La contabilidad es una rama de la contaduría pública que se encarga de
cuantificar, medir y analizar la realidad económica, las operaciones de las organizaciones, con el fin de facilitar la dirección y el control presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y ordenada para las distintas partes interesadas. Dentro de la contabilidad se registran las transacciones, cambios internos o cualquier otro suceso que afecte económicamente a una entidad.1 La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a sus usuarios, en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.2 Actualmente la contabilidad es regulada por dos agencias para evitar el fraude. Las mismas son Generally Accepted Accounting Principles, por sus siglas GAAP, en los Estados Unidos y la Financial Accounting Standards Board, por su siglas FASB, esta es a nivel internacional. Es una disciplina que sigue el método para generar y después aplicar cierta teoría y también procesos, los cuales son: Teoría contable: Conjunto conformado por reglas, normas, principios, técnicas, procedimientos, criterios e instrumentos que son la base de la contabilidad. Proceso contable: Conjunto de pasos que forman parte del desarrollo para el cumplimiento de las metas que tiene una entidad, los cuales son: sistematización, valuación, procesamiento, evaluación y por último el resultado eninformación. El término contabilidad proviene de la unión de los términos con (que significa globalmente), putare (que significa calcular o evaluar), bilis (que puede) y el sufijo dad (cualidad)
IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD.
La contabilidad es una de las primeras disciplinas económicas que han servido
al hombre.- Desde tiempos inmemoriales, con el surgimiento de la noción de economía doméstica, surge también la idea de contabilidad como una disciplina que le permite al ser humano llevar un orden claro y preciso de sus actividades, recursos, dinero, etc. La utilización de la Contabilidad es necesaria en nuestras vidas para poder administrar de la mejor manera posible nuestro dinero, recurriendo en nuestro trabajo o emprendimiento familiar a la ayuda de un Contable que además tiene mayor conocimiento acerca de los Trámites Tributarios, el pago de Impuestos y sobre todo, la confección de Balances y Presupuestos que ayudan a saber en qué invertir y cómo controlar las ganancias. En muchos sentidos, la tarea de contabilidad resulta siendo muy específica y si bien una persona cualquiera puede llevarla a cabo es central y de mucha importancia recurrir a profesionales que sepan bien lo que hacen para evitar errores.
A medida que el hombre clarificaba su pensamiento y perfeccionaba el
conocimiento de los elementos que integraban su patrimonio, necesitó un ordenamiento y clasificación, a cuyo efecto creó un sistema registral. Con el tiempo se fue volviendo fundamental para toda persona o empresa llevar estándares contables, con la pretensión de que estos sirvan para reflejar fielmente la realidad económica y brindar información, luego del procesamiento de datos obtenidos del contexto, para que los usuarios puedan tomar las decisiones más provechosas. Debe destacarse en este punto la diferencia entre la contabilidad que las empresas realizan de forma obligatoria por requerimiento legal y para que el Estado sea capaz de dimensionar la estructura de la empresa a fin de cobrar impuestos, de la que realizan por su propia cuenta con el objeto de atender a las necesidades internas: la primera se denomina información contable patrimonial, la segunda información contable de gestión. Al primer grupo (patrimonial) pertenecen en general los llamados estados contables, documentos que tienen la obligación de actuar como una ‘fotografía’ de determinada cuestión de la empresa a una fecha dada. Están preparadas para una lectura externa, por lo que deben estar estructuradas a ese fin. La contabilidad de gestión tiene más que ver con la proyección, con el fin de que la dirección de la empresa pueda tomar mejores decisiones. La rentabilidad, la retribución o los pedidos realizados son elementos correspondientes a esta clase de información. En este caso no es obligatoria ni debe cumplir con otra función que la de ser una herramienta para los directivos de la empresa. El rol de los contadores es doble: por un lado elaboran todos estos informes, y por otro lado rubrican los datos de los estados contables obligatorios. Todo el proceso de verificación es el llamado proceso de auditoría, en el que las empresas auditoras van ganando credibilidad y con eso son más valiosas para certificar los informes, lo que es muy útil para una empresa que presenta sus balances.
FUNCIONES BASICAS DE LA CONTABILIDAD.
La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las
transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales:
- Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones
contables. - Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos. - Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes de cada país. - Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un período determinado. Hay varios tipos de contabilidad. Estas son las 5 más utilizadas: 1. Administrativa: son informes internos que sirven para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad en relación a los objetivos planteados por la dirección. 2. De costes: interesa para aplicar técnicas de control y vigilancia de los costes de producción de una compañía. Indica lo que cuesta producir un producto terminado. 3. Financiera: sirve para conocer las ganancias o pérdidas y proporciona información sobre la situación patrimonial de la empresa. Se centra en elaborar estados contables a terceros como inversores u organismos públicos. 4. Fiscal: está relacionada con los impuestos. Se preparan los documentos e informes financieros de acuerdo a los criterios fiscales de cada país. 5. Gerencial: supervisa los datos financieros históricos así como la economía actual y, con estos números, realiza predicciones de futuros. Se utiliza de forma interna, analizando cada departamento, región o línea de producto, para estimar las expectativas de venta, el precio, el coste y la fuerza de trabajo necesaria.
CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD.
La contabilidad se aplica en las actividades que desarrollan las empresas o
entidades públicas y las empresas privadas debidamente constituidas en nuestro país. Su aplicación en la actividad pública está concentrada en las entidades estatales, gobiernos locales y organismos públicos descentralizados. Su aplicación en la actividad privada se encuadra dentro de las Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada y en las formas societarias como la Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad Colectiva, Sociedad en comandita Simple, Sociedad en comandita por Acciones; estas formas societarias desarrollan actividades comerciales, industriales y de servicios, etc.
Usuarios de la información contable
Los usuarios de la información contable está referida a las personas que
necesitan la información contable de la empresa para distintos fines, entre los principales usuarios se conocen a:
1. Acreedores. Son personas naturales o jurídicas que
comercializan con la empresa y necesitan conocer la situación económica y financiera de la empresa a fin de otorgarle crédito comercial. 2. Inversionista. Los inversionistas son personas que requieren conocer la situación financiera y económica de la empresa con la finalidad de invertir capitales. 3. Entidades Financieras. Las entidades financieras requieren de las empresas información relacionada a los estados contables con la finalidad de evaluar su situación financiera a una fecha determinada, a su vez las empresas necesitan de los bancos para obtener préstamos los cuales pueden ser solicitados como capital de trabajo o para la adquisición de activos fijos.
4. Organismos Fiscalizadores. Las entidades fiscalizadoras como
la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT solicitarán información contable a la empresa para la verificación de la correcta aplicación de los impuestos en la determinación de la base imponible tributaria. Asimismo, ESSALUD solicitará a las empresas los libros contables relacionados a la aplicación de la carga laboral y descuentos que corresponde a los trabajadores de la empresa.
5. Oficina de Auditoria. Corresponde a la labor que realizan las
oficinas de auditoria en la verificación del cumplimiento de los objetivos prefijados por la empresa y en la buena administración de los recursos utilizados por la empresa.
6. Gerencia. La gerencia necesita conocer periódicamente el
resultado de las decisiones que va obteniendo la empresa en el transcurso del periodo, para ello se auxilia de la información contable que le permite cuantificar el resultado y evaluar la cifra obtenida. Asimismo, sobre la base contable obtenida, se puede proyectar la información para uno o varios periodos.
7. Principios de contabilidad generalmente aceptados
Los Principios de Contabilidad son enunciados normativos que se
aplican en el registro de las operaciones y en la emisión de la información contable con la finalidad de uniformizar criterios contables. Los Principios de Contabilidad representan el producto de prácticas, acuerdos y convenios internacionales que permiten contar con una información uniforme por todas las empresas.
Análisis de los principales Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
Equidad: Es el principio fundamental que debe or8ientar la acción
del profesional contable en todo momento. Este principio indica que la equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de los datos contables pueden encontrarse entre el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De lo indicado se desprende que: Los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen, con equidad, los distintos intereses en juego en una empresa.
Ente: Los estados financieros siempre se refieren a un ente, donde
el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto del de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad.
Bienes economicos: Los estados financieros siempre s se refieren
a hechos económicos, es decir, bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser valuados en términos monetarios.
Moneda común denominador: Los estados financieros reflejan el
patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compartirlos fácilmente. La moneda que se utiliza en nuestro país es el nuevo sol que es la moneda de curso legal debiendo llevarse la contabilidad en esta moneda.
Empresa en marcha: Los estados financieros pertenecen a una
empresa en marcha considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión se refiere a todo organismo económico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y protección.
Evaluación al costo: El valor de costo de adquisición o producción
constituye el criterio principal y básico de valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados de situación, en correspondencia también al concepto de empresa en marcha razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.
Período: En la empresa en marcha es necesario medir el resultado
de la gestión en el tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, tributarios o para cumplir compromisos financieros. El lapso que media entre una fecha y otra se llama periodo.
Devengado: Las variaciones patrimoniales que se deben considerar
para establecer el resultado económico son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo.
Realización: Los resultados económicos sólo se deben computar
cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Se debe establecer con carácter general que el concepto realizado participa del concepto devengado.
Prudencia: Cuando se deba elegir entre dos calores para un
elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la participación del propietario sea menor. En general: Contabilizar las pérdidas cuando se conocen y las ganancias cuando se realicen.
Uniformidad: Los principios generales, cuando fueren aplicables, y
las normas particulares - principios de evaluación - utilizados para formular los estados financieros de un determinado ente, deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Se debe señalar por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares - principios de valuación-