LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES

DOCUMENTALES Y TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL
Aprobado mediante el Acuerdo 001 de marzo 3 de 2010
CICLO VITAL UNIDAD DE
CÓDIGO SERIES CÓDIGO SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL CONSERVACIÓN PROCEDIMIENTO

A.G A.C CT S E M/D

Actas Comité de
Gerencia
Actas Comité
Administrativo
Actas Comité de
Calidad
Actas Comité de
01 ACTAS DE COMITÉ Control Interno
Actas Comité de Salud
Ocupacional
Actas Comité de
Seguridad Cumplido el tiempo de retención en el archivo

01 ACTAS Actas Comité de 5 20 X central, transferir al archivo histórico porque se

Compras considera memoria para la Institución.

Actas Comité de
Archivo
02 ACTAS DE JUNTA
DIRECTIVA
ACTAS DE
03 ASAMBLEA
GENERAL DE
ACCIONISTAS
Junta de Socios
04 ACTAS DE
REUNIONES Locales Comerciales y
Parqueaderos
COMPROBANTES
01 DE AJUSTES Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
CONTABLES seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada
02 COMPROBANTES 2 10 X año y transferirla al archivo histórico como parte
DE EGRESO de la memoria Institucional, los demás
documentos eliminarlos.
03 COMPROBANTES Recibos de Caja
DE INGRESO
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
02 COMPROBANTES COMPROBANTES seleccionar una muestra aleatoria del 2% por cada
04 2 100 X año y transferirla al archivo histórico como parte
DE NÓMINA de la memoria Institucional, los demás
documentos eliminarlos.
05 COMPROBANTES Facturación
DE VENTAS Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,

Compromiso seleccionar una muestra aleatoria del 5% por cada

2 10 X año y transferirla al archivo histórico como parte
06 COMPROBANTES Presupuestal de la memoria Institucional, los demás
DE PRESUPUESTO Disponibilidad documentos eliminarlos.
Presupuestal
01 CIRCULARES 5 5 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central a los 11 años se elimina.
COMUNICADOS Avisos Una vez cumplido el tiempo de retención en el
02 archivo central, transferir al archivo histórico el
1 5 X
DE PRENSA Boletines de Prensa documento físico y el soporte electrónico porque
COMUNICACIONES se considera memoria institucional.
03 Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
OFICIALES seleccionar una muestra de forma aleatoria del
DERECHOS DE
03 1 5 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
PETICIÓN como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
04 MEMORANDOS 1 5 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central a los 7 años se elimina.
CÓDIGO CÓDIGO
SERIES SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D PROCEDIMIENTO

02 COMODATO
03 CONCESIÓN
04 CONSULTORÍA
05 PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
04 CONTRATOS 06 OBRA
07 ASOCIACIÓN
08 COMPRAVENTA
09 SUMINISTROS
10 INTERADMINISTR
ATIVOS
TRANSFERENCIAS Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra por polo de interés del
01 A LA SEGURIDAD 2 100 X 2% por cada año y transferirla al archivo histórico
SOCIAL como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
05 DECLARACIONES Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
DECLARACIONES seleccionar una muestra de forma aleatoria del
02 2 20 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
TRIBUTARIAS como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
06 ESTUDIOS 1 20 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
HISTORIA seleccionar una muestra por polo de interés del
07 HISTORIAS 01 2 100 X 2% por cada año y transferirla al archivo histórico
LABORAL como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
INFORMES A LA Cumplido el tiempo de retención en el archivo

01 2 20 X central, transferir al archivo histórico porque se

JUNTA considera memoria para la Institución

INFORMES Informes del Revisor Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
Fiscal
02 CONTABLES 1 20 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
ANUALES como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
INFORMES DE Cumplido el tiempo de retención en el archivo
03 2 20 X central, transferir al archivo histórico porque se
GESTIÓN considera memoria para la Institución
INFORMES Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
04 ORGANISMOS DE 2 10 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
CONTROL como parte de la memoria institucional, los de
más documentos eliminarlos

Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,

INFORMES seleccionar una muestra de forma aleatoria del
08 INFORMES 05 1 10 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
EVENTOS como parte de la memoria institucional, los de
más documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
INFORMES DE seleccionar una muestra de forma aleatoria del
06 1 20 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
AUDITORÍA como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
INFORMES DE seleccionar una muestra de forma aleatoria del
07 1 10 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
VENTAS como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
INFORMES DE seleccionar una muestra de forma aleatoria del
08 1 10 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
CARTERA como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos.
INFORMES A Cumplido el tiempo de retención en el archivo
09 ENTIDADES 1 5 X
central, a los 7 años se elimina.
OFICIALES
CÓDIGO
SERIES CÓDIGO
SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D PROCEDIMIENTO

Consecutivos de
Memorando Internos
1 10 X Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12
Consecutivo de años eliminarlos.
Correspondencia
Enviada
Registro de
correspondencia
recibida
Registros de clientes y 1 10 X Cumplido el tiempo en el archivo central, a los 12
años eliminarlos.
Proveedores
02 REGISTROS Registro conciliaciones
bancarias
Registro de Reservas 1 5 X Cumplido el tiempo de retención en el archivo
y/o cotizaciones central, a los 7 años se elimina.

