Ajouter un indicateur de risque dans un projet MS Project 1/10

Ajouter un indicateur de risque dans un projet MS

Project

Auteur : Abdel YEZZA

Version : 1.0
Date : Décembre 2008

Tables des matières

TABLES DES MATIÈRES ............................................................................................................................................................... 1 
CONTEXTE ........................................................................................................................................................................................... 2 
PRÉ-REQUIS ...................................................................................................................................................................................... 2 
FONCTIONNALITÉS ....................................................................................................................................................................... 3 
SIGNIFICATION DES INDICATEURS UTILISÉS ............................................................................................................. 4 
INSTRUCTIONS................................................................................................................................................................................ 4 
PRÉ-REQUIS : ..................................................................................................................................................................................... 4 
CAS 1 (LE PLUS SIMPLE) : VALABLE POUR TOUT NOUVEAU PROJET ............................................................................................... 5 
CAS 2 (PLUS COMPLEXE, MAIS ENRICHISSANT POUR LES CURIEUX !) : UN PROJET EXISTANT ................................................... 5 
CONCLUSION .................................................................................................................................................................................. 10 
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Contexte
Le but du présent document est de fournir aux personnes qui gèrent des projets un moyen rapide pour visualiser
en un seul « click » toutes les tâches et les rubriques :
• Non terminées dans les délais réels Î risque élevé
• Devant se terminer aujourd’hui même Î risque moyen
• Non terminées dans les délais réels, mais le taux achevé dépasse 80% Î risque modéré
• Terminées à 100% dans les délais réels Î risque faible

Cette visualisation est réalisée par le biais d’une colonne appelée « Risk ? » et de deux filtres appliqués
uniquement sur cette colonne. Les fonctionnalités offertes permettent un suivi quotidien et facilitent largement
le contrôle des tâches, notamment pour des projets contenant un nombre de tâches assez important.

Afin d’avoir un aperçu de l’indicateur de risque, voici une copie écran :

Pré-requis
L’utilisateur doit disposer de MS Project en version 2000 ou plus et connaître les principes de gestion de
projets ainsi que les fonctionnalités de base de cet outil.
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Fonctionnalités
1. Mise à jour de l’indicateur Risk pendant l’édition, à l’ouverture et à la fermeture du projet

2. Quatre filtres sont disponibles :

High Risk Tasks Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque de retard est élevé.
Medium Risk Tasks Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque de retard est moyen.
Moderate Risk Tasks Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque de retard est modéré.
Low Risk Tasks Permet de visualiser uniquement les tâches dont le risque est faible

Notez bien que même si une tâche est terminée à 100%, ceci ne signifie guerre que le risque est nul,
néanmoins, on peut le qualifier de faible.

3. Une barre d’outil dédiée appelée Risk contenant deux boutons permettant de mettre à jour
manuellement l’ensemble des tâches et la tâche courante respectivement :

Mettre à jour l’indicateur de la

tâche courante

Mettre à jour les indicateurs

de toutes les tâches
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Signification des indicateurs utilisés

Les indicateurs sont basés sur deux critères, la couleur et la forme. Notons que les couleurs dépendent de la
comparaison par rapport à la date courante et le pourcentage d’achèvement d’une tâche. Les formes
sphériques sont associées aux tâches, quant aux formes carrées, elles sont associées aux rubriques (chantiers
et sous-chantiers en d’autres termes).

Signe Signification
Tâche terminée à 100% dans le délai planifié
Tâche planifiée pour terminer aujourd’hui même
Tâche non terminée dans le délai planifié, mais le taux d’achèvement est au moins égal à 80%
Tâche non terminée dans le délai planifié
Rubrique terminée à 100% dans le délai planifié
Rubrique planifiée pour terminer aujourd’hui même
Rubrique non terminée dans le délai planifié
Rubrique non terminée à 100% ou Tâche ne commençant pas le jour courant

Instructions

Pré-requis :
Fixer le niveau de sécurité à Moyen (recommandé). Pour cela, aller dans le menu : OutilsÆMacroÆSécurité
et sélectionner le niveau comme indiqué ci-dessous :
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Cas 1 (le plus simple) : Valable pour tout nouveau projet

Template MS Project
C’est simple, il suffit d’ouvrir le projet prototype en cliquant ici : et de l’enregistrer sous un
autre nom portant le nom de votre projet. Dorénavant, le nom Template_Risk.mpp sera attribué à ce
modèle.

Note : Pour un projet existant, il suffit de créer un nouveau projet basé sur le prototype, puis copier et coller
l’ensemble des tâches du projet existant dans le nouveau projet.

Cas 2 (plus complexe, mais enrichissant pour les curieux !) : Un projet existant
Le traitement dans ce cas assure la disponibilité de cette fonctionnalité à l’ensemble des projets MS Project
sur la même station de travail sans avoir besoin d’utiliser le modèle comme base pour tout nouveau projet.
En fait, ce cas révèle en quelque sorte comment le modèle précédent a été fabriqué.

Effectuer les étapes 1 à 3 une seule fois. Par contre, les étapes 4 et 5 c’est à exécuter pour chaque projet
existant.

Note importante : Avant de procéder, si votre fichier de configuration globale de MS Project n’a jamais été
modifié ou personnalisé, passez directement à l’étape 4 après avoir copié le fichier GLOBAL.MPT

C:\Program Files\
Microsoft Office\Offic
(Microsoft Project Global Template) dans le dossier d’installation de MS Project,
généralement situé dans le dossier :
C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1036
pour une version française (code décimal : 1036). Par mesure de sécurité créez une copie de ce fichier, car il
est à la base de tout nouveau projet.

