LOGÍSTICA

James Wilfredo Huamán Gora

SEMANA 3 – Sesión N° 5 - 6
 IMPORTANTE
• Mantén tu celular en modo
vibrador o apagado.

• Tolerancia de ingreso 10 min

• Respeto estudiante – estudiante

• Respeto estudiante – docente

• Respeto docente - estudiante

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“La verdadera era de la información

no llegará a las empresas hasta que
éstas no estén en disposición de
conocer en tiempo real la verdadera
situación de sus cuentas”
Larry Ellison
¿QUÉ HAREMOS HOY?
Semana Nº 3
2018-03-23

SESIÓN N° 5 - 6
Subsistema de aprovisionamiento, importancia, fases y
funciones, planificación y su influencia en los costos.
Ejemplos de decisión en el área. Gestión de las compras,
fases, tipos de compras y suministros, proveedores,
negociación y realización del pedido, programación de
compras
Control de la función de compras, importancia y control de
proveedores, homologación, la calidad concertada, el
partnership. La negociación de compras, tipos, objetivos de
la negociación, normas de comunicación con proveedores.
¿QUÉ HAREMOS HOY?

Agenda

• Subsistema de aprovisionamiento,
importancia, fases y funciones, planificación
y su influencia en los costos. Ejemplos de
decisión en el área. Gestión de las compras,
fases, tipos de compras y suministros,
proveedores, negociación y realización del
pedido, programación de compras
• Control de la función de compras,
importancia y control de proveedores,
homologación, la calidad concertada, el
partnership. La negociación de compras,
tipos, objetivos de la negociación, normas
de comunicación con proveedores.
 PROPÓSITO
Logro

Al finalizar la sesión 5 y 6, el
estudiante debe Detectar y planificar
las necesidades, la compra de
materiales y la comprobación de las
mercaderías recepcionadas. Maneja
con el Registro de Proveedores los
niveles de abastecimiento adecuados..
Y, construye la estructura de la cadena
de distribución de almacenes para
atender mejor a los clientes..
 SUBSISTEMA
DE
APROVISIONAMIENTO
PARA REFLEXIONAR

COMPRAR = APROVISIONAR
DEFINICIÓN
“Es el conjunto de actividades que desarrollan
las empresas para asegurarse la disponibilidad
de los bienes y servicios externos necesarios
para cumplir con la realización de sus
actividades” (Veritas, 2012, p. 88).
DEFINICIÓN
Es el proceso responsable de poner a
disposición del proceso siguiente (ya sea el
proceso de producción en el caso de una
empresa industrial, o el proceso de distribución,
en el caso de una empresa de tipo comercial),
los materiales o productos requeridos para
cumplir con sus objetivos.
 La etapa de adquisición de
materiales previa a la etapa
productiva y de almacenaje. Es el conjunto de actividades
que desarrollan las empresas
para asegurarse la
Es una de las primeras
disponibilidad de los bienes y
etapas de la cadena
servicios externos que le son
logística.
necesarios para la realización de
sus actividades.

