PROSEDUR KERJA DAN ATURAN KERJA

ANGGOTA KELOMPOK :
ANDI ALAMSYAH

ERLANI

EVA WIDIA

SINTHA FAUZIAH

PERGURUAN TINGGI POLIBISNIS

STIEB PERDANA MANDIRI
Graha Polibisnis Jl. Veteran No. 74 Purwakarta
Tlp (0264) 207530, Fax (0264) 209586
Email : info @stieb-perdanamandiri.ac.id
 PROSEDUR KERJA DAN ATURAN KERJA

Prosedur kerja adalah suatu rangkaian dari tata kerja yang saling berhubungan satu

dengan yang lain dimana terlihat adanya suatu urutan tahap demi tahap dan jalan yang harus

ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas.

Tata kerja adalah suatu cara dalam pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan dengan

mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang

tersedia seefisien mungkin.

Sistem kerja adalah rangkaian antara tata kerja dan prosedur kerja yang dapat

membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan.

Tatakerja merupakan cara melaksankan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna

atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Contohnya :

- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung

unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.

Prosedur kerja merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan

baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju pekerjaan tersebut harus diselesaikan

maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat di selesaikan.

Sistem kerja merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu

sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam melnyelesaikan suatu pekerjaan.

Contohnya :
 - Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus mengandung

unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja.

- Fleksibilitas : artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus luwes

yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.

Contoh :

- Salah seseorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan

harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

Metode sistem kerja merupakan kesatuan ide yang dapat diaplikasikan dimana

penggunaan konsep ”sistem kerja” dianggap sebagai titik untuk memahami, menganalisa dan

memperbaiki sistem dalam suatu organisasi, baik IT termasuk di dalamnya ataupun tidak.

Dasar dari metode sistem kerja, antar lain :

1. Hubungan antara sistem kerja dan bidang sistem informasi Konsep dari sistem kerja

yaitu kasus umum yang mencakup system informasi, projects, rantai nilai, rantai

supply dan kasus spesial lainnya.

2. Warisan dari komponen dan properti dari sistem kerja Kasus spesial dari sistem

kerja, sistem informasi dan projects mungkin mewariskan elemen sistem, properti

dan generalisasi dari sistem kerja secara umum.

3. Pemahaman tujuan dan kunci sukses dari sistem informasi Sistem informasi yang

ada mendukung satu atau lebih dari sistem kerja yang mungkin tidak sama sekali,

sebagian ataupun seluruhnya menggunakan sistem informasi.

4. Pengaplikasian prinsip umum mengenai sistem kerja Kesatuan dari prinsip umum

yang berhubungan dengan sistem kerja merupakkan dasar dari metode sistem
 analisa dimana bisnis dan pekerja IT dapat menggunakan apapun yang berguna bagi

mereka.

5. Model siklus hidup sistem kerja Sistem informasi dan sistem kerja Aktifitas-aktifitas

dalam proses bisnis dibatasi menjadi enam tipe dari aktifitas yang bersifat

komputerisasi ataupun manual, antara lain :

1. Mendapatkan informasi

2. Menerima informasi

3. Mentransmisikan informasi

4. Memanipulasi informasi

5. Menyimpan informasi

6. Menampilkan informasi

Misalnya:

Mengenai sistem kearsipan perpustakaan:

1. Mengkalsifakasi buku berbahasa inggris dan berbahasa indonesia.

2. Pengkodean buku atau coding

3. Mengatur buku yang sudah diberi kode yang sudah disediakan

Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan

fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol

dengan baik.
Manfaat tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja :

1. Sebagai pola kerja yang dapat menjabarkan tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi

dan kebijaksanaan dalam kegiatan pelaksanaan yang nyata.

2. Sebagai standardisasi dan pengendalian kerja setepat-tepatnya

3. Sebagai pedoman kerja bagi para pelaksana atau semua pihak yang berkepentingan.

Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja

1. Menyatakan secara tertulis dan tersusun secara sistematis, serta tertuang dalam bentuk

manual atau pedoman pelaksanaanya.

