UNIVERSIDAD JOSÉ CARLOS MARIATEGUI

“FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS, EMPRESARIALES Y

PEDAGOGICAS”
CARRERA PROFESIONAL DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
MARKETING ESTRATEGICO

“CONTROL DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS,

IMPORTANCIA Y CONTROL DE PROVEEDORES”

CURSO : LOGÍSTICA
DOCENTE : MG. RODRIGUEZ SOTO JOSE

ALUMNA : JESICA JULI HUIZA FLORES

CICLO : VII

Moquegua - 2018

3
 INDICE

CAPITULO I
Introducción………………………………………………………………………………….. 5

CAPITULO II:
Objetivo de utilidad está implícito en el concepto de obtener……………….. . .7
Definición del control interno en las compras ……………………………….…. 9
Perfil del cargo por competencias laborales
Funciones o responsabilidades ……………………………………………..… 13
Responsabilidades importantes del departamento de compras……………...14
¿Qué son los ERP?.........................................................................................17
¿Qué permite el sistema ERP?.........................................................................18
Cómo funcionan los sistemas ERP………………………………………….…...19
IMPORTANCIA Y CONTROL DE PROVEEDORES

Seleccion de proveedores…………………………………………………………20

Caracteristicas a la hora de seleccionar un proveedor:……………….……….21

¿COMO ENCONTRAR PROVEEDORES?.....................................................21

¿Cómo se hace para llevar un buen control de proveedores?........................23
CAPITULO III:

Conclusiones ………………………………………………………………………………24

Bibliografía ………………………………………………………………………… …….26

4
CAPITULO I

Introducción

Para las empresas industriales y comerciales las compras representan esencialmente una
inversión de su capital; dicho de otra forma, el dinero de la compañía, y por ello deben ser
administradas debidamente. Por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad
fundamental que debe realizarse a través de personal de absoluta honorabilidad,
responsabilidad e integridad.

5
JUSTIFICACIÓN:
La gestión de compras como la operación comercial que incluye un proceso cuya
magnitud y alcance depende del tamaño de la empresa, ubicación o sector de
la empresa.
El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos y
obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. En términos generales es
obtener mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el
cumplimiento de la misión de la organización.

Para un efectivo cumplimiento de la misión de la organización se señalan unos

objetivos específicos al departamento de compras que parten de un principio:
Cuidar los fondos de la Compañía y obtener utilidades.

6
CAPITULO II:
OBJETIVO DE UTILIDAD ESTÁ IMPLÍCITO EN EL CONCEPTO DE
OBTENER:

 Materiales apropiados al precio adecuado.

 La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.
 Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisición
de Materiales y servicios.
 Los autores consideran que el planteamiento presentado permite dar las
bases iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestión de
compras.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS:

1. Formular un plan de programación de las posibles compras a

realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada
una de las áreas de la empresa.

2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores,

estableciendo sus condiciones precios,
servicios, información general y demás informaciones necesarias.

3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en

cuanto a su operación y recurso humano necesario.

4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de

artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.

5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las
áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones
sean las requeridas, así como su calidad y presentación.

6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la

compra y recibo de la mercancía o servicio.
7
 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

8. Participación activa en la negociación con proveedores para

obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho
del producto.

9. Trabajar coordinadamente con los departamentos

de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc.

10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las
áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de
devolución.

11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del

cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y
servicios por parte del departamento de control de calidad.

DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO EN LAS COMPRAS

Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta

directiva, o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo
(gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para
proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad
y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la información
financiera y por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior

de control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma
efectiva y con responsabilidad profesional.
La palabra Control debemos considerarla como una de las más importantes
dentro del léxico administrativo del nuevo siglo XXI. La palabra Control así como
la evaluación de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso

8
necesario para que las organizaciones o departamentos marche en forma
coordinada y dinámica.
Las etapas que deberá desarrollar el Departamento de Compras para
Implementar un sistema de gestión bajo los requisitos normativos ISO y su
posterior certificación. La estructura del Manual de referencia se muestra a
continuación:

CONTROLES APLICADOS A LA GESTIÓN DE COMPRAS

Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este

control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con
claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando:

Fijar claramente los objetivos del departamento, sus

procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso
humano, documentos. Para este punto de Control es necesario que se aplique
las recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento de sus
aplicaciones ordenadas por estos entes de Control.
Existencia de manual de funciones del departamento. Este manual es
necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de cada trabajador
en la organización.
Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y política referente al área
de compras. El área de Compras debe evaluarse continuamente para así
implementar los procesos, procedimientos y gestión corrigiendo los controles
que estén operando mal o no estén operando.
Elaboración del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su
verificación de cumplimiento.
Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras. Es
necesario mantener estadísticas actualizadas de compras para tomar decisiones
sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras.
Autoridad y definición en el proceso de la compra. Con este control se trata que
los Directivos en el proceso de Compras tengan la suficiente autoridad para
solicitar descuentos, así como evaluar la calidad del producto o servicio.

