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Manual ilustrado para la

preparación de libros
electrónicos
Crear, modificar, eliminar y resolver errores básicos del
sistema
Factura Chile
01/01/2015

Versión de documento N° 1.3

Documento preparado exclusivamente para clientes de Factura Chile, con el propósito de orientar respecto a la
preparación de libros electrónicos en la plataforma. Se prohíbe su propagación indebida.
Contenido
Introducción ............................................................................................................................................................ 2
Conceptos básicos................................................................................................................................................... 3
Opciones ................................................................................................................................................................. 4
1. Preparación inicial de un libro ..................................................................................................................... 4
I. Ingresar y reconocer un libro ................................................................................................................... 4
II. Crear un libro por primera vez (Saltar al paso III si el libro ya se realizó anteriormente) ................... 5
III. Filtro obligatorio antes de realizar cualquier acción ............................................................................ 6
2. Cargar todo (compras y ventas) ................................................................................................................... 7
3. Agregar Resumen (Libro de ventas)............................................................................................................. 8
4. Cargar desde Excel (Compra y Venta)........................................................................................................ 10
I. Cómo completar correctamente el formato de Plantilla Excel.............................................................. 11
5. Cargar desde Excel ADV. (Compra y Venta) ............................................................................................... 13
I. Cómo completar correctamente el formato de Plantilla Excel avanzada. ............................................ 14
6. Agregar Doc. Electrónico (compra y venta) ............................................................................................... 16
7. Agregar Doc. Tradicional (compra y venta) ............................................................................................... 17

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Introducción

En este manual se abordara todas opciones que nos ofrece FacturaChile respecto a la preparación de libros
electrónicos de compra y venta.

Existen distintas opciones de preparar un libro, tales como, el agregado de resúmenes, que nos permite
agregar un totalizado de las boletas que deseamos declarar.

Poseemos la carga masiva desde Excel, opción que nos permite cargar documentos electrónicos y manuales a
través de una plantilla Excel que proporciona FacturaChile (si no posee esta plantilla, solicítela con su ejecutivo
comercial).

También se abordara en detalle la opción de agregar documentos electrónicos que se han emitido a través del
sistema FacturaChile, lo que permitirá generar su libro automáticamente con los documentos que ha
generado en el mes (esto solo contempla documentos emitidos y recibidos electrónicos).

Finalmente desglosaremos la opción de agregar documentos tradicionales, la que nos permite agregar DTEs de
forma manual.

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Conceptos básicos

Formato o plantillas Excel: Son archivos de tipo Excel que proporciona FacturaChile que poseen un tipo de
formato estandarizado para la carga en la plataforma, las cuales poseen una cabecera en la fila 1 que no debe
ser modificada en absoluto.

Plantilla Excel básica: Plantilla Excel que cuenta con un formato pre-definido y que cuenta con una cantidad
de columnas básicas para completar un libro de compra o venta.

Plantilla Excel avanzada: Plantilla Excel que cuenta con un formato pre-definido y que cuenta con una
cantidad de columnas extensas que permite agregar campos avanzados como el “IVA proporcional”.

DTEs: Es el abreviado de “Documentos Tributarios Electrónicos”.

Interfaz: Es la referencia a lo que se puede apreciar gráficamente o visualmente. Ej: “La interfaz de la opción
preparar libro de compras” hace referencia a lo que podemos apreciar visualmente ante esa opción.

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Opciones
1. Preparación inicial de un libro
I. Ingresar y reconocer un libro

Para comenzar con la carga de un libro de compra o venta, primero se debe ingresar a la opción Preparar
libros, una vez seleccionada esta opción, dar clic al libro correspondiente (Crear Libro Compra o Crear Libro
Venta).

Cualquiera de estas 2 opciones desplegara la misma interfaz, la diferencia se encuentra en la pestaña superior
derecha, la que indica que tipo de libro estamos preparando. En esta imagen de ejemplo muestra “Libro de
compras”.

