Curso de Excel 2016 Nivel Inicial-Medio

CURSO DE EXCEL 2016 NIVEL INICIAL-MEDIO
Índice
1 Introducción a excel 2016
1.1 Características generales a todos los productos de office 2016
1.2 Información general
1.3 Tratar y editar hojas de cálculo
1.4 Trabajar con las hojas de cálculo
1.5 Introducción de datos
1.6 Referencias a celdas
1.7 Imprimir hojas de cálculo
1.8 Práctica crear hoja de cálculo
1.9 Práctica ejercicio
1.10 Cuestionario: introducción a excel 2016
2 Configuración de la ventana de la aplicación

2.1 Trabajar con barras de herramientas
2.2 Crear botones de opciones personalizadas
2.3 Vistas personalizadas
2.4 Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas
2.5 Utilizar comentarios para documentar la hoja
2.6 Práctica personalizar barra de herramientas
2.7 Práctica aprendiendo a movernos
2.8 Práctica ejercicios
2.9 Cuestionario: configuración de la ventana de la aplicación
3 Mecanismos de importación y exportación de ficheros

3.1 Importar datos de programas externos
3.2 Exportar datos a formato de texto
3.3 Exportar datos a otros formatos
3.4 Importar y exportar gráficas
3.5 Práctica paso a paso
3.7 Cuestionario: mecanismos de importación y exportación de ficheros
4 Utilización de rangos y vinculación entre ficheros

4.1 Usar los rangos
4.2 Trabajar con diferentes ficheros
4.5 Práctica trabajando con rangos
4.6 Práctica introducir datos
4.7 Cuestionario: utilización de rangos y vinculación entre ficheros
RICOSOFT – CURSO DE EXCEL 2016 BASICO – MEDIO

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5 Utilización de las herramientas avanzadas
5.1 Copiar, cortar y pegar especial
5.2 Cambiar a diferentes formatos
5.3 Configurar el formato condicional
5.4 Reducir y aumentar decimales
5.5 Validar datos
5.8 Práctica introducir formulas
5.9 Práctica tienda del oeste
5.10 Cuestionario: utilización de las herramientas
avanzadas de formato
5.11 Cuestionario: cuestionario final

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1. Características generales a todos los productos de Office 2016
Office 2016 es la última versión de la suite de Microsoft.
Esta versión tiene una interfaz de usuario más minimalista, integrándose a la familia de Microsoft Windows
10 y a todo su ecosistema. Si bien es cierto que esta interfaz, denominada Ribbon o Cinta de Opciones y
Herramientas, no es nueva, sino que viene heredada desde la versión de Office 2010 que fue la que marcó
un antes y un después incluyendo el Ribbon.
Los cambios visuales entre Office 2013 y Office 2016 son mínimos. Lo que realmente han realizado con esta
nueva versión es mejorar todo lo anterior, con funcionalidades internas más avanzadas (que son
transparentes para el usuario medio, por ej: la limitación de Excel a la memoria y disponibilidad del equipo)
hacerlo más robusto (cuelgues), más integrado con OneDrive, integrado con la web, con la tienda de
aplicaciones de Microsoft, integrado con Wikipedia.
Y un aspecto interesante, Office 2016 funciona como SDI (single document interface), es decir, que cada
archivo “abre” un programa independiente con un proceso en memoria independiente, lo que proporciona
estabilidad y robustez en memoria. Si un archivo “cuelga” el sistema, tan sólo debemos cerrar ese archivo
sin afectar a los demás. En versiones anteriores, un mismo programa abría varios archivos. Si un archivo se
quedaba “colgado” cerraba todos los demás.
La integración de la interfaz gráfica de usuario, entre diversas aplicaciones que componen Office 2016, es
completa. Dispone de una serie de pestañas (que pueden variar según la aplicación) donde se encuentra
funcionalidades; algunas de ellas son comunes entre todas las aplicaciones. Por ejemplo: la ficha de Inicio es
muy parecida en Word, Excel y PowerPoint; la razón es el uso del texto y sus modificadores en tales
aplicaciones.
Veamos un recorrido completo por las aplicaciones más
comunes, Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook:

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También se dispone de un planteamiento similar en cómo arrancar el programa y su configuración.
Enumeraremos las características generales de cualquier aplicación de Office 2016:
Pantalla de inicio o de bienvenida

Es la primera pantalla que visualizamos al ejecutar una aplicación. Disponemos de un menú con información
de archivos recientemente trabajados, abrir ficheros desde otras ubicaciones, usar plantillas on-line y, por
supuesto, crear un archivo para iniciar nuestro trabajo.

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Backstage
Es un menú personalizado de la aplicación muy parecido a la pantalla de bienvenida, pero con mayor detalle.
Sustituye al botón Office de la versión 2010. Este menú realmente es una pestaña más, como lo puede ser
Inicio o Insertar, pero con una particularidad, es totalmente independiente. Es decir, desde el entorno de
trabajo de una aplicación, al pulsar la pestaña Archivo vemos de manera independiente las opciones del que
dispone. Diferenciando totalmente el entorno de trabajo a la gestión de: archivos, configuración del
programa, importación o exportación, creación de nuevos archivos, ubicaciones, impresión y compartición.

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Búsqueda inteligente
Es una funcionalidad desde la que se accede mediante el menú emergente (pulsando el botón derecho). Con
ella podemos buscar información de ese texto en Wikipedia, referencias en internet e incluso definición
según diccionarios. Sin dudas es una gran ayuda que evita tener que “salir” del programa y buscar esa
referencia desde un navegador.
Búsqueda inteligente
Asistente ¿Qué desea hacer?
Es un asistente de ayuda integrada (off-line, no requiere acceso a internet) que nos guiará para encontrar
cómo hacer una funcionalidad con la aplicación en cuestión. Podríamos decir que es una mezcla del
personaje Clippy (de versiones anteriores de Office) junto con el asistente integrado de Windows 10,
Cortana.

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Ecuaciones manuscritas
Incluye un sistema mejorado de inserción de ecuaciones de forma manuscrita. De esta forma evitamos tener
que componer una ecuación mediante símbolos. Tan sólo debemos escribir de una manera directa, tal y
cómo lo haríamos en papel.
Gestión pantalla completa

Justo al lado de los modificadores de ventana de Windows (minimizar, maximizar y cerrar) tenemos un icono
de modificación del entorno de la aplicación, donde configuramos si deseamos la interfaz: a pantalla
completa (sin la cinta de opciones), sólo con pestañas o el entorno por defecto (pestaña y menús completo).

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Compartir en OneDrive
Para poder compartir y editar en línea a través de la nube de Microsoft. Para ello es necesario crear una
cuenta en OneDrive y que las personas que editen en tiempo real también dispongan de una cuenta y
permisos.
Con esta funcionalidad no sólo vamos a editar documentos almacenados en OneDrive, sino que también
podemos editar, al mismo tiempo, desde multitud de dispositivos (iPad/Mac –IOS, Android, Windows Phone
u Office Web Apps-escritorio) y desde múltiples usuarios.
Una vez creada la cuenta, podemos iniciar la sesión y guardar el archivo en OneDrive:
Seleccionamos la ubicación dentro de la nube:

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Podemos comprobar el archivo desde el navegador, a través de OneDrive.com:
Si además queremos hacer uso del elemento colaborativo, lo podemos compartir a otras personas:

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Pudiendo enviarles una invitación si están conectados desde un listado de la agenda de contactos de
Outlook o a través de un vínculo compartido.
Por último, las diferencias más notables que afectan a la mayoría de aplicaciones de Office (que tratan en
mayor o menor medida) es la ficha Insertar. Añadiendo un menú denominado Complementos, que incluye
integración con la Tienda de Microsoft, adición de complementos externos on-line e integración a
Wikipedia desde el mismo programa sin salir a un navegador externo.

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2. Información general
Excel es la aplicación de hojas de cálculo incluida en el paquete Office 2016.
Esta versión tiene una interfaz de usuario más minimalista, integrándose a la familia de Microsoft Windows 10 y a todo
su ecosistema. Si bien es cierto que esta interfaz, denominada Ribbon o Cinta de Opciones y Herramientas, no es
nueva, sino que viene heredada desde la versión de Office 2010 que fue la que marcó un antes y un después incluyendo
el Ribbon.
Interfaz de Microsoft Excel 2016
El objetivo de Excel es realizar todo tipo de cálculos rápidamente mediante el uso de operaciones aritméticas sencillas,
pero también la realización de operaciones con fórmulas complejas que vendrán ayudadas por funciones.
Quizás el trabajo más duro que haya que realizar con Excel sea el de introducir los datos, aunque existen métodos para
facilitar esta tarea. Cuando se maneja con cierta fluidez se podrá ver que en muchos casos el programa resta trabajo
al usuario.
Para el usuario que ya haya utilizado otro programa de Office, la pantalla de Excel le resultará muy familiar. Los botones
de la ficha INICIO son muy similares a los de Word; por ejemplo, y permitirán, entre otras funcionalidades, utilizar el
portapapeles, efectuar cambios al texto gestionando las fuentes y la alineación, controlar el formato de los números,
dar formato con estilos, añadir o eliminar celdas, y modificar contenidos. Todos los comandos de Excel que tienen que
ver con el formato de texto y los números son similares a los de Word.
A continuación, explicaremos en detalle de qué partes consta un archivo de Excel, así como su distribución y
funcionamiento.
Un archivo de Excel es un libro y cada libro consta de una o más hojas de cálculo.
Dicha hoja es una tabla donde se introducen los datos y las etiquetas para identificarlos o describirlos.
Una hoja de cálculo funciona como un extracto y está distribuida por columnas (A, B, C, etc.) y filas (1, 2, 3, etc.). Los
rectángulos que se cruzan en las columnas y las filas son las celdas, y cada celda puede contener un elemento
constituido por datos, una fórmula para el cálculo, o también puede dejarse en blanco.

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Los libros y las hojas de Excel presentan algunos límites. Éstos son los principales:
 No hay límite de libros abiertos a la vez, depende exclusivamente de la memoria de la máquina. En

Office 2016, funciona como SDI (single document interface), es decir, que cada archivo “abre” un
programa Excel independiente, lo que proporciona estabilidad y robustez en memoria. Si un archivo
“cuelga” el sistema, tan sólo debemos cerrar ese archivo sin afectar a los demás. En versiones
anteriores, un mismo programa abría varios archivos. Si un archivo se quedaba “colgado” cerraba todos
los demás.
 No hay límite de hojas abiertas en un solo libro, depende exclusivamente de la memoria de la máquina.
 Una hoja de cálculo tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas.
 En una columna caben hasta un máximo de 255 caracteres.
 En una fila caben 409 puntos.
 En una celda caben 32.767 caracteres, aunque sólo se mostrarán 1.024 en una celda. Sin embargo, se
verán todos los caracteres en la barra de fórmulas al hacer clic en la celda en cuestión.
 El zoom puede ir del 10 % al 400 %.
Los fundamentos de una hoja de cálculo son:
 La finalidad principal de Excel es la de realizar cálculos sobre datos introducidos por el usuario, así como
la representación gráfica de estos valores.
 Las hojas de un libro se pueden copiar, mover, cambiar de nombre, etc.
 Cada una de estas hojas es una cuadrícula formada por celdas. La celda activa aparece siempre
resaltada. Las columnas (en vertical) siempre las encabezan letras y las filas (en horizontal) siempre
están iniciadas por números.
 Una ventana sólo muestra una hoja y de esa hoja, sólo aquellas celdas que caben en una pantalla.
 Una celda es la unidad fundamental de trabajo de Excel. En las celdas se introducen los datos necesarios
para sus operaciones.
 Al conjunto de celdas consecutivas se las conoce como Rango y se representa de la forma A1:Zn para
indicar que se está trabajando con las celdas A1, A2, A3..., An, B1, B2, B3..., Bn; Z1, Z2, Z3..., Zn
 Para referirse a una celda concreta, se realiza un punto de unión entre el encabezado de columna y el
de fila, por ejemplo, la celda B2.
 Al hacer un clic en una celda, por ejemplo, la B2, el encabezado B de columna y el encabezado 2 de la
fila se realzan. La celda en cuestión se conoce como Celda activa y presenta un borde alrededor de ella.

