Get Started

 
Solutions  Support Training Community  Developer  Partner 

About 

Community  /  Blogs

Settlements Management in S/4
HANA
February 17, 2017   |  1,615 Views  |
Abhinav Jain 
more by this author

SAP S/4HANA
 Condition contract | rebate agreement | Settlements Management

share
1 share
0 tweet share
0
          

Follow

Objective

As we move from the world of ERP Business suit to the world of S/4
HANA, there are many things which are changing in various modules like
FI, SD, PP, Output management etc. and the question always arises how
is my business going to be impacted, what is the way forward and am I
getting into a totally unknown territory? The first thing which anybody
would do is to search for topics on SCN blogs, Google, JAM pages which
actually a good starting point. However sometimes ( or most of the times )
one finds it a bit difficult to run a hands­on end to end scenario for the new
features which is going to be part of S/4 HANA. I faced similar problems
while trying to understand “Condition Contract Management” within
Settlements Management which is the replacement for traditional
“Rebates Management” and hence I thought it would be nice to share my
experiences.

Description

The blog will cover the following topics

1. Pre­requisites
2. Introduction
3. Traditional Rebate Processing
4. Comparison : Old Vs New
5. General Process
6. Step to create condition contract
7. Sales Flow
8. Actual Settlement
9. Credit Memo Display
10. Business Volume Display
11. Important Transactions
12. Useful Tips & Links

Pre­requisites

Knowledge of SD Rebate Processing ( to be able to understand the
advantages of the new solution )

Introduction

Moving into S/4 1610, New Rebate Agreements are no longer available
for creation. Yes, you heard it right! You can’t create a new Rebate
Agreement neither can you extend existing ones. Subsequent logical
question which any sane person would ask now is “How do I provide
rebates to my customers then?”

The answer is via Settlements Management.
Next logical question which would be asked is “Alright, but why Rebates
Management has been done away with in S/4?”

The answer lies in the difference between the architectures of S/4HANA
and traditional ERP business suite. So, before we move into Settlements
Management, let’s touch upon how the traditional Rebate processing
works to be able to appreciate the advantage Settlements Management
offers.

Traditional Rebate Processing

As a reference from help.sap.com

A rebate is a special discount which is paid retroactively to a customer.
This discount is based on the customer’s sales volume over a specified
time period. You define the details of the rebate in a rebate agreement. In
the agreement you specify, for example

who receives the rebate payment
on what criteria the rebate is based (customer, customer and
material, and so on).how long the rebate agreement is valid

Within the rebate agreement you create separate condition records
for each product the customer buys. These records specify the
rebate amount or percentage for each product. You can also
specify a pricing scale so that the customer can earn a better
rebate by ordering more. Because rebates are always paid
retroactively, the system keeps track of all billing documents
(invoices, credit and debit memos) that are relevant for rebate
processing. The system can, if you wish, automatically
post accruals so that the accumulated value of a rebate is recorded
for accounting purposes.
A rebate agreement is finally settled when you issue a credit memo
to the customer for the accumulated rebate total.

Comparison : Old Vs New
Let’s focus on the line in bold in the above section.

Question. How does the system keep track of the invoices which relevant
for rebate processing?

Answer. Table VBOX stores all rebate relevant invoices. The customer
runs transaction VBOF to apply the rebate conditions in the invoices.

Problems:

1. Size: This Rebate index table could contain hundreds of thousands
to millions to billions of entries in the system In fact for one of the
customers we noticed 1 TB of data being occupied in total DB size
of 5 TB. It won’t not take long for our BASIS, DB & ABAP
colleagues to understand the repercussions of such a situation.
2. Locks: If changes in one customers’ conditions occur the table
needs to rebuild; while this rebuild is going on, all rebate data is
locked throughout the organization

The solution to these issues lie in the Settlements Management

1. The table VBOX itself has been done away with in S/4 HANA
because the rebate conditions are applied instantly due to power of
HANA. Hence Rebate Index need not be rebuild when new
customers become eligible for rebates and previous business can
be retroactively considered.
2. This significantly reduces data footprint and memory.
3. Sales document no longer reduce operations impairment in sales
processes

Have a look at a side by side architecture of Rebate Management in
Traditional ERP Vs Settlements Management in S/4.

General Process
The general process in the CCM differs from the standard Rebate
processing in the sense that there are no rebate Agreements at the first
step. There are Condition contracts which need to be created and
released. The steps for the same are explained in Step 8.

Steps to create Condition Contract

1. Execute transaction WCOCO ( W ko­ko  ) and click on ‘Create’.

2. Select the type of contract you would want to create

          
 3. Enter the customer and period for which you want to create the
condition contract.    

4. Enter the Sales data on the 2nd tab                        

5. Enter the business volume selection criteria. This steps defines
which invoices are relevant for application of this condition contract.

6. Enter the settlement Material

7. Enter the Settlement Calendar. This step defines when you would
like to carry out partial/final settlements.

8. Create Rebate Accrual condition

9. Change condition Table

10. Create Rebate condition
 11. Save the Condition Contract

12. One thing is of utmost import is to release the contract. Hence
release the contract in WCOCO

13. Once done the light will become ‘Green’. Save it.

Sales Flow

I won’t be explaining how to create a Sales document, Delivery, PGI,
Invoice etc but what needs to be mentioned is that either these
documents can be created before the condition contract creation or after
the condition contract creation. In case Sales document is created after
the contract creation, REBA accrual condition would be available in the
conditions tab.

Don’t worry about the 7 % as opposed to 10 % I created earlier as this is
from a different example.

In case the Sales document is already created before the contract
creation, the rebate would be provided as part of the settlement process
and rebate condition would be visible in Credit memo which will book the
correct accrual amount to the respective accounts. So there is no need to
adopt the Sales order anymore.

 
Actual Settlement

Run transaction WB2R_SC and enter relevant values. Please note that
Run Type ‘Check Run’ does not post any data. For actual settlement use
‘Live Run’.

Once executed, you will get a message like shown below

Credit Memo

In WCOCO, you can see a credit memo created with relavent values
In the Header conditions, you will find the Rebate condition we had
created as part of the condition contract.

Business Volume

Run transaction WB2R_BUSVOL,

As you can see below, business volume 1.5 is updated against the
condition contract

Important Transactions

There is a whole list of important transactions for the new Settlement
management solution.
 

Useful tips and Links

1. Condition contract settlement is also available in the SAP Business
Suite. Therefore you use condition contract settlement if you are
planning to create new rebate agreements before you upgrade to
SAP S/4 HANA.
2. SAP Business Suite customers can move from various releases to
SAP S/4 HANA, on­premise edition and still process the existing
rebate agreements. It is not possible to create or extend the
existing type rebate agreements.
3. Help SAP – Condition Contract LINK
4. Help SAP – Condition Contract Based Settlement LINK
5. S/4HANA OP1610 simplification list LINK
6. Settlements management is also available on FIORI apart from
SAP GUI.

Alert Moderator

11 Comments
 You must be Logged on to comment or reply to a post.

Sahil Jain

February 21, 2017 at 10:55 am

Thanks a lot Abhinav…Its nicely consolidated. I was searching for document on
Settlement Management and this looks perfect 

Abhinav Jain  Post author

February 23, 2017 at 7:44 pm

Thanks Sahil !

Jasjeet Singh Sachdeva

February 23, 2017 at 3:02 am

Very well compiled and written Abhinav!! Great job.
 

Abhinav Jain  Post author

February 23, 2017 at 7:44 pm

Thanks Sir !

Andre Drabbe

March 1, 2017 at 5:18 am

Thanks so much for this Abhinav. Will you be able to share the configuration for
this? I am now having an error ” No calculation schema assigned in Customizing.
Check Customizing” when executing the settlement in WB2R_SC.
Hope you can help me on this. Thanks so much.

Twinergy OSS HORSA

March 7, 2017 at 2:57 pm

Thanks for explanation.
Which is the standard configuration of MM pricing procedure and conditions
REBA, REBT and BUVO. I’m working in a system where all of them are missing.
Thanks a lot
 

Saurabh Sawant

March 8, 2017 at 1:35 pm

Thank You so much for this ! Helped a lot. !

Huyen Tran

March 13, 2017 at 9:00 am

Thanks for sharing. Very clear and well structured!

Zahid Anwar

March 15, 2017 at 9:19 am

HI ,
 
can you please share how Retroactive rebates will work in S4H. can you please
explain the process in detail.
  

Ana Fleisch

March 16, 2017 at 4:05 pm

Thank you Abhinav. Finally I have some answers
I have some others questions, do you know how the extended rebate settlement
for indirect sales will work in S4H?
How can we update Indirect sales to the system and use this conditions
contracts?
The structure S469 can still be used?
Thanks, BR

Francesca Milardo

March 29, 2017 at 2:06 pm

Hi,
 
Thanks a lot for your amazing explanation!
 
Do have any idea how to manage the lump sum at fixed value with condition
contract management?
I saw that still exist the condition BO06, can be useful?
 
thanks,
Francesca

Share & Follow               

Privacy  Terms of Use  Legal Disclosure  Copyright  Trademark  Sitemap  Newsletter