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II. Crear un libro por primera vez (Saltar al paso III si el libro ya se realizó anteriormente)

Antes de realizar cualquier ingreso de datos siempre, SIEMPRE, se debe realizar un filtro en el periodo
correspondiente para que el libro quede habilitado para el ingreso.

Si es primera vez que realizan el filtro de un libro, aparecerá el siguiente mensaje “No existe Libro de Compra
para el periodo Seleccionado!!!”, Este mensaje nos indica que es primera vez que realizaremos el libro. Le
damos OK y nos habilitara un nuevo botón llamado “Crear Libro” el cual debemos seleccionar.

Y nos debe aparecer un mensaje en la esquina inferior derecha que dice “Libro guardado correctamente”.

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III. Filtro obligatorio antes de realizar cualquier acción

Una vez generado este proceso se debe nuevamente presionar el botón “Filtrar” y nos entregara un mensaje
correspondiente al estado del libro, EJ. En Construcción, Aceptado o Rechazado.

Después de esto es posible ingresar cualquier tipo de información al libro correspondiente, para lo cual
contamos con una barra con múltiples opciones de ingreso, las cuales revisaremos una a una en detalle.

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2. Cargar todo (compras y ventas)

Este botón nos permite agregar a nuestro libro todos los documentos electrónicos que hayamos emitido o
recibido según el periodo que se haya seleccionado en el filtro que escogemos al generar el libro.

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3. Agregar Resumen (Libro de ventas)

Esta opción permite agregar líneas de resúmenes, en las cuales se puede cargar la información totalizada de
boletas.

El cual para completar debemos seleccionar un tipo de documento:

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Y completar el resto de la información según registros, una vez ingresado dar Botón Azul “AGREGAR”

Una vez agregado se mostrara resumen en el libro.

Para guardar la información ingresada en el libro dar botón Azul GUARDAR LIBRO, Con esto nos aseguraremos
de que al momento de ingresar cualquier modificación a nuestro libro la información quede correctamente
salvada.

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4. Cargar desde Excel (Compra y Venta)

Esta opción nos permite importar desde una “Plantilla Excel básica” proporcionada por FacturaChile, los
documentos electrónicos que debemos ingresar en nuestro libro, ya sea compra o venta.

Si ya tenemos nuestra Plantilla Excel básica lista (VER EN PÁGINA 11), vamos a la opción “Cargar desde Excel”,
Seleccionar Archivo, damos clic y buscamos nuestro archivo para poder ser cargado en la plataforma.

Una vez que el archivo este cargado, damos clic a IMPORTAR, y se actualizara el Resumen y el contenido del
libro.

Como siempre después de cada ingreso de información al libro le damos clic a guardar para salvar nuestra
información

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I. Cómo completar correctamente el formato de Plantilla Excel.

Una vez que tengamos en nuestras manos el libro básico “Excel libro de venta o compra.xlsx” debemos
comenzar a rellenarlo con los documentos electrónicos y/o manuales que correspondan.

Primero debemos abrir el documento, y debemos respetar la fila 1, tiene un formato único y NO DEBE SER
MODIFICADA. Toda esta fila N°1 debe estar en el formato de celda “General”.

Todas las celdas del Excel a excepción del campo Fecha Emisión, debe tener un formato de celda GENERAL,
y el campo Fecha Emisión tiene debe tener formato “personalizado” y se le debe asignar de la siguiente
forma: Primero seleccionamos las fechas que deseamos transformar a este formato y con clic derecho
presionamos el botón “Formato de celdas”

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Una vez hecho esto, aparecerá el recuadro en el que debemos seleccionar la categoría personalizada y
seleccionar el formato dd-mm-yyyy h:mm y dar Aceptar.

Comenzamos con el llenado de la información de dos documentos de prueba, en los cuales ingresaremos una
factura electrónica (33) y una factura exenta electrónica (34), la cual si es afecta debe llevar Tasa Imp de lo
contrario dejar el campo en blanco.

Si copiamos y pegamos la información desde otra parte, es muy importante revisar los formatos “General” y
“Personalizada”.

