Informática Aplicada Tecsup

Ingreso, Formato de Datos y

Operaciones de Edición

Informática Aplicada

Índice

• Introducción • Operaciones con los

• Objetivos elementos de Excel
• Hoja de Cálculo • Operaciones de
• Microsoft Excel Edición
• Introducción de • Operaciones con
Datos Archivos
• Tipos de Datos • Formato de Celdas
– Número
• Selección de – Alineación
elementos – Fuente
– Formato de Columnas – Bordes
– Formato de Filas – Tramas
– Formato de Hojas
• Bibliografía

1
Informática Aplicada Tecsup

Introducción

• Excel tiene una gran importancia en el mundo

laboral, pues nos permite hacer reportes con
cálculos matemáticos y estadísticos.
• Con él podremos realizar gráficos que nos
permitan informar a nuestros compañeros de
trabajo o nuestros jefes los resultado
obtenidos en algún tema particular.
• Además nos permite analizar la información
obtenida desde bases de datos u otros medios.
• En esta unidad debemos conocer los diferentes
tipos de datos que soporta, que
posteriormente operaremos y la manera de
mostrarlos adecuadamente.

Objetivos

• Utilizar los diferentes elementos de una Hoja

de Cálculo.
• Realizar las operaciones de: insertar,
eliminar, copiar y mover, con los diferentes
elementos.
• Aplicar formato a los elementos de un Libro.
• Personalizar el formato de los datos
numéricos.

2
Informática Aplicada Tecsup

Hoja de Cálculo

• Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada

para manipular datos y números. La cual te
permite realizar diversos cálculos
• En una hoja de cálculo podremos analizar la
información y editarla para que se muestre de
forma apropiada.

Microsoft Excel

• Excel es una de las Hojas de Cálculo con mayor

éxito en el mercado por su facilidad de manejo
para cualquier tipo de usuario.
• Además de hacer cálculos, Excel le proporciona
herramientas para crear Gráficos, manejar Base
de Datos de forma básica e inclusive, incluye
la posibilidad de poder automatizar tareas a
través de pequeños programas llamados Macros.

3
Informática Aplicada Tecsup

Ingresar Excel
Usted puede
ingresar desde Y luego deberá de escoger alguna
el menú de plantilla o un libro en blanco
Inicio

Elementos de la
Pantalla de Excel

Cinta de
Opciones

Cuadro de
Identificadores de Barra de
Nombres
Columna Fórmulas

Identificadores de
Fila
Barra de
Barra de Estado
Etiquetas

4
Informática Aplicada Tecsup

Elementos de Excel

• El Libro, es el nombre del

archivo en Excel, está
compuesto por Hojas.
• La Hoja, viene a ser el
ambiente de trabajo compuesto
por las celdas.
• Los elementos de una hoja
son:
– Columnas, elemento vertical,
identificado por letras.
– Filas, elemento horizontal,
identificado por números.
– Celdas, intersección de una
columna y una fila,
identificado por cada uno de
ellos. Ejemplo: A21, BQ13,
etc.
9

Celdas

• Una celda es la
intersección de
una fila y una
columna.
• Su nombre esta
compuesto por la
letra de la
columna y fila
que intersecta.

10

5
Informática Aplicada Tecsup

Elementos de la
Pantalla de Excel
• Los Identificadores de Fila y de Columna: son
los nombres de cada columna o fila. Las
columnas tienen identificadores alfabéticos,
y las filas identificadores numéricos.
• Se tienen 1,048,576 filas y 16,384 columnas.

Identificador de columna

Identificador de fila
Celda activa

11

Elementos de Excel
• En la primera imagen
podemos ver la celda
B2 seleccionada.
• Observemos que el
cuadro de nombres
muestra el nombre de
la celda.
• Un rango es un grupo
de celdas contiguas
• En la segunda imagen
se ha hace referencia
al rango B2:B6 en una
función escrita en la
celda B7.
Rango B2:B6

12

6
Informática Aplicada Tecsup

Introducción de Datos

• Para ingresar un dato en una celda, sólo

tenemos que colocarnos sobre la celda deseada
e ingresar lo que se desea, luego pulsar la
tecla Enter.
• Otro método es usar las flechas de dirección.
• O utilizar los botones de la barra de
Fórmulas.

