Trabajar con ApliScan 1

1 Trabajar con ApliScan

ApliScan es una herramienta de escaneo de facturas para que éstas sean contabilizadas
directamente en los programas de Contabilidad y Gestión Fiscal de Aplifisa.

Además de tratar facturas desde un escáner, también se pueden contabilizar las facturas
leyéndolas de una carpeta donde estén guardadas en formato PDF, sin necesidad de utilizar el
escáner.

2 Importación de Facturas desde Escáner

Al iniciar esta opción, lo primero que debemos hacer es seleccionar el escáner que vayamos a
utilizar.

A continuación indicaremos qué tipo de clasificación de documentos realizar, ya bien sea una
clasificación automática de las facturas (intentará reconocer automáticamente qué formato de
factura es cada una de las escaneadas), o bien indicarle manualmente que todas las facturas
pertenecen a una plantilla diseñada previamente.

El proceso de clasificación consiste en intentar reconocer el tipo de factura entre las plantillas que
tengamos dadas de alta de los distintos proveedores (Telefónica, Iberdrola, ...), y así poder extraer
la información correctamente.

En la ventana inicial podemos seleccionar varias opciones:

Realizar pago/cobro de facturas: aparte de contabilizar la factura, permite generar el pago de

las mismas.
Guardar facturas (Gestión Documental): permite guardar una copia de las facturas en la
gestión documental de la empresa.
Retención: permite indicar si la factura tiene retención.

El botón "Modificar Facturas" permite modificar una plantilla previamente creada. Este proceso se
explica en el menú Modificación de Factura.

Tras pulsar el botón de "Aceptar" se abre la ventana propia del escáner. Es indispensable configurar
la resolución para que trabaje a 300ppp, así como ajustar la salida de imagen para que sea

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automática, o bien a color, pero no en blanco y negro ya que se pierde calidad y dificulta el proceso
de reconocimiento de datos.
Para comenzar el proceso de escaneo, tenemos que darle al botón de "Digitalizar" (en el ejemplo
aparece la ventana de un escáner Samsung). Dependiendo de los diferentes modelos de escáner
puede que ese botón se llame iniciar, escanear, ... Una vez lo pulsemos, el programa empezará a
escanear todas las facturas que tengamos cargadas en la bandeja del escáner.

Tras escanear todas las facturas, salimos de la ventana del escáner, y se buscará si esos formatos
de factura ya están incluidos en la propia aplicación. En caso de que sí estén, se procederá a la
clasificación de facturas y extracción de los datos.

Al terminar el proceso de extracción, aparecerá un mensaje indicando que el proceso ha terminado,

así como los asientos que se han generado.

3 Importación de Facturas desde Fichero

Al iniciar esta opción, lo primero que debemos hacer es seleccionar la carpeta donde tenemos
alojadas las facturas en PDF.

Si pulsamos sobre el botón "Seleccionar documentos...", podemos escoger de entre todos los
ficheros de facturas de la carpeta seleccionada, cuál o cuáles son las que queremos importar.

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 Importación de Facturas desde Fichero 3

Una vez seleccionadas, se buscará si esos formatos de factura ya están incluidos en la propia
aplicación. En caso de que sí estén, se procederá a la clasificación de facturas y extracción de los
datos.

A continuación indicaremos qué tipo de clasificación de documentos realizar: clasificación

automática de las facturas o clasificar el lote de facturas como una de las plantillas dadas de alta
previamente.

El proceso de clasificación automática consiste en intentar reconocer el tipo de factura según el

proveedor que sea (Telefónica, Iberdrola, ...), y así poder extraer la información correctamente. En el
caso de "Clasificar lote como", se le indica directamente al programa que clasifique según la
plantilla seleccionada, ayudándolo y reduciendo el tiempo de clasificación.

Por último podemos seleccionar varias opciones:

Realizar pago/cobro de facturas: aparte de contabilizar la factura, permite generar el pago de

las mismas.
Guardar facturas (Gestión Documental): permite guardar una copia de las facturas en la
gestión documental de la empresa.
Documento multi-factura: permite reconocer múltiples facturas que estén guardadas en un
único documento PDF. (Es recomendable que el número de páginas del PDF sea menor de
25)
Retención: permite indicar si la factura tiene retención.

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El botón "Modificar Facturas" permite modificar una plantilla previamente creada. El proceso se
explica en el menú Modificación de Factura.

Al terminar el proceso de extracción, aparecerá un mensaje indicando que el proceso ha terminado,

así como los asientos que se han generado.

