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UNIDAD DE NEGOCIO HIDROAZOGUES.

MANUAL PARA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS O

CONVENIOS
Código: HAZ-MAN-AFl-001
Revisión: 01
Páqina : 1 de 11

MANUAL PARA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS O CONVENIOS.

HAZ-MAN-AFl-001 .

Enero de 2015.

ELABORADO POR: 1 REVISADO POR: 1 APROBADO POR:

ESPECIALISTA CALIDAD Y COMISIÓN DESIGNADA GERENTE
PROCESOS.

FIRMA: FIRMA:

FECHA: FECHA:
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Nº VERSION MODIFICACION / CAMBIO FECHA

01 Creación del manual Enero 2015

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1. OBJETIVO.

1.1 El presente manual establece las directrices necesarias para la administración

eficiente de los contratos o convenios que CELEC EP - Unidad de Negocio
Hidroazogues convenga con sus proveedores locales y del exterior, así como
los lineamientos, acciones y funciones que desempeña el funcionario designado
para administrar el cumplimiento de un contrato.

2. ALCANCE.-

2.1 Este manual aplica a todos los funcionarios que sean designados para
administrar un contrato o convenio, celebrado por esta entidad o las órdenes de
compra al exterior. Inicia desde su nombramiento como Administrador y culmina
con la liquidación contractual definitiva.

3. REFERENCIAS.-

3.1 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

3.2 Reglamento General de la LOSNCP.
3.3 Resoluciones administrativas emitidas por el SERCOP
3.4 Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos
emitidos por la Contraloría General del Estado.
3.5 Norma ISO 9001 :2008.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.-

4.1 Administrador del Contrato o Convenio.- Es el funcionario designado vía

memorando conforme el procedimiento de Gestión de Compras HAZ-PRO-
AFI-ABA-001, por la máxima autoridad o su delegado.

4.2 Fiscalizador.- El funcionario designado por el Gerente o su delegado a través

de memorando para la fiscalización del contrato, cuando corresponda, tendrá
como objetivo principal la vigilancia del fiel y estricto cumplimiento de las
cláusulas del contrato, a fin de que se ejecute de acuerdo a las especificaciones
técnicas de la obra o servicio.

4.3 Fiscalización.- Es el acto, mediante el cual el Fiscalizador, velará por la

correcta ejecución de la obra o servicio, a fin de que el proyecto se ejecute de
acuerdo a sus diseños definitivos, especificaciones técnicas, cronogramas de
trabajo, recomendaciones de los diseñadores y normas técnicas aplicables. La
fiscalización podrá ser realizada por servidores de la entidad o por terceros, de
ser el caso, de acuerdo con la norma de control interno 408 -18 de la
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Contraloría General del Estado.

4.4 Contrato.- Es todo acto o declaración multilateral o de voluntad común,

producto de efectos jurídicos, entre dos o más personas, de las cuales una está
en ejercicio de la función administrativa. Su regulación se regirá por las normas
legales aplicables. (ERJAFE Art. 75)

4.5 Garantía Contractual.- Respalda el cumplimiento de todas y cada una de sus

obligaciones emanadas del contrato, se encuentra prevista en los pliegos
precontractuales que determinan el monto o porcentaje que debe cubrir, y las
formas o modos entre los que el contratista optará para su constitución. Dichas
garantías pueden ser presentadas en cualquiera de las formas establecidas en
el artículo 73 de la LOSNCP.

4.6 Acta de Entrega Recepción.- Aquella por la cual se formaliza la entrega de

una obra, bien o servicio a satisfacción de la contratante, puede ser parcial,
provisional o definitiva, dependiendo de lo que se establezca en el contrato.

