You are on page 1of 68

 

 
 

 
 
 
PROJECT MANAGEMENT  
FOR CREATIVES 
Principles to simplify and streamline creative work 

 
 
 
 
by Sarah Parsons 
 
 
 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 2 
 

Project Management for Creatives  
Copyright © 2017 by Sarah Parsons. All rights reserved.  
 
The information provided within this book is for general informational purposes only. 
Although the author and publisher have made every effort to ensure that the 
information in this book is up-to-date and correct, there are no representations or 
warranties, express or implied, about the completeness, accuracy, reliability, 
suitability or availability with respect to the information, products, services, or related 
graphics contained in this book for any purpose. Any use of this information is at your 
own risk. 
 
The methods describe within this book are the author’s personal thoughts. The 
contents of this book have no association with any companies the author has worked 
for or with at any point in the past or present.  They are not intended to be a definitive 
set of instructions for this project. You may discover there are other methods and 
materials to accomplish the same end result. 
 
No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, 
electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information 
storage and retrieval system, without written permission from the author. 
 
Disclosure 
This book contains affiliate links. If you click an affiliate link and purchase a product 
through a third-party website, the author will make a small commission. Your 
purchase price remains the same as using a non-affiliate link, which you are welcome 
to do.  
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 3 
 

Get editable checklists + worksheets 
 
I’m always insanely frustrated when checklists and worksheets are shared in PDF 
form. Why? Because there’s almost always one or two tiny little things that I want to 
edit to work better for me. What’s a girl to do? I usually end up either recreating what I 
want, or ditching it altogether. Which kind of defeats the purpose, right? 
 
I don’t want that for you, so I’m providing ​editable​ versions of the all checklists and 
templates shared in this book. (This is the part where you jump up and down for joy. 
Or think about jumping up and down for joy if you’re not a person who actually jumps 
up and down.) 
 
Go to ​strategysarah.com/pm-templates​ and download the checklists and worksheets 
for yourself! 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 4 
 

 
TABLE OF CONTENTS 
 
Introduction 9 
What is project management in real, everyday terms? 9 
You are a project manager 11 
Why write a book specific to project management for creatives? 11 
Use project management to reframe expectations 12 
Who am I and why am I qualified to write this? 13 
Keep it simple 13 

Internal Projects vs Client Projects 16 

Five Key Stages of a Project 17 

Plan the Project 20 
Should this project exist? 20 
What is the scope of the project? 21 
Budgets 24 
Roles within a project 26 
Tools + software 27 
Project management tools 27 
Content tools 28 
Communication tools 28 

Plan the Work 31 
Project kickoff + the brief 31 
Project scheduling 32 

Do the Work 35 
Work the plan 35 
Stay in scope: Preventing scope creep 35 
Pay attention to the details 35 
Hot List 36 

Hand Off the Work 39 

Review and Assess the Project 43 
Change management 43 
How to conduct a project post-mortem 43 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 5 
 

Project examples 46 

Working with Project Managers or Starting Work as a Project Manager 47 
The role of a Project Manager 47 

Project Management Methodologies 49 
Traditional project management methodologies 49 
Agile 50 
Lean & Six Sigma 50 

Conclusion 52 

Worksheets 53 
Key Questions to Ask At Each Phase of a Project: For the Client 54 
Key Questions to Ask At Each Phase of a Project: For the Creative 56 
Client Intake Form 58 
File Organization Structure Set Up 59 
Project Setup Checklist 60 
Workback Schedule 61 
Brief Template 62 
Hot List 63 
Work Handoff Checklist 64 
Post-Mortem Checklist 65 

BUNDLE BONUS: Beta eCourse or Audio 66 

About the Author 67 
 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 6 
 

 
For Charles,  
my number one creative 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 7 
 

 
 
 

 
 
 
Without the right processes, a company will 
get bogged down with logistics, and once that 
happens, creativity ceases to matter.  
- Charles Duhigg   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 8 
 

Introduction  
 
Welcome! Let’s kick this off with an insanely important premise: 
 
Project management is a tool that will help you achieve any goal. And 
project management is fun! 
 
When I talk about project management with people who aren’t project managers, I 
tend to get a lot of blank stares. ​Um, what is project management?​ Unless of course, the 
person happens to work in technical fields, such as engineering, IT or software. I also 
get a lot of shudders. 
 
I’ve heard the term called exhausting, torture, anxiety-inducing, and a whole lot of 
four-letter words. ​That makes me sad​. 
 
When writing a book on ​“​Project Management for Creatives,”​ I spent a lot of time trying 
to come up with a catchier name that didn’t make it sound too plain and boring. But 
the truth is, project management is important for creatives. And project management 
isn’t a four-letter word! 
 
We’re here to de-mystify project management - and hopefully make it fun. Let’s start 
with a definition of what project management is, and how that applies to the creative 
space. 
 
What is project management in real, everyday terms? 
 
The Project Management Institute, which is the world’s leading authority on project 
management, defines project management as follows: 
 
Project management is the application of knowledge, skills, tools, and 
techniques to project activities to meet the project requirements. ​1 
 
How’s that for a load of words that could be applied to absolutely anything?!  
 
 
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 9 
 

Project management isn’t limited to any particular industry or type of project. Project 
management is universally applicable to any work you do, both personally and 
professionally.  
 
Project management is simply how you get the work done that you need to get done 
in order to be successful.​ It structures out the beginning, middle and end of a project. 
Project management gives a clear framework for what to do, when to do it, and how to 
do it. 
 
So, what is project management for a creative? Let’s take web design as an example of 
a creative project and re-write the PMI definition substituting in specifics for a web 
designer: 
 
Project management is used to ensure a designer can use their design and 
communication skills to design a website on time, on budget and to customer 
specifications. 
 
Have you ever had any of these challenges: 
 
● Gotten 80% done with a project and stalled out? 
● Had a potential customer contact you about work and never gotten around to 
following up with a proposal? 
● Gotten paid peanuts per hour because you wildly underestimated the amount of 
time a project would take? 
● Had a client keep adding more requests to the work you initially agreed upon? 
 
All of these challenges are eliminated with clear application of project management 
skills and techniques. And any creative, including you, can learn them. You don’t have 
to, of course. There is an entire industry of project managers out there that truly love 
doing this (myself included). However, even if you choose to outsource your project 
management, you should know what you’re hiring for. Whether you to decide to learn 
to manage your projects better yourself, hire someone to do it for you, or a 
combination of both, you’ll benefit from this book.  
 
By the time you finish this book, you will have all the information you need as a 
creative - a designer, blogger, writer, etc. - to know (and do!) in order to complete a 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 10 
 

project. Additionally, you will also learn key things to know and look for if you chose to 
hire a project manager. 
 
Project management done well makes your life so much easier, and your work so 
much better. And that’s a win for everyone! 
 
You are a project manager 
 
Whether you realize it or not, you already manage projects. You are a project manager. 
You may not be a good one (that’s why you’re reading this book!), but you manage 
projects. Some examples:  
 
○ Running a household 
○ Paying all your bills, on time, without much effort  
○ Launching a new website 
○ Writing a book 
○ Completing a graphic design, branding or marketing project 
○ Conducting a photoshoot 
○ Completing any of a myriad of other types of work projects 
○ Generally #adulting 
 
Learning and applying principles of project management will help you better manage 
all the projects you’re already doing - and add valuable skills that make you more 
marketable as an employee, business owner, or volunteer. 
 
Why write a book specific to project management for ​creatives​?  
 
Countless resources already exist on project management techniques. There are many 
nuanced project management methodologies, each of which have their own followings 
- and which you will learn more about in a later chapter - but they have one thing in 
common:  
 
Most formal project management methodologies are fairly rigid and almost entirely 
focused on software, IT engineering, and construction fields.  
 
These are incredibly valid uses for project management, but they also tend to be 
projects with a lot more structure and less room for flexibility than the creative world. 
In my 15 years working on projects in the marketing and creative space, I’ve also seen 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 11 
 

that there is a slightly different language typically used in marketing and creative 
project management. Not entirely, but similar to the difference between American 
English and British English.  
 
The fact that the work can have more fluid timelines can mask the importance of the 
skill set and discipline that great project management can bring. 
 
I firmly believe that not having project management skills can derail a project just as 
easily in the creative space as it can in any tech field - but what that looks like will 
vary.  
 
A book writing project never gets finished because there is no deadline - or the 
deadline is so huge that it’s too daunting to ever get started. The author needs a strong 
workback schedule and project plan to break the work into manageable chunks (super 
technical term), with realistic deadlines, and with accountability.  
 
A logo and graphic design campaign ends months later than planned with an 
ultimately unhappy customer and a designer who feels cheated. What went wrong? 
Often, the brief and project scope didn’t contain enough of the right information, and 
both sides went into the project with different expectations. Without a strong brief and 
input from the client, the client feels that the work isn’t hitting the mark. The designer 
ends up putting in many more rounds than agreed to in order to get to work the client 
is happy with. The additional rounds mean that either the client is charged extra - and 
doesn’t understand why - or that the designer eats the time cost and feels cheated into 
working for pennies per hour.  
 
Use project management to reframe expectations 
 
A robust project management system, applied properly to any project allows teams to 
get more done in less time, with happier clients and creatives.  
 
Project management doesn’t fundamentally change the work that’s being done, but it 
does change the framework in a way that ensures work is completed intentionally, and 
not mindlessly. Here’s a simple example:  
 
One of my favorite hacks for not spending excessive time on my smartphone is to 
periodically rearrange all the app icons on my phone so that I don’t open apps purely 
by muscle memory. I was once in conversation with a colleague who grabbed her 
phone to check something related to a project - and opened Instagram instead, 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 12 
 

because her muscle memory was programmed to do so. How many times have you 
done the same, and then gotten so far down a rabbit hole that you forgot why you 
opened your phone in the first place?​ Please don’t tell me that’s just me.  
 
Simply rearranging apps​ on our phones - or physical files on our desks - changes the 
process enough that we can be intentional with our use, rather than mindless.  
 
Applying project management techniques to a project uses this same principle in 
reverse - make as many decisions seamless by simply following a program or plan that 
has been laid out. This limits decision-making fatigue in how the project gets done, 
and saves time, energy and effort for actually doing the work.  
 
Decision-making fatigue sets in when you spend too much of your mental energy 
making decisions that are of low importance or repetitiveness.  You are then left 
without willpower to make more important decisions. The important decisions are 
actually important, but are neglected or hurried due to fatigue. How many times have 
you decided that today was the day you were going to start a new exercise routine or 
eating habits...only to be on the couch downing a bag of Doritos by 6pm? Yep, we’ve all 
been there. Systematize as many routine decisions as possible - using project 
management techniques - and save your mental energy and willpower for truly 
important decisions.  
 
Who am I and why am I qualified to write this?  
 
I’ve spent the last 15 years, my entire professional career, in the marketing and 
creative space, primarily in roles related to process, operations and project 
management. I also have an undergraduate in Organizational Communication and a 
Master’s of Business Administration. I have worked for and with large corporations, 
small businesses, entrepreneurs, authors and bloggers.  
 
The same challenges and types of challenges show up universally in each of these 
settings, and the same principles apply to creating solutions.  
 
The exact workspace doesn’t matter. The principles of project management do.   
 
Keep it simple 
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 13 
 

As we dive in, please remember to keep it simple. There’s a lot of information here, 
and it’s easy to get bogged down.  
 
Don’t.  
 
Always ask if there is a simpler solution, and if so, implement it.  
 
That may mean that for smaller projects you can combine - or skip entirely - some of 
the steps we’ll cover in following pages. You have permission to do that - as long as the 
needs of your project are fully met.  
 
Read the book, take notes, use the templates and worksheets provided and reach out 
to me at ​sarah@strategysarah.com​ if you have any questions.  

   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 14 
 

 
 
 
 
If you can define the problem  
better than your target customer,  
they will automatically assume  
you have the solution. 
- Jay Abraham 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 15 
 

Internal Projects vs Client Projects 
 
One last note before we get into the details. In this book, we are going to focus 
primarily on client-facing projects, although the same principles of project 
management  apply when working on internal projects. The "client" simply becomes 
another role that is held within your team. If you’re a solopreneur this means that the 
client is another role that you play, or hat that you wear. If you’ve got a larger internal 
team, your client is the internal stakeholder who owns the project.  
 
The book ​The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don't Work and What to Do 
About It​ discusses the importance of identifying roles from the get-go, no matter how 
few people are doing those roles. At first, you will likely be wearing all the hats, and 
doing all the things. That’s natural, and expected. 
 
As you grow, those things will naturally peel off. Having pre-identified the roles each 
task falls into allows for much easier workload separation than haphazardly assigning 
similar work to different people. 
 
This is a great lens to read this book if you are working on internal projects rather 
than with clients. ​The word "client" in this instance simply means the client role in 
your work. 
 
Blogger Kat Lee uses a similar framework for bloggers​, talking about the various hats 
one wears, and the importance of blocking time according to role. This principle can 
be applied across all creative fields, not limited to bloggers. 
 
When you are wearing your creative/designer hat, focus on the creative without 
thinking or worrying too much about budget or feasibility. Yes, there is a case to be 
made for not creating work that can never live in the real world. At the same time, 
many of us don't push the work to be as great as it can be because we are too 
constrained by known parameters like budget, time, material availability and more. 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 16 
 

Five Key Stages of a Project  
 
Now that we’ve covered some ground rules, let’s talk about the stages of a project. At 
the simplest, a project has a beginning, middle, and end. If you want to go totally crazy, 
there’s also the getting ready (before a project actually starts) and the recapping (after 
it’s over).  
 
Translated into stages, that breaks down to: 
 
● Plan the project 
● Plan the work 
● Do the work 
● Hand off the work 
● Review and assess the project 

Let’s briefly review each of the stages, then in following chapters we will dive into 
more detail on each phase.  

Plan the project 
The primary objective here is to decide that you’re going to do a project, determine 
what the scope of the project is, and ensure that the right resources are prepared to do 
the project.  
 
Resources include people, tools and budget. People includes both those within your 
team and any agency or freelancer that you may engage to conduct the work. 

Plan the work 
Once you have approval to move forward with a project, it’s time to get down to the 
nitty gritty on exactly what needs to be done in the project.  
 
If you’re the client, this includes creating the project brief and sharing the brief with 
the creative team.  
 
If you’re the creative team, it means receiving the brief and discussing it in detail, 
ensuring that you have all the information needed from the client in order to begin 
work.  
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 17 
 

This includes all documents and payment terms needed, which may include a signed 
Statement of Work (SOW), work order, contract, estimate, deposits and more.  
 
Note: ​For small projects with few stakeholders, planning the project and planning the 
work often blur together. 

Do the work 
This sounds rather obvious: It’s the part where you do the work. It’s also the part 
where the project can get lost in the weeds. 
 
Ideally, during the Plan the Project phase, your Scope of Work identified how many 
rounds of creative you would have, who the stakeholders in each round are, how 
feedback will be provided, and what the timeline for each step is. 

Hand off the work 
So simple, yet so much potential for error. Now is not the time to slack off! By this 
point, many of us are already looking ahead to the next thing, and it’s entirely too easy 
to miss little details. Make sure to finish well. 

Review and assess the project 
Now is the time to conduct a post-mortem. And, as the creative, send your final 
invoice and follow up on payment. 
 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 18 
 

 
 
 
A genius without a roadmap  
will get lost in any country  
but an average person with a roadmap  
will find their way to any destination. 
- Brian Tracy  
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 19 
 

Plan the Project 
 
The primary objective of the Plan the Project phase is to decide that you’re going to do 
a project, what the scope of the project is, and ensure that the right resources - 
people, tools and budget - are prepared to do the project.  
 
How do you determine whether or not you should do a project? Great question, and 
one with two answers. Companies need to decide whether or not they want to 
commission projects, and as the creative, you need to decided whether or not the 
project is right for you to take on.  
 
Should this project exist? 
 
If you’re the creative, you don’t need to worry about whether or not the project is the 
right strategic fit for the client. They have decided that it is, and chosen to engage with 
you to complete the project.  
 
As the creative, you need to decide if the project is right for you and your team, and if 
now is the right time to take it on.   
 
Key questions for the creative to consider: 
❏ Do you have the time and bandwidth to take on this project? 
❏ Is this project within your skill set? 
❏ Have you worked with this client before? How are they to work with? 
❏ Does the client’s budget cover your rates? 
 
Key questions for the client to consider: 
 
❏ What is your desired outcome? 
❏ Do you really need to do this project to reach the outcome? Is there another way 
that the same outcome can be achieved? 
❏ What all is included in the project? 
❏ Who are all the stakeholders involved? What are their roles? 
❏ Will you work with any outside resources (agency, freelancer, etc) to complete 
the project? 
❏ What approvals are needed to start the project? 
❏ What is the project budget? 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 20 
 

 
Both parties should consider if the project has all necessary approvals prior to 
starting.  
 
What is the scope of the project?  
 
Project scope includes all the right resources including:  
● People 
● Tools 
● Budget 
 
People 
 
● Who are the people resources needed to complete this project, and how much 
time will this project require of them?  
● Is this a project you can complete entirely with the people already on your 
team, or will you need to hire or sub-contract out part of the project? Is the 
budget for subcontracting available if needed?  
 
Tools 
Assemble the right tools.  
 
Whether you use your toolset or the clients toolset depends on the relative size of you 
and your client. Larger companies typically have set workflow and detailed file 
specifications. Smaller clients are typically happy that you have a framework already 
in place and that they don’t need to think about those types of details.  
 
When in doubt, ask!  
 
Communication is key. It never hurts to ask clarifying questions (the first time! If 
you’re asking the same or very similar questions that you’ve asked and have been 
answered previously, then you’ve got a different problem).  
 
Hot tip:​ Save the answers in an easy-to-reference place (which you have, because 
you’ve set up your file structure accordingly).   
 
It's super tempting to dive right into a project - and there is so much to do out there! 
Resist the temptation, and take the time to set yourself and your project up for 
success.  
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 21 
 

 
Do your setup right and managing the project will be 20 times easier. 
 
Key questions to set your project up for success:  
● Do you have access to all the team systems you need? 
● Do you have the right permissions within those systems? 
● Are your productivity tools all available? 
● Do you need to rework any systems you've been using? 
● Do you know who to contact to get the info you need? 
 
Advanced Tip: ​Write this all down for future reference. This is called Process 
Documentation, and it’s a step that entirely too many people skip. You can set yourself 
up in the top of your class by documenting processes and systematizing your work. 
This allows you to easily onboard additional team members or subcontractors and 
expand your business with a whole lot less growing pains than those who don’t have 
documented processes in place.  
 
It also provides a safety net in case the unthinkable happens and you are unavailable to 
finish your work for any reason. With documented processes, someone can step in and 
complete your work if needed. This should take a load of stress off of you.  
 
File Organization 
I know, file organization isn’t fun (or is it?!). But think about how much time you spend 
trying to find something in a messy room, desk or computer? By not organizing your 
files well from the get-go, you’re setting yourself up for many challenges:  
● Lost time: Time your team could be spent creating work 
● Lost money: Paying for duplicate copies of files 
● Versioning errors and confusion on which is the current version of work  
● Losing clients: If you don’t have your act together, you lose credibility and trust 
with your clients 
 
Use standard project naming conventions to make files super easy to find. Use 
whatever naming convention works for you, but think through the potential long-term 
use of the structure. Don’t use two digit file numbers if you plan to do more than 99 
projects, or three digit if you plan to do more than 999 projects. If you use a prefix with 
a client name, does that actually help you sort and find the files?  
 
If you don’t already have a preferred format, I recommend using the year and project 
number. For example, in 2017 my projects would look like this:  
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 22 
 

● 17-001 
● 17-002 
● 17-003 
 
If you are concerned that your clients would figure out this convention and care in the 
slightest about the number of projects you have, and where they fit in the mix, you 
could always start with an odd number. For example: 17-251 is the first project for the 
year, assuming that you have projected that you won’t do more than 749 projects in the 
year. I would also tell you that you’re probably over thinking that one, but hey, I’m an 
overthinker myself so had to include it.  
 
Hot tip:​ Once you’ve identified a standard file organization system that works for you, 
save a blank version as a template. Then you simply need to copy the master folder, 
change to the new project name and you’re golden! No need to worry about 
remembering all the right folders, and you’ve saved the time and tediousness of 
re-typing and re-creating folder structures that you’ve already set up. #win 
 
Don’t forget to ​keep it simple​. Do you really need 10 layers to your file structure? 
Probably not. Use the minimum number of folders and layers to find the information 
you need. I recommend:  
 
● Project Name (using your pre-set file naming convention) 
○ Operations 
■ SOW 
■ Budget 
■ Workback / Project Schedule 
■ Post-Mortem 
○ Brief 
■ Brief document 
■ Supporting input files from client 
○ Working Files 
■ Working files, as needed 
■ Feedback 
○ Final Files 
■ Final files 
■ Any additional handoff documentation for the client 
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 23 
 

 
Budgets 
 
Ah, budgets. You either love them or hate them, right? The project manager in me is in 
the “love them” camp, and the creative in my husband is in the “hate them” camp. 
Regardless of how you feel, budgets are a necessary part of any project, and managing 
the budget well can make or break the success of a project and the creative-client 
relationship.  
 
There are three different standard types of project budgets:  
● Time and materials 
● Fixed bid 
● Not-to-exceed estimates 
 
Time and materials budget 
A time and materials budget means just that. The creative shares an hourly rate, and 
any markup on materials (typically around 10%), and the client agrees to those rates. 
The creative then does the work, and bills for actual hours worked.  
 
The time and materials budget is my least preferred method of working because it 
opens both the creative and client up to a whole lot of uncomfortable questions and 
requires perfect communication. What happens if the work takes longer than the 
client thought, and suddenly they are on the hook for a much larger bill than 
anticipated? Or the work takes an appropriate amount of time, but the client wonders 
if the creative took longer than needed simply to make more money. There aren’t a 
whole lot of ways that can turn out good, as either the client feels cheated or the 
creative feels like they’re getting stiffed.  
 
Fixed bid 
A fixed bid contract is just that. A creative and a client agree to a set amount of work 
(deliverables) for a set amount of money. A Statement of Work or Scope of Work (SOW) 
is used to clearly lay out what is and is not included, including deliverables, number of 
creative rounds, project dates and budget. Both parties sign the SOW and work 
commences. If any piece of the SOW changes, a Change Order may be implemented 
and additional time or money charged.  
 
 
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 24 
 

Not-to-exceed 
A not-to-exceed budget combines elements of time and materials and fixed bid. In a 
not-to-exceed budget, a creative and a client create a document similar to a SOW, but 
it is an Estimate that agrees to the deliverables, timeline, number of rounds, hourly 
rate and any materials costs, including markup. The Estimate includes a maximum 
budget, but states that the final invoice will be based on time and materials up to the 
agreed upon Estimate.  
 
In the event that the time and materials goes above the agreed upon estimate, there 
are two options:  
● The creative finishes the scope of the project and still bills the highest amount 
agreed to in the estimate OR  
● The creative let’s the client know the project is approaching budget and the two 
parties agree to a change order that increases the budget from the original 
Estimate.  
 
Note:​ If you’re starting work based on a fixed bid or not-to-exceed estimate, ensure 
that you have clearly defined change order process, “not to exceed” clause, etc.  
 
The trifecta: Budget, time, and quality  
 
There’s a common saying when it comes to budget, time and quality of any project: 
You can have it fast, cheap or good - pick any two.  
 
This is simply a matter of knowing the priorities of you and of your clients. As a 
creative, knowing your personal priorities can make a difference in how you set up 
your business. Are you someone who loves diving deep into a particular project and 
spending as much time as possible to make it exactly perfect? Then you will see the 
most success finding clients that are willing to pay top dollar, expect perfection, and 
are okay with a project that takes longer and may have delayed timetables.  
 
Are you someone who loves creating, but gets bored easily and is ready to move on to 
the next project quickly - sometimes even before the one you’re on is done? You will 
be more likely to succeed and enjoy your work with clients that expect a quick 
turnaround and are looking for work that is good enough, but doesn’t have that 
exacting level of perfection. (I fully fall into this category myself.) 
 
This does not by any means mean that you should allow yourself to be taken advantage 
of by clients. Do not undervalue yourself, and charge what you are worth.  
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 25 
 

 
Setting clear expectations up front with your clients prevents challenges further down 
the line.  
 
Roles within a project 
 
Time management: Creative time relative to project management time 
 
How do you allocate time to project management compared to creative time? This is 
equally important whether or not you are managing projects yourself or working with 
a dedicated project manager.  
 
A general rule of thumb is a 1:3 or 1:4 ratio of project management time to 
creative/design time. Alternately I’ve heard that project management should take 
somewhere between 5% to 30% of a project’s time. Yes, this is a wild enough range as 
to be almost unhelpful. It’s also a wide enough range that the natural next question is, 
“Why is the range so wide?” 
 
Because no two projects are created equal.  
 
What can increase the (valid) percentage of time spent on project management?  
● The scope of the project manager’s work and level of experience of both the 
project manager and the creatives.  
● Whether or not account management or additional / broader-scope activities 
are included. In many fields, the project manager is the primary client facing 
person, and the relationship with the client may take a significant portion of 
time.  
● The complexity of the project. A project manager is often the one to do a quality 
check of the creative’s work before going to a client, and a very detailed project 
with many specifications (file size, format, specific data points, etc) is going to 
require more review than single pieces, or work where there are less specific 
requirements. 
● The number of designers, developers, and other team members assigned to the 
project. It takes a whole lot longer to coordinate the work of 10 people, ensuring 
that they are on track with their work, know the priorities of the day and are 
able to deliver than it does to keep 1-2 people on track.  
 
If you have a dedicated project manager, you likely want one project manager for every 
three to four creatives/designers. If you are splitting roles yourself, I would start by 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 26 
 

planning 25% of time dedicated to project management, and adjust as you learn 
nuances of your specific projects.  
 
Also, it is important to keep in mind that a project manager may be assigned full-time 
to one large project, or part-time to several projects.  
 
What doesn’t have an effect on project management time?  
 
The project management methodology. Each project management methodology is 
simply a different way of approaching the same problem, and shouldn’t have an effect 
on the total amount of time needed for any workload related to the project, including 
project management.   
 
Tools + software 
 
The million dollar question: What tools do you use to manage projects?  
 
The short answer: It doesn’t really matter. 
 
With one exception: “I keep track of it all in my head” is an unacceptable answer. 
 
Don’t get sucked into shiny object syndrome. Unless you are truly using an archaic, 
outdated system (think: something that still runs on MS-DOS), you don’t need the 
perfect system. What you need is a system that you will actually use.  
 
Project management tools  
 
Personally, I love Asana as a project management tool. I haven’t seen another free 
system that works nearly as well. The Asana team also recently added a visual 
management tool, similar to Trello. 
 
Don’t discount the effectiveness of a whiteboard or pen & paper either. Depending on 
the type of creative work you are doing, the number of people involved and the 
location of those people, an old-school solution may be the best. If everyone is in the 
same room, keeping a project schedule and status on a whiteboard that everyone can 
easily see is an excellent way to manage a project.  
 
If you don’t already have a preferred tool, check out some of these:  

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 27 
 

 
● Asana 
● Evernote 
● Trello 
● Workfront 
● Workflowy  
● OmniFocus 
● Smartsheets 
● Air Table 
● Google Docs 
● Pen & paper 
● Bullet Journal 
● Whiteboard 
 
Content tools 
 
The content tools are entirely dependent on the type of creative work you are doing, 
and you know those better than I do! This could include tools like:  
 
● Design tools 
○ Adobe Creative Suite 
○ Canva 
○ PicMonkey 
● Writing & blogging tools 
○ Scrivener 
○ Evernote 
○ Google Docs 
 
Communication tools 
 
How many jobs have been lost simply because the follow through didn't happen? Don’t 
let that happen to you. If you say you're going to do something, do it. 
 
If you don’t hear back from a client in a timely manner, they likely didn't forget about 
you, they're just busy. Chances are that your project isn’t the only project the client is 
working on. Be proactive, reach out, and follow up to ensure the project stays on track. 
That is the role of a good project manager.  
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 28 
 

Even if you feel like you’re communicating way too much, you probably aren’t. 
Remember that the other person isn’t inside your head, and isn’t working on this 
project with the frequency or level of detail that you are.  
 
Don’t forget to ask your client what their preferred method of communication is. It 
might not be what you assume, or your preferred method of communication. I have 
worked with many agencies whose primary method of communication is through 
Slack, but since Slack isn’t a part of my daily workflow, I don’t remember to check it 
that often.  
 
What tools make it easier to keep project communication on track?  
● Slack​ or other chat apps. 
● Email. ​Some people are in their email all day and respond quickly, others limit 
how frequently the check email. 
● Phone. ​Yes, people do actually still make phone calls.  
● In Person.​ If you’re in proximity, dropping by may be the best way to quickly 
get in touch with a client or other creative. Don’t forget to follow up any key 
information sharing via email or another written form of communication for 
documentation though.  
● Text messages​. Text messaging has become an increasingly common method of 
communication on teams I’ve worked on. Before you go this route, particularly 
with clients, ensure that you set clear guidelines on when you are and aren’t 
available via text message.  
● Other chat apps. 
 
Surprisingly, I’ve seen more sophisticated tools used by solopreneurs than by 
corporations. When you think about corporate data security concerns, procurement 
processes and the sheer number of stakeholders involved, this makes sense. As an 
entrepreneur, you have a competitive advantage that most corporations don't: You can 
quickly test out new, nimble technologies, decide to adopt them or move on.  
 
Remember: The best tool for the job is the one you'll actually use. 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 29 
 

 
 
Whenever there is a hard job to be done  
I assign it to a lazy man;  
he is sure to find an easy way of doing it.  
- Walter Chrysler 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 30 
 

Plan the Work 
 
Once you’ve gotten approval to move forward with a project, it’s time to get down to 
the nitty gritty on exactly what needs to be done in the project.  
 
If you’re the client, this includes creating the project brief and sharing the brief with 
the creative team.  
 
If you’re the creative team, it means receiving the brief and discussing it in detail, 
ensuring that you have all the information needed from the client in order to begin 
work. This includes all documents and payment terms needed, which may include a 
signed Statement of Work (SOW), work order, contract, estimate, deposits and more.  
 
The goal is to include all relevant information in the Project Brief document, but it is 
always recommended to meet and discuss the Brief to ensure all parties understand 
what is documented. 
 
If you’re the agency or freelancer, consider: 
❏ Did the client deliver a clear project brief? If so, do you you fully understand the 
brief?  What additional questions do you have? 
❏ If you didn’t receive a brief, have the client complete a Client Intake Form 
where you lead the process by providing specific questions for them to answer. 
❏ Are you able to fully deliver on what the client is requesting? If there are any 
pieces of the project that need to be re-negotiated, now is the time to do it. 
 
Note: For small projects with few stakeholders, planning the project and planning the 
work often blur together. 
 
Project kickoff + the brief 
 
What is a brief? 
 
The brief is the single most important document in a creative project. A brief 
documents all of the client requirements and specifications to successfully complete a 
project. 
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 31 
 

By definition, a brief should be short (you know, brief). It should contain all needed 
information and nothing extra. Ideally a brief should be on one page per project, 
although this obviously varies by size of the project. 
 
Many larger clients have set brief templates that they follow. They may also ask their 
creative partner for a brief template. 
 
Smaller clients or those who don't regularly engage in creative work will need more 
help creating a brief template. Many designers use a Client Intake Form to ask specific 
questions that will allow them to build a brief to use. See the ​Worksheets​ section at the 
end of this book for an example Client Intake Form.  
 
Project scheduling 
 
The workback 
 
What’s a workback, you ask? A workback schedule is also known as a project plan. This 
is the master schedule to your project. 
 
As the project manager, you keep a workback schedule with all dates and milestones 
(also referred to as “gates”) relevant to the project, but will have various versions to 
share with different stakeholders. Most people only want to see what's relevant to 
them.  Creatives only want to know their milestone dates and don’t care about steps 
specific to the client. Similarly, clients don’t need to know all of the internal creative 
dates, but need to know when they will see work and when they need to provide 
feedback.  
 
How to schedule a project 
 
Scheduling a project is a matter of taking into account start dates, end dates 
(deadlines) and key steps in between. As much an art as science, project scheduling 
could be a book all on it’s own.  
 
The first step in scheduling a project is to identify the non-negotiables. Are there key 
milestone dates or end dates that absolutely must be hit? What dates are negotiable?  
 
The project schedule should include all review and checkpoints, both internal and 
client-facing.  
 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 32 
 

Common Dates & Gates include:  
● Project Brief (with the client) 
● Internal project team kickoff 
● Project team status meetings (Daily, bi-weekly or weekly depending on the size 
of the project).  
● Client Creative Review rounds. Most projects include one to three rounds of 
client review.  
● Client feedback. Ensure that you provide adequate time for client feedback. A 
smaller client with one or two stakeholders may be able to provide immediate 
feedback or need 1224 hours to provide feedback. A larger client who needs to 
review with additional people in their own organization may need 2-3 business 
days to review each round.  
● Any major client internal meetings where work is being shared, such as a sales 
meeting or senior leadership review. Ideally, these should be considered in the 
timing of creative review rounds.  
● Final look. For larger projects, consider adding a “final look” before delivery of 
final files to catch any last minute edits. This is smaller than a normal review 
round and intended to catch very minor edits missed in prior rounds.  
● Final file delivery.  
 
Ensure that you include a buffer or contingency in your schedule. Something will 
always take longer than planned. If you have buffer time built in, the unexpected won’t 
throw the project off course. Depending on the size and scope of the project, your 
buffer may be a few hours or a few days at each main stage of the project.  
 
The single most important factor in not delivering a project late is to ensure that your 
project workback schedule  is detailed, realistic, adequately accounts for all key dates, 
milestones and reviews and includes time buffers.  
 

   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 33 
 

 
 
“Sometimes it looks like people with  
great self-control aren’t working hard— 
but that’s because they’ve made it automatic.”  
- Angela Duckworth 
 

   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 34 
 

Do the Work 
This sounds rather obvious: It’s the part where you do the work. It’s also the part 
where the project can get lost in the weeds and completely derail. Derailing is bad. 
 
Hopefully, during the Plan the Project phase, your Scope of Work identified how many 
rounds of creative you would have, who the stakeholders in each round are, how 
feedback will be provided, and what the timeline for each step is. 
 
Work the plan 
When you have clearly planned the work, actually doing the project becomes a 
relatively straight forward manner of working the plan.  
 
Stay in scope: Preventing scope creep 
 
The brief should be referenced at every stage in the project process. This ensures that 
the project stays in scope and that client expectations are met. The project doesn’t 
become more or less than it should be.  
 
● Is the creative hitting the brief?  
● Has the client since asked for anything extra? (This is scope creep).  
● As the designer/creative, have you added anything that doesn't need to be 
there? Or gone a different direction than what was asked? If so, a Brief Check is 
a great way to catch that before the work goes for client review. 
 
Pay attention to the details 
 
Pay attention to the details.  
Pay attention to the details.  
Pay attention to the details.  
 
(Yes, I am serious. And yes, it is that important.)  
 
You would be amazed at the number of professional creatives - and project managers 
- that do not pay attention to the details. If someone asks for a response on Monday, 
respond on Monday, even if that response is to say, “I don’t have a final answer yet, 
and will follow up with you tomorrow.”  
 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 35 
 

If a client asks for four concepts, deliver four, not three. If a client asks for the files as 
.jpgs, deliver .jpgs not .pngs.  
 
Pay attention to the details, and follow through. By doing so, you will set yourself apart 
from the majority.  
 
Hot List 
The Hot List is a common tool for keeping work on track is a daily or weekly Hot List. 
Particularly in areas where there are multiple projects occurring simultaneously, this 
a great way to ensure that everyone is aligned on the priorities they should be working 
on for the day, whether that's which project they should be working on, or which 
section/task within a specific project. 
 
Here's an example: 
 
Monday, September 18 
● Bob: 
○ Continue Phase 1 of Client Project A (4 hours) 
○ Start Phase 3 of Client Project B (2 hours) 
○ Make edits based on client feedback to Client Project C (2 hours) 
● Harry 
○ Finalize Phase 1 of Client Project D (7 hours) 
○ Review Phase 1 of Client Project A after Bob completes (1 hour) 
 
Note that the Hot List is often redundant to separate trackers with additional detail 
that the Project Manager. This is intentional as it focuses the creative team on what 
work needs to be done today. Often new project managers see this as redundant, and 
attempt to reference back to the master schedule. More often than not, this is a 
mistake. In this case, and in a somewhat counter-intuitive way, redundancy creates 
simplicity by stripping out all the extra information that isn't relevant in this exact 
place and time.  
 
Hot Tip​: When creating Hot Lists, don't forget about smaller items and reviews. Late 
nights and long days quickly creep in when last looks, reviews and final edits are not 
accounted for. A 15 minute task might not seem like much, but 15 minutes repeated 
adds up quickly. In addition, taking focus away from work that is in a state of flow 
costs far more than the actual time away. Studies vary on how much time it takes to 
get back on track, but most estimates place the time to refocus in minutes or hours, 
not seconds.   
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 36 
 

 
Note on scheduling time: Wherever possible allow blocks of at least four hours to work 
on creative portions of a project, and allocate smaller blocks of time to less creative 
tasks like laying out decks, making edits and conducting reviews. This ensures not 
only more efficient workflow that allows work to be completed faster, but results in 
much happier creative team members as they are not frustrated by unnecessary 
interruptions. 
 
If you're working solo, creating your own Hot List can also be helpful to stay on track, 
as it's a simplified view of what's important to be working on right now. Assigning time 
per task is an easy way to stay on track. In fact, your current daily to do list likely 
already functions very similar to a Hot List. Assign times per task, and you're good to 
go! 

   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 37 
 

 
 
Done is better than perfect.  
- Sheryl Sandberg 
 

   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 38 
 

Hand Off the Work 
So simple, yet so much potential for error. Now is not the time to slack off! By this 
point, many of us are already looking ahead to the next thing, and it’s entirely too easy 
to miss little details. This is the time to dot your i’s,  cross your t’s and create a 
reputation as someone who does excellent work.  
 
When delivering creative work to a client, there are four essentials to include.  
 
Create a handover checklist that you review before each and every round of whatever 
sort of creative you’re delivering:  
 
❏ Does the work answer the brief?  
❏ Does the work contain any technical errors (spelling, etc)?  
❏ Is the work complete? Do you have all the elements packaged up? 
❏ Particularly in review phases, is anything that is not final include clear markers 
to indicate that? Clear markers include labels such as FPO (for placement only), 
or WIP (work in process).  
 
Ideally, you’ll have at least two people review the work, as a fresh set of eyes works 
wonders.  
 
If you’re a solopreneur and don’t have another person to review the work, take a break 
for at least 3-4 hours after completing it, and come back to it with fresh eyes for 
review.  
 
I know, this means that you can’t procrastinate until the last minute. And I get that 
there are some quick-turn projects where this isn’t possible. Know your client well 
enough to know when there’s an urgent deadline and it’s essential to deliver work. 
And don’t deliver work late because you were taking a break to review. Plan your 
schedule with time built in for a review.   
 
If it’s a second round, take a close look at the client feedback. Did you make every 
change requested?  
 
I have seen far too many creative rounds come back that either a) didn’t answer all of 
the requirements in the initial brief, and/or b) didn’t address client feedback.  
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 39 
 

These are major issues for the client that are easily avoided by checking the work 
before it is sent out.  
 
I have seen agencies and freelancers not rehired in large part because they don’t pay 
attention to detail. Don’t let that happen to you.  
 
Van Halen and the Brown M&Ms 
Have you heard the story about Van Halen and the brown m&ms? If not, it’s worth a 
full read here1, but the gist of it is this:  
 
Back in the day, Van Halen had a long multiple page rider detailing what concert 
promoters needed to do in order for a concert to happen. This included all sorts of 
technical and engineering set up of equipment, as well as green room and catering 
requirements. Buried in the document was a statement that a bowl of m&ms with ​no 
brown m&ms​ was required in the dressing room.  
 
For years, this was repeated in stories about the ridiculous expectations of superstars. 
Eventually, it came out that there was a method to the madness:  
 
“To ensure the promoter had read every single word in the contract, the band 
created the “no brown M&M's” clause. It was a canary in a coalmine to indicate 
that the promoter may have not paid attention to other more important parts of 
the rider, and that there could be other bigger problems at hand. 
 
Whenever the band found brown M&M's candies backstage, they immediately 
did a complete line check, inspecting every aspect of the sound, lighting and 
stage setup to make sure it was perfect.” 
 
Brown m&ms were a simple test for a major safety issue.  
 
The details matter. Take the time to review every detail and show your clients that you 
are trustworthy in the big details because you have paid attention to the small details.  
 
If you don’t pay attention to the details, this puts more work on the client-side team to 
review every single little piece of your work. Remember: The client is the one who has 
to stand in front of the rest of their internal stakeholders, and ultimately, in front of 
their customers with this work. They own it.  

1
 ​https://www.entrepreneur.com/article/232420 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 40 
 

 
If the work is not 100%, it reflects even more poorly on the client as it does on you.  
Make your client look good!   
 
As the agency/freelancer: 
❏ Review the Project Brief and ensure that every deliverable is included in your 
hand off. 
❏ Ensure the file types requested are all sent. 
❏ Ensure there are no spelling errors, color errors, or any other type of errors. 
❏ Follow up with the client to ensure that they received everything and that it 
meet their needs. 
 
As the client: 
❏ Review what’s received against the Project Brief. Did the agency deliver 
everything promised? 
❏ Review all the files. Are they all accurate? Do this in a timely manner so any 
last-minute edits can be made before the project teams have moved on. 
❏ Confirm with the agency/freelancer that you have received all the files, and 
thank them for their work. 
 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 41 
 

 
 
 
Nothing is less productive  
than to make more efficient what  
should not be done at all.  
-  Peter Drucker   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 42 
 

Review and Assess the Project 
 
Change management  
 
Now is the time to conduct a post-mortem. And, if you’re the agency/freelancer, send 
your final invoice and follow up on payment. 
 
Key questions to ask on the client side: 
❏ What went well? 
❏ What didn’t? 
❏ What would you do differently next time internally with your team? 
❏ What would you expect an agency/partner to do differently on a next project? 
 
Key questions to ask on the agency side: 
❏ What went well? 
❏ What didn’t? 
❏ What would you do differently next time? 
❏ What would you expect a client to do differently on a next project? What do you 
need to do differently to make this happen? 
❏ Is this a client that you would like to work with again in the future? 
❏ Is this a type of client that you would like to work with in the future? 
 
How to conduct a project post-mortem 
 
What is a post-mortem? 
 
A post-mortem is simply, “an analysis or discussion of an event held soon after it has 
occurred” (If post-mortem sounds to high-brow for you – or reminds you a little too 
much of death – feel free to substitute the phrase “project recap”). 
 
I’ve long since conducted post-mortems for professional projects, but have only 
recently started the practice for personal projects. 
 
We always think we’ll remember…everything…but the details fade so fast. And really, 
with as much technology as we have available to capture information, why rely on our 
brains for every last detail? Free up that brain space for productive thinking, not 
remembering details of past events! 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 43 
 

 
We’re moving next month, and as we’re gearing up for that, I went back and reviewed 
my recap notes from our last move (only 10 months ago!). What do you know…there 
were a number of details I had forgotten…how long it took to load the truck, how 
many people we had helping (and how long each of them was there), where we had 
downtime in the process, and more. 
 
Is this the part where I dare admit that I’d actually forgotten I’d done a post-mortem 
of our last move and found it by accident? 
 
I knew I’d created a moving checklist, and was searching for that along with any other 
notes – and what do you know – I’d written down all sorts of helpful details! (See 
“don’t rely on your brain” and “the importance of having systems in place.”) 
 
Because I had done a post-mortem of the move, I can now use that as a base to plan 
our upcoming move and save a whole lot of steps in the process. Yay! 
  
How to write an effective post-mortem 
 
1. Include all the essential elements: 
● What worked 
● What didn’t 
● What to do differently next time 
● A (very brief) recap of the project flow 
● Links to relevant project documents (You’d be amazed at how easy this 
one is to skip, and how much time it saves to have all project information 
in the same place!) 
 
2. Write down everything, even things that seem so obvious at the time. 
 
Don’t rely on your brain – every single project recap I do, there’s at least one piece of 
information where I say “Oh, this is ridiculous, I won’t possibly forget this,” (Yes, I talk 
to myself a lot.) Inevitably, at least one of these obvious pieces of information is 
forgotten by the time the next project rolls around. 
 
3. Don’t overcomplicate it.  
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 44 
 

I know, this seems to be opposite advice to the last point, but really, don’t 
overcomplicate it. A post-mortem doesn’t have to be formal, and it doesn’t have to be 
lengthy to be effective. The post-mortem can be as simple or as detailed as needed for 
any particular project. 
 
4. If necessary, do a retroactive post-mortem. 
 
It happens to the best of us that we have full intentions of doing a post-mortem right 
after the end of a project, and somehow it’s suddenly well past the event. Don’t 
despair! You can retroactively do a post-mortem. It won’t be quite as good as the real 
deal, but it’ll certainly jump start your planning process. If you haven’t done an official 
post-mortem, and you’re planning a project similar to one you’ve done previously, 
don’t despair. 
 
● Review old documents. For our last move, I had a moving folder that had the 
receipts from the rental truck, utility changes and papers from our property 
management company. 
● Review old emails (and text messages). If you vaguely remember when the 
project was, you can often recreate what went well and what didn’t by 
reviewing emails, text messages and social media posts. The only way my 
children will have baby books is if I recreate information based on Facebook 
posts and text messages. I haven’t yet decided if that’s a #momfail or #efficient. 
● Do a collective brain dump. Chances are you didn’t work on a project alone. A 
collective brain dump is a great way to have the whole project team recap what 
they remember and fill in gaps based 
 
Bonus Tip: As you’re planning any project, get out there and schedule your 
post-mortem as soon as possible after the project is scheduled to end! 
 
When should you use a post-mortem? Here are a few examples of personal and 
professional projects ideal for a post-mortem: 
 
● A move 
● A vacation 
● A semester or year in school (as a teacher or student!) 
● A new product release 
● A seasonal creation process 
● A website launch 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 45 
 

● Onboarding a new vendor or employee 
 
Project examples 
● Writing a book 
● Designing a website 
● Designing a book cover 
● Designing printables 
● Creating a blog calendar 
● Buying a house / Remodeling or decorating a house 
● Meal planning!  
● House cleaning 
 
 
 
 
 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 46 
 

Working with Project Managers or Starting Work as a 
Project Manager 
 
The role of a Project Manager 
 
The primary purpose and focus of a project manager role is to ensure that specific 
projects are executed on time, on budget and to client specifications. 
 
This can mean one large project or multiple smaller projects. 
 
Typically the Project Manager is client-facing, and often works in conjunction with an 
Account Manager or Client Manager. If there isn't a separate Account or Client 
Manager, the Project Manager can take on these roles as well. 
 
Other titles that often contain similar work to a Project Manager in a Creative 
environment:  
● Producer 
● Operations Manager 
● Production Manager 
● Traffic Manager 
● Studio Manager 
● Program Manager 
 
Essential skills for a great Project Manager: 
● Critical thinking 
● Strategic thinking 
● Effective communicators 
● Empathetic 
● Teachers 
● Time-management 
● Organization 
● Flexibility 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 47 
 

As an example of real-world Creative Project Manager jobs, here is a job description 
posted in March 2017 by Amazon.com2 : 
 

2
 ​https://us-amazon.icims.com/jobs/511215/project-manager%2c-creative-services/job​, retrieved March 19, 2017 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 48 
 

Project Management Methodologies  
 
At a high level, the major differences in project management methodologies are 
whether a project is fully mapped out in detail prior to the project beginning, or 
whether the project is planned in smaller sections of work.  
 
Interestingly, the majority of project managers I’ve worked with in the marketing and 
design world do not formally follow any project management methodology. Analyzing 
their work and workflow, as well as my own, most projects fall somewhere between 
traditional waterfall project management with some Agile sentiments incorporated for 
good measure.  
 
Traditional project management methodologies 
 
Traditional project management methodologies include Waterfall and the Critical Path 
Method (CPM). These methodologies scope out an entire project, with tasks listed in 
order, from the beginning. The Critical Path Method also includes which tasks are 
dependent on another in order to start.  
 
The Pros of Traditional Project Management:  
● Every single task is clearly identified at the beginning of a project. 
● Roles & responsibilities are clear, and each task has a clear owner. 
● The timeline is set, and each team member can plan for their portion of the 
work.  
● There is no ambiguity. 
  
The Cons of Traditional Project Management:  
● Lack of ambiguity also means lack of flexibility.  
● When project priorities or requirements change, or when a task doesn’t go as 
planned, the entire remaining project plan must be re-created or the project 
must proceed without the changes incorporated.  
● If changes are made in the middle of a project, there can be a significant 
increase in cost and/or time to delivery 
 
When to use: ​For projects that are straightforward and unlikely to change. This works 
best for small, extremely well-defined projects with a single stakeholder.  

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 49 
 

 
Agile  
 
Agile project management was born in the software industry and emphasizes 
flexibility within a framework. The Agile Manifesto  (​http://agilemanifesto.org/​) 
identifies four key tenants:  
 
1. Individuals and interactions over processes and tools 
2. Working software over comprehensive documentation 
3. Customer collaboration over contract negotiation 
4. Responding to change over following a plan 
 
Agile project management divides the work into short “sprints” Variations of the Agile 
method continue to evolve, and include Scrum and Kanban, among others.  
 
Pros of Agile Project Management: 
● Flexibility  
● Phased approach provides a built-in mechanism for testing and feedback before 
committing large amounts of time and money 
 
Cons of Agile Project Management: 
● Scope creep (adding more and more to a project compared to what was 
originally planned) is easy 
● Risk for minimal documentation to end up being no documentation 
 
When to use:​ For projects where full requirements are not known at the beginning of 
the project, or where priorities are likely to shift, thus affecting . This encompasses 
many larger projects in the creative and marketing space!  
 
Lean & Six Sigma 
 
Lean, Six Sigma and Lean Six Sigma are manufacturing-based project management 
philosophies that focus on reducing waste in all areas. Waste applies to any input, such 
as wasted time, defective product, excess materials and more.  
 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 50 
 

Interestingly, Lean Six Sigma was the first formal project methodology that I was 
trained on in my corporate career. Our team’s pilot project was revamping a supply 
chain process, which was fun.  
 
Pros of Lean Six Sigma: 
● Focus on waste elimination requires questioning every step of a process, and is 
more likely to lead to extreme change that saves significant amount of money, 
leading to increased profits.  
 
Cons of Lean Six Sigma: 
● Lean Six Sigma’s focus on reducing waste has potential to cramp creativity.  
● Unless time management is an extreme challenge, Lean Six Sigma is less 
relevant in the digital and information product space.  
 
When to use: ​Most effective with physical products (​Hi Esty shop friends!​) or where 
excess time waste is a challenge.  
 
There are a number of other project management methodologies that are less relevant 
for our purposes. If you’re interested in further reading, and links out to additional 
resources this article on the ​Wrike blog​ has further descriptions.  
 
 
 
 
 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 51 
 

Conclusion 
 
Project management isn’t complicated, but it is hard. The principles you have learned 
in this book can be applied in any area of life - personal or professional. We have 
covered a lot of ground in just a few pages. There is no expectation of mastering it all 
in your first project. Remember that it’s a learning process and to give yourself grace!  
 
Keep this book as a reference guide, print the worksheets on the following pages and 
pin them up where you can see them regularly. Also, don’t forget that you can 
download editable versions​ of the checklists and templates if you prefer! 
 
Execute the five steps of project management consistently, follow through, and 
communicate clearly. By doing so, you will set yourself apart from the crowd.  
 
Have more project management, communication or general business strategy 
questions that weren’t fully covered? Take a look at what’s on ​strategysarah.com​, or 
send me an email at ​sarah@strategysarah.com​ and ask away! 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 52 
 

Worksheets 
 
The following pages have a selection of checklists and worksheets to make project 
management a whole lot easier to start out.  
 
And remember, ​keep it simple​! If a worksheet is relevant to your work, use it. If not, 
don’t. If partially relevant, edit the worksheet so that it is fully relevant (Download 
editable worksheets at strategysarah.com/pm-checklists). Project management 
systems and tools are designed to make your work easier and more efficient, not bog 
you down in the details.  
 
Checklists + Worksheets:  
1. Key Questions to Ask At Each Phase of a Project: For the Client 
2. Key Questions to Ask At Each Phase of a Project: For the Creative 
3. Client Intake Form 
4. File Organization Structure Set Up 
5. Project Setup Checklist 
6. Workback Schedule 
7. Brief Template 
8. Hot List 
9. Work Handoff Checklist 
10. Post-Mortem Checklist 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 53 
 

Key Questions to Ask At Each Phase of a Project: For the Client 

Plan the project 
 
If you’re the client (i.e., the person/company who wants the project done), key 
questions to consider include: 
 
❏ What is your desired outcome? 
❏ Do you really need to do this project? Is there another way that the same 
outcome can be achieved? 
❏ What all is included in the project? 
❏ Who are all the stakeholders involved? What are their roles? 
❏ Will you work with any outside resources (agency, freelancer, etc) to complete 
the project? 
❏ What approvals are needed to start the project? 
❏ What is the project budget? 

Plan the work 
❏ Create a detailed Project Brief. This will include a final list of deliverables 
(which should line up with what you scoped in the Project Planning phase), as 
well as all of the information that the agency or freelancer needs to complete 
the work. This includes, but is not limited to: 
❏ Your strategy 
❏ Your target market 
❏ Your must-haves (and don’t do’s) for each element 
❏ Any relevant technical specifications 
❏ Share the Project Brief with those doing the work. This includes those working 
within your organization as well as the agency/freelancer. 

Do the work 
❏ Review creative rounds from the Creative 
❏ Provide detailed feedback on agreed-upon schedule 
❏ Communicate with the Creative if and when anything changes related to 
deliverables, timing, expectations or if you are unclear about any part in the 
process. 

Hand off the work 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 54 
 

❏ Review what’s received against the Project Brief. Did the agency/creative deliver 
everything promised? 
❏ Review all the files. Are they all accurate? Do this in a timely manner so any 
last-minute edits can be made before the project teams have moved on. 
❏ Confirm with the agency/freelancer that you have received all the files, and 
thank them for their work. 

Review and assess the project: The Post-Mortem 
 
❏ What went well? 
❏ What didn’t? 
❏ What would you do differently next time internally with your team? 
❏ What would you expect an agency/partner to do differently on a next project? 
 
 
 

   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 55 
 

Key Questions to Ask At Each Phase of a Project: For the Creative 

Plan the project 
❏ Do you have the time and bandwidth to take on this project? 
❏ Is this project within your skill set? 
❏ Have you worked with this client before? How are they to work with? 
❏ Does the client’s budget cover your rates? 

Plan the work 
❏ Did the client deliver a clear project brief? If so, do you you fully understand the 
brief?  What additional questions do you have? 
❏ If you didn’t receive a brief, have the client complete a Client Intake Form 
where you lead them by providing questions for them to answer. 
❏ Are you able to fully deliver on what the client is requesting? If there are any 
pieces of the project that need to be re-negotiated, now is the time to do it. 

Do the work 
❏ Follow the project plan to complete all deliverables related to a project, on time 
and on budget 
❏ Share creative rounds on agreed upon schedule 
❏ Gather client feedback 
❏ Implement feedback 
❏ Communicate regularly with the client at all scheduled milestones, and if or 
when anything changes related to the project or open questions arise 
 
Hand off the work 
❏ Review the Project Brief and ensure that every deliverable is included in your 
hand off. 
❏ Ensure the file types requested are all sent. 
❏ Ensure there are no spelling errors, color errors, or any other type of errors. 
❏ Follow up with the client to ensure that they received everything and that it 
meet their needs. 

Review and assess the project: The post-mortem 
 
❏ What went well? 
❏ What didn’t? 
❏ What would you do differently next time? 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 56 
 

❏ What would you expect a client to do differently on a next project? 
❏ Is this a client that you would like to work with again in the future? 
❏ Is this a type of client that you would like to work with in the future? 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 57 
 

Client Intake Form 
 
1. Client Name: _______________________________________________ 
2. Please briefly describe your project.  
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
3. What is your budget for this project? (Ballpark is fine, and won’t hold you to this 
budget. However, it is good to have a general idea of whether or not we’re a 
good fit to work together and have a similar understanding to the value of 
projects.) __________________________________________________  
4. What are the specific deliverables of this project? (i.e., a book cover designed in 
three different sizes, CAD drawings of four different spaces, etc.) 
Deliverable 1:________________________________________________ 
Deliverable 2:________________________________________________ 
Deliverable 3:________________________________________________ 
Deliverable 4:________________________________________________ 
Deliverable 5:________________________________________________ 
5. What do you consider a successful outcome to this project?  
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
6. When will you be ready to begin the project? ________________________ 
7. When is the deadline for this project to be complete? __________________ 
8. How many stakeholders, reviewers, approvals or additional people are involved 
in this project? Please list by name/group and/or title: _________________
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
9. Who ultimately approves this work? If not you, what is the process for gaining 
that person’s approval?  ________________________________________ 
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
10. Any other information you would like to share before we begin work?  
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 
__________________________________________________________ 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 58 
 

File Organization Structure Set Up 
 
● Create a file naming convention 
 
 
Folder Structure:  
● Project Name (using your pre-set file naming convention) 
○ Operations 
■ SOW 
■ Budget 
■ Workback / Project Schedule 
■ Post-Mortem 
○ Brief 
■ Brief document 
■ Supporting input files from client 
○ Working Files 
■ Working files, as needed 
■ Feedback 
○ Final Files 
■ Final files 
■ Any additional handoff documentation for the client 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 59 
 

Project Setup Checklist 
 
❏ Determine project scope and budget. 
❏ Sign SOW and complete all contract paperwork and POs needed. 
❏ Set up your project management tools. 
❏ Set up your file organization structure.  
❏ Schedule all necessary people resources, including finding additional project 
team members if needed.  
❏ Decide which creative software/tools are needed for this project, and ensure 
that you have all appropriate licensing needed.  
❏ Set up project communication tools.  
❏ Ensure all team members have access to all tools and documents needed. 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 60 
 

Workback Schedule 
 
Include these key milestones in a workback schedule, taking into account the time 
needed for each stage of the work. Typically the first round of creative should be the 
longest duration, with any additional rounds needing shorter timeframes to 
incorporate feedback and edits.  
 
● Project Initiation  
● Project Brief 
● Internal Project Team Kickoff 
● Creative Begins 
● Client Creative Review 1 
● Client Feedback 1 
● Client Creative Review 2 
● Client Feedback 2 
● Client Creative Review 3 
● Client Approval 
● Last Look, if needed 
● Final File Delivery 
● Post-Mortem 
● Invoice and Payment 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 61 
 

 
Creative Brief Outline 
 
Client: ___________________________________________________________ 
Key Client Contact: __________________________________________________ 
Client Approvers: ___________________________________________________ 
Budget: ___________________________________________________________ 
Client Overview:_____________________________________________________ 
__________________________________________________________________ 
 
Project Overview: ____________________________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
 
List of Deliverables:  
1. _____________________________________________________ 
2. _____________________________________________________ 
3. _____________________________________________________ 
4. _____________________________________________________ 
5. _____________________________________________________ 
 
Due Date: __________________________________________________ 
 
Key Milestone/Review Dates:  
6. _____________________________________________________ 
7. _____________________________________________________ 
8. _____________________________________________________ 
9. _____________________________________________________ 
10. _____________________________________________________ 
 
 
Detailed Requirements for Deliverable 1: 
___________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 62 
 

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
 
Detailed Requirements for Deliverable 2: __________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
 
Detailed Requirements for Deliverable 3: __________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
 
Detailed Requirements for Deliverable 4: __________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
 
Detailed Requirements for Deliverable 5: __________________________________ 
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________ 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 63 
 

Hot List 
 
Date: ______________________ 
● Team Member: __________________________ 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
● Team Member: __________________________ 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
● Team Member: __________________________ 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
 
Date: ______________________ 
● Team Member: __________________________ 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
● Team Member: __________________________ 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
● Team Member: __________________________ 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
○ Task : __________________________ (Time Allotted: _______) 
 
 
   
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 64 
 

Work Handoff Checklist 
 
❏ Does the work answer the brief?  
❏ Does the work contain any technical errors (spelling, etc)?  
❏ Is the work complete?  
❏ Are all elements of the project packaged up to send together? 
❏ Particularly in review phases, does anything that is not final include clear 
markers to indicate that? Clear markers include labels such as FPO (for 
placement only), or WIP (work in process).  
❏ Have you included clear instructions for feedback, next steps and any additional 
information that your client may need?  
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 65 
 

Post-Mortem Checklist 
 
Schedule the post-mortem meeting with everyone involved in the project. This may 
just be you, but even so, schedule time on the calendar to make sure it happens!  
 
The Post-Mortem:  
1. List links to all relevant documents:  
Brief: ______________________________________________________ 
Project Schedule:  _____________________________________________ 
Final Files: __________________________________________________ 
Key Client Communications: _____________________________________ 
Additional doc: _______________________________________________ 
Additional doc: _______________________________________________ 
Additional doc: _______________________________________________ 
2. A brief recap of the project flow: __________________________________ 
___________________________________________________________ 
___________________________________________________________ 
___________________________________________________________ 
___________________________________________________________ 
3. What went well?_______________________________________________ 
___________________________________________________________ 
___________________________________________________________ 
4. What didn’t?__________________________________________________ 
___________________________________________________________ 
___________________________________________________________ 
5. What would you do differently next time?____________________________ 
___________________________________________________________ 
6. What would you expect a client to do differently on a next project? What do you 
need to do differently to make this happen?___________________________ 
____________________________________________________________ 
7. Is this a client that you would like to work with again in the future?_________ 
8. Is this a type of client that you would like to work with in the future? Why or 
why not?_____________________________________________________ 
____________________________________________________________ 
 
 
 
   
STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 66 
 

BUNDLE BONUS: Beta eCourse or Audio  
 
Are you interested in an eCourse or Audio version of ​Project Management for Creatives​?  
 
Great, me too! I don’t have a launch date yet, but I will be creating an expanded 
eCourse version of ​Project Management for Creatives ​in the second half of 2017.  
 
Based on interest, I am first opening up the beta program waitlist as an exclusive 
bonus to Ultimate Work-At-Home Bundle purchasers (that’s you!). Pricing is still tbd, 
but you’ll get the guaranteed lowest-price, as well as the opportunity to provide 
feedback and help shape the program.  
 
If participating in the ​Project Management for Creatives​ beta program is of interest to 
you, please email ​sarah@strategysarah.com​ with a subject “Beta PM for Creatives 
eCourse” for more information.  
 
Thank you! 
 
 
 
   

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 67 
 

About the Author 
 
Sarah Parsons is the founder of ​StrategySarah.com​, a 
project manager by trade, and obsessed with organization 
and productivity by personality.  
 
Sarah uses her MBA and 15 years’ project management 
experience in the sporting goods industry to help small 
business owners succeed by reducing stress and increasing 
productivity.  
 
She has found that while some of the challenges are different based on the size and 
scope of a business, most are the same. Strangely enough, people are people and 
problems are problems, wherever you are. 
 
Sarah, her husband, and two sons make their home in the Pacific Northwest, where 
she regularly indulges in Portland’s gourmet coffee culture and pretends to enjoy 
running. 
 
Connect with Sarah:  
● Website: ​http://strategysarah.com/ 
● Facebook: ​https://www.facebook.com/strategysarah 
● Twitter: ​@strategysarah 
● Pinterest: ​https://www.pinterest.com/strategysarah/ 

STRATEGYSARAH.COM | PROJECT MANAGEMENT FOR CREATIVES | 68 

You might also like