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3. Tratar y editar hojas de cálculo
Para editar una hoja de cálculo en Excel se tiene la opción de crear una nueva hoja o abrir alguna de las ya
existentes. En el caso de creación de una nueva es posible hacerlo desde una en blanco o desde alguna
basada en las plantillas predeterminadas.
1. Para crear una nueva hoja de cálculo a partir de una plantilla hay que ir al
menú ARCHIVO y seleccionar la opción Nuevo.
2. Por ejemplo, elegir la plantilla Presupuesto de tendencias de gastos. Buscando a través

de la barra de desplazamiento vertical (scroll) o introduciendo el texto en la barra de
búsqueda.
3. Se pulsa en el botón Crear y se generará una nueva hoja de cálculo con el aspecto de la
plantilla deseada.
A partir de este momento ya se puede editar la hoja de cálculo como si fuera una hoja ya existente.

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4. Trabajar con las hojas de cálculo
Desplazamiento por las hojas de cálculo
Para ir a una determinada celda hay que moverse con la barra de desplazamiento vertical u horizontal, pero esto a
veces es complicado con Excel, ya que hay muchas celdas y el cursor puede ir demasiado deprisa. Para evitar el
problema hay que utilizar el Cuadro de nombres que se encuentra en la parte superior de las celdas. Se puede apreciar
en la siguiente imagen (A1).
En dicho cuadro se puede escribir una celda cualquiera, por ejemplo, Z1000 y al pulsar Intro se marca la nueva celda
como activa y directamente se traslada a dicho lugar. Pulsando Ctrl+Inicio se vuelve a la celda A1.
También se puede asignar un nombre a una celda cualquiera. Para ello, hay que pulsar sobre ella con el botón derecho
del ratón y elegir la opción Definir nombre. Entonces se muestra una ventana en la que definir el nombre deseado, tal
y como se aprecia en esta imagen:
Se puede realizar la misma tarea para un rango de celdas. Basta con marcar el rango deseado y realizar la misma
operación que para una celda. Se mostrará la misma ventana, indicando el rango correspondiente.
Para desplazarse por una hoja de cálculo se pueden utilizar las teclas que definen las acciones representadas en la
siguiente tabla:
Teclas a pulsar Acción de desplazamiento
Flechas de dirección derecha o izquierda Una celda a la derecha o a la izquierda
Flechas de dirección arriba o abajo Una celda arriba o abajo
Ctrl + Flechas de dirección Ir al extremo de la región de datos actual

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Teclas a pulsar Acción de desplazamiento
Inicio Ir al inicio de una fila
Ctrl + Inicio Ir al inicio de una hoja
Ctrl + Flecha abajo Ir a la última celda de la hoja
AvPág Una pantalla abajo
RePág Una pantalla arriba
Alt + AvPág Una pantalla a la derecha
Alt + RePág Una pantalla a la izquierda
Ctrl + Flecha izquierda Desplazamiento para ver la celda activa
Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro

Un libro siempre tiene una hoja activa denominada Hoja1, pero a la derecha aparece un icono con el signo
más (+). Esto quiere decir que se pueden añadir o eliminar hojas, e incluso se puede personalizar el trabajo
de Excel con tantas hojas en un libro como se quiera.
1. Para añadir una hoja concreta a un libro, simplemente se hace un clic en el icono de
hoja nueva y se añadirá automáticamente, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:
2. Para eliminar una hoja se hace clic con el botón derecho sobre la hoja que se ha añadido
y se elige Eliminar.
3. También se puede copiar el contenido completo de una hoja haciendo un clic sobre la
hoja a copiar, presionando la tecla Ctrl y, sin soltarla, arrastrar el icono de la hoja hasta
la nueva posición, soltando entonces el puntero. Aparece con el mismo nombre, pero
al final tendrá el número 2 entre paréntesis, pudiendo después renombrarla.
4. Por otra parte, se puede cambiar el orden de posición de una hoja, realizando la misma
práctica que en el punto anterior, pero sin presionar Ctrl.
Otra de las opciones que ofrece Excel 2016 es la de modificar los nombres de las hojas
y, además, aplicar a cada una de las etiquetas un color.
5. Para modificar el nombre se pulsa el botón derecho sobre la celda y se elige la
opción Cambiar nombre. Para realizar el cambio de color se pulsa también con el botón

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derecho y se elige la opción Color de etiqueta que, a su vez, despliega la gama de
colores que se pueden seleccionar para la hoja.
6. El número de hojas con las que se abre un libro puede configurarse. Para ello se abre el
menú ARCHIVO, se entra en Opciones y en la ficha General se modifica el
apartado Incluir este número de hojas. Al pulsar en Aceptar se guarda para futuras
ocasiones.
Además, si tenemos varias hojas creadas podemos navegar entre ellas; e incluso, seleccionarla desde una
lista (pulsado con el botón derecho encima de los botones de navegación).
Selección de celdas
La forma habitual de trabajar con una hoja de cálculo es siguiendo estos pasos:
Seleccionar las celdas con las que se quiere trabajar.
1. Aplicar fórmulas y funciones.

2. Formatear los datos, ya sea a través de un icono o de un menú.
3. Configurar las opciones de la ordenación.
El primero de los puntos anteriores es imprescindible para que los siguientes pasos funcionen correctamente.
Cuando se quiere escribir un valor en una celda, introducir una fórmula, aplicar color de fondo, etc., es necesario
seleccionarla previamente. La forma de seleccionar una celda es muy sencilla:

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1. Se coloca el cursor del ratón sobre la celda y se hace un clic dentro de ésta. Se quedará
enmarcada de color oscuro.
En el Cuadro de nombres aparecerá escrita, de forma automática, la coordenada de la celda
clicada.
A menudo, es necesario aplicar la misma orden a más de una celda. En este caso, la solución
óptima es hacer una selección conjunta de todas las celdas para que atando se decida la orden
a ejecutar, ésta se aplique a todas las celdas seleccionadas. Para seleccionar diversas celdas hay
dos maneras, en función de que las celdas se hallen contiguas o separadas.
2. Cuando las celdas a seleccionar están situadas correlativamente, la manera de seleccionarlas

es haciendo un clic en cualquiera de los extremos de las celdas de selección (normalmente la
esquina superior izquierda) y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, se arrastra
primero hacia la derecha y abajo hasta la celda final, donde se soltará el botón del ratón. El
conjunto de celdas queda sombreado.
3. Cuando las celdas sobre las que se ha de aplicar una orden no se hallan contiguas, la forma de
seleccionarlas. Se selecciona una celda inicial y presionando la tecla Ctrl del se van
seleccionando otra celda o conjuntos de celdas no contiguas. Los pasos se pueden repetir hasta
seleccionar un grupo de rangos o celdas sueltas.

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También se pueden seleccionar filas o columnas completas.
4. Para seleccionar una columna hay que situarse en el encabezado de ésta y, cuando el puntero
cambie de forma, hacer un clic. Se seleccionará toda la columna. Y si se quieren seleccionar
columnas contiguas, se arrastra el puntero por el encabezado, por ejemplo, hasta la columna
deseada.
5. Si se quieren seleccionar a la vez varias filas, primero se presiona Ctrl y. sir soltar la tecla, se
hace un clic encima de la fila inicial y se arrastra el puntero hasta la fila final. Al soltar el puntero
quedará marcada la selección. Si se deseamos seleccionar varias filas y columnas a la vez, se
realiza la misma operación que para filas y columnas completas, pero presionando a la vez la
tecla Ctrl.

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5. Introducción de datos
Para introducir un valor en una celda basta con pulsar con el ratón sobre la celda donde se quiere
introducir el valor, escribirlo y, a continuación, pulsar la tecla Intro para confirmar el valor escrito.
En una celda se puede incluir texto, números, texto y números combinados o fórmulas. Si se introducen
valores constantes, éstos pueden ser números, fechas, horas o textos.
Si en lugar de introducir directamente un dato, se introduce primero un signo “=”, Excel interpretará que
se va a introducir una fórmula.
Introducción de números
 Para introducir números se pueden incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales
“+”,”-“,”(,)”, “/”, “%”.
 Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir
precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número
negativo.
 Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número
tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
 Si al finalizar un número se escribe el símbolo del euro (€), Excel asigna el formato de Moneda al número
y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
 Si se introduce el símbolo “%” al final de un número, Excel lo considera como formato de porcentaje.
 Si se introducen fracciones tales como 1/2, 3/4, se debe escribir primero un cero para que no se
confundan con números de fecha.
 Si un número no cabe en su celda se pasa automáticamente a notación científica. Por defecto, los
números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Introducción de fechas
 Las fechas se pueden introducir, añadiéndolas como se quiere que aparezca o de forma que Excel
interprete que se trata de una fecha.
 Para una fecha comprendida entre 1930 y 2029, sólo será necesario añadir los dos últimos dígitos del
año, pero si no están incluidas en este intervalo, se debe añadir el año completo.
 Por defecto, siempre se alinean a la derecha.

Introducción de texto
 El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora.
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 Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar las celdas contiguas que estén en blanco a su derecha
para visualizarlo, aunque el texto se almacena únicamente en la primera celda y se visualizará al
completo en la barra de fórmulas.
 El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Introducción de fórmulas
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u
operadores.
Se pueden realizar operaciones básicas, como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, o fórmulas complejas
como funciones.
La fórmula siempre debe comenzar por el signo igual (=).
Existen diferentes tipos de operadores:
 Aritméticos: Se utilizan para producir resultados numéricos. Estos opera- 5 dores son “+” (suma), “-
“(resta), “*” (multiplica), “/” (divide), “%” (situado tras un valor, aplica el formato porcentaje) y “^”
(exponente).
 Texto: Se emplea para concatenar celdas que contengan texto. El operador para concatenar es “&”.
 Relaciónales: Para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado
de la comparación. Los operadores son “<” (menor), “>” (mayor), “=” (igual), “<=” (menor o igual), “>=”
(mayor o igual) y “<>” (distinto).
 Referencia: Indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En
Excel pueden ser de dos tipos, Operador de rango, indicado por dos puntos (:) y que se emplea para
indicar un rango de celdas, y Operador de unión, indicado por un punto y coma (;) y que une los valores
de dos o más celdas.

