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E-GESTIÓN DOCUMENTAL:

LÍNEAS DE TRABAJO PARA


SU IMPLEMENTACIÓN

E-GESTIÓN DOCUMENTAL: LÍNEAS DE


TRABAJO PARA SU IMPLEMENTACIÓN
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR
Lfsierra17@misena.edu.co

FECHA DE RECEPCIÓN: 30-06-2017 FECHA DE ACEPTACIÓN: 19-08-2017

RESUMEN
En los últimos años, el tema de los documentos electrónicos de archivo ha tomado gran
auge para la gestión y administración adecuada de la información en las entidades públicas
y privadas. Por tanto, el presente artículo describe las principales líneas de trabajo para la
implementación de una política de e-gestión de documentos desde una óptica archivística,
respaldada por los discursos rectores de autores de talla internacional y por las buenas
prácticas de los aprendices de la especialización tecnológica que participaron en el presente
estudio.

La metodología de investigación se sustentó en el enfoque cualitativo, con el uso de la


observación participante, como estrategia de investigación, articulado con las competencias,
actividades y resultados de aprendizaje propuestos en el proyecto formativo “Gestión de los
documentos electrónicos en entidades públicas y/o privadas”, desarrollado en el marco de la
investigación.

Finalmente, los resultados de la investigación evidenciaron dos categorías: una relacionada


con la contextualización de la e-gestión documental y sus nexos y determinantes:
e-administración, Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
y preservación digital. La otra categoría, relacionada con las líneas de trabajo para
su implementación: línea 1: e-gestión documental en ausencia de un SGDEA; línea 2:
parametrización de un SGDEA a partir de la planeación documental; y línea 3: preservación a
largo plazo de documentos electrónicos de archivo.
Palabras clave: Documento electrónico, gestión de documentos, sistema de información, líneas
de trabajo.

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística;


especialista en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos;
magíster en Docencia y candidato a doctor en Educación y Sociedad
de la Universidad de La Salle.

[ 41 ] Volúmen 1, Número 1 / Enero-Diciembre 2017 / ISSN 2590-7662


Revista de investigación en gestión
administrativa y ciencias
de la información

ABSTRACT
In recent years, the subject of electronic archival documents has taken a big rise for the proper
management and administration of information in public and private entities. Therefore, the
present article describes the main lines of work for implementaing an e- document management
policy from an archival perspective, leveraged in international authors key speeches, and the
good practices of students t taking a technological specialization who participated in the present
study.

The research methodology was based on the qualitative approach, with the use of participant
observation as a research strategy, articulated with the competences, activities and learning
outcomes proposed in the training project “Management of electronic documents in public and
entities”, developed in the framework of the research.

Finally, the results of the research showed two categories: one related to the contextualizing
documentary e-management and its links and determinants: e- administration, electronic
records management system (ERMS) and digital preservation; and another category related to
the lines of work for its implementation: line 1: e-document management in the absence of an
ERMS; line 2: parameterization of an ERMS, based on documentary planning, and line 3: long-
term preservation of electronic archive documents.
Key words: Electronic document; document management, information system, lines of work.

INTRODUCCIÓN de archivo no puede ni debe ser entendida


como un campo de acción exclusivo del
Uno de los grandes problemas área informática, puesto que el trabajo
documentales que enfrentan la mayoría archivístico de manera recurrente
de entidades tanto del orden público interpela a la transdisciplinariedad de
como del privado en Colombia tiene que conocimientos, para dar respuesta a
ver con la idea deformada en cuanto a sus propios cuestionamientos técnicos.
la organización y conservación de los De tal modo, la presente investigación
documentos electrónicos de archivo, buscó dar respuesta a la pregunta:
dado que se presupone erróneamente ¿cuáles son las líneas de trabajo que se
que con el uso excesivo de tecnología deben tener en cuenta para la gestión de
–hardware (máquina) y software documentos electrónicos de archivo en
(aplicaciones informáticas)– se resuelve entidades públicas y privadas? y servir
de manera permanente la problemática de reflexión teórico-práctica para la
asociada a la gestión de documentos y a formación profesional de aprendices en
la administración de archivos, tanto del temas archivísticos aplicados al mundo
pasado como del presente y del futuro. digital.

