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Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno
colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este
mismo.
En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo
deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que
hablan sobre la Organización del archivo.
Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa
o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el
archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles,
anotaciones, fichas, cuestionarios etc.
Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando
el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el
archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún
acto para hacerlo más simple daré un pequeño ejemplo:
Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información
como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el
de respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los
principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es
otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas
físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre
ejercicio de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el
devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información
contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los
ciudadanos
LAS REDES
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable
mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.
· El Correo Electrónico: El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar
información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de
documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el
archivero y los usuarios internos para solicitud de
documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión,
comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para
petición de información. Entre el archivero y los proveedores.