ACTA DE CONSTITUCION

Acta de constitución
del proyecto
[Implementación de un sistema de almacén inteligente en
el área de Logística de la “universidad alas peruanas”]
Fecha: [dd/mm/aaa]

Polanco Fernández Edward H.

ACTA DE CONSTITUCION | Polanco Fernández Edward

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Tabla de contenido

Información del proyecto...........................................................................................3

Datos......................................................................................................................3

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................3

Propósito y justificación del proyecto........................................................................3

Descripción del proyecto y entregables.....................................................................3

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4

Requerimientos del producto.................................................................................4

Requerimientos del proyecto..................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4

Premisas y restricciones............................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5

Cronograma de hitos principales...............................................................................5

Presupuesto estimado...............................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6

Requisitos de aprobación del proyecto.....................................................................6

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad..........................................6

Gerente de proyecto...............................................................................................6

Niveles de autoridad...............................................................................................6

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................7

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Información del proyecto

Datos

Empresa / Organización Universidad Alas Peruanas

Implementación de un Sistema de Almacén
Proyecto Inteligente en el Área de Logística de la
Universidad Alas Peruanas
Fecha de preparación
Cliente Universidad Alas Peruanas
Patrocinador principal Polanco Fernández Edward H.
Gerente de proyecto Polanco Fernández Edward H.

Patrocinador / Patrocinadores

Departamento / Rama ejecutiva

Nombre Cargo
División (Vicepresidencia)
Polanco
Área de estudio Área de estudio
Fernández Jefe de Proyecto
de Proyecto de Proyecto
Edward H.

Propósito y justificación del proyecto

El presente trabajo será presentado para la obtención de título profesional, el
estudio de este trabajo se llevara a cabo en las instalaciones del área de
logística de la entidad “Universidad Alas Peruanas – Filial Ayacucho” con el fin de
mejorar los procesos que tiene en su área de almacén; estos procesos los
cuales son: abastecimiento, almacenamiento, control y gestión de pedidos. La
principal función del sistema que queremos implementar será la optimización de
estos procesos y la reducción de tiempo y costos, es decir realizaremos un
desarrollo de un software inteligente que automatices todos los procesos del
área de Logística – almacén con el fin de mejorarla. El conocimiento que se
necesitará para el entendimiento de este sistema será en un nivel Tecnológico e
Informativo. El sistema a desarrollar tendrá en cuenta las necesidades y deberes
del área de logística de la entidad y así generar benéficos para la organización y
la innovación de sistemas y tecnologías de vanguardia.

Descripción del proyecto y entregables

El sistema que se desarrollara será realizado en el área de Logística con el
apoyo del encargado, el sistema beneficiara a la empresa para la realización de
los procesos en el área de almacén, como la adquisición de bienes a través de
un catálogo inteligente que tendrá el proyecto siguiendo, el almacenamiento y
control de los bienes por medio de un análisis y requerimiento inteligente del

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proyecto; por lo que estos procesos que se están desarrollando en el área de

Logística – Almacén serán automatizados con un sistema inteligente. El Proyecto
ejecutara un plan de desarrollo que será vera a continuación en este documento
siguiendo las necesidades, riesgos, costos, alcances y tiempo para realizar un
eficiente desarrollo de este sistema. El sistema será exclusivo de la entidad
dando beneficios en la tomar decisiones para la gestión en las entradas y salidas
de los bienes y/o servicios, y desarrollando el mejoramiento en el control y
mantenimiento de los productos.

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Para la realización del producto se deberá establecer todas las actividades del
área a implementar, teniendo todos las actividades y recursos que tiene la
organización, el sistema que se desarrollara (el producto) dará beneficios
asegurados a la institución dando mejoras en los procedimientos de
almacenamiento y en un ámbito económico.

Requerimientos del proyecto

Para la realización del proyecto el anfitrión de la institución deberá dar toda la

información correspondiente para poder realizar la implementación del sistema,
para ello tanto el interesado en realizar el estudio como el anfitrión deberán
hacer previa coordinación de todos los aspectos, tanto en las actividades del
área a implementar, como en los procedimientos que se llevaran a cabo en el
proceso de realización del proyecto.

