TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1)
proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de
los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA
INTERNA EMPRESA: CHALLENGER S.A.S

Representante: MIGUEL MAYORGA

Dirección: TR 80 #66 A 46
Tel: 4256000
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: miguel Mayorga @.challenger .com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de
Calidad gerencia calidad@gmail.com

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Luis miguel gordillo
Fecha: mayo 15 de 2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de CHALLENGER S.A.S, en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa
CHALLENGER S.A.S
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

Norma ISO 9001:2008

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2017

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de

2017

Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2017

Reunion de Apertura:
1 de marzo de 2018
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
2 de marzo de 2018
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una
duración de 7 horas,
 En las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista
de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el
proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor. Por
favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las
personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de
apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del
área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de
la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a
su área, además de disponer de los equipos de protección personal
necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria
será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la
auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

LUIS ANGEL Experto Técnico SGC firma

ANGEL BERNAL Ingeniero de Procesos firma

ANGIE VARGAS Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Julián moreno Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigación firma

Olga torres Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Luis Guevara Analista Instrumental firma

Héctor García Analista Fisicoquímico firma

Matin daza Fisicoquímico firma

Ángela prieto Auxiliar Laboratorios firma

 PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA: 1 DE MAYO 2018
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Alexander
Reunión de apertura lamprea Representante Experto técnico 7:45 a. m.
Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Marcela Patiño Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Enrique Sánchez Coordinador de plantas 10:00 a. m.
12:00:00
ALMUERZO m.
Admón. RR.HH.: 6,2 8,2,3 Silvia Gonzales Director GDRH 1:30 p. m.
medición y análisis de mejora Juan mecha Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Alexander
Reunión de cierre lamprea Representante Experto técnico 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma español.
Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y
cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail
miguel M@hotmail.com Cualquier duda comunicarse al celular: 356-
564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4
(control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo),
5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas
y procesos aplicables.
Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones
correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la
auditoria anterior y que están pendientes.
 b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.

No. Documento revisado Observaciones del documento

1 Política de logística y servicio Última actualización 18 de junio del
al cliente 2016
2 Política de gestión financiera Última actualización 5 de febrero
Instructivos de desarrollo de del 2016
ensayos de laboratorio carpetas de protocolos e
instructivos

3 Manual de procedimientos Última actualización 10 de marzo

compras y logística de 2016
4 Manual de procedimientos de M-PC-002
laboratorio. Versión marzo del 2016
5 Manual de documentos de M-DR-005
retención y archivo del Libros de registro de muestras
laboratorio de ensayos.
6 Manual de calidad M-AM-001 Versión marzo del 2016.
4

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias
de recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
LISTA DE CHEQUEO
CUMPLIMIE
Lista de Verificación: NTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación) Si
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las re Si
Se encuentran comunicadas las responsabilidades Si no hay evidencia de la comunicación
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/ Si

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del co No conoce sus funciones pero no se
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

Tácitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Están identificados los planes de trabajo No
están ordenadas por los formatos
solicitud de análisis de producción

Existen registros de las acciones de mejora Si

Formatos y registros (Documentación Si
Se lleva una bitácora de análisis de información Si
Existe una metodología definida para la validación Si
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos Si La información está en desorden

Hay riesgo de perder información

Está debidamente almacenada y protegida No
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificaciones No
Están definidas las pautas de actualización de la
información No
Exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
Documentado.
Existen definidos procesos para el desarrollo de la
actividad. Si
Se emplean técnicas estadísticas? No
Satisfacción del cliente.
Existen indicadores adecuados para No
Se emprenden acciones para el cumplimiento a los
clientes No
 e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimientos Política de Falta agregar
de costos en gestión implementación de
materiales en financiera procedimiento x
bodega y para los costos en
standby materiales de
bodega y standby
2 Formato único Compras y No se tiene en
de despachos logística cuenta el formato
manual de único de x
procedimientos despachos y
recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización
organizacionales logística y de la política de
servicio al logística cuya
cliente última
actualización fue el
18 de julio 2012 y x
no se han
agregado los
cambios
organizacionales
de año 2013.
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
 e- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega
y stand-by.

 Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual

de procedimientos.

 Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente

puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del
año 2012.


 Conclusiones de la Auditoria:

 Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio

y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de
análisis y entregas de resultados.

 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega
de resultado en uno solo.

 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y
análisis de muestras.

 Es indispensable actualizar los procedimientos para el
diligenciamiento de los libros de registros de muestras.

 Se hace necesario mantener actualizado y en

buen estado de mantenimiento las tarjetas de

datos y resultados de análisis.

  Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar
actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.

 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y
establecer indicadores que permitan conocer el grado de
satisfacción de los mismos.

f- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

g- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso

estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la
supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para
la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores
establecidos dentro de una organización.