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Relleno y autocompletado automático
La versión de Excel 2016 tiene una opción muy rápida de relleno automático, situada en la ficha INICIO, dentro del
grupo Modificar.
En ocasiones se tienen series de datos que son susceptibles de ser rellenadas automáticamente, por ejemplo:
1, 2, 3, 4, 5, 6...
9:00, 10:00, 11:00, 12:00...
lun, mar, mié, jue...
lunes, martes, miércoles, jueves...
ene, feb, mar, abr...
ene, abr, jul, oct, ene...
2012, 2013, 2014, 2015, 2016...
Producto 1, Producto 2, Producto 3...
1. Partiendo de la celda inicial se comienza a escribir el primer valor, en la siguiente celda, el

segundo. Si se quiere continuar hasta un número determinado de celdas, Excel ahorrará el
trabajo.
2. Se seleccionan las celdas rellenas y se observa que en la parte inferior derecha hay un cuadrado
pequeño que se conoce como Controlador de relleno, y que, al llevar el puntero hasta él,
cambia por una flecha de punta doble.
3. Si se arrastra el cuadro de llenado hacia la derecha, se irán rellenando las celdas con los
siguientes contenidos. Si se arrastra hacia abajo, se repetirá el contenido. En las siguientes
imágenes se puede ver el efecto:

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6. Referencias a celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe
buscar los valores o los datos que se desean utilizar en una fórmula.
En las referencias se pueden utilizar datos de distintas secciones de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar
el valor de una celda en varias fórmulas.
También se puede hacer referencia a las celdas de otras hojas del mismo libro y a otros libros, denominándose en este
caso referencias externas o remotas.
Para hacer referencia a una celda se introduce la letra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, A200
hace referencia a la celda en la intersección de la columna A y la fila 200.
Para hacer referencia a un rango de celdas, se introduce la referencia de la celda de la esquina superior izquierda,
luego se añaden dos puntos (:) y después se introduce la referencia a la celda de la esquina inferior derecha del
rango. Por ejemplo, A200:C500 hace referencia a todas las celdas que se incluyen en el rango, abarcando las celdas
de la A200 a la A500, de la B200 a la B500 y de la C200 a la C500.
Referencias relativas, absolutas y mixtas:

Existen tres tipos de referencias a celdas: relativas, absolutas y mixtas. La diferencia fundamental
entre un tipo de referencias y otras estriba en cómo se copian las fórmulas que hacen referencia a
otras celdas.
Pueden utilizarse los encabezados o rótulos de las columnas y de las filas Pueden utilizarse los
encabezados o rótulos de las columnas y de las filas para hacer referencia a las celdas de esas
columnas o filas, o pueden crearse nombres descriptivos que las referencien.
Referencias relativas
Son las referencias establecidas por defecto en Excel, es decir, si se arrastra el cuadro de llenado o se
copian las celdas en otra posición, las fórmulas se adaptan totalmente a la fila o columna arrastrada.
Son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula.
Referencias absolutas
Son aquéllas que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica. Se puede
crear una referencia absoluta a una celda colocando un signo de dólar ($) delante de las secciones
de la referencia que no cambian. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda B2, se
agregan signos de dólar a la fórmula, quedando entonces como =$B$2.
Referencias mixtas
Son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna, o viceversa. La parte de
la referencia que es absoluta va precedida del símbolo $ mientras que la relativa no. Por ejemplo, si
se tiene una referencia del tipo $A2 se trata de una referencia mixta. La celda A2 queda fija sobre la
columna B y durante la copia se podrá desplazar por las filas 3, 4, 5...

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7. Imprimir hojas de cálculo
Se pueden imprimir las hojas de cálculo y los libros de Excel uno por uno, o varios al mismo tiempo. Así
mismo se puede imprimir una hoja de cálculo parcial, como, por ejemplo, una tabla de Excel.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, se recomienda obtener una vista previa para asegurarse de que ésta
tenga la apariencia deseada. Para obtener una vista previa de una hoja de cálculo en Excel, emplea la Vista
Backstage de Microsoft Office. En ella se pueden cambiar la configuración de la página y el diseño antes de
imprimir.
Vista previa
1. Para ver una vista previa de la hoja de cálculo hay que hacer un clic en la hoja o seleccionar las
hojas de cálculo de las que se desea obtener dicha vista. Se va a la pestaña ARCHIVO y dentro
se pulsa en Imprimir o se presiona Ctrl+P. Se obtiene un resultado como el de la siguiente
imagen:
2. Para obtener una vista previa de las páginas siguientes y anteriores, en la parte inferior de la
ventana de vista previa, se puede pulsar en la página siguiente o en la anterior.
Configurar las opciones de impresión

Para configurar las opciones de impresión hay que seguir uno o varios de estos procedimientos:
 Para cambiar la impresora hay que hacer un clic en el cuadro desplegable de Impresora y seleccionar
la impresora que se desee.
 Para realizar cambios en la configuración de la página como la orientación, el tamaño del papel y los
márgenes, hay que seleccionar las opciones que se deseen en Configuración.
 Para aplicar una escala a la hoja de cálculo para que entre en una sola hoja impresa, dentro
de Configuración, hay que hacer un clic en la opción que se desee en el cuadro desplegable de opciones
de escala. En este caso, en el escalado, se elige la opción Ajustar hoja en una página.
 Para crear encabezados y pies de página se va al enlace Configurar página en la parte inferior y, en la
ventana que aparece, se debe abrir la pestaña Encabezado y pie de página, tal y como se aprecia en
esta imagen:

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 Para imprimir todo o sólo una parte, dentro de Configuración se selecciona una opción para imprimir
la selección, la hoja u hojas activas o todo el libro.
 Para imprimir una parte de una hoja de cálculo hay que seleccionar el rango de datos que se desea
imprimir. En la pestaña ARCHIVO, se elige la opción Imprimir y en Configuración se debe pulsar
en Imprimir selección.
Establecer un área de impresión
Si se imprime con frecuencia una sección específica de una hoja de cálculo, se puede imprimir un área de impresión
específica para ella. De esa manera, cuando se imprima la hoja de cálculo, sólo se imprimirá dicha sección.
1. Para ello, primero hay que seleccionar las celdas que se desea imprimir. Es posible establecer
varias áreas de impresión manteniendo presionada la tecla Ctrl y marcando diferentes áreas y
cada una se imprimirá en su propia página.
2. Desde la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, en el apartado Configurar página, se debe abrir el
botón Área de impresión y pulsar sobre la opción Establecer área de impresión.
3. Cuando se guarde el libro, también se guardarán las áreas de impresión.
4. Si se desea volver a imprimir la hoja de cálculo completa hay que eliminar las áreas de impresión
establecidas. Para ello, desde la solapa DISEÑO DE PÁGINA, se debe abrir el botón Área de
impresión y pulsar sobre la opción Borrar área de impresión.

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8. Práctica: Crear hoja de cálculo
Para realizar la práctica se va a crear una nueva hoja de cálculo en Excel que use diversas herramientas de análisis
rápido. Se establecerá el área de impresión y se imprimirá.
Desarrollo paso a paso

1. Desde la ficha ARCHIVO se elige NUEVO. Se selecciona LIBRO EN BLANCO.
2. Se introducen los datos que aparecen en la hoja siguiente:
3. Se seleccionan los datos haciendo clic en la primera celda y, a continuación,

arrastrándola a la última celda de los datos, en nuestro caso, selecciona el rango B1:G7.
4. Se hace un clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
5. Se pueden utilizar diversas opciones de análisis. Hacemos las pruebas necesarias hasta
dejar la hoja según nuestros intereses.
6. Si ya no se desea trabajar con los datos de una tabla (será una tabla de datos si aparece
una flecha en el encabezado de tabla de una columna.), se convierte la tabla en un
rango de datos normal manteniendo cualquier formato de estilo de tabla que se haya
aplicado. Cuando ya no se necesiten la tabla ni los datos contenidos en ella, se puede
eliminar.
7. Se selecciona la tabla de datos y, desde la ficha DISEÑO DE HERRAMIENTAS DE TABLA,
grupo Herramientas, se hace un clic en el botón Convertir en rango y se presiona SI en
el cuadro de diálogo que aparece para regresar al estado normal de los datos.
Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas de datos, que forman parte de
un conjunto de comandos de análisis de hipótesis.
8. Se seleccionan las celdas que se desea imprimir. Por ejemplo, rango B2:B8.
Para establecer varias áreas de impresión, se mantiene presionada la tecla Ctrl y se hace
un clic en las áreas que se desea imprimir. Cada área de impresión imprime en su propia
página.
9. Se hace un clic en Diseño de página, Área de impresión, Establecer área de impresión.
10. Para ver todas las áreas de impresión, se hace un clic en Ver, Vista previa de salto de
página.
11. Se imprime el área de impresión, alineado al centro.

25
9. Práctica: Ejercicio
Crear una hoja de cálculo en la que se creen las cabeceras para realizar una tabla de multiplicar (números de 1 a 10).
Después se deben rellenar los contenidos de forma automática, usando para ello las referencias a otras celdas a la
hora de arrastrar los elementos. Únicamente se establecerá la fórmula inicial de la primera celda y el resto debe
rellenarse arrastrando.

26
1.10 Cuestionario: Introducción a Excel 2016
Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El sistema evaluará el
cuestionario automáticamente y le informará de su resultado. Puede repetir el cuestionario tantas
veces como quiera. Todos los intentos quedarán guardados y podrán consultarse desde el apartado
"Estadísticas".
1.- Una hoja de cálculo, tiene un límite de:
1.048.576 filas por 16.384 columnas.
10.486 filas por 16.384 columnas.

2.- La referencias absolutas son aquellas que:
siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica.
son las referencias establecidas por defecto en Excel, es decir, que si se arrastra
el cuadro de llenado o se copian las celdas en otra posición.
son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna, o

viceversa.
3.- El operador para concatenar es
"$".
"&".
"+".
4.- Para ir al final de los datos insertados, debemos:
CTRL + fin.
FIN.
CTRL + flechas de dirección.

5.- Para ir a la última celda de la hoja debemos usar:
Flechas de dirección abajo.
Ctrl + Flecha izquierda.
Ctrl + Flecha abajo.

27
6.- Al introducir datos, ¿cómo especificamos que es una fórmula?
Escribimos la fórmula y Excel la transforma.
Anteponiendo “+”.
Anteponiendo “=”.
7.- Una hoja de cálculo es:
Una matriz fila columna que ejecuta cálculos.
Una matriz fila columna que almacena datos.
Todas las respuestas son correctas.
8.- Para desplazarlos, celda a celda, por Excel, usamos:
AvPág.
Flecha de dirección.

9.- ¿Cuál es el temaño máximo de caracteres en una celda?
1.024
255
32.767
10.- ¿Cuántos caracteres se mostrarán como máximo en una celda?
1.024
255
2.048

28
1.10 Cuestionario: Introducción a Excel 2016
Puntuación: 80 %
1.- Una hoja de cálculo, tiene un límite de:
1.048.576 filas por 16.384 columnas.

viceversa.
3.- El operador para concatenar es
"$".
"&".
"+".
4.- Para ir al final de los datos insertados, debemos:
CTRL + fin.
FIN.

29
7.- Una hoja de cálculo es:
Una matriz fila columna que ejecuta cálculos.
Una matriz fila columna que almacena datos.
8.- Para desplazarlos, celda a celda, por Excel, usamos:
AvPág.
Flecha de dirección.
9.- ¿Cuál es el tamaño máximo de caracteres en una celda?
1.024
255
32.767
10.- ¿Cuántos caracteres se mostrarán como máximo en una celda?
1.024
255
2.048

30
Tema: Configuración de la ventana de la aplicación
1. Trabajar con barras de herramientas
2. Crear botones de opciones personalizadas
3. Vistas personalizadas
4. Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas
5. Utilizar comentarios para documentar la hoja
6. Práctica: Personalizar Barra de herramientas
7. Práctica: Aprendiendo a movernos
8. Práctica: Ejercicios

31
1. Trabajar con barras de herramientas
La ventana inicial de la aplicación Excel del paquete Microsoft Office tiene el siguiente aspecto:
Esta ventana es conocida como Backstage. Esta ventana (o vista) es donde: se configura el programa; donde se
pueden: gestionar los archivos (tanto locales del usuario como on-line de Microsoft.com), imprimir, guardar o
exportar, etc; es el reemplazo de botón Office en versiones anteriores a 2010.
No obstante, iremos a la ventana de trabajo creando un nuevo documento:

32
NOTA: En cualquier momento podemos ir a la vista Backstage desde el Menú / Archivo.
En la parte superior izquierda aparece una pequeña barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra se puede
mover y colocar debajo de la cinta de opciones.
1. Para ello, hay que pulsar en la flecha desplegable del final de la barra de herramientas y
seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. De la misma forma, si se quiere
volver a colocar en la parte superior, se despliega de nuevo el menú Opciones y se elige la
opción Mostrar encima de la cinta de opciones.
Además de esta barra, en función de la pestaña que se esté visualizando, aparecerán las barras de herramientas
correspondientes a dichas pestañas. El usuario tiene la opción de personalizar todas las barras de herramientas.
Mostrar y eliminar barras de herramientas

Mientras se ejecute Excel, la barra de herramientas de acceso rápido no se puede dejar de visualizar; sin embargo, es
posible eliminar todo su contenido y ésta desaparecerá. De la misma manera, se puede añadir contenido y la barra
aparecerá nuevamente.
La barra de herramientas de acceso rápido se muestra siempre en una única línea y no es posible modificar el tamaño
de los botones mostrados.
El resto de barras de herramientas pueden mostrarse o no cuando el usuario lo desee. Para ello, hay que usar los
botones que aparecen en la parte superior derecha con forma de flecha hacia arriba o flecha hacia abajo. Dichos
botones junto a sus acciones son:
 Minimiza la cinta de opciones: En la cinta de opciones solamente se muestran los nombres de las
pestañas.
 Expande la cinta: Se muestra la cinta de opciones expandida, incluso cuando se pulsa sobre un
comando.