2. Mengkomunikasikan atau menginformasikan secara sistematis kepada semua petugas

yang bersangkutan

3. Menyelaraskan dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan kebijakan umum yang

ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi

4. Meninjau dan mengevaluasi kembali secara periodic. Apabila perlu direvisi harus

disesuaikan dengan keadaan

5. Memberikan dorongan kepada pelaksanaan kegiatan secara efisien dan memberikan

jaminan dengan tujuan untuk menjaga sumber-sumber yang berada di bawah

pengendalian organisasi.

Pengaturan pokok dibidang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam organisasi

1. Setiap pimpinan mewajibkan bawahannya untuk dapat menerapkan prinsip koordinasi,

integrasi dan sinkronisasi baik di dalam lingkungan instansi masing-masing maupun

dengan instansi atau kantor lain

2. Setiap pimpinan satuan organisasi mewajibkan bawahannya untuk dapat mengikuti

petunjuk dan bertanggung jawab kepada masing-masing atasan dengan menyampaikan

laporan berkala tepat pada waktunya.

 3. Setiap pimpinan organisasi mewajibkan bawahannya untuk dapat mengolah dan

memanfaatkan laporan yang dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil suatu

keputusan, menyusun laporan lebih lanjut dan memberikan segala petunjuk

4. Setiap satuan organisasi diwajibkan untuk memberikan suatu tembusan kepada satuan

organisasi lain secara fungsional yang mempunyai hubungan kerja dalam penyampaian

suatu laporan.

Lingkungan kerja adalah setiap ruangan tertutup atau terbuka, bergerak atau tetap di mana

tenaga kerja bekerja atau yang sering dimasuki tenaga kerja untuk keperluan suatu usaha dan

di mana terdapat sumber-sumber nahaya.

Unsur lingkungan kerja antara lain :

Tenaga kerja adalah orang yang bekerja, yang terdiri dari :

 Pekerja : orang yang bekerja di suatu perusahaan/kantor/organisasi dan bertanggung

jawab untuk menyelesaikan segala tugas dan pekerjaan yang diserahkan oleh pimpinan

suatu perusahaan/organisasi/kantor

 Pengusaha : seorang atau sekelompok orang atau suatu badan hokum yang memiliki

atau berhak mewakili pemilik suatu perusahaan/organisasi/kantor.

 Direktur : orang yang memimpin secara langsung suatu perusahaan/organisasi/kantor

dan bertugas untuk mengorganisasi semua pekerja yang berada dibawahnya.

 Pegawai pengawas : orang yang mempunyai keahlian di dalam mengawasi para

pekerja dan menguasasi pengetahuan dasar dalam bidang keselamatan dan kesehatan

kerja.

Bahaya kerja adalah suatu keadaan yang dapat mengakibatkan kecelakaan/kerugian

berupa cedera, penyakit dan kerusakan di dalam melaksanakan fungsi yang telah

ditetapkan
 Tempat kerja adalah tempat untuk bekerja yang memenuhi berbagai persyaratan,

seperti penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengaturan udara, dekorasi, suara

bising, music dan keamanan.

 Penerangan

Penerangan harus baik agar tidak mengakibatkan kerusakan pada mata para pekerjanya,

ada 2 macam penerangan :

 Penerangan alami yang berasal dari sinar matahari

 Penerangan buatan berasal dari cahaya lampu

 Tata warna

Warna yang digunakan hendaknya mempunyai sifat yang dapat merangsang perasaan

manusia, seperti perasaan senang, bersemangat dsb. Selain itu warna juga berfungsi

sebagai pemantul sinar yang diterimanya.

 Ventilasi

Ventilasi atau pengaturan udara yang baik dimana suhu berkisar antara 13 – 24 derajat

celcius. Pengaturan udara yang baik akan membuat pekerja dapat bekerja dengan lancar

karena mendapat udara yang segar dan nyaman.

 Dekorasi

Dekorasi yang baik harus memperhatikan letak, susunan dan tata warna perlengkapan

yang akan dipasangnya

 Suara bising
 Lingkungan kerja yang baik menghindari suara bising dari kendaraan bermotor karena

setiap pekerja membutuhkan konsentrasi di dalam menyelesaikan suatu pekerjaan

 Music

Ada baiknya perusahaan/kantor/organisasi memutar music untuk membangkitkan

semangat kerja.

 Keamanan

Merupakan unsur yang sangat penting dalam menciptakan suatu lingkungan kerja yang

baik.

