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CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD 3.

1 Generalidades Para mostrar con claridad


la naturaleza de la contabilidad por areas de responsabilidad, a continuaci6n se muestra de
forma resumida la divisi6n general de la contabilidad por su naturaleza: Contabilidad
financiera: "Sistema de informaci6n orientado a proporcionar informaci6n a terceras personas
relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de credito, inversionistas, etc., a
fin de faeilitar sus decisiones." (28: 1 0) Contabilidad en aspectos Fiscales: "Sistema de
informaci6n orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones."
(28:10) Contabilidad administrativa: "Sistema de informaci6n al servicio de las necesidades de
la administraci6n, con orientaci6n practica destinada a facilitar las funciones de planeaci6n,
control y toma de decisiones. Esta rama es la que, con sus diferentes tecnologias, permite que
la empresa logre una ventaja competitiva, de tal forma que alcance un liderazgo en costos y
una clara diferenciaci6n que la distinga de otras ernpresas. EI anal isis de todas sus actividades,
asi como de los eslabones que las unen, facilita detectar areas de oportunidad para lograr una
estrategia que asegure el exito. las nuevas tendencias en la administraci6n exigen que la
contabilidad administrativa responda a los retos que enfrentan las organizaciones para poder
ser competitivas; por el/o en la contabilidad administrativa se consideran esas tendencias,
para cumplir con la mision de proporcionar a los usuarios internos informaci6n relevante, util y
oportuna."(28:11) En una organizacion es esencial determinar como se coordinan3n las
personas y demas recursos, para lograr el objetivo principal como 10 es el de generar
utilidades, sin embargo dentro de este contexto debe darse mayor reconocimiento a los
recursos humanos, de al/i que el concepto arriba vertido debe verse mas como la agrupaci6n
en forma l6gica de las actividades, delimitaci6n de autoridad y responsabilidad,
establecimiento de relaciones de trabajo que permita tanto a la compania como al empleado
lograr sus objetivos mutuos. Se define entonces, que la contabilidad administrativa tiene un
objetivo triple: ayuda a plan ear, a tomar decisiones y a ejercer control administrativo; se
explica que existen algunas herramientas - . 21 que facilitan el control administrativo, como los
costos estlmdar, los presupuestos, costeo basado eR actividades y otros. Sin embargG, estas
herramientas carecen de sentido si no existen sistemas de informaci6n contable que las
integren, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativ~. La contabilidad
administrativa por areas de responsabilidad puede ser aplicada a cualquier tipo de empresas y
que a pesar de su larga designaci6n no implica un cambio radical del sistema contable
estableeido, sino s610 algunas modificaciones. Es importante hacer notar que esta taenica
satisface dos tipos de control: el administrativo y el autocontrol del individuo. A traves del
primero se ejerce una supervisi6n que va de niveles superiores a niveles inferiores, haciendo
que cada persona cumpla con su objetivo dentro de su propia area. EI autocontrol se logra
porque obliga a cada quien a vigilar los gastos que caen bajo su ambito, ya que es responsable
de los excesos 0 economias, situaci6n que podra valorarse por medio de la comparaci6n con
los gastos presupuestados. 3.2 Contabilizaci6n de las operaciones de exploraci6n La
contabilizaci6n de las operaciones de exploraci6n estan delimitadas por las actividades
principales que definen las campafias de exploraci6n, entre las principales tenemos: •
Definicion y determinacion de los sitios de interes minero, esto a traves de caminatas en las
areas en las cuales se tienen permisos legales. • Campalias de informacion a propietarios y
comunidades en el sitio 0 cercanas a los sitios de interes minero. • Actividades de preparacion
de los terrenos para iniciar las perforaciones exploratorias. En esta fase se incluye, definicion
de puntos ambientales a cumplir, contratacion de maquinara (esto se hace, debido a que
regularmente no se trabaja con maquinaria propia), apertura de caminos, elaboraci6n de
plataformas de perforaci6n y otras. • Campafias de perforaci6n para la toma de muestras y la
preparaci6n de las muestras para su analisis. • En una etapa gabinete, si bien se lepuede
/lamar, se enfoca en los resultados quimicos de las muestras y la determinaci6n de recursos
mineros inferidos 0 definidos, esto segun prolongaci6n de los trabajos de exploraci6n para
alcanzar el detalle que se desea obtener en la determinaci6n del potencial minero de un area. -
, 22 3.3 Contabilidad por areas de responsabilidad Para contabilizar las operaciones de
exploracion debera darse los siguientes pasos: • 9~finir C21~r~Il1~!1!~ I~ ~l?~ructl,.lr?l d~ Ii;)