13

Modificación de Datos

• Existen varias formas para

modificar los datos de una
celda:
– A través de la Barra de
Fórmulas, haciendo un clic en
ella y agregando, modificando
o eliminando el contenido.
– Presionando la tecla de
función F2.
– Haciendo doble clic sobre la
celda.
• Siempre aparecerá el cursor
parpadeando
• Para terminar las
modificaciones hay que pulsar
la tecla Enter.
14

7
Informática Aplicada Tecsup

Tipos de Datos
• En Excel el principal
dato es el numérico, 1,245.00
pero también puede
ingresarse texto.
• Se podrán ingresar 2:00 p.m.
números, fechas, horas
o textos. Estos son
valores constantes, es Enero
decir, no cambian.
• Otros valores son las
fórmulas, que hacen
referencia a celdas o a
funciones y cuyos
resultados serán
variables.

15

Ejercicio 1

• Ingrese a un libro nuevo de Excel y

copie el siguiente contenido:

16

8
Informática Aplicada Tecsup

Selección de Celdas

• Para aplicar un formato o ejecutar un

comando, es necesario primero seleccionar
el rango de celdas sobre los que se
aplicará el formato o el comando.
• Existen dos formas de selección:
– Selección Continua: se posiciona sobre la
primera celda y arrastra presionando el botón
izquierdo del mouse hasta la última celda, se
selecciona un rango. Por ejemplo: B3:D6

Usado para
seleccionar una o
varias celdas

17

Selección de Celdas

– Selección Dispersa: selecciona la

celda que desea y luego con la tecla
CTRL las demás celdas que se
encuentran distantes. Por ejemplo:
A3:A4, B4:B8, C3:D3, C5:D6.

18

9
Informática Aplicada Tecsup

Selección de Columnas

• Para seleccionar una columna basta hacer un clic

sobre su Identificador de columna (A, B, C, etc.).
• Se seleccionarán las 1.048.576 celdas de esa
columna.
• Si se quieren seleccionar varias columnas debe
hacer clic izquierdo sostenido sobre ellas, y si
quiere columnas que se encuentran dispersas debe
utilizar la tecla CTRL. Usado para
seleccionar
Hacer clic sobre el Identificador
de Columna
columnas

Seleccionar columnas
dispersas: Ctrl + clic

19

Selección de Filas
• De la misma manera que con las columnas,
bastará que haga clic sobre el Identificador de
la Fila.
• Se seleccionarán las 16.384 celdas de esa fila.
• Utilizar el clic izquierdo sostenido del mouse
para la selección continua, y Ctrl más el clic
izquierdo para la selección dispersa.
Seleccionar filas
continuas con clic
sostenido

Usado para
seleccionar
filas

Hacer clic sobre el

Identificador de la Fila 20

10
Informática Aplicada Tecsup

Selección de Hojas
• Para seleccionar toda una hoja debe presionar sobre el
rectángulo que se encuentra encima del Identificador de la
fila 1.
• Se seleccionarán las 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
• Normalmente se selecciona la hoja para colocar un formato
a toda la hoja, como color o tamaño, o para copiar todo el
contenido de la hoja, a otra, pero siempre la copia deberá
hacerse en la celda A1 de la nueva hoja.
• La opción CTRL+E en Excel 2013 sirve para llamar a la
herramienta Relleno rápido en la versiones anteriores de
Excel esta opción permitía seleccionar toda la hoja.

Usado para
seleccionar
toda la hoja

Hacer clic

21

Formato de Columnas
• El principal formato aplicable a las columnas
es su ancho. Existen varios métodos para
cambiarlo.
– Arrastrando con el mouse en la línea de
división entre dos identificadores de
columnas.