Memahami aturan kerja

Sistem kerja yang baik membantu terbentuknya tata kerja yang baik. Sebuah sistem

mengandaikan adanya kesinambungan dan sinergi antara aturan, tugas yang dilaksanakan,

pelaksanaan aturan dan output yang dihasilkan dan sistem kerja selalu terbuka pada hal-hal baru

dan perubahan.

Perusahaan yang baik selalu memerlukan perangkat, aturan dan tata kelola yang baik

agar menghasilkan sesuatu yang baik pula.

Tujuan suatu perusahaan/kantor/organisasi dituangkan dalam visi dan misinya, visi

sebagai konsep ideal yang dijabarkan ke dalam misinya sebagai penerapan langkah atau strategi

yang baik. Karena itu tata kelola perusahaan harus memenuhi prinsip-prinsip mendasar yang

perlu dijalankan secara benar dan perlu dikembangkan kerjasama tim yang baik dengan

berbagai pihak, terutama dari seluruh karyawan dan top managemen sehingga memberikan

banyak manfaat termasuk bagi stakeholder.

Visi adalah cita – cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa

depan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang.

Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya

mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi yang

merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk dituju

serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.

Mengenal dan melaksanakan prinsip –prinsip tata kelola perusahaan yang baik

1. Prinsip akuntabilitas (accountability)

Memuat kewenangan – kewenangan yang harus dimiliki oleh semua pihak yang terlibat

dalam perusahaan/organisasi dengan memahami visi dan misi, target perusahaan, peran, tugas,

tanggung jawab, menaati sistem dan prosedur, melakukan proses cek and balance, melakukan

penilaian kinerja, pertanggungjawaban dan mendokumentasikan hasil pekerjaan.

2. Prinsip pertanggungjawaban ( responsibility)

Mengelola perusahaan/organisasi secara bertanggung jawab dengan memahami aturan,

menerapkan sistem tata nilai dan budaya perusahaan, menaati sistem dan prosedur dalam

pengambilan keputusan, bekerja sesuai standar operasional, terdapat pendelegasian wewenang,

dan mempertanggung jawabkan hasil kerja secara teratur.

3. Prinsip keterbukaan (transparency)

Dalam prinsip ini informasi harus diungkapkan secara tepat waktu, akurat, obyektif

dengan tetap menjaga syarat –syarat kerahasiaan.

Prinsip ini dilaksanakan terutama dalam hal pengambilan keputusan, pelaporan kepada

pihak eksternal dan audit

4. Prinsip kewajaran ( fairness)

 Semua pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan memiliki kesempatan untuk

mendapatkan perlakuan yang adil dari perusahaan, semua pihak memperoleh hak dan

melaksanakan kewajiban secara adil dan wajar.

5. Prinsip kemandirian (independency)

Para pengelola perusahaan/organisasi dituntut untuk bertindak secara mandiri sesuai

peran dan fungsi yang dimiliki tanpa adanya tekanan – tekanan dari pihak manapun yang tidak

sesuai dengan sistem operasional.

 Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem

kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:

1. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhati-

kan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia

serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2. Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih

dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tantang tujuan pokok organisasi, skema,

klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

4. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang

harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan

bidang tugas yang termaksud.

5. Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan ( misalnya soal

prose¬dur surat keluar ) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus

betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju

ke arah satu tujuan.

6. Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu

untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

7. Di samping itu hams ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan tenaj a

kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.

8. Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa

sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.Stabilitas maksudnya bahwa sistem

,tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin
 kelancaran dan kemantapan kerja.Fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanannya

tidak kaku tetapi harus luwes.

9. Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata

kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan

teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.

10. Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu

sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau

bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.

11. Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja

yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals )

tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

KESIMPULAN

Sistem kerja yang baik membantu terbentuknya tata kerja yang baik. Sebuah sistem

mengandaikan adanya kesinambungan dan sinergi antara aturan, tugas yang dilaksanakan,

pelaksanaan aturan dan output yang dihasilkan dan sistem kerja selalu terbuka pada hal-hal baru

dan perubahan.

Perusahaan yang baik selalu memerlukan perangkat, aturan dan tata kelola yang baik

agar menghasilkan sesuatu yang baik pula.

Jadi dengan adanya sistem kerja,tatkerja dan prosedur kerja menjadikan pelaksanaan

fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan mejadi lebih terarah,terkoodinir dan terkontrol

dengan baik.