5. RESPONSABILIDADES.

5.1 Son responsabilidades del administrador del contrato o convenio las siguientes:

a) Velar por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones
derivadas del contrato o convenio. Cuando este sea de ejecución de obras y
requiere de los servicios de fiscalización, el administrador velará para que la
fiscalización actúe de acuerdo a las especificaciones que constan en los pliegos y
en el contrato. La Administración y Fiscalización en el caso de obras no pueden
recaer sobre la misma persona por incompatibilidad de funciones.

b) Vigilar que la factura esté correctamente llenada (con esferográfico color azul)
de acuerdo a directrices del área contable.

c) Emitir al Gerente el informe de ejecución de: contratos, contratos complementarios,

terminación de contratos o convenios, ejecución de garantías, actas entrega -
recepción y aplicación de multas y sanciones. Citados informes contendrán el
detalle de los hechos, actuaciones y documentación relacionada.

d) Determinar multas e informar al Gerente de la UDN su aplicación.

e) Analizar si aplicaría algún requerimiento solicitado por el contratista en cuanto a

alcance, costo o tiempo, y emitir informe recomendando la aceptación o no al
Gerente de la Unidad en cuanto a su competencia; de ser necesario citado

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informe se realizará en coordinación con el Área Jurídica quien emitirá su

pronunciamiento.

f) Seguimiento y control periódico de la ejecución del contrato o convenio.

g) Constatar físicamente que la obra ejecutada, el bien recibido y/o el servicio

prestado por el contratista cumpla a satisfacción con los requerimientos
especificados en el contrato o convenio y en los pliegos

h) Coordinar en todas las instancias del proceso con las diferentes áreas para que los
trámites se realicen a tiempo.

i) Llevar el control de las fechas de vencimiento de las garantías y solicitar al

contratista con la debida anticipación (no menos de 1O días calendario antes de su
vencimiento) su renovación, citadas garantías deben estar renovadas hasta cinco
días antes de su caducidad, caso contrario deberá solicitar la ejecución de la
garantía.

j) Solicitar a través de memorando al Área Jurídica la calificación de las garantías

cuando apliquen según el proceso de compra.

k) Remitir vía memorando a Tesorería las garantías originales y calificadas.

1) La custodia de las garantías técnicas estará a cargo del administrador del contrato.

m) Subir la documentación del proceso de compra a la página web del SERCOP

conforme el avance de la ejecución del contrato para lo cual coordinará con el área
de Adquisiciones los usuarios y claves respectivas.

5.2 Son responsabilidades del Área Jurídica las siguientes:

a) Mantener un ejemplar (físico y digital) de los contratos o convenios que se celebren.

b) Entregar una copia del contrato o convenio al Administrador.

c) Calificar las garantías originales cuando apliquen según el proceso de compra y

remitirlas al Administrador del Contrato a través de memorando, quien a su vez las
remitirá a Tesorería a través del mismo medio.

5.3 Es responsabilidad de Tesorería lo siguiente

a) Mantener en custodia las garantías (excepto las garantías técnicas, según literal
1 del numeral 5.1), hasta el vencimiento de las mismas o cuando se hayan

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cumplido los términos contractuales respectivos e informar oportunamente vía

correo electrónico al Administrador de Contrato cuando las garantías estén
próximas a vencerse, en un término no menor de 1O días calendario antes de
dicho vencimiento.

5.3 Es responsabilidad del Fiscalizador lo siguiente:

a) El Gerente de la Unidad de Negocio designará, en caso de ser necesario, a un

fiscalizador o grupo fiscalizador, interno o externo. Los integrantes de la
fiscalización deberán reunir el perfil profesional necesario para llevar a cabo dicha
actividad, considerando su experiencia dentro del ámbito del objeto contractual.

b) El Fiscalizador elaborará mensualmente los informes para la entidad, que

contendrán por lo menos la siguiente información dependiendo del objeto
contractua:l estado de ejecución del contrato, atendiendo a los aspectos
contractuales, económicos, financieros y avance de obra (cantidades de obra y
volúmenes acumulados); cumplimiento de las obligaciones contractuales respecto
a personal y equipo del contratista; en ningún momento el Fiscalizador del contrato
aprobará prórrogas de plazo, únicamente lo hará la máxima autoridad de la
entidad contratante o su delegado de acuerdo al requerimiento del administrador
del contrato, siendo responsabilidad del Fiscalizador la elaboración del respectivo
informe en el cual se sustente la viabilidad o no de la prórroga de plazo.

c) El Fiscalizador participará como observador en las recepciones provisional y

definitiva, informando sobre la calidad y avances de los trabajos ejecutados, antes
de los pagos respectivos.

d) El Fiscalizador será responsable administrativa, civil y penalmente, según

corresponda, del control de la ejecución de la obra, de acuerdo a los términos
establecidos en el contrato de construcción, dentro del monto y plazo establecidos.

