Beneficios de una gestión eficiente de las cuentas

por cobrar comerciales – Terceros y Relacionadas

Por Julio Castro 09-dic-2014

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas en el entorno actual
de los negocios es contar con la suficiente liquidez para poder cumplir con sus
compromisos de pagos de manera regular a la vez que se logra crecer la
rentabilidad y tener un uso eficiente de los recursos de la empresa.

El departamento de tesorería juega un papel de suma importancia para las

organizaciones ya que el manejo de los recursos financieros será clave para el
éxito de la compañía.

Para cumplir con este objetivo, es esencial la eficiente administración del capital
de trabajo el cual se compone de aquellos recursos que requiere la empresa para
poder operar, también es conocido como activo circulante (efectivo,
inversiones a corto plazo, cartera de clientes e inventarios).

Las cuentas por cobrar o cartera de clientes, es un factor clave en una

empresa, ya que su eficiente y óptima gestión está muy relacionada a la salud
financiera de la organización, así mismo se convierte en una herramienta muy
valiosa que tienen los administradores para maximizar el valor de la empresa
por medio de su capital de trabajo.

Preguntas:

a) ¿Qué área de la empresa es la responsable de maximizar el valor de sus

activos?

El departamento de finanzas en el responsable de administrar eficiente y eficazmente

los recursos de la empresa; para ello cada área que conforma dicho departamento
trabaja conjuntamente para lograr el principal objetivo.

b) ¿Qué área de la empresa, debe optimizar los recursos financieros?

El área de tesorería; ya que debe velar y resguardar por los recursos financieros;
Administrando de manera idónea.

c) ¿Cuál es el uso del dinero en las empresas?

d) ¿Por qué las cuentas por cobrar comerciales es un factor clave?

Es clave debido a que nos constituye una fuente de liquidez; la cual nos sirve para
hacer frente a nuestras obligaciones. Es parte de nuestro activo corriente.

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e) ¿Por qué se llama cuentas por cobrar comerciales?

Es llamado así porque son cuentas que se generan producto de las gestiones del área
comercial el cual cierran una venta.

f) ¿Qué diferencia existe entre las cuentas por comerciales y la cuentas por
cobrar al personal y cuentas por cobrar diversas?

Las cuentas comerciales se generan producto de una venta; las cuentas por cobrar al
personal puede ser por que se generó por mercadería y/o servicio que le brindo la
empresa o también puede haberse generado esa cuenta por préstamos que le haya
podido dar la empresa; la cuentas por cobrar diversas hace referencia a cuentas
generadas por actividades que no pertenecen al rubro de la empresa como por ejemplo
que se haya usado el camión de la empresa para trasladar x cosas lo cual se le factura
a otra empresa esto generaría una cuenta por cobrar diversa.

g) ¿Cuál es el último paso de las cuentas por cobrar comerciales en las

empresas?

El último paso vendría con la cobranza y por ende la liquidación (cancelación) de la

deuda en el sistema.

h) ¿Por qué las cuentas por cobrar comerciales son exigibles?

Son exigibles; ya que al entregarles un bien o realizarles un servicio y entregarles un

documento (Boleta y/o Factura) el cual será firmado para constatar que se ha
realizado una transacción comercial esto hace que dicho documento sea exigible para
realizar la cobranza.

i) Las cuentas por cobrar comerciales cuando no se cobran en el plazo fijado,

¿Qué situaciones genera a la empresa que comercializó sus productos o
servicios?

Genera diversas situaciones como por ejemplo:

Falta de liquidez.- Esto puede afectar a que la empresa no cumpla a tiempo sus
obligaciones con sus proveedores, tributos, etc.

Prestamos innecesarios.- debido a la falta de liquidez la empresa tendría que

financiarse por medio de bancos los cuales le cobraran intereses.

Afecta la inversión.- como la empresa no cuenta con suficientes recursos financieros

no puede invertir; ya que primero debe dar prioridad a cumplir con sus obligaciones.

j) Si la cuenta por cobrar no se cobra en el plazo fijado, ¿Cómo se le

denomina?