De acuerdo con lo anterior, la proble- Por consiguiente, fue necesario buscar


mática de los documentos electrónicos y rastrear referencias bibliográficas y

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textos archivísticos especializados que trayectoria en el campo archivístico,


avalaran la fundamentación teórica para como es el caso de Serra (2008), Mendoza
gestión de documentos electrónicos de (2009), Cruz (2009), Heredia (2011),
archivo, dado que el proyecto formativo García-Morales (2013), Barnard (2015) y
que originó la inquietud por las líneas Pulido (2016), los cuales, desde el punto
de trabajo ratifica que “las empresas de vista teórico-práctico, sustentan la
carecen de mecanismos que les permitan idea central del texto –líneas de trabajo
gestionar los documentos que han sido para su conceptualización–.
producidos por medios electrónicos,
situación que en muchas ocasiones En este sentido, el primer discurso rector
conlleva a una inapropiada toma de corresponde a la obra de Antonia Heredia
decisiones por carecer de información (2011, pp. 49, 95, 120, 171), quien propone
oportuna y confiable”. (SENA, 2015, p. 1) la diferencia conceptual para archivo
electrónico, documento electrónico de
Ahora bien, en cuanto al componente archivo, gestión documental electrónica
metodológico, este recurrió al enfoque (e-gestión documental) y SGDEA,
cualitativo y a las estrategias de respectivamente.
investigación documental y observación
no participante como camino válido para Ahora bien, como segundo discurso,
la indagación, exploración y delimitación José Ramón Cruz Mundet (2009, pp.
de las líneas de trabajo para implementar 39-48) hace una enumeración general
la gestión de documentos electrónicos de requisitos para la gestión de los
de archivo, a partir de la ejecución de documentos electrónicos partiendo de a)
la formación integral en el ambiente de requisitos de diseño, uso y conservación;
formación. b) requisitos funcionales en el plano
organizacional; c) requisitos funcionales
Finalmente, es importante aclarar al lector de gestión documental; y c) requisitos
que este artículo es fruto del proyecto funcionales de nivel tecnológico como
formativo “Gestión de los documentos enclave de la e-gestión documental en
electrónicos en entidades públicas y/o las entidades públicas y privadas.
privadas”, el cual fue ejecutado durante
el proceso de formación profesional de Por otra parte, el tercer discurso rector
la Especialización Tecnológica en Gestión se encuentra en la obra de Jordi Serra
de Documentos Electrónicos ofertada por (2008, pp. 19-27), en la cual identifica
el CGA del SENA durante el periodo 2015- cuatro problemáticas asociadas a los
2016. documentos electrónicos administrativos
o de archivo: la disociación o la
• DISCURSOS RECTORES independencia del soporte, la virtua-
lización o la separación de los compo-
El abordaje conceptual para el proyecto nentes, la modificabilidad o el carácter
se fundamentó en los planteamientos dinámico y la obsolescencia o la depen-
de diversos autores de reconocida dencia de un interfaz tecnológico en

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perpetua evolución. Es más que evidente de datos; e) el correo electrónico; f) el


