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Los manuales son documentos que permiten facilitar la adaptación de cada factor
perteneciente a una empresa a los intereses primaros de esta.
Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos
principales del Sistema de Control Interno, por lo que deben ser plasmados en
manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte
de todos los trabajadores. El establecimiento de manuales es fundamental para la
correcta gestión y funcionamiento de una empresa.
Conformación de un Manual
Los manuales se conforman de la siguiente manera:
A) Identificación:
Logotipo de la organización
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Misión y Visión
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en
segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma
y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guión o diagonal.
B) Índice o contenido: Relación de los capítulos y páginas correspondientes
que forman parte del documento.
C) Prólogo y/o introducción: Exposición sobre el documento, su contenido,
objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización.
D) Objetivos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los
procedimientos.
E) Áreas de aplicación y/o alcance: Esferas de acción que cubren los
procesos, procedimientos y/o funciones.
F) Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en
los procesos, procedimientos y/o funciones.
G) políticas o normas de operación: Se incluyen los criterios o lineamientos
generales de acción que se determinan la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
CONCEPTO
CARACTERISTICAS DE UN MANUAL
Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar
su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita
flexibilidad para su modificación y/o actualización.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una
metodología para su fácil actualización y aplicación.
deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso,
para su apropiación, uso y operación.
Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados y se debe
evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.