Se convierte en una cuenta dudosa la cual se debe de realizar el seguimiento para

exigir el pago de lo contrario se podría convertir en una cuenta incobrable.
2
k) Si la cuenta por cobrar no se va a cobrar, ¿Cómo se le denomina?

Cuenta incobrable

l) ¿Qué acciones debe hacer la empresa para evitar cuentas incobrables?

Deben realizar el seguimiento oportuno, controlar las cuentas dudosas enviando

estados de cuenta, cartas blancas, cartas notariales, indicándoles a los clientes que si
con cancelan sus cuentas serán reportados a las centrales de riesgo, etc.

¿Qué son las cuentas por cobrar Comerciales?

Las cuentas por cobrar comerciales representan el crédito que la empresa otorga a
sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de las
operaciones de un negocio al entregárseles productos o servicios derivados
de una venta.

Con el fin de incrementar el número de clientes y conservar la relación con los

clientes actuales, la mayoría de las empresas recurren a ofrecer crédito o
financiamiento.

Las ventas a crédito que dan como resultado las cuentas por cobrar incluyen
condiciones de financiamiento en las que se acuerda que el pago se realizará
dentro de un número de días determinado, estas condiciones pueden variar según
el tipo de empresa, el giro y si se trata de una empresa que vende a otras
empresas o a consumidor final.

Preguntas:

m) ¿El tiempo a otorgarse para el pago de una cuenta por cobrar comerciales
de parte del cliente, de qué depende?
n) ¿Qué finalidad tiene para la empresa vender en condiciones de crédito?

La empresa vende a crédito por varias razones las cuales se detallan:

 El cliente comprará mayor volumen.

 Al ser una venta a crédito no será necesario una rebaja por parte de la
empresa; a menos que por acuerdos entre empresas determinen otro tipo de
reconocimiento al sobre pasar compra del mes lo cual puede ser premiado con
un rebate.

 El vender a crédito también le permite a la empresa captar mayor número de

clientes los cuales deberán ser evaluados para otorgarles el crédito, plazos,
líneas, etc.

o) ¿En qué condiciones de venta genera más rentabilidad para la empresa,

vender al contado o vender al crédito? ¿Por qué?

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p) ¿Con la finalidad de contar con más clientes? ¿Es necesario ser flexible con
ellos asumiendo más riesgos la empresa? ¿Qué debe evaluarse?

La empresa si debe asumir ciertos riesgo; sin embargo hay tener presente que antes
de dar créditos considerables debemos evaluar al cliente y más aún se le debe exigir
algún tipo de garantía como carta fianza, hipoteca, letra firmada por el monto del
crédito y sin vencimiento, cheque en garantía, etc.

q) Si la gerencia decide dar crédito a clientes que no cumplen con los

requisitos contenidos en la Política de Créditos y Cobranzas, ¿Qué acciones
usted realizaría en esta situación como Jefe del Área de Cobranzas?

Primero advertiría cual es la situación del cliente y si aun así gerencia decide aprobar el
crédito solicitaría que toda aprobación de gerencia sea mediante correo esto para tener
un respaldo de las aprobaciones; asimismo generaría un reporte el cual englobe a los
clientes que fueron atendidos por gerencia y que no hayan cumplido con los pagos
establecidos según su plazo y lo presentaría a gerencia para su evaluación; claro está
que aunque se generen estos inconvenientes con dichas cobranzas igual como jefe del
área de cobranzas estaría obligada a recuperar las cuentas.

¿Cómo impactan en las finanzas de la empresa?

En los últimos años las finanzas han evolucionado de manera notable como
respuesta a la escasez de recursos con que cuentan los administradores para llevar a
cabo las operaciones de la empresa, siendo el capital de trabajo uno de sus
recursos más importantes al cual debe poner atención y buscar maximizar su
aprovechamiento, y el cual está muy relacionado con las partidas del activo
circulante y el pasivo circulante, principalmente el efectivo, el inventario, las
cuentas por pagar y por cobrar.