que este tipo de gestión documental software; y g) el hardware. Todos ellos
involucra una mirada holística a la como temas específicos indivisibles para
problemática del ayer, el hoy y el mañana la e -gestión documental.
frente a la creación, organización y
conservación de los documentos en un Otro rasgo característico en los
soporte diferente al papel. discursos rectores es el propuesto por
Eliza García-Morales (2013, pp. 49-58),
El cuarto discurso que se debe tener en sexto de este recorrido. Afirma que
cuenta para abordar la problemática las operaciones relacionadas con la
de los documentos electrónicos de gestión de documentos electrónicos de
archivo en las entidades públicas y archivo se sustentan en la gestión por
privadas tiene que ver con la realidad procesos y en la aplicación de dos tipos
jurídica y su componente práctico. De de análisis: a) análisis funcional –cuadro
acuerdo con los Apuntes de clase N . º de clasificación; identificación de series,
117 (Nelson Pulido, 2016, pp. 59-120), es legislación que afecta, herramientas
necesario y pertinente tener en cuenta informáticas, proceso a alto nivel, series
doce contextos: la institucionalidad, las relacionadas–; y b) análisis secuencial
sentencias y los hechos actuales, la –identificación de actividades y etapas
información y la intimidad, los datos del proceso que dan lugar al documento
personales, la propiedad intelectual, ley e identificación de documentos y sus
de transparencia y del derecho de acceso características–.
a la información pública nacional, el
comercio electrónico, la firma digital, el Finalmente, el último discurso, que fue
documento electrónico, la arbitrariedad, la de utilidad para el proceso investigativo,
educación tecnológica y las normas, para es la definición de líneas de trabajo, es
una adecuada planeación y ejecución de el relacionado con los tópicos relevantes
la e-gestión documental. en la preservación digital de la autora
Alicia Barnard (2015), donde se concluye
Con respecto al quinto discurso, se sitúa que son elementos preponderantes para
la percepción sobre temas específicos la e-gestión documental las políticas de
vinculados con los documentos preservación en archivos digitales, puesto
electrónicos de archivo, como el que se que las entidades públicas y privadas
plantea en la obra de Aída Luz Mendoza han creado de manera exponencial
(2009, pp. 91-108), donde se retoma la infinidad de documentos en formatos
idea de que para estructurar un sistema digitales.
de gestión de documentos de archivo
por medios electrónicos se deben tener En este sentido, las políticas encajan en
en cuenta aspectos sensibles como a) el dos tipos de principios: a) principios
ciclo de vida; b) el modelo del continuo en del productor –los procedimientos de
la valoración documental; c) la valoración producción, los requisitos de producción,
funcional y la macrovaloración; d) la base un sistema para la elaboración, un sistema

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de conservación, los factores inherentes a METODOLOGÍA


la preservación, un custodio confiable,
todos los procesos de la organización, los Para el desarrollo de la investigación, se
derechos intelectuales, las obligaciones recurrió al enfoque cualitativo, dado que
de la confiabilidad y las reproducciones “tiene como objeto la comprensión e in-
que se hacen por el productor–; y b) terpretación de los fenómenos sociales,
principios del preservador –archivo atendiendo al estudio de los hechos ba-
histórico– (Barnard, 2015, pp. 75-76). sados en la experiencia o vivencia per-
sonal de los sujetos que forman parte de
Como se puede observar en este breve la investigación” (Pirela, Pulido y Manci-
recorrido teórico, existen diversidad de pe, 2016, p. 62). De esta manera, la for-
autores e interpretaciones contextuales, mulación de las líneas de trabajo para la
lo que permite afirmar que no existe e-gestión documental se analizó a partir
una única solución teórica para la de las experiencias previas de los apren-
problemática de los documentos dices y de la actividad académica desa-
electrónicos de archivo, y que esta se rrollada durante la formación profesional
constituyó en el punto de partida para el en la especialización tecnológica.
proyecto formativo.

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Con respecto a la estrategia seleccionada Tecnológica en Gestión de Documentos