4 Diseño de plantilla
Mediante este proceso podemos configurar el formato de la plantilla de la factura para que el
programa sea capaz de realizar correctamente la extracción de los datos.

Lo primero que debemos hacer es asignar un nombre de factura, seleccionar el tipo de factura
(compra o venta), y seleccionar la subcuenta a la que corresponda esta factura (siempre en emisor
de la factura, tanto en compra como venta).

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 Diseño de plantilla 5

En la parte derecha aparece una previsualización de la factura escaneada, y en la izquierda todos

los datos referentes a la subcuenta seleccionada previamente. Estos datos son cargados
automáticamente de las subcuentas dadas de alta en las aplicaciones de Contabilidad o Fiscal, por
lo que es muy importante tener correctamente rellenos todos los campos en dichas aplicaciones.

Para comenzar la configuración debemos darle al botón de .

En la siguiente ventana seleccionamos la factura que acamos de añadir, y pulsamos en el botón de

"Aceptar".

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PASO 1 DE 2: DISEÑO DEL FORMULARIO DE DATOS

El propósito de la configuración de la factura es que el programa pueda reconocer en qué apartados

está la información que necesitamos para contabilizarlas. Para ello necesitamos marcar en la
factura una REGIÓN DE CALIBRADO y una REGIÓN DE DATOS.

REGIÓN DE CALIBRADO: recuadro rojo que se debe dibujar lo mas ajustado posible a una
palabra de la factura que no varíe en el resto de facturas del mismo tipo. Esta palabra se
buscará dentro de la región sombreada que aparece al añadir la región de calibrado, en caso
de que la palabra variara su posición en otras facturas. A partir de esta región se obtiene la
posición de la región de datos.

REGIÓN DE DATOS: recuadro azul que se debe dibujar sobre el dato que se quiere extraer
para contabilizar. Este recuadro es recomendable que no sea ajustado, para abarcar posibles
variación del tamaño del dato.

A continuación se explicarán los pasos para el diseño correcto de una plantilla:

Para configurar la región de calibrado, nos posicionamos en el panel izquierdo sobre el nombre de la
factura que hemos creado, y en el panel derecho (previsualización de la factura) seleccionamos un
campo que vaya a estar más o menos en la misma posición en todas y cada una de las facturas de
ese proveedor. En el ejemplo que tenemos utilizamos la palabra "número" del número de factura.
Para ello seleccionamos en la previsualización de la factura la región que vayamos a usar como
calibrado.

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 Diseño de plantilla 7

Una vez seleccionada la región de calibrado, tendremos que pulsar en el panel izquierdo el botón

. Esto generará una nueva línea en el panel izquierdo, y procederemos a

seleccionar en la parte derecha la región de datos, que en este caso seleccionaremos el número de
factura.

Adicionalmente aparece una zona sombreada alrededor de la región de calibrado, la cual podremos
ajustar en tamaño, y sirve para que el programa intente buscar la región de calibrado seleccionada
dentro de toda la zona sombreada que indiquemos. Esto lo que va a hacer es que si el proveedor de
la factura no siempre sitúa este campo seleccionado en la misma posición, podamos darle un
margen de confianza y el programa la localice.

Una vez seleccionada la región de calibrado, seleccionamos la región de datos, que será el campo

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que queremos que el escáner capture. A continuación pulsamos el botón de

para que añada en el panel izquierdo una nueva línea en la que debemos especificar exactamente
qué tipo de dato es el que acabamos de seleccionar.

Adicionalmente si queremos añadir un nuevo dato, tenemos que pulsar el botón

para añadir un nuevo dato y especificar exactamente qué tipo de dato es.

Mediante el botón accedemos al menú de preprocesado de imagen para comprobar si la

región de datos está siendo reconocida correctamente.
Una vez dentro de esta pantalla tendremos que pulsar el botón y nos mostrará lo que el
programa está reconociendo. Si la lectura es correcta, no deberemos hacer nada, pero si el texto
no es reconocido, tendremos que utilizar alguno de los filtros propuestos para intentar corregirlo.
Una vez la lectura sea correcta, pulsaremos el botón de guardar.

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 Diseño de plantilla 9

Se debe repetir el proceso de añadir región de datos por cada uno de los datos que queramos que
sean reconocidos en la factura, como son el número de factura (campo obligatorio), la fecha (campo
obligatorio), las bases, cuotas de IVA e importes de la factura. Si fuese necesario, también
deberíamos añadir nuevas regiones de calibrado para ajustar algunas regiones de datos.