Las cuentas por cobrar son importantes ya que representan para la empresa
activos exigibles, derechos con los que cuenta para obtener beneficios por
productos o servicios entregados. Así mismo son un factor crucial para mantener
un flujo de efectivo sano para las operaciones de la empresa.

Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una

inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se
transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

La eficiente administración de cuentas por cobrar comienza en la compañía

desde el momento de la venta y facturación. Representa una proporción
importante de los recursos de la empresa que se encuentran en poder del cliente por lo
que las políticas de gestión y cobro deben ser lo más delimitadas posible y
estar bien estructuradas, en cuanto al plazo para el pago es de gran
importancia que vaya de acuerdo a las necesidades financieras de la empresa.

Es esencial que haya una congruencia entre las políticas de cuentas por cobrar y
las de pago a proveedores ya que este último deberá ser mayor al periodo
promedio de cobranza para no generar un desequilibrio en el capital de
trabajo.

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En sí, al realizarse una venta a crédito, ese financiamiento o apalancamiento
va a tener que ser soportado ya sea por tus proveedores o por los accionistas
de la empresa al tener que invertir más capital.

La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de
manera importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente
proceso controlado de este rubro se provocaría un aumento en el mismo, trayendo a la
empresa menos entradas de efectivo y con esto menor liquidez para cumplir
con sus compromisos financieros.

Como apoyo para la gestión de las cuentas por cobrar, la empresa debe contar con
una política de crédito alineada a la capacidad productiva o nivel de prestación
de servicios, los costos y el margen de utilidad, esta política puede ser flexible
y variable en el tiempo según las necesidades de la empresa y del ambiente
externo.

Para determinar estas políticas se cuentan con dos herramientas muy valiosas:

a) El periodo promedio de cobranza el cual expresa el número de días promedio

que tardan los clientes en pagar sus cuentas.

b) Antigüedad de cuentas por cobrar, el cual es un análisis de los débitos que

integran cada uno de los saldos a cargo de clientes, tomando como base la fecha de
la factura o la fecha de vencimiento.

En base a estos dos indicadores, se puede medir el desempeño del

departamento de cobranza.

Una empresa que ofrece financiamiento a sus clientes debe tomar en cuenta que debe
implementar políticas de crédito específicas y bien definidas para un mejor
control de su cartera de clientes, esto puede hacer la diferencia entre una
gestión exitosa y productiva o un descontrol que puede llegar a afectar la liquidez
y capacidad de pago posterior de la empresa.

Preguntas:

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r) ¿Por qué a través de los 2 indicadores precisados líneas arriba, se puede
medir el desempeño del departamento de Créditos y Cobranzas?
s) ¿Cuál es el soporte financiero de las ventas al crédito?

t) Una mala administración de las cuentas por cobrar comerciales, ¿Por qué
influye en la rentabilidad y el riesgo en la empresa?

Porque si la cobranzas no se realiza de manera oportuna esto trae como consecuencia

falta de flujo de caja y por ello la empresa no podrá afrontar sus obligaciones y esto
pondría en riego la rentabilidad de la empresa; ya que por la necesidad tendría que
buscar financiarse y esto le generaría intereses lo cuales también t5endria que
asumirlos.

u) Qué significa, ¿Políticas?

Las políticas son aquellas reglas internas que tienen las empresas las cuales se deben
cumplir y respetan para un adecuado funcionamiento de la empresa.

v) Qué significa, ¿Implementar políticas de crédito específicas y bien

definidas para un mejor control de su cartera de clientes?

Implementar las políticas significa establecer reglas las cuales deben cumplirse a
cabalidad para tener un mayor control de la cartera de clientes por ejemplo:

 Si el cliente tiene deuda pendiente no se le atiende si no cancela.

 Si el cliente no cumple con el plazo establecido se le reduce el crédito y el
plazo.

 Si por segunda vez el cliente vuelve a incumplir con los plazos se le quita el
crédito y solo se le atenderá a contado.