para la investigación, se privilegió la Electrónicos, con el objeto de obtener la
observación participante en la medida mayor cantidad de datos e información
que “el investigador pasa todo el posibles de los informantes.
tiempo posible con los individuos y
toma notas de campo. Este método A continuación se describen las fichas
sirve para obtener las definiciones de la seleccionadas para el estudio:
realidad de un grupo de individuos, así
como los constructos que organizan su • 1103976, integrada por veintidós
mundo” (Moreno, 2015, p. 37). Lo anterior, aprendices que se encuentran
debido a que la formación profesional en vinculados laboralmente en diversas
el SENA se desarrolla desde una doble entidades públicas y privadas y que
intencionalidad: a partir del desarrollo de cuentan con título de tecnólogo en
proyectos formativos y del desarrollo y gestión documental.
aplicación de competencias laborales. • 1083397, integrada por veinticuatro
aprendices de diversas titulaciones
En este orden de ideas, el caso de a nivel tecnológico y profesional
investigación se enmarcó en el proyecto que laboran en proyectos de gestión
formativo “Gestión de los documentos documental,algunosdeellosen el SENA,
electrónicos en entidades públicas y/o orientando formación profesional en
privadas” y en la ejecución de la formación, temas de gestión documental y
tomando en cuenta las competencias asistencia administrativa.
profesionales 210601008 –organización
de documentos electrónicos– y 250601036 • ETAPAS DE LA INVESTIGACIÓN
–preservación de documentos de archivo
electrónicos–. De acuerdo con Galeano (2009, p. 47), “en
los enfoques cualitativos de investigación
• SUJETOS DE LA INVESTIGACIÓN social se plantean tres fases o momentos
con relaciones entre sí: exploración,
Por ser una investigación de corte focalización y profundización”. Por
cualitativo y del tipo observación tanto, el proceso metodológico de la
participante, “la selección de la muestra observación participante para identificar
no pretende representar a una población y formular las líneas de trabajo para
con el objeto de generalizar resultados, la conceptualización de la e-gestión
sino que se propone ampliar el abanico y documental estuvo permeado por los
el rango de datos tanto sea posible, a fin siguientes pasos y actividades que
de obtener la máxima información de las propone Galeano (2009, p. 48-55) en el
realidades que puedan ser descubiertas” ámbito metodológico y por la planeación
(Galeano, 2009, p. 49). En este sentido, del proyecto formativo propuesto por
se tuvieron en cuenta las realidades de el SENA (2015, pp. 3-5) desde el ámbito
dos fichas –cursos– de aprendices del práctico-. Veamos ahora, las fases
programa de formación Especialización propuestas:

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Fase 1. Exploración d) Paso proceso de muestreo cualitativo

a) Paso entrada al escenario • Actividad: Proveer la información


disponible de acuerdo con los
• Actividad: Interpretar la normatividad requerimientos y lineamientos insti-
legal vigente, el manejo estratégico tucionales.
y las disposiciones organizacionales
aplicadas a la preservación documental e) Paso confrontación con otras fuentes
electrónica.
• Actividad: Diagnosticar el estado y las • Actividad: Aplicar la tabla de retención
condiciones actuales de preservación documental a los documentos electró-
de los documentos electrónicos y su nicos teniendo en cuenta el ciclo
disposición para el archivo electrónico vital del documento electrónico, los
de acuerdo con su soporte, normas soportes documentales, normas
técnicas, políticas de la organización y técnicas y legales vigentes.
normas legales vigentes.
Fase 3. Profundización
Fase 2. Focalización
f) Paso análisis e interpretación
b) Paso definición de unidades de
observación • Actividad: Elaborar el programa
de preservación y conservación de
• Actividad: Interpretar el manejo documentos de archivo electrónicos de
estratégico de la empresa en relación acuerdo con las políticas institucionales
con la organización de los documentos y la normatividad legal.
electrónicos, en el recibo, despacho, • Actividad: Almacenar los documentos
archivo y suministro de información electrónicos en condiciones de
teniendo en cuenta la normatividad preservación y conservación dispo-
legal vigente. nibles para los usuarios del archivo
• Actividad: Preparar los documentos de de acuerdo con los lineamientos
archivo para el proceso de la gestión establecidos, y la tecnología disponible.
electrónica documental de acuerdo con
su ciclo vital, normas legales vigentes y g) Paso presentación de resultados
políticas de la organización.
• Actividad: Controlar las principales
c) Paso diseño preliminar fuentes de deterioro del soporte
y medios de almacenamiento del
• Actividad: Desarrollar el programa de documento electrónico de acuerdo con
gestión documental de los documentos la tecnología disponible.
electrónicos de archivo de acuerdo con • Actividad: Verificar la aplicación de
la normatividad vigente, tecnología las tablas de retención documental en
disponible y políticas institucionales. los archivos electrónicos de acuerdo

