Código: BS-PR-002

CONTRATACIÓN Versión: 11

PROCESO: •ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVO DEL PROCESO: •Adquirir los bienes y servicios que requiera la Financiera para su funcionamiento.

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO 2. ALCANCE

Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades, politicas o condiciones,
controles, decisiones y formatos que se deben diligenciar para
contratar los bienes y servicios que requiera la Financiera de Desarrollo Territorial. S.A.
FINDETER y los convenios y contratos interadministrativos a celebrar en desarrollo de la función
de asistencia técnica.
Este procedimiento debe iniciar con la identificación de la necesidad del bien o servicio requerido
y debe finalizar con su liquidación en caso de que se requiera o con la imposibilidad de
seleccionar. Para los contratos y convenios interadministrativos inicia con la identificación de la
necesidad y finaliza con su liquidación.

3. DEFINICIONES 4. NORMATIVIDAD APLICABLE

Para facilitar la comprensión del presente procedimiento, se establece el significado de los Para propósitos de este procedimiento, se debe consultar la siguiente normatividad:
siguientes términos y definiciones: • LEY 57 DE 1989
• Contratista/Proveedor:Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que participa de manera • DECRETO 4167 DE 2011
independiente o bajo las figuras de alianza estratégica permitidas por la ley, para presentar una • LEY 734/02
Oferta Comercial o suscribir un contrato con FINDETER con el fin de suministrar un bien o un • LEY 1150 DE 2007
servicio o ejecutar una obra. • LEY 1474 DE 2011
• Dependencia Interesada :Es el área interna a la que por razón de sus necesidades le compete • CODIGO CIVIL COLOMBIANO
liderar el procedimiento de contratación. • CODIGO DE COMERCIO DE COLOMBIA
• Etapa Precontractual :Es la etapa preparatoria de la actividad contractual, que se da en iguales • DECRETO LEY 019 DE 2012
condiciones sin que importe la cuantía del contrato o de la Oferta Comercial, ni el proceso de • RESOLUCION 052 DE 2009
selección del contratista que se vaya a realizar. Inicia con la necesidad de la Dependencia, • RESOLUCION 188 DE 2009
plasmada en el “Estudio de necesidad” para todos los procesos. Esta etapa concluye con la • LEY 80 DE 1993
selección del contratista o proveedor o con la imposibilidad de seleccionar. • CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA (ART 209 Y 269)
• Etapa Contractual :Inicia con la suscripción del contrato o la Aceptación de la Oferta Comercial
y finaliza con la terminación del plazo de ejecución del mismo(a).
• Etapa Post Contractual :Inicia con el vencimiento del plazo del contrato u Oferta Comercial, y
termina con su liquidación, cuando se requiera.
• Grupo de Contratación - GIC :Grupo especializado en el tema contractual, responsable de
llevar a cabo de manera integral la totalidad de las contrataciones de tipo Administrativo requeridas
por la entidad en sus diferentes modalidades, previa justificación o Estudio de Necesidad de la
Dependencia interesada. El Grupo podrá contar con el apoyo de trabajadores de otras
Dependencias a fin de estructurar adecuadamente cada proceso contractual cuando así lo estime
conveniente, o así lo determine el Secretario General o el Ordenador del Gasto, a fin de estructurar
adecuadamente cada proceso contractual.
• Grupo Evaluador :Grupo designado por el Representante Legal, su delegado o por la Secretaria
General, cuando a ello hubiere lugar y cuya designación constará en el “ Estudio de Necesidad”.
Será el responsable de evaluar las propuestas recibidas y recomendar la propuesta más conveniente,
de acuerdo con los criterios definidos en los requerimientos mínimos. Estará conformado por un
número impar de miembros de acuerdo a la especificidad de las condiciones que se deseen evaluar,
y entre los cuales siempre estará un miembro del Grupo de Contratación.
• Ordenador del Gasto :Es el Representante Legal de la Entidad (Presidente) o el trabajador que
por delegación de éste o por expresa disposición de los Estatutos, está facultado para proferir todos
los actos inherentes al proceso de selección del contratista o proveedor y para contratar en nombre
de la Entidad.
• Oferente ó Proponente:Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que de manera
independiente o bajo las figuras de alianza estratégica permitidas por la ley, participa con su
propuesta u oferta, en un proceso de adquisición de bienes y servicios o ejecución de obra
cualquiera sea la modalidad de proceso que se adelante.
• Riesgos:Representa la probabilidad de ocurrencia de un evento que puede entorpecer el normal
desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.

5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
5.1. GENERALIDADES

Según lo dispuesto en el Decreto 4167 de 2011 y el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, la actividad contractual de la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. -FINDETER, se rige por las disposiciones
legales y reglamentarias aplicables al desarrollo de sus actividades conforme al derecho privado, por lo tanto se exceptúa de la aplicación del Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública, sin perjuicio del cumplimiento de los principios de la Función Administrativa y Gestión Fiscal, señalados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y del acatamiento del Régimen
de Inhabilidades e Incompatibilidades establecido en los artículos 8º de la Ley 80 de 1993 y 18 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 1º y 4º de la Ley 1474 de 2011.

Los colaboradores de la Entidad tendrán en cuenta que con los procesos de contratación se busca el cumplimiento de los fines de La Entidad y particularmente satisfacer su obligación legal y estatutaria
de promocionar el desarrollo regional y urbano, mediante la financiación y asesoría en lo referente al diseño, ejecución y administración de proyectos o programas; así como la ejecución de aquellas
actividades que por disposición legal le sean asignadas o las que el Gobierno Nacional le atribuya.

Corresponderá al Presidente de la Entidad ordenar y dirigir la realización de los procesos de selección y realizar los actos inherentes a la actividad contractual. No obstante podrá delegar dicha
competencia en el nivel directivo que ostente la Representación Legal.

Sin perjuicio del señalamiento de las políticas y las clasificaciones del impacto de la contratación, en todos los procesos contractuales se deberán cumplir con los requisitos y procedimientos señalados
según la cuantía, el tipo de servicio o bien que se pretende adquirir, o según las calidades del futuro contratista o proveedor.

El proceso contractual comprende las siguientes etapas: etapa precontractual, etapa contractual y etapa post contractual.

En cualquier tipo de Proceso de Contratación, el Grupo Interno de Contratación cuando recibe el Estudio de Necesidad y considera conveniente aclarar o ajustar la misma, puede hacerle observaciones
al mismo y darle un día hábil al Jefe de la Dependencia para que se pronuncie respecto a los cambios o ajustes formulados, si no se recibe respuesta del Jefe de la Dependencia el Grupo Interno de
Contratación procederá a dar trámite al proceso.

En cualquier estado del proceso de contratación y hasta antes de la selección, la Entidad podrá sanear el proceso, previa motivación de la dependencia solicitante o del Grupo Interno de Contratación o
del Grupo Evaluador, la Administración podrá ordenar el cumplimiento de los requisitos que se hubieren omitido, para lo cual podrá, entre otros, ampliar los plazos o reiniciar el proceso.

Cuando por razones de conveniencia para la entidad no sea procedente continuar con el proceso de contratación, este podrá suspenderse o darse por terminado en cualquier etapa, cuando aparezcan
circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado o de fuerza mayor, orden de autoridad, acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión.
La decisión de suspensión o cancelación será informada a los interesados y/o proponentes. .

5.2 EXCEPCIONES
No se entenderán sujetas a este Procedimiento la ordenación del gasto, las operaciones financieras, tales como: operaciones de derivados, créditos y empréstitos, inversiones financieras, títulos valores,
contratos interbancarios, contratos de leasing en cualquiera de sus modalidades, contratos celebrados con la Banca Multilateral y los contratos que se celebren en desarrollo de las operaciones
autorizadas a la Financieras y sus conexos.

Los contratos derivados de los contratos celebrados con la Banca Multilateral se regirán por las normas establecidas por el organismo multilateral que aportará los recursos para su ejecución.

5.2.1. MODALIDADES DE PAGO NO INCLUIDAS DENTRO DEL PROCEDIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN

La Entidad efectuará pagos mediante las modalidades de Autorización de Ordenación de Gasto y Órdenes de Pago, figuras en las que no se está efectuando ninguna selección, ni existe acuerdo de
voluntades.

Autorización de Ordenación de Gasto: figura que se emplea para los eventos en que la Entidad deba realizar pagos que tengan carácter obligatorio o impositivo, tales como cancelación de impuestos,
valorizaciones, gastos notariales, registro y beneficencia, seguro obligatorio de vehículos, pagos de cuotas de administración, servicios públicos, revisiones técnico-mecánicas, pagos de honorarios en
Tribunales de Arbitramento, gastos judiciales, etc.; los pagos anteriores serán tramitados por la Dependencia o área que requiera realizar dicho pago
Órdenes de Pago:figura que se emplea para reconocer contribuciones ordenadas por la Ley a otras entidades tales como la Bolsa de Valores de Colombia, Autorregulador del Mercado de Valores de
Colombia AMV, Superintendencia Financiera de Colombia, Contraloría, entre otras; por tanto se cancelarán como Órdenes de Pago, los pagos anteriores serán tramitados por la Dependencia o área que
requiera realizar dicho pago

5.3. PRINCIPIOS

El presente procedimiento de contratación corresponde a un Régimen de Derecho Privado, acorde con el desarrollo y cumplimiento de los postulados que rigen la Función Administrativa y la Gestión
Fiscal señalados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, así como aquellos consagrados en el Código de Ética y Buen Gobierno definidos de la siguiente forma:

Principio de Economía: Los procesos de contratación se deben adelantar de tal forma que la Entidad pueda seleccionar la propuesta que mejor convenga a sus intereses y ejecutar el respectivo contrato
u oferta comercial, con la mejor inversión de sus recursos. Con este principio, se exige que sólo se realicen las etapas y procedimientos estrictamente indispensables para la selección objetiva del
contratista ó proveedor, e igualmente que la actividad que se desarrolle en la ejecución de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, se realice optimizando costos y evitando actuaciones
dilatorias.
Principio de Eficacia: Las disposiciones que regulan la actividad contractual de la Entidad, deberán ser interpretadas de la manera que más favorezca la consecución de los fines perseguidos, por lo
tanto en virtud de este principio se impide la interposición de trámites y/o cargas diferentes de los establecidos en la norma, dándole importancia a los requisitos de fondo y no de forma.
Principio de Eficiencia: Este principio tiene un significado económico, que implica la adecuada relación de costos que contienen los medios que se van a emplear para la realización de los objetivos
perseguidos y la calidad de los resultados obtenidos.
Principio de Igualdad: La Entidad buscará que todas las personas que se encuentren en la misma situación, reciban el mismo tratamiento.
Principio de Imparcialidad: En los procesos de contratación las ofertas deben seleccionarse teniendo en cuenta única y exclusivamente los criterios de selección objetiva, lo cual implica que las reglas
que van a ser aplicadas como base para tomar las decisiones sean generales, impersonales, conocidas por todos y aplicables a todos los participantes de manera igual.
Principio de Moralidad: Todas las actuaciones de la Entidad se desarrollarán teniendo en cuenta los intereses de la misma y el principio de la buena fe.
Principio de Publicidad: La Entidad dará a conocer aspectos relevantes a los terceros u oferentes interesados de los diferentes procesos, lo cual constituye a su vez una garantía de transparencia.
Principio de Responsabilidad: La Entidad busca que quienes intervienen en la actividad contractual, cumplan a cabalidad con las obligaciones a su cargo, a efectos de evitar incumplimientos, retardos
o moras que afecten la actividad contractual y deriven en responsabilidades Fiscales, Administrativas, Penales y Disciplinarias.
Principio de Transparencia: A través de él, la Entidad busca garantizar la moralidad en la contratación, así como la imparcialidad en la selección del contratista ó proveedor, al exigir que el proceso se
realice a través de unos requerimientos precisos, claros, completos y objetivos. Este principio enlaza los principios de igualdad, publicidad y libre competencia, que sirven de base a la selección del
contratista ó proveedor, integrando en sus procesos todas aquellas prácticas que generen previsibilidad para que los posibles oferentes puedan evaluar los costos y riesgos en los que incurren al momento
de participar en un proceso de contratación, generando así la más amplia competencia posible.
Principio del Equilibrio Económico del Contrato: Se debe asegurar y mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o contratar.

5.4. CONFLICTO DE INTERESES

Se configura este hecho, cuando un colaborador de la Entidad tenga un interés particular y directo en la regulación, gestión, control, estudio, evaluación o decisión de un determinado proceso
contractual, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios
de hecho o de derecho.
En tal circunstancia, dicho colaborador así deberá manifestarlo ante la Secretaría General, quien procederá por escrito a relevarlo o no de sus funciones. En todo caso, la Secretaria General, los demás
Representantes Legales Suplentes y el respectivo superior jerárquico, conservarán la facultad oficiosa para separar transitoriamente del cumplimiento de determinadas funciones a las personas en
relación con las cuales adviertan la configuración de algún conflicto de intereses.

En todo caso, mientras se resuelve sobre la existencia de un posible conflicto de interés, la Secretaria General dispondrá de manera inmediata sobre la persona que sustituirá en funciones al colaborador
investigado para que éste continúe con todo el trámite contractual subsiguiente ya sea que lo haga hasta la etapa final del proceso o hasta cuando se declare que el colaborador competente inicial puede
retomar sus funciones contractuales y finalice todo el procedimiento.

5.5. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

La Entidad no podrá celebrar contratos, ni aceptar Ofertas Comerciales con las personas que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar, previstas en los
artículos 8º de la Ley 80 de 1993, 18 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 1º y 4º de la Ley 1474 de 2011.

Son inhábiles para participar en las convocatorias privadas o invitaciones a ofertar, así como para celebrar contratos de cualquier índole u Ofertas Comerciales con FINDETER, los siguientes:

z Quienes se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes.

z Quienes participaron en las convocatorias privadas o invitaciones a ofertar, o celebraron contratos estando inhabilitados.
z Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.
Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.
z Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.
z Los colaboradores.
z Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya
presentado propuesta en un mismo proceso de contratación. Las sociedades distintas de las anónimas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo
grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta.
z Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria. Las
inhabilidades a que se refieren los literales c), d) e i) del artículo 8° de la Ley 80 de 1993, se extenderán por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto que
declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto que dispuso la destitución; las previstas en los literales b) y e) del artículo 8 de la Ley 80 de 1993, se extenderán por un
término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en alguno de los procesos, o de la de celebración del contrato, o de la de expiración del plazo
para su firma.