33
Modificar barras de herramientas
Con Excel se pueden modificar las dos barras de herramientas, tanto la de acceso rápido como la estándar.
Desplegando la flecha se visualiza un menú contextual con estas opciones:
Los botones que se pueden colocar en la barra de herramientas de accesos directos son los siguientes:
 Nuevo.
 Abrir.
 Guardar (por defecto).
 Correo electrónico.
 Impresión rápida.
 Vista previa de impresión e imprimir.
 Ortografía.
 Deshacer.
 Rehacer.
 Orden ascendente.
 Orden descendente.
 Modo táctil.
 Más comandos...
 Mostrar debajo de la cinta de opciones.
El resto de barras de herramientas se muestran siempre por defecto, cada una en la pestaña que le corresponde. Sus
contenidos se pueden alterar mediante la modificación de los botones de opciones personalizados, tal y como se
explica en el siguiente apartado.

34
Las barras de herramientas existentes para cada pestaña son las siguientes:
Inicio
Insertar
Diseño de página
Fórmulas
Datos
Revisar
Vista

35
NOTA: La barra de herramientas DESARROLLADOR sólo será visible si antes se activa
desde ARCHIVO, Opciones, Personalizar cinta de opciones y se activa la casilla de verificación Desarrollador.
2. Crear botones de opciones personalizadas

En Excel, además de los botones de opciones que se pueden colocar en la barra de herramientas de acceso directo, es
posible incluir nuevas opciones existentes en las demás barras de herramientas. Para ello hay que pulsar con el botón
derecho del ratón sobre la opción deseada y pulsar en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
1. Por ejemplo, si se quiere añadir la opción Formato condicional, se pulsa sobre el icono de
desplegable de opciones y se muestra un menú contextual que indica la personalización de la
barra de herramientas:
2. Tras elegir la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, aparecerá el nuevo
elemento en la barra de herramientas de acceso rápido:
3. Para personalizar el resto de barras de herramientas hay que pulsar con el botón derecho en
ellas y en el menú contextual que aparece, elegir la opción Personalizar la cinta de
opciones... Al hacerlo se mostrará la siguiente ventana:
4. Desde esta ventana se pueden elegir todas y cada una de las opciones de las barras de
herramientas para que queden completamente personalizadas a gusto del usuario.

36
3. Vistas personalizadas
Las hojas de cálculo se pueden visualizar de diferentes maneras. Para ello, se accede al menú VISTA.
Las diferentes opciones de visualización existentes son:
 Normal: Es el modo de visualización normal.

 Ver salt. Pág.: Muestra una vista preliminar con los lugares en los que se van a producir los saltos de
página a la hora de imprimir.
 Diseño de página: Se visualiza la página tal y como se va a imprimir.
 Vistas personalizadas: Se visualiza el documento con el tamaño a elección del usuario.
 Regla: Muestra las reglas para poder medir y organizar los objetos del documento.
 Líneas de cuadrícula: Muestra líneas entre las filas y columnas del documento para que sea más
fácilmente legible.
 Barra de fórmulas: Se visualiza la barra de fórmulas en la que se pueden editar fórmulas y texto para
las celdas.
 Títulos: Muestra los encabezados de filas y columnas (números para las filas y letras paira las columnas).
 Zoom: Muestra el cuadro de diálogo Zoom para que se pueda especificar el nivel de zoom de la
visualización.
 100 %: Aplica un zoom del 100 % para que el documento se visualice a tamaño normal.
 Ampliar selección: Realiza un zoom del documento con el tamaño necesario para que el área
seleccionada ocupe toda la ventana.
 Nueva ventana: Abre una nueva ventana con una nueva vista del documento actual.
 Organizar todo: Coloca en mosaico todas las hojas de cálculo que estén abiertas en ese momento.
 Inmovilizar: Mantiene una parte de la hoja visible mientras se puede desplazar el resto de la hoja.
 Dividir: Se divide la ventana con varios paneles que pueden contener diferentes vistas de la hoja de
cálculo.
 Ocultar: Oculta la ventana actual.
 Mostrar: Muestra las ventanas que se hubieran ocultado.
 Ver en paralelo: En lugar de ir y volver de un libro a otro, se pueden visualizar en paralelo, de modo
que se puedan comparar más fácilmente.
 Desplazamiento sincrónico: Permite desplazar juntos dos documentos en paralelo. Resulta de gran
utilidad para comparar documentos línea a línea o para explorar las diferencias.
 Restablecer posición de la ventana: Permite colocar los documentos que se quieren comparar en
paralelo, de modo que compartan la ventana de forma equitativa.
 Guardar área de trabajo: Guarda el diseño actual de todas las ventanas como área de trabajo para que
se pueda restaurar más tarde.
 Cambiar ventanas: Permite cambiar a alguna de las otras ventanas abiertas.
 Macros: Muestra la lista de macros con las que se puede trabajar.

37
4. Inmovilizar paneles y dividir las columnas y las filas
Excel ofrece la posibilidad de inmovilizar una parte de la hoja y de dividir los datos por filas y columnas, de manera
que después sea más sencillo moverse por la información.
Por ejemplo, se tiene una hoja de cálculo en la que se van apuntando los gastos de los diferentes meses, separados
por conceptos y subconceptos. Se irán guardando los gastos previstos y los reales para cada mes. Ello supone que la
hoja de cálculo será muy ancha y, por tanto, no se podrá visualizar de forma completa.
La hoja de cálculo puede ser como la del siguiente ejemplo:
Como se puede apreciar en la imagen, solamente se ven los primeros meses. Si se desplaza la hoja de cálculo a la
derecha, entonces se pierden los conceptos y subconceptos en la pantalla de visualización, con lo que resulta
complicado saber a qué se refiere el valor de cada fila.
Para que ello no suceda, es conveniente dividir la hoja a partir de donde empiezan los valores con los gastos:
Para realizar la división hay que ir a la ficha VISTA, posicionarse marcando la columna en la que se quiere realizar la
división (en este caso, la de los datos del mes de enero) y pulsar en la opción Dividir.
Tras realizar la división, en la parte izquierda, se tiene una vista de la hoja de cálculo en la que se pueden dejar las dos
primeras columnas para que siempre estén fijas. En la parte derecha de la división es factible moverse por los
diferentes meses, de manera que siempre esté claro a qué fila corresponde cada gasto.
El aspecto de la ventana después de la división debe ser como el de la siguiente figura:

38
39
5. Utilizar comentarios para documentar la hoja
Es posible poner comentarios en cada una de las celdas de las hojas de cálculo. Para ello, hay que pulsar con el botón
derecho sobre la celda que se desea comentar y, en el menú contextual que aparece, seleccionar la opción Insertar
comentario. También es posible realizar esta misma acción desde la ficha Revisar – Insertar comentario.
1. Por ejemplo, abrir una nueva hoja de cálculo basada en una plantilla y elegir un calendario
anual. En la siguiente imagen se refleja el resultado de usar la plantilla Calendario de
planificación (calendario académico1 de la lista).
2. Seleccionar una fecha, por ejemplo el 6 de enero, e insertar un comentario que indique que es
el día de Reyes. El resultado de la inserción debe ser como el de la siguiente imagen:
3. En las celdas en las que se han insertado comentarios, aparece en el borde superior derecho
una pequeña flechita de color rojo. Cuando se pasa el ratón por encima, se visualiza el
comentario.
4. Si se pulsa en una celda con comentario, usando el botón derecho del ratón, aparecerán varias
nuevas opciones en el menú contextual desplegado:
 Modificar comentario: Permite editar el comentario existente.
 Eliminar comentario: Elimina el comentario creado.
 Mostrar u ocultar comentarios: Se visualizan los comentarios al seleccionar la
opción la primera vez, y se ocultan al volver a seleccionar en la opción que se
habrá modificado a Ocultar comentario.

40
6. Práctica: Personalizar Barra de herramientas
Se va a personalizar la apariencia de la barra de herramientas de Excel para que, primero, no se muestre la pestaña
FÓRMULAS y después vuelva a mostrarse. Además, dentro de dicha pestaña se practicará para que no se muestre el
apartado para XML.
1. Lo primero que se debe hacer es pulsar sobre la barra de herramientas con el botón derecho y
seleccionar la opción Personalizar la cinta de opciones.
2. Se abre la ventana donde se va a realizar la personalización y lo primero que se va a hacer es
desmarcar la pestaña Fórmulas.
3. Tras desplegar la zona de Desarrollador, se podrá visualizar el apartado de XML que se desea
eliminar. Al pulsar sobre dicha opción, se activará el botón «Quitarvisualizado en la parte
central. Pulsando sobre dicho botón, el apartado XML desaparecerá de la lista.
Después del proceso, la ventana con la personalización deberá quedar como la de la siguiente
figura:
4. Se finaliza la personalización mediante la pulsación del botón Aceptar. El resultado final de la

barra de herramientas personalizada deberá ser así:
5. Para finalizar, hay que volver a abrir la ventana de personalización y nuevamente volver a
marcar la opción Desarrollador; luego, se hace un clic en el botón Restablecer para que de
nuevo quede todo como estaba. Se pulsa en el botón Aceptar y se tendrán las mismas
herramientas que al comienzo.

41
7. Práctica: Aprendiendo a movernos
Mediante este ejercicio, practicará con los desplazamientos en la hoja de cálculo, y seleccionará rangos y celdas
según lo estudiado.
Asignar un nombre a una celda
1. Entre en Microsoft Excel de una de las formas que ha estudiado.

2. Seleccione la celda A5 con el botón principal del ratón.
3. Presione la pestaña Fórmulas y en el área Nombres definidos, pulse el comando Asignar
nombre.
4. Localice el apartado Nombre dentro del cuadro de diálogo Nombre nuevo y
teclee Nombre_Celda en él.
5. Pulse el botón Aceptar.
Asignar un nombre a un rango
1. Seleccione el rango continuo C2:G3 pulsando sobre la celda C2 y arrastrando hasta la celda G3.
2. Presione la pestaña Fórmulas y en el área Nombres definidos, pulse el comando Asignar
nombre a un rango.
teclee Rango_Continuo en él.
4. Presione Aceptar.
5. A continuación, marque el rango discontinuo C7:G8;C11:G12. Para ello, seleccione la celda C7,
arrastre hasta la celda G8 y, manteniendo pulsada la tecla CTRL, seleccione la celda C11 y
arrastre hasta la celda G12.
6. Deje de pulsar la tecla CTRL.
7. Presione la pestaña Fórmulas y en el área Celdas con nombre, pulse el comando Asignar
nombre a un rango.
teclee Rango_Discontinuo en él.
9. Pulse el botón Aceptar.

