Taller de Asistencia Técnica

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
MATRICULA Y EVALUACIÓN

Héctor Chávez Aguilar

ESPECIALISTA SIAGIE – COORDINADOR DEL EQUIPO DE SOPORTE AL SERVICIO EDUCATIVO
 CRONOGRAMA
PROCESO DE CIERRE DEL AÑO ACADEMICO 2017
N° ACCIONES FECHA
1 Registros de Evaluaciones de Subsanación Hasta el 27 de octubre 2017

2 Registro de Traslados en el SIAGIE Hasta el 20 de octubre 2017

Nominas Adicionales 2017 Desde fecha de aprobación de

(generación, verificación, aprobación e nominas oficiales
3
impresión) (28 de abril del 2017 aprox.)
Hasta el 31 de octubre del 2017
Actas Finales 2017 Desde el 19 de diciembre del 2017
4 (generación, verificación, aprobación e Hasta el 30 de enero del 2018
impresión)
 FINALIZACION DEL AÑO 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Noviembre Diciembre Enero

Actas Finales
Ingreso de Notas Ingreso de Notas
- Generación
de Subsanación - Por Periodo
- Verificación
- Finales
- Aprobación
- Impresión
Registro de
Traslados y
Retiros
 FINALIZACION DEL AÑO 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Noviembre

Ingreso de Notas Reporte de estudiantes para Subsanación 2017 (informar a

de Subsanación PP.FF.)

Registrar los Calificativos de los estudiantes que aprobaron

FINALIZACION DEL AÑO 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Noviembre

Registro de
Traslados y Registrar a los estudiantes trasladados a EBA y al Extranjero
Retiros
Registrar los Retiros de los estudiantes
FINALIZACION DEL AÑO 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Diciembre • Durante el Año Informar a los PPFF sobre el progreso de

sus hijos por ejemplo: En reuniones de padres, Mensajes
Ingreso de Notas en la Agenda, reuniones con el tutor, etc.
- Por Periodo
- Finales • Oficializar los medios de comunicación: Reglamento
interno. (medios de comunicación, procedimiento de
traslado y retiro, postergación de evaluaciones,
justificaciones de evaluación, proceso de recuperación,
fechas importantes)

• Entrega de Libretas en la Clausura e informe de situación

académica del estudiante.
FINALIZACION DEL AÑO 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Diciembre

Ingreso de Notas • Determinar plazo de ingreso o entrega de calificaciones

- Por Periodo por parte de los docentes. (ej. 20 diciembre)
- Finales
• Generar el Acta de Borrador y verificar: calificativos y
promedios finales, situación final, orden alfabético, etc.

• Aprobación de Actas Finales y Firmas del Director así

como los docentes titulares correspondientes.
 PROCESOS PARA EL CIERRE DEL AÑO 2017

Ingreso de Generación Verificación Aprobación

Procesamiento
Notas Actas Actas Actas
 FINALIZACION DEL AÑO 2017 - RECOMENDACIONES
• Considerar a todos los estudiantes en nóminas oficiales y/o nóminas
adicionales, si hubiera el caso de algún estudiante que por diferentes motivos
no se ingresó será responsabilidad del director de la institución educativa.

• Verificar que los nombres y apellidos de los estudiantes se encuentren

ordenados alfabéticamente antes de aprobar el acta final.

• Registrar a los estudiantes trasladados a CEBA y al extranjero, en SIAGIE en la

opción de traslado a extranjería para los niveles de primaria y secundaria.

• Registrar a los estudiantes que solicitaron su postergación de evaluación, para

los niveles de primaria y secundaria, dicha postergación no puede exceder al
inicio del año académico 2018.

• Registrar a los todos docentes de la I.E. para el caso de nivel inicial y primario
asignarlos como tutores de aula y para el nivel secundario es necesario el
llenado de los horarios y asignarlos como docentes titulares en ciclos grados y
secciones, esto garantizará que al momento de generar el acta de evaluación
salgan los nombres para la firma posterior de los docentes.
PROMOCIÓN Y REPITENCIA - RECOMENDACIONES
Educación Inicial
Si el docente de aula de la institución educativa detecta que el estudiante tiene
problemas en el desarrollo de su aprendizaje directamente relacionados con su
madurez emocional, deberá informar a los padres de familia para que ellos
puedan solicitar se le realice una evaluación psicopedagógica y de acuerdo a las
recomendaciones brindar la asistencia correspondiente y de ser necesario se
solicite la permanencia del estudiante.

Educación Primaria
Se deberá informar a los padres de familia y/o apoderados de los estudiantes que
repiten o pasen a la fase de recuperación de manera explicita sobre su situación,
por ejemplo en el momento de entrega de libretas, mediante avisos públicos y/o
mediante la agenda escolar y en las reuniones previas a la finalización del año
escolar.