Tampoco podrán participar en los procesos, ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:

z Quienes fueron miembros de la Junta Directiva o colaboradores que hayan ejercido cargos en el nivel directivo de la entidad contratante y se extiende por el término de dos (2) años, término
contado a partir de la fecha del retiro. Y las personas que se encuentren dentro del primer grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil del ex directivo de FINDETER durante el
período de su inhabilidad.
z Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los colaboradores del nivel directivo, asesor, ejecutivo o con
los miembros de la junta directiva, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante.
z El cónyuge, compañero o compañera permanente del colaborador en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta directiva, o de quien ejerza funciones de control interno
o de control fiscal.
z Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el trabador en los
niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta directiva, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o
civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo, excepto cuando por disposición legal o estatutaria el colaborador en los niveles referidos debe
desempeñar en ellas cargos de dirección o manejo.
z Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad sólo se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté
 adscrita o vinculada.
z Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la Administración Pública cuya pena sea privativa de la libertad o que afecten el
patrimonio del Estado o quienes hayan sido condenados por delitos relacionados con la pertenencia, promoción o financiación de grupos ilegales, delitos de lesa humanidad, narcotráfico en
Colombia o en el exterior, o soborno transnacional, con excepción de delitos culposos. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades en las que sean socias tales personas, a sus matrices y a sus
subordinadas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas. y se extenderá por un término de veinte (20) años.
z Cuando luego de hecha la revisión por parte de FINDETER, un particular aparezca en el reporte de consulta Listas Restrictivas.
z Las previstas en el Código de Ética y Buen Gobierno de FINDETER.

Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista o proveedor, éste cederá el contrato o la aceptación de Oferta Comercial según se trate, previa autorización escrita de la entidad, si
ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente que participa en un proceso de selección cualquiera sea su modalidad, se
entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección. En ningún caso podrá haber cesión del contrato o de la Aceptación de Oferta Comercial entre quienes integran la alianza estratégica.

En todas las solicitudes de cotización o de invitación a participar en un proceso de selección, se advertirá a los participantes que deberán manifestar la existencia de cualquier hecho que configure o
pueda configurar alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad descritas en el presente procedimiento de contratación, o cualquier tipo de situación que le impida contratar con FINDETER;
en caso que el proponente no hiciere manifestación expresa, la Entidad entenderá que tal manifestación es hecha bajo la gravedad del juramento con la simple presentación de la cotización o de la oferta.

5.6. RESPONSABILIDADES DE LAS DEPENDENCIAS INTERESADAS

a. Realizar una debida planeación de las necesidades de adquisición de bienes y servicios de cada Dependencia.
b. Elaborar el Plan de Compras para su posterior consolidación por parte del Grupo Interno de Contratación.
c. Elaborar el Estudio de Necesidad para todos los procesos de contratación, en el cual se defina claramente la necesidad, presupuesto estimado y las obligaciones especiales que consideren se
deben incluir dentro del contrato o la Aceptación de Oferta Comercial; además se deberá incluir y/o adjuntar el sondeo de mercado, criterios de selección y la certificación de presupuesto
(cuando a ello hubiere lugar). Para los procesos de contratación directa el área debe adjuntar los formatos de Beneficiario de Pago e Información Bancaria. Realizar la recomendación al
Representante Legal sobre la selección del proveedor o contratista, lo cual se llevará a cabo mediante la suscripción del Informe de Evaluación de las Propuestas y/o cotizaciones.
d. La participación del colaborador de la dependencia interesada designado por la Secretaría General para el Grupo Evaluador termina con la elaboración de la minuta del contrato o aceptación de
oferta comercial.
e. Los Jefes de las diferentes dependencias de la Entidad, son los responsables de programar la contratación de sus respectivas áreas, buscando agilizar los trámites, a fin de evitar demoras o mala
planeación.
Respetar y cumplir el presente procedimiento de contratación.
f. El colaborador de la Vicepresidencia Financiera y/o Vicepresidencia de Crédito y Riesgo designado para hacer parte del grupo interdisciplinario en cada proceso de contratación deberá liderar y
definir los aspectos financieros desde el inicio hasta la culminación del proceso contractual, cuando corresponda.

5.7. TIPOS DE CONTRATACIÓN

Para los efectos del presente Procedimiento el proceso contractual se divide en seis (6) modalidades, tres (3) en razón de la cuantía y tres (3) en razón a las personas:

1. Procesos determinados por la cuantía:

{ Convocatoria Privada (Más de $350.000.001.00)
{ Invitación a Ofertar (de $35.000.001.00 a $350.000.000.00)
{ Contratación Directa por la Cuantía (de 0 a $35.000.000.00)

2. Procesos determinados por la calidad del contratista o proveedor

{ Contratación Directa
{ Selección Consultorías
{ Compras Almacenes Grandes Superficies

5.7.1. CRITERIOS PARA DEFINIR EL TIPO DE CONTRATACIÓN:

5.7.1.1. En razón a la cuantía:

Si como resultado del sondeo de mercado, se evidencia que el promedio del valor del bien o el servicio a contratar es igual o inferior a $350.000.000.00, la contratación se deberá realizar por la
modalidad de invitación a ofertar. Si por el contrario supera el valor de los $350.000.000.00, la contratación se deberá realizar a través de Convocatoria Privada. Las cotizaciones recibidas hasta este
momento, servirán como fundamento para establecer el presupuesto estimado.

Si como resultado de la evaluación de la única cotización recibida en el proceso de invitación a ofertar se evidencia que la misma se ajusta a las necesidades de FINDETER pero que ésta supera el valor
de los $350.000.000, la contratación se deberá realizar a través de Convocatoria Privada y la cotización recibida servirá como fundamento para establecer el presupuesto oficial.

De manera excepcional algunas contrataciones cuyo valor sea inferior a $350.000.000.00 se podrán formalizar a través de contrato, cuando a juicio del Grupo Interno de Contratación, la especificidad o
el tipo de bien y/o servicio así lo requiera y quede definido en el contrato.

Cuando el valor de la contratación no supere la suma de $35.000.000, será necesario que la Dependencia interesada realice el Sondeo de Mercado con al menos dos (2) cotizaciones, entre las cuales se
hará la escogencia a fin de suscribir la Aceptación de Oferta Comercial sin necesidad de iniciar un proceso de Invitación a Ofertar. La conformidad con el proveedor seleccionado la hará el Directivo
que ostente la Represetación Legal.

En aquellos procesos en los que no puedan establecerse valores o precios específicos de productos o bienes, la Dependencia al momento de elaborar el Estudio de Necesidad para la Contratación, deberá
hacer mención de tal circunstancia, pero podrá buscar referentes especiales para determinar la cuantía de la contratación, como por ejemplo utilizar como base el presupuesto colaborador en contratar el
mismo servicio en años anteriores ajustado según el IPC, o indicarse que es el único presupuesto con el que cuenta la entidad para obtener ese servicio y por lo tanto se adjudica hasta ese valor y por el
tiempo o cantidad de bienes o servicios que se puedan adquirir con el presupuesto disponible.

5.7.1.2. En razón a la calidad del contratista o proveedor:

Se refiere a aquellos procesos donde resulta preponderante la determinación de las calidades especiales que tiene el proveedor o contratista o por las circunstancias especiales existentes al momento de
contratar sin importar la cuantía.

En el evento de tratarse de una contratación directa, la selección de consultorías o compras en grandes superficies, la dependencia indicará con claridad el objeto a contratar que determina la selección
del tipo de contratación.

5.7.1.2.1 Contratación Directa.

Es aquella modalidad de selección de contratistas donde FINDETER conserva la potestad de escoger libremente a la persona natural o jurídica que ejecutará el objeto del contrato, sin la necesidad de
realizar un proceso de selección objetiva o de solicitar varias ofertas. Contrato que se publica en la página WEB. Procede la Contratación Directa en razón a la calidad del contratista o proveedor las
siguientes circunstancias :

a. Para contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, cuya naturaleza es eminentemente intelectual Es necesario que dichas actividades no puedan realizarse con
personal de planta o requieran conocimientos especializados y cuyo objeto se basa en desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.
b. Los Servicios Profesionales están relacionados con la función de la formación académica y/o experiencia del contratista.
c. Los Servicios de Apoyo a la Gestión, hacen referencia a aquellas actividades operativas, logísticas o asistenciales, vinculados a la realización de las tareas o funciones propias de la Entidad. No
se podrán contratar directamente los servicios de la gestión administrativa de la Entidad como los servicios de aseo, cafetería, vigilancia, temporales, tiquetes, etc.
d. Desarrollo de actividades científicas o tecnológicas. Encaminadas a la investigación científica y desarrollo tecnológico desarrollo de nuevos productos y procesos, creación y apoyo a centros
científicos y tecnológicos. Asesoría en ciencia y tecnología. Proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma.
 e. Transferencia tecnológica que comprende la negociación, apropiación, desagregación, asimilación, adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras.
f. Trabajos artísticos que comprenden la protección de la propiedad intelectual y derechos de autor.
g. Cuando el objeto a contratar constituya una actividad complementaria de otra previamente desarrollada, es decir que ya existe un fase previa realizada por un proveedor y de ella se desprende la
necesidad de ejecutar una segunda fase, independientemente del tipo de bien o servicio que se pretenda adquirir
h. Cuando FINDETER lleve a cabo o participe en actividades tales como: Ferias, eventos gremiales, exposiciones, talleres y foros, siempre y cuando se cuente con la autorización del Presidente, o
en su ausencia (tales como vacaciones, comisiones fuera del País, incapacidades, entre otras) del Directivo que ostente la Representación Legal.
i. Cuando colaboradores de FINDETER participen en cursos, seminarios y capacitaciones, siempre y cuando se cuente con la autorización del Secretario General y en su ausencia, de quien ostente
la Representación Legal. Para el efecto únicamente se requerirá diligenciar el formato GH-FO-03.
j. Cuando se trate de la realización de reuniones ordinarias y/o extraordinarias de Junta Directiva y/o Asamblea General como gastos de viaje y desplazamiento (alojamiento, transporte,
manutención, etc.), y realización de eventos y los que aprueben la Asamblea General de Accionistas y/o la Junta Directiva.
k. La participación publicitaria en eventos y en medios masivos de comunicación;
l. Cuando FINDETER requiera contratar las pólizas de seguros que cubran los potenciales riesgos por los que se pueda ver afectada la Entidad, colaboradores y/o terceros.
m. Por razones de conveniencia o confidencialidad relacionadas con la seguridad y continuidad de la actividad de la Financiera.
n. Cuando realizado un trámite de selección objetiva consagrado en el procedimiento, no resulte escogida ninguna propuesta.
o. Cuando se trate de convenios o contratos interadministrativos.
p. Cuando se trate de arrendamiento o adquisición de un inmueble para su uso.
q. Cuando la Entidad pretenda dar en arriendo a un tercero un inmueble de su propiedad.
r. Cuando la Entidad pretenda vender un bien inmueble que no se requiera para la prestación del servicio, deberá darse de baja previamente, conforme al procedimiento de activos fijos. El
representante legal deberá autorizar dicha venta, la cual se puede realizar directamente bajo los siguientes lineamientos:
{ La venta de los bienes inmuebles se publicara por medios electrónicos y en la página web de la entidad. Así mismo, su venta se publicará por medios impresos tales como periódicos de
alta circulación del lugar en donde se encuentra ubicado el bien para la venta.
{ La venta del bien se podrá llevar a cabo por intermedio de una inmobiliaria reconocida en el lugar donde se encuentre ubicado el inmueble.
{ Los gastos de publicación referidos en el literal a, serán pagados de la caja menor de la entidad.
{ Sobre el bien inmueble sujeto a venta, se realizarán (2) avalúos comerciales por peritos que cuenten con registro nacional de avaluadores. Estos (2) avalúos se promediaran entre sí, y el
resultado de dicha operación será el valor con el cual se venderá el bien. Se aclara que dentro de este valor de venta, se entienden incluidos los valores por comisión de los intermediarios.
Estos valores por comisión corresponden al 3% cuando es un bien ubicado en zona urbana y 5 % cuando es un bien ubicado en zona rural.
{ El bien inmueble objeto de venta se ofrecerá por un término de 6 meses con el precio promediado de los dos avalúos. Si pasados estos 6 meses el bien inmueble no se ha vendido, se
disminuirá un 5% del valor inicial del bien y se ofrecerá en estas condiciones durante 4 meses. Si pasados estos 4 meses no se ha vendido el bien, se hará una disminución de otro 5% del
valor del bien por 4 meses más. Si pasados estos 4 meses no se ha vendido el bien, se hará una disminución de otro 5% del valor del bien por otros 4 meses, por última vez. En todo caso
las rebajas al valor inicial del bien, no podrán ser superiores al 15% del valor inicial del bien. Si pasados 2 años posteriores a ésta última disminución del valor del bien, este no se ha
vendido, entonces la entidad podrá venderlo por subasta o continuar ofreciéndolo a su elección.

s. Cuando se trate de una situación de urgencia, emergencia o calamidad en los cuales:

{ La continuidad del servicio exija el suministro de bienes o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro
{ Cuando se presenten situaciones inesperadas que puedan afectar el normal funcionamiento de la operación de FINDETER, como daños o accidentes que ameriten reparaciones inmediatas.
{ Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con los estados de excepción previstos en la Constitución Política.
{ Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas.
{ En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección establecidos en este Procedimiento.

En los casos anteriormente enunciados, corresponderá al Representante Legal de la Entidad, determinar si se presenta una de las situaciones anteriormente descritas, de la cual dejará
constancia escrita y autorizará contratar inmediatamente sin que se requiera para ello, la solicitud de varias ofertas o cotizaciones.
t. Cuando se trate de proveedor único, es decir en el caso que el contrato o la aceptación de oferta comercial sólo pueda celebrarse con una persona determinada (proveedor único), el precio del bien
o servicio se encuentra regulado, de lo cual deberá dejarse constancia en el Estudio de Necesidad. En este evento el contrato o la aceptación de oferta comercial podrá prorrogarse indefinidamente
a juicio de la Entidad y durante el tiempo en el cual persista la condición de proveedor único, para lo cual se deberá dejar constancia expresa de tal hecho, para lo cual se suscribirá una nota
aclaratoria
u. Para efectos de la enajenación de los bienes muebles e inmuebles recibidos en Dación en Pago, ésta se realizará de conformidad con el Manual de Bienes Recibidos En Dación En Pago y las
normas sobre lavado de activos de FINDETER.

5.7.1.2.2 Selección de Consultorías

Se refieren a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tienen por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de cualquier tipo. Son
estudios que se contratan de manera externa dado su grado de especificidad y a que la labor encomendada puede desarrollarse desde diferentes metodologías o puntos de vista técnicos.

5.7.1.2.3 Compras en Grandes Superficies

Opera para compras de bienes que pueden ser adquiridos en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio y acorde a los
nuevos postulados del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).