6. DESIGNACIÓN DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO.

a. El Gerente de la Unidad de Negocio designará, para incorporar en el contrato,

en calidad de administrador de contrato a un funcionario que reúna el perfil
de profesional necesario para llevar a cabo dicha actividad, considerando su
experiencia, criterio analítico, conocimientos en el desarrollo y control de proyectos.
Citada designación se realizará a través del sistema de gestión documental
Quipux y se perfeccionará con la suscripción del contrato.

b. El responsable del Proceso de Compra proporcionará al Administrador del Contrato

una copia de la oferta adjudicada, del contrato y de las garantías calificadas, entre

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otros documentos para el cumplimiento de su gestión. Al Área Administrativa

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Financiera se le entregará únicamente copia del contrato y de las garantías

calificadas.

7. INSTRUMENTACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

a. Para fines de gestión interna, todo contrato estará respaldado en la (s) orden (es)
de compras que deriven de los términos contractuales, misma que será emitida
por el Funcionario de Adquisiciones. Se emitirán de acuerdo a los valores
estipulados en el contrato y deberá guardar concordancia con la solicitud de
compra y la factura.

8. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

a. Anticipos.- El Administrador del Contrato previa coordinación con Tesorería,

solicitará por escrito al Jefe Administrativo Financiero el pago de anticipos
establecidos contractualmente, para lo cual deberá adjuntar al memorando de
solicitud de pago, copia del contrato, copia de la certificación presupuestaria, las
garantías y demás documentos que respalden el pago del valor entregado en calidad
de anticipo.

b. Pagos Parciales.- Aplica en caso excepcionales conforme la Ley. Los pagos

parciales estipulados contractualmente deberán ser solicitados por el
Administrador del Contrato por escrito al Jefe Administrativo Financiero de la
Unidad, conforme el procedimiento HAZ-PRO-AFl-001 Pago de Bienes y/o
Servicios, para lo cual se deberá considerar lo siguiente:

Para bienes y servicios

Factura original, con fecha comprendida entre el 05 y el 25 de cada mes

Informe del administrador del contrato por el que se solicita el pago parcial
que deberá ser emitido dentro de los dos días hábiles siguientes al
cumplimiento de las condiciones señalada en el contrato, mismo que debe
incluir el expediente correspondiente.
Informe de recibo (en el caso de bienes)
Certificación de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)

Para obras

Informe de la ejecución del Contrato.

Copia legible de la (s) Planilla (s) (a colores opcional).
Factura original, con fecha comprendida entre el 05 y el 25 de cada mes.
Certificación de Disponibilidad Presupuestaria (CDP).

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c. El funcionario que detecte errores o documentos faltantes deberá comunicar vía

correo electrónico en un plazo no mayor a un (1) día, al administrador de contrato
para la toma de los correctivos necesarios.

d. Tanto para pagos de anticipos, como pagos parciales o totales, Tesorería

informará documentadamente en un plazo no mayor a un (1) día al administrador
de contrato la realización del pago y transferencia realizada al contratista.

9. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO CONTRACTUAL

a. El administrador del contrato deberá monitorear y controlar el desarrollo de la

ejecución del objeto contractual, procurando tomar acciones para evitar retrasos
injustificados, a fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del
contrato, así como también llevar registro documentado de cada evento.

b. El administrador del contrato informará documentadamente al Gerente todo hecho

relevante suscitado durante el proceso contractual, inherente a las acciones y
documentación relacionada con pagos, plazos, prórrogas, aumento de
volúmenes de obra, bienes o servicios, contratos complementarios, terminación del
contrato, ejecución o renovación de garantías, aplicación de multas, sanciones y
recepciones.

c. Las solicitudes de prórroga de plazos contractuales serán receptadas por el

Administrador de Contrato en un plazo no menor a 30 días calendario, esta
solicitud estará debidamente sustentada; y, será notificado oportunamente al
Gerente de la Unidad de Negocio dentro del plazo de ejecución contractual. El
administrador del contrato efectuará análisis de los argumentos y sustentos
presentados por el contratista y en caso de requerirlo pedirá asesoría al Área
Jurídica.

d. A partir de los resultados del análisis referido anteriormente, el Gerente de la

Unidad de Negocio resolverá la autorización o no de la prórroga.

e. Una vez resuelta la autorización o negada la misma, el administrador del contrato

notificará al contratista dentro de un plazo no mayor a 2 días hábiles.

f. El administrador del contrato notificará por escrito al contratista sobre la

fecha de vencimiento de las garantías para que gestione su renovación, por lo
menos con diez laborables de anticipación a su vencimiento. El Contratista
entregará las garantías renovadas hasta 05 días antes del vencimiento de las
mismas

g. El Área Jurídica previa revisión y mediante comunicación debidamente suscrita,

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entregará al Administrador del Contrato las garantías originales renovadas, este a

su vez remitirá vía memorando al Especialista de Tesorería para su custodia.