Objetivos
OBJETIVO INDICADOR DE ÉXITO
ALCANCE
- El propósito del proyecto es mejorar el flujo de inventario
- Operación continúa y uniforme
- Mejora en los procesos del almacén
- Mejor administración
- Las áreas de la institución
- Los procesos del almacén
- Los servicios que presentará el almacén
- Transparencia institucional
-
CRONOGRAMA (TIEMPO)
- El cronograma estará establecido por los hitos
- El proyecto se llevara a cabo en un plazo no más de 18 meses
-
COSTO

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OBJETIVO INDICADOR DE ÉXITO

- Se estima los costes del proyecto en base al tipo de estimación
por presupuesto y definitiva. Esto se realiza en la planificación del
proyecto y es responsabilidad del jefe del proyecto, y aprobado e
inspeccionado por el interesado
- Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestión
del proyecto. Este documento es elaborado por el Project
Manager y, revisado y aprobado por el Sponsor
- Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo,
informando al interesado los efectos en el proyecto, en especial
las consecuencias en los objetivos finales del proyecto (alcance,
tiempo y costo)
- El análisis de impacto deberá ser presentado al interesado y
evaluará distintos escenarios posibles, cada uno de los cuales
corresponderá alternativas de intercambio de triple restricción
- Toda variación final dentro del +/- 5% del presupuesto será
considerada como normal
- Toda variación final fuera del +/- 5% del presupuesto será
considerada como causa asignable y deberá ser auditada
- Se presentará un informe de auditoría, y de ser el caso se
generará una lección aprendida
-
CALIDAD
- El aseguramiento de calidad se hará monitoreando
continuamente el avance del trabajo, los resultados del control
de calidad, y sobre todo las métricas
- De esta manera se descubrirá tempranamente cualquier
necesidad de auditoría de procesos, o de mejora de procesos
- Los resultados se formalizarán como solicitudes de cambio
y/o acciones correctivas/preventivas
- Asimismo se verificará que dichas solicitudes de cambio, y/o
acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y hayan
sido efectivas
- El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para
ver si están conformes o no
- Los resultados de estas mediciones se consolidarán y se enviarán
al proceso de aseguramiento de calidad
- Asimismo en este proceso se hará la medición de las métricas y
se informarán al proceso de aseguramiento de calidad
- Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar
para verificar si ya se han vuelto conformes
- Para los defectos detectados se tratará de detectar las causas
raíces de los defectos para eliminar las fuentes del error, los
resultados y conclusiones se formalizarán como solicitudes de
cambio y/o acciones correctivas/preventivas
-
OTROS

Premisas y restricciones

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 La fecha de entrega se deberá hacer en 1 año y medio.

 El costo estimado deberá ser el ya establecido y con difícil incremento

posterior.

 La disponibilidad de los recursos humanos para el desarrollo del sistema

puede ser insuficientes.

 Los procesos de la institución serán de suma importancia, pero no todos

serán estudiados por el interés del área en la que se realizara el proyecto.

 El alcance del proyecto abarcara solo a las áreas con las que esta
interactuando la filial Ayacucho.

 La calidad del proyecto dependerá de la información obtenida de la

institución.

Riesgos iniciales de alto nivel

 Retraso en el cronograma por resistencia o falta de implicación por parte del
personal interno de la empresa.

 Mayor complejidad en la gestión del alcance de lo esperado por falta de

detalle o consenso en requerimientos.

 El costo de la implementación del sistema sea sobrepasado, dejando con

una mala gestión del presupuesto realizado.

 La calidad del producto sea errónea y e insatisfecha para la institución y por

ende sea rechazada el proyecto.

 La burocracia y la demora en aceptación de los documentos necesarios para

realizar el proyecto.

 No se adapte al cambio que realiza el sistema a implementar.

Cronograma de hitos principales

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Hito Fecha tope

Presupuesto estimado
El presupuesto estimado del proyecto estará dado de acuerdo a los recursos que
utilizara el jefe de proyecto que en este caso será el mismo que realizara la
investigación y la implementación del proyecto mismo; con un aproximado de S/.
3,200 (tres mil doscientos soles).

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Polanco
Fernández Jefe del proyecto Interesado Estudiante
Edward H.
Encargado de
Interesado Logística
área de trabajo

Requisitos de aprobación del proyecto

Para la aprobación del proyecto esta deberá ser revisada y corregida
previamente antes de presentar al Interesado, haciendo que el sistema ejecute
pruebas correctamente establecidas de acuerdo a los procesos y peticiones del
interesado en cuestión, dando así una proyección de como funcionara y que
beneficios traerá este proyecto para la organización, dándole un mayor enfoque
a las recursos y procesos actuales.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

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Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Polanco
Área de estudio Área de estudio
Fernández Jefe de Proyecto
de Proyecto de Proyecto
Edward H.

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)

Gestión de presupuesto y de sus

variaciones

Decisiones técnicas

Resolución de conflictos

Ruta de escalamiento y limitaciones de

autoridad

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Jefe de proyecto
Hardware
Software

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma

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