5.8. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN DE AS DIFERENTES MODALIDADES DE CONTRATACIÓN:

5.8.1. CONDICIONES ESPECIFICAS CONVOCATORIA PRIVADA

a. La Dependencia interesada en el bien o servicio debe contar con el respaldo presupuestal necesario y verificar con la Administradora del Plan de Compras que los bienes o servicios a adquirir se
encuentren incluidos dentro de éste. En caso de no estar incluido se deberá solicitar la correspondiente adición o modificación.
b. Cuando la dependencia constate que efectivamente la necesidad se encuentra incluida en el plan de compras dejará constancia expresa en el Estudio de Necesidad de la información que allí se
solicite. Ningún colaborador podrá realizar un Estudio de Necesidad sin que previamente se haya surtido tal verificación.
c. La Dependencia interesada elaborará el Estudio de Necesidad para la Convocatoria Privada en el cual se definen claramente las necesidades y debe contar con el visto bueno del Presidente o el
Presidente Suplente. Este documento deberá incluir por lo menos:
{ El sondeo de mercado en el que conste que se han solicitado mínimo tres (3) cotizaciones, si luego de hacerse tres (3) o más solicitudes de cotización y durante el período otorgado para
ello, no se logra el número mínimo requerido, podrá de todas formas procederse a determinar el presupuesto estimado. La dependencia que elabora el presupuesto estimado deberá tener en
cuenta que ése valor no sólo resulta del análisis de las condiciones y precios del mercado sino que además se debe indicar las variables que se utilizaron para calcular el presupuesto y el de
posibles costos asociados al mismo (tasas, impuestos etc.).
{ Los criterios de selección,
{ Las obligaciones que se deben incluir dentro del contrato
{ El rubro presupuestal producto y las dimensiones de la contratación a realizar.

d. El Presidente o el directivo que ostente la representación legal de FINDETER, suscribe el acta de apertura de la convocatoria privada.
e. En el acta de apertura de la convocatoria privada se establecerá el grupo interdisciplinario de los colaboradores que apoyarán al Grupo Interno de Contratación, en la elaboración de los
requerimientos mínimos y en la evaluación de las propuestas;
f. El Grupo interdisciplinario elaborará los Requerimientos Mínimos que deberán contener las condiciones para la adquisición del bien o servicio, una vez recibidas las observaciones de los posibles
oferentes, el grupo procederá a estudiarlas y a dar respuesta. Si es del caso elaborará una Aclaración a los Requerimientos Mínimos y publicará todas las actuaciones que se surtan en la página
web.
g. Al Cierre de la Convocatoria deberán asistir como mínimo: Un (1) colaborador de la Oficina de Control Interno de Gestión, el Jefe de la Dirección Jurídica o su delegado, un (1) colaborador de la
Dependencia Interesada, un (1) colaborador del Grupo Interno de Contratación.
h. El Grupo Evaluador, se encarga del estudio y análisis de las diferentes propuestas presentadas, solicita aclaraciones a los oferentes si es del caso, si se solicita acreditar experiencia se verifica
aleatoriamente mediante confirmación telefónica o solicitando que adjunten copia de los contratos. En su informe deberá dejar constancia de la consulta en el reporte de listas restrictivas a través
de la Vicepresidencia de Crédito y Riesgo y elabora el acta de evaluación y el Acta de selección o Imposibilidad de Selección y publica todas las actuaciones en la página Web. Si luego de
establecido que la propuesta que más se ajusta a las necesidades de la entidad supera la cuantía inicialmente establecida, ésta deberá rechazarse por no ajustarse al presupuesto oficial y en
consecuencia se procederá a seleccionar a una de aquellas ofertas que si cumplen con éste requisito.
i. El Grupo Evaluador realiza un informe final de evaluación en el que presenta su recomendación al Representante Legal y que no es obligante para éste último.
j. En el caso de la selección de la Revisoría Fiscal, en el acta de la Asamblea de Accionistas donde se seleccione al Revisor Fiscal se deberá dejar constancia de la decisión. La Asamblea de
Accionistas podrá apartarse de la recomendación presentada, en tal evento se dejará constancia motivada de ello en el acta de la Asamblea de Accionistas.
k. El Representante legal ó el directivo que ostente la representación legal de FINDETER suscribe el Acta de Selección ó de Imposibilidad de Selección, y el Grupo Interno de Contratación la
publica en la página web, elabora el contrato, para firma del Representante legal, se legaliza de conformidad con lo establecido en el mismo y se publica en la página WEB.
 l. Una vez, se encuentre debidamente legalizado el contrato, el Grupo Interno de Contratación remitirá una copia del contrato, las pólizas, el certificado de disponibilidad presupuestal y el registro
presupuestal a la Dependencia Interesada, para que se asigne el supervisor y se suscriba el acta de inicio, si es del caso, y comenzar la ejecución del contrato.
m. Cuando el contrato para ejecutar la revisoría fiscal se celebre con una persona jurídica, dentro de la cláusula de obligaciones del contratista se incluirá la de rotar a las personas naturales que al
interior adelantan dicha función con por lo menos una periodicidad de cinco años. Igualmente, se establecerá que la persona que ha sido rotada solamente pueda retomar la auditoría de la misma
compañía luego de un periodo de 2 años.
n. Si se declarare la imposibilidad de selección, se podrá contratar directamente el bien o servicio y todos los documentos del proceso servirán como soporte para la nueva invitación. En este evento
bastará solamente un sondeo de mercado, en el cual el jefe de la Dependencia interesada presentará dos cotizaciones e informará cuál de ellas satisface más los intereses de la Entidad. Dicha
selección deberá contar con el visto bueno del Secretario General de FINDETER, aunque no podrá suscribirse contrato con quienes en el proceso de selección no cumplieron con los requisitos
objeto de evaluación o verificación.

5.8.2. CONDICIONES ESPECIFICAS INVITACIÓN A OFERTAR

a. La Dependencia Interesada en el bien o servicio debe verificar con la Administradora del Plan de Compras que los bienes o servicios a adquirir se encuentren incluidos dentro de éste. En caso de
no estar incluido se deberá solicitar la correspondiente adición o modificación.
b. Cuando la dependencia constate que efectivamente la necesidad se encuentra incluida en el plan de compras dejará constancia expresa en el Estudio de Necesidad de la información que allí se
solicite. Ningún colaborador podrá realizar un Estudio de Necesidad sin que previamente se haya surtido tal verificación.
c. La Dependencia interesada elaborará el Estudio de Necesidad para la Invitación a ofertar en el cual se definen claramente las necesidades y deberá contar con el visto bueno de uno de los
Directivos que ostente la representación legal. Este documento deberá incluir:
{ El sondeo de mercado en el que conste que se han solicitado mínimo tres (3) cotizaciones, si luego de hacerse tres (3) o más solicitudes de cotización y durante el período otorgado para
ello, no se logra el número mínimo requerido, podrá de todas formas procederse a determinar el presupuesto estimado. La dependencia que elabora el presupuesto estimado deberá tener
en cuenta que ése valor no sólo resulta del análisis de las condiciones y precios del mercado sino que además se debe indicar las variables que se utilizaron para calcular el presupuesto y
el de posibles costos asociados al mismo (tasas, impuestos etc.).
{ Los criterios de selección.
{ Las obligaciones que resulten relevantes para incluir en la aceptación de la oferta comercial.
{ El rubro presupuestal producto y las dimensiones financieras de la contratación a realizar.

d. El Grupo Interno de Contratación publicará los criterios de escogencia del contratista o proveedor en la página web por un término de tres (3) días hábiles a partir de su fijación o por un término
mayor según el bien o servicio a contratar.
e. Los requerimientos mínimos deberán contener las condiciones requeridas para la adquisición del bien o servicio y los riesgos a ser amparados en todos los eventos en que la cuantía supere los 10
SMMLV, o en aquellos eventos en que la cuantía sea inferior, cuando el Grupo Interno de Contratación lo estime conveniente.
f. Al vencimiento del plazo de publicación en la página WEB, el Grupo Interno de Contratación en compañía de la Dependencia que elaboró el Estudio de Necesidad, analizarán y evaluarán las
cotizaciones presentadas de conformidad con los criterios señalados para la escogencia del proveedor. Si se solicita acreditar experiencia se verificará aleatoriamente mediante confirmación
telefónica o solicitando que adjunten copia de los contratos.
g. Si luego de establecido que la propuesta que más se ajusta a las necesidades de la entidad supera la cuantía inicialmente establecida, ésta deberá rechazarse por no ajustarse al presupuesto
estimado y en consecuencia se procederá a seleccionar a una de aquellas ofertas que si cumplen con éste requisito.
h. Una vez seleccionado el proveedor el Grupo Interno de Contratación, solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal y a la Vicepresidencia de Crédito y Riesgos el reporte de consulta
Listas Restrictivas, así mismo proyectará la aceptación de oferta comercial para la firma del Representante Legal, previa consulta del certificado de responsabilidad fiscal de la Contraloría
General de la República.
i. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal.
j. El Grupo Interno de Contratación elabora la aceptación de Oferta Comercial para firma de uno de los Directivos que ostente la Representación Legal y una vez legalizada con el registro
presupuestal y la póliza aprobada por la Dirección Jurídica - Grupo Interno de Conratación, mediante correo electrónico informará a la dependencia interesada a fin de que esta delegue el
supervisor y si es del caso se suscriba acta de inicio.
k. Si se declara la imposibilidad de selección, se podrá contratar directamente el bien o servicio y todos los documentos del proceso servirán como soporte para la nueva invitación. En este evento
bastará solamente un sondeo de mercado, en el cual el jefe de la Dependencia interesada presentará dos cotizaciones e informará cuál de ellas satisface más los intereses de la Entidad. Dicha
selección deberá contar con el visto bueno del Secretario General de FINDETER, aunque no se podrá contratar a quienes en el proceso de selección no cumplieron con los requisitos objeto de
evaluación o verificación.

5.8.3. CONDICIONES ESPECÍFICAS CONTRATACIÓN DIRECTA POR LA CUANTÍA.

a. La Dependencia Interesada debe contar con el respaldo presupuestal necesario y verificar con la Administradora del Plan de Compras que el bien o servicio a adquirir se encuentra incluido
dentro de éste. En caso de no estar incluidos se deberá solicitar la correspondiente adición o modificación.
b. La Dependencia Interesada elaborará el Estudio de Necesidad para la Contratación Directa, en la cual se definen claramente la necesidad, valor a contratar no mayor a $35.000.000.00, y las
obligaciones especiales que consideren se deben incluir dentro de la Aceptación de Oferta comercial a suscribirse (si se considera conveniente). Anexa un sondeo de mercado con mínimo dos
cotizaciones indicando cuál considera se ajusta más a las necesidades de la entidad.
c. El Grupo Interno de Contratación elabora la aceptación de oferta comercial para firma del Directivo Representante Legal, adjuntando los documentos necesarios descritos en la lista de chequeo,
así como los formatos a que haya lugar. Una vez legalizado y con el correspondiente registro presupuestal, mediante correo electrónico se informará a la dependencia que requirió el bien o
servicio y si es del caso se suscriba acta de inicio de actividades.

5.8.4. CONDICIONES ESPECIFICAS DE LA SELECCIÓN DE CONSULTORÍAS

a. La Dependencia Interesada en el servicio debe contar con el respaldo presupuestal necesario y verificar con la Administradora del Plan de Compras que los servicios a adquirir se encuentren
incluidos dentro de éste. En caso de no estar incluidos se deberá solicitar la correspondiente adición o modificación.
b. Cuando la dependencia constate que efectivamente la necesidad se encuentra incluida en el plan de compras dejará constancia expresa en el Estudio de Necesidad de la información que allí se
solicite. Ningún colaborador podrá realizar un Estudio de Necesidad sin que previamente se haya surtido tal verificación.
c. La Dependencia interesada elaborará el Estudio de Necesidad para la Selección de Consultorías en el cual se definen claramente las necesidades y debe contar con el visto bueno de uno de los
Directivos que ostente la representación legal. Este documento deberá incluir:
{ El sondeo de mercado en el que conste que se han solicitado mínimo tres (3) cotizaciones, si luego de hacerse tres (3) o más solicitudes de cotización y durante el período otorgado para
ello, no se logra el número mínimo requerido, podrá de todas formas procederse a determinar el presupuesto estimado. La dependencia que elabora el presupuesto estimado deberá tener
en cuenta que ése valor no sólo resulta del análisis de las condiciones y precios del mercado sino que además se debe indicar las variables que se utilizaron para calcular el presupuesto y
el de posibles costos asociados al mismo (tasas, impuestos etc.).
{ Los criterios de selección (se podrán tener en cuenta elementos tales como experiencia de la firma o de la persona natural, precio, talento humano ofrecido, acompañamiento, entre otros).
{ Las obligaciones que se deben incluir dentro del contrato.

d. El Presidente o el directivo que ostente la representación legal de FINDETER suscribe la comunicación de invitación a un mínimo de tres (3) consultores a participar en el proceso de selección
de consultoría.
e. En la comunicación de invitación a participar se señalará el grupo interdisciplinario de los colaboradores que apoyarán al Grupo Interno de Contratación, en la elaboración de los requerimientos
mínimos y en la evaluación de las propuestas.
f. El Grupo Evaluador, se encarga del estudio y análisis de las diferentes propuestas presentadas, solicita aclaraciones a los oferentes si es del caso, si se solicita acreditar experiencia se verifica
aleatoriamente mediante confirmación telefónica o solicitando que adjunten copia de los contratos. En su informe deberá dejar constancia de la consulta en el reporte consulta listas restricitivas y
elabora el Acta de selección o Imposibilidad de Selección.
g. El Representante legal ó el directivo que ostente la representación legal de FINDETER suscribe el Acta de Selección ó de Imposibilidad de Selección.
h. El Grupo Interno de Contratación elabora el contrato, para firma del Directivo que ostente la representación legal, legaliza el contrato, y publica el contrato en la página Web.
i. La Dependencia Interesada, debe asignar al supervisor y suscribir el acta de inicio de actividades, si es del caso, y comenzar la ejecución del contrato. Una vez, reciba copia del contrato
debidamente legalizado, las pólizas y el registro presupuestal por parte del Grupo Interno de Contratación.
j. Si se declarare la imposibilidad de selección, la contratación podrá hacerse en forma directa aunque no podrá suscribirse contrato con quienes en el proceso de selección no cumplieron con los
requisitos objeto de evaluación o verificación y todos los documentos del proceso servirán como soporte para la contratación directa.

5.8.5. CONDICIONES ESPECÍFICAS CONTRATACIÓN DIRECTA.

a. La Dependencia Interesada debe contar con el respaldo presupuestal necesario y verificar con la Administradora del Plan de Compras que el servicio a adquirir se encuentra incluido dentro de
éste. En caso de no estar incluidos se deberá solicitar la correspondiente adición o modificación.
 b. La Dependencia Interesada elaborará el Estudio de Necesidad para la Contratación Directa con el visto bueno de uno de los Directivos que ostente la representación legal, en la cual se definen
claramente la necesidad, presupuesto estimado, y las obligaciones especiales que consideren se deben incluir dentro del contrato a suscribirse.
c. Para la contratación de las pólizas de seguros, el estudio de necesidad se realizará por la Dependencia interesada en conjunto con el corredor de seguros. En el estudio de necesidad, el corredor de
seguros debe dejar constancia de la negociación que realice con las diferentes aseguradoras, si es del caso, lo cual constituye el soporte de la selección.
d. Bajo esta forma de contratación no será necesario la suscripción de un contrato con formalidades plenas, sino que bastará la aceptación de una oferta comercial cuando la cuantía del mismo no
supere los $350.000.000.00, oferta que deberá indicar las condiciones necesarias para precisar el objeto del mismo, y los derechos y obligaciones de las partes.
e. El Grupo Interno de Contratación elabora el Contrato para firma del Representante Legal, adjuntando los demás requisitos necesarios , según el caso, diligencia formatos a que haya lugar, y una
vez legalizado y con el correspondiente registro presupuestal, mediante correo electrónico informará a la dependencia donde prestará sus servicios la persona natural o jurídica a fin de que esta
delegue el Supervisor y si es del caso se suscriba acta de inicio.