¿Cómo lograr que los clientes paguen a tiempo?

Lograr un proceso de cobranza efectivo y sano en la empresa es una tarea ardua que
requiere de atención y de acciones preventivas, siempre será más sencillo cobrar
una cuenta vigente que una vencida, para lograr una gestión más eficiente se
puede recurrir a algunos métodos:

1. Cobranza preventiva: Consiste en comunicar al cliente con días de

anticipación que cuenta con una factura próxima a vencerse para que pueda
programar el pago de la misma y evitar tener una cuenta vencida.

2. Descuentos por pronto pago: Es un incentivo que se concede por un vendedor a

un comprador por pagos realizados con anterioridad al vencimiento
programado de las deudas contraídas.

3. Automatización de los recordatorios de pago: A través de una herramienta

tecnológica se puede generar recordatorios para los clientes acerca de la fecha
de vencimiento antes de que ésta ocurra para que puedan incluirla en su
planeación de pago.  
6
Preguntas:

w) ¿Qué resulta de positivo dar un descuento por pronto pago a una cuenta
por vencer y a una cuenta vencida? ¿Cuál es el parámetro a tomar en
cuenta?

Al dar un descuento de pronto pago estamos generando una mayor liquidez y se anula
el riesgo; ya que antes de entregar o brindar el servicio ya nos han pagado; sin
embargo al dar un descuento de pronto pago a una cuenta vencida se puede negociar
con el cliente que ese “descuento de pronto pago se le generaría en una NC la cual
rebajaría a su cuenta antigua; por ello si el cliente siempre compra iría bajando su
cuenta antigua y por ultimo para motivar a nuestro cliente se le diría que una vez
termine cancelando podría ser sujeto de crédito nuevamente.

x) ¿Cuándo se aplica una acción preventiva y cuándo se aplica una acción

correctiva. ¿Cuál registra mayor gasto?

La acción preventiva se aplica cuando la cuenta esta por vencer, enviando correos con
su estado de cuenta para que tengan presente y programen sus pagos a tiempo, los
números de cuenta al cual abonar, etc. Mientras las acciones correctivas se aplican
cuando las cuentas ya se encuentran vencidas y es ahí cuando se deben enviar cartas
blancas, notariales, llamarlos, programar visitas, etc.

Por tanto la acción que mayor gasto registra es la correctiva.

y) Para recordar al cliente que su cuenta está por vencer, ¿Qué acciones debe
realizar la empresa para hacer esta acción antes del vencimiento de la
cuenta por cobrar?

Enviarles sus estados de cuenta, sus números únicos de sus letras a vencer, indicarles
a los RR.VV. que estén atentos a sus cuentas por cobrar de su cartera.

Beneficios de automatizar el proceso de cobranza

El concepto de cobranza generalmente se asocia con una función de contabilidad, sin

embargo es también un proceso operativo de la empresa que requiere:

1) Un objetivo.
2) Entradas de información.
3) Métodos, tiempos, procedimientos.
4) Herramientas tecnológicas de apoyo.
5) Personal capacitado en el área.
6) Metas e indicadores definidos y claros.
7) Resultados tanto para la empresa como para el cliente.

La cobranza es parte fundamental de la operación de la empresa, con ella se

garantiza el flujo de efectivo, sin embargo no es una tarea fácil, sino que requiere
estrategia, mucho seguimiento y recursos humanos, tecnológicos y
económicos con el fin de acortar los tiempos de pago de parte de los clientes.

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Automatizar el proceso de seguimiento a cartera de clientes y cobranza será de gran
utilidad para tu empresa al reducir el riesgo de perder de vista cuentas
importantes que se tienen que cobrar o no realizar actividad en el momento
oportuno debido al extenso papeleo o múltiples archivos electrónicos.

Algunos de los beneficios de agilizar el proceso de gestión de cuentas por

cobrar al automatizarlo son los siguientes:

1) Rápida ejecución de cobranzas automatizadas.