42
Seleccionar un rango mediante el cuadro de nombres
1. Pulse sobre la lista desplegable del cuadro de nombres.
2. Seleccione en su interior el elemento Rango_Continuo.
3. Excel señalará el rango que usted seleccionó.
8. Práctica: Ejercicios
1. Modificar la barra de herramientas de acceso rápido eliminando la opción Formato condicional. Añadir
además las opciones Correo electrónico e Impresión rápida. Por último, añadir las
opciones Ordenar y Filtro.
2. Crear una nueva hoja de cálculo en Excel que contenga una lista de nombres de personas. Después, se
deberán apuntar como comentarios los DNI de dichas personas.

43
2.9 Cuestionario: Configuración de la ventana de la aplicación
Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El sistema

evaluará el cuestionario automáticamente y le informará de su resultado. Puede repetir
el cuestionario tantas veces como quiera. Todos los intentos quedarán guardados y
podrán consultarse desde el apartado "Estadísticas".
1.- La barra de herramientas de acceso rápido se muestra siempre en una única

línea y no es posible modificar el tamaño de los botones mostrados.
Verdadero.
Falso.
2.- Para deshacer una acción desde teclado puedo hacerlo con:
CTRL + Z.
CTRL + ESC.
CTRL + S.
3.- El menú ARCHIVO, también es conocido como:
Panel de control.
Backstage.
Imprimir.
4.- Como se puede insertar un comentario en una celda:
Antes hay que activar una herramienta de Excel.
Botón derecho ratón, pulsando Mayúsculas.
Botón derecho ratón y elegir insertar comentario.
5.- Para insertar un comentario se puede:
pulsar con el botón derecho sobre la celda que se desea comentar y, en el menú
contextúal que aparece, seleccionar la opción Insertar comentario.

44
todas las opciones son correctas.
desde la ficha Revisar – Insertar comentario.
6.- Con la vista DIVIDIR:
la ventana se divide en varios paneles.
permite desplazar juntos dos documentos en paralelo.
mantiene una parte de la hoja visible mientras se puede desplazar el resto de la

hoja.
7.- Si tenemos una barra de herramientas personalizada, ¿es posible llevarme esa
configuración a otro ordenador?
Sí, mediante exportación de personalizaciones.
No.
Sí, mediante el almacenamiento del archivo Word en uso.
8.- Por defecto, la pestaña DESARROLLADOR está habilitida.
Verdadero.
Falso.
9.- La tecla para acceder a la ayuda de Excel es:
F1.
F4.
ALT + F1.
10.- El inicio de sesión de Office sirve para:
Acceder a nuestros documentos desde cualquier lugar.
Acceder a OneDrive.
Conectarse con las redes sociales.

45
2.9 Cuestionario: Configuración de la ventana de la aplicación
Puntuación: 90 %
1.- La barra de herramientas de acceso rápido se muestra siempre en una única

línea y no es posible modificar el tamaño de los botones mostrados.
Verdadero.
Falso.
2.- Para deshacer una acción desde teclado puedo hacerlo con:
CTRL + Z.
CTRL + ESC.
CTRL + S.
Panel de control.
Backstage.
Imprimir.
4.- Como se puede insertar un comentario en una celda:
Antes hay que activar una herramienta de Excel.
Botón derecho ratón, pulsando Mayúsculas.
Botón derecho ratón y elegir insertar comentario.
5.- Para insertar un comentario se puede:
pulsar con el botón derecho sobre la celda que se desea comentar y, en el menú
contextúal que aparece, seleccionar la opción Insertar comentario.
todas las opciones son correctas.

46
desde la ficha Revisar – Insertar comentario.

hoja.
No.
Verdadero.
Falso.
9.- La tecla para acceder a la ayuda de Excel es:
F1.
F4.
ALT + F1.
10.- El inicio de sesión de Office sirve para:
Acceder a nuestros documentos desde cualquier lugar.
Acceder a OneDrive.
Conectarse con las redes sociales.

47
Tema: Mecanismos de importación y exportación de ficheros
1. Importar datos de programas externos
La importación de datos externos desde Excel se realiza desde la pestaña DATOS, dentro de ella existen
varias opciones en el grupo Obtener datos externos. Estas opciones son las siguientes:
 Desde Access (tipos de archivo *.mdb, *.mde, *.accdb, *. accde).
 Desde web (tipos de archivo de página web).
 Desde texto (tipos de archivo *.prn, *.txt, *.csv).
 De otras fuentes:
o Desde SQL Server.
o Desde Analysis Services.
o Desde importación de datos XML.
o Desde el Asistente para la conexión de datos.
o Desde Microsoft Query.
1. Por ejemplo, para realizar una importación de un archivo de texto, hay que seguir varios
pasos. El archivo de texto debe tener los datos columnados, tal y como se aprecia en la
imagen siguiente (también puede usar el archivo de importación adjunto) con cada
campo separado por una tabulación.
2. Para realizar la importación, se abre la pestaña DATOS y en el grupo Obtener datos

externos, se hace un clic en el botón Desde texto para abrir la ventana de
diálogo Importar archivo de texto. En dicha ventana se debe localizar el archivo que se
desea importar.
3. Una vez localizado el archivo, se debe pulsar en el botón Importar. De ese modo, se
abrirá el primer paso del asistente para la importación de archivos de texto. Se debe
elegir entre importar utilizando un archivo con delimitadores (caracteres que separan
los contenidos de los campos) o escogiendo columnas de ancho fijo, es el caso del
archivo seleccionado, delimitadores por tabulación.

48
4. Tras pulsar en el botón Siguiente se accede a un nuevo paso en el que se permite
establecer el ancho de cada columna.
5. Pulsando de nuevo en el botón Siguiente se puede elegir el tipo de datos que se va a
generar para cada columna tras el proceso de importación.
6. Al pulsar en Finalizar se puede elegir entre importar los datos en la hoja de cálculo
actual o en una nueva hoja de cálculo.
7. Pulsando en el botón Aceptar se finaliza el proceso de importación y los datos deben
aparecer en la hoja de cálculo elegida. El resultado debe ser como el de la siguiente
imagen:

49
2. Exportar datos a formato de texto
Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, use el comando Guardar como y cambie el tipo de archivo
del menú desplegable.
Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente:
 Archivos de texto delimitados (*.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter
ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
 Archivos de texto de valores separados por comas (*.csv), en los que el carácter de coma (,)
suele separar cada campo de texto.
1. Para exportar datos desde Excel se debe ir al menú ARCHIVO y elegir la opción Guardar
como.
2. Al pulsar sobre una de las carpetas o sobre el botón Examinar, se abrirá el cuadro de
diálogo Guardar como y en el tipo de archivo se podrá desplegar la lista de opciones.
La lista es muy amplia, puesto que Excel permite la exportación a muchos tipos de
formatos. Para el caso de exportar a formato de texto se va a elegir el tipo Texto (MS-
DOS) (*.txt).
3. Además de elegir el tipo de formato, se debe poner el nombre para el archivo y,

finalmente, pulsar en el botón Guardar.

50
3. Exportar datos a otros formatos
El proceso de exportación desde Excel a otros formatos es el mismo que el de exportación a archivos de
texto, pero se debe seleccionar en cada caso el tipo de archivo al que se quiere exportar.
Los formatos a los que permite exportar Excel son los siguientes:
 Libro de Excel (*.xlsx).
 Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
 Libro binario de Excel (*.xlsb).
 Libro de Excel 97-2003 (*.xls).
 Datos XML (*.xml).
 Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml).
 Página web (*.htm;*.html).
 Plantilla de Excel (*.xltx).
 Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm).
 Plantilla de Excel 97-2003 (*.xlt).
 Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt).
 Texto Unicode (*.txt).
 Hoja de cálculo XML 2003 (*.xml).
 Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls).
 CSV (delimitado por comas) (*.csv).
 Texto con formato (delimitado por espacios) (*.pm).
 Texto (Macintosh) (*.txt).
 Texto (MS-DOS) (*txt).
 CSV (Macintosh) (*.csv).
 CSV (MS-DOS) (*.csv).
 CZF (formato de intercambio de datos) (*.dif).
 SYLK (vinculo simbólico) (*.slk).
 Complemento de Excel (*.xlam).
 Complemento de Excel 97-2003 (*.xla).
 PDF (*.pdf).
 Documento XPS (*.xps).
 Hoja de cálculo de Open XML(*.xlsx).
 Hoja de cálculo de OpenDocument (*.ods).
Veamos un ejemplo de exportación hacia formato PDF. Realmente, la exportación a PDF no difiere mucho
de la impresión en papel, salvo que en vez de imprimir en papel lo haremos en “digital”. Por esta razón,
debemos seleccionar el Área de impresión / Establecer área de impresión, desde la ficha Diseño de
página / Configurar página.

51
Una vez seleccionado y establecido el área deseada, iremos al Backstage pulsando la ficha Archivo. Una vez
dentro, pulsar sobre Exportar:

52
4. Importar y exportar gráficas
Excel no tiene un procedimiento exclusivo para importar o exportar gráficas. Sin embargo, mediante la
utilización de las opciones Copiar y Pegar es posible importar y exportar gráficas entre diferentes hojas de
cálculo, e incluso con otras aplicaciones.
1. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga una gráfica, se pulsa con el botón
derecho del ratón y se elige la opción Copiar.
2. A la hora de pegar el elemento copiado, existen varias posibilidades. La primera opción
es simplemente elegir sobre una celda la opción Pegar. El pegado no es idéntico al
copiado. Ello es debido a que los datos de las celdas a los que hace referencia el gráfico
no se encuentra en la nueva hoja de cálculo.
3. La otra opción es utilizar otro tipo de pegado. Existe el Pegado especial que lo que hace
es abrir el cuadro de diálogo del mismo nombre. En dicho cuadro se permite pegar la
gráfica como una imagen de diferentes tipos.
Además, se puede distinguir entre el pegado normal y el pegado de un vínculo. Cuando

se selecciona esta última opción, no se incrusta la imagen en la nueva hoja de cálculo,
sino que se crea un acceso directo entre la imagen original y la pegada. Eso significa
que, si hay una modificación en la imagen de origen, se verá también reflejada en la
imagen pegada.
4. Para hacer la prueba se debe elegir Mapa de bits como tipo de imagen y realizar un
pegado normal.
El resultado del proceso debe ser como el que se puede ver en esta imagen:

53
54
5. Práctica: Paso a paso
Crear una hoja de cálculo en Excel en la que se guarden una serie de gastos por diferentes conceptos. Debe
contener las siguientes columnas:
 Fecha.
 Concepto.
 Gasto.
 Acumulado.
Debajo de cada columna se introducirán los datos correspondientes a cada una de ellas. El resultado se
debe exportar a un archivo de texto de tipo CSV.
1. Lo primero que hay que hacer es abrir una nueva hoja de cálculo y crear la cabecera de
las columnas. Después, se rellenan unas cuantas filas debajo de cada cabecera de
columna. El resultado debe asemejarse al que aparece en la siguiente imagen:
2. A continuación, se procede a la exportación. Para ello, se abre el menú Archivo y se

selecciona la opción Guardar como, se pulsa en el botón Examinar y se abre el cuadro
de diálogo del mismo nombre que la opción.
3. En Tipo de archivo se elige CSV (MS-DOS) (*.csv) y se selecciona la carpeta en la que
dejar el resultado.
4. El proceso de exportación ha finalizado y basta con abrir el archivo generado con un
editor de texto cualquiera para visualizar su contenido.