5.8.6. CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA COMPRA GRANDES SUPERFICIES.

a. Cuando el valor del bien supere los 8 SMLMV, la dependencia interesada es la responsable de determinar la cotización más conveniente para adquirir el bien. Si el valor no supera los 8 SMLMV
lo podrá adquirir con una sola cotización.
b. El criterio de selección de la compra a través de Grandes Superficies será la cotización que sea más favorable en términos económicos para la Entidad.
c. Las áreas de Contabilidad y Presupuesto y de Servicios Administrativos e infraestructura podrán definir diferentes formas de pago bajo este mecanismo que propendan por la agilidad del mismo.
d. Esta modalidad de contratación estará a cargo de la Jefatura de Servicios Administrativos e Infraestructura o la que haga sus veces.

5.8.6.1 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

a. Para la Prestación de Servicios FINDETER, podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la
idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trata.
b. La idoneidad se demuestra con fotocopia de los títulos profesionales o formación académica
c. La experiencia se acredita con las certificaciones de las entidades en donde ha laborado o prestado sus servicios.
d. Cuando se pacte remuneración para pago de servicios profesionales con personas naturales, encaminados a la prestación de servicios en forma continua para atender asuntos propios de la
Entidad, el valor mensual no puede ser superior a la remuneración total mensual establecida para el Nominador, para efectos del presente procedimiento se entiende prestación de servicios
continuos aquellos contratos cuyo plazo es igual o superior a un año.

5.8.6.2 IMPOSIBILIDAD DE SELECCIÓN AL CONTRATISTA O PROVEEDOR.

Habrá imposibilidad de seleccionar al contratista o proveedor en los siguientes casos:

a. Cuando surtido el proceso de contratación por Convocatoria Privada, no se presenten propuestas o cotizaciones o se declara la imposibilidad de selección.
b. Cuando surtido el proceso de Invitación a Ofertar no se presenten propuestas o cotizaciones o se declara la imposibilidad de selección.
c. Cuando surtido el proceso de selección de consultorías no se presenten propuestas o se declara la imposibilidad de selección.
d. Cuando surtido cualquier de estos procesos de Selección no se presenten propuestas o cotizaciones y se declara la imposibilidad de selección por incumplimiento de los oferentes, no podrá
suscribirse contrato con quienes en el proceso de selección no cumplieron con los requisitos objeto de evaluación o verificación y todos los documentos del proceso servirán como soporte para la
contratación directa.

5.9 COMPETENCIA PARA SUSCRIBIR ACEPTACIÓN DE OFERTA COMERCIAL O CONTRATOS

a. Son instancias competentes para suscribir contratos o aceptación de oferta comercial donde FINDETER actúe en calidad de contratante o contratista, las siguientes:

{ La Presidencia sin límite de cuantía

{ La Secretaría General hasta $650.000.000.00 en procesos de cualquier tipo.
{ Las Vicepresidencias Financiera, Comercial, Técnica y de Operaciones hasta $400.000.000.00 para la adquisición de bienes y servicios de las actividades propias de su área y/o de los
demás requerimientos de la Entidad.

b. En caso de falta o ausencia temporal del Presidente, actuará como Presidente Suplente con las mismas facultades de éste, el Secretario General y en su ausencia, ejercerá dicha suplencia el
Vicepresidente Financiero o el Vicepresidente Comercial.
c. Para la suscripción de contratos mayores a 3.800 SMMLV se requerirá autorización previa de la Junta Directiva

5.10. RESPONSABILIDAD DEL GRUPO INTERNO DE CONTRATACIÓN:

a. Administrar, coordinar y controlar el Plan de Compras.

b. Coordinar con las dependencias usuarias e interesadas, las labores necesarias para llevar a cabo los procesos de contratación requeridos por las mismas, de acuerdo con las necesidades técnicas y
factores de evaluación.
c. Llevar a cabo todas las contrataciones de tipo administrativo requeridas por la Entidad, en todas sus modalidades.
d. Elaborar y enviar a la Contraloría General de la República los informes requeridos por éste órgano de control, respecto de las contrataciones llevadas a cabo por la Entidad, independientemente
de la modalidad empleada.
e. Preparar los informes requeridos tanto por las Entidades Públicas como por la Administración de FINDETER, respecto del procedimiento de contratación, diferente a los que por ley se deben
entregar.
f. Dar cumplimiento a la parte procedimental y legal respecto de la totalidad de las contrataciones de tipo administrativo requeridas por la Entidad.
g. Respetar los requerimientos contemplados en el procedimiento de contratación de la entidad.
h. Para los procesos de Invitación a Ofertar, y contratación Directa, definir el nivel de impacto de las contrataciones que realice la Entidad y, llevar a cabo el análisis del factor económico de las
propuestas, así como la legalización de aceptación de ofertas comerciales y/o contratos que se celebren.
i. Comunicar a la Dependencia interesada, una vez legalizada la aceptación de oferta comercial y/o el contrato la fecha de la misma para que se inicie su ejecución.

5.11. CLÁUSULAS CONTRACTUALES

De acuerdo con la naturaleza de los contratos que celebre la Entidad en cuantía superior de $350.000.000.00, se incluirán como mínimo las siguientes cláusulas y estipulaciones acordes con el
objeto a contratar, y que sean necesarias para regular las relaciones contractuales de acuerdo con el derecho civil y comercial, y con lo dispuesto en el presente Procedimiento:
{ Las que determine el objeto de las obligaciones de la Entidad y el contratista, que fijan el modo, tiempo y lugar de cumplimiento del contrato, así como su valor y forma de pago.
{ Las que determinan la penalidad por incumplimiento.
{ Las de garantías, según se determine por el objeto de la contratación y de conformidad con lo establecido en el título de garantías del presente procedimiento.
{ Las de terminación del contrato.
{ La declaratoria del contratista de no encontrarse en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución y en la Ley.
{ La que establece la supervisión, según sea el caso y las obligaciones de los mismos.
{ La que regula la liquidación bilateral del contrato, estableciendo el plazo para realizarla.
{ La que regula la cesión del contrato, en todo caso previamente autorizada por FINDETER.
{ La que regula la autonomía administrativa, técnica y financiera del ejecutor.
{ La de confidencialidad o reserva, así como los Derechos de autor, si es del caso.
{ La de cumplimiento de las normas y políticas ambientales.
{ La que regula la indemnidad por la responsabilidad de obligaciones laborales por los dependientes del contratista.
{ Las modificaciones del contrato que se realizarán por mutuo acuerdo y previo al vencimiento del contrato.
Las que determinan los requisitos necesarios para que el contrato pueda iniciar su ejecución.
{ Las que regulan las etapas de empalme o entrega de contratista a contratista, o de FINDETER al contratista, si es del caso.
{ Las cláusulas que regulen los planes de contingencia para los contratos de arrendamiento de bienes.
 { Los mecanismos para la solución de controversias surgidas con motivo del contrato.
{ Las establecidas en la Circular 052 de 2007, de la Superintendencia Financiera, que serán incluidas dentro de los requerimientos mínimos, únicamente para la contratación bajo la
modalidad de outsourcing o tercerización, en los eventos de Tecnología (software y hardware).

a. Para los eventos de aceptación de oferta comercial se condicionará tal aceptación al cumplimiento de aquellas obligaciones que por la naturaleza de la compra o servicio se requiera, o a criterio
de la dependencia interesada, y se seleccionarán e incluirán de las anteriores cláusulas, aquellas que le sean aplicables.
b. Para la elaboración, suscripción y legalización de la Aceptación de Oferta Comercial, el contratista seleccionado deberá aportar los documentos requeridos en un plazo no superior a tres (3) días
hábiles, de lo contrario se procederá a contratar con el segundo mejor calificado.

5.12. ADICIONES EN VALOR Y PLAZO, OTROSIES Y NOTAS ACLARATORIAS

a. Los contratos y las aceptaciones de oferta comercial que celebre la Entidad, podrán adicionarse hasta el cien por ciento (100%) de su valor inicial previa justificación de la dependencia
solicitante y visto bueno del directivo que ostente la representación legal.
b. Los contratos de seguros vigentes se podrán adicionar o renovar sin límite de plazo ni cuantía y podrán incorporar nuevos bienes y amparos, siempre y cuando así se recomiende por
conveniencia económica de la Entidad, dada la naturaleza y manejo de estos contratos por antigüedad de las pólizas.
c. Al vencimiento de los seguros o pólizas, se deberá efectuar un estudio de mercado, el cual deberá ser incluido en el estudio de Necesidad, para evaluar la necesidad de dicha adición.
d. La adición en plazo no tiene límite, siempre y cuando existan recursos que amparen la referida adición.
e. Toda adición en plazo y/o valor deberá constar por escrito, mediante formato de Justificación del Adicional enviada al Grupo Interno de Contratación, sustentado por la Dependencia que requiere
su ampliación.
f. La adición o prórroga de un contrato deberá ser firmado por las partes contratantes antes de su vencimiento.
g. La adición o prórroga de la aceptación de oferta comercial, deberá ser suscrita el Directivo que ostente la Representación legal de FINDETER, antes de su vencimiento.
h. La adición o prórroga de la oferta comercial, deberá ser suscrita por el Representante legal de FINDETER o su delegado, antes del vencimiento de la misma.
i. Todas las adiciones en valor de una aceptación de oferta comercial y contratos deberán contar con los recursos presupuestales que amparen dicha adición y el contratista o proveedor deberá
ampliar las garantías respectivas y demás requisitos de legalización, si es del caso.

En los casos en que se requiera adicionar el objeto de un contrato u aceptación de oferta comercial, así como en los casos de ampliación o modificación de las obligaciones contractuales, procederá la
suscripción de un otrosí al contrato o aceptación de oferta comercial. Para los eventos que se requiera realizar ajustes de forma, corrección por errores de digitación o reemplazo de certificados de
disponibilidad presupuestal a un contrato o aceptación de oferta comercial se podrá realizar una nota aclaratoria suscrita por el Director Jurídico.

5.13. CONTROVERSIAS:

Con el fin de solucionar las controversias que se susciten con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del contrato o aceptación de oferta comercial, la Entidad podrá pactar en los mismos, que
se acudirá a los mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como la conciliación, el arreglo directo, la transacción, entre otros. Sin perjuicio de lo anterior, en relación con los mecanismos
alternativos de solución de conflictos se deberá aplicar las directrices que a este respecto emita la Presidencia de la República.

5.14. LIQUIDACIÓN:

Los contratos, cuya ejecución se prolongue en el tiempo, y los demás que lo requieran de manera especial deberán ser liquidados de común acuerdo por las partes, dentro del término previsto en el
contrato u aceptación de oferta comercial.

El proyecto de liquidación bilateral precisará las sumas que haya recibido el contratista, el cumplimiento de las obligaciones y sumas a cargo de las partes. Para efectos de la liquidación se exigirá al
contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías del contrato .

Las actas de liquidación bilateral deben ser suscritas por el contratista o proveedor, por el Directivo que ostente la representante legal (Secreterio General o Vicepresidentes), el Jefe de la Dependencia
solicitante y el supervisor designado o delegado.

En el contrato deberá pactarse que en el evento en que el contratista no comparezca a la reunión que se fije para efectos de determinar su liquidación, la Entidad remitirá por correo certificado el
proyecto de liquidación a la dirección que haya indicado el contratista. Si éste se manifiesta expresamente aceptando los términos de la liquidación propuesta, se firmará el acta de liquidación de común
acuerdo.

En el evento que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga FINDETER, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, se procederá a la liquidación del
contrato sin la participación del contratista dentro de los dos (2) meses siguientes al agotamiento del plazo para liquidarlo de común acuerdo, sin perjuicio del derecho de cada una de las partes de acudir
al juez del contrato para la protección de sus intereses. En la liquidación se realizará un cruce de cuentas y se consignarán las prestaciones pendientes a cargo de las partes y en general todos los aspectos
jurídicos, técnicos, económicos inherentes a la ejecución de la aceptación de oferta o contrato, de tal suerte que las partes puedan declararse a paz y salvo, sin perjuicio de las salvedades a que haya
lugar.

5.15. GARANTÍAS

a. Los riesgos deben ser amparados en todos los eventos en que la cuantía supere los 10 SMMLV, o en aquellos eventos en que la cuantía sea inferior, cuando el Grupo Interno de Contratación lo
estime conveniente.
b. Cuando se trate de contratos o aceptación de ofertas comerciales en las cuales FINDETER se adhiera a las condiciones especiales impuestas por el contratista, y cuyo servicio no es exclusivo
para la Entidad, se podrá obviar la constitución de garantías,
c. El contratista deberá mantener vigentes las garantías por el plazo del contrato o aceptación de oferta comercial, si es del caso, y el término de la liquidación.
d. El contratista deberá adicionar su valor, ampliar su vigencia o ajustar las condiciones de la garantía, cuando se incremente su valor o se aumente el plazo de las mismas, o se adicione el objeto o
incluyan nuevas obligaciones y reponerlas cuando sean afectadas por siniestros.
e. No será necesario pactar garantías en los contratos de donación a favor de ésta, en los convenios o contratos interadministrativos, en los contratos de arrendamiento, cuando la Entidad sea la
arrendataria de inmueble, en Aceptaciones de Oferta Comercial inferiores a 10 SMMLV, o en contratos o aceptaciones de oferta comercial para la participación de FINDETER en eventos o
publicaciones en medios masivos de comunicación, salvo que la Dirección Jurídica – Grupo Interno de Contratación así lo determine o se trate de impacto alto.
f. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros, autorizadas para funcionar en Colombia o garantías bancarias. En casos excepcionales, el Grupo Interno de Contratación
de la Dirección Jurídica podrá aceptar, en lugar de pólizas o garantías bancarias, la constitución de otros mecanismos de cobertura de riesgo autorizados por la Ley. Los documentos antes
señalados deberán ser aprobados por la Entidad a través de la Dirección Jurídica- Grupo Interno de Contratación - GIC.

5.16. PRECONTRACTUALES

Garantía de Seriedad: En los requerimientos mínimos, la Entidad solicitará una garantía de seriedad expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia y cuya póliza matriz
haya sido aprobada debidamente por la Superintendencia Financiera de Colombia, por un valor igual al diez por ciento (10%) del monto de la propuesta o del valor del presupuesto oficial de la
convocatoria y su vigencia se extenderá hasta la expedición de la garantía que ampara los riesgos propios del contrato, es decir, en principio su vigencia será por el término de dos (2) meses contados a
partir de la fecha de cierre de la misma, y si es del caso se deberá prorrogar.