9
Existencia de un comité de compras, especialmente para todas aquellas
adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones. Este control es
indispensable para así tener un comité que defina con criterios y responsabilidad
las compras necesarias en la empresa.
Existencia de políticas precisas para la contratación de transporte de mercancía,
así como de personal y empleados de la empresa.
Existencia de un seguimiento continuo por parte de directivos, al cumplimiento
de las normas éticas del personal que conforman el departamento de compras.

Exigir la consecución de pólizas de seguros para la protección de activos y

cumplimiento de contratistas. Es necesario este control de pólizas, para
garantizar así la protección de los activos de la compañía así como el
cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas.

Programar capacitación especializada del personal del departamento. Para un

efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente a los miembros
del departamento en aquellas áreas que soliciten artículos o servicios
especializados.

Información oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones

entre el presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado.

El departamento de auditoría debe rutinariamente hacer visitas a proveedores

para constatar precios, políticas, descuentos, procesos, documentos, etc. Este
control es fundamental para evitar sobreprecios en los pedidos.

El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución del

área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema
de almacenamiento y protección de los productos y materiales.

Los productos o activos fijos que se reciban en demostración deben tener un

adecuado control. Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de
la compañía, de los que nos envían para demostración los respectivos
proveedores.

10
El jefe de departamentos de compras debe participar en actividades de
asociaciones y gremios de directivos de compras. Este control es indispensable
ya que en esta forma el Jefe de Compras con sus relaciones personales, puede
obtener beneficios de los proveedores que conozca en estas reuniones o
asociaciones.

El departamento de compras debe asesorarse de personal experto, para la

adquisición de productos y equipos técnicos especializados y en el caso de estos
últimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.

El departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de

calidad, cumplimiento, presentación e imagen. Como un efectivo control es
importante que los Directivos y Jefes de Compras, estén muy atentos al
cumplimiento eficiente de este departamento para garantizar el servicio a las
demás áreas y secciones de la empresa.

Las instalaciones donde labora el personal del departamento de compras deben

ser las más cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias. Para una correcta
labor debe establecerse y controlarse, con un continuo seguimiento a la imagen
y presentación de las instalaciones del Departamento de Compras.

Debe tenerse información actualizada del sector y de artículos relacionados con

la empresa, por medio de suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos
e Información obtenida por Internet. Por medio de estas informaciones,
controlaremos los posibles avances tecnológicos o nuevos precios, proveedores
y productos de nuestro interés

Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con este

control se busca obtener los respectivos índices de gestión.

Debe existir buenas relaciones entre el personal del departamento de compras

y demás departamentos de la empresa. Así se garantiza una buena atención y
servicio del departamento.

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PERFIL DEL CARGO POR COMPETENCIAS LABORALES FUNCIONES O
RESPONSABILIDADES

I. REALIZA:

1. La planeación de las compras locales, nacionales e internacionales.

2. Estudios de precios.
3. Selección de proveedores y transportadores.
4. Negociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por la
empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio.

II. INVESTIGA:

Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.

III. ACTUALIZA:

1. Los precios de los productos en el mercado.

2. El registro de proveedores
3. El registro de cotizaciones
4. Catálogo de precios y suministros

IV. FIRMA:

1. Órdenes de compra
2. Constancia de cumplimiento de compras
3. Documentos relacionados por personal a su cargo.

V. PARTICIPA:

1. En comités administrativos
2. En comités de presupuestos
3. En comités de aprovisionamiento de materiales y compras.

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RESPONSABILIDADES IMPORTANTES DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

Planear la negociación y adquisición de las materias primas, suministros, activos

fijos y el transporte de éstos a un precio justo y benéfico para la compañía.

PERFIL DEL JEFE DE COMPRAS

1º COMO PERSONA NATURAL:

El jefe de compras es la persona con capacidad técnica y análisis suficiente para

planear, organizar, seleccionar y ejecutar la gestión de compras de una
empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad y honradez
profesional.
El trabajo puede desarrollarlo:
 Un administrador de empresas.
 Un economista
 Un especialista en administración pública
 Un ingeniero industrial
 Un contador público
 Otros profesionales con conocimientos administrativos y especialización en
compras y comercio exterior.