Template MS Project
1. Ouvrir le fichier prototype : Template_Risk.mpp : ainsi que votre projet
2. Menu : OutilsÆ Organiser
3. Suivre les flèches comme indiqué ci-dessous :
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Transférer le champ personnalisé Risk du prototype ci-dessus vers le prototype global GLOBAL.MTB

Transférer la barre d’outils personnalisée Risks du prototype Template_Risk.mpp vers le prototype global
GLOBAL.MTB
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Transférer les filtres High Risk Tasks, Medium Risk Tasks, Moderate Risk Tasks et Low Risk Tasks
du prototype Template_Risk.mpp vers le modèle global GLOBAL.MTB. Ces quatre filtres vous permettent
de visualiser en un seul click quatre types de tâches comme expliqué ultérieurement.
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Transférer le module modRisk du prototype Template_Risk.mpp vers le modèle global GLOBAL.MTB.

Cette action assure le fonctionnement des boutons ajoutés dans la barre d’outils Risks.

4. [Optionnel : pour les connaisseurs de Scripting VBA] Insérer le code suivant dans un module disons
modRisk.bas dans la partie code correspondant à votre projet, uniquement si vous désirez que les
indicateurs de risque se mettent à jour en mode édition (autrement, utiliser les boutons de la barre
d’outils Risks) :
'/////////////////////////////////////////////////
' Author : Abdel YEZZA
' Date : sep 27 2008
'/////////////////////////////////////////////////

Option Explicit

Public Enum Colors

NONE = 0
YELLOW_SPHERE = 1
GREEN_SPHERE = 2
RED_SPHERE = 3
YELLOW_SQUARE = 4
GREEN_SQUARE = 5
RED_SQUARE = 6
VIOLET_SPHERE = 7
End Enum

Public Sub UpdateTaskFlag(tsk As Task)

Dim Diff As Integer

Dim Diff1 As Integer
Static LastTsk As Task
Static LastTskSaved As Boolean

If Not ((LastTsk Is Nothing) Or LastTskSaved) Then

LastTskSaved = True
UpdateTaskFlag LastTsk
End If

If tsk Is Nothing Then Exit Sub

On Error Resume Next
If tsk.Duration > 0 And tsk.PercentComplete < 100 Then
If IsDate(tsk.Finish) And IsDate(tsk.Start)Then
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Diff = DateDiff("d", Now(), tsk.Finish, vbUseSystemDayOfWeek, vbUseSystem)

Diff1 = DateDiff("d", Now(), tsk.Start, vbUseSystemDayOfWeek, vbUseSystem)

Select Case Diff

Case 0:
If tsk.OutlineChildren.Count = 0 Then
tsk.Number1 = YELLOW_SPHERE
Else: tsk.Number1 = YELLOW_SQUARE
End If
Case Is > 0:
If tsk.OutlineChildren.Count > 0 Then
If tsk.PercentComplete = 100 Then
tsk.Number1 = GREEN_SQUARE
Else
tsk.Number1 = NONE
End If
Else
If Diff1 >= 0 Then
tsk.Number1 = NONE
Else
tsk.Number1 = GREEN_SPHERE
End If
End If
Case Is < 0:
If tsk.OutlineChildren.Count > 0 Then
tsk.Number1 = RED_SQUARE
Else
If tsk.PercentComplete >= 80 Then
tsk.Number1 = VIOLET_SPHERE
Else
tsk.Number1 = RED_SPHERE
End If
End If
End Select
End If
Else
If tsk.OutlineChildren.Count = 0 Then
tsk.Number1 = GREEN_SPHERE
Else
tsk.Number1 = GREEN_SQUARE
End If
End If

If Not (tsk Is Nothing) Then

Set LastTsk = tsk
LastTskSaved = False
End If

End Sub

Public Sub UpdateAllTasksFlag(ByVal pj As Project)

Dim TskNum As Integer
Dim i As Integer
TskNum = pj.Tasks.Count

If TskNum > 0 Then

For i = 1 To TskNum
Call UpdateTaskFlag(pj.Tasks.Item(i))
Next
End If
End Sub
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5. Menu : InsertionÆ Colonne et suivre les flèches comme indiqué ci-dessous :

Conclusion
Microsoft Project constitue un outil précieux et même indispensable pour assister les managers de projets de
grande envergure à contrôler les différentes phases des projets et effectuer un suivi quotidien avec une
granularité plus fine et une visibilité plus claire.

L’outil de gestion des projets offre aussi bien des fonctionnalités de base pour les débutants que des
fonctionnalités plus avancées pour des utilisateurs avertis de niveau moyen ou expert. Dans ce document, on a
montré comment ajouter une information précieuse, qu'est le risque de retard indiquant en un clin d'œil
l'ensemble des tâches en retard ou qui risquent de l'être.

MS Project met à notre disposition un certain nombre de variables libres (jusqu’à une trentaine pour quelques
uns) de différents types comme Indicateur, Nombre, Texte, Coût, Date etc. On peut utiliser ces variables pour
définir des colonnes (champs de tables) supplémentaires capables de quantifier ou qualifier différents aspects
d’un projet. C’est justement cette fonctionnalité qui était à la base de cet article et qui a permis de qualifier le
facteur Risque et quantifier son niveau.