Ejercicios capitulo 4, libro Administración de Proyectos

4ed Clifford F Gray y Eric W Larson

Integrantes:
Alexis David Socha García
Daniel Escobar Lozano

1. Usted está a cargo de organizar un concierto para una fiesta local de caridad.
Reservó un salón donde es posible sentar a 30 parejas y contrató un grupo de jazz.

a) Desarrolle una declaración de alcance para este proyecto que contenga ejemplos de
todos los elementos. Suponga que la celebración tendrá lugar en cuatro semanas y
proporcione su mejor cálculo de las fechas de los acontecimientos importantes.

Lista de verificación del enfoque del proyecto:

Objetivo del Proyecto: Realizar un concierto de jazz para una fiesta local de caridad en
4 semanas, con capacidad de 30 personas y un presupuesto de 20 millones de pesos.

Productos a entregar:
- Fase 1: Solicitud de permiso ante la entidad competente para la realización del
concierto.
- Fase2: Reservar el lugar con la capacidad necesaria para el número de espectadores.
- Fase 3: Contratar al grupo musical de Jazz.
- Fase 4: Entrega de boletería del concierto.
- Fase 5: Apertura del concierto.

Momentos Importantes:
La fecha de inicio del proyecto del concierto de caridad iniciara el 01 de Julio del 2017.

- Fase 1: Se expedirá el permiso el 4 de Julio del 2017.

 - Fase2: El 7 de Julio del 2017 se reservara el lugar para el concierto.
- Fase 3: El 10 de Julio se contratará el grupo de Jazz.
- Fase 4: La boletería del concierto se entregará el 17 de Julio del 2017.
- Fase 5: El concierto será el 29 de Julio del 2017.

Requerimientos Técnicos:
- El lugar debe contar con una capacidad como mínimo para 60 espectadores.
- El lugar tenga un ambiente adecuado para el grupo de jazz.
- El lugar debe contar con un buen equipo de sonido.
- Se debe contar con mesas y sillas necesarias para todos los espectadores.
- Contar con un local de bebidas y alimentos.
- Debe contar con batería de baños para hombres y mujeres.

Límites y Exclusiones:
- El acceso de los espectadores debe ser con boleta en mano
- La venta de la boletería debe tener una ganancia mínima del 50% de lo invertido.
- La duración del concierto será de 4 horas, la hora de entrada será a partir de las 4:00
pm y el concierto iniciará a las 6:00 pm.
- El lugar debe estar reservado con sillas y mesas necesarios para sus espectadores,
debe contar con un local de venta de alimentos y bebidas para que sus espectadores
puedan comprar lo que ellos deseen.

Revisión del Cliente

Se hace una lista de verificación del alcance con el cliente para su respectiva revisión de los
parámetros exigidos por ellos.

b) ¿Cuáles serían las prioridades para este proyecto?

Alcance: Conseguir el lugar que cuente con las condiciones necesarias para la
realización del proyecto, sin embargo, si para la fecha no se encuentra uno con las
especificaciones, se puede escoger cualquier otra alternativa sin elevar los costos ya
presupuestados.
 Tiempo: Se debe cumplir con el tiempo establecido para la realización de concierto,
se debe tener en cuenta que cualquier cambio puede generar gastos adicionales para
el proyecto, además las fechas para los momentos importantes son de carácter
prioritario.

Costo: No sobrepasar el costo presupuestado para la realización del concierto.

2. En grupos pequeños, identifique ejemplos de la vida real que podrían adecuarse a

cada uno de los escenarios de prioridades que están a continuación:

a) Limitaciones de tiempo, mejoramiento del enfoque, aceptación de costos.

Para una actividad de un partido amistoso de futbol que está próximo a ocurrir y ya
tiene un tiempo ya establecido debido a que la boletería ya fue vendida, pero una
semana antes de realizar el partido se le ocurre a los organizadores que deben
contratar un cantante profesional, que realice los protocolos del partido, cante el
himno y realice un homenaje a las personas que se vieron afectadas en el atentado
en el CC. Andino en la ciudad de Bogotá, ya que con esto se busca dar un mensaje
de repudio a los actos terroristas, además esto incrementara los costos de dicho
partido, en ese caso se puede sobrepasar el presupuesto.

b) Aceptación de tiempo, limitaciones de alcance, aceptación de costos.

Una nueva compañía desea lanzar un producto al mercado de perfumes, pero debido
a su falta de experiencia, se retrasaron en la fecha de lanzamiento, ya que el
producto no estaba listo, por lo cual esto aumento los costos del proyecto y se
reprogramo una nueva fecha de lanzamiento del producto en 15 días.

c) Limitación de tiempo, aceptación de enfoque, mejoramiento de costos.

A un carpintero le solicitaron realizar un comedor de 4 puestos para entregar en 20

días y con un presupuesto de 1 millón de pesos, pero el carpintero encontró que los
 costos se pueden optimizar si el espesor de la mesa se disminuía en 1 cm, esto con
el fin de reducirle al cliente el costo a 800 mil pesos pero entregando el comedor en
el mismo tiempo estipulado.