2º REQUISITOS DEL PROFESIONAL EN COMPRAS Y SUS HABILIDADES

La persona que efectué el trabajo de la gestión de compras, debe cumplir por lo
menos con los siguientes requisitos:
 Tener suficiente conocimientos y experiencia en la carrera administrativa.
 Tener espíritu de investigación, iniciativa y habilidad analítica.
 Tener criterio y decisión en las determinaciones tomadas.
 Poseer integridad de carácter.
 Ser prudente y claro en sus decisiones y afirmaciones.
 Poseer habilidad para comunicar.
 Tener en cuenta las normas de ética como los patrones morales esenciales
de sus actos.

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 Poseer habilidad para unas efectivas relaciones con sus
proveedores, clientes, empleados, y otros.
 Tener habilidad y criterios en las negociaciones que realice con Proveedores.
 Adaptación al cambio.
 Trabajo en equipo, para conseguir metas comunes.

3º EXPERIENCIA
 3 años en el cargo.
 4 años en cargos similares.

De la información emitida por el departamento de compras

En los últimos años el departamento de compras de las organizaciones ha tenido
una serie de avances en las diferentes tecnologías de la información, esto ha
permitido manejar sistemas de información más sofisticados y por supuesto más
integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes áreas
de información de una empresa en un solo sistema. Sin embargo, se han
establecido varios modelos de sistemas ERPs, cada uno con sus respectivas
particularidades.
Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las
diferentes empresas tengan varias opciones a seleccionar.

El Componente de la Información:

Su propósito es garantizar la base de la transparencia de la actuación del jefe

del departamento recompras, la rendición de cuentas y el cumplimiento
de obligaciones de información.

Debe contar con las siguientes características:

 Confidencialidad
 Disponibilidad
 Cumplimiento
 Confiabilidad
 Efectividad

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 Integridad
 Eficiencia

¿Qué son los ERP?

El ERP: es una aplicación de Gestión Empresarial diseñada para cubrir todas

las áreas funcionales de la empresa.

Los ERP son una forma de utilizar la información a través de la organización de

forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una
empresa como lo son: producción, compras, inventario y cadena de suministros,
abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y distribución, ventas,
servicio al cliente y relación con proveedores. Nos encontramos en una época
de intercambio con otros países, llamado globalización; en donde las compañías
tienen interacción con clientes y proveedores de todas partes del mundo. Este
tipo de soluciones ERP les permitirá mantenerse a
la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se

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desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo.
Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener
el liderazgo en sus mercados. Sin embargo, no es tan fácil que las pymes de
nuestro país implementen estas soluciones en sus unidades de negocio y
algunas de las razones son:

 Están acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la

mayoría de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan
que tecnología es simplemente tener una computadora.
 Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costos, cuando
la relación es al revés, la implementación de la tecnológica traerá consigo
la reducción de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia
y eficacia en sus productos o servicios.
 Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que
proporcionan harán que la pyme reduzca costos y aumente la calidad y el
servicio al cliente.
¿QUÉ PERMITE EL SISTEMA ERP?

Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compañías:

Control y seguridad en la gestión de compras.

 Automatizar e integrar la mayoría de los procesos de la empresa.

 Tener datos y prácticas comunes a lo largo de toda la empresa.
 Acceso a la información en tiempo real.

CÓMO FUNCIONAN LOS SISTEMAS ERP

El funcionamiento de un sistema ERP[11]se compone de un servidor el cual
"alimenta" a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que
cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las
ventanas de todos los departamentos y los directivos también tienen una
computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada
departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana de
trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones están realizando.

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Por qué es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP

Hay muchas pymes que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP
se limita únicamente a la implementación de éste. Para que un Sistema ERP sea
exitoso dentro de una pyme se debe tener una constante retroalimentación, ya
que la tecnología y el mundo de los negocios permanecen en continuo cambio,
por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones

VENTAJAS SISTEMAS ERP

Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:

 Integración de la cadena de suministro, Compras, producción y proceso

administrativo.
 Creación de una base de datos común.
 Se pueden incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.
 Reducción de costos.
 Agilización en las operaciones del Negocio.
 Mejor administración de la información.
 Incrementa la comunicación y la colaboración mundial.
 Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.
 Puede proveer una ventaja estratégica sobre los competidores.
 Seguridad y control en los elementos del almacén.

IMPORTANCIA Y CONTROL DE PROVEEDORES

SELECCION DE PROVEEDORES

El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas

u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas para poder
pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos.
Para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o
materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra
productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisión sobre la

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selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el
departamento de compras.

CARACTERISTICAS A LA HORA DE SELECCIONAR UN PROVEEDOR:

 . Productos con una calidad satisfactoria.