Definición y
función:
DEFINICIÓN
APROVISIONA-
MIENTO
GLOBALIZACIÓN E
INTERNACIONALIZACIÓN DE
LOS MERCADOS
FUNCIÓN
ESTRATÉGICA
IMPORTANCIA
• Área clave para lograr aumento de beneficios, especialmente
reducción de costos.
• Área atractiva para emprender programas de reducción de costos
utilizando la cadena de valor.
• Los ahorros en esta área tiene poder multiplicador.
• Se puede mejorar los productos y/o servicios a través de una
adecuada adquisición de materiales.
• Siempre se encuentra puntos de mejora, por ser un área poco
tecnificada.
 FASES DEL APROVISIONAMIENTO
o Conocimiento detallado de las necesidades de la empresa.
PLANIFICACIÓN
o Determinación de las condiciones para satisfacer dichas necesidades.
o Investigación de la oferta de mercado.
PREPARACIÓN o Preselección de proveedores potenciales.
o Petición de ofertas.
o Análisis y comparación de ofertas recibidas.
o Negociación con los emisores de tales ofertas.
REALIZACIÓN o Elección del proveedor.
o Realización del pedido.
o Conformación de facturas.
o Vigilancia y reclamación de entregas.
SEGUIMIENTO o Control cualitativo y cuantitativo de ofertas.
o Devolución de partidas no conformes.
o Recuperación, enajenación de embalajes, residuos.
OPERACIONES
o Gestión de stocks recibidos.
 FUNCIONES TAREAS
 Evaluación de necesidades de suministro
 Determinación de la gama de productos a adquirir
 Búsqueda, evaluación y selección de proveedores
COMPRAS  Petición, recepción y análisis de ofertas de proveedores
 Negociación y realización de las compras
 Control y la administración de las compras
 Representación de los proveedores en la propia empresa
 Previsión de las necesidades
APROVISIONAMIENTO  Establecimiento de cantidades ● Seguimiento de los pedidos
EXISTENCIAS  Tipos de stocks • Rotación de las existencias
(stocks)  Inventarios • Mantenimiento del volumen de stocks a bajo nivel
 Custodia y protección de stocks
 Ubicación y dimensionamiento
ALMACENAMIENTO  Tipos de almacenes y almacenamientos
 Tipos de movimientos y manutención
 Administración del almacén
OBJETIVOS
• Reducción de roturas de stock
• Equilibrio y reducción de existencias, incrementando la disponibilidad
• Mejora de costos de productos
• Programación
• Máxima aproximación al JIT
• Mejora en el nivel de servicio
APROVISIONAMIENTO COMO
FUENTE DE INFORMACIÓN
 INFORMACIONES QUE APORTA EL ÁREA DE APROVISIONAMIENTO
Si se entiende el precio estándar como resultado de precios
históricos de compras de materiales con una corrección de
Establecimiento del precio
actualización, se puede resaltar la importancia de esta información
estándar
para realizar presupuestos y ofertas de los productos o servicios

Posibilitan proyectar los diferentes presupuestos de compras que se

Gastos de compras por
asignan a los diversos departamentos o áreas.
departamento
Permiten la toma de decisiones de subcontratar o fabricar, al
Gastos de compras por
disponer de información de precios de compra de productos o
fabricantes
servicios necesarios para la producción.
Permite seleccionar a proveedores que posibiliten una colaboración
cada vez mayor basándose en una confianza mutua, compartiendo
Mercado de proveedores información.
La búsqueda de calidad implica la evaluación continua de los
proveedores.
PRINCIPIO DE LA PALANCA

• Una pequeña reducción en el costo de compras puede igualarse en

beneficios a un aumento por ventas muy grande.
PRINCIPIO DE LA PALANCA
Si una empresa tiene un beneficio del 5% de ventas y un gasto
de compras igual al 50% de las ventas, puede aumentar
beneficios un 100%, reduciendo el gasto de compras un 10%,
según la fórmula:

% costos compras
----------------------------- . (% reducción costo) = Incremento del beneficio
% beneficios
50 %
----------------------------- . (10 %) = 100 %
5%
CAMBIOS EN LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Pasado Tendencia actual
En general  Autoabastecimiento.  Aprovisionamiento exterior (subcontratación)

 Muchos proveedores.  Pocos proveedores.

 Selección basada en el precio.  Valoración del servicio como método de selección del
 No existe la evaluación y proveedor.
homologación de proveedores.  Evaluación y homologación de proveedores.
Actitud hacia proveedores
 Se transmite la mínima información.  Se comparte información real de forma abierta.

Actitud ante stocks  Tendencia al almacenamiento.  Tendencia a reducir stocks, asegurando disponibilidad.
 Se compran grandes cantidades.  Se compran cantidades pequeñas y aumentan las
frecuencias de las adquisiciones.
CAMBIOS EN LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Pasado Tendencia actual
Concepto de  Optimización individual.  Optimización global
optimización
Fuente de  Cercanas.  Mixtas, consecuencias de la
aprovisionamiento  Dispersas. globalización.
 Agrupadas.
Planificación  Poca.  Planificación de necesidades.
 Acciones a corto plazo.  Negociaciones a largo plazo.