3. Desarrolle una EDT para un proyecto en el que usted va a construir una bicicleta.
Intente identificar todos los componentes importantes y proporcione tres niveles
de detalle.

Bicicleta

Sistema de Sistema del

Cuadro Cableado Manillar
Rodamiento asiento

Marco Rines Frenos Puños Sillin

Tijera de
Horquilla Manzana Cambios Frenos
sillin

Pintura Neumatico Cambios

Llanta Rotor

4. Usted es el padre o la madre en una familia de cuatro (los hijos tienen 13 y 15

años) que está planeando un viaje de campamento. Elabore una matriz de
responsabilidades para el trabajo que hay que terminar antes de comenzar su
viaje.

R: Responsable, A: Apoyo / Ayuda

Responsables de las Actividades

Actividades a Realizar
Mamá Papá Hijo 13 años Hijo 15 años
Comprar alimentos para el viaje R A
Equipaje personal R R R R
Revisión del carro R
Tanquear el carro con gasolina R
Botiquín de primeros auxilios R A
Comprar carpa de campamento R A
Buscar lugar de campamento A R A A
Herramientas de viaje A R
Acomodar equipaje en el carro R R
5. Desarrolle una EDT para una representación teatral de la comunidad. Asegúrese de identificar los productos a entregar y
las unidades organizacionales (personas) responsables. ¿Cómo codificaría su sistema? Dé un ejemplo de los paquetes de
trabajo en una de sus cuentas de costos. Desarrolle una EDO adecuada que identifique quién es responsable de qué cosa.

1. Representación Teatral

1.1 Local 1.2 Invitaciones 1.3 Puesta en escena

1.1.1Buscar 1.1.2 Contratar
local 1.2.1 Lista 1.2.2 Imprimir 1.2.3 Enviar 1.3.1 Obra 1.3.2 1.3.3 1.3.4
local teatral Actores Ensayos Vestuarios
Invitados boletería boletas

1.1.1.1. 1.1.2.1 1.3.1.1 1.3.2.1 1.3.3.1 Lugar 1.3.3.2 1.3.3.3 1.3.3.4 1.3.4.1 Buscar
Investigar Seleccionar 1.1.2.2 1.2.1.1 Platino 1.2.2.1 Platino 1.2.3.1 Platino 1.3.1.2
Casting Profesores Actores Horarios Vestuarios
Pagar local Buscar Seleccionar
Locales Obra Obra 1.3.3.1.1
1.1.2.1.1 1.3.2.2 1.3.3.4.1
Permisos 1.2.1.2 VIP 1.2.2.2 VIP 1.2.3.2 VIP Buscar 1.3.4.2
Selección Lugar Elaborar Seleccionar
1.3.1.1.1 Horarios Vestuarios
1.1.2.1.2 Nuevas
Verificar
1.2.1.3 1.2.2.3 1.2.3.3 Obras 1.3.3.1.2
General General General Seleccionar 1.3.3.4.2
Instalaciones Comunicar
lugar para
1.3.1.1.2 ensayo Horarios
Obras
Existentes
 Organización Teatral

Logística Tesorería Administación

1.1.1.1 1.1.2.1.1 1.1.2.1.2 1.3.1.1 1.3.3.1 1.3.4.1 1.3.4.2 1.3.1.2 1.2.3.1 1.3.2.2 1.3.3.1.1 1.3.3.1.2 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.3.1 1.2.3.2 1.2.3.3 1.3.3.2 1.3.3.3 1.3.3.4.1 1.3.3.4.2

1.1.2.2
1. Representación Teatral
1.1 Local
1.1.1Buscar local
1.1.1.1. Investigar Locales
1.1.2 Contratar local
1.1.2.1 Seleccionar
1.1.2.1.1 Permisos
1.1.2.1.2 Verificar Instalaciones
1.1.2.2 Pagar local
1.2 Invitaciones
1.2.1 Lista Invitados
1.2.1.1 Platino
1.2.1.2 VIP
1.2.1.3 General
1.2.2 Imprimir boletería
1.2.2.1 Platino
1.2.2.2 VIP
1.2.2.3 General
1.2.3 Enviar boletas
1.2.3.1 Platino
1.2.3.2 VIP
1.2.3.3 General
1.3 Puesta en escena
1.3.1 Obra teatral
1.3.1.1 Buscar Obra
1.3.1.1.1 Nuevas Obras
1.3.1.1.2 Obras Existentes
1.3.1.2 Seleccionar Obra
1.3.2 Actores
1.3.2.1 Casting
1.3.2.2 Selección
 1.3.3 Ensayos
1.3.3.1 Lugar
1.3.3.1.1 Buscar Lugar
1.3.3.1.2 Seleccionar lugar para ensayo
1.3.3.2 Profesores
1.3.3.3 Actores
1.3.3.4 Horarios
1.3.3.4.1 Elaborar Horarios
1.3.3.4.2 Comunicar Horarios
1.3.4 Vestuarios
1.3.4.1 Buscar Vestuarios
1.3.4.2 Seleccionar Vestuarios
Cuenta de costo 1.3.2.1
1.3.2.1.1. Profesores
PDT 1.3.2.1.1.1 Investigar profesores con experiencia
PDT 1.3.2.1.1.2 Entrevista Profesores

Cuenta de costo 1.3.2.2

1.3.2.2.1. Selección profesores
PDT 1.3.2.2.1.1 Contratar Profesores

6. Utilice un ejemplo de un proyecto con el que usted esté familiarizado o que le

interese. Identifique los productos a entregar y las unidades organizacionales
(personas) responsables. ¿Cómo codificaría usted a su sistema? Dé un ejemplo de
los paquetes de tareas en una de sus cuentas de costos.

