FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.....................................................................................................................3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL..................................................................................................4
1.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS.......................................................................................4
2. JUSTIFICACIÓN......................................................................................................................5
3. METODOLOGÍA......................................................................................................................6
4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN.....................................................................................7
4.1. PROBLEMA EVIDENCIADO. (Posibles escases de materia prima)...............................7
4.2. ENTENDIMIENTO O COMPRENSION DE LA SITUACION (Acercamiento con el
proveedor)........................................................................................................................................8
4.3. SOCIALIZACION DEL PROBLEMA......................................................................................9
5. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS.......................................................................................10
6. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES.....................................................................13
6.1. RECOMENDACIONES.....................................................................................................14
6.2. CONCLUSIONES..............................................................................................................14
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

1. INTRODUCCIÓN

La gestión de compras y abastecimiento en una organización es muy importante,

tanto como los procesos a los que soporta, pero cobra especial relevancia cuando
el normal desarrollo de las actividades de la organización, se ve afectado por
situaciones externas, ajenas a esta. La flexibilidad y la versatilidad de las
soluciones que pueda ofrecer esta área a la organización, redundarán en los
beneficios o pérdidas que pueda tener dicha organización en su gestión.
Durante el desarrollo de este caso, veremos ejemplos de decisiones que se deben
tomar basados en la gestión e información que maneja el departamento de
compras de la empresa La Encuadernadora S.A, las cuales le permitirán a esta
sortear, de la mejor manera, los efectos negativos generados por una crisis en el
sector de la producción de caña.
Por eso se explorara y se concentrara en las cuatro categorías que encierran
objetivos principales y específicos en el proceso de compra de acuerdo a las
metas proyectas de la organización en que cada una de ellas tiene un peso
importante para que no se vea afectada los intereses corporativos y los del
cliente final.

Como estudiantes junto con el progreso del trabajo se propondrán respectivas

medidas correctivas necesarias y oportunas para garantizar el flujo normal de la
organización frente a la situación problemática.
FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Analizar la situación de la empresa LaEncuadernadora S.A e identificar la

problemática presente, y aplicar los conocimientos adquiridos durante el
módulo para generar las soluciones de esta problemática, garantizando la
operatividad de la empresa.

1.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS

 Identificar cada una de las partes de la cadena de abastecimiento de la

empresa La Encuadernadora S.A.
 Analizar los procesos productivos de la empresa.
 Analizar los procesos de compra y abastecimiento de la empresa
(negociaciones y relaciones con clientes y proveedores).
 Aplicar los conocimientos adquiridos sobre las herramientas para la
negociación con clientes y proveedores.
 Tomar las decisiones que contribuyan a solucionar la problemática de
LaEncuadernadora S.A.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

2. JUSTIFICACIÓN

Este ejercicio se realiza para afianzar los conocimientos y capacidad de análisis

del grupo, al enfrentarlo a una situación de características reales, que permitirá
aplicar los conocimientos que se vayan obteniendo durante el desarrollo del curso.
Mediante este escenario se facilita la comprensión del papel de cada una de las
partes de la cadena de abastecimiento, y cómo influye sobre estas la gestión de
compras y abastecimiento.
El contexto que nos muestra en la lectura del caso da un enfoque real de las
situaciones que se deben afrontar en el día a día de la industria nacional, en
donde nosotros como estudiantes debemos dar un correcto análisis a la situación
y proponer una o varias soluciones a la posible crisis que se avecina para La
Encuadernadora S.A.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

3. METODOLOGÍA

La metodología a utilizar será la del estudio de un caso, el de la empresa

LaEncuadernadora S.A. Este caso será analizado por el grupo, el cual generará
un diagnóstico sobre la situación a la que se enfrenta la empresa. Después del
análisis, y basados en el diagnóstico y las observaciones del tutor, el grupo
generará una serie de alternativas para la solución de los problemas detectados.
Dichas observaciones serán valoradas por el tutor, quien retroalimentará al grupo
que, en la última entrega, dará las soluciones finales al problema de la empresa.
Además de un análisis coherente de la situación la solución en la que trabajara el
grupo se tratara de satisfacer tanto la situación de la jefatura de la empresa como
para los empleados de la misma.
La aplicación de las cuatro categorías de objetivos que desprende de la
función de compra que son:

Reducción de Costos
Nivel de servicio
Manejo Financiero
Control de negociaciones y proveedores
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Antes de entrar a diagnosticar la situación planteada, en importante comenzar por

comprender que una vez se revisa la lectura, se entiende inmediatamente que
existen personas en la compañía estudiada que entienden la situaciones a las
cuales se enfrentan día a día dentro de una compañía.
Dentro de la lectura podemos evidenciar como la compañía “La Encuadernadora
S.A enfrenta los problemas sin que estos lleguen aun, es decir están siempre al
tanto de lo que sucede a su alrededor y trata de predecir sus consecuencias.
También es importante tener en cuenta el inconveniente social que genera de por
si el paro de los ingenios y corteros de caña en donde se presenta una verdadera
crisis debido a los sueldos de hambre que se pagan, además de no contar con
contratos legales de trabajo, ni con las garantas que debe contar un trabajador,
también lo que podría afectar con esta situación a los empleados de la
encuadernadora, sobre todo al personal temporal (que representan casi un 60%),
que ante una inminente crisis y desabastecimiento verán en peligro sus puestos
de trabajo.
Es de reconocer el equipo de trabajo tan completo que tiene la empresa, esto
debido a su éxito en el mercado nacional como en el mercado internacional, que
hace que tengan gente totalmente preparada y competente para crear soluciones
efectivas y adecuadas para esta posible crisis.

4.1. PROBLEMA EVIDENCIADO. (Posibles escases de materia prima)

EL PARO DE LOS CORTADORES DE CAÑA DEL SECTOR AZUCARERO: En
este punto el personal de La Encuadernadora entiende que todo producto en el
mercado tiene un origen y que su producto terminado depende en primera medida
de un sector laboral que aparentemente no mantiene relación alguna con una
Encuadernadora. Toda la cadena de suministro requiere de un punto de partida y
para el papel de ecológico, de buena calidad, económico y reciclable este punto
inicial es la materia prima; el bagazo de la caña de azúcar.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

La encuadernadora relaciono inmediatamente el acto de paro laboral del sector

azucarero con la falta de la materia prima necesaria para mantener la producción
y cumplir con sus obligaciones comerciales, así que quiere darle la importancia
que se merece independientemente de los factores sociopolíticos de tiempo y
espacio. Antepone las versiones optimistas y se enfoca en la idea realista que su
proveedor quizás no podrá cumplirle debido a que el proveedor de este no va a
tener materia prima para suministrarle.
Cabe aclara que la empresa Papelitos S.A, es el único proveedor de la empresa y
es por eso que la situación de los ingenios y corteros de caña que abastecen a
esta es tan grave para la compañía.

4.2. ENTENDIMIENTO O COMPRENSION DE LA SITUACION (Acercamiento con

el proveedor)

La Encuadernadora, queriendo tener la situación clara en tiempo record realiza

acercamiento con su proveedor de Papel (Papelitos S.A), para tener de primera
mano un análisis de la situación y determinar qué acciones tomar.
Es aquí donde vemos que La Encuadernadora S.A. Ve a sus proveedores como
aliados estratégicos para su operatividad y se preocupa por los posibles
problemas que esos puedan llegar a tener, pues un problema del proveedor se
traduce fácilmente en un problema propio.
Al realizar el encuentro nuestra compañía encuentra un proveedor que no tiene
una estrategia prematura para solventar los problemas. Sino que maneja un
margen de seguridad y en primera medida espera que el entorno socio laboral o
sociocultural no le afecte en nada su estabilidad laboral. Vemos en este proveedor
(Papelitos S.A) la subestimación de los entornos en pro de entregar un mensaje
alentador a los clientes y básicamente esperando que el azar decida por él.
Se ve a un proveedor muy confiado a que el paro no va a durar lo suficiente para
terminar sus existencias que según el son de dos semanas, en conclusión no se le
ve preocupado por la situación.
Una vez comprendida la situación con el proveedor y entendiendo que no se
tienen mayores alternativas La Encuadernadora convoca a sus representantes
para buscar soluciones ante la posible crisis. (Se antepone a los problemas)
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