5.17. CONTRACTUALES

En los contratos y en las ofertas comerciales que lo requieran , deberán pactarse, por lo menos, las siguientes garantías:

a. Cumplimiento: Por un monto no inferior al veinte por ciento (20%) del valor del contrato o aceptación de la oferta. Dicha garantía deberá constituirse antes de la iniciación de ejecución del
contrato o de la aceptación de la oferta, y deberá estar vigente hasta la liquidación de los mismos o hasta el recibo a satisfacción cuando se trate de contratos o aceptaciones de oferta comercial
que no requieren de liquidación.
b. Correcto manejo y debida inversión del anticipo: Por el ciento por ciento (100%) del valor de éste. Esta garantía se constituirá por el contratista, previo a la entrega del anticipo, su vigencia será
hasta su amortización total o hasta la liquidación del contrato o aceptación de la oferta comercial.
c. Pago Anticipado: Por el ciento por ciento (100%) del valor entregado, esta garantía se constituirá por el contratista, previa a la entrega del Pago Anticipado, su vigencia será hasta la liquidación
 del contrato o aceptación de la oferta comercial.
d. Correcta utilización y manejo de materiales, equipos y demás elementos entregados al contratista en el evento de entrega de éstos para la ejecución del contrato u orden si es del caso: Dicha
garantía se constituirá previa la entrega por un monto no inferior al veinte por ciento (20%) del valor del contrato aceptación de la oferta comercial y su vigencia será hasta la fecha de su entrega
a la Entidad.
e. Calidad del Servicio:Por un monto no inferior al veinte por ciento (20%) del valor del contrato o aceptación de oferta comercial. Dicha garantía deberá constituirse antes de la iniciación de
ejecución del contrato o de la aceptación de la oferta, y deberá estar vigente hasta la liquidación de los mismos o hasta el recibo a satisfacción cuando se trate de contratos o aceptaciones de
oferta comercial que no requieren de liquidación.
f. Pago de salarios y Prestaciones sociales: En el evento en que en desarrollo del contrato o aceptación de la oferta, el contratista deba emplear terceras personas. Dicha garantía deberá constituirse
por lo menos por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato o aceptación de la oferta, si es del caso, y se constituirá previamente a la iniciación del mismo. Su vigencia deberá extenderse por
la duración del contrato o aceptación de oferta comrcial y tres (3) años más.
g. Responsabilidad civil extracontractual: En los casos de contratos o aceptación de la oferta que la Entidad considere necesario, para responder por los daños que se puedan causar con ocasión de
la ejecución de los mismos. Tal garantía deberá constituirse por el cincuenta (50%) del valor del contrato o aceptación de oferta comercial, previa la iniciación de la ejecución de los mismos, y su
vigencia deberá ser por el término de duración del contrato o aceptación de oferta comercial
h. Seguro de Todo Riesgo Construcción: Para obras civiles y mejoras en construcción por valor asegurado igual al 20% del valor del presupuesto que se tiene previsto para la realización de la obra,
con vigencia igual al tiempo de construcción del proyecto, cuando el valor de la obra supere los 200 S.M.M.L.V

NOTA: El Grupo Interno de Contratación – GIC podrán variar el porcentaje y vigencia de las garantías antes anotadas, dependiendo del bien o servicio a contratar o establecer otras diferentes a las
arriba indicadas.

5.18 POSTCONTRACTUALES

a. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: Por un valor asegurado no inferior al 20% del valor del contrato o aceptación de la oferta comercial y su vigencia hasta
por máximo tres años contados desde la fecha de de entrega o terminación del contrato o aceptación de oferta comercial.
b. Estabilidad de la obra, bien o servicio contratado:Cuyo valor deberá determinarse en cada caso, pero nunca podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del valor del contrato o de la aceptación
de la oferta comercial, si es del caso, y su vigencia se determinará de acuerdo con el término durante el cual, se pactó en el contrato o aceptación de oferta comercial y en su defecto la Ley.
c. Provisión de Repuestos y Accesorios: Por un valor asegurado no inferor al 20% del valor del contrato o aceptación de oferta comercial y con vigencia igual o inferior a la garantía otorgada por el
fabricante, contado a partir de la fecha de entrega de los bienes o terminación del contrato o aceptación de oferta comercial. El contratista o proveedor debe responder por la garantía mínima
presunta por vicios ocultos, por garantizar el buen funcionamiento de los bienes suministrados, por la estabilidad de la obra o por asegurar el suministro de repuestos y accesorios.

5.19. CLÁUSULA PENAL

a. En los contratos o aceptaciones de ofertas comerciales a que haya lugar, se pactará una cláusula penal sancionatoria mínimo del cinco por ciento (5%) del valor del contrato u oferta, por causa de
incumplimiento total o parcial del mismo. Así mismo, se podrá pactar una multa a título de apremio al contratista, por el retraso en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, mínimo del
cinco por ciento (5%) del valor del contrato o aceptación de oferta comercial.
b. No habrá lugar a pactar estas cláusulas en los contratos de donación y en los interadministrativos, salvo que la Entidad así lo determine.
c. Para hacer efectiva la pena por incumplimiento total, parcial o defectuoso o por el simple retardo, se deberán agotar las siguientes etapas:
1. El Supervisor enviará a FINDETER un informe escrito sobre los hechos que puedan constituir el fundamento para la aplicación de la pena
2. Una vez recibido el informe escrito del Supervisor, FINDETER estudiará si tales hechos constituyen incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA que ameriten la aplicación
de la pena pactada. Para el efecto, FINDETER enviará previamente el informe al CONTRATISTA y lo citará con el fin de solicitarle las explicaciones del caso, las cuales deberá
presentar por escrito en un término máximo de cinco (5) días hábiles a partir del recibo de la documentación, y con base en las cuales se determinará su grado de responsabilidad.
3. Si FINDETER considera que las explicaciones no tienen justificación o no le asiste al CONTRATISTA una causal de exclusión de responsabilidad o no corresponden a lo ocurrido en
desarrollo del contrato o aceptación de oferta comercial y que el incumplimiento amerita hacer exigible la pena, determinará su monto y comunicará la decisión al CONTRATISTA, quien
en todo caso podrá presentar a FINDETER reclamación contra dicha decisión dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de la medida. Si FINDETER no acoge las
razones planteadas por EL CONTRATISTA, el valor establecido por concepto de cláusula penal, en los términos aquí pactados, podrá ser compensado con los montos que FINDETER le
adeude con ocasión de la ejecución del contrato o aceptación de oferta comercial, de conformidad con las reglas del Código Civil, y además EL CONTRATISTA así lo autoriza con la
suscripción del contrato o aceptación de oferta comercial.

5.20. TERMINACIÓN

La Entidad pactará en los contratos u ofertas comerciales, si es del caso, la terminación para los siguientes eventos:

z Muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural

z Disolución de la persona jurídica del contratista
z Interdicción judicial o embargos judiciales al contratista que afecten de forma grave el cumplimiento del contrato o aceptación de oferta comercial.
z Cesación de pagos, concurso de acreedores o concordato.
z Inclusión en el reporte de consulta Listas Restrictivas.
z Inclusión del contratista en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República
z Cuando el contrato se haya celebrado con una persona incursa en causales de inhabilidad o de incompatibilidad
z Cuando el contrato se haya celebrado contra expresa prohibición legal.
z Cuando se hubieren declarado nulos los actos que sirven de fundamento al contrato.
z Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.
Cuando la Entidad encuentre que el contratista o proveedor, para efectos de la celebración del contrato o su ejecución, indujo en error a la Administración.
z Resolución o terminación anticipada por incumplimiento, sin perjuicio del derecho de cada una de las partes de acudir al Juez del contrato.
z Por imposibilidad de ejecución.
z Por mutuo disenso o resciliación entre las partes
z Por vencimiento del plazo del contrato.
z Por razones de interés general
z Por sobrecostos
z Por subcontratación, traspaso o cesión no autorizada.
z Por las demás causas legales no establecidas en el presente numeral

5.21. CESIÓN

En todo contrato u oferta comercial, si es del caso, se pactará que toda cesión requerirá de la aprobación escrita de FINDETER, quien puede manifestar su voluntad de no liberar al cedente en los
términos de lo dispuesto en el artículo 893 del Código de Comercio.

5.22. SUPERVISIÓN

a. En los contratos o aceptaciones de ofertas comerciales, se deberá designar como supervisor al Jefe de la Dependencia interesada o a quien este delegue por escrito. Cuando la entidad lo requiera
se podrá designar un tercero quien podrá ejercer funciones de supervisión o según corresponda a la clase de vigilancia que deba realizar.
b. El Jefe de la dependencia interesada cuando delegue la Supervisión de un contrato o aceptación de oferta comercial, deberá seleccionar a un colaborador de su área que tenga la capacidad y
competencia de llevar a cabo la Supervisión cumpliendo con las funciones y obligaciones definidas a continuación. Será obligación del supervisor principal reasumir la Supervisión cuando sea
necesario.
c. La función del supervisor será la de verificar la correcta y oportuna ejecución del objeto contratado u oferta comercial, hasta la liquidación del mismo o la misma, si es del caso.
d. En el contrato o aceptación de oferta comercial, se deberá establecer la periodicidad de la presentación de los informes de supervisión, así como las principales actividades que debe ejecutar el
supervisor.
e. Los supervisores de los contratos o aceptaciones de ofertas comerciales, tendrán a su cargo las siguientes responsabilidades para el cabal cumplimiento de sus funciones:

{ Atender las solicitudes del respectivo contratista, absolverle sus inquietudes y procurar que se le brinde pronta respuesta, así como colaborarle en aspectos relacionados con los trámites
 que deban surtirse al interior de la Entidad, en relación con el perfeccionamiento, la ejecución o la liquidación del respectivo contrato u oferta comercial que surjan al respecto.
{ Velar porque se cumplan de manera oportuna y en debida forma, todos los requisitos necesarios para proceder con el inicio de la ejecución del contrato u oferta comercial, para lo cual
suscribirá el acta de inicio, si es del caso.
{ Verificar y controlar que las obligaciones a cargo del contratista o proveedor y de la Entidad se cumplan oportunamente y en el tiempo pactado.
{ Verificar y controlar la vigencia y cuantía de las pólizas exigidas en los contratos u ofertas comerciales.
{ Impartir las instrucciones que estime necesarias o tramitar las mismas, para facilitar el cabal cumplimiento del objeto del contrato u oferta comercial.
{ Objetar los trabajos, bienes y/o servicios que se realicen o suministren sin sujeción a las condiciones y especificaciones convenidas entre las partes del contrato u oferta comercial, de
manera tal que se procure asegurar la correcta y adecuada ejecución del mismo.
{ Reportar ante la Dirección Jurídica de la Entidad la configuración de retardos, cumplimientos defectuosos o incumplimientos que se configuren durante la ejecución y desarrollo del
contrato u oferta comercial y suministrar las informaciones, los soportes y las aclaraciones que le sean solicitadas con el propósito de realizar las evaluaciones correspondientes y proceder
a la aplicación de las sanciones contractuales, a la exigibilidad de las garantías correspondientes o al ejercicio de las demás acciones que deban adelantarse.
{ Expedir constancia de recibo a satisfacción de las obligaciones derivadas del contrato u oferta comercial en el informe de supervisión, únicamente cuando éstas hayan sido satisfechas por
parte del contratista, de manera exitosa y con arreglo a las exigencias del contrato u oferta comercial, dejando constancia de la forma como se desarrolló el objeto contractual.
{ Responder por sus actuaciones y omisiones, cuando los bienes o servicios suministrados hayan sido recibidos en condiciones diferentes o defectuosas respecto de las requeridas en el
contrato u oferta comercial.
{ Velar porque el contratista cumpla las obligaciones de pago de aportes al Sistema Integral de la Seguridad Social y demás parafiscales, de conformidad con las disposiciones contenidas
en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado parcialmente por el artículo 1 de la Ley 828 de 2003 y demás normas que lo modifiquen o reglamenten.
{ Impartir su Visto Bueno a las facturas presentadas por el contratista, para el trámite de su pago, previa elaboración del informe de Supervisión en el conste que el contratista o proveedor
se encuentra paz y salvo en el pago de parafiscales, indicando además el CDP y Registro Presupuestal que se afectan.
{ Calificar el cumplimiento del contrato u oferta comercial en las certificaciones que suscriba el representante legal o su delegado.
{ Informar en el Acta de Inicio al contratista o proveedor los criterios con los que será evaluado y su periodicidad, en caso de que ello sea procedente.
{ Comunicar al contratista o proveedor por cualquier medio escrito la calificación obtenida.
{ Reunir los documentos necesarios para revisión y trámite por parte del GIC de la respectiva acta de Liquidación del Contrato, dentro de los términos establecidos en el Contrato. Proyectar
las Certificaciones solicitadas por el Contratista o Proveedor respecto al cumplimiento del respectivo contrato u oferta comercial.
{ En los Contratos o aceptaciones de oferta comercial superiores a un (1) año, el Supervisor deberá solicitar cada año la verificación del contratista en el reporte de consulta Listas
Restrictivas y remitir dicha certificación al Grupo Interno de Contratación con el fin de que la misma repose en la carpeta original del contrato o aceptación de oferta comercial.
{ Enviar los informes de supervisión al CAD (Centro de Atención Documental) para el archivo en la correspondiente carpeta, diligenciando el Formato Único de Inventario documental
GA-FO 009.
{ El Grupo Interno de Contratación no será el responsable de elaborar los Informes de Supervisón ni la Calificación al Proveedor, esta obligación radica única y exclusivamente en cabeza
del supervisor.
{ Y las demás obligaciones que estime pertinente establecer el Jefe del Área respectiva dependiendo de la naturaleza del contrato u oferta comercial.

f. La actividad del contratista deberá ser calificada por el supervisor del contrato u oferta comercial en el informe (mensual, quincenal o la periodicidad que se establezca según el plazo u objeto del
contrato u oferta comercial), teniendo en cuenta que la calificación va entre uno punto cero (1.0) y cinco punto cero (5.0), para esta calificación se utilizará el formato BS-FO-13 Evaluación de
proveedores o contratistas
g. Los criterios de calificación deberán ser previamente establecidos por el Jefe del Dependencia interesada en el Estudio de Necesidad que se remita al Grupo Interno de Contratación. Dichos
criterios deberán ser informados y aceptados por el contratista o proveedor al momento de suscribir el acta de iniciación o con el envío de una copia de la aceptación de oferta comercial al
proveedor.
h. Los criterios se encuentran en el formato de informe de Supervisión. Sin embargo, si el Jefe de la Dependencia lo estima pertinente podrá incluir otro (s) criterio(s) adicional (es). Es entendido
que si se incluyeren nuevos criterios, estos serán definidos previamente al inicio de la ejecución del contrato u oferta comercial.
i. Los criterios definidos se mantendrán durante la vigencia del contrato u oferta comercial. Los parámetros definidos para la evaluación son:

j. La calificación periódica corresponderá a la sumatoria de los puntajes obtenidos en cada uno de los criterios dividido entre el número de criterios evaluados. La calificación final corresponderá al
promedio de las calificaciones periódicas.
k. Tanto la calificación periódica como la final deberán ser informadas al contratista o proveedor, a través del formato correspondiente vía correo electrónico.
l. Se anexará al Informe de Supervisión el Certificado del Representante Legal o Revisor Fiscal con la fecha respectiva, en el que se constata el cumplimiento de las obligaciones en Salud,
Pensiones, Riesgos Profesionales y Aportes Parafiscales. (Copia de la Autoliquidación en caso de Persona Natural).
m. Cuando el número decimal que acompañe al entero sea igual o superior a cinco décimas (0.5) éste se aproximará al número entero siguiente. En caso contrario, es decir, cuando sea inferior o
igual a cuatro décimas (0.4) se aproximará al número entero inferior. Ejemplo: si la calificación es de 3.4 equivale a 3.0; si la calificación fuere 3.5 se aproxima a 4.0. En todo caso la calificación
periódica y final estarán expresadas en un número entero y un decimal.
n. Posteriormente, se autorizará el pago de la factura respectiva, con los impuestos a que haya lugar; suma de dinero que corresponderá a los servicios prestados el periodo comprendido en el
contrato y que afectará el registro presupuestal.