Si el padre de familia y/o apoderado solicita la autorización para rendir examen

en otra institución educativa deberá solicitarlo con anticipación, es
responsabilidad del director de la institución educativa informarle al padre de
como se realiza este procedimiento.
 PROMOCIÓN Y REPITENCIA - RECOMENDACIONES

Educación Secundaria
a. Es Promovido cuando al término del año escolar, aprueban todas las áreas
curriculares, incluidas las áreas o talleres que fueron creados como parte de
las horas de libre disponibilidad y el área curricular pendiente de
subsanación.
b. Es Promovido cuando al término del Programa de Recuperación Pedagógica
o la Evaluación de Recuperación, aprueban todas las áreas curriculares o
desaprueban como mínimo un área o taller curricular.
c. El estudiante que tiene entre una hasta tres áreas curriculares desaprobadas
(incluida el área a cargo) a diciembre de 2017, pasa directamente a la
evaluación de recuperación entre los meses de enero y febrero del 2017.
d. Repiten el grado de estudios los estudiantes que, al término del año escolar
2016 desaprueban cuatro o más áreas curriculares, incluidas las áreas o
talleres que fueron creadas como parte de las horas de libre disponibilidad y
el área curricular pendiente de subsanación y cuando al término del
Programa de Recuperación Pedagógica o la evaluación de recuperación,
desaprueban dos o más áreas curriculares.
 PROMOCIÓN Y REPITENCIA - RECOMENDACIONES

Educación Secundaria
e. El estudiante que tiene hasta tres áreas curriculares desaprobadas (incluida
el área a cargo) a diciembre de 2017, pasa directamente a la evaluación de
recuperación en el mes de enero o febrero de 2018.
f. Los estudiantes que por razones de viaje u otros motivos, no pueden rendir
la evaluación de recuperación en su I.E. de origen, lo rinden en otra, siempre
y cuando tengan obligatoriamente la AUTORIZACIÓN expedida por la
Dirección de la Institución Educativa de origen. Caso contrario es nula toda
evaluación sin esta autorización

Se deberá informar a los padres de familia y/o apoderados de los estudiantes que
repiten o pasen a la fase de recuperación de manera explicita sobre su situación, por
ejemplo en el momento de entrega de libretas, mediante avisos públicos y/o
mediante la agenda escolar y en las reuniones previas a la finalización del año escolar.

Si el padre de familia y/o apoderado solicita la autorización para rendir examen en

otra institución educativa deberá solicitarlo con anticipación, es responsabilidad del
director de la institución educativa informarle al padre de como se realiza este
procedimiento.
 PROMOCIÓN Y REPITENCIA - RECOMENDACIONES

• Se deberá informar a los padres de familia y/ apoderado de los

estudiantes que repiten o pasen a la fase de recuperación de manera
explicita.

• Si el padre de familia y/o apoderado solicita la autorización para rendir

examen en otra institución educativa deberá solicitarlo con
anticipación, es responsabilidad del director de la institución educativa
informarle de este procedimiento así como de asegurarse de que si fue
un taller académico el que desaprobó la otra institución académica
tenga el mismo taller.

• Los estudiantes de quinto de secundaria que al finalizar la fase de

recuperación aun mantengan 2 o mas áreas curriculares incluido
talleres desaprobados automáticamente repiten y deberán volver a
realizar el grado correspondiente.
 CRONOGRAMA
PROCESO DE FASE DE RECUPERACIÓN 2017
N° ACCIONES FECHA
Reporte de estudiantes que pueden Desde el 19 de diciembre del 2017
1 participar en la Fase de Recuperación 2017 Hasta el día de aprobación de actas
(informar a PP.FF.) finales
Configuración Fase de Recuperación 2017 De enero a febrero del 2018
2
Registro de Evaluaciones de Recuperación
Actas de Recuperación 2017 Desde el 15 de febrero del 2018
3
(generación, aprobación e impresión) Hasta 05 de marzo del 2018
FASE DE RECUPERACIÓN 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Diciembre Enero y Febrero Marzo

Reporte de
Configuración de Actas de Recuperación
Estudiantes para
la Fase de - Generación
recuperación
Recuperación - Verificación
- Aprobación

Ingreso de Notas
- Programa de Recuperación
Pedagógica
- Examen de Recuperación
FASE DE RECUPERACIÓN 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Diciembre

Reporte de Reporte de estudiantes que pueden participar en la Fase de

Estudiantes para Recuperación 2017 (informar a PP.FF.)
Fase de
Recuperación
 FASE DE RECUPERACIÓN 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Enero y Febrero

Ingreso de Notas • Configuración Fase de Recuperación.