Importancia del  Prima la función administrativa.  Mayores niveles de

aprovisionamiento responsabilidad.
 Consideración de las compras
como función estratégica.
CAMBIOS EN LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Pasado
Influencia del tipo de artículo  Poca.
en el aprovisionamiento
Calidad de compras  Adaptación del comprador a los
estándares del proveedor.
 Control de calidad de los productos
comprados.
Orientación estratégica  Integración vertical.
 Competencia en precios.
Comunicación  Lenta.
Innovación  En manos del clientes.
 De carácter general.
Tendencia actual
 Mucha.
 Niveles de calidad exigidos por el comprador.
 Garantías.
 Acuerdos de calidad concertada.
 Cofabricación a agrupación de stocks.
 Relaciones abiertas.
 Subcontratación.
 Especialización.
 Nivel de servicio.
 Cada vez más rápida.
 Compartida.
 Especializada.
CAMBIOS EN LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
Pasado Tendencia actual
Objetivo de  El precio.  El producto adecuado.
negociación  Tiempo y lugar de suministro.
 Precio justo.
Transporte  En mano del proveedor.  Cada vez más, en manos del comprador.

Diseño  La empresa compradora diseña  La empresa compradora diseña en

sin contar con el suministrador. colaboración con el suministrador.

Relación comprador-  Inexistencia.  Abiertas.

suministrador  Gran desconfianza.  Colaboradoras.
 Basadas en el interés común.
 Orientadas en la integración.
INFLUENCIA DEL PRODUCTO EN EL
APROVISIONAMIENTO
 Tipos de artículos
Tienen gran influencia en el beneficio y acarrean ciertos
riesgos en el suministro por lo que es importante conocer la
tendencia a largo plazo del mercado del suministro.
Decisiones a tomar
 Fabricar o comprar.
Estratégicos  Establecer relaciones de suministro y diseño a largo
plazo.
 Analizar riesgos.
 Realizar planes de contingencia

Afectan muy poco al beneficio y es conveniente asegurar

bien el suministro.
Cuello de Decisiones a tomar
botella  Coordinación de planes de producción.
 Gestión de stocks de acuerdo con los proveedores.
 Coordinación de acciones conjuntas.
 Tipos de artículos
Tienen alto influjo en beneficios bajo riesgos de suministro.
Decisiones a tomar
 Estudio de mercado de proveedores.
Básicos  Selección de proveedores.
 Establecimiento del tamaño de lote.
 Fijación de estrategia de negociación y contratos de
suministro.
Poco riesgo y baja influencia en costes.
Estrategia de estandarización
No críticos  Procesos de gestión.
 Procesos de control.
GESTIÓN
DE
COMPRAS
 Purchasing
“Purchansing is the acquisition of the raw materials,
parts, components, supplies, and finished products
required to produce goods and services. The goal
of purchasing is to make sure that the company has
all the materials it needs, when it neds, and the lowest
possible cost.”
LOGÍSTICA, HERRAMIENTA
COMPETITIVA
LA IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS
DENTRO DE LA COMPETITIVIDAD

“Quien compra bien

vende bien”
LAS COMPRAS

ESLABÓN CLAVE DENTRO DEL MUNDO DE LA

LOGÍSTICA E INSUMO PARA LA COMPETITIVIDAD
Decisiones “HACER O COMPRAR”: ventajas de cada alternativa
Criterio Posibles ventajas
“HACER”
Costos •Reducción de costos de distribución
•Posibles economías de escala
•Eliminación de márgenes de intermediarios
innecesarios
•Oportunidades de financiamiento
Posibles ventajas
“COMPRAR”
•Reducción de costos de almacenamiento
(especialmente cuando se compra “Justo-a-
tiempo”)
•Por mayores cantidades el proveedor puede
llegar a precios de producción más bajos que
pueden llevar a precios bajos de compra
(especialmente cuando estandariza los
productos)

Calidad •La “fabricación en casa” puede garantizar •Por mayores cantidades el proveedor puede
una mejor calidad. emplear máquinas muy buenas para producir
mejor calidad a bajo costo

Consecuencias •Los residuos y subproductos pueden ser •Si la imagen de calidad del proveedor es
vendidos rentablemente si su calidad es buena, esto puede ser un argumento de compra
para las ventas adecuada. para el producto final.