10. RECEPCIÓN Y LIQUIDACIÓN

10.1 Recepción.
Las directrices para la recepción y liquidación del objeto contractual estarán sujetas
a lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y
su Reglamento General (Art. 122, 123 y 124).

El administrador de contrato elaborará el Informe de Administración de Contrato,

mismo que contendrá una reseña de:
i. Antecedentes.
ii. Condiciones generales de ejecución.
iii. Condiciones operativas.
iv. Liquidación económica.
v. Liquidación de plazos.
vi. Constancia de la recepción.
vii. Cumplimiento de las obligaciones contractuales
viii. Reajustes de precios pagados o pendientes de pago
ix. Determinación de multas.
x. Cualquier otra circunstancia o evento que se estime necesario
documentar

El Administrador de Contrato remitirá informes ejecutivos del avance de la ejecución

del contrato, en caso que la Gerencia así lo solicite.

El administrador de contrato remitirá al Gerente vía memorando el Informe de

Administración de Contrato; en el mismo se deberá solicitar la designación de la
comisión de recepción.

El Gerente a través del sistema de gestión documental Quipux nombrará la Comisión

de recepción para la elaboración y suscripción de las actas entrega-recepción
provisiona,l parcial, total y definitiva. Esta comisión estará conformada por el
administrador de contrato y un técnico que no haya intervenido en el proceso de
ejecución del mismo; salvo el mejor criterio del Gerente y según el monto contractual
se podrá nombrar más de dos personas en la comisión de recepción.

En los contratos de adquisición de bienes y de prestación de servicios, incluidos los de

consultoría, el Administrador de Contrato, el mismo día de la recepción elaborará el
acta respectiva que deberá estar de conformidad con lo establecido en el contrato,
esta acta tendrá los efectos de recepción definitiva y estará suscrita por los integrantes
de la comisión y el proveedo.r Producida la recepción se devolverán las garantías

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otorgadas, a excepción de la garantía técnica.

Para obras, el acta de entrega-recepción provisional elaborada por el Administrador

de Contrato, suscrita por la comisión de recepción y el contratista, estará a la fecha
de culminación del mismo y de conformidad al objeto contractual; el acta entrega-
recepción definitiva se realizará al término no menor a seis meses

En los contratos de ejecución de obra, así como en los contratos integrales por precio
fijo existirán una recepción provisional y una definitiva.

Sin perjuicio de lo señalado en los incisos anteriores, en las contrataciones en que se

pueda receptar las obras, bienes o servicios por etapas o de manera sucesiva, podrán
efectuarse recepciones parciales. (Art. 81 LOSNCP)

11. DE LA SOLICITUD DE PAGO

A más de los cumplir con el procedimiento de PAGO DE BIENES Y SERVICIOS HAZ-PRO-

AFl-001, se deberá seguir lo siguiente:

11.1 Documentos de respaldo.- Para solicitar el pago a través de memorando

dirigido al Jefe Administrativo Financiero, el Administrador de Contrato deberá
considerar lo siguiente:

En caso de bienes - suministros.

i. Informe Final de Administración de Contrato.
ii. Acta entrega recepción con las firmas de responsabilidad de los
funcionarios encargados..
iii. Documento de ingreso del bien a bodega, emitido por el responsable de
inventarios.
iv. Factura original cuya fecha de em1s1on debe estar entre el día 05 y
25 de cada mes, será recibida por el Administrador de Contrato.
v. Guías de remisión o similares que acrediten la entrega del bien.
vi. Documentos que sustenten las prórrogas autorizadas o no concedidas,
en caso de existir.