()rg~l1i~~gi<;! por mE}<;!iq 9E} un organigrama que muestre los diferentes niveles de
autoridad 0 centros de responsabilidad. • Establecer claramente las responsabilidades de cada
departamento y puesto. • Con base en 10 anterior, determinar y codificar los centros de
responsabilidad. • Formular 0 reestructurar el catalogo de cuentas (segun el caso en la
empresa 0 entidad en que se pr~tenda establece~), ello de acuerdo GOR los centros de
r~spoRsabilidad y su codi'ficacion, para estar en posibilidad de realizar las acumulaciones
contable sobre esas bases. • Disenar los informes, formas administrativo contables y demas
papeleria de acuerdo con estos lineamientos. En la medida de 10 posible separar los ingresos,
costos y gastos y en general, las transacciones controlables y no controlables no imputables a
un centro en particular, identificando a las primeras con las unidades controladores de la
responsabilidad. 3.4 Caracteristicas de la contabilidad por areas de responsabilldad. Siendo
que la contabilidad por areas de responsabilidad es parte de la contabilidad administrativa en
su totalidad, a continuacion se muestran caracteristicas que se cumplen con Is aplicacion de
esta tacnica: • Esta organizada para producir informacion de uso interno o Formula, mejora y
evalua polfticas para la empresa. o Conoce las areas de la empresa que son eficientes y
aquellas que no 10 son. a Planea y controla las operaciones diarias. a Conoce los costos de
diferentes productos 0 procesos, para lograr liderazgo del sector. • EI responsable de
administrar una organizaci6n requiere una serie de datos que no son los mismos que se
presentan a los interesados externos relacionados con la organizacion, como los accionistas,
las instituciones de credito, etc. Esto obliga a que exista un sistema de informaci6n
especializado para ayudar a tomar decisiones de todo tipo, este sistema no responde a un
modelo 0 formato especifico, como es el caso de la contabilidad financiera. • La contabilidad
esta enfocada hacia el futuro A diferencia de la contabilidad financiera, que genera
informacion sobre el pasado (generalmente) 0 hechos historicos de la organizacion, claro esta
que esta ultima es utilizada - j.1 - , 23 como punto de referencia para planiffcar. La contabilidad
administrativa se orienta hacia el futuro, debiElo a que una de las funGiones eseReiales del
ejeeuUvo es la planeaeioR, dirigida al disei'io oe acciones que proyectan a la empresa hacia el
porvenir. Para realizar dicho diseno de acciones es necesario contar con informaci6n hist6rica
que diaQnostique la situaci6n actual de la empresa e indique sus carencias y puntos fuertes, a
fin de definir las rutas y estrategias que permitan lograr una ventaja competitiva. • Este tipo de
contabilidad no esta regulada por las normas de informaci6n financiera. Ello porque la
informacion requerida por los administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de
ellos, por ejemplo, costos de oportunidad para aceptar 0 no pedidos especiales 0 ignorar la
depreciacion para fijar precios. • No es obligato ria, ya que es un sistema de informacion
opcional. • Este sistema no intenta determinar la utilidad con la precision de la contabilidad
financiera, ya que otorga mas relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el anal
isis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones 0 estimaciones que se
efectuan para predecir el futuro de la empresa, por 10 cual no es necesario preocuparse por la
exactitud y precisi6n que r~ula a la contabilidad financiera para determinar correctamente la
utilidad. • Esta contabilidad hace hincapie en las areas de la empresa como celulas 0 centros
de informacion (divisiones, lineas de producto, entre otras) para tomar decisiones sobre cada
una de las partes que la componen. Esto permite un proceso de mejoramiento continuo a
traves de un am~I;s;s de las actividades y procesos que se efectuan en las diferentes areas para
incrementar la competitividad, mas que de toda Ia empresa vista globalmente. • Recurre a
disciplinas como la estadistica, la economia, la investigaci6n de operaciones, las finanzas, etc.,
para completar los datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la
organizaci6n. • Se apoya en el mismo sistema contable de informaci6n, que a su vez es base de
la informaci6n financiera global, esto es, que parte del mismo banco de datos, ello porque
seria incosteable mantener un sistema de captacion de datos diferente para cada objetivo. En
ese sentido, decimos que se basa en la misma estructura que la usada por la informacion
financiera, agregando 0 modificando ciertos datos, segun las necesidades especificas que se
quieran cubrir. • Exige responsabilidad sobre la administracion de los recursos puestos en
manos de los administradores, y 10 hace por areas 0 segmentos. 3.5 Contabilidad por areas de
responsabilidad Es un sistema de informacion especifico para realizar el control administrativo.