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con los tipos de documentales, la • E-GESTIÓN DOCUMENTAL


normatividad vigente y las políticas
institucionales. La presente categoría es producto de
la observación participante, que se llevó a
cabo durante cinco sesiones de formación
RESULTADOS con los aprendices de la especialización
tecnológica, durante el cuarto trimestre
Fruto de la actividad investigativa de 2015.
–discursos rectores–, de la estrategia
metodológica –observación participante– Como resultado de las sesiones
y de la formación profesional –proyecto anteriores, se contextualizaron, analizaron
formativo– se procedió con la identifica- y delimitaron los principales términos
ción, sistematización y descripción de los asociados a la Gestión Electrónica de
hallazgos e interpretación de las catego- Documentos de Archivo. En este sentido,
rías de investigación. En este sentido, se se identificaron los siguientes conceptos,
entiende el concepto de categoría como como ejes articuladores para el
“cada una de las diez nociones abstrac- desarrollo de las líneas de trabajo, para
tas y generales, es decir, la sustancia, proponer en el siguiente apartado.
la cantidad, la cualidad, la relación, la
acción, la pasión, el lugar, el tiempo, • E-administración: Uso de tecnologías
la situación y el hábito” (Moreno 2015, de la información y las comunicaciones
p. 55). en la Administración Pública,
combinado con cambios organizativos
En este caso particular, las categorías y nuevas aptitudes con el fin de
emergentes que se identificaron y mejorar los servicios públicos y los
analizaron fueron: procesos democráticos y reforzar
el apoyo de las políticas públicas
(Heredia, 2011, p. 41).

Sede Base Procedimiento Administración


electrónica de datos administrativo electrónica

• Fuente: El autor.

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• E-gestión documental: Todas las disponibilidad, para su mayor uso y


funciones, actividades y procesos mejor servicio (Heredia, 2011, p. 118).
que en una organización se aplican • Preservación digital: Procesos de con-
a los documentos a lo largo de la servación, migración de formatos elec-
vida para garantizar su producción, trónicos y otros procesos encaminados
su autenticidad, su integridad, su a la conservación permanente de los
conservación, su fiabilidad y su documentos electrónicos (Heredia, 2011,
pp. 149-150).

Política de
gestión de Digitalización Memoria
documentos
Fuente: El autor.

SGDEA: Aplicación informática que en su la gestión, captura, almacenamiento,


diseño y desarrollo ha incluido un conjunto disposición, visualización y accesibilidad
de reglas que relacionadas entre sí de de los documentos electrónicos de
forma ordenada permiten automatizar archivo (Heredia, 2011, p. 171).

Certificado Esquema de Cuadro


electrónico metadatos de seguridad
y acceso

Repositorio
electrónico Interoperabilidad

Fuente: El autor.

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• LÍNEAS DE TRABAJO

La presente categoría es producto En este sentido, los resultados evidencian


de la observación participante que se la existencia de algunas líneas de trabajo
llevó a cabo durante cuatro sesiones inherentes a la implementación de
de formación con los aprendices de la la gestión electrónica de documentos
especialización tecnológica durante el (e-gestión documental). Veamos entonces
primer trimestre de 2016. la descripción de cada una de ellas:

Archivo
electrónico Documento
electrónico
del archivo
Índice
electrónica
Expediente
electrónico