5.23. NIVELES DE IMPACTO

a. Se entiende por niveles de impacto en la adquisición de bienes y servicios, el grado de influencia que se tiene entre el bien o servicio requerido sobre el desarrollo del objeto social. La
clasificación del nivel de impacto en Alto, Medio y Bajo, estará a cargo del Grupo Interno de Contratación. Su graduación se encuentra determinada en el presente procedimiento; en lo no
contemplado, será clasificado por el Grupo Interno de Contratación observando las políticas establecidas para cada caso, según el nivel de impacto.
b. De encontrarse clasificado el impacto de los bienes y servicios dentro de la siguiente tabla, éste no podrá ser modificado por el Grupo Interno de Contratación– GIC-, en el Estudio de Necesidad
o en los requerimientos mínimos.
c. En los eventos en que se encuentre clasificado el impacto de los bienes y servicios con los tres (3) niveles de impacto, dentro del cuadro que a continuación se establece, el Grupo Interno de
Contratación - GIC establecerá de acuerdo con el objeto específico y el monto a contratar, en cuál de los niveles se clasificará el proceso.
d. Los bienes y servicios que la Financiera adquiera, se encuentran clasificados por su impacto, entre otros, de la siguiente manera:
Se deberán aplicar las siguientes políticas determinadas en el impacto que tenga la contratación respecto del desarrollo misional de la Entidad, en los siguientes términos:

5.23.1. POLÍTICAS APLICABLES AL NIVEL DE IMPACTO ALTO.

Para la contratación de bienes y servicios de impacto alto, el Grupo designado por la Secretaría General encargado de elaborar los requerimientos mínimos necesarios para el desarrollo del proceso de
Convocatoria Privada y en los casos de Invitación a Ofertar, Selección de Consultorías y Contratación Directa, deberá aplicar las siguientes políticas de control, sin perjuicio del cumplimiento del
proceso establecido según la cuantía:

a. Se deberán exigir pólizas de garantía, que avalen las obligaciones adquiridas dentro del contrato u aceptación de oferta comercial.
b. Se debe solicitar la experiencia específica del posible contratista, mínimo durante los últimos tres (3) años.
c. Al finalizar el contrato o aceptación de oferta, el supervisor deberá emitir un informe final sobre su ejecución, en el que incluya los aspectos técnicos, porcentaje de ejecución, acciones tomadas
por el supervisor encaminadas al mejoramiento del contrato u aceptación de oferta comercial.
d. Para la contratación de bienes y servicios, no podrán tenerse en cuenta las experiencias certificadas de los posibles contratistas, con una calificación inferior a buena.
e. En lo que respecta al control sobre el seguimiento a la ejecución del objeto contractual, el supervisor, cuando se trate de contratos de tracto sucesivo, deberá dividir el plazo de ejecución de los
mismos en meses, debiendo entonces rendir informes en cada uno de estos períodos, salvo los de ejecución instantánea. En todo caso el supervisor deberá presentar un informe con cada pago y
un informe final.
f. En aquellos contratos que no sean de tracto sucesivo ni de ejecución instantánea el supervisor deberá presentar un informe antes de cada pago o antes de cada etapa o entregable de acuerdo a lo
previsto en el contrato. En todo caso el supervisor deberá presentar un informe final.
g. Deberá incluirse la cláusula penal si a juicio de FINDETER, ésta se requiere.
5.23.2. POLÍTICAS APLICABLES AL NIVEL DE IMPACTO MEDIO.

Para la contratación de bienes y servicios de impacto medio, el Grupo designado por la Secretaría General encargado de elaborar los requerimientos mínimos necesarios para el desarrollo del proceso de
Convocatoria Privada y en los casos de los procesos de Invitación a Ofertar, Selección de Consultorías y Contratación Directa, deberán aplicar las siguientes políticas de control, sin perjuicio del
cumplimiento del proceso establecido según la cuantía:

a. Se debe solicitar la experiencia del posible contratista, mínimo durante los últimos dos (2) años.
b. En lo que respecta al control sobre el seguimiento a la ejecución del objeto contractual, el supervisor, cuando se trate de contratos de tracto sucesivo, deberá dividir el plazo de ejecución de los
mismos, en meses, debiéndose entonces rendir informes durante cada uno de estos períodos, salvo los de ejecución instantánea. En todo caso el Supervisor deberá presentar un informe con cada
pago y un informe final.
c. En aquellos contratos que no sean de tracto sucesivo ni de ejecución instantánea el supervisor deberá presentar un informe antes de cada pago o antes de cada etapa o entregable de acuerdo a lo
previsto en el contrato. En todo caso el supervisor deberá presentar un informe final.
d. De ser necesario, se deberán exigir pólizas de garantía, que avalen las obligaciones adquiridas dentro del contrato u aceptación de la oferta comercial.
Deberá incluirse la cláusula penal si a juicio de FINDETER, ésta se requiere.

5.23.3. POLÍTICAS APLICABLES AL NIVEL DE IMPACTO BAJO.

Para la contratación de bienes y servicios de impacto bajo, el Grupo designado por la Secretaría General encargado de los requerimientos mínimos necesarios para el desarrollo del proceso de
Convocatoria privada, y los procesos de Invitación a Ofertar, Selección de Consultorías y Contratación Directa, deberán aplicar las siguientes políticas de control, sin perjuicio del cumplimiento del
proceso establecido según la cuantía:

a. Se deberá establecer como mecanismo de control en la selección del proveedor del bien o servicio, la experiencia acreditada en el último año.
En lo que respecta al control sobre el seguimiento a la ejecución del objeto contractual, el supervisor, cuando se trate de contratos de tracto sucesivo, deberá dividir el plazo de ejecución de los
mismos, en meses, debiéndose entonces rendir informes durante cada uno de estos períodos, salvo los de ejecución instantánea. En todo caso el supervisor deberá presentar un informe con cada
pago y un informe final.
b. En aquellos contratos que no sean de tracto sucesivo ni de ejecución instantánea el supervisor deberá presentar un informe antes de cada pago o antes de cada etapa o entregable de acuerdo a lo
previsto en el contrato. En todo caso el supervisor deberá presentar un informe final.
c. De ser necesario, se deberán exigir pólizas de garantía que avalen las obligaciones adquiridas dentro del contrato o aceptación de oferta comercial.

6. FLUJOGRAMA
7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 PUNTO DE
NO. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIÓN
CONTROL
Identificar la necesidad del bien o servicio requerido.
1
•DEPENDENCIA INTERESADA

Revisar si el bien o servicio se encuentra incluido en • AUTOCONTROL

el Plan de Compras. •DEPENDENCIA INTERESADA Descripción: Actividad que
realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
Está Incluido en el Plan de Compras?. actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
NO. Continuar con el Procedimiento BS-PR-01 Plan referidas a procesos de
2 de Compras. verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

SI. Revisar si la contratación es determinada por la

cuantía del bien o servicio a contratar o determinados •DEPENDENCIA INTERESADA
por la calidad del contratista o proveedor ver numeral
5.7.
3

Es una Convocatoria Privada o Selección de

Consultoría?

SI. Registrar en el formato BS-FO-31 "Estudio de

necesidad convocatoria, consultoría, directa” para la •DEPENDENCIA INTERESADA
adquisición del bien o servicio y remitir a la
Secretaria General con los anexos requeridos para
visto bueno. Continuar con la actividad 43.
4

NO. Es invitación a ofertar?

SI. Continuar con la actividad 18.

NO. Es Contratación Directa o Grandes Superficies?

GRANDES SUPERFICIES: Cotizar por lo menos

en tres (3) almacenes considerados como “Grandes •DEPENDENCIA INTERESADA
Superficies” y escoger la más favorable para la
5 adquisición del bien, cuando la compra supere los
ocho (8) SMMLV. En caso de que el valor de la
compra no supere los ocho (8) SMLMV solicitar una
cotización.

Solicitar el CDP respectivo a través del aplicativo de

Presupuesto y registrar la información •DEPENDENCIA INTERESADA
6 correspondiente en el formato BS-FO-39 "Compra en
Grandes Superficies”. Remitir a Servicios
Administrativos e Infraestructura para su verificación.

Verificar con el Grupo Interno de Contratación que el •PROFESIONAL La Verificación incluye el Visto
bien o los bienes se encuentren incluidos en el Plan de Bueno por parte del
7 Compras. En caso de no estar en el Plan de Compras •JEFATURA DE SERVICIOS administrador del Plan de
solicitar a la Dependencia su inclusión. ADMINISTRATIVOS E compras
INFRAESTRUCTURA

Enviar el formato BS-FO-39 "Compra en Grandes •PROFESIONAL

Superficies” junto con la cotización seleccionada a la
8 Secretaria General para su autorización. •JEFATURA DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS E
INFRAESTRUCTURA

Revisar el formato BS-FO-39 “Compra en Grandes •PROFESIONAL • AUTOCONTROL

Superficies” y tramitar autorización de la compra del •BS-FO-39 Compra Descripción: Actividad que
bien o bienes a través de Grandes Superficies con el •SECRETARIA GENERAL Grandes Superficies realiza el colaborador con
Secretario General. Solicitar a la Secretaria entregar el el fin de asegurar que sus
formato BS-FO-39 “Compra en Grandes Superficies” actividades se desarrollan
a la Dirección de Contabilidad para la causación de la en forma adecuada. Están
orden de pago. referidas a procesos de
9 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Generar el Registro Presupuestal y asignar •PROFESIONAL

consecutivo de acuerdo con la información
consignada en el formato BS-FO-39 “Compra en •DIRECCION DE
Grandes Superificies” y sus anexos. Entregar a CONTABILIDAD Y
10 Servicios administrativos el formato BS-FO-39 PRESUPUESTO
“Compra en Grandes Superificies” y el Registro
Presupuestal para la generación de la Orden de Pago.
Ver procedimiento CO-PR-02 “Generación Órdenes
de Pago”

•PROFESIONAL
Recibir de la Dirección de Operaciones el soporte El trámite de la orden de pago en
para la compra. Efectuar la compra, legalizarla y la Dirección de Tesoreria se hace
 hacer el registro del Activo. Continuar con el •JEFATURA DE SERVICIOS a través del procedimiento OF-
11 procedimiento GA-PR-04 “Manejo de Activos”. ADMINISTRATIVOS PR-01 “Administración de
Egresos”

CONTRATACION DIRECTA: Analizar y •JEFE

comprobar la Experiencia e idoneidad del Contratista
12
de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.7.4..del •DEPENDENCIA INTERESADA
capitulo 5 de este procedimiento.

Elaborar el documento BS-FO-31 “Estudio de •JEFE Anexos: Hoja de Vida,

necesidad convocatoria, consultoría, directa” para la Certificaciones laborales y copias
13 adquisición del bien o servicio. Remitir al •DEPENDENCIA INTERESADA de los titulos profesionales o
Representante legal con los anexos requeridos para formación académica.
firma.

Suscribir el documento BS-FO-31 “Estudio de •JEFE

necesidad convocatoria, consultoría y contratación •BS-FO-31 Estudio de
14
directa”. •DEPENDENCIA INTERESADA necesidad convocatoria,
consultoría y directa

Verificar que el documento BS-FO-31 “Estudio de •JEFE • AUTOCONTROL

necesidad convocatoria, consultoría y directa” y los Descripción: Actividad que
documentos anexos se encuentren debidamente •DEPENDENCIA INTERESADA realiza el colaborador con
firmados y remitir al Grupo Interno de Contratación el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
15 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Elaborar el contrato y verificar que se encuentren los •GRUPO INTERNO DE • AUTOCONTROL

documentos necesarios establecidos en el formato BS- CONTRATACION Descripción: Actividad que
DA-08 “Lista de Chequeo Directa Convocatoria realiza el colaborador con
Consultoria”. Remitir a la Secretaria General para •DIRECCIÓN JURÍDICA el fin de asegurar que sus
firma. actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
16 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Revisar el contrato de acuerdo con los Políticas y •PROFESIONAL • AUTOCONTROL

Condiciones de operación establecidas en este Descripción: Actividad que
procedimiento. Continuar con la actividad No. 74. •SECRETARIA GENERAL realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
17 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

INVITACION A OFERTAR: Publicar en la página •PROFESIONAL La publicación en la Página Web

Web de la Entidad, a través del aplicativo Dynamics •GRUPO INTERNO DE •BS-FO-05 Solicitud de deberá realizarse por el término
AX. CONTRATACION Cotización de tres (3) días habiles a partir del
momento de su fijación o por un
18 •DIRECCIÓN JURÍDICA término mayor según el bien o
•DEPENDENCIA INTERESADA servicio a contratar
El Grupo Interno de Contratación
dará apoyo a la Dependencia
Interesada.

Diligenciar el formato BS-FO-32 ”Informe de •PROFESIONAL

Evaluación”. Atender cuando se requiera, lo •GRUPO INTERNO DE
establecido en el numeral 5.8.2.) del presente CONTRATACION
19
procedimiento.
•DIRECCIÓN JURÍDICA
•DEPENDENCIA INTERESADA

Revisar e impartir el visto bueno al formato BS-FO- •COORDINADOR GRUPO • AUTOCONTROL

32 “Informe de Evaluación ” y enviar para firma del •GRUPO INTERNO DE Descripción: Actividad que
Jefe de la Dependencia Interesada CONTRATACION realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
•DIRECCIÓN JURÍDICA actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
20
verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
 realizada.

Revisar y firmar el formato BS-FO-32” Informe de •JEFE • AUTOCONTROL

Evaluación” y remitir al Grupo Interno de •BS-FO-32 Informe de Descripción: Actividad que
Contratación. •DEPENDENCIA INTERESADA evaluación realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
21 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Solicitar a la Vicepresidencia de Crédito y Riesgos la •PROFESIONAL En caso que todos los oferentes
consulta del oferente seleccionado en el Formato GR- •GRUPO INTERNO DE •GR-FO-07 Reporte estén incluidos en el reporte de
FO-07 “Reporte de consulta Listas Restrictivas)”. CONTRATACION Consulta Lista OFAC consulta Listas Restrictivas, se
(CLINTON) deberá regresar a la actividad
22
•DIRECCIÓN JURÍDICA No.8.