Otro ejemplo de región de calibrado sería el que tenemos en la siguente imagen:

En ella podemos ver que la región de calibrado selecciona el texto de "total a pagar", pero sin
embargo tiene una zona sombreada que cubre desde la parte superior a la inferior de la factura.
Esto es así ya que la posición de esos datos puede variar en función del número de conceptos que
tenga la factura, por lo que si tiene pocos conceptos este campo quedará en la parte superior, pero
si tiene muchos conceptos quedará en la parte inferior. Con esta zona sombreada conseguimos que

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el programa busque el "total a pagar" en toda esta zona sombreada, y localice la región de datos
independientemente del número de conceptos.

Terminado el diseño del formulario de datos, pulsamos el botón de "Siguiente" para acceder a las
opciones de grabación de datos.

PASO 2 DE 2: OPCIONES DE GRABACIÓN DE DATOS

En este apartado tenemos que configurar qué campos, de los anteriormente configurados,
queremos que sean de obligatoria lectura y validación.

En el caso de que las facturas estén configuradas para que tengan varios tipos de IVA y no siempre
vaya a utilizar todos los tipos, deberían de estar desmarcadas las casillas de "obligatorio" y "validar"
de los tipos de IVA que no sean BASE_IVA_1 y TIPO_IVA_1.
Del mismo modo, si las facturas no siempre tuvieran retenciones o recargos de equivalencia, deben
de estar desmarcadas igualmente las casillas de "obligatorio" y "validar" en estos campos. En
principio el programa realiza este proceso automáticamente, pero conviene revisarlo.

Adicionalmente, desde la previsualización de la factura, podemos seleccionar una zona de

reconocimiento para facilitar el proceso de identificación del tipo de factura. Lo recomendable sería
seleccionar la mayor región posible de una zona de la factura que siempre vaya a estar en el mismo
lugar. En el ejemplo que tenemos sería toda la cabecera de la factura.

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 Diseño de plantilla 11

En el caso de que el área seleccionada no sea lo suficientemente amplio para su correcto

reconocimiento, el programa pondrá esa selección en color rojo, y pasará a color verde en cuanto
ampliemos ese área a un tamaño correcto para ser reconocida.

Una vez configurada la factura, pulsamos el botón ACEPTAR para que el programa la clasifique,
compruebe si hay algún error, y si no encuentra ninguno, procederá directamente a su
contabilización indicando que el proceso ha terminado, así como los asientos que se han generado:

5 Reconocimiento
Mediante este proceso el programa lo que hace es comparar las facturas con las plantillas dadas
de alta.
Si detecta la plantilla, directamente se procede a la extracción de los datos. En caso contrario se
nos abrirá una ventana en la que podemos escoger las siguientes opciones:

Buscar en la nube: permite introducir el CIF de la empresa para comprobar si ya es una de

las plantillas que se encuentran en la nube. En el caso de que exista, procederá
automáticamente a la extracción de los datos. Si no encuentra esta plantilla en la nube, se
abrirá la ventana para configurar una nueva factura.

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Clasificación manual: permite indicar al programa que clasifique esa factura como una de las
plantillas que ya tenemos, seleccionándola en el desplegable.

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 Reconocimiento 13

Avanzada: permite la selección de la región de comparación para el reconocimiento de las

siguientes facturas, no la de la visualizada en ese momento. Para ello tendremos que pulsar
el botón de configuración. Esta región deberá ser lo mayor posible dentro de la región
invariable de la factura.

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El proceso de configuración se encuentra detallado en el apartado Modificación de Factura.

Después de reconocer la factura, si no la tiene asociada con una subcuenta (tanto en Contabiliad
como en Gestión Fiscal), se muestra una ventana para seleccionar dicha subcuenta. Para ello
tendrá que pulsar en la lupa, seleccionar la subcuenta correspondiente, y aceptar.

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 Extracción de datos 15

6 Extracción de datos
Una vez reconocidas las facturas, el proceso de extracción comprueba los datos de los recuadros
indicados en la factura y extrae dichos datos.

En el caso de que el cuadro esté vacío o contenga algún error (dato extraído no coincide con el tipo
de dato indicado en la plantilla), se muestra la siguiente ventana para la corrección de errores.

Es indispensable que una vez hecha una corrección o correcciones en las casillas, se pulse INTRO
en cada uno de los campos modificados para que dicho campo se quede grabado correctamente
antes de continuar con el proceso.