La diferencia entre la contabilidad como sistema de informacion administrativo y la
contabilidad tradicional, se 24 refiere a que el sistema tradicional esta orientado a generar
informacion sobre los resultados oeteFliaes per fum;:ioAes de la empresa, eome por ejemple;
eA el estado de resultado se iAferma del costo de producci6n, de gastos de administracion y de
gastos de venta. En realidad la contabilizaci6n por centros de responsabilidad no constituye un
nuevo sistema de contabilidad, sino 5610 una variante en el registro de los ingresos, costos y
gastos y, en general de las transacciones de la entidad, identificandolos y clasifictmdolos de
acuerdo con el departamento 0 ejecutivo que tiene la facultad de lograrlos, incurrirlos,
aumentarlos 0 disminuirlos. En el fondo, representa la fusi6n de la contabilidad con la
organizaci6n, siendo squalla la que sa adapta a esta. 3.6 Informaci6n financiera derivada de la
contabilidad por areas de responsabilidad Es muy importante determinar en esta secci6n l,A
quilm se va informar? l,Cuando? l,COmo? Sera necesario incluir la informaci6n que ayude a
ejercer el control administrativo, de manera que 10 informado ofrezca datos que facifiten la
administracion por excepci6n por parte de los responsables. Por otro lado, que sean
oportunos, 0 sea, que se emitan a tiempo para que se apliquen las acciones correctivas en el
momenta preciso. Es importante incluir en los reportes el nombre y/o puesto del ejecutivo
responsable. Los informes posibles pueden ser: • AI inicio de cada periodo financiero, debera
presentarse presupuesto por areas de responsabilidad y en su totaJidad. • EI gasto del periodo
recien concluido, en este caso puede mencionarse que es cornun encontrar un mes como
periodo a reportar. • 1:::1 total de 9ast08 acumulades Glue van desde el iRicio del ano
finanGiere, al FRes reGien concluido. • Presentaci6n de los gastos acumulados por todas las
areas de responsabilidad de forma conjunta. • Dentro de cada una de las hojas de reporte
antes mencionada, se deberan incluir de forma comparativa los gastos junto can su
presupuesto. • Resumen de explicaci6n de las principales diferencias resultantes de la
ejecuci6n de los costos reales versus los presupuestados, esto en cada area de
responsabilidad, Esto 10 constituye los informes de desempeno, los cuales tambien pueden
incluir la comparaci6n entre los costas incurridos en el presente ano con el mismo periodo del
ana anterior, as! tambilm pueden hacerse comparaciones can otras areas de responsabilidad
simi/ares, estando estas dentro de /a misma con;lpaliia 0 fuera de ella. , , 25 Uno de los
problemas esendales de la contabilidad por areas de responsabilidad, para determinar el ooste
ee eaea area, es la distribueitm ee les oostes que no se ideAtifieaA GOR ningun area, pero que
sirven a varias. Estos costos idealmente debe prorratearse entre aquel/os departamentos
productivos y de servicio beneficiados, por ejemplo: el caso de la depreciaci6n el edificio de la
empresa, se puede dividir conforme a los criterios del prorrateo utilizando una cuota basica, la
cual pod ria ser los metros cuadrados que ocupan las diferentes divisiones. Si bien es cierto
que esta tarea no es facil, al proceso de realizar esta distribuci6n de costas entre las areas
productivas y de servicio se Ie conoce como prorrateo primario. Dado el caso que la
distribuci6n se considere innecesario por ser inoperante, 56 debera asignar el costa a un
departamento, indicando claramente que incluye costos no distribuidos. Aunado a 10 anterior,
tambien se presenta el problema de distribuir los costos de los departamentos de servicio
entre los departamentos 0 areas que se ven beneficiados con dichos servicios, 10 que se
conoce como prorrateo secundario. Un ejemplo serfa la forma de distribuir los costos de
recursos humanos entre las divisiones productivas. Ambos prorrateos antes mencionados
deben efectuarse tomando en consideraci6n para cada partida el mejor criterio relacionado
con su generador de costo; cabe resaltar que la idea principal es minimizar los prorrateos, es
decir, se debe tratar de identificar 10 mas posible cada partida con su causaefecto, entre
menos sean los costos prorrateados mejor calidad tenemos en la informaci6n de costos. En ese
sentido es importante recalcar que todos los costas que sean asignados 0 distribuidos deben
aparecer en los reportes de actuaci6n, como partidas no controlables, porque se supone que el
responsable del area no decidi6 la forma de la distribuci6n y utilizaci6n de cierto servicio. Se
dice en algunas esferas que en el reporte de un area no debe incluirse las partidas no
controlables, 0 sea los costos distribuidos y que no son responsabilidad del directivo
responsable. 7" l', Capitulo IV DISENO DEL