Oferente está incluido en el reporte de consulta

Listas Restrictivas?

SI. Recomendar al siguiente oferente más favorable •PROFESIONAL En caso que todos los oferentes
para la Entidad. •GRUPO INTERNO DE estén incluidos en el reporte de
23 CONTRATACION consulta Listas Restrictivas, se
deberá regresar a la actividad
•DIRECCIÓN JURÍDICA No.8.

NO. Solicitar documentos al proveedor recomendado •PROFESIONAL Cuando el valor de la Aceptación

de acuerdo con lo establecido en el respaldo de cada •GRUPO INTERNO DE de oferta comercial supere los 50
formato según modalidad de contratación CONTRATACION SMMLV se debe enviar además
el Formato de vinculacion de
24 •DIRECCIÓN JURÍDICA clientes del Proceso de Gestión
de Riesgos.
Proveedor está registrado en AX?. Si es con persona natural remitir
el formato CO-FO-15 “Lista de
chequeo regimen simplificado

NO. Ingresar el nuevo proveedor en el aplicativo. •DIRECTOR DE Registro nuevo proveedor

CONTABILIDAD Y en AX
25 PRESUPUESTO

•DIRECCIÓN JURÍDICA

SI. Elaborar la aceptación de oferta comercial, •ANALISTA Certificado de

solicitar C.D.P. en el aplicativo Dynamics AX y •GRUPO INTERNO DE Disponibilidad
26 verificar su aprobación. CONTRATACION Presupuestal.

•DIRECCIÓN JURÍDICA

Generar la aceptación de oferta comercial provisional •ANALISTA

27 en el aplicativo Dynamics AX.
•DIRECCIÓN JURÍDICA

Verificar en la lista de chequeo, los documentos •PROFESIONAL Lista de Chequeo • AUTOCONTROL

soporte e indicar los requisitos que no aplican a la •GRUPO INTERNO DE Descripción: Actividad que
Aceptación de la Oferta Comercial. CONTRATACION realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
•DIRECCIÓN JURÍDICA actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
28 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Revisar e impartir el visto bueno a la aceptación de •COORDINADOR GRUPO • AUTOCONTROL

oferta comercial y enviar para visto bueno del •GRUPO INTERNO DE Descripción: Actividad que
Director Juridico. CONTRATACION realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
•DIRECCIÓN JURÍDICA actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
29 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Revisar e impartir el visto bueno a la aceptación de •DIRECTOR • AUTOCONTROL

oferta comercial y enviar para visto bueno del Descripción: Actividad que
Profesional de la Secretaría General. •DIRECCIÓN JURÍDICA realiza el colaborador con
30 el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
verificación, validación y
 revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Revisar e impartir visto bueno a la aceptación de la •PROFESIONAL • AUTOCONTROL

oferta comercial y tramitar firma con la instancia Descripción: Actividad que
respectiva. •SECRETARIA GENERAL realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
31 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Recibir, evaluar y firmar o devolver al Grupo Interno •INSTANCIA RESPECTIVA • AUTOCONTROL Firma la aceptación, el secretario
de Contratación para ajustes la aceptación de oferta Descripción: Actividad que general, el Vicepresidente
comercial. realiza el colaborador con Financiero, el Vicepresidente de
el fin de asegurar que sus Operaciones o el Vicepresidente
actividades se desarrollan Comercial Ver numeral xxx
en forma adecuada. Están competencias para suscribir
Se firma la aceptación de oferta comercial? referidas a procesos de
32 SI. Continuar con la actividad 35. verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

NO. Enviar observaciones pertinentes al Grupo •INSTANCIA RESPECTIVA

33
Interno de Contratación.

Realizar las correcciones indicadas por la instancia •PROFESIONAL

que firma. Regresar a la Actividad 28. •GRUPO INTERNO DE
34 CONTRATACION

•DIRECCIÓN JURÍDICA

SI. Asignar Número y fecha consecutiva a la •SECRETARIA Aceptación de Oferta • AUTOCONTROL

aceptación de oferta comercial en el Aplicativo Comercial Descripción: Actividad que
Dynamics AX. •SECRETARIA GENERAL realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
35 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Solicitar el Registro Presupuestal con copia de la •PROFESIONAL

aceptación a la Dirección de Contabilidad y •GRUPO INTERNO DE
36 Presupuesto. CONTRATACION

•DIRECCIÓN JURÍDICA

Imprimir, firmar y entregar el Registro Presupuestal al Registro Presupuestal. • AUTOCONTROL

Grupo Interno de Contratación . •DIRECCION DE Descripción: Actividad que
CONTABILIDAD Y realiza el colaborador con
PRESUPUESTO el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
37 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Aprobar las pólizas e informar mediante correo •PROFESIONAL Memorando aprobando

electrónico, la legalización de la aceptación con sus •GRUPO INTERNO DE pólizas y autorizando inicio
respectivos soportes (Copia de la aceptación de oferta CONTRATACION de ejecución
38 comercial, , Registro Presupuestal y pólizas si fueron •COORDINADOR GRUPO
solicitadas) e informar que se puede suscribir el Acta
de Inicio cuando se requiera o para que inicien la •DIRECCIÓN JURÍDICA
ejecución.

Supervisar la ejecución de la aceptación de oferta •SUPERVISOR • AUTOCONTROL

comercial. Velar y cumplir con las funciones y Descripción: Actividad que
obligaciones establecidas en el numeral 5.22 Cáp 5 de •DEPENDENCIA INTERESADA realiza el colaborador con
este procedimiento el fin de asegurar que sus
 actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
verificación, validación y
revisión que se realicen de
39 manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Calificar el Proveedor de acuerdo con la periodicidad •SUPERVISOR BS-FO-13 Evaluación y • AUTOCONTROL

y los criterios establecidos en la aceptación de oferta reevaluación de Descripción: Actividad que
comercial en los formatos BS-FO-33 “Informe de •DEPENDENCIA INTERESADA proveedores realiza el colaborador con
Supervisión” y BS-FO-13 “Evaluación y reevaluación •BS-FO-12 Informe de el fin de asegurar que sus
proveedor”. Supervisión actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
40 verificación, validación y
La aceptación de oferta comercial requiere revisión que se realicen de
liquidación según lo señalado en el Estudio de manera autónoma y puede
necesidad, invitación a ofertar? no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

SI. Continuar con la actividad 85. •SUPERVISOR

NO. Elaborar informe final de la terminación de la
41
aceptación de oferta comercial y enviar al Grupo •DEPENDENCIA INTERESADA
Interno de Contratación para su archivo.

Archivar aceptación de la oferta comercial . Continuar •GRUPO INTERNO DE

con la Actividad 93. CONTRATACION
42 •AUXILIAR DE ARCHIVO

•DIRECCIÓN JURÍDICA

CONVOCATORIA PRIVADA o SELECCIÓN •SECRETARIO GENERAL

DE CONSULTORÍA: Designar al grupo de apoyo y
evaluador quienes con el Grupo Interno de •SECRETARIA GENERAL
43
Contratación definirán los Requerimientos Mínimos,
según lo establecido en el numeral 5.7.1 de este
procedimiento

Definir los Requerimientos Mínimos de la •GRUPO INTERNO DE • AUTOCONTROL

Contratación, el nivel de impacto, los criterios de CONTRATACION Descripción: Actividad que
calificación y la periodicidad de los informes del realiza el colaborador con
contratista. •DIRECCIÓN JURÍDICA el fin de asegurar que sus
•DEPENDENCIA INTERESADA actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
44 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Presentar los Requerimientos Mínimos al •GRUPO INTERNO DE

representante legal para su aprobación. CONTRATACION
45
•DIRECCIÓN JURÍDICA

Recibir, evaluar y aprobar o devolver para ajustes los •REPRESENTANTE LEGAL Requerimientos mínimos • AUTOCONTROL
requerimientos mínimos. aprobados. Descripción: Actividad que
realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
Representante Legal aprueba requerimientos actividades se desarrollan
mínimos? en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
46 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

NO. Enviar observaciones pertinentes al Grupo •REPRESENTANTE LEGAL

47
Interno de Contratación.

Efectuar las correcciones a las observaciones. •GRUPO INTERNO DE

Regresar a la Actividad 46. CONTRATACION
48
•DIRECCIÓN JURÍDICA
•DEPENDENCIA INTERESADA

SI. Elaborar el Acta de Apertura del proceso y •GRUPO INTERNO DE Acto de Apertura del • AUTOCONTROL
tramitar la suscripción por parte del Representante CONTRATACION Proceso suscrito por el Descripción: Actividad que
Legal. Representante Legal. realiza el colaborador con
•DIRECCIÓN JURÍDICA el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
49
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Convocatoria Privada: Publicar en la página Web de •GRUPO INTERNO DE Publicación de los

la Entidad los requisitos mínimos de la contratación y CONTRATACION requisitos mínimos de la
el acta de apertura del proceso. •PROFESIONAL contratación. (Convocatoria
Selección de consultoría: Invitar a los oferentes que la Privada)
50
entidad defina. •DIRECCIÓN JURÍDICA Publicación del Acto de
apertura del proceso.
(Convocatoria Privada)

Recibir observaciones de los posibles oferentes y •GRUPO INTERNO DE

comunicarlas al Coordinador del Grupo Interno de CONTRATACION
51 Contratación para su gestión.
•DIRECCIÓN JURÍDICA
•DEPENDENCIA INTERESADA

Recibir del Coordinador del Grupo Interno de •PROFESIONAL Punto de control

Contratación las observaciones de los posibles •GRUPO INTERNO DE
oferentes, estudiarlas y proyectar respuesta. CONTRATACION
52
•DIRECCIÓN JURÍDICA
•DEPENDENCIA INTERESADA

Convocatoria Privada: Publicar la respuesta a las •PROFESIONAL Carta de Respuesta a las

observaciones recibidas en la página Web •GRUPO INTERNO DE observaciones.
Selección de Consultoria: Informar a los interesados CONTRATACION
para la selección de consultorías.,
53
•DIRECCIÓN JURÍDICA

Es necesario ajustar los Requerimientos Mínimos?

NO. Continuar con la Actividad 58. •PROFESIONAL • AUTOCONTROL

SI. Ajustar los requerimientos mínimos a través de •GRUPO INTERNO DE Descripción: Actividad que
actas modificatorias (Aclaraciones). CONTRATACION realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
•DIRECCIÓN JURÍDICA actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
54 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Presentar las modificaciones a los requerimientos •COORDINADOR GRUPO

mínimos al Representante Legal para su aprobación. •GRUPO INTERNO DE
55 CONTRATACION

•DIRECCIÓN JURÍDICA

Aprobar o devolver para ajustes las modificaciones a •REPRESENTANTE LEGAL • AUTOCONTROL

los requerimientos mínimos. Descripción: Actividad que
realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
Representante Legal aprueba modificaciones? actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
56 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

NO. Enviar observaciones pertinentes al Grupo •REPRESENTANTE LEGAL

57 Interno de Contratación quien las ajusta. Regresar a la
Actividad 49.

SI. Convocatoria Privada: Publicar en la página Web •PROFESIONAL Publicación documentos

de la entidad los documentos de modificación •GRUPO INTERNO DE modificatorios
58 (Aclaraciones) CONTRATACION (Aclaraciones).
Selección de Consultoria: Enviar las aclaraciones a
los interesados en el caso de selección de consultoría. •DIRECCIÓN JURÍDICA

Registrar el cierre y recepción de propuestas de los •PROFESIONAL Tener en cuenta la definición del
posibles oferentes en el formato BS-FO-07 “Acta de •GRUPO INTERNO DE capítulo 3 de este procedimiento
59 Cierre y recepción de Propuestas”, con la asistencia CONTRATACION
de un colaborador de la dependencia interesada
•DIRECCIÓN JURÍDICA

Solicitar a la Vicepresidencia de Crédito y Riesgos la •GRUPO EVALUADOR

60 consulta de los oferentes en el reporte de consulta
Listas Restrictivas

Estudiar las propuestas de los oferentes y elaborar el •GRUPO EVALUADOR • AUTOCONTROL En caso que todos los oferentes
 Acta de Evaluación con las recomendaciones emitidas Descripción: Actividad que estén incluidos en el reporte de
de acuerdo con los criterios señalados en los realiza el colaborador con consulta Listas Restrictivas, se
requerimientos mínimos (aspectos juridicos, tecnicos el fin de asegurar que sus podrá contratar directamente
y financieros). actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
Se requieren aclaraciones por parte de los verificación, validación y
61
oferentes? revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

SI. Enviar comunicación al (los) oferente(s) •GRUPO EVALUADOR

solicitando las aclaraciones necesarias, Publicar la
62
solicitud en la Pagina WEB. Regresar a la actividad
61.

NO. Presentar al Representante Legal o RLS el Acta •GRUPO EVALUADOR

de Evaluación con las recomendaciones sobre la
63
selección o imposibilidad de selección de los
contratistas.

Recibir, evaluar y aprobar o devolver para ajustes el •REPRESENTANTE LEGAL • AUTOCONTROL Punto de control
acta de evaluación. Descripción: Actividad que
realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
Representante Legal o RLS aprueba?. actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
64 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

NO. Enviar observaciones pertinentes al Grupo •REPRESENTANTE LEGAL

65 Evaluador, quien tiene a su cargo el ajuste. Regresar a
la Actividad 63.

SI. Publicar en la página Web de la Entidad el Acta •GRUPO EVALUADOR Acta de Evaluación de
66
de evaluación para convocatoria privada. propuestas.

Elaborar el Acta de Selección o de imposibilidad de •GRUPO EVALUADOR En caso de recibirse

selección. observaciones al acta de
evaluación, el resultado de su
67
análisis quedara registrado en el
Resolución de Selección o
imposibilidad de selección

Recibir, evaluar y firmar el Acta de Selección o de •REPRESENTANTE LEGAL • AUTOCONTROL

Imposibilidad de Selección. Descripción: Actividad que
realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
68 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Publicar en la página Web de la Entidad el Acta de •GRUPO EVALUADOR Publicación Acta de

69 Selección o de Imposibilidad de Selección para Selección o imposibilidad
convocatoria privada o consultoria de selección

Comunicar la adjudicacion al contratista seleccionado •GRUPO EVALUADOR

y a los oferentes no seleccionados. . Solicitar los •BS-FO-09 Carta de
documentos necesarios para la suscripción del Selección
70
contrato ( Formato de vinculación de clientes y el
formato CO-FO-15 “Lista de Chequeo Régimen
Simplificado”.)