2) Generar un retorno de la inversión mayor al minimizar de recursos costosos
como call centers o agencias de cobranza.
3) Se facilitará la obtención de datos al integrarse con tu sistema de base de datos
lo que también ahorrará tiempo.
4) Se puede llevar un control de indicadores más efectivo y puntual para una
mejor toma de decisiones.

Las cuentas por cobrar constituyen hoy en día un elemento clave para el desarrollo
exitoso de los negocios, son dinero próximo a tener para la empresa y además el
activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos.

Contar con una gestión eficiente y oportuna de la cartera de clientes es crucial ya que
afecta directamente a la liquidez de tu empresa y representa el flujo de efectivo
generado por la operación general además de ser la fuente principal de ingresos de la
compañía para establecer compromisos a corto y largo plazo.

Preguntas:

z) ¿Qué significa para usted, Contar con una gestión eficiente y oportuna de
la cartera de clientes?

La gestión eficiente y oportuna se refiere a las acciones que se realizan los encargados
de cobranzas para tener una cartera la cual cumpla con los pagos según su plazo
acordado y por ende traer liquidez a la empresa para que esta pueda asumir sus
responsabilidades y compromisos.

aa) ¿Cuál es más efectivo para su empresa, contar con un área de cobranza,
una agencia de cobranza o automatizar las cobranzas?

Contar con un área de cobranzas; ya que por ser una empresa de consumo masivo las
ventas y acuerdos que hacen los RR.VV. son muy variables por ello el área de
cobranzas debe tener control de esta información.

Las 5 claves para un proceso eficiente de Cobranzas

08/04/2014

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1. Entender a las cobranzas como un proceso que inicia con la emisión de la
factura
Muchas empresas comienzan a gestionar sus cobranzas una vez que la factura se
encuentra vencida. Esta es una actitud reactiva que retrasa los plazos para darse
cuenta de los problemas, y por lo tanto alarga los plazos de cobro de la empresa.

La Gestión de Cobranzas comienza al momento de emitir la factura. En ese

sentido, decimos que una gestión eficiente implica ser proactivos en lugar de reactivos.

Lo primero que debes hacer es analizar los procesos internos de la empresa y asegurar
que se estén cumpliendo los siguientes puntos antes del vencimiento de una factura:

 Se ha realizado un adecuado análisis del cliente al que se le otorgó el crédito

comercial (antes de otorgárselo).
 La fecha de vencimiento para el pago esté especificada en la factura.
 Los conceptos facturados y los precios aplicados son correctos.
 El cliente ha prestado conformidad sobre los productos recibidos o los
servicios prestados.
 Se ha cumplido con los procesos que el cliente requiere para realizar el
pago (alta de proveedor, orden de compra, etc.)
 El cliente tiene la información sobre las formas de pago.
 La factura se ha enviado al cliente ni bien se emitió y éste acusó recibo.

Si alguno de estos puntos no se cumple entonces los plazos para cobrar se alargarán.

2. Implementar una secuencia de avisos y reclamos a clientes

Debes definir una serie de avisos y reclamos a enviar a los clientes a medida que pasa
el tiempo y sus facturas siguen impagas.

Estos avisos / reclamos pueden ser realizados vía email, teléfono, cartas o
personalmente. Recomendamos seguir ese orden a medida que pasa el tiempo.

Conceptualmente la secuencia debiera ser:

 Notificar sobre una nueva factura emitida
 Enviar aviso previo al vencimiento
 Enviar reclamos posteriores al vencimiento
 Realizar acciones con clientes morosos: suspender la cuenta, derivar a agencia de
cobranzas, acciones legales, mandar a pérdida, etc.

Se recomienda automatizar aquellas gestiones como el envío de mails o mensajes de

texto (SMS) a clientes. Se optimizará el tiempo del equipo de cobranzas y además los
avisos / reclamos se hacen en tiempo y forma.

3. Priorizar los clientes a gestionar

Uno de los aspectos más importantes es lograr que el tiempo del equipo se aplique a
gestionar aquellos clientes que tendrían un mayor impacto en las cobranzas. Es decir,
que haya un mecanismo para priorizar los clientes a gestionar.