Registro de Ingreso de Una vez cumplido el tiempo de retención en el

2 5 X archivo central, seleccionar una muestra del 10%
vehículos
y transferirla al archivo histórico.
03 TÍTULOS Títulos de Propiedad Cumplido el tiempo de retención en el archivo
1 10 X central, transferir al archivo histórico porque se
Títulos Valores considera memoria para la Institución.

01 INVENTARIO DE 2 20 X Cumplido el tiempo en el archivo central,

BIENES MUEBLES eliminarlos.
INVENTARIO Cumplido el tiempo de retención en el archivo
02 2 20 X central, transferir al archivo histórico porque se
10 INVENTARIOS DOCUMENTAL considera memoria para la Institución.
INVENTARIO DE Cumplido el tiempo en el archivo central,
03 ELEMENTOS DE 2 20 X
eliminarlos.
CONSUMO
LIBRO MAYOR Y Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
01 2 20 X transferir al archivo histórico físico y el soporte
BALANCES electrónico porque se considera memoria
11 LIBROS CONTABLES Institucional.
02 LIBROS Una vez cumplido el tiempo de retención en el
AUXILIARLES 2 20 X archivo central, seleccionar una muestra del 5%
03 LIBRO DIARIO por cada año y transferir al archivo histórico.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo

01 DE FUNCIONES Manual de Funciones 2 20 X central, transferir al archivo histórico ya que se
constituye memoria institucional y posee valores
secundarios para la Institución.
Manual de Archivo Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Manual de central, transferir al archivo histórico, ya que se

Contratación constituye memoria Institucional y posee valores
12 MANUALES DE PROCESOS Y Manual de Interventora
secundarios para la Institución.

02 PROCEDIMIENTOS
2 20 X
Manual de Normas de Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central, transferir al archivo histórico porque se
Seguridad considera memoria para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
Manual de Calidad central, transferir al archivo histórico, ya que se
constituye memoria Institucional y posee valores
secundarios para la Institución.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
01 PLAN DE ACCIÓN 1 20 X central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución
Evaluación del
PLAN DE Desempeño Laboral
02 Cumplido el tiempo de retención en el archivo
EVALUACIÓN Evaluación de central, eliminar dejando una muestra del 2%
2 10 X
Proveedores anual y transferirla al archivo histórico como
13 PLANES memoria Institucional.
03 PLAN DE
MEJORAMIENTO
PLAN DE Cumplido el tiempo de retención en el archivo
04 1 20 X central, transferir al archivo histórico porque se
MERCADEO considera memoria para la Institución.
PLAN DE Cumplido el tiempo de retención en el archivo
05 2 20 X central, transferir al archivo histórico porque se
EMERGENCIAS considera memoria para la institución.
CÓDIGO
SERIES CÓDIGO
SUBSERIES UNIDAD DOCUMENTAL A.G A.C CT S E M/D PROCEDIMIENTO

01 PROCESOS
DISCIPLINARIOS
02 PROCESOS Cumplido el tiempo de retención en el archivo
14 PROCESOS JUDICIALES 2 20 X central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
PROCESOS DE
03 RESPONSABILIDAD
FISCAL
SALUD Una vez cumplido el tiempo de retención en el
01 2 8 X archivo central, eliminar en su totalidad por haber
OCUPACIONAL perdido sus valores y además se encuentra
consolidado en los informes de gestión
Cumplido el tiempo de retención en el archivo
02 CAPACITACIÓN 2 8 X central, eliminar dejando una muestra del 2%
anual y transferirla al archivo histórico como
memoria Institucional.
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
03 EVENTOS 1 10 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
15 PROGRAMAS demás documentos eliminarlos.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el
04 MANTENIMIENTO 1 20 X archivo central. Seleccionar una muestra del 1%
por años y transferirla al archivo histórico.
AUDITORÍAS Una vez cumplido el tiempo de retención en el
05 2 10 X archivo central, seleccionar una muestra del 1%
INTERNAS S.G.C. por cada año y transferirla al archivo histórico.
06 BIENESTAR
LABORAL Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, eliminar en su totalidad por haber
RESPONSABILIDAD 2 8 X
perdido sus valores y además se encuentra
07 SOCIAL consolidado en los informes de gestión.
EMPRESARIAL
PROYECTOS DE
01 REESTRUCTURACI
ÓN
O2 PROYECTOS DE Cumplido el tiempo de retención en el archivo
16 PROYECTOS PRESUPUEST0 2 20 X central, transferir al archivo histórico porque se
considera memoria para la Institución.
PROYECTOS DE
03 RESPONSABILIDAD
SOCIAL
EMPRESARIAL
Una vez cumplido su tiempo en el archivo central,
seleccionar una muestra de forma aleatoria del
17 LICITACIONES 1 20 X 5% por cada año y transferirla al archivo histórico
como parte de la memoria Institucional, los
demás documentos eliminarlos
01 RESOLUCIONES DE Cumplido el tiempo de retención en el archivo

18 RESOLUCIONES LA GERENCIA 5 20 X central, transferir al archivo histórico porque se

considera memoria para la Institución.
O2 JUNTA DE SOCIOS
ABREVIATURAS: A.G: Archivo de Gestión / A.C: Archivo Central / CT: Conservación Total / S: Selección / E: Eliminación / M/D: Microfilmación y/o
Destrucción
FECHA DE EMISIÓN: 09/11/2009 FECHA DE REVISIÓN: 14/04/2010
REVISION: 1