55
Crear una nueva hoja de cálculo en Excel e importar a ella el contenido del archivo de texto CSV generado en el punto
anterior.

56
3.7 Cuestionario: Mecanismos de importación y exportación de ficheros
Responda a las siguientes preguntas y pulse sobre el botón "Resultado". El sistema

evaluará el cuestionario automáticamente y le informará de su resultado. Puede repetir
el cuestionario tantas veces como quiera. Todos los intentos quedarán guardados y
podrán consultarse desde el apartado "Estadísticas".
1.- Siguiendo con lo anterior, ¿podríamos usar una “#” para delimitar los contenidos
en celdas?
No, sólo comas o tabulaciones.
No.
Sí, al importar, especificamos “Otro” en separador y escribimos “#”.
2.- ¿Podemos utilizar un texto que trae un separador con el símbolo "#" para poder
importar los datos?
Es posible. Debiendo indicar el separador en este caso.
No es posible.
3.- ¿Podríamos importar datos desde una página web?
No. Debemos extraer la web primero.
Si. Usando Obtener datos externoes desde Web.
4.- Cuando se ejecuta el asistente para importar texto, como separador puedo usar:
Tabulación.
Coma.
Cualquier caracter, además de la Tabulación y la Coma.
5.- Cómo puedo pegar una gráfica de otro programa, exactamente en Excel:
Con “pegado especial”.
Pegando simplemente.
Pegando no se puede, si exportando una imagen del programa e insertándola.

57
6.- Con Excel, se puede exportar a:
PDF y CZF.
XML y XPS.
7.- Supongamos que tenemos un archivo de texto con dos columnas y dos filas. En
la primera fila separamos una columna de otra mediante una tabulación. En la
segunda fila, separamos las columnas con dos tabulaciones. ¿Podríamos usar este
archivo para importarlo a Excel?
En absoluto, deberíamos crear una pauta para el Separador. Y en este fichero no

existe tal pauta.
Claro, especificando el tipo de Separador.
8.- Los tipos de archivo de texto válidos mediante importación son:
.csv
todas son correctas.
.txt
.prn
9.- ¿Puede Excel importar datos de una base de datos de Access?
Si.
Depende de la versión de la base de datos y de cómo se almacene.
No.
10.- Para poder importar datos a Excel desde un archivo de texto, los datos deben
estar:
Columnados.
Enfilados.
Ordenados.

58
3.7 Cuestionario: Mecanismos de importación y exportación de ficheros
Puntuación: 80 %
1.- Siguiendo con lo anterior, ¿podríamos usar una “#” para delimitar los contenidos
en celdas?
No, sólo comas o tabulaciones.
No.
Sí, al importar, especificamos “Otro” en separador y escribimos “#”.
2.- ¿Podemos utilizar un texto que trae un separador con el símbolo "#" para poder
importar los datos?
Es posible. Debiendo indicar el separador en este caso.
No es posible.
3.- ¿Podríamos importar datos desde una página web?
No. Debemos extraer la web primero.
Si. Usando Obtener datos externos desde Web.
4.- Cuando se ejecuta el asistente para importar texto, como separador puedo usar:
Tabulación.
Coma.
Cualquier carácter, además de la Tabulación y la Coma.

PDF y CZF.
XML y XPS.

59
7.- Supongamos que tenemos un archivo de texto con dos columnas y dos filas. En
la primera fila separamos una columna de otra mediante una tabulación. En la
segunda fila, separamos las columnas con dos tabulaciones. ¿Podríamos usar este
archivo para importarlo a Excel?
En absoluto, deberíamos crear una pauta para el Separador. Y en este fichero no

existe tal pauta.
Claro, especificando el tipo de Separador.
.csv
.txt
.prn
9.- ¿Puede Excel importar datos de una base de datos de Access?
Si.
Depende de la versión de la base de datos y de cómo se almacene.
No.
estar:
Columnados.
Enfilados.
Ordenados.

60
Tema: Utilización de rangos y vinculación entre ficheros
1. Usar los rangos
2. Trabajar con diferentes ficheros
5. Práctica: Trabajando con rangos
6. Práctica: Introducir datos

61
1. Usar los rangos
Un rango de celdas en Excel es el conjunto de celdas adyacentes o no adyacentes. Las celdas adyacentes se encuentran
una junto a la otra sin ningún espacio entre ellas. Las celdas no adyacentes tienen uno o más bloques de separación
entre ellas.
Usar rangos en funciones

Los rangos son grupos de celdas de varias filas y/o columnas. Por ejemplo, si se marcan las columnas de la C a la G y
las filas de la 2 a la 13, el rango resultante es el que se muestra en la figura siguiente:
La nomenclatura para definir este rango es: C2:G13
Los rangos se pueden utilizar dentro de las funciones. Por ejemplo, se rellena esa misma área de valores numéricos. A
continuación, se realiza la suma de todas estas celdas en una nueva celda con el resultado.
La función SUMA es la que se encarga de realizar la suma de un rango de celdas. En este caso, la función que habría
que poner sería: =SUMA(C2:G13)
El resultado de la suma con los valores para el rango anterior debe ser como el de la siguiente imagen:

62
Usar rangos entre hojas de cálculo
Para poder utilizar rangos de hojas de cálculo diferentes, simplemente hay que hacer referencia a la hoja de cálculo
correspondiente antes del rango seleccionado y dentro de la llamada a la función correspondiente. Por ejemplo, si se
quiere realizar la misma suma que en el punto anterior, pero en una hoja de cálculo diferente, se usaría la siguiente
función:
=SUMA(Hoja1!C2:G13)
El ejemplo se puede ver en la siguiente imagen:

63
Usar rangos entre diferentes ficheros
El modo de funcionar para esta opción es similar al del uso en hojas de cálculo diferentes, sólo que en este caso,
además, hay que añadir el nombre del otro fichero delante del nombre de la hoja de cálculo.
Existe además otra pequeña diferencia. Las celdas del otro fichero se van a referenciar de forma fija y, para ello, antes
de cada letra y de cada número de fila y columna se pone el símbolo del dólar ($). Este símbolo indica que son celdas
fijas y que si se mueven a otro lugar, se alcanzará su lugar original siempre. Este tipo de referencias se denominan
absolutas.
EJEMPLO:
Por ejemplo, para hacer referencia a la suma del mismo rango que en los puntos anteriores, la función resultante
deberá ser:
=SUMA([rangos.xlsx]Hoja1!$C$2:$G$13)

64
2. Trabajar con diferentes ficheros
Las hojas de cálculo pueden hacer referencia a celdas de otros ficheros. De la misma forma que se pueden referenciar
rangos para las funciones, las celdas referenciadas se pueden utilizar dentro de la hoja de cálculo que las tiene
vinculadas como si fueran celdas propias.
Para hacer referencia a una celda de otro fichero desde Excel se debe indicar el nombre del fichero, el nombre de la
hoja de cálculo y el nombre de la celda.
EJEMPLO:
Por ejemplo, para referenciar la primera celda se haría de esta manera:
=[ejemplo.xlsx]Hoja1!$A$1

65
Usando Excel se van a crear dos hojas de cálculo que contengan la siguiente información:
 Fichero 1:
o DNI
o Nombre
o Apellido
o Provincia
 Fichero 2:
o DNI
o Teléfono fijo
o Teléfono móvil
Una vez creadas las dos hojas de cálculo, se vincularán los teléfonos de la segunda en la primera hoja, de
manera que toda la información quede junta.

1. Lo primero que se debe hacer es crear los dos ficheros con la información
correspondiente. El aspecto que deben tener después de la creación de ambos es el
que se puede ver en las dos siguientes figuras:
2. Para vincular las celdas del otro fichero hay que ir poniendo los siguientes enlaces en
cada columna correspondiente:
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$D$3
=[fichero2.xlsx]Hoja1!$E$3
3. Después de insertar los vínculos correspondientes, el resultado final de la primera hoja
de cálculo quedará como en la siguiente imagen:

66
Crear un fichero con una hoja de cálculo que contenga 10 columnas y 10 filas llenas de números enteros. Crear después
otro fichero con una hoja de cálculo que tenga una única fila que contenga, en 10 celdas, las sumas de los valores del
otro fichero.

67
5. Práctica: Trabajando con rangos
Mediante este ejercicio, usted practicará introduciendo datos en un rango determinado.
Rellenar un rango con un valor determinado

1. Entre en Microsoft Excel de una de las formas que ha estudiado.
2. Seleccione el rango C5:G10 pulsando sobre la celda C5 y arrastrando hasta la
celda G10.
3. Teclee directamente el valor 10000.
4. Pulse la combinación de teclas CTRL+INTRO y el valor se copiará en todas las celdas del
rango.
Limitar la entrada a un rango

1. Marque el rango C12:F14 pulsando sobre la celda C12 y arrastrando hasta la celda F14.
2. Introduzca la siguiente lista de valores separándolos con la
tecla INTRO: 1000, 1005, 1010, 1015, 1020, 1025, 1030, 1035, 1040, 1045, 1050, 1055.
3. Observe que los datos sólo se introducen dentro del rango de celdas que tiene
seleccionado.

68
6. Práctica: Introducir datos
En este ejercicio, creará la tabla que se muestra como imagen final a partir de la celda D7. Aplique el Formato
de número de contabilidad y Estilo porcentual que ya conoce a las columnas correspondientes.
Teclear datos
1. En un nuevo libro de trabajo de Microsoft Excel, escriba los datos que aparecen en la
siguiente imagen, sin aplicarles ningún formato, a partir de la celda D7.
2. Introduzca las fechas separando el día, mes y año mediante /. Por ejemplo,
teclee 1/2/06 para la primera fecha.
3. Seleccione los datos de la columna Precio y aplíqueles el formato de moneda

presionando el botón Formato de número de contabilidad dentro del área Número de
la pestaña Inicio.
4. Los datos de la columna Tipo de IVA deberán ir acompañados por el formato Estilo
porcentual que deberá pulsar, justo al lado del comando anterior.
Guardar el documento con dos tipos de formato

1. Presione comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y
seleccione Guardar como.
2. En el cuadro de lista Guardar en, indique la carpeta en la que va a almacenar su
documento o bien, utilice la Barra de sitios.
3. Teclee como nombre de archivo Introducir datos y deje como tipo de archivo Libro de
Excel (*.xlsx).
4. Presione el botón Guardar.
5. Seguidamente, despliegue el menú Archivo y en su lista de opciones, sitúese sobre la
orden de submenú Guardar como.
6. En el nuevo conjunto de opciones que aparece, pulse sobre Formato de Excel 97-2003 y
se abrirá de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como.
7. Mediante el cuadro de lista Guardar en o la Barra de sitios, ubique su documento
donde almacenó el anterior.
8. Teclee como nombre de archivo Introducir datos II y fíjese que, como tipo de archivo,
aparece Libro de Excel 97-2003 (*.xls).

69
9. Haga clic en Guardar.
10. Cierre el documento pulsando el botón con forma de aspa que encontrará en la esquina
superior derecha.
Establecer contraseñas de apertura y escritura

1. Abra el documento con formato 97-2003 que acaba de guardar pulsando la
opción Abrir.
2. Dentro del cuadro de diálogo Abrir y utilizando el cuadro de lista Buscar en, localice el
documento “Introducir datos II.xls”, selecciónelo, y presione Abrir.
3. Observe que, en la Barra de título del programa, aparece junto al nombre del fichero la
indicación [Modo de compatibilidad].
4. A continuación, vuelva al cuadro de diálogo Guardar como pulsando la opción con el
mismo nombre desde Archivo.
5. Despliegue el menú Información, y haga clic sobre Proteger libro.
6. Seleccione Cifrar con contraseña. Para la contraseña teclee gastos. Haga clic
en Aceptar y Excel le pedirá que vuelva a teclear las claves para confirmarlas de nuevo.
7. Guarde su documento reemplazando el anterior. Si Microsoft Excel le propone cambiar
su extensión por el tipo de formato XML de la versión 2007, responda No.
8. Cierre el documento, intente abrirlo de nuevo y verifique que necesita las claves de
apertura y de escritura que le adjudicó.