Las empresas suelen priorizar en base al monto de la deuda, lo que es razonable

pero incompleto

 Monto de la deuda
 Antigüedad de la deuda

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 Días que transcurrieron desde la última gestión

4. Apoyarte en herramientas informáticas para simplificar el trabajo de

quienes gestionan las cobranzas
En la mayoría de las empresas la información para gestionar las cobranzas se
encuentra diseminada en distintos lugares: el software contable, planillas Excel, notas
en cuadernos, tareas en Outlook, etc.

Esto hace que el trabajo de quienes gestionan las cobranzas sea menos eficiente, ya
que pierden mucho tiempo para recopilar la información que necesitan para gestionar
un cliente.

Se debe utilizar herramientas informáticas que simplifiquen el trabajo diario para que
sea más eficientes, específicamente, estas herramientas debieran ayudar a:
 Priorizar los clientes a gestionar.
 Acceder rápidamente a los datos de contacto de un cliente, al detalle de su deuda y
al historial de las gestiones que se han realizado con él.
 Asignar tareas y enviar recordatorios de las mismas a los responsables.

Además estas herramientas debieran permitir que los distintos miembros del
equipo puedan colaborar entre ellos, es decir que todos puedan ver las
gestiones que otros miembros realizan con clientes y las tareas que tienen
pendientes.

5. Medir y mejorar las Cobranzas

Todo proceso de cobranzas tiene que ser medido y mejorado permanentemente. Para
ello es clave que se generen reportes en tiempo real que puedan mostrar la
evolución de los principales indicadores de cobranzas.

En base a estos indicadores podrás diagnosticar qué tan bien (o mal) están las
cobranzas de la empresa, e identificar las áreas de mejora.

Los 4 indicadores básicos son:

 Plazo Promedio de Cobranzas
 Antigüedad Promedio de la Deuda
 Porcentaje de la Deuda Vencida
 Porcentaje de Clientes Gestionados

Preguntas:

bb) ¿Cuándo se inicia la Gestión de Cobranza?

la gestión de cobranza se inicia una vez que se emite la factura según su condición de
pago; ya que se debe tener en cuenta el medio de pago para gestionar a tiempo la
cobranza.

Por ejemplo si el cliente tiene condición “LETRA A 30 DIAS” ni bien se confirme la

entrega de la mercadería se debe canjear las facturas para que el cliente acepte las
letras.

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Si el cliente tiene condición cheque cobro inmediato o cheque diferido se debe hacer
las consultas con el sectorista y asimismo hacer el seguimiento de esto para no tener
inconvenientes con cheques rebotados, cheques con ctas. Cerradas, etc.

cc)¿En base a que factores se prioriza las cuentas por cobrar comerciales?

Se prioriza en base al monto de la deuda, tiempo que tiene la deuda, etc.; ya que esto
nos indica que acciones tomar para poder presionar al cliente a que cumpla con sus
obligaciones.

dd) ¿Es bueno compartir información entre el área de finanzas y el área

comercial?

Sí; ya que el área de finanzas tiene acceso a información de las centrales de riesgo lo
cual permite de alguna manera evaluar al cliente; asimismo también tienen contacto
con otras empresas las cuales pueden dar referencias de los clientes, etc. Por otro lado
el área comercial tiene contacto directo con el cliente y puede saber realmente cual es
la situación del cliente (ver sus almacenes, su punto de venta, etc.).

¿Cómo medir la eficiencia en tus Cobranzas?

07/04/2015
Al medir ciertos indicadores de cobranzas conseguirás no sólo entender que tan bien (o
mal) está tu empresa en ese aspecto, sino que también podrás identificar las
posibles áreas de mejora.

Es importante que los indicadores puedan ser calculados en tiempo real y con muy
poco esfuerzo. De poco sirve si se requiere de días de trabajo para recolectar y
procesar la información.