Riesgos y •Los proveedores de materias primas e •Una adecuada amplitud de oferentes, puede
insumos condicionan la elaboración de eliminar riesgos y conducir a adecuados
dependencias nuestros productos. RIESGO procesos de selección.

Necesidades de •Es necesario invertir en Activos Fijos •Menos inversiones necesarias en maquinaria.
(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO
capital
DECISIÓN DE HACER O COMPRAR
Factor: Método:
• Costo de • Evaluar el costo de oportunidad
oportunidad. • Presentar especificación precisa
• Capacidad e • Analizar capacidad existente
Idoneidad propias. • Calcular el costo de compra
• Analizar ofertas de proveedores
• Costo diferencial.
• Calcular el comportamiento de los
• Disponibilidad de
costos
proveedores.
• Ponderar la capacidad propia y de
• Impacto general. proveedor y costos diferenciales
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE COMPRAS

1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.

2. INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:
 SEGURIDAD.
 PROVECHO ECONOMICO.
3. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS, INUTILIZACIONES
4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y SERVICIO
5. MANTENER NIVELES DE CALIDAD
6. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA
ETAPAS BÁSICAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS
Inicio Recepción e
inspección de
Determinación de
los artículos
precios y términos
Reconocimiento
de Liquidación de la
una necesidad factura y pago
Preparación y
al proveedor
asignación de la
Descripción de
Orden de Compra
la necesidad Mantenimiento
de registros
Determinación y Seguimiento y/o
análisis Fuentes expedición de la
de Abastecimiento Orden de Compra Fin
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
1. Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas está determinado

por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa),
ya sea de bienes o servicios.

Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las

políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programación de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
2. Formalización de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos

formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.

Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,

en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.

En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes

cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
REQUISICIÓN DE COMPRA
La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el
cliente interno identifica y define las características y
especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del
proceso y/o el producto
REQUISICIÓN DE COMPRA

Requisición de compra Fecha elaboración:___________ N°_______

Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:_________

Cantidad requerida Unidad Descripción y especificaciones

Fecha requerida:_________
Notifíquese en caso de problema a________________________________
Instrucciones especiales de envío:_________________________________
Elaboró:________________________Aprobó________________________
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA

3. Análisis de Proveedores

Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se

refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
4. Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los

requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.

Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con

el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la

factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho

El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos

preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.

Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la

calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
 COMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRA

• Precio • Devolución
• Cantidades • Calificación y certificación de
• Número de orden de compra proveedores
• Fechas de entrega • Facturación
• Sitio o lugar de entrega • Códigos EAN
• Empaque • Número de entregas
• Términos comerciales • Reclamos
• Pago • Firmas Responsables
• Garantía de inspección
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
7. Gestión Logística

El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el

éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.

La empresas pueden optar por la creación de un área interna que

asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
 ETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRA
8. Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y

comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.

Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,

contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las
políticas de las empresas.
 LA CURVA O DIAGRAMA DE PARETO

La curva de Pareto, nos ayuda a establecer una

jerarquía natural de los productos y servicios a
contratar y comprar, de modo de gestionar de
mejor manera la distribución del tiempo.
Las tres zonas corresponden a tres tipos de compras, cuyos objetivos son
muydiferentes. Las compras de la zona A se refieren a productos de carácter
estratégico, es decir, aquellos que contribuyen a la empresa los mayores
compromisos en términos monetarios.
La zona B constituye un interesante desafio para el
comprador, ya que las otras funciones de la empresa
ejercen en él, generalmente una acción muy limitada

Si el comprador no ha establecido con antelación un

plan de compra podría dedicar inútilmente más de la
mitad de su tiempo a las compras de la zona C, que
de hecho no representa más que el 5% de la cifra
total de las compras.
CONTROL DE LA
FUNCIÓN DE
COMPRAS
IMPORTANCIA DE LOS PROVEEDORES