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5. Cargar desde Excel ADV. (Compra y Venta)

Esta opción nos permite importar desde una “Plantilla Excel avanzada” proporcionada por FacturaChile, los
documentos electrónicos que debemos ingresar en nuestro libro, ya sea compra o venta.

Si ya tenemos nuestra Plantilla Excel avanzada lista (VER EN PÁGINA 11), vamos a la opción “Cargar desde Excel
ADV”, Seleccionar Archivo, damos clic y buscamos nuestro archivo para poder ser cargado en la plataforma.

Una vez que el archivo este cargado, damos clic a IMPORTAR, y se actualizara el Resumen y el contenido del
libro.

Como siempre después de cada ingreso de información al libro le damos clic a guardar para salvar nuestra
información

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I. Cómo completar correctamente el formato de Plantilla Excel avanzada.

Una vez que tengamos en nuestras manos el libro avanzado “Libros Venta o Compra Avanzado.xlsx” debemos
comenzar a rellenarlo con los documentos electrónicos y/o manuales que correspondan.

Primero debemos abrir el documento, y debemos respetar la fila 1, tiene un formato único y NO DEBE SER
MODIFICADA. Toda esta fila N°1 debe estar en el formato de celda “General”.

La cabecera del libro de ventas avanzado se verá en un tono celeste.

La cabecera del libro de compras avanzado se verá en un tono celeste.

Todas las celdas del Excel a excepción del campo Fecha Emisión, debe tener un formato de celda GENERAL,
y el campo Fecha Emisión tiene debe tener formato “personalizado” y se le debe asignar de la siguiente
forma: Primero seleccionamos las fechas que deseamos transformar a este formato y con clic derecho
presionamos el botón “Formato de celdas”

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Una vez hecho esto, aparecerá el recuadro en el que debemos seleccionar la categoría personalizada y
seleccionar el formato dd-mm-yyyy h:mm y dar Aceptar.

Comenzamos con el llenado de la información de dos documentos de prueba, en los cuales ingresaremos una
factura electrónica (33) y una factura exenta electrónica (34), la cual si es afecta debe llevar Tasa Imp de lo
contrario dejar el campo en blanco.

Si copiamos y pegamos la información desde otra parte, es muy importante revisar los formatos “General” y
“Personalizada”.

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6. Agregar Doc. Electrónico (compra y venta)

Este botón nos permite agregar a nuestro libro todos los documentos electrónicos que hayamos emitido o
recibido según el periodo correspondiente.

Primero elegimos el mes y el año que deseamos buscar, posteriormente debemos presionar el botón filtrar
para que nos muestre toda la información que se registró en dicho mes.

Luego podemos seleccionar DTE por DTE para agregar a nuestro libro o podemos usar el botón “Agregar todos
los DTEs” para agregar todo lo que existe en el mes directamente a nuestro libro y nos aparecerá el mensaje
que dice “Esta seguro que desea agregar todos los DTEs?” y presionamos OK.

Esto hará que todos los documentos del mes se muestren en la pantalla. Una vez agregado los documentos, se
deben guardarlos cambios para que la información quede registrada. Para ello presionamos el botón
“GUARDAR LIBRO”

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7. Agregar Doc. Tradicional (compra y venta)

Esta opción nos permite agregar DTE’s de forma manual. Por ejemplo: Si nuestra empresa emite solo 4
facturas electrónicas en el mes, no es necesario utilizar la carga por Excel y las agregamos a través de esta
opción.

El primero campo llamado “Tipo documento” nos permite seleccionar el tipo de DTE o documento que vamos
a declarar, por ejemplo Factura no afecta o exenta.

Lo que sigue es rellenar el resto de los campos, tales como, Cliente, Folio, RUT, Fecha emisión. Estos son
campos obligatorios, el resto dependerá del tipo de documento que se agregue.
Una vez relleno estos campos, procedemos a presionar el botón “Agregar” para que se agregue a nuestro
libro.

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Si agregamos correctamente el documento, en la parte inferior derecha debe aparecer el siguiente mensaje:
“Documento agregado correctamente”

Y ya podremos visualizar lo agregado.

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