Marca
de tiempo
1001
Metadato

Imagen
electrónica Firma
electrónica

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Línea 1: E-gestión documental en • Adopción de la norma ISO 15489-2:2010


ausencia de un SGDEA como soporte técnico archivístico para
la adecuada gestión del ECM –captura,
Esta línea se encarga de introducir en registro, clasificación, asignación de
la organización los conceptos y buenas acceso y seguridad, identificación de
prácticas para la e-gestión documental, la disposición, almacenamiento y uso y
sin la necesidad de comprar un SGDEA. trazabilidad–.
• Adopción de la norma ISO 30301:2013
Como principales productos de la línea de como soporte técnico archivístico
trabajo se tienen: para la adecuada administración
del ECM –sistemas transaccionales,
• Implementación de formas documen- sistemas analíticos, sistemas de
tales electrónicas (plantillas y for- información histórica, archivo físico,
mularios web) en la intranet de la sistemas documentales y sistemas
compañía para desmaterializar la colaborativos–.
producción de documentos físicos y • Adopción de la norma GTC-ISO/TR
trámites de apoyo. 26122:2014 como soporte técnico
• Procedimientos para la creación, administrativo para la adecuada
recepción y envío de correo electrónico parametrización del ECM –análisis
como documento electrónico de funcional (separación de funciones en
archivo. procesos) y análisis secuencial (flujo
• Propuestas individuales para la admi- de transacciones)–.
nistración, organización, transferencia
y conservación de mensajes de correo Línea 3: Preservación a largo plazo de
electrónico en buzones corporativos. documentos electrónicos de archivo
• Acuerdos de conservación de archivos
de entrada y salida de los diversos La línea de trabajo responde a la necesidad
sistemas de información de la latente de las entidades públicas y
organización. privadas que cuentan o no con políticas
de gestión de documentos electrónicos
Línea 2: Parametrización de un SGDEA a de archivo y deseen garantizar la
partir de la planeación documental conservación de sus documentos a largo
plazo.
El alcance de esta línea se ubica en la
adecuada administración y gestión de Como principales productos de la línea
los documentos electrónicos de archivo de trabajo se tienen:
en organizaciones que ya cuentan con un
gestor documental o gestor de contenidos • Adopción de la norma ISO GTC-
empresariales (ECM). ISO-TR 18492:2013 como soporte
técnico informático para la adecuada
Como principales productos de la línea de preservación de los documentos
trabajo se tienen: electrónicos de archivo –elementos y

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desarrollo de las estrategias para la 1. El uso de hardware y software de


preservación a largo plazo–. forma masiva en las entidades
• Adopción de la norma NTC-ISO públicas y privadas es relativamente
nuevo, no supera los veinte años de
23081-2:2016 como soporte técnico
antigüedad, mientras que las técnicas
de preservación a largo plazo para la
archivísticas aplicadas y aceptadas
adecuada gestión y administración de
universalmente para documentos en
los documentos electrónicos de archivo soporte datan de finales del siglo xix
–metadatos de identidad, descripción, y principios del xx, lo cual acarrea
uso, plan de eventos, historial de evento una diferenciación sustancial entre
y relación–. uno y otro, desde lo procedimental,
archivístico y tecnológico.

CONCLUSIONES 2. La producción de documentos por


medios electrónicos inclinó la
La investigación permitió reflexionar balanza de la dimensión archivística
que tradicionalmente aceptábamos,
e identificar los principales puntos
pues pasamos de documentos
de encuentro y desencuentro entre la
gestados en soporte papel casi en
gestión de documentos tradicional y
su totalidad a un renovado uso
aceptada en el ámbito nacional y la de medios electrónicos – correo
propuesta de e-gestión documental, electrónico, redes sociales, web,
que ha tomado fuerza en los últimos aplicaciones transaccionales–, como
años por el uso progresivo de las TIC si este medio se hubiera pensados
en las organizaciones a tal punto que como sistema archivístico primigenio
es evidente que principios, funciones y –archivo central–, capaz de organizar,
técnicas aplicadas a documentos físicos conservar y servir en la búsqueda

FINANCIAL REPORT
no pueden ser extrapolados de manera
tajante para su aplicación en ambientes
y consulta de información a largo
plazo, lo cual está completamente
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informáticos por dos magna
condiciones muy alejado y descontextualizado de la
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particulares: realidad archivística.


WHO WE ARE? WHAT WE DO?

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