4.3. SOCIALIZACION DEL PROBLEMA

Cuando los problemas en un sector de una compañía, no dependen de una sola

rama o dependen de factores externos como en este caso, es necesario que en
conjunto se socialice el problema, el mismo se analice y en conjunto, con
argumentos, pruebas, balances y estrategias se trate de llegar a una solución.
La Encuadernadora no ve el problema como un posible, sino como un hecho,
debido a que conoce el mercado, tiene un buen sistema organizacional,
posicionamiento a nivel regional, departamentos especializados dentro de la
compañía y personal que siente la compañía como propia y que entiende lo critico
que puede ser para quienes dependen de esta compañía no poder cumplir con
las obligaciones contractuales del mercado.
Teniendo claro que el problema de no poder cumplir con un mercado afecta a
quienes dependen de la compañía (sus trabajadores directos, indirectos y sus
vínculo familiar) , en tiempos de crisis las compañías organizadas buscar dentro
de su organización la solución más favorable para todos.
Se comienza un debate donde se analiza, organiza y se deciden alternativas que
ayuden a que el problema se pueda solucionar de manera eficiente.
Realizando primero el análisis y entendimiento de:
 Situación o problemática Actual.
La compañía siente incertidumbre, debido a que un paro indefinido puede
llegar a causar problemas de suministros y su proveedor directo no le ve la
importancia que desearían.

 Situación o problemática Futura.

El factor de seguridad de los propios inventarios, de los inventarios de los
proveedores y del mercado local no podrá mantener lo que la industria
requiere en un corto plazo, tanto que el importar material a un mayor costo
no podrá subsanar el desabastecimiento.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

5. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

Después de debatir en el grupo la situación de La Encuadernadora y teniendo

como criterios de evaluación los conceptos aprendidos durante el módulo, tales
como: El análisis operacional y funcional del ciclo de abastecimiento, las
estrategias de abastecimiento de la empresa, la integración vertical, el outsourcing
y las alianzas estratégicas, la gestión y los ciclos de los proveedores, etc.
Proponemos las siguientes alternativas construidas para dar solución al problema,
estas son:
 Alternativa construida para el corto plazo, teniendo en cuenta que la
empresa se encuentra en medio de su principal ciclo de producción (Agosto
a Enero) y que el peor escenario posible sería que la empresa tuviera que
detener sus labores y no sacar productos al mercado, sugerimos la
alternativa de buscar el abastecimiento de papel en el exterior. La principal
consecuencia negativa de implementar esta alternativa, sería la disminución
del margen de ganancias de la empresa por la compra de papel un 15%
más costoso. El beneficio de esta alternativa es que la compañía no
detendrá su producción, reduciendo las perdidas por la parada de la planta,
y mantendrá productos en los canales de distribución, evitando perder la
participación de mercado que han ganado en muchos años de
competencia.
También se debe contemplar que el lead time para tener el papel disponible
en la planta es de 6 semanas. Esto obliga a la empresa a ajustar sus
operaciones a los volúmenes de inventarios actuales más lo que pueda
suministrar el molino 2 de PAPELITOS S.A, hasta la semana 43, fecha en la
cual se tendrá disponibilidad en planta de papel importado, del cual se
compraría solo el inventario faltante para suplir las necesidades.
Los criterios empleados para gestionar esta alternativa fueron, el análisis
operacional y funcional del ciclo de abastecimiento, las estrategias de
abastecimiento, de la planta de La Encuadernadora.