Permite cambiar
el ancho de la
columna

22

11
Informática Aplicada Tecsup

Formato de Columnas

– Autoajuste, haciendo doble clic en la línea

de división entre dos indicadores de
columnas.
– El convencional: con la opción Ancho de
columna en la opción Formato, del grupo
Celdas.

– El ancho por defecto es 10.71

23

Formato de Filas

• Al igual que con las columnas, las filas tienen

un formato principal: su altura.
• La altura depende en este caso del tamaño de la
letra, normalmente es 15.
• Los métodos son los mismos:
– Convencional: opción Alto de fila, opción
Formato, grupo Celdas.
– Arrastrar con el mouse.

24

12
Informática Aplicada Tecsup

Formato de Hojas:
Nombre de Etiqueta
• Las hojas vienen con
nombres por defecto:
Hoja1, Hoja2, etc., pero
se pueden cambiar.
• Con cada método tendrá al
final que pulsar la tecla
Enter.
– Haciendo clic derecho
sobre la hoja, y
seleccionando la opción
Cambiar Nombre. Queda
listo para ingresar el
nuevo nombre.

25

Formato de Hojas:
Nombre de Etiqueta
– El segundo método y
el más sencillo,
hacer doble clic
sobre la etiqueta de
la hoja, y escribir
el nuevo nombre.
– Con la Cinta de
Opciones: grupo
Celdas, opción
Formato, y Cambiar el
nombre de la hoja.

26

13
Informática Aplicada Tecsup

Color de Etiqueta

• Es posible colocar un color determinado a

cada etiqueta, a modo de diferenciarlas
visualmente.
• Tenemos dos métodos:
– Con el menú contextual, clic derecho
sobre la hoja y seleccionar Color de
etiqueta.

27

Color de Etiqueta

– El segundo método: opción

Formato de la Cinta de
Opciones, seleccionar
Color de Etiqueta.
• En ambos casos deberá
seleccionar el color de
una paleta de colores.
• Está disponible la
opción de: Más colores,
para seleccionar la
tonalidad que desee.

28

14
Informática Aplicada Tecsup

Ejercicio 2

• En el ejercicio anterior cambio el ancho de las

columnas A y B a 12 y el ancho de la columna F
a 8.
• Cambie el alto de la fila 1 a 20.
• Cambie el nombre de la Hoja1 por Datos y el
color de la etiqueta.

29

Operaciones con
Excel: Insertar
• Se pueden insertar todos los elementos del Excel:
filas, columnas, celdas y hojas.
• El Excel no aumenta de cantidad total de filas ni
columnas, extrae las últimas (filas o columnas) y
las coloca en la posición deseada, siempre y
cuando esta última fila o columna no contenga
ningún dato.
– Insertar Filas: siempre se hará encima de la
fila donde está el cursor. Si se quiere insertar
varias filas, se debe seleccionar igual número
de filas. Utilice la opción Insertar filas de
hoja en la opción Insertar del grupo Celdas.

30

15
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones con
Excel: Insertar
– Insertar Columnas: siempre se
insertará a la izquierda de la
columna donde esta el cursor. Use
la opción Insertar columnas de
hoja, de la opción Insertar, del
grupo Celdas.

31

Ejemplo

• Insertar filas

Clic derecho e
Insertar

• Insertar columnas

Clic derecho e
Insertar

32

16
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones con
Excel: Insertar
– Insertar Hojas: siempre se hará a la
izquierda de la hoja donde está el
cursor. Use la opción Insertar hoja,
del botón Insertar del grupo Celdas.

– También se podrá utilizar el último

botón de la Barra de Etiquetas, que
inserta una hoja de cálculo al final de
las existentes. También podrá utilizar
la combinación de teclas Shift+F11.

33

Operaciones con Excel:

Insertar
• Insertar Celdas: al
insertar celdas se
debe indicar que
hacer con las celdas
adyacentes:
desplazarlas hacia
abajo o a la
derecha. Use la
opción Insertar
celdas, del botón
Insertar, del grupo
Celdas.

34

17
Informática Aplicada Tecsup

Ejercicio 3

• Inserte una fila y agregue el contenido

que se muestra.

35

Operaciones con Excel:

Eliminar
• La eliminación de los
diferentes elementos
se realiza de una
manera similar a la
Inserción.
– Primero se selecciona
la(s) fila(s), la
columna(s), o
celda(s).
– Luego puede utilizar
el menú contextual o
la opción Eliminar en
el grupo Celdas.
– Para el caso de
celdas tendrá que
indicar que hacer con
las celdas
adyacentes.

36

18
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones con
Excel: Borrar
• Borrar el contenido de un celda es una acción
diferente a eliminar la celda.
• Luego de seleccionar la(s) celda(s) use la opción
Borrar contenido del menú contextual o presione la
tecla Supr (suprimir), pero estas opciones sólo
eliminan los datos, mas no los formatos o
comentarios que pudiera tener la celda.
• Con la opción Borrar, del grupo Modificar, de la
ficha Inicio, se puede seleccionar qué acción de
borrado se desea seleccionar.

Menú
Contextual

Grupo Modificar 37

Operaciones de Edición:
Copiar
• Existen dos métodos de copiado:
– Copiar utilizando el Portapapeles, generalmente
de una hoja a otra, o hacia un Libro diferente.
– Este método permite copiar mientras el rango
seleccionado siga activo.
CTRL + C

38

19
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones de Edición:
Copiar
– El método del copiado adyacente, que involucra el
relleno de series. Este método se realiza en una
misma hoja y la celda seleccionada muestra un
porción para arrastrar con el mouse.

Permite copiar
el contenido
de las celdas

39

Operaciones de Edición:
Mover
• Para mover un grupo de celdas en una misma
hoja, el puntero del mouse debe colocarse en
el borde del rango seleccionado, este puntero
cambia de forma, en ese momento podrá
desplazar el grupo de celdas a otra posición.

Permite mover el
contenido de las
celdas

40

20
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones de Edición:
Mover o Copiar Hojas
• El menú contextual de
la etiqueta muestra
la opción Mover o
copiar.
• Podrá realizarse en
el mismo libro, en
otro libro abierto, o
en un archivo nuevo.
• Para crear una copia
de la hoja, se debe
activar la casilla
inferior y decidir la
ubicación a copiar
dentro del Libro
actual o en uno
nuevo.
41

Guardar un archivo

¿Guardo una copia

o lo guardo con el
mismo nombre?

Permite guardar el archivo

con el mismo nombre

Permite guardar una copia del

archivo

Si el archivo es nuevo podrá utilizar las

dos opciones para colocarle un nombre
42

21
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones con
Archivos: Guardar
• Puede utilizar Guardar (barra de herramientas de Acceso
Rápido), Guardar Como (Pestaña Archivo) o Ctrl+G.
• Por cualquiera de los métodos debe:
1. Indicar la ubicación,
2. El nombre del archivo.
3. Tipo de archivo o extensión
• La extensión de los archivos de Excel 2013 es *.xlsx

1. Ubicación

2. Nombre
del Archivo
3. Tipo o
Extensión
43

Ejercicio 4

• Guarde el libro creado en los ejercicios

anteriores con el nombre Unidad01-
SuApellido.xls

44

22
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones con
Archivos: Cerrar
• Cerrar un archivo de Excel no es lo mismo
que Salir de la aplicación de Excel.
• Si no hemos guardado el archivo y lo
cerramos, aparecerá una ventana preguntando
la acción que vamos a realizar.

45

Operaciones con
Archivos: Abrir
• Se puede abrir un archivo con la Pestaña
Archivo o con la combinación de teclas
Ctrl + A.

46

23
Informática Aplicada Tecsup

Operaciones con
Archivos: Nuevo
• Para crear un nuevo archivo de Excel,
se utiliza la pestaña Archivo.
• Excel ofrece la posibilidad de usar
plantillas instaladas en la PC o desde
el sitio web Microsoft Office Online.

47

Formato de Celdas

• Como en Word, los comandos

más usados para dar
formato están en la
pestaña Inicio de la Cinta
de Opciones.
• Cada grupo puede tener
asociado un Iniciador de
cuadro de diálogo donde
encontramos todos los
comandos disponibles para
especificar las opciones
de Número, Alineación,
Fuente, Bordes y Relleno.
• Sigue siendo válido el uso
de la combinación de
teclas Ctrl + 1 para
ingresar al cuadro de
diálogo donde se muestran
todas estas opciones.
48

24
Informática Aplicada Tecsup

Formato de celdas

SIN FORMATO CON FORMATO

49

Formato de Celdas:
Número
• En la opción Número
se especifica cómo se
mostrarán los datos
numéricos, o cambiar
el dato a un formato
de tipo Texto.

50

25
Informática Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Número
• En el grupo de Número se tienen
varias opciones para ingresar
directamente.

Formato Estilo
Contabilidad Porcentual

Estilo
Millares

Aumentar y
Disminuir
Decimales

51

Personalizar: Formatos
de números
• El formato de una celda puede especificarse hasta
con 4 secciones separadas por punto y coma, cada
una de las cuales representa el posible formato
que adoptará la celda dependiendo del número
contenido:
– Si es positivo, adoptará el primer formato (color azul,
dos decimales, separación de miles).
– Si es negativo, adoptará el segundo formato (color rojo,
dos decimales, separación de miles).
– Si es cero, adoptará el tercer formato (tres dígitos).
– Si es un texto, adoptará el cuarto formato (texto
concatenado).
[Azul]#,###.00;[Rojo](#,###.00);000;"ventas de "@

POSITIVO ; NEGATIVO ; CERO ; TEXTO

Ejemplo de Formato
Personalizado
52

26
Informática Aplicada Tecsup

Ejercicio: Formato de
números
• Cree un nuevo libro de Excel y escriba los datos del rango
A6:A10
• Colocarle al Dato, el formato personalizado que se muestra,
y observe el efecto logrado.
• Colocar en la columna de Dato, varios valores, positivos,
negativos, cero, texto y aplicar el formato de número a
ellos.
• Cambie el color para cada sección.
• Indique que cuando es cero se mostrará el texto: Sin valor.
• Y cuando hay texto, que acompañe al mismo el texto: Ventas
de:

53

Personalizar: Formatos
de números
 Símbolos de uso frecuente:
Símbolo Descripción Formato Valor Resultado
0 Muestra ceros no 00.000 1 01.000
significativos 000.0 0.123 000.1
# Muestra cifras significativas ##,###.### 1230.1 1,230.1
, (coma) Muestra el separador “,” #,### 1234567 1,234,567
? Añade espacios al final 0.??? 1.2 1.2
para alinear el punto 1.22 1.22
decimal 1.222 1.222
@ Muestra cualquier texto “Ventas de Juan Ventas de Juan
ingreso en la celda “@
formateada
[negro], [azul], Muestra la sección del
[verde], [amarillo], formato en el color
[rojo], [magenta], especificado, puede usar
[color25][color10] los colores estandar
54

27
Informática Aplicada Tecsup

Personalizar: Formatos
de fecha y hora
Descripción Formato Resultado
 Símbolos de h 0-23
Horas hh 00-23
uso [h] 0-24,25,26…
frecuente: m 0-59
Minutos mm 00-59
[m] 0-60,61,62…
s 0-59
Segundos ss 00-59
[s] 0-60,61,62…
d 0-31
dd 00-31
Días
ddd Lun-Dom
dddd Lunes-Domingo
m 1-12
mm 01-12
Meses
mmm Ene-Dic
mmmm Enero-Diciembre
yy Dos dígitos
Años
yyyy Cuatro dígitos 55

Formato de Celdas:
Alineación
• La opción Alineación
presenta opciones de
alineación horizontal
y vertical,
orientación y control
del texto.

56

28
Informática Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Alineación
• En el grupo de Alineación se tienen varias
opciones para ingresar directamente.
Orientación Ajuste de
Alineación
Vertical Texto

Combinar y
Alineación
Aumentar y Centrar
Horizontal
Disminuir Sangría

57

Formato de Celdas:
Fuente
• La opción Fuente es
muy similar a la de
Word. Allí se
especifica: Fuente
(tipo de letra),
Estilo, Tamaño,
Subrayado, Color y
Efectos.
• La variedad de los
efectos, no se
compara con los de
Word, sólo se
muestran:
– Tachado
– Superíndice
– Subíndice
58

29
Informática Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Fuente
• En el grupo de Fuente se tienen varias
opciones para ingresar directamente.

Tamaño de
Fuente (tipo la Fuente Aumentar y
de letra) Disminuir Tamaño

Estilos (negrita, cursiva Color de

y subrayado) Fuente

59

Formato de Celdas:
Bordes
• Las líneas que muestra 1er. Paso

la hoja de cálculo sólo

son guías de referencia.
• Si se desea resaltar la
división entre columnas,
filas y/o celdas (para
una impresión en papel,
por ejemplo), se debe
utilizar la opción
Bordes.
• Para colocar Bordes debe
seguir en orden los
siguientes pasos:
– Colocar el Estilo de Línea
– Elegir el Color de la Línea 2do. Paso 3er. Paso
– Aplicar el Borde.
60

30
Informática Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Bordes
• En el grupo Fuente se
encuentra el botón
que permite ingresar
y colocar Bordes de
manera rápida.

61

Formato de Celdas:
Relleno
• La opción Relleno
incluye:
– Color de fondo
– Color y Estilo de
Trama
• Pueden utilizarse
ambas opciones a la
vez con colores
diferentes.
• Se ingresa a través
de la opción del
grupo Fuente.

62

31
Informática Aplicada Tecsup

Formato de Celdas:
Relleno
• Cuando se coloca el
Color de Fondo,
incluso es posible
aplicarle un Efecto
de Relleno.
• Y en el caso de
colocar una Trama,
primero debe elegir
el Estilo de Trama,
para luego
seleccionar el color
de la misma.

63

Formato de Celdas:
Relleno
• En el grupo de Fuente se tiene el botón
para colocar directamente un color de
relleno.

Color de
Relleno

64

32
Informática Aplicada Tecsup

Ejercicio 5
• Las celdas A1:F1, estarán combinadas, con color de fuente
rojo oscuro, negrita y tamaño 14.
• La celda B3 tendrá formato de fecha separado por guiones.
• La celda F3 tendrá formato de hora am/pm
• Aplique borde semi-gruesos de color azul como se muestra
en el modelo.
• El rango A5:F5 tendrá, negrita, ajuste de texto,
alineación centrada y relleno.

65

Enlaces

• http://www.cetem.upr.edu/cetem/download/manua
les/microsoft_office_2013/Excel%202013,%20Uso
%20b%C3%A1sico.pdf
• http://www.aulaclic.es/excel-2013/
• https://support.office.com/es-
mx/article/V%c3%addeo-Introducci%c3%b3n-a-
Excel-2013-84a8f140-6fc4-4422-a23f-
7ba7db119a0f?ui=es-ES&rs=es-MX&ad=MX
• http://es.scribd.com/doc/246625774/Manual-
Excel-2013-pdf#scribd

66

33
Informática Aplicada Tecsup

Bibliografía

• Fernando Rosino Alonso. Excel 2010. Grupo

Anaya Comercial. 2010.
• Walkenbach, John. La Biblia de Excel 2010.
Grupo Anaya Comercial. 2010.
• Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2010 for
dummies. Wiley Publishing Inc. 2010.

• Se ha utilizado como consulta la página de

Microsoft Latinoamérica:
– http://office.microsoft.com/es-es/excel-
help/informacion-general-
RZ101773335.aspx?CTT=1&section=1

67

34