Por lo tanto lo primero a tener en cuenta a la hora de medir la eficiencia en las

cobranzas es contar con sistemas de información que permitan generar reportes e
indicadores en tiempo real.

Dicho esto, los principales indicadores de la eficiencia en las cobranzas son:

 Plazo Promedio de Cobranzas

 Antigüedad Promedio de la Deuda
 Porcentaje de la Deuda Vencida
 Porcentaje de Clientes Gestionados

Plazo Promedio de Cobranzas (PPC)

Este indicador mide el promedio de días que transcurren entre la fecha de
emisión de las facturas y la fecha en que los clientes pagan.

Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen un PPC
inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.

Es el indicador por excelencia de las cobranzas, aunque no siempre puede ser medido
ya que si no hay historial de pagos como ocurre en el caso de nuevos clientes, el
indicador no puede calcularse.

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Medir el PPC es muy recomendable en aquellas empresas que cuentan con una
base de clientes recurrentes y sólo una pequeña parte de ellos son nuevos
clientes.

Antigüedad Promedio de la Deuda

Este indicador mide el promedio de días que han transcurrido desde la fecha de
emisión de las facturas, ayudándonos a entender qué tan antigua es en
promedio la deuda de los clientes.

Aquellas empresas que realizan una excelente gestión de cobranzas tienen una
Antigüedad Promedio de la Deuda que es inferior al plazo que otorgan a sus
clientes para pagar sus facturas.

Este indicador es ideal para aquellas empresas que le venden por única vez a sus
clientes (no tienen clientes recurrentes), o aquellas empresas que iniciaron
operaciones hace poco tiempo y aún no tienen suficiente cantidad de facturas que han
sido pagadas por sus clientes.

Porcentaje de la deuda vencida

Este indicador mide qué porcentaje de la deuda total de clientes se encuentra
vencida.

Este indicador nos ayuda a entender el margen para mejorar que hay en las cobranzas
de la empresa. Si es inferior al 3% entonces el margen para mejorar es
pequeño y será muy costoso conseguir una mejora significativa. Por el
contrario, si es superior al 10% entonces el margen para mejorar puede ser
importante y se podrían conseguir mejoras significativas con poco esfuerzo.

Lo recomendable es mantenerlo por debajo del 5%, aunque según la dinámica

de ciertas industrias este valor puede variar.

Algunas empresas le agregan un poco más de sofisticación al indicador y miden el

porcentaje de la deuda de los clientes que se encuentra vencida hace más de 30 días y
no ha sido gestionada en los últimos 15 días por ejemplo. De esta forma agregan al
análisis no sólo si la deuda ha llegado a vencer, sino si ésta ha sido gestionada o no.

Porcentaje de clientes gestionados

Los indicadores mencionados anteriormente nos ayudan a entender qué tan bien (o
mal) están las cobranzas de la empresa, pero no nos dice nada del esfuerzo que la
empresa realiza para cobrar en tiempo y forma.

Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes con
deuda vencida que han sido gestionados hace 30 días o menos.

Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las gestiones que se
van realizando con clientes.

En la mayoría de los casos lo recomendable es que este indicador se encuentre

por arriba del 75%.

Algunas empresas miden además el porcentaje del monto de la deuda vencida

que pertenece a clientes que han sido gestionados hace 30 días o menos. De
esta forma no sólo buscan que se gestione la mayor cantidad de clientes posible, sino
que además se busca gestionar a aquellos que mayor deuda tienen.
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Un análisis más detallado de las gestiones implicaría tenerlas tipificadas y así poder
diferenciarlas según el tipo de gestión.

Algunos ejemplos de tipos de gestiones son: Compromiso de pago, Contacto no

logrado, Cliente no recibió la factura, Cliente presenta reclamo a factura, No
vive más en este domicilio.

Por último, a la hora de medir los indicadores de cobranzas hay dos temas a
tener en cuenta.

El primero es que lo importante de un indicador no es solamente su valor a un

momento dado (la foto) sino también su evolución a lo largo del tiempo (la
película).