 En el mediano plazo se recomienda revisar las políticas de abastecimiento

de la compañía y buscar proveedores de papel en México y Brasil, países
donde la empresa posee plantas de producción, para que estos suplan la
demanda local de sus respectivas plantas, y negociar beneficios de precios
para atender posibles necesidades desde Colombia; creando alternativas
de abastecimiento para la compañía, que ayudarán en casos como el
estudiado.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Los criterios empleados para gestionar esta alternativa fueron, la gestión y

los ciclos de los proveedores, en este caso, analizamos el ciclo de
PAPELITOS S.A como proveedor exclusivo, sus limitaciones y ventajas, y el
desempeño de este durante la crisis generada.

 En el largo plazo la empresa debe revisar la posibilidad de una integración

vertical hacia la fuente de aprovisionamiento en lo referente al papel, siendo
PAPELITOS S.A el principal proveedor de papel de Colombia. Esto le
permitiría disminuir costos al obtener una materia prima más barata, que
representa entre cartón y papel, el 90% del costo final de su producto; y
tener control sobre el abastecimiento preferente de su negocio.
Recordemos que La Encuadernadora es líder de mercado en América latina
y sus grandes competidores están en china.
Los criterios empleados para gestionar esta alternativa fueron, la
integración vertical hacia la fuente de aprovisionamiento, la gestión de
proveedores, el ciclo de abastecimiento, ventajas y desventajas del
outsourcing frente a la integración vertical, aplicadas al caso de La
Encuadernadora.

 CRITERIOS DE EVALUACION
Principio, norma o idea de la valoración, es importante que con los criterios de evaluación
contribuyamos al mejoramiento continuo, sabemos que podemos llevar una medición y
controlar cada una de las alternativas propuestas, vigilar el funcionamiento de las mismas
y actuar a tiempo en caso de detectar falla en los procesos.
FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

 ESCALA DE EVALUACION.

6. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
Las siguientes son las recomendaciones y conclusiones generadas
después de desarrollar el ejercicio:
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

6.1. RECOMENDACIONES

Hemos visto durante el desarrollo del ejercicio que la estrategia de abastecimiento

de la encuadernadora se vio sobrepasada por la situación del paro de cortadores
de caña. El hecho de apostarle al uso de un solo proveedor para su principal
materia prima fue un error que terminó impactando su productividad. Nosotros
recomendaríamos a la directiva de la encuadernadora, la revisión de sus
estrategias de abastecimiento y la implementación de nuevas políticas en cuanto a
la gestión de proveedores, que le permitan a la empresa flexibilidad y seguridad en
cuanto al suministro del papel. Las alternativas construidas a corto, mediano y
largo plazo sugeridas, deben servirle a la encuadernadora como una guía para
orientar sus esfuerzos y replantear sus operaciones de abastecimiento.

6.2. CONCLUSIONES

Al entrar a trabajar en el caso de la encuadernadora pudimos aprender

mediante ejemplos, el impacto que tiene sobre una empresa la gestión de
compras y el abastecimiento. Como se engranan todos los eslabones de la
cadena de abastecimiento, y como pueden afectar las decisiones que se toman
al momento de seleccionar a quien, como, cuando y cuanto comprar.
Durante el desarrollo del módulo analizamos distintas estrategias que nos
permitieron darle un enfoque distinto a la situación de la encuadernadora y por
ende, nuevas alternativas para superar su problema.

En este proyecto logramos compartir los diferentes puntos de vista, en donde

nos retroalimentamos con nuestras opiniones, pero si algo nos quedó claro fue
el gran error que se cometió al depender de un solo proveedor, confiándole a
este toda la productividad, donde no se contemplaron las posibles fisuras del
proceso, y esto claramente marco el final del camino para esta compañía, hoy
existen protocolos a fin de realizar filtros que pretenden blindar a las
compañías a fin de que casos como este no se repitan.