten, entre otros, las empresas del sistema financiero, quedan
retenidos para ser remitidos a la citada entidad para la correspondiente investigación.
18
II. Manifestación de los hechos por el portador del billete
20
Nombre de la persona que le entregó el billete, fecha, lugar y circunstancias en que fue
recibido, u otra información relevante.
3.
.0
27
oa
ov
La OCN determinará la autenticidad de los billetes, y en caso resulte ser falsificado quedará retenido
en dicha entidad para su custodia, de conformidad con el inciso e) del artículo 19° del D.S. 038-2002-
lN
PCM, Reglamento de la Ley 27583, el cual establece que una de las funciones del Área Técnica es
centralizar la custodia de las falsificaciones y alteraciones que le remitan, entre otros, las empresas del
ue
sistema financiero. En caso resulte ser auténtico, la OCN devolverá el numerario a esta entidad
financiera para ser entregado a usted. Los resultados estarán a su disposición a partir de los 30 días
útiles contados desde la fecha de incautación.
ig
M
……….............................................. ……….................................................
FIRMA DEL PORTADOR FIRMA Y SELLO
ASESOR O SUPERVISOR DE SERVICIOS FINANCIEROS
da
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ro
nt
co
ia
op
C