Desarrollo de un aplicativo llamado Wow Jax y su venta:

 Productos a entregar Responsables
Concepto Inversionistas
Bocetos de la aplicación Ilustradores imaginamos.com
Ilustraciones finales de los bocetos Ilustradores imaginamos.com
Programadores y diseñadores gráficos
Demo prototipo
imaginamos.com
Programadores y diseñadores gráficos
Demo versión final
imaginamos.com
Publicidad aplicativo Publicista
Personal dispuesto por los
Comercialización
inversionistas

El sistema lo codificaría de acuerdo a los responsables de los productos a entregar. (I)

Inversionistas, (II) para Ilustradores imaginamos.com, (P) para Programadores y
diseñadores gráficos imaginamos.com, (PU) para Publicista, (C) para la comercialización.

1. Wow Jax
1.2. Concepto del aplicativo
1.2.1. Documento Inversionistas
1.2.2. Gráficos Inversionistas
1.3. Bocetos de a aplicación
1.3.1. Bocetos ilustrativos
1.3.2. Bocetos de funcionamiento
1.4. Ilustraciones finales de los bocetos
1.4.1. Ilustración del fondo
1.4.2. Ilustración de funcionamiento
1.5. Demo Prototipo
1.5.1. Diseño
1.5.2. Codificación
1.5.3. Integración
1.5.4. Pruebas
 1.6. Demo versión final
1.6.1. Codificación
1.6.2. Integración
1.6.3. Pruebas
1.7. Publicidad del aplicativo
1.7.1. Papelería
1.7.2. Web
1.7.3. Eventos
1.8. Comercialización del aplicativo
1.8.1. Contrato
1.8.2. Local de ventas

Cuenta de costo 1.8.1

PDT 1.8.1.1 Contrato de abogado.
PDT 1.8.1.2 Esquema base de contrato.
PDT 1.8.1.3 Verificación
PDT 1.8.1.4 Esquema de contrato final

7. Desarrolle un plan de comunicaciones para un proyecto de seguridad en un

aeropuerto. El proyecto implica la instalación del sistema de hardware y software
que 1) rastree los ojos del pasajero, 2) registre las huellas digitales del pasajero y
3) transmita la información a una ubicación central para su evaluación.
 Que Público Método de
¿Cuándo? Proveedor
información Objetivo comunicación
Reporte de
contratación y Cuando se Correo Director del
Alta gerencia
despidos para solicite electrónico proyecto
el proyecto
Alta gerencia,
Agendas de Director del Correo Asistente de
Cada semana
reuniones proyecto e electrónico gerencia
Ingenieros
Director de
Modificación Cuando se
proyectos e Reunión Alta gerencia
de alcance solicite
Ingenieros
Correo
Seguimiento de Director de electrónico y
Cada semana Ingenieros
los avances proyecto formatos
establecidos
Reporte de
Director del
progresos en el Alta gerencia Cada 15 días Reunión
proyecto
proyecto
Reportes final
Director de
de estados de Cuando se Ingenieros y
proyecto y Alta Reunión
hardware y entreguen personal
gerencia
software
8. Vaya a una máquina buscadora de Internet (por ejemplo, Google) y mecanografíe
“plan de comunicaciones del proyecto”. Verifique tres o cuatro que tengan “.gov”
como su fuente. ¿En qué se parecen y en qué se distinguen unos de otros? ¿Cuáles
serían sus conclusiones respecto a la importancia de un plan interno de
comunicaciones?

Son similares en los criterios del sistema de información ya que todos manejan un mismo
sistema de plan de comunicaciones, pero cambian en su estructura física, es decir, algunos
son elaborados por capítulos explicando cada uno de sus conceptos, mientras que los otros
se encuentran en un formato estandarizado en tablas en Excel.

La importancia de un plan interno de comunicaciones es que se puede controlar el flujo de

información del proyecto, esto reduce la confusión y las interrupciones innecesarias a la
evolución del mismo, y puede darles a los directores de un proyecto una mejor autonomía,
ya que al informar a la alta gerencia regularmente de cómo van las cosas y que está
sucediendo pueden sentirse más cómodos y dejar que su equipo trabaje sin interferencias.
Se considera que es importante un plan interno de comunicaciones ya que se informa a
tiempo sobre cualquier cambio interno o externo que ocurre en el proyecto y pueden
reaccionar a tiempo sin que el alcance, tiempo y costo se vean severamente afectados.