70
4.7 Cuestionario: Utilización de rangos y vinculación entre ficheros
"Estadísticas".
1.- Si estoy en la Hoja2 y quiero traer un valor desde la Hoja1, debo escribir la
fórmula:
=Hoja1:C2
=Hoja1!C2
=Hoja2:Hoja1!C2
2.- ¿Qué función puede sumar todas las celdas rellenas en horizontal?
SUMA_H
SUMATORIO
SUMA
3.- Qué significa el rango seleccionado D1:E10, selecciona la respuesta correcta:
El rango va desde la segunda fila-cuarta columna hasta la undécima fila-quita

columna.
El rango va desde la primera fila-cuarta columna hasta la décima fila-quita

columna.
De aquí (D1) hasta allí (E10).
4.- Para definir un una celda de la tercera fila con la cuarta columna, en Excel es:
B4.
3D.
D3.
5.- Esta celda (A1) está correctamente referenciada, suponiendo que esté en la
hoja15 y el fichero se llame TEST:
=Hoja15!$A$1
=[TEST.xlsx]Hoja15!$A$1

71
6.- Los rangos son grupos de celdas de varias:
hojas y/o columnas.
filas y/o columnas.
columnas.
7.- Para hacer referencia a una celda de otro fichero desde Excel se debe indicar,
por ejemplo:
=[ejemplo.xlsx]Hoja1-$A$1
=[ejemplo.xlsx]Hoja1:$A$1
8.- El signo que se usa para fijar una celda y una fila es
Para fijar la celda, el signo "%". Para la fila, el signo "$".
Para fijar ambas, el signo "$".
Para fijar la celda, el signo "$". Para la fila, el signo "%".
9.- La nomenclatura para definir un rango, es por ejemplo:
C2=G13
C2-G13
C2:G13
10.- ¿Qué función puede sumar todas las celdas rellenas en vertical?
SUMATORIO
SUMA_V
SUMA

72
4.7 Cuestionario: Utilización de rangos y vinculación entre ficheros
Puntuación: 90 %
1.- Si estoy en la Hoja2 y quiero traer un valor desde la Hoja1, debo escribir la
fórmula:
=Hoja1:C2
=Hoja1!C2
=Hoja2:Hoja1!C2
SUMA_H
SUMATORIO
SUMA
3.- Qué significa el rango seleccionado D1:E10, selecciona la respuesta correcta:
El rango va desde la segunda fila-cuarta columna hasta la undécima fila-quita

columna.
El rango va desde la primera fila-cuarta columna hasta la décima fila-quita

columna.
De aquí (D1) hasta allí (E10).
4.- Para definir un una celda de la tercera fila con la cuarta columna, en Excel es:
B4.
3D.
D3.
=Hoja15!$A$1

73
6.- Los rangos son grupos de celdas de varias:
hojas y/o columnas.
filas y/o columnas.
columnas.
7.- Para hacer referencia a una celda de otro fichero desde Excel se debe indicar,
por ejemplo:
=[ejemplo.xlsx]Hoja1-$A$1
=[ejemplo.xlsx]Hoja1:$A$1
8.- El signo que se usa para fijar una celda y una fila es
Para fijar la celda, el signo "%". Para la fila, el signo "$".
Para fijar ambas, el signo "$".
Para fijar la celda, el signo "$". Para la fila, el signo "%".
C2=G13
C2-G13
C2:G13
SUMATORIO
SUMA_V
SUMA

74
5: Utilización de las herramientas avanzadas de formato
1. Copiar, cortar y pegar especial
2. Cambiar a diferentes formatos
3. Configurar el formato condicional
4. Reducir y aumentar decimales
5. Validar datos
8. Práctica: Introducir fórmulas
9. Práctica: Tienda del Oeste

75
1. Copiar, cortar y pegar especial
En las hojas de cálculo de Excel se tiene la opción de realizar copiados de celdas que después se pueden pegar de
varias maneras.
Por ejemplo, se crea una hoja de cálculo sencilla que tenga tres valores numéricos y su suma debajo de ellos. Las
celdas, además, se crean con un borde que agrupe los sumandos por un lado y el resultado de la suma por otro. El
resultado debe ser como el de la siguiente imagen:
Si se hace un copiado del valor con el resultado de la suma (es lo mismo tanto con copiar como con cortar, pero para
los ejemplos no nos interesa perder el valor de la celda origen) y después un pegado normal, se obtendrá una copia
de la función de origen, pero con las celdas modificadas en la celda destino. En el caso del ejemplo, en origen se tiene
la función =SUMA(A1:A3) y en la celda de destino se tendría, por ejemplo, la función =SUMA(C1:C3).
Si se pulsa con el botón derecho del ratón en la celda de destino y se elige la opción Pegado especial, se abre una
nueva ventana con las siguientes opciones:
En función de la opción seleccionada, en la celda de destino se copiarán datos diferentes. Por ejemplo, si se pulsa en
el botón Pegar vínculos, lo que se copia en la celda de destino es =$A$4, con lo que se tiene el mismo valor,
simplemente hace referencia a la celda de origen, sin tener relación con la suma.

76
Si se elige la opción Todo excepto bordes, entonces lo que se copia es igual al pegado normal, dejando la
función =SUMA(C1:C3), pero sin el borde que se ha puesto en la celda de origen.
Si, por el contrario, se elige la opción Valores, entonces no solamente se copia la misma función, sino que se incluye
el propio formato de la celda, con lo que también se copia el borde del origen.
Para este último caso, el resultado queda como el que se muestra en la siguiente figura:
Si lo que se desea es únicamente copiar el formato de la celda origina] se puede usar Pegado especial y seleccionar la
opción Formatos. Pero también existe en la barra de herramientas de Inicio otra opción, la llamada Copiar formato.
El efecto es idéntico.

77
2. Cambiar a diferentes formatos
En Excel se pueden incluir muchos formatos tanto para el aspecto de las celdas como para su contenido. De
hecho, dentro del menú INICIO se tiene el grupo Estilos que, a su vez contiene el botón Estilos de celda, que
permite varias opciones relacionadas con la visualización.
Los diferentes estilos se pueden ver en la siguiente ventana:
Visualmente se pueden usar las opciones de estilos y modificar el aspecto de las celdas, lo que no afectará a
su contenido. Por ejemplo, modificando las celdas de origen con los sumandos y el resultado se puede
obtener algo así:
Al margen del aspecto visual, es posible modificar el formato del contenido. Para la celda del sumando se
pueden obtener diferentes modos de visualización del contenido. Para ello hay que pulsar con el botón
derecho del ratón y elegir la opción Formato de celdas.
Se muestra una ventana con diferentes opciones y, por defecto, se puede observar que el modo de
visualización del contenido es General.

78
NOTA: Hay que prestar una atención muy especial porque no es correcto dejar a Excel que sea quién
“detecte” el tipo de contenido que irá alojado en esa celda o que deje a todo del tipo General. Si no
queremos que apliquemos una fórmula y no muestre el resultado esperado ante un cálculo; o peor aún,
muestre un tipo de error aun habiendo introducido los datos correctamente. Por ello, siempre que se tenga
claro qué se necesita, es recomendable ir “formateando” o estableciendo las celdas según qué contenido
vaya ir alojado dentro. De esta manera nos iremos haciendo con el control de Excel y que mejor desde la
base. La base es la celda en sí.
Pulsando en los diferentes formatos se puede observar cómo el valor visual de la celda va variando. Por
ejemplo:
 Moneda: 77,00 €
 Porcentaje: 7700,00 %
 Científica: 7,70E+01

79
3. Configurar el formato condicional
A la hora de aplicar formatos a las celdas, se pueden establecer varias condiciones que marquen el formato que se
quiere utilizar. Por ejemplo, es muy común que los números negativos vayan con un color diferente que los números
positivos. Incluso se podría decidir que se quiere resaltar un valor que es muy grande y ponerlo de otro color diferente
al resto.
Para aplicar estos formatos hay que seleccionar primero las celdas a las que se quiere aplicar y después, dentro del
menú INICIO ir a la pestaña Estilos y pulsar en Formato condicional Se abre un cuadro de diálogo y entonces se pulsa
en la opción Nueva regla, a continuación, se abrirá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. En ese cuadro de
diálogo se pueden establecer las condiciones deseadas. El aspecto del cuadro es el siguiente:
Por ejemplo, se puede indicar que se quiere que el fondo de las celdas tenga una gama de colores en función de su
valor, siendo el más claro para los valores bajos y el más oscuro para los valores más altos. La regla se establece como
se indica en la siguiente imagen:

80
Y el resultado obtenido en las celdas seleccionadas sería como el siguiente:
Las reglas se pueden editar y modificar. Para ello hay que ir de nuevo a la opción Formato condicional y en el cuadro
de diálogo elegir la opción Administrar reglas, con lo que se mostrarán las reglas ya creadas y se podrán modificar.

81
4. Reducir y aumentar decimales
Para modificar el número de decimales con los que se quiere visualizar una serie de valores en las celdas, hay que
modificar su formato. Para ello, basta con seleccionar el rango de celdas en las que se quiere aplicar y con el botón
derecho elegir Formato de celdas. En el cuadro de diálogo que aparece hay que elegir la pestaña Número y, en la
categoría, seleccionar Número. Entonces se puede establecer el número de decimales que se van a visualizar.
Hay que tener en cuenta que en función de los decimales que se visualicen, se realizarán los redondeos
correspondientes. El valor numérico de la celda no va a variar, pero sí lo que se visualiza para el usuario.
En la siguiente imagen se puede ver cómo quedaría una serie de celdas numéricas con dos decimales:

82
5. Validar datos
A las celdas se les pueden poner condiciones de validación para que el usuario no introduzca cualquier valor. Por
ejemplo, en celdas numéricas se puede obligar a que los valores no superen ciertos umbrales, poniendo un valor
mínimo y uno máximo.
Para realizar esta acción hay que ir a la pestaña DATOS y elegir la opción Validación de datos. Se abrirá el cuadro de
diálogo y en el criterio de validación se puede indicar, por ejemplo, que se quiere que los valores numéricos estén
entre el 0 y el 50, para lo cual se crearía una regla como la siguiente:
Hay que tener en cuenta que los valores que se hayan introducido antes, quedarán como estaban, puesto que la regla
es posterior. Pero si a partir de ahora se intenta introducir un valor fuera del rango establecido, aparecerá un mensaje
de error como el siguiente:

83
Se va a crear una hoja de cálculo en Excel que contenga valores de temperaturas en un lugar y un período
de tiempo concretos. Para que visualmente se pueda apreciar mejor, los valores más bajos de las
temperaturas se van a poner en color azul de fondo y los más altos en color rojo. Además, los valores
posibles para las temperaturas tendrán que oscilar entre un mínimo de -20° y un máximo de 50°, no
permitiendo introducir valores fuera de ese rango.

1. Primero, se crea la hoja de cálculo. Se toman las temperaturas medias de la ciudad de
Sevilla en el año 2000 y se genera la siguiente hoja de cálculo:
2. Se seleccionan las celdas que contienen los valores numéricos y, a continuación, se

establece la regla con el rango de colores deseados. La regla tiene el siguiente aspecto:

84
3. Al aplicar la regla a las celdas, la hoja de cálculo resultante queda así:
4. Por último, se establece la regla con el rango de valores para los contenidos de las
celdas. Dicha regla es:
Crear una hoja de cálculo que contenga una serie de gastos para diferentes conceptos, y cuyos valores
cumplan las siguientes condiciones:
 Los números negativos se visualizarán en rojo y los positivos en negro.

