Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, León

UNAN-León

Facultad de Ciencias de la Educación y Humanidades

MAESTRIA EN HISTORIA

Módulo Información Documentación y Archivo

Profesora
Aracely Valladares Lacayo
Licenciada en Química
Especialidad en Preservación y Conservación Documental
Maestría en Gestión Documental y Administración de
Archivos

Fecha 27 y 28 de marzo
León, Nicaragua
INDICE

I. Introducción General del módulo

II. La Archivística
 Diferencia entre Archivística, Bibliotecología y Centro de
Documentación
 Definición Archivo
 Ciencias Auxiliares de la Archivística
 Principio de procedencia y orden original de los fondos
 Ciclo vital de los documentos
 Organización de Archivo: Clasificación y Ordenación
III. Administración de un programa de conservación preventiva
 Conceptos
 Factores de deterioro de documentos
 Medidas preventivas de conservación documental

IV. Temas de investigación

 I. Introducción
Los Archivos como se ha dicho constituyen la memoria de instituciones y personas, desde
el momento en que se decidió fijar sus escritos como ser social. A lo largo de la historia los
la evolución, conceptos y finalidad de ellos han cambiado de forma paralela al desarrollo
de las sociedades con los altos y bajos que están han producido.

El archivero como gestor de la Información y del Conocimiento es de es de enorme

trascendencia para el desarrollo de cualquier estrategia de éxito que se realice con ese
fondo tan importante como es el del archivo, porque puede dar a conocer el apasionante
pasado de la historia, reconociéndosele el papel que juega en su función rectora.

Actualmente se habla de Gestión documental y Administración de archivos. Según el

planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión
documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”

El estudio de la preservación y conservación documental en Archivos, bibliotecas y

Centros de Documentación desde hace muchos años ha venido creciendo debido a la
conciencia social que los académicos, investigadores y personas que trabajan con
documentos han trasmitido a la sociedad, dando un SOS por la pérdida y de millones de
documentos causados por diferentes factores, algunos de ellos previsibles y otros
impredecibles como las catástrofes Naturales.

Esta toma de conciencia surge también como consecuencia de proteger el rico patrimonio
documental de los pueblos, manteniendo viva la memoria histórica, administrativa,
personal de los productores de los mismos y de la necesidad de restaurar los documentos
ya deteriorados.

En el presente módulo de Archivo, Documentación e Información que consta de 6 horas

teóricas que serán distribuidas en los días viernes 28 y sábado 29 de marzo trataremos de
dar a conocer de forma muy general que es la Archivística, diferencia entre biblioteca y
documentación y el ciclo vital o edades de los documentos en donde distinguimos los
valores que el documento de archivo tiene en cada ciclo de vida y como se clasifican los
archivos de acuerdo a esas edades y los factores de deterioro a los que están expuestos los
documentos con base de papel y que medidas preventivas se pueden tomar en cuenta.

II. La Archivística
 Archivística Bibliotecología y Documentación

Actualmente se habla de ciencias de la Documentación en donde en este concepto

encierran a la bibliotecología, la Archivística y la documentación. Cada Una de ellas tiene
su propio objeto de trabajo y funciones.

ARCHIVÍSTICA Recoge todos los documentos de archivo procedentes de su institución.

recoge toda producción, luego expurga parte, y parte conserva. Puede hacerse cargo de
documentación externa, bien si ésta corre peligro de pérdida o deterioro, bien por otros
motivos (donaciones, legados…) SU objeto o BASE DE TRABAJO es el Documento de
archivo Los documentos de archivo forman FONDOS DOCUMENTALES. Se origina natural
y fluidamente. Su origen y formación Precisa institución generadora de actividades.
Volumen de docs. en función de la ó gestión de la institución productora