7 Corrección de errores
En el caso de que una vez clasificadas encuentre algún error, nos avisará con una pequeña
explicación de lo que sucede en la parte inferior izquierda. Puede ser que no coincida el debe con el
haber por tema de redondeo de decimales, o bien que algún campo no lo esté leyendo
correctamente porque la factura no sea legible. Si pulsamos en cada uno de los datos de la factura,
podemos previsualizar el dato que está leyendo el programa en la parte inferior derecha, así como
editar los campos que estén mal. Pulsando el botón "generar asiento" nos lo contabilizará
automáticamente en el programa de Contabilidad.

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También podría dar algún error debido a que la configuración del formato de la factura no sea
correcta y no detecte correctamente alguno de los campos obligatorios, como pudiera ser el
número de factura. En ese caso lo conveniente sería configurar correctamente el formato de la
factura ya que posiblemente nos vaya a pasar con todas las facturas de este proveedor, y así evitar
estos mismos errores en futuros escaneos.

Si al escanear una factura el programa no encuentra ese formato dentro de la propia aplicación, lo
que hará será proponer buscar esa factura en la nube. Para ello tendremos que introducir el CIF del
proveedor de la factura. Si encuentra el formato de factura, extraerá igualmente la información de las
facturas y las contabilizará automáticamente en Contabilidad o Gestión Fiscal.

A traves del botón “Actualizar plantilla” se permite la modificación de la plantilla de esa factura para
ajustar los campos correctamente. Esta actualización no hará efecto hasta las próxima ejecución
de la aplicación.

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 Corrección de errores 17

Si tampoco la encuentra, tendremos realizar la configuración del formato de la factura manualmente.

8 Modificación de Factura
Para modificar una factura o elimanarla, pulsando sobre el botón "Modificar Factura" en la ventana
de inicio de la aplicación, se abrirá una ventana como la siguiente, en la que se podrá realizar
diferentes funcionalidades sobre las plantillas de las facturas dadas de alta en la aplicación: eliminar
la plantilla de una factura dada de alta, modificar sus campos, o ajustar la región de comparación de
las imágenes de las facturas:

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Eliminar factura: En el caso de no querer ya una factura, bien porque haya cambiado su
formato, porque ya no se vaya a trabajar con ell, etc.. se podrá eliminar seleccionándola y
posteriormente pulsando el botón "Eliminar Factura".

Configuración: Pulsando el botón "Configuración" se abrirá una nueva ventana con todas las
facturas que se tienen en la cual habrá que seleccionar la que se desea configurar y de esta
manera poder añadir una zona la cual ayudará al programa a reconocer mejor un tipo de
factura, pulsando el botón "Seleccionar Zona".

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 Modificación de Factura 19

Es recomendable tener en cuenta esta opción de configuración para las facturas en las que
varíe mucho el formato o el número de artículos que contengan, que hará que disminuya el
parecido entre las facturas del mismo emisor.

Se debe elegir una área que siempre sea el mismo en todas las facturas, el cual vaya a variar lo
mínimo posible y el cual comparará con las facturas dadas de alta previamente. Es conveniente
que este área sea del tamaño mayor posible.

Formulario: Si se quiere modificar, añadir o eliminar algún campo de una factura en concreto
se tendrá que seleccionar esta y pulsar el botón "Formulario" el cual abrirá la ventana que
mostrará los campos que estaban configurados para esa factura.

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 20 APLISCAN

9 Facturas de Venta
En el caso de las facturas de venta, una vez reconocida la factura, lo que hará será detectar a qué
cliente va dirigida esa factura. Para ello, en la configuración del formato de la factura tenemos que
añadir un campo que se llame CIF_CLIENTE. Una vez detecte ese campo, el programa procederá
automáticamente a su contabilización.

Cabe destacar que el programa también contempla la opción de CIF intracomunitario, siempre y
cuando estén dados de alta en el programa de Contabilidad y Gestión Fiscal. No se permite darlos
de alta directamente desde la propia aplicación de Apliscan.

Si en la factura no viene indicado el NIF, no existe en la base de datos de Contabilidad, o el

programa no es capaz de reconocerlo, nos aparecerá la siguiente ventana:

En ella tendrá que seleccionar el cliente al cual corresponde esa factura, o añadir uno en el caso de

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 Facturas de Venta 21

que no lo tengamos registrado en Contabilidad.

Adicionalmente, desde esta misma ventana se puede modificar la configuración del formato de la
factura, por si el campo CIF_CLIENTE no lo reconoce correctamente. Dicho cambio afectará al
siguiente escaneo que se realice, no para la factura que se está visualizando en ese momento.

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