 Todos los valores tendrán dos decimales.

85
8. Práctica: Introducir fórmulas
Basándose en el ejercicio “Introducir datos.xlsx” que creó en la práctica anterior, deberá incluir una nueva
columna en la que insertará diferentes tipos de fórmulas.
Crear la columna Importe

1. En primer lugar, abra el documento que guardó con el nombre “Introducir
datos.xlsx” mediante el comando Abrir desde Archivo (backstage).
2. Cree una nueva columna denominada Importe a la derecha de la columna Precio, tal
como se muestra en la imagen final de esta práctica. Deberá insertar las fórmulas de
estas celdas empleando diferentes métodos.
Emplear una fórmula manual

1. Posiciónese en la celda H8 correspondiente al importe del alquiler y escriba la
fórmula =F8*(1+G8).
2. Pulse INTRO.
Emplear una fórmula por punteo

1. Sitúese en la celda H9 correspondiente al importe de la matrícula y teclee en ella el
signo igual =.
2. Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda F9. A continuación, escriba el
texto *(1+.
3. Pulse con el botón principal del ratón sobre la celda G9 y teclee ).
4. Presione INTRO.
5. Cree las fórmulas para las casillas H10 y H11 de alguna de las dos formas que se acaban
de explicar.

86
NOTA: Aplique a todos los datos de la columna Importe el Formato de número de contabilidad,
presionando el botón con el mismo nombre de la pestaña Inicio.
Utilizar el botón Autosuma

1. Sitúese en la celda F12 y haga clic sobre el botón Autosuma.
2. Acepte el rango F8:F11 como válido y presione INTRO.
3. Marque el rango H8:H11 y presione el botón Autosuma.
4. Sitúese en la celda E12 y teclee TOTALES como denominación de los dos nuevos datos
obtenidos.
El asistente de funciones
1. Borre el contenido de la celda F12 para crear su fórmula mediante el asistente de
funciones. Para ello, sitúese en ella y presione la tecla SUPR.
2. Seguidamente, pulse el comando Insertar función de la Barra de fórmulas.
3. En el cuadro de diálogo Insertar función, seleccione la categoría Matemáticas y
trigonométricas y elija la función SUMA. Pulse Aceptar.
4. Indique como argumento del cuadro Número1 la celda F8; como argumento del
cuadro Número2, la celda F9; la celda F10 será el argumento del cuadro Número3;
y F11 será el argumento del cuadro Número4.
5. Pulse Aceptar.
Nombres en las fórmulas

87
Aprenderá a crear nombres para las fórmulas de forma manual y automática, y a cambiar los rangos de las
celdas por sus correspondientes nombres.
1. Para crear un nombre de forma manual:

 Seleccione el rango F8:F11.
 Pulse la orden Asignar nombre de la opción con el mismo nombre del
área Nombres definidos de la pestaña Fórmulas.
 Teclee Precio en el cuadro Nombres. (Puede que Excel lo haya insertado
de forma automática).
 Presione Aceptar.
2. Para crear un nombre de forma automática:
 Seleccione el rango de celdas D7:H11. Observe que este rango contiene
tantos rótulos como datos.
 Escoja la orden Crear desde la selección del área Nombres definidos de
la pestaña Fórmulas.
 Verá un cuadro de diálogo con las casillas de verificación Fila
superior y Columna izquierda activadas. Estas filas y columnas contienen
los rótulos que se utilizarán como títulos.
 Presione Aceptar.
 Despliegue el cuadro de nombres y compruebe que se han creado todos
los nombres del rango. Si selecciona alguno de ellos, se activarán sus
celdas correspondientes.
Guardar el documento
1. Acceda al cuadro de diálogo Guardar como mediante la opción con el mismo nombre
desde menú Archivo (backstage).
2. Almacene su nuevo documento con el nombre Introducir fórmulas.

88
9. Práctica: Tienda del Oeste
En este ejercicio, creará una nueva hoja de cálculo a partir de la celda C3 siguiendo el ejemplo de la imagen
inicial que se le propone.
Introducir datos
1. El dato de la columna IVA será siempre 16%, por lo que puede utilizar la opción
estudiada anteriormente para introducir el mismo dato en varias celdas de una sola
vez.
2. La columna Importe contendrá la fórmula =Precio*(1+IVA).
3. Aplique a los datos de las columnas Precio e Importe el Formato de número de
contabilidad haciendo clic en el comando con el mismo nombre.
NOTA: Para que el dato “Traje vaquero” se vea al completo, sitúese entre las cabeceras de las columnas C
y D, haga clic y arrastre hacia la derecha hasta que sea completamente visible.
Guardar el documento
89
 Almacene su archivo con el nombre Tienda del Oeste.
 5.10 Cuestionario: Utilización de las herramientas avanzadas de formato
"Estadísticas".
1.- Y el mensaje de error:
Proporcionar información al usuario después de introducir datos.
Proporcionar una ventana profesional de inserción de datos.
Proporcionar información al usuario antes de introducir datos.
2.- Validar datos sirve para:
Controlar que los valores introducidos sean acordes al tipo de datos.
Controlar que los valores introducidos sean acordes al forma.
Aplicar un formato según unas condiciones en los valores.
3.- Por defecto, Excel formatea a todas las celdas como:
Texto.
General.
Número.
4.- Si una celda observamos este valor 7,70E+01, ¿de qué tipo es?
Porcentaje.
Numérica.
Científica.
5.- Si tengo una fórmula y deseo copiar sólo el valor resultante en otra celda...
En la celda destino, pones una referencia hacia la celda que deseas copiar.
Usando el Pegado especial, con la opción Valores.
No se puede. Al copiar extraes toda la celda en sí.

90
6.- Para qué nos sirve el mensaje de entrada en validar datos:
7.- Si tengo 15,356€ y “Reduzco decimales”, cuál es la cantidad resultante:
15,36€
16€
15,40€
8.- ¿Se recomienda aplicar el formato de celdas previamente a la introducción de

los datos?
Aunque Excel logra detectar un porcentaje alto de contenidos y adecuarlos a la

celda, siempre es recomendable establecer el formato.
No es necesario, Excel detecta qué tipo de formato es el adecuado según el

contenido.
9.- En un formato condicional, si establecemos para un mismo rango dos reglas pero
una contradice a la otra. ¿Qué ocurre?
Funciona, ejecutando la de mayor prioridad situada más abajo.
No funciona el formato condicional.
Funciona, ejecutando la de mayor prioridad situada más arriba.
10.- El formato condicional sirve para:

91
5.10 Cuestionario: Utilización de las herramientas avanzadas de formato
Puntuación: 90 %
1.- Y el mensaje de error:
3.- Por defecto, Excel formatea a todas las celdas como:
Texto.
General.
Número.
4.- Si una celda observamos este valor 7,70E+01, ¿de qué tipo es?
Porcentaje.
Numérica.
Científica.
5.- Si tengo una fórmula y deseo copiar sólo el valor resultante en otra celda...
En la celda destino, pones una referencia hacia la celda que deseas copiar.
Usando el Pegado especial, con la opción Valores.
No se puede. Al copiar extraes toda la celda en sí.

92
15,36€
16€
15,40€
8.- ¿Se recomienda aplicar el formato de celdas previamente a la introducción de

los datos?
Aunque Excel logra detectar un porcentaje alto de contenidos y adecuarlos a la

celda, siempre es recomendable establecer el formato.
No es necesario, Excel detecta qué tipo de formato es el adecuado según el

contenido.
9.- En un formato condicional, si establecemos para un mismo rango dos reglas pero
una contradice a la otra. ¿Qué ocurre?
Funciona, ejecutando la de mayor prioridad situada más abajo.
No funciona el formato condicional.
Funciona, ejecutando la de mayor prioridad situada más arriba.

93
5.11 Cuestionario: Cuestionario final
"Estadísticas".
No.

hoja.

94
32.767
255
1.024
Falso.
Verdadero.
15,36€
16€
15,40€
SUMATORIO
SUMA
SUMA_H
C2=G13
C2-G13
C2:G13
Backstage.
Imprimir.
Panel de control.

95

viceversa.
SUMA_V
SUMATORIO
SUMA
.txt
.prn
.csv
estar:
Ordenados.
Enfilados.
Columnados.

96
XML y XPS.
PDF y CZF.
=Hoja15!$A$1

97
98
5.11 Cuestionario: Cuestionario final
Puntuación: 90 %
Ha superado con éxito el cuestionario final. Acceda al apartado ÍNDICE y realice el

cuestionario de evaluación de calidad (situado al final). Si lo desea puede volver a
acceder al temario para su revisión, mientras las fechas del curso estén vigentes.
No.

hoja.

99
32.767
255
1.024
Falso.
Verdadero.
15,36€
16€
15,40€
SUMATORIO
SUMA
SUMA_H
C2=G13
C2-G13
C2:G13
Backstage.
Imprimir.
Panel de control.

100

viceversa.
SUMA_V
SUMATORIO
SUMA
.txt
.prn
.csv
estar:
Ordenados.
Enfilados.
Columnados.

101
XML y XPS.
PDF y CZF.
=Hoja15!$A$1

102

Curso de Excel 2016 Nivel Inicial-Medio

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CURSO DE EXCEL 2016 NIVEL INICIAL-MEDIO

2 Configuración de la ventana de la aplicación

3 Mecanismos de importación y exportación de ficheros

4 Utilización de rangos y vinculación entre ficheros

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Pantalla de inicio o de bienvenida

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Gestión pantalla completa

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Seleccionamos la ubicación dentro de la nube:

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Interfaz de Microsoft Excel 2016

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 No hay límite de libros abiertos a la vez, depende exclusivamente de la memoria de la máquina. En

Los fundamentos de una hoja de cálculo son:

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2. Por ejemplo, elegir la plantilla Presupuesto de tendencias de gastos. Buscando a través

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Teclas a pulsar Acción de desplazamiento

Flechas de dirección derecha o izquierda Una celda a la derecha o a la izquierda

Flechas de dirección arriba o abajo Una celda arriba o abajo

Ctrl + Flechas de dirección Ir al extremo de la región de datos actual

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Inicio Ir al inicio de una fila

Ctrl + Inicio Ir al inicio de una hoja

Ctrl + Flecha abajo Ir a la última celda de la hoja

AvPág Una pantalla abajo

RePág Una pantalla arriba

Alt + AvPág Una pantalla a la derecha

Alt + RePág Una pantalla a la izquierda

Ctrl + Flecha izquierda Desplazamiento para ver la celda activa

Añadir, eliminar, copiar y cortar hojas de un libro

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Seleccionar las celdas con las que se quiere trabajar.

1. Aplicar fórmulas y funciones.

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2. Cuando las celdas a seleccionar están situadas correlativamente, la manera de seleccionarlas

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 Por defecto, siempre se alinean a la derecha.

La fórmula siempre debe comenzar por el signo igual (=).

Existen diferentes tipos de operadores:

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9:00, 10:00, 11:00, 12:00...

lun, mar, mié, jue...

lunes, martes, miércoles, jueves...

ene, feb, mar, abr...

ene, abr, jul, oct, ene...

2012, 2013, 2014, 2015, 2016...

Producto 1, Producto 2, Producto 3...

1. Partiendo de la celda inicial se comienza a escribir el primer valor, en la siguiente celda, el

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Referencias relativas, absolutas y mixtas:

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Configurar las opciones de impresión

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