BIBLIOTECOLOGÍA recoge pero queda acortada a la producción documental de su

institución, salvo en las bibliotecas especializadas RECOGER = A COLECIONAR .BASE DE
TRABAJO es el Documento su objeto es el LIBRO y el conjunto de libros forman
COLECCIONES. Su origen y Formación Se forma por compra, donación o permuta. Puede
ser totalmente independiente. Origen “ajeno” a la gestión de cualquier institución. Su
volumen depende de su presupuesto

DOCUMENTALISTA recogida precedida de la selección. Ésta es el inicio de su proceso

documental. Su objeto es el documento científico que puede ser un documento de Archivo
o un libro. Los documentos científicos equivalen a una BIBLIOGRAFÍA ESPECIALIZA. Su
origen y formación Se forma por reunión y acumulación de información con pretensiones
de exhaustividad, de acuerdo con una especialización.

 Definición de Archivo

Según la ley del patrimonio histórico español define a los Archivos como: "Los conjuntos
orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas
jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización
para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se
entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen conservan, ordenan o
difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos''

De acuerdo con el Consejo Internacional de Archivos, la Archivística es la "disciplina que

trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función" (DAT2, 20). Por
tanto, tiene como objetivo resolver doctrinalmente cómo se forman, se organizan y se
conservan los archivos, a fin de conseguir economía de espacio en la conservación de los
documentos, economía de tiempo en la investigación sobre los documentos, economía de
personal en el trabajo y dirección del archivo (65). Esto comporta que esta disciplina como
ciencia debe dictar normas válidas para los archivos de todos los tiempos, aplicables en
todas las sociedades organizadas, ya sean de antigua o de reciente formación. Es decir, la
Archivística debe crear la metodología necesaria para que el archivo pueda cumplir dichos
objetivos; o dicho de otra manera, desarrollar los procedimientos e instrumentos que
permitan al archivero conservar, custodiar y difundir los documentos. La metodología
archivística radica en el carácter orgánico del archivo. Esta organicidad viene determinada
por el vínculo que une los documentos entre sí y a éstos con la institución que los ha
generado de modo que el documento es parte de un todo estructurado. Esto quiere decir
que el vínculo que se establece entre los documentos refleja la estructura del organismo
productor. La metodología archivística consiste en aplicar este principio básico, el de
respetar el orden natural por el que se han generado los documentos y que se denomina
principio de procedencia o principio de respeto a la estructura de los fondos.
Se puede concluir señalando que la Archivística es la ciencia que permite manejar y hacer
accesible la información de grandes masas documentales generadas por el quehacer
cotidiano de una organización en el desarrollo de sus relaciones sociales, de tal manera
que sea posible conocer toda la información que el documento puede proporcionar: la
suya propia interna, que contiene en su mensaje, y la que proporciona su contexto al estar
aquél en relación con otros documentos.

 Ciencias Auxiliares de la Archivística

PALEOGRAFIA: La escritura es una presencia continua para la profesión. El archivero

necesita de la Paleografía para realizar determinadas tareas de su trabajo con relación a la
documentación de fondo antiguo.

DIPLOMÁTICA: Su estudio sobre las formas del diploma, del documento habitúa a la crítica
y anatomía del documento. Para identificarlo y valorarlo desde el punto de vista
informativo. Para analizarlo, organizarlo y describirlo. Para discernir sobre su
autenticidad.

HERÁLDICA Los emblemas heráldicos con sus esmaltes y particiones, piezas y figuras,
también son parte consustancial del lenguaje de los documentos antiguos y modernos,
tanto cuando se mencionan, como en sus caracteres externos (sellos, membretes, papel
sellado etc.)

CIENCIAS AUXILIARES MÁS RECIENTES Son las ciencias de la Administración, las de la

Informática, las de la Documentación, las relacionadas con la Conservación Preventiva o el
Derecho.

 Principio de Procedencia y principio del orden de respeto original de los

fondos

El principio de procedencia consiste en reunir los documentos por fondos; es decir,

juntar los documentos procedentes de la misma familia, la misma entidad, el mismo
individuo, etc. Y no mezclar unos con otros, aquí s identificamos al productor con el
principio de procedencia “…es aquél según el cual cada documento debe estar situado en
el fondo documental que procede.”[3].