Si queremos materiales de calidad

debemos seleccionar adecuadamente a
los proveedores

Cuanto menos son los proveedores se

asegura mayor calidad, menor costo del
producto y mayor competitividad
 CONTROL DE PROVEEDORES
Proceso de
Alianza de
negociación con
colaboración
proveedores

1) Sinergia
2) Ahorro de costos
Simplificación de 3) Mejora de la calidad
las operaciones 4) Flujos de
de información fluidos
5) Disminución de
abastecimiento devoluciones y
roturas de stocks
 RELACIÓN CON PROVEEDORES

Relación sustentada en los siguientes principios:

1) Respeto mutuo
2) Compromiso
3) Actitud abierta
4) Confianza
5) Beneficio mutuo
ÍNDICES DE CONTROL DE COMPRAS
• Índice de compras
Significación de las compras respecto a las ventas en términos porcentuales.
• Índice de coste del departamento de compras.
Significado del coste del departamento de compras (coste de gestión) en relación al
valor de las compras.
• Coste de un pedido de compras.
Se determinará por el cociente entre el coste del departamento de compras y el
número de pedidos emitidos.
• Índice de concentración de compras.
Revela el importe medio de compra por pedido.
• Índice de carga de trabajo.
Cantidad media de compras por empleado. Se determina por el cociente entre el
valor de las compras y el número de empleados del departamento de compras.
• Índice de concentración de proveedores.
Recoge el número medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.
Se obtiene dividiendo el número de pedidos entre el número de proveedores.
(García Fernández, Nazario. 2002)
• Cifra de negocios por proveedor.
Indica el volumen de compras por proveedor.
Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el número de
proveedores.
• Índice de rotación de stocks de materias primas.
Indica el número de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de
materias primas (materiales) comprados. Se determina dividiendo el valor
de las compras anuales entre el stock medio anual.
• Índice de rechazos.
Relación entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras,
expresado en términos porcentuales. Se obtiene dividiendo el Valor de las
Devoluciones entre el valor de las Compras y multiplicado por 100. (García
Fernández, Nazario. 2002)
• Índice de financiación de las compras por proveedores.
Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores.
Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las
compras y multiplicado por 100.
• Días de crédito por parte de los proveedores.
Si el período de análisis es el año, se puede determinar por la relación
entre el valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales
y multiplicado por los 360 días del año.
• Rentabilidad de las compras.
Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las
compras, dividido entre el coste anual del departamento de compras y
multiplicado por 100. (García Fernández, Nazario. 2002)
 HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Es la validación de las actividades, capacidades y recursos de una empresa
(proveedor) de acuerdo a criterios pre-establecidos (por el cliente),
ejecutada por un ente independiente a fin de determinar su idoneidad para
abastecer bienes y servicios. Algunos lo llaman revisión, auditoria,
inspección, etc., lo cierto es que se verifica con cierto detalle las fortalezas
que pueda tener el proveedor y el grado de riesgo del Cliente para tenerlo
como aliado en sus actividades logísticas.
Los aspectos de actividad, situación financiera, gestión de calidad,
seguridad y salud, medio ambiente, logística y comercial son revisados y
calificados.
HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

La homologación es un proceso de análisis e investigación

que evalúa cinco aspectos importantes de la empresa:
• Situación financiera
• Capacidad operativa
• Gestión de calidad
• Gestión comercial
• Seguridad, salud y medio ambiente.
 CALIDAD CONCERTADA
Calidad concertada es una expresión utilizada para referirse a
una relación contractual entre cliente y proveedor que incluye
una serie de compromisos de calidad que el proveedor asume
como garantía. Estos compromisos pueden hacer referencia a
criterios de aceptación de lotes de entrega o a penalizaciones
por la falta de calidad, entre otros
LA RELACIÓN DE PARTNERSHIP

El partnership son los acuerdos de colaboración creados entre

el suministrador y el comprador de manera que se produzca un
compromiso de intercambio de información, riesgos y
recompensas durante un determinado periodo de tiempo.