. Tiempo de entrega oportuno

. Precios favorables para la empresa contratante.

. Productos con garantía de devolución en caso de algún defecto.
 . Formas de pago.
 . Condiciones del proveedor.
¿COMO ENCONTRAR PROVEEDORES?

Algunas de las formas más empleadas para encontrar proveedores son:

- catálogos
- directorios telefónicos
- guías de compradores
- internet
- base de datos
- revistas de comercio

CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

Para una empresa es indispensable contar con una buena base de datos que
refleje las ventajas de cada uno de los proveedores. Es importante que en una
empresa existan mínimo 3 proveedores por cada línea de producto.

La clasificación de proveedores se realiza bajo el siguiente esquema:

1.-El proveedor que menor precio oferte, y cuente con la calidad y el servicio del
producto sean los exigidos por la compañía contratante ocupara el primer lugar
en la lista de proveedores.
2.-El proveedor que fresca 10% más sobre el precio de los productos del primer
proveedor ocupara el segundo lugar dentro de la lista.
3.-El proveedor que fresca dentro de un 15 y 20% más del precio establecido por
el primer proveedor ocupara el tercer lugar

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CONTROL DE PROVEEDORES

OBJETIVO

Garantizar el origen y la seguridad sanitaria de las materias primas, ingredientes

e insumos que llegan a la empresa

INFORMACION PARA REALIZAR EL CONTROL A PROVEEDORES

Para realizar un excelente control de proveedores es necesario conocer los

siguientes aspectos
Especificaciones estándar: se debe conocer toda la información acerca de las
propiedades y características de cada uno de los productos que se solicitan y
que son ofertados por el proveedor.
Especificaciones tipo de producto:
 Productos perecederos: se debe conocer peso calidad, tolerancia a los
demás productos, color, forma de entrega, empaque, temperatura, tiempo
de entrega.
 frutas y verduras: se debe conocer información tal como origen, tamaño,
color, estado de madurez, peso mínimo, fin de entrega, empaque, aspecto
físico y forma de entrega
 Abarrotes. Se deberá conocer el tamaño, peso, estado del empaque,
forma de entrega, temperatura, color del artículo y tiempo de entrega
 formato de control de proveedores: en este formato se deberá conocer
toda la información del proveedor y los productos que este oferta, esta
información podrá se: nombre de la empresa, dirección de la empresa,
nombre del asesor comercial, teléfonos, línea de producto ofertado, e-mail
de la empresa, calidad del producto, forma de pago y tiempo de entrega.

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¿CÓMO SE HACE PARA LLEVAR UN BUEN CONTROL DE
PROVEEDORES?

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CAPITULO III:

Conclusiones:
Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe
considerar la "información" como un activo muy importante. Es por ello que es
necesario tener sistemas de información adecuados para administrar
rápidamente y eficientemente dicha información.
La nueva empresa es una empresa en tiempo real, la cual continua e
inmediatamente se ajusta a las cambiantes condiciones de los negocios a través
de la inmediatez en la información.

Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles

como reducción de costos y otros intangibles como satisfacción de los clientes
siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala
implementación de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una
empresa. Es por ello que si una empresa desea implementar un sistema de
información que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a
administrar correctamente la misma, para que esta sirva de base o
plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios
electrónicos, y necesitan tener una fuente confiable de información, entonces es
necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras
empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los
requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones.

Un administrador del departamento de compras actual debe ampliar sus

conocimientos sobre conceptos, metodologías y estrategias para la adquisición
de bienes y servicios, basándose en las nuevas tecnologías de la información.

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Bibliografía
 CAMACHO, Salvador. (1997). Planeación de Recursos Empresariales.
 HERNANDEZ, José Antonio. (1999). SAP R/3. Ed. Mc Graw Hill, Santafé de Bogotá
(Colombia), Abril de 1998
 PUERTO, Luís Alfredo. (2000). Impacto de las soluciones de Planeación de Recursos
Empresariales (E.R.P.), Junio del 2000
 Tapscott, Don. The Digital Economía. Macgraw Hill. ISBN 9586005615.
 Quinn, James Brian. Intelligent Enterprise: A Knowlegde and Service Based
Paradigm For Industry. The Free Press. New York 2002.
 Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P. Management Information Systems. Ed.
 Alan Bryden, ISO Management Systems Magazine, ISBN 978-92-67-02017-4,
 Messner, William A. La Gerencia de Compras. Una Guía para Comprar con Éxito.
Ed. Norma, Bogotá 1996. 384 p.
 Granda Escobar Ruben Dario, Manual de Control Interno. Grupo Editorial Nueva
Legislación.

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