En caso de servicios
i. Informe Final de Administración de Contrato.
ii. Acta entrega recepción del servicio cuando el caso lo amerite, con las
firmas de responsabilidad de los funcionarios encargados
iii. Informe elaborado por el contratista en caso de establecerse
contractualmente.
vii. Factura original cuya fecha de emisión debe estar entre el día 05 y
25 de cada mes, será recibida por el Administrador de Contrato.

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iv. Copia de certificados de asistencia o registros de firmas, en caso de

servicios de capacitación.
v. Documentos que sustenten las prórrogas autorizadas o no concedidas,
en caso de existir.

En caso de obras.
i. Informe de ejecución del contrato.
ii. Copia legible de la (s) Planilla (s) de liquidación (a colores opcional).
iii. Factura original cuya fecha de emisión debe estar entre el día 05 y 25
de cada mes, será recibida por el Administrador de Contrato.
iv. Informe del fiscalizador cuando corresponda.

a. En cualquiera de los casos anteriores se adjuntará los documentos que

sustenten las prórrogas autorizadas o no concedidas, en caso de existir.

11.2 El Administrador del Contrato velará por la gestión de las obligaciones

contractuales correspondientes (pagos parciales o totales).

12. DEL PAGO FINAL

a. El Jefe Administrativo Financiero ejecutará y hará cumplir el Procedimiento PAGO

DE BIENES Y SERVICIOS HAZ-PRO-AFl-001 a través de su personal. La revisión
de la documentación incluyendo el pago deberá realizarse dentro de máximo seis
(6) días laborales.

b. El Personal de Contabilidad no podrá registrar proceso alguno sin la autorización

previa del Jefe Administrativo Financiero.

13. DE LA DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS DE FIEL CUMPLIMIENTO DE

CONTRATO Y BUEN USO DE ANTICIPO

a. Suscrita e I acta de entrega recepción definitiva del objeto contractual, se entenderá

por finiquitado el contrato, por consiguiente, la garantía de fiel
cumplimiento de contrato, deberá ser devuelta al contratista a través del
Administrador del Contrato previa solicitud del mismo mediante memorando al
Especialista de Tesorería, dando a conocer la información necesaria para le
devolución de las garantías

b. Para la devolución de garantías de buen uso de anticipo, en caso de que éste

haya sido devengado, el administrador de contrato deberá realizarlo previo
requerimiento expreso del o la contratista, documento en el que deberá justificar la
amortización de dichos valores. El administrador de contrato solicitará por escrito
vía memorando y adjuntando la información necesaria la devolución de

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mencionada garantía al Especialista de Tesorería

14. CIERRE.
El Administrador de Contrato a través de memorando remitido al Especialista de
Abastecimientos entregará todo el expediente del Proceso de Compra, anillado y sumillado
para su archivo.

15. ANEXOS.
Check List de documentos para ejecución de Contratos. Los administradores de contrato
verificarán periódicamente la existencia de los documentos habilitantes.

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!; . . H ID R O A 20 G UE S
-- Control Documentos do Procesos do Compras
Revisión: 01
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Nº Contrato: 1Bien o Sorvlolo Adquirido:

N' DOCUMENTOS SOPORTE SI NO N/A OBSERVACIONES

1 Memorando Autorizado (Requerimiento)
2 Solicitud de Compra
3 Ce1tificación Presupuestaria (lnc. Memorando)
4 Pliegos sumillados
5 Acta de Inicio
6 Ac ta Preguntas y Respu estas
7 Formato Recepción de Ofertas
8 Acta Comelídaclón
9 Acta de Calificaci6n
'O Acta de Negociación
11 Ac ta de Adjudicación
12 Memorando de nombramiento Administrador
Nombramiento del Representante Legal de la
t3 Contraparte (Comenio)
» Contrato
IS Comenlo de ser el caso
")5 Copia RUC
11 Copia RUP actualizado
13 Cédula
19 Certificado Votación
20 Certificado de IESS de no estar en mora patronal.
Certificado bancario (Caso de anticipo, Banca
21 Pública)
22 Garantías Originales
23 Poder (de ser el caso)
24 Copia Nombramiento Representante Legal
25 Registro mercantil
26 lnfom1e Final.
27 Acta Entrega Recepción
28 Factura
29 Solicitud de pago au torizada
30 Otros
31
32

Elaborado por.

Fecha:

Administrador Contrato.

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