- Programa de
Recuperación • Entrega de Autorizaciones para estudiantes que soliciten
Pedagógica Rendir evaluación en otra IIEE (Viaje ó Motivos
- Examen de Excepcionales)
Recuperación
• Determinar plazo de ingreso o entrega de calificaciones
por parte de los docentes.
 FASE DE RECUPERACIÓN 2017 – SEGÚN CALENDARIO

Marzo

Actas de Recuperación
- Generación • Generar el Acta de Borrador y verificar: calificativos y
- Verificación promedios finales, situación final, orden alfabético,
- Aprobación etc.

• Aprobación de Actas de Recuperación y Firmas del

Director así como los docentes titulares
correspondientes.
 PROCESOS PARA FASE DE RECUPERACION

Solicita Prof. Evalúa y Se registran las Proceso de

Autoriza
Rendir presenta notas en Aprobación de
Rendir Examen
Examen informe SIAGIE Actas
 CRONOGRAMA
PROCESO DE INICIO DEL AÑO ACADEMICO 2018
N° ACCIONES FECHA
1 Configuración del Año Escolar 2018 Desde 05 de Febrero 2018
(fases, grados y secciones, personal, horarios y otros) Hasta 16 de Febrero 2018
2 Matricula de Estudiantes 2018 Desde 05 de febrero 2018
(Estudiantes Internos Promovidos) Hasta 30 de marzo 2018
3 Registro de Traslados - Ingresantes Matricula 2018 Desde febrero del 2018
(Estudiantes Externos Promovidos) Hasta marzo del 2018
4 Registro de Traslados - ingresantes Matricula 2018
(Estudiantes que participaron en la Fase de marzo 2018
Recuperación internos y externos)
5 Nominas Oficiales 2018 abril 2018
(generación, aprobación e impresión)
 MATRICULA DEL AÑO 2018 – SEGÚN CALENDARIO

Enero Febrero Marzo Abril

Emisión de Constancias de Vacantes

Matriculas de Estudiantes
Internos y Externos

Nominas Oficiales
Configuración del - Generación
Año 2018 - Verificación
- Aprobación
 MATRICULA DEL AÑO 2018 – SEGÚN CALENDARIO

Enero Febrero

Emisión de Constancias de Vacantes

• Otorgar la Constancia de Vacante de manera física.

• Constancia de Vacante con periodo de vigencia.
• El grado de la constancia no debería generar derechos.
 MATRICULA DEL AÑO 2018 – SEGÚN CALENDARIO

Febrero y Marzo

Matriculas de Estudiantes
(Internos y Externos)

• Verificar Situación Final del Estudiante.

• Verificar Documentos y/o Situación Final de Estudiantes Nuevos.
• En caso no tengan la documentación solicitar una Declaración Jurada y si
fuera necesario una Autorización de Búsqueda del ultimo registro en el
SIAGIE.
• En caso de ser estudiantes extranjeros para el Nivel Inicial o primer grado de
primaria se consideraran como un ingreso nuevo creándole un código de
estudiante en caso de no contar con DNI.
• En caso de ser estudiantes extranjeros para segundo grado de primaria en
adelante realizar los procesos de convalidación ó Prueba de Ubicación según
corresponda.
 MATRICULA DEL AÑO 2018 – SEGÚN CALENDARIO

Abril

Nominas Oficiales
- Generación • Verificar que todos los estudiantes asistentes esten en la
- Verificación nomina de matricula.
- Aprobación
• Generar el nomina y verificar: cantidades (duplicados),
datos de segunda lengua, registro de nacimiento,
escolaridad de la madre, orden alfabético, etc.

• Aprobación de Nominas de Matricula y Firmas del

Director así como los docentes titulares
correspondientes.
PROCESOS PARA MATRICULA 2018

NOMINA DE MATRICULA 2018

 PAUTAS A CONSIDERAR

• Formatos Resolución
• Rectificación de Documentos
• Aprobación de Actas (Primeros Puestos)
• Aprobación de Actas (Estudiantes COAR)
• Regularización Documentos
• La Ficha de Matricula (Solo en Traslado)
• Constancia de Matricula (Entrega Gratuita)
Verificar cierre de los años académicos en el SIAGIE
Reporte de matriculas para Semáforo Escuela
 Gracias por su Atención

SIAGIE – UGEL 07
Loma Verde s/n – Ex CEBE Surco
www.ugel07.gob.pe/siagie
siagie@ugel07.gob.pe
01-5148811 (solo consultas)
947956627 – Héctor Chávez