La foto nos dice si estamos bien o mal, y la película nos dice si estamos
mejorando o no. Ambos temas son importantes.

El segundo punto tiene que ver con poder medir los indicadores a nivel de toda la
empresa, al nivel de un cliente en particular o a nivel de los clientes de un
vendedor por ejemplo.

De esta forma el análisis que pueda hacerse será mucho más profundo y las decisiones
que se tomen estarán basadas en mejor información.

TRABAJO GRUPAL O INDIVIDUAL

Después de haber leído las 3 lecturas relacionadas con la administración de las cuentas
por cobrar comerciales, USTED COMO JEFE DE CRÉDITOS O JEFE DE COBRANZA,
PRECISE LAS SITUACIONES QUE ACTUALMENTE SUCEDE EN LA EMPRESA DONDE
LABORA RESPONDIENDO LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:

1. Elabore una ayuda memoria de su empresa, precisando:

a. Tipo de sociedad – SOCIEDAD ANONIMA – P&D ANDINA ALIMENTOS
S.A.
b. Empresa familiar o no familiar – Familiar – Grupo
c. Comercialización de productos o servicios – Productos
d. Producto perecibles o no – Sí (Perecibles)
e. Ventas en el mercado nacional o extranjero – A nivel nacional
f. Tipos de clientes – Supermercados / Distribuidoras / Instituciones /
Mayoristas / Minoristas
g. Política de Crédito:
i. Ventas al contado sin descuento – Sí
ii. Ventas al contado con descuento – Sí
iii. Ventas al crédito sin intereses – Sí
iv. Ventas al crédito con intereses a 30 días, 45 días, 60 días, 90 días
v. Justificación de los plazos otorgados
vi. Protección de la empresa para el otorgamiento del crédito:
1. Garantía hipotecaria
2. Garantía prendaria
3. Aval
4. Carta fianza
5. Cheques
6. Letras
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 7. Otros
8. Sin garantía
h. Política de Cobranza
i. Recordatorio por teléfono - No
ii. Recordatorio por carta - Sí
iii. Carta Notarial - Sí
iv. Acción legal - Sí
v. Ninguna acción solo cobrador - No
vi. Presupuesta los gastos de cobranza
vii. Calcula el Punto de Equilibrio

i. Evalúa usted o algún empleado de la empresa el resultado de las acciones

del otorgamiento del crédito y las acciones de cobranza?
2. Situaciones que han sucedido en la empresa relacionadas con el otorgamiento
de créditos y la cobranza al cliente.
a. ¿Quién es el responsable de que la empresa no cobre sus cuentas por cobrar
a los clientes?

Nosotros como área de créditos y cobranzas nos encargamos de evaluar, autorizar el

crédito, plazo, línea, etc. Según el cliente; sin embargo en muchas ocasiones nuestra
área no autoriza el crédito a diverso clientes; ya que no cumplen con los requisitos
mínimos y ahí es cuando se da el problema; ya que cuando nosotros negamos el
crédito el área de ventas conversa con G.G. para que autorice el crédito y debido a eso
se suscita varias consecuencias y en muchas ocasiones crece la cuenta de morosidad.

3. ¿Qué acciones ha realizado la empresa para subsanar el error u omisión en el

otorgamiento de créditos y la cobranza al cliente?

Hasta el momento por más que se le ha dado la información y las recomendaciones del
todos los casos que se han dado; la G.G. aun continua dando autorizaciones NO
APROBADAS por nuestra área.

4. A su criterio, ¿Estas acciones son las más correctas que la empresa ha

realizado para solucionar las situaciones planteadas? ¿Qué acciones realizaría usted
para subsanar los errores cometidos?

No, dejaría en manos de los profesionales las acciones a tomar y en casos específicos
revisaría ambas información tanto del área comercial como del área de créditos y
cobranzas y de acuerdo a lo señalado decidiría cual es la mejor opción a tomar.

BUENA SUERTE. CPC. Miguel Ángel Castillo Osoresa

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