Elaborar el contrato de acuerdo con lo establecido en •PROFESIONAL

los Requerimientos minimos, la propuesta presentada •GRUPO INTERNO DE
71 y el acta de seleccion. CONTRATACION

•DIRECCIÓN JURÍDICA

Revisar y ajustar el contrato de acuerdo con las •PROFESIONAL

• AUTOCONTROL
políticas y condiciones de la operación establecidas
Descripción: Actividad que
en este procedimiento. •SECRETARIA GENERAL
realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
72 en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
 Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Suscribir el contrato, y enviarlo al Grupo Interno de •REPRESENTANTE LEGAL • AUTOCONTROL

Contratación . Descripción: Actividad que
realiza el colaborador con
el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
73 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Asignar numero del contrato y fecha de suscripción. •PROFESIONAL Los documentos para
Informar al Contratista respecto al tramite para el •GRUPO INTERNO DE perfeccionar y legalizar se
74 perfeccionamiento y la legalizacion del contrato CONTRATACION encuentran señalados dentro del
(polizas e impuesto de timbre, cuando hubiere lugar) texto del contrato y en el oficio
•DIRECCIÓN JURÍDICA que se remite al contratista.

Recibir original firmado del contrato y enviar •DIRECTOR JURIDICO Contrato firmado
fotocopia del contrato a la Dirección de Contabilidad •GRUPO INTERNO DE
75 para la expedicion del Registro Presupuestal. Publicar CONTRATACION
el contrato en la página web
•DIRECCIÓN JURÍDICA

Expedir el Registro Presupuestal y remitir a la Registro Presupuestal

76
Dirección Jurídica •DIRECCIÓN JURÍDICA

Recibir por parte del contratista las polizas. Aprobar •PROFESIONAL

las polizas, verificar aleatoriamente con la •GRUPO INTERNO DE
aseguradora su expedición e informar a la CONTRATACION
77
Dependencia Interesada para que suscriba el Acta de •COORDINADOR GRUPO
Inicio de Actividades.
•DIRECCIÓN JURÍDICA

Suscribir el formato BS-FO-11 “Acta de Inicio de •SUPERVISOR • AUTOCONTROL

Actividades” por parte del Supervisor y el Contratista •BS-FO-11 Acta de inicio Descripción: Actividad que
incluyendo los criterios de calificacion de la actividad •DEPENDENCIA INTERESADA de actividades. realiza el colaborador con
del contratista y la periodicidad de los informes y el fin de asegurar que sus
remitir original al Grupo Interno de Contratacion. actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
78 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Verificar y controlar que las obligaciones a cargo del •SUPERVISOR • AUTOCONTROL

contratista y de la Entidad se cumplan oportunamente Descripción: Actividad que
y en el tiempo pactado, según el numeral 5.20 del •DEPENDENCIA INTERESADA realiza el colaborador con
capítulo 5 de este procedimiento. el fin de asegurar que sus
actividades se desarrollan
en forma adecuada. Están
referidas a procesos de
79 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Impartir las instrucciones necesarias o tramitar las •SUPERVISOR

80 mismas para facilitar el cabal cumplimiento del
contrato o la Aceptación de oferta comercial. •DEPENDENCIA INTERESADA

Objetar los trabajos, bienes y/o servicios que se •SUPERVISOR

realicen o suministren por fuera de las condiciones y
81
especificaciones del contrato o Aceptación de oferta •DEPENDENCIA INTERESADA
comercial.

Reportar a la Dirección Jurídica los retardos, •SUPERVISOR Reporte de

cumplimientos defectuosos o incumplimientos que se incumplimientos.
presenten durante la ejecución y desarrollo del •DEPENDENCIA INTERESADA
contrato y suministrar los soportes y las aclaraciones
82 necesarias para realizar las evaluaciones
correspondientes y proceder a la aplicación de las
sanciones contractuales, a la exigibilidad de las
garantías correspondientes o al ejercicio de las demás
acciones que deban adelantarse si es del caso.

•SUPERVISOR
Diligenciar el formato BS-FO-33 “Informe de BS-FO-33 Informe de • AUTOCONTROL
Supervisión”y anexar la calificación al Contratista o Supervisión Descripción: Actividad que
•DEPENDENCIA INTERESADA
proveedor en el Formato BS-FO-13 “Evaluación y BS-FO-13 Evaluación y realiza el colaborador con
reevaluación de proveedores”. Informar por escrito al reevaluación de el fin de asegurar que sus
contratista sobre la calificación periódica y final proveedores actividades se desarrollan
 obtenida. Remitir dichos documentos al Grupo de en forma adecuada. Están
Contratación. referidas a procesos de
verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
83
no requerir evidencia
Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

Solicitar al contratista o proveedor la certificacion de •SUPERVISOR • AUTOCONTROL

las obligaciones de pago de aportes al Sistema Descripción: Actividad que
Integral de la Seguridad Social y demás parafiscales, •DEPENDENCIA INTERESADA realiza el colaborador con
e impartir su Visto Bueno a las facturas de los el fin de asegurar que sus
servicios prestados por el contratista o proveedor, actividades se desarrollan
para el trámite oportuno de su pago. (ver en forma adecuada. Están
procedimiento CO PR 03 Ordenes de Pago) referidas a procesos de
84 verificación, validación y
revisión que se realicen de
manera autónoma y puede
El contrato o aceptación de oferta comercial no requerir evidencia
requiere liquidación? Objetivos de control:
Disminuir la probalidad de
errores en la actividad
realizada.

NO.Continuar con la Actividad 95 •SUPERVISOR

SI. Diligenciar el formato BS-FO-14 “Acta de
liquidacion”, precisando los pagos realizados y los •DEPENDENCIA INTERESADA
posibles saldos a liberar, el certificado de los aportes
85
parafiscales, vigencia de las garantias y el
cumplimiento de las obligaciones del contratista. y
remitir a la Dirección Jurídica – Grupo Interno de
Contratación para su revision, ajustes y visto bueno

Revisar el proyecto de acta de liquidación bilateral •PROFESIONAL

(formato BS-FO-14) y tramitar vistos buenos y firmas •GRUPO INTERNO DE
86 del representante legal CONTRATACION

•DIRECCIÓN JURÍDICA

Fijar una reunión (telefónica o mediante correo •SUPERVISOR

electrónico) con el contratista para firmar la
liquidación bilateral del contrato. •DEPENDENCIA INTERESADA
87

El contratista asiste a la reunión?.

SI. Suscribir el formato BS-FO-14 “Acta de •SUPERVISOR

liquidación” del contrato o aceptación de oferta •BS-FO-14 Acta de
88
comercial, según lo establecido en el numeral 5.16 del •DEPENDENCIA INTERESADA liquidación bilateral
Capítulo 5. Continuar con la actividad 89.

NO. Remitir por correo certificado el Proyecto de •SUPERVISOR

Liquidación bilateral (formato BS-FO-14), previa
revisión de la Dirección Jurídica – Grupo Interno de •DEPENDENCIA INTERESADA
Contratación, al contratista a la dirección que éste
haya indicado y recibir sus observaciones dentro de
89 los 10 días siguientes.

Se reciben observaciones por parte del

contratista?.

SI. Recibir y gestionar respuesta a las observaciones •SUPERVISOR

90 del contratista. Regresar a la Actividad 89.
•DEPENDENCIA INTERESADA

NO. Aplicar la cláusula contractual de liquidación •SUPERVISOR

tácita del contrato o aceptación de oferta comercial si
91
pasados los diez (10) días no se reciben •DEPENDENCIA INTERESADA
observaciones.

Elaborar la Liquidación Unilateral del contrato o •SUPERVISOR Liquidación unilateral

aceptación comercial, previa revisión de la Dirección
92
Jurídica – Grupo Interno de Contratación y remitirla •DEPENDENCIA INTERESADA
al contratista por correo certificado.

Realizar el Informe Mensual de los procesos de •GRUPO INTERNO DE Informe mensual de

contratación.FIN. CONTRATACION Órdenes de Servicio
93
•DIRECCIÓN JURÍDICA

VERSIÓN FECHA CAMBIO

1 23/Jun/2010
2 06/Ene/2011
Se incluyó una garantía adicional en el numeral 17.2 relacionada con los Pagos anticipados
En el capítulo 3 se hicieron ajustes a las definiciones de Contratista, Etapa Precontractual, Grupo Interno de Contratación, Grupo Evaluador,
Principio de Publicidad, así mismo se eliminaron las definiciones de proveedor y Grupo de Trabajo temporal. El capitulo 5 Políticas y/o
condiciones de operación se ajustaron los numerales 5, 6 se eliminó el numeral 7.1 y se ajustaron los numerales 7.2 al 7.4 también se ajustó del
numeral 8.1. los literales d), f), g) se eliminó el literal h) y el k). Así mismo se ajustaron los numerales 8.3, 8.4, el numeral 9, 10, 11, 12, 17.1.
Garantías Precontractuales, 21, Interventoria 22, (cuadro de los bienes y servicios según impacto), 23, 24 y 25 (Políticas según niveles de
impacto).
Dentro del numeral 7 Descripción de actividades se ajustaron las siguientes: 32, 33, 34, 39, 43, 47, 71 y en general se ajustó el nombre del
responsable de Grupo de Trabajo Temporal a Grupo de Contratación Interno y algunos de los registros relacionados.

3 08/Abr/2011
4 31/Oct/2011
5 01/Feb/2012
6 16/Ago/2012
7 06/Feb/2013
8 20/May/2013
9 06/Ene/2015
10 30/Abr/2015
• MARTHA BEATRIZ RODELO VELEZ
PROFESIONAL IV
• JAIME ALBERTO AFANADOR PARRA
DIRECTOR JURIDICO
ELABORÓ
Nombre: SANDRA JULIANA TOUS DE LA OSSA
Cargo: PROFESIONAL
Fecha: 04/May/2015
Se incluyeron ocho (8) actividades relacionadas con la Contratación directa después de la actividad No. 7. Se ajustaron las actividades No.3 y
74. Se ajustaron los siguientes numerales con relación a requisitos, políticas y aclaraciones con respecto a la contratación directa, así:
Numerales 5.6; 5.7.1. literal c) g) k); 5.7.2. literales c) e); 5.7.3. literal e); 5.7.4. literales b) c) e) g) k) y la Nota del numeral; 5.8.1. d) e); 5.8.4.
k); 5.10.; 5.11 se incluyó un literal después del a); 5.19 la Nota de este numeral; 5.24 se incluyó la actividad de proyectar el acta de liquidación
y los numerales 5.26, 5.27 y 5.28.
Se ajustaron las políticas y condiciones de operaciones con relación a las nuevas modalidades de contratación: Selección de Consultorías y
Grandes superficies. En la descripción de actividades se precisaron las actividades necesarias para atender los procesos de contratación para
cada uno de estas modalidades. Se eliminó el proceso de contratación abreviada y se ajustaron los registros de acuerdo a los nuevos formatos
creados para atender estas modalidades.
Se realizaron ajustes en las políticas de operación en los numerales 5.2. excepciones, 5.6. Tipos de contratación, 5.6.1.2.1 contratación directa,
5.7.6. condiciones especiales compra en Grandes Superficies. Adicionalmente se incluyeron actividades para la contratación en grandes
superficies y en general se adecuaron las actividades de invitación a ofertar y contratación directa.
Se ajusto el numeral 5.2. Excepciones incluyendo lo relacionado con los contratos derivados de contratos con la Banca Multilateral. En el
numeral 5.6.1.2.1 Contratación Directa se incluyo lo relacionado con las pólizas de seguros que cubran los potenciales riesgos por los que se
pueda ver afectada la Entidad, colaboradores y/o terceros y la venta de inmuebles. Así mismo, en el numeral 5.7.1. Condiciones específicas
convocatoria privada se incluyeron los lineamientos para la contratación de la revisoría fiscal. En el numeral 5.7.4. Condiciones específicas de
la selección de consultorías se eliminó el parágrafo relacionado con la contratación de las pólizas de seguros y se incluyó en el numeral 5.7.5.
Condiciones específicas contratación directa.
Se ajustó el numeral 5.6.1.2.1 Contratación Directa donde se precisó el concepto de servicios de apoyo a la gestión, en los numerales 5.7.1. y
7.5.2.se precisó que el Presidente o el directivo que ostente la representación legal de FINDETER, puede suscribir el acta de apertura de la
convocatoria privada, el acta de Selección ó de Imposibilidad de Selección; en el numeral 5.7.4 se precisó que el Presidente o el directivo que
ostente la representación legal de FINDETER puede suscribir la comunicación de invitación a participar en el proceso de selección y el el acta
de Selección ó de Imposibilidad de Selección. En los numerales 5.7.3. y 5.7.5. se eliminó lo correspondiente a adjuntar el CDP y el certificado
de presupuesto. En el numeral 5.8.1. se incluyó como instancia a la Vicepresidencia técnica y se ajustaron los rangos en SMMLV para
suscribir aceptaciones de ofertas comerciales o contratos. En el numeral 5.10 se precisaron los casos en los cuales se pueden suscribir otrosíes
o notas aclaratorias. En el 5.13 se complementaron los casos en los cuales no se requiere garantía. En el numeral 5.15 se incluyó como garantía
el seguro todo riesgo construcción y en el 5.16 se precisó la garantía de la calidad del bien y/o servicio.
Se precisó el último párrafo del numeral 5.13 con relación a las garantías
Se ajustó el numeral 5.8.1 para modificar las cuantías de competencia de los representantes legales
Se realizaron los ajustes necesarios teniendo en cuenta el cambio del aplicativo, adicionalmente se ajustó en el cargo a Grupo Interno de
Contratación, teniendo en cuenta su creación por medio de acto administrativo.
Como parte importante se modificó el Objetivo del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, quedando así: Adquirir los bienes y
servicios que requiera la Financiera para su funcionamiento así como la celebración de convenios y contratos interadministrativos. De otra
parte, se cambió el numeral de Responsabilidades de las Dependencias Interesadas que estaba anteriormente como 5.8 y la misma psaó a 5.6.
En cuanto a las cuantías se modificaron, debido a que ya no se va a hablar en SMMLV sino en pesos. En el numeral relacionado con Contratos
de Prestación de Servicios se dejó así, elimimando lo siguiente "Profesionales de apoyo a la gestión o trabajos artísticos para el desarrollo
directo de actividades científicas o tecnológicas. En cuanto al numeral relacionado con Contractuales en el punto de Cumplimiento, se pasó del
10% al 20% del valor de contrato o aceptación de la oferta; y se estableció la de estabilidad de la obra para postcontractuales. Finalmente se
eliminaron dos actividades, la número 13 y la número 40, por lo que hubo renumeración de las mismas.
PARTICIPANTES EN LA ELABORACIÓN
REVISÓ APROBÓ
Nombre: MARTHA BEATRIZ RODELO VELEZ Nombre: JAIME ALBERTO AFANADOR PARRA
Cargo: PROFESIONAL IV Cargo: DIRECTOR
Fecha: 06/May/2015 Fecha: 11/May/2015
Nombre: CLAUDIA VIVIANA ROJAS SALCEDO
Cargo: PROFESIONAL III
Fecha: 08/May/2015
Nombre: DIANA JIMENA PEREIRA BONILLA
Cargo: GERENTE DE PLANEACION
Fecha: 08/May/2015