El principio de orden original menciona que los documentos se producen en un orden

secuencial, lógico y natural. Estos deben guardar la sensatez uno con el otro, pues al
respetar el origen en consecuencia se mantiene el orden, indica que deben guardar el
mismo orden en el que fueron producidos y consiste en mantener los documentos de cada
fondo en el orden que les dio desde su origen, al ser generados recibieron un orden por
cumplir con una gestión o reflejar una actividad, esto facilita su recuperación.

De acuerdo con el principio de procedencia, los documentos de un fondo han de estar

debidamente organizados según la estructura original o el orden natural de producción.
También favorece de manera clara la recuperación de la información, ya que el
conocimiento del organismo o de la unidad productora y de sus funciones y actividades.
  Ciclo Vital Documentos o Edades de los documentos

En relación con el valor de los documentos, se establecen las tres edades de los
documentos, que son los tramos en que se estructura el ciclo vital de los
documentos. Los períodos que abarque cada edad deben ser establecidos para
cada serie documental en particular, porque es característica de cada documento.

Edad activa: Decimos que un documento está en edad activa, es un documento

activo, vivo, cuando es de plena utilidad para la finalidad para la que fue producido,
es decir, cuando tiene un valor administrativo pleno. El documento forma parte de
una tramitación en marcha, pero también se mantiene en la edad activa cuando,
una vez concluida su tramitación, su consulta como antecedente administrativo es
muy frecuente. Se conservan en los archivos de gestión.

Edad semiactiva: La tramitación ha concluido, pero su consulta con fines

administrativos es todavía relativamente frecuente, porque en cualquier momento
puede ser requerida su consulta como antecedente de otro procedimiento o
porque todavía tiene vigencia administrativa.

Edad inactiva: Su consulta con fines administrativos es muy infrecuente,

consultándose casi exclusivamente con fines de investigación científica y técnica.
La primera y la segunda edades se corresponden con un valor administrativo
primario,
aunque se va desarrollando progresivamente un valor histórico, que se inicia
desde el momento mismo de su creación y que se desarrollará plenamente en la
edad inactiva.
Podemos distinguir tres valores esenciales en el documento, los llamados valor
administrativo, valor legal y valor histórico.

El valor legal es un valor latente que existe en tanto el documento sirva como
prueba de algo ante los tribunales. La vigencia legal de un documento está
regulada por la legislación. Aquí incluimos el valor fiscal que pudiera tener un
documento.

Todo documento, desde el momento de su producción, tiene un valor que va a

estar condicionado, como hemos dicho, por su utilización. La finalidad primera de
un documento es la de ser útil para la resolución de los asuntos. Cuando un
documento tiene esta utilidad diremos que posee un valor administrativo.

A medida que transcurre el tiempo, la finalidad primera por la que fue producido el
documento va desapareciendo, el documento va dejando de ser necesario para la
resolución de los asuntos. Al tiempo que va desapareciendo esa utilidad, este valor
administrativo, se va desarrollando una nueva utilidad en ese documento, su
utilidad para la investigación, se va desarrollando su valor histórico, que se
manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y su
consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva .
  Organización de Archivos

La identificación aplicada a los archivos es el análisis de las características formales e

informativas de los documentos que componen un fondo o una colección, así como del
contexto histórico-administrativo en el cual fueron producidos o recopilados, con miras al
establecimiento de las series documentales.

Los objetivos de la identificación son: 1) Reunir elementos para organizar un fondo o

colección, reconociendo el contexto histórico-administrativo o histórico-biográfico en el
cual se produjeron o acumularon los documentos 2) distinguir o reconocer las series
documentales en que se basa o puede apoyarse la clasificación de un fondo o colección 3)
Coadyuvar con los procesos de registro y control de documentos, y con la planeación de
proyectos descriptivos.

La organización consta de dos etapas clasificación y ordenación y tiene por objetivos:

1) Evidenciar o reconstruir la organicidad de un archivo, a partir de las relaciones

funcionales y estructurales que de manera natural se producen entre los
documentos durante su ciclo vital.
2) Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, mediante la aplicación del
principio de procedencia y orden original en los fondos institucionales, o según
lineamientos lógicos de agrupación, en el caso de las colecciones.
3) Coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan
mayor información si se encuentran integrados con su contexto.
La Clasificación consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo
con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o —si se trata de un
fondo particular— con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la
temática de los mismos en el caso de las colecciones.

Mientras que las bibliotecas se clasifican por materias o contenidos, los archivos se
clasifican de la siguiente manera:

• Por fondos: conjunto documental producido por una institución, órgano o entidad.

• Por Sección: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de
cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales
aplicables. Ejemplos:

 Sección Recursos Humanos

 Sección Recursos Materiales y Obra Pública

• Por series: dentro de los fondos (libros, expedientes o documentos caracterizados

por materializar funciones, competencias y procedimientos característicos y
distintos). Ejemplos:

 Serie nóminas

 Serie licitaciones

• Por expedientes: dentro de las series (los documentos referidos al procedimiento

de un asunto). Ejemplos:

 Nóminas del mes de enero

 Nóminas del mes de diciembre

 Licitación Pública LPN-2507/2003

Primero es la clasificación y luego la ordenación.

La ordenación es la acción de unir secuencialmente la documentación, conforme a su
natural relación, mediante criterios alfabéticos y/o cronológicos. Se aplica a las series sólo
después de conocer las características de los documentos, cuya naturaleza constituye el
factor fundamental en la selección de una unidad de orden; el archivista necesita
desentrañar los elementos que relacionan unos documentos con otros, para agruparlos en
expedientes y, dentro de éstos, establecer para las piezas documentales una secuencia tal
que permita evidenciar la organicidad del conjunto.

La Instalación

Consiste en el alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante unidades

de instalación, ya sean cajas, legajos o libros.

Antes de introducir un expediente en su caja hay que proceder a identificarlo, mediante

una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y su orden
dentro de la misma.

En la instalación de las cajas, legajos y libros seguiremos el sistema de numeración

continua, el más indicado para un archivo en crecimiento, mediante la numeración arábiga
desde el nº 1 en adelante, siguiendo la secuencia natural.

III ADMINISTRACIÓN DE UN PROGRAMA DE CONSERVACIÓN

El término conservación se deriva de dos voces latinas: “cum, con", que significa juntos, y
ser vare", que significa mantener o guardar. Literalmente, por consiguiente, conservación
significa mantener o conservar unidos. El término es por tanto aplicable a distintas
disciplinas y ramas del conocimiento (arquitectura, electrónica, medicina, etc ), pero en el
ámbito de las Ciencias de la Documentación, el término conservación documental hace
referencia a todas aquellas “políticas y procedimientos específicos destinados a proteger
adecuadamente los documentos en los centros de información para evitar su deterioro,
daño y destrucción, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante
el mayor tiempo posible”.

La conservación puede tener por tanto dos objetivos: por una parte preservar el contenido
intelectual de un documento, y por otra la preservación del continente del documento (es
decir el documento material). Los planes de conservación dependerán del tipo de centro
de información en la que lo apliquemos, habrá centros que no tengan un interés específico
en la conservación permanente, pero para otros será objeto prioritario. En algunos será
importante mantener la estabilidad del documento original y otros podrán optar a
conservar el contenido en otro soporte distinto. Cada centro de información deberá
proceder periódicamente a hacer un diagnóstico de la situación para determinar el estado
del material y establecer prioridades, y determinar que debe ser conservado o repuesto.
Definiciones

Según el Dr. Antonio Carpallo [Carpallo, 2007], existen dos corrientes diferentes sobre la
disciplina de la Conservación:

1- La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada

Preservation, que determina las medidas preventivas de permanencia y
durabilidad de los documentos, y la Conservation, que determina las medidas a
tomar para la restauración de los documentos deteriorados.

2- La latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la

que forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también
denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de
los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de los
documentos deteriorados
 Factores de deterioro de los documentos

Los documentos son susceptibles a ser deteriorados por diferentes factores estos pueden
ser: Factores intrínsecos y extrínsecos de deterioro

a) Factores Intrínsecos. Corresponden a los que se producen por los materiales que
constituyen a los bienes culturales, la técnica de manufactura, los procedimientos
constructivos que se emplearon para realizarlo. Esto indica que no importa en dónde se
encuentre el bien cultural, los motivos de su deterioro están en su propia constitución y se
acentúan o atenúan por el ambiente en el que se ubican. Para entender los factores
intrínsecos se debe conocer el proceso de ejecución, la selección de materiales y la
tecnología empleada.

b) Factores Extrínsecos. Son todos los agentes que derivan de fuentes externas al objeto y
que no dependen del bien cultural. Incluyen todos los agentes naturales, físicos,
mecánicos, químicos, biológicos y humanos.

Los factores extrínsecos de deterioro se clasifican en:

• Ambientales: luz, HR, temperatura y contaminantes atmosféricos.

• Factores antropogénicos: manipulación, uso, consulta.

• Biológicos: ataque de insectos y microorganismos.

• Catastróficos: inundaciones, robos, incendios, etc.

Cada uno de estos factores puede provocar por sí solo daños específicos, pero combinados
pueden provocar daños muy graves.

 Conservación Preventiva

La Administración de un programa de conservación preventiva consiste en implementar

en los diferentes Archivos y Bibliotecas las medidas que prevengan, eviten, detengan y
eliminen toda riesgo de deterioro a los documentos entre esas medidas están la Limpieza
en seco, Desinsectación o fumigación (control de plagas), Guarda y almacenamiento,
Manipulación, Monitoreo de las condiciones ambientales, Educación de usuario y personal
y Diagnóstico de conservación.

Temas de Investigación

Generalidades y Metodología

Este trabajo de investigación evalúa el módulo de Documentación Archivo e Información

Los temas de investigación que se proponen serán basados en la teoría impartida para
aplicarlos a la práctica, así como temas de lectura que permitirán ampliar esa teoría. La
fecha de entrega del trabajo se estima entre uno o dos meses de plazo, es decir 29 Marzo
al 29 Mayo como fecha tope. Los estudiantes elegirán la opción a tomar en consenso con el
docente., también está la opción que el alumno puede acordar con el docente otra
propuesta siempre y cuando no se desvíe de los temas del módulo.

Se evalúa en clase la participación y la valoración del docente en las respuestas de control

en la clase.

Lectura de –La clasificación Archivística y tipos documentales

La Descripción Norma ISAD.(G) los elementos obligatorios

Propuestas

Propuesta N° 1

Elaborar un cuadro de clasificación de su unidad, departamento o institución, según sea el

caso, esto incluye tomar en cuenta:

1. Organigrama de la Institución, unidad o departamento.

2. Elaborar la reseña histórica administrativa de la misma o sea conocer cuando fue
creada, cuales son los objetivos y las funciones; la reseña histórica archivística esta
consiste en conocer la situación en que se encuentra los documentos en cuanto a su
clasificación y ordenación , así como la guarda e instalación.
3. Proponer el cuadro de clasificación hasta el nivel de la serie,es decir Nombre del fondo
,sección y serie Ejemplo Fondo Archivo UNAN-León, Sección : Gerencia
Administrativa y Financiera Subsección: Inventario. Series: Correspondencia,
informes, solicitudes, actas , requisas etc.

Propuesta N° 2
1 .Identificar los tipos documentales existentes en los documentos de Archivo
Histórico Municipal de León de las cajas 78 a la 85 y hacer una valoración del estado
de conservación y tipos de deterioro de los documentos. Entregar un estudio del
trabajo.