Sserty PDF

-.
pdf
Guardado en Dropbox • 14 dic. 2017 00900
CONTENIDO DEL MANUAL

INTRODUCCIÓN: 5
¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS? 5
¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL? 5
¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS? 5
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 7
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE
CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS: 7
Descripción del procedimiento: 7
Proceso: 7
Documentación necesaria: 8
Diagrama de Flujo: 9
CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES. 10
Proceso: 10
Documentación manejada: 10
Diagrama de flujo: 11
PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO
EN TIENDA 12
Descripción del procedimiento 12
Proceso: 12
PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL
CRÉDITO: 14
Descripción de procedimiento 14
Proceso: 14
PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN
TIENDA 18
Proceso: 18
PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS 18
Proceso: 18
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL
DEPARTAMENTO DE FINANZAS 18
Descripción de procedimiento 18
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y
ÚTILES 18
Proceso: 18
Documentación utilizada 18
Diagrama de flujo 18
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y
ÚTILES: 18
Proceso: 18
Documentación manejada 18
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO
FIJO 18
Proceso: 18
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO
FIJO AL PERSONAL 18
Proceso: 18
Documentación utilizada: 18
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 18
Proceso: 18
PROCEDIMIENTO DE PAGOS A
PROVEEDORES 18
Proceso: 18
PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL 18
Proceso: 18
PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE
COBROS A COBRADORES 18
Proceso: 18
PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN
DIFERENCIAS 18
Proceso: 18
Diagrama de flujo 18
DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS
DIAGRAMAS DE FLUJO 18
FORMAS DE CONTROL INTERNO: 18
TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS 18
FORMATO DE FACTURA ESPECIAL 18
FORMA DE RECIBO DE INGRESOS A CAJA 18
FORMA DE FACTURA 18
LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA 18
TARJETA PARA INVENTARIOS FÍSICOS 18
NOTA DE DEVOLUCIÓN 18
CHEQUE VOUCHER 18
ARQUEO DE CAJA GENERAL: 18
CONCILIACIÓN BANCARIA 18
TARJETAS DE KARDEX DE PRODUCTOS 18
PEDIDOS DE MERCADERÍAS: 18
REGISTRO AUXILIAR DE CAJA: 18
REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS DEPÓSITOS MONETARIOS 18
REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES: 18
ORDEN DE COMPRA: 18
INTRODUCCIÓN:
¿Qué es el manual de procedimientos
administrativos?
El manual de procedimientos administrativos esta
constituido por un conjunto de procedimientos los cuales a
su vez, están constituidos por los pasos o fases que se
deben de seguir para realizar las labores operativas de la
empresa.
Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse

un determinado trabajo, quién o quiénes deben hacerlo,
cuando deben hacerlo, y quién es el responsable que al
final autoriza las operaciones que constituyen el
procedimiento.
¿Cuál es la utilidad de este manual?

Es de suma importancia para el quehacer operativo de la
empresa, ya que las personas que se integran a las labores,
y que son nuevas en la institución; tienen en él una guía
para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma
posible.
Con el manual de procedimientos administrativos, se
puede fácilmente realizar el trabajo de administración de
personal, en lo concerniente a la introducción,
capacitación y evaluación de trabajo del empleado. Ya
que el manual, determinar la forma de realización del
trabajo administrativo, por lo tanto es fácil evaluar en que
momento no se está cumpliendo con los estándares
mínimos aquí establecidos.
Mediante este manual, se puede determinar en que

momento un empleado está realizando su trabajo de
manera eficaz y eficiente; y en que momento un empleado
está dejando a un lado los canales de autoridad formal que
la empresa tiene establecidos para la realización de
determinadas tareas críticas de la empresa.
+
Ç
Estas tareas críticas son aquellas tareas que tienen que ver
con todo lo relacionado al manejo del efectivo y
equivalentes de efectivo; al manejo de mercaderías y
cualquier otro inventario o fondo relacionado.
¿Cuáles son sus objetivos?
⇒ Ser una guía para los empleados para que aprendan

la mejor forma de realizar su trabajo. Esto
especialmente para empleados nuevos dentro de la
empresa.
⇒ Normar las actividades diarias de la empresa en

áreas críticas de control como el efectivo, sus
equivalentes, y referente al manejo de los
inventarios de la empresa.
⇒ Permitir reconocer los canales formales de autoridad

dentro de la estructura organizacional, para que se
cumplan los principios de la administración
moderna.
⇒ Representar de forma gráfica los procedimientos y

sus distintas etapas para que todo aquel que esté
interesado en conocer cual es el proceso del
procedimiento, pueda verlo de una forma fácil y
comprensible.
⇒ Sugerir el uso de formas de control interno que

documenten todo hecho contable y administrativo
en la empresa, para que a la hora de realizar una
auditoría administrativa, se pueda determinar hasta
que punto se están cumpliendo con los objetivos
impuestos por la alta dirección de la empresa.
Asimismo, para que se puedan reconocer las áreas
problemáticas, donde pueden darse errores e
irregularidades en el futuro.
⇒ Permitir que a la hora de crear sistemas

computarizados de control, sea fácil reconocer los
lugares donde se necesitan, y cuales son los
documentos que estos sistemas deben dar como
resultado de sus procesos binarios.
⇒ Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una

manera más consciente la organización de la
empresa, se puedan mejorar los procedimientos
descritos en este manual, basándose en la
experiencia activa de los empleados de sus propios
puestos de trabajo.
ROCEDIMIENTOS
P
ADMINISTRATIVOS
CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:
Descripción del procedimiento:

Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven
para generar la autorización de un crédito a un cliente
nuevo.
Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa, la

solicitud tiene que pasar por varias fases hasta determinar
si en realidad es posible autorizar el crédito o no. Por
ejemplo: se tienen que investigar las referencias que
proporciona el cliente, para saber si ha quedado mal en
algún lugar, y si el manejo de su cuenta en otras empresas
ha sido el indicado, o continuamente queda en mora y no
paga.
Este procedimiento está creado para establecer, quién va a

autorizar un crédito nuevo, quien va a realizar el
procedimiento de investigación del cliente para determinar
las referencias del mismo, etc.
Proceso:
A. Encargado de créditos recibe solicitud de crédito y
demás documentos que se requieran
B. verifica su contenido
B1. no cumple con los requisitos mínimos de información
B1.1. devuelve los documentos al vendedor y deniega
autorización del crédito
B2. documentación completa verificada
B3. investigación de referencias y solicitud de
información
B3.1. investigación negativa
B3.1.1. crédito denegado
B3.2. investigación positiva
B3.2.1. Establece monto y condiciones de crédito
según capacidad de pago y políticas
administrativas.
B3.2.2. solicita autorización del crédito al Jefe
Financiero
B.3.2.2.1. solicitud denegada
B3.2.3. solicitud aprobada. Se procede a crear una
nueva cuenta corriente y se le crea una nueva
tarjeta con el nombre del cliente.
C. FIN del procedimiento
D. Banco de datos
Documentación necesaria:
1. Pedido de mercaderías.
2. Solicitud de crédito (A)
3. tarjetas de cuentas corrientes (B3.2.3)
Diagrama de Flujo:
CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.

Con este procedimiento se pretende establecer quién va a
autorizar los créditos sucesivos que se le dan a un cliente
de la empresa. Se supone que cada vez que el cliente
solicita que se le venda al crédito se tiene que verificar que
no sobrepase su monto autorizado, y que no haya tenido
un muy mal manejo de su cuenta en los meses anteriores.
Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder
seguirle dando crédito a la persona o empresa, de lo
contrario, este procedimiento debe establecer el camino a
seguir.
Proceso:
A. Ingresa Pedido
B. Verificación del pedido
B1. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de
crédito autorizado
B1.1. crédito denegado
B2. si es para un cliente con un muy mal manejo de su
cuenta corriente
B3. si es para un cliente en mora
C. Aprobación del crédito, se crea una nueva cuenta
corriente a nombre del cliente, y se crea una nueva
tarjeta
D. FIN del procedimiento
E. Banco de datos
Documentación manejada:
1. pedido de mercaderías (A)
2. tarjetas de cuentas corrientes (C)
Diagrama de flujo:
CONTADO EN TIENDA
Descripción del procedimiento

Mediante este conjunto de fases que se explican a
continuación, y se grafican, se pretende establecer los
pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda.
Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a

las personas que ingresan a comprar, y tiene vendedores
que van hasta la casa o empresa del cliente. Este
procedimiento se refiere a los vendedores que están en
tienda trabajando.
Mediante conjunto de pasos, se establece quién cobra,

quién vende, quién factura, quién despacha, quién reparte,
etc.
Proceso:
A. Vendedor realiza pedido
B. Traslada pedido a caja y el cliente paga. Se le extiende
su correspondiente factura autorizada. Subproceso de
cobros en caja
C. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de
caja a bodega
D. Bodega prepara las mercaderías y las empaca
D1. se despachan las mercaderías
D1.1. si el cliente ha elegido el reparto, el bodeguero
entrega las mercaderías al repartidor
D1.1.1. Este procede a llevárselas hasta la casa del
cliente,
D1.1.2. Le firman la nota de envío de recibido.
D1.2. si el cliente ha elegido llevárselas él mismo, las
retira simplemente
D1.3. firma de recibido la nota de envío.
E. FIN del procedimiento
F. Base de datos
1. Pedido (A)
2. factura (B)
3. recibos de caja (C)
4. nota de envío de mercaderías (D1)
Diagrama de flujo:
1
B11
A B1 C
B
B3 B31 C
B2 B321
B32 B3221
B32 B321
2
D 2
C

CRÉDITO: B323
C
Descripción de procedimiento
Este procedimiento está creado para responder a preguntas
como ¿Quién vende?, ¿Quién despacha?, ¿Quién reparte?,
Cómo se va a retirar la mercadería de la bodega para que
se sepa exactamente quién es el responsable en todo
momento, etc.
Proceso:
A ingresa pedido
B determinación del procedimiento de crédito secundario
dependiendo si el cliente es nuevo o un cliente que ya
existe.
B.1. si el cliente ya existe, subproceso de autorización de
crédito para clientes ya existentes
B.1.1. podemos tener una solicitud de crédito denegada
en este punto, si el cliente debe y no ha pagado, y al
darle más crédito sobrepasaríamos su máximo de
crédito autorizado. También por un mal manejo de
su crédito.
B.2. si el cliente es nuevo:
B.2.1. se solicita documentación como fotocopia de
cédula, solicitud de crédito llena, etc.
B.2.2. subproceso de autorización de ventas al crédito
cuando el cliente ya existe.
B.2.2.1. en este punto podemos tener una solicitud
denegada y se rompe el proceso. Esto debido
a que la verificación de las referencias de la
solicitud ha resultado negativa.
C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual
continúa el trámite de la venta.
D Una vez el pedido y la factura generada, entonces se
procede a trasladar a bodega la documentación
respectiva donde se realiza el despacho,
E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisión
del cliente este podría recoger las mercaderías en la
empresa, o solicitar que se le envíen a su casa:
E.1. el cliente decide llevarse las mercaderías el mismo, y
para tal efecto firma antes la nota de envío en bodega
y retira sus productos.
E.2. el cliente decide que se le lleven los productos.
E.2.1. el bodeguero entrega al repartidor la mercadería
incluyendo nota de envío
E.2.2. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y
le entrega los productos, firmando el cliente a
cambio la nota de crédito.
E.2.3. el repartidor devuelve la nota de envío
debidamente firmada a bodega donde es archivada
para comprobar las salidas de mercaderías.
F FIN del procedimiento
G Banco de datos
1. notas de envío (E2)
2. facturas (C)
3. pedidos (A)
Diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTO DE COBROS POR
VENTAS EN TIENDA

Este es un subprocedimiento que trabaja juntamente con
el “Procedimiento de cobros por ventas al contado en
tienda”
Su objetivo es establecer los pasos necesarios, y
especificar la responsabilidad en el cobro de las ventas
que se realizan en tienda.
También trata de establecer las calidad y los pasos que el
cliente debe tomar cuando su pago no es el convenido, o si
sus cheques no tiene fondos, sus tarjetas no tienen monto
disponible, etc.
Proceso:
A. se atiende al cliente
B. se reciben sus pagos. Este pagará de la siguiente forma:
B1. pagos con cheque
B1.1. se llama al banco para verificar si tiene fondos
B1.1.1. no tiene fondos, venta denegada
B1.1.2. si tiene fondos, continua el proceso
1 paga con tarjeta de crédito

B2.
B2.1. se solicita autorización electrónicamente
B2.1.1. autorización denegada
A B.2.1.1.1. pagará de otra forma
B2.1.2. número de autorización recibida, continúa el
proceso
B3. paga en efectivo
C.B1
se reciben el efectivo, oB2.1
los cheques, o el voucher de
tarjeta de crédito D
debidamente firmado.
B
D. Se extiende recibo de caja
E. Se extiende la factura B3
D
D del procedimiento
F. FIN
G. Banco de Datos
H. Almacenamiento interno
1
C D
1. recibo de caja (D)
2. voucher Ede tarjeta de crédito (B2)
3. cheques de clientes (B1)
4. factura autorizada (E)
Diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE
SUELDOS

Mediante este procedimiento se trata de especificar las
distintas responsabilidades que se tienen a la hora de
generar la planilla de sueldos, ¿quién va a autorizar su
pago?, ¿quién tiene la responsabilidad de elaborar la
planilla?, ¿quién tiene la responsabilidad de pagar los
sueldos?, etc.
Proceso:
A Departamento de personal genera planilla de sueldos al
final del mes.
B Se envía la planilla a Gerencia General para su
autorización
C Al regresar la planilla autorizada, se envía al Jefe del
departamento Financiero para que ejecute el pago de la
misma.
D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los
cheques
E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las
copias de los recibos firmados por los empleados para
ser archivados.
F FIN del procedimiento
G Banco de datos
1. planilla de sueldos (A)
Diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS

EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Descripción de procedimiento
A personal envía planilla autorizada para que finanzas
ejecute el pago
B el jefe de Finanzas recibe la planilla
C la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada
empleado y los traslada al Jefe para su autorización
D Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pago
E Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo
por el monto pagado, donde se explica que mes se está
pagando, y los distintos conceptos que se pagan
F La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y
las copias de los recibos para su archivo en Personal
G La secretaria de Finanzas hace su partida
correspondiente, la cual es aprobada por el Jefe de
Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro.
H Banco de datos
I FIN del procedimiento
1. cheques (C)
2. recibos de pago de sueldos y salarios (E)
3. planilla de sueldos (A)
4. débitos y créditos para hacer partidas. (G)
Diagrama de flujo:
A C D
B
1 2 3
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE
E PAPELERÍA Y ÚTILES
D1 4
D1.1
Este procedimiento D1.1.1
muestra todas las responsabilidades y
niveles de autoridad a la hora de realizar comprasE de
papelería y útiles. D1.1.2
La papelería y útiles son necesarios para que la empresa se
desempeñe de forma eficiente, D1.2ya que D1.3
comprenden
artículos como los siguientes: talonarios facturas,
talonarios de créditosE y débitos de contabilidad, talonarios
de pedidos, lápices, hojas, sellos, tinta, etc. en fin todo
E área de
tipo de papelería y útil que se necesite en cualquier
la empresa.
Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la

obligación de informar cuando ya no hay suficiente
existencia en este inventario, y que se deben realizar
compras?, ¿quién autoriza las compras de papelería y
útiles?, la manera de pagar el importe por las compras de
papelería y útiles, etc.
Proceso:
A bodeguero reporta a jefe de Almacén y Compras los
productos abajo del mínimo de existencia.
B Secretaria de Almacén y Compras genera cotizaciones
C Proveedores retornan cotizaciones
D Jefe de Almacén y Compras elige las mejores opciones
juntamente con los que van a utilizar los productos
E Secretaria genera órdenes de compra y las envía
F Proceso de pagos (anticipos)
G Proveedores envían mercaderías
H Bodega revisa, cuenta, verifica mercaderías
H.1. si en la revisión se encuentran mercaderías dañadas o
equivocadas, se procede a devolverlo. El bodeguero
genera un reporte de los productos a devolver con sus
generalidades, y la razón por la cual se deben
devolver.
H.2. si la verificación es buena, los productos se registran
y se reciben. Si alguno de los productos en nuevo, el
bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de
kardex, y abrir un nuevo código para el bien.
I los envíos son trasladados al jefe de Almacén y Compras.
J Jefe de Almacén y compras envía documentos a
contabilidad para su registro. En este paso, se generan
los débitos y créditos de contabilidad con las partidas
que se deben realizar.
K Proceso de pagos a proveedores
L FIN del procedimiento
M Banco de datos
Documentación utilizada
1. kardex de mercaderías en bodega (H2)
2. cotizaciones (A)
3. órdenes de compra (E)
4. débitos y créditos de contabilidad (J)
5. reporte de devolución de artículos (H1)
Diagrama de flujo
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE
PAPELERÍA Y ÚTILES:

Este procedimiento contiene los pasos que establecen el
nivel de autoridad y responsabilidad referentes al
despacho de la papelería y útiles.
Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el
Jefe de Almacén y Compras, pero la responsabilidad del
uso, la tienen cada uno de los jefes de los departamentos
donde es utilizada.
Proceso:
A los distintos departamentos generan vales de pedidos de
papelería y útiles cuando acaban provisiones. Estos
vales tienen los códigos y nombres de distintos
productos y talonarios de formas a utilizar
B el jefe de cada departamento autoriza los vales de
papelería y útiles
C son enviados al jefe de Almacén y Compras donde se
revisan y se aprueba su despacho.
D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderías y
las despacha.
E El bodeguero entrega en cada departamento según sea el
caso, los productos solicitados
F El jefe del departamento firma de recibido el producto en
el vale.
G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelería
y útiles los importes de cada vale
H El bodeguero envía el vale firmado y costeado al jefe de
Almacén y Compras.
I La secretaria de Almacén y Compras genera las partidas
y las envía a Contabilidad donde son operadas.
J FIN del procedimiento.
K Banco de Datos.
Documentación manejada
1. vales de papelería y útiles (A)
2. débitos y créditos de contabilidad (I)
Diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN
ACTIVO FIJO

Este procedimiento es muy importante para la empresa
puesto que establece las responsabilidades y obligaciones
de quienes utilizan los activos fijos de la empresa.
A B
B1
También mediante este procedimiento Fse norma la forma
de adquirir los activos fijos que se necesite para trabajar.
Es un conjunto de pasos que establecen las fases que
conlleva la compra de un nuevo activo para la empresa.
Proceso: B2
2
A almacén y compras recibe solicitud del jefe del
departamentoB2.1
donde el activo es necesitado.
B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las
envía
G 3
C Proveedores retornan cotizaciones

D El jefe del departamento de Almacén y Compras
juntamente con el jefe del departamento donde se
B2.
necesita
F el activo, decidenCcomprar Dla mejor opción en
2
calidad, precio, garantías, etc.
E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de
compra para los proveedores 1
F Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos).
G Los proveedores envían los activos fijos
E1 E de la mercadería
H Bodega realiza proceso de verificación
si coincide en términos de cantidad, calidad, etc.
F con las especificaciones bodega los
H.1. si no concuerda
devuelve a los proveedores los artículos, realizando un
reporte de la cantidad de artículos devuelto, sus
generalidades, y la razónG de la devolución.
H.2. si concuerda y son los requeridosE2.1
bodega los recibe y
los registra en su kardex correspondiente
G Fijos
I proceso de entrega de Activos
J bodega entrega los envíos al F Jefe de Almacén y Compras
párale pago a los proveedores E2.2
K procedimiento de pagos a proveedores
L FIN del procedimiento
E2.3
M Banco de Datos
1. kardex de activos fijos (H2)
2. solicitud de compra de activos fijos (A)
3. cotizaciones (B)
4. ordenes de compra (E)
5. reporte de devolución de artículos (H1)
Diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN
ACTIVO FIJO AL PERSONAL

Con este procedimiento se trata de establecer cuales son
los pasos que se deben seguir para entregar un activo a un
empleado, y de que manera se le debe hacer responsable
del uso del mismo.
Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de
activos firmadas por los empleados y se cuenta con un
kerdex de activos fijos donde están detallados sus
nombres, su descripción, sus números de serie, marcas,
etc.
Por otro lado, el principal responsable es el jefe del

departamento donde los activos son utilizados, por lo que
debe de velar por el uso racional del activo.
Proceso:
A Bodega realiza tarjetas de responsabilidad
B Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijos
C Los activos fijos son enviados al departamento donde se
necesitan con sus tarjetas de responsabilidad
D El jefe del departamento donde se entregarán los activos
fijos asigna los activos a quienes van a usarlos y se
firman las tarjetas de responsabilidad
E El jefe del departamento que recibió los activos fijos
devuelve las tarjetas firmadas a bodega.
F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las
archiva
G FIN del procedimiento
H Banco de datos.
Documentación utilizada:
1. tarjetas de responsabilidad (A)
2. tarjetas de kardex de activos fijos (B)
Diagrama de Flujo:
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Este proceso consiste en que la empresa para poder vender

necesita comprar las mercaderías a los proveedores que le
coticen al mejor precio, la mejor calidad y el mejor
servicio. Cuando se llega a ser cliente de una empresa
más grande, los proveedores dan créditos a corto plazo
considerando la cantidad del importe que se les compra
mensualmente. Cuando esto sucede nos abren una cuenta
corriente en sus registros, y debemos mantener un saldo
promedio que no rebase el límite máximo de crédito que
nos han dado. Algunas empresas cobran intereses por el
crédito que nos están proporcionando, un porcentaje anual
capitalizable ya sea mensual o trimestralmente.
En este caso consideramos las compras pagando con
anticipo, o luego de recibir las mercaderías. Este caso es
aplicable a las compras al crédito ya que el proceso de
pago puede darse
Proceso:
A bodeguero informa de los productos cuyas existencias
han descendido hasta el mínimo o por debajo de él, al
Jefe de Almacén y Compras. Aquí prepara un reporte
que entrega.
B secretaria de Almacén y Compras realiza cotizaciones a
los proveedores por ordenes de su Jefe.
C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios,
marcas, garantías, plazos, etc.
D Jefe de Almacén y Compras determina la mejor opción
E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de
A compra y las envía F
F
F Proceso de pago
B
F.1. si vamos a comprar al crédito, enviamos la solicitud
correspondiente con toda la papelería necesaria
B1
adjunta, si no somos aún B3 clientes del proveedor;
C
F.1.1. Puede ser que el crédito sea denegado, D
y entonces
finaliza el proceso.
F.2. de lo contrario, solo solicitamos que nos carguen la
mercadería a nuestra cuenta
F.2.1. puede ser
B2 que la empresa proveedora decida E no
darnos el crédito por alguna razón, entonces finaliza
1
3el proceso.
F.3. si vamos a comprar al2contado, y se necesita pagar F un
anticipo o pago total del pedido: Proceso de pagos.
G Las mercaderías B2. 4
son enviadas por los proveedores y
recibidas por bodega1 donde son verificadas en términos
B2.1.2
de calidad, cantidad, marcas, etc.
G.1. si las mercaderías están en mal estado, o no son las
requeridas por la empresa, entonces se procede a la
devolución. Aquí se genera un reporte de las
mercaderías
B2.1.1. a B2.1
devolver y laF razón por la cual se
devuelven.
1 .1
G.2. si las mercaderías están en buen estado y son las
correctas, se procede a recibirlas y a ordenarlas en su
lugar correspondiente. Si algún producto no existía
con anterioridad, se procede a crear la tarjeta y se
realiza el proceso de determinar sus mínimos y
máximos.
H Los envíos se mandan al Jefe de Almacén y Compras
para que se tramite el pago de la mercadería
I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderías: se
ejecuta el Procedimiento de Pagos. Todo depende del
tipo de negociación a la cual se ha llegado con el
proveedor.
J Los envíos sirven para que la secretaria genere las
partidas correspondientes utilizando las notas de débito
y crédito de contabilidad.
K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde
son registradas en los libros.
L FIN del proceso
M Banco de datos
1. reporte de productos con mínimos y máximos de
existencia (A)
2. cotizaciones de productos (B)
3. ordenes de compra (E)
4. solicitud de crédito (E1)
5. reporte de productos que se devuelven (G19)
6. tarjetas de kardex. (G2)
7. débitos de contabilidad
8. créditos de contabilidad
Diagrama de Flujo:
PROCEDIMIENTO DE PAGOS A
PROVEEDORES
Este procedimiento establece quién va a pagar a los
proveedores, y la forma cómo debe hacerse.
Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o
emisión de un cheque a favor de una tercera persona, la
empresa debe de dejar un registro bien documentado del
hecho, para evitar cualquier mal manejo de fondos y
corrupción por parte de personas inescrupulosas.
Mediante este procedimiento se establecen los pasos que

hay que seguir para pagarle a los proveedores, y el nivel
de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados
involucrados.
Proceso:
A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las

cotizaciones para generar los anticipos respectivos
B Jefe Financiero recibe de Almacén y compras los envíos
de mercaderías respectivos y las ordenes de compra
recibidas
C Se procede a generar el cheque correspondiente con su
recibo de caja.
D Se paga al proveedor
D.1. ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta
bancaria, o
D.2. que se le entregue al representante de ventas
E se generan las notas de débito y crédito de partidas
correspondientes
F se envían a contabilidad las notas de débito y crédito de
contabilidad y los demás documentos adjuntos a las
mismas, para que sean operados en los libros.
G Se devuelven copias de los documentos a Almacén y
Compras para informar del pago respectivo.
H FIN del procedimiento
I Base de datos
Documentación
1 utilizada:
1. cheque
2. recibo de caja
A 3. boleta de
B depósitoC D
4. notas de débito de contabilidad
5. notas de crédito de contabilidad
E
G
Diagrama de flujo:
F
PROCESO DE COBROS DE CAJA
GENERAL
Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de
las tareas más frecuentes de la empresa es cobrar las
ventas del día que se realizaron al contado, y cobrar las
cuentas que le tienen pendientes.
Con este procedimiento establecemos las
responsabilidades del jefe del departamento de Finanzas, y
el cajero, en salvaguardar los activos e la empresa, y la
responsabilidad de Auditoría Interna de arquear al
empleado constantemente.
El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta

base, se le revisa y se determina si tiene diferencias en el
manejo diario de los valores.
Proceso:
A. jefe de finanzas entrega fondo al cajero, y firman la
boleta de entrega de fondos diarios el cajero.
B. cajero realiza todos los cobros del día, y recibe:
efectivo, cheques, vouchers de tarjetas de crédito y
documentos de crédito.
C. Cajero cierra su caja, cuenta sus fondos y realiza su
liquidación del día.
D. Auditoría revisa la liquidación y genera procedimientos
de auditoría para determinar si existen faltantes o
sobrantes del día.
D1. si existen diferencias ejecuta el “Procedimiento de
auditoría cuando existen diferencias”
D2. De todos modos, aunque existan diferencias, el jefe
financiero debe recibir los fondos que el cajero tiene
bajo su responsabilidad, y la auditoría debe realizar
sus procedimientos para que la contabilidad cargue a
nombre del cajero los faltantes, o registre los
sobrantes.
E. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la
boleta de depósito respectiva
F. Jefe financiero deposita fondos al banco
G. Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de
generar créditos y débitos que luego se envían
juntamente con los documentos que los respaldan, a
contabilidad para su respectivo registro.
H. FIN del proceso
I. Banco de datos
1. boleta de entrega de fondos a caja. (A)
2. liquidación de caja. (C)
3. depósito monetario (F)
Diagrama de flujo:
A B C D E
H
3 1 2
I H
G F
4
PROCEDIMIENTO DE COBROS Y
LIQUIDACIÓN DE COBROS A
COBRADORES
Este proceso consiste en que diariamente el encargado de
créditos de la empresa, entrega a los cobradores un reporte
de todas las cuentas corrientes para cobro del día,
incluyendo la dirección del cliente y su nombre, y
teléfono. El cobrador se retira de la empresa para realizar
sus cobros, y luego de finalizar de cobrarle a los clientes,
debe hacer un depósito y pasar al banco depositando todo
lo cobrado. Posteriormente entrega una liquidación de sus
cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen
diferencias o ha hecho bien su trabajo.
Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y

autoridad entre el departamento de auditoría y los
cobradores, y el encargado de créditos.
Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas

corrientes de los clientes por sus pagos realizados, a la vez
se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que
llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda.
Proceso:
A. encargado de créditos entrega cuentas corrientes para
cobro del día a los cobradores
B. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobra
B1. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de
cobro. Probablemente tendrá que regresar más tarde.
B1.1. si definitivamente no encuentra a la persona,
finaliza el proceso del día, y vuelve mañana.
B2. cliente se encuentra en el lugar establecido para el
cobro de la deuda; le paga el monto al cobrador
C. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobrado
D. cobrador realiza boleta de depósitos al banco y deposita
el total de los cobros del día.
E. Cobrador realiza su liquidación de cobros del día
adjuntando todas las copias de recibos de caja emitidos.
F. Auditoria revisa su liquidación y determina las
diferencias.
F1. si existen diferencias se ejecuta el “Procedimiento
cuando existen diferencias”
G. cobrador entrega copias de recibos a encargado de
créditos para éste proceda a rebajar los importes
pagados por los clientes de sus respectivas cuentas
corrientes.
H. FIN del proceso
I. Banco de datos
1. liquidación de cobros del día (E)
2. recibos de caja (B2)
3. boletas de depósito (D)
4. cuentas corrientes de los clientes (G)
Diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO
EXISTEN DIFERENCIAS

Este procedimiento se crea para poder determinar que se
hace cuando existen diferencias en los cobros por parte del
cajero, o en los cobros por parte de los cobradores de la
empresa en el campo de trabajo.
Este procedimiento ha establecido el grado de
responsabilidad del personal, y quien es el que revisa,
quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera, que
tratamiento se le va a dar al sobrante cuando aparezca, etc.
Proceso:
A. se determina el tipo de diferencia encontrada
A1. faltante
A1.1. auditoría revisa si es posible encontrarlo
A1.1.1. si fue posible encontrarlo, entonces FIN del
proceso
A1.1.2. si no fue posible encontrar el faltante,
A1.1.2.1. se sugieren partidas para que contabilidad
registre el faltante a nombre del empleado
encargado y responsable.
A1.1.2.2. se informa a Personal para que descuente
el faltante a fin de mes o de la liquidación
del encargado
A1.1.2.3. se genera el informe de auditoria
A1.1.2.3.1. FIN del proceso
A2. sobrante
A2.1. el auditor revisa si es posible encontrar la razón
del mismo
A2.2. si no fue posible encontrar la razón del sobrante
entonces:
A2.2.1. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si
alguien lo reclama posteriormente
A2.2.2. se genera el informe de auditoria
A2.3. si fue posible encontrar la causa del sobrante,
entonces el proceso FINALIZA.
B. FIN del procedimiento
C. Banco de datos
1. Papeles de trabajo del auditor (A)
2. créditos y débitos contables (A1.1.2.1) y (A2.2.1)
3. informe de auditoría
Diagrama de flujo
A B C D E
2
H1 H3 G
F
1
4J I5 H2
L K
M M
DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE
LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
A Proceso: este elemento significa que se realiza un
proceso sea cual sea. Cabe mencionar que un proceso
puede tener muchos otros procesos incluidos en sí
mismo.
B Proceso alternativo: se refiere a la ejecución de otro
proceso aparte del que se describe. Por ejemplo: dentro
del procedimiento de compra se puede ejecutar el
proceso de pago, el cual es diferente al de compra.
Para describir este proceso de pago que se podrá ver en
otra parte descrito, se utiliza este elemento particular.
C Decisión: este elemento indica que se tiene que tomar
una decisión, o que se pueden tomar distintos caminos,
cada camino tiene un final si algo sale mal, pero si todo
sale bien en las subsiguientes fases, el proceso
terminará de forma eficiente.
D Documento: este elemento indica cual de los
documentos detallados en “Documentación utilizada” se
tiene que generar, según el número que contiene dentro.
E Terminador: se utiliza para indicar que el camino
terminó, que las fases terminar en esta parte, y el
procedimiento también.
F Almacenamiento o extracción desde base de datos:
indica que se tiene una base de datos manual, mecánica
o electrónica, desde la cual se está extrayendo
información, o se está guardando información.
G La flecha de una sola dirección indica el flujo o camino
que sigue el procedimiento
H La flecha con doble dirección indica que el camino es de
doble, vía. Este es el caso de las bases de datos, de
done se requiere extractar información para utilizarla en
el momento, y luego volver a almacenarla ya
modificada.
FORMAS DE CONTROL INTERNO:
Tarjeta de Responsabilidad de Activos
Empresa XY
Quetzaltenango Número
77556689 (1)
Fax: 36362598
División (2)
Departamento
Sección
Empleado (3)
Cargo
Fecha Cantidad Descripción Costo Valor Total

(5) (6) (4) (7) (8)
15/01/2004 1 Barreno General Electric de 15” Q 635.00 Q 635.00
15/02/2005 1 soldadura General Elect Q 1,500.00 Q 1,500.00
Sumatorias 2 Q 2,135.00
Me comprometo a devolver el equipo, mobiliario y cualquier otro activo descrito

anteriormente, en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravío (9)
A B C D E
Quetzaltenango
_________________________________________________________
3
(10)
Recibí Entregado
3
Contenido de la forma
G F
J I H
1. Numero de tarjeta
2. División, departamento y sección donde se encuentra
el bien
3. Cargo del Empleado responsable
4. Descripción del bien
K
5. Fecha en la que se entrega
6. Cantidad de bienes de la misma especie
7. Costo unitario en el kardex
8. Costo total: costo unitario * cantidad
9. Texto donde se responsabiliza el empleado
10. Área de firmas de aceptación y entrega
Formato de Factura Especial
Factura Especial
Empresa Xmen (1)

Quetzaltenango
Tel.: 55652536 Factura Especial Número (2)
Fax: 25361425 695
Quetzaltenango___________________________________________ (3)
(4)
Vendedor:__________________________________Cédula:______________
Direccion:__________________________________ NIT:_________________
Cantidad(5) Descripción (6) Valor (7)
Total------------------------ (8)
Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566
1. Razón social y demás datos de la empresa
2. número de la factura especial
3. fecha de la factura
4. nombre, cédula y dirección del vendedor del bien
5. cantidad
6. descripción del producto
7. valor: cantidad * costo unitario
8. total sumarizado
Forma de Recibo de Ingresos a Caja
Recibo de Ingresos a Caja
Empresa Fábrica Campo Sol S.A. (1) Numero: (2)

Quetzaltenango 65
Tel.: 55668899 Por Valor de:
Fax: 44778899 Q.1500.00
Pedido No.
A-9645
Cod Cliente/Proveedor
CL-1938
Lugar y fecha_____________________________________________________
(3)
Recibimos de_____________________________________________________
La cantidad de____________________________________________________
Por:
(4)
Venta Contado Abono a Cuenta
Devolucion de Proveedor Otros
Especifique_______________________________________________________
(5)
_________________
Cajero Responsable
Contenido de la forma:
1. Logotipo de la empresa, su dirección teléfono y fax.
2. datos generales del recibo como:
a. su número. Se supone que cada recibo tiene un
número único que lo identifica
b. el número de pedido de ventas al que
corresponde este cobro
c. el código del cliente o proveedor según sea el
caso
d. el valor del recibo en números
3. incluye:
a. lugar y fecha del recibo
b. nombre del cliente o proveedor
c. cantidad en letras del recibo
4. conceptos por los cuales se realiza el recibo
5. firma del cajero responsable de recibir el pago
Forma de Factura
Factura Autorizada
Empresa Sulamita S.A. Serie

Quetzaltenango (A) (B) C1
NIT. 25356595-99 Número
Teléfono: 55668899 (C) 253645
Fax: 44778899 Vendedor
(D) VA-365
Fecha Terminos
DÍA MES AÑO (G) (E) Contado
Método de
15 15 1237 Pago
(F) Efectivo
(H)
Cod.
Facturar A: Cliente Enviar A: (I)
Hugo Soto 236456-3 15 Ave. 18-96 Zona 1
Dirección Dirección
Teléfonos Teléfonos
76325368
Contacto: Otros
Hugo Soto
Cod Prod. Descripción Costo Cantidad % Desc Importe

2954 Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00
11221 Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86
(J)
Subtotal Detalle Q 19,271.86

I.V.A. 12% Q 2,312.62
Flete Q 100.00
Pagado Q 21,684.48
Adeudado Q 0.00
(K)
Autorizado según resolución AD-253645 con fecha 15/15/1237 (L)
Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000
Contenido de la Forma:
A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la
siguiente información de la empresa:
a. Nombre o razón social
b. Dirección y teléfonos
c. NIT y Fax
d. Otros datos
B. Se refiere al número de serie de la factura. Por
ejemplo Serie A-2565
C. Se refiere al número de la factura que actualmente se
está utilizando
D. Código del vendedor que generó el pedido. Esta
información se utiliza para poder calcular el valor de las
ventas por vendedor, para calcularles sus comisiones al
final del mes.
E. Términos: se refiere a los términos de pago de la
factura: contado, crédito 15 días, crédito 1 mes, otros.
F. Método de pago: se refiere a la forma como se va a
efectuar el pago de la factura, por ejemplo con cheques
prefechados, con cheques, con tarjeta de crédito, con
efectivo, con letra de cambio, etc.
G. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la
Afactura.B C D E F
H. Es el código y nombre del cliente, además se incluyen
sus datos esenciales.
I. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le
envíe su pedido.
J. Son todos los detalles de la factura. Cada detalle
H
incluye un producto que se haya vendido. Aquí van los
2 3 5 4 G
siguientes datos: L H1
a. Código del producto
b. Nombre del producto 1
c. Cantidad comprada
d. Costo unitario
e. Descuento
H2 unitario M
f. Importe: este valor es el costo por la
cantidad requerida
L
K. Líneas de totales y subtotales: aquí se aprovecha para
detallar el I.V.A., el flete si lo hay, la cantidad pagada
por el cliente K J le queda
y el saldo que I pendiente de pago
L. Aquí van los números de resolución que amparan la
impresión de la factura.
M M
Liquidación de Caja Chica

Liquidación de Caja Chica
Empresa Sulamita S.A. (A)

Quetzaltenango
NIT. 25356595-99 (B) Número
Teléfono: 55668899 253645
Fax: 44778899 (C) Encargado
Fecha
DÍA MES AÑO (D)
(E)
La cantidad
de_______________________________ Q._________________
En concepto de liquidación de Caja Chica de los gastos efectuados y que se
detallan a continuación
Fecha Comp No Codigo Cuenta Concepto Valor
(F)
Cheque No.
(G)
Vo. Bo. Encargado Caja Chica
(H) (I)
A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la
siguiente información de la empresa:
a. Nombre o razón social
b. Dirección y teléfonos
c. NIT y Fax
d. Otros datos
B. Número de la liquidación
C. Código del encargado de caja clica
D. Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica, y la
liquidación
E. Cantidad por la que se realiza la liquidación. En
letras y números.
F. Detalle de la liquidación. Incluye los siguientes
apartados:
a. Fecha: fecha del gasto
b. Comprobante número: se refiere al documento
que le extendieron, cual es su número.
c. Código de cuenta: se refiere al código de cuenta
que afecta el gasto realizado.
d. Concepto: sirve para detallar el concepto o la
razón por la cual se ha realizado el gasto.
e. Valor: sirve para escribir el valor totdal de
documento que nos han extendido. En el caso de
que se trate de una factura especial, aquí se
registra su importe total.
G. Cheque: aquí se escribe el número del cheque que el
departamento financiero ha emitido para contabilizar
todos los gastos que la caja chica ha realizado, y reponer
el fondo.
H. Es la forma del jefe del encargado de caja chica
I. Es la firma del encargado de caja chica que realiza la
liquidación.
LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ
Tarjeta Para Inventarios Físicos

ALMACEN "EL ESFUERZO".
DIRECCION: 2a. CALLE 93-06 ZONA 1 (A)
CONTROL INVENTARIO FISICO No. FECHA (B)
ARTICULO (C)
ENCARGADO (D)
ASISTENTE (E)
REVISADO POR (F)
UNIDAD LIQUIDACION EXIS DIFE COSTO COSTO
DE Estan TENCIA RENCIA UNITARIO TOTAL
CODIGO DESCRIPCION MEDIDA Bodega tería Casilla CANTIDAD KARDEX
(G)
AA. Aquí va el nombre o razón social de la empresa, su
B C D E
dirección, teléfonos, NIT, etc.
B. Fecha: aquí se escribe la fecha en que se realiza el
inventario H
C. Artículo: indica el nombre y código del artículo que
1se está registrando F
D. Encargado: aquí2va el nombre del
G empleado que está
encargado de realizar el inventario físico
E. Asistente: nombre de la persona que asisteH al
encargado del inventario
F. Revisado por: aquí va el nombre del auditor que
revisa la labor del levantado del inventario físico
G. Detalle de la tarjeta:
a. Código: este es el código de los productos a
inventariar.
b. Descripción: descripción del artículo a
inventariar.
c. Unidad de medida: aquí se escribe la unidad de
medida que se utiliza para el artículo.
d. Liquidación: en esta parte se establece cuanto
producto hay en bodega, casilla, estantería, y su
sumatoria que va a total.
e. Existencia kardex: aquí se escribe el total de
unidades que el kardex tiene reportados que hay.
f. Diferencia: aquí se determina si existen
diferencias de sobrantes y/o faltantes restando la
Existencia de Kardex menos la Cantidad.
g. Costo unitario: aquí se escribe el costo unitario
del artículo.
h. Costo total: aquí va el costo por la cantidad
existente.
Nota de Devolución
NOTA DE DEVOLUCION
Almacén El Esfuerzo
(A)
DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)
Quetzaltenang
PROVEEDOR: (C) o
DIRECCION: (D) (E)
DIA MES AÑO

(F) (G) (H) (I) (J)
Orden
de FACT.
FECH
Compra FECHA No. A CREDITO CONTADO
No.
PRECIO PRECIO
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION UNIT. TOTAL
(K)
(L) T O T A L..
(M)
RECIBI CONFORME ENTERADO APROBADO

A. Nombre de la empresa o razón social, y sus demás
datos como dirección, teléfonos, NIT, ETC.
B. Devolución No. Aquí va el número de esta
devolución.
C. Aquí va el nombre y código del proveedor a quien le
estamos haciendo la devolución
D. Dirección del proveedor.
E. Lugar y fecha de la devolución: aquí se escribe el
lugar y fecha en que se está haciendo esta devolución.
F. Número de orden de compra: aquí va el número de la
orden de compra por la cual se solicitó el pedido
anteriormente.
G. Fecha: fecha de la orden de compra.
H. Factura número: aquí va el número de la factura que
el proveedor nos emitió
I. Fecha de a factura.
J. Crédito, contado: aquí se detalla la forma de pago de
la orden que se le solicitó al proveedor, si al fue al
contado o al crédito.
K. Detalle de la devolución. Aquí se detalla lo siguiente:
a. Cantidad de producto
b. Código del producto
c. Descripción del producto a devolver
d. Precio unitario del producto que se devuelve
e. Precio total: es el importe que se calcula así:
cantidad por precio unitario.
L. Observaciones: aquí se añade cualquier observación
que se desea realizar en la nota de devolución.
M. Firmas de recibido, enterado, aprobado, etc.
Cheque Voucher
ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) Cheque No. (B)
QUETZALