ARCHIVAR DOCUMENTOS

. Casi todos ¡os documentos que se gestiona en una oficina forman parte
de un

expediente administrativo, entendido como conjunto ordenado de documentos

generados por una unidad (productor) en Ia resolución administrativa de

un asunto

. Todos los documentos y expedientes que se hayan generado de esta

manera, deben

formar parte de una misma serie documentai, entendida como conjunto de

expedientes

generados por una unidad productora resultados de una misma gestión,

actividad o

procedimiento (ejemplo: el conjunto de cada uno de los expedientes

académicos de

alumnos de Ia Universidad formará Ia serie “Expedientes académicos de

Alumnos”).

. Cada unidad administrativa debe mantener su archivo correctamente

organizado

mediante Ia formación de expediente y series documentales, de acuerdo a

criterios

archivísticos para garantizar una gestión rápida y eficaz durante el

periodo inicial en el que

los expedientes se tramitan y custodian

.. Esta organización debe basarse exclusivamente en mantener

diferenciados los distintos

tipos de expedientes en los que se materializan Ias competencias que

tiene asignada Ia

oficina productora.

. Es aconsejable que en cada Sección/Unidad administrativa haya un

responsable de su

archivo de gestión que a su vez sea el punto de conexión entre ia unidad

administrativa y

el Archivo Universitario

. . El primer paso a seguir en Ia organización del archivo de oficina

será identificar y
separar los documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman
parte dei

trámite administrativo y que si son considerados documentos de archivo

--CATALOGACIQEIQRDEN DE CADA UÑA DE WSDEPARTAMENTQS QUE

RECIBO DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar ei recibo y

tramitación de los

documentos que llegan a Ia empresa. De lo contrario, es muy difícil

establecer

responsabilidades por parte de Ias personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona

u oficina y

establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados

de Ia

empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a ia empresa puede ciasificarse en:

Correspondencia personal

Correspondencia publicitaria

Correspondencia empresarial

1. CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa Ia palabra CONFIDENCIAL o

PERSONAL.

2. CORRESPONDENCiA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de Ia empresa, de sus

directivos o

empleado

Ir%rI,I A A fiA I

. r3rJI’JL,I1IM ivIrr3Mr\IML

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de

Ia empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

- Correspondencia persona

No debe abrirse. Se imprimirá Ia fecha de recibo en el sobre y se envía

al destinatario.

- Correspondencia publicitaria
- Interpretación y presentación de resultados

2) SEGMENTACIÓN DEL MERCADO

- Cuantificación del mercado

- Elección segmentos objetivo

- Obtención perfiles tipo consumidores

- Estimación de Ia demanda y de Ia cuota de mercado

- Análisis y seguimiento de Ias tendencias y demandas dei mercado

- Búsqueda de distribuidores y negociación) ANÁLISIS ESTRATÉGICO:

POSICIONAMIENTO Y

DIFERENCIACIÓN

- Análisis estratégico interno (empresa) y externo (entorno)

- Análisis DAFO y Plan Director

- Estrategia de Posicionamiento (en base a Ias Fortalezas de Ia empresa)

y Diferenciación

(en base al mercado y Ia competencia)

..

REDACCION POR CADA DOCUMENTO QUE SE PRESENTA EL LA OFICINA

pOç) Cua o 5e C e{cA

p ccrolo

9L)Ô

FUNCIONES/OEPARTAMtNTOS MAS COMUNES EN LAS EMPRESAS

empresa depende de su estrategia: es decir, primero hay que definir la
estrategia a seguir

(misión, visión y objetivos estratégicos) para después organizar

internamente Ia

empresa de tal forma que facilite Ia consecución de dichos objetivos.

Por ejemplo, si somos una empresa en Ia que Ia parte comercial y Ia

relación con el

cliente-fidelización tienen una especial relevancia, y en Ia que

comercializamos un

producto de gran consumo dirigido a miles de clientes, es lógico pensar

en ia creación de

un departamento específico de Atención al Cliente.

La creación de un departamento concreto para asumir una serie de

funciones, viene

justificado:

1) bien por Ia estrategia de Ia empresa, que decide crear un departamento

propio que

desarrolle funciones generadoras de valor para el negocio;

2) o bien porque el volumen de trabajo correspondiente a una determinada

área

sugiere su creación (por ejemplo, si una empresa empieza a tener un gran

volumen de

demandas o diversos casos de naturaleza jurídica en los que un abogado es

fundamental,

quizás sea interesante crear un departamento jurídico propio; o si el

volumen de

facturación crece, quizás sea interesante contratar a un contable y crear

un departamento

contable propio).

Por tanto, Ia estructura que adopte una empresa dependerá de su

estrategia y dei

volumen de trabajo que requiera cada función para ser desarrollada.

Algunos

departamentos también habituales en el Ias empresas pueden ser los

siguientes:
MAS DEPARTAMENTOS:

SISTEMAS DE ASESORIA . ALMACEN

INFORMACION ¡INVENTARIOS

FXPANSIGN q3 AL TICA ETC. j

- Análisis de Clientes, Mercado/Sector y Competencia

- Realización, tabulación y análisis de encuestas (fuentes primarias)

- Análisis de registros -IN E, IGE, estudios sectoriales, etc.- (fuentes

secundarias)
iNFORMAR TODO LO RELATiVO AL DEPARTAMENTO

El dpto. Comercial/Ventas consigue vender los objetivos de ventas

planteados para que Ia

empresa consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los

clientes.

2- El dpto. de Producción fabrica Ia producción más el stock objetivo que

luego

será comercializado por Ventas cumpliendo los objetivos de gastos.

3- El Oto. de Compras adquiere buenas materias primas a buen precio

siempre cuando es

necesario, sin roturas de stock.

4- El dpto. de Administración contabiliza Ias facturas emitidas y

recibidas, cobra a los

clientes, paga a los proveedores y plantilla, y liquida los impuestos en

!as fechas

correspondientes.

5- El dpto. Financiero consigue financiación para Ias necesidades de Ia

empresa

(inversiones o circulante), planifica para que ésta siempre tenga dinero

para afrontar sus

pagos puntualmente y tenga una situación patrimonial saneada (balance

solvente), y

controla que Ia actividad resulte rentable (cuenta de Pg. con

beneficios).

6- El dpto. de Control de Gestión supervisa y vigila que todos los

departamentos cumplan

sus objetivos, reportando a ia dirección general.

7- El dpto. de Marketing colabora con el Comercial para conseguir más

ventas y atender

mejor a los clientes.

8- Ei dpto. de Recursos Humanos gestiona a ias personas para garantizar

ei

cumplimento de Ias distintas funciones en cada jornada y que los puestos

estén siempre

cubiertos, aplica Ias fórmulas de contratación más adecuadas en cada

caso, remunera a
los trabajadores y los mantiene motivados.

9- La Dirección/Gerencia marca los objetivos estratégicos a alcanzar por

¡a empresa, y

funcionales a alcanzar por cada departamento, y supervisa y coordina su

cumplimiento,

asignando recursos y presupuestos para cada uno.

La creación un departamento concreto

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a ia empresa, se
les imprime Ia fecha de

recibo y se envían a Ia dependencia interesada de acuerdo con el

contenido de la

publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime Ia fecha en ei sobre

y se envía ai

destinatario respectivo.

- Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos dei destinatario corresponden a los de Ia

empresa. Si no es así, se

devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por & lado derecho
dei sobre, colocando

de frente. Luego se procede a comparar:

- La fecha que trae el documento con ia impresa por el correo en el

sobre. Si son

muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un

gancho de plástico.

- La firma manuscrita dei remitente, si no aparece ei documento no tiene

vaiidez y

debe devolverse.

- La dirección dei remitente; si no Ia trae el documento debe registrarse

manuscrita

en Ia parte inferior de Ia hoja.

- La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se

debe informar

a Ia empresa remitente; si ei mensajero está presente, se devuelve Ia

comunicación.

RADICACIÓN

Se hace con el sello radicado de correspondencia, éste puede ser manual o

eléctrico. Se

imprime en Ia parte superior derecha del documento (Norma Icontec, Zona

3). No debe
cubrirse Ia información que trae Ia comunicación. Los datos que contiene
el sello pueden

ser los siguientes:

. No. De Orden

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 ai

iniciar cada año.

. Fecha de Recibido

-. ‘, CX
La correspondencia que iiega, debe registrarse diariamente; se imprime la
fecha dei día

en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicado

eléctrico, éste imprime

fecha y hora dei recibo en forma automática.

. Pasea

Se escribe el nombre o código de ¡a dependencia destinataria dei

documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas como externas, debe Ilevarse un control de

mensajería. (Ver

f or in a tos)

RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

+ No usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener documentos

÷ No dejar papeles sueltos en ias carpetas de archivo

+ No tener carpetas demasiado llenas (máximo loo documentos)

+ Renovar Ias carpetas deterioradas o rotas

+ No considerar ei archivar una operación aburridora. El archivo ofrece

un excelente

campo de imaginación y creatividad personal.

+ No pegar documentos rotos con cinta adhesiva

± No arru gal los documentos que se van a destruir

+ Retirar ganchos de cosedora con el saca ganchos

CURSO DE REDCCION POR EL DESARROLLO QUE SE LLEVA A CABO CON EL

- — -

nrrrr’lf-1i-gJtrrrf I•I (AÇA I I.IA rc p rc AflfLJIIP

rrnJcLJIIvptIp’ I LI LIC .JLIfri PJIMi- LIC LLØ3 IiriL.flI VU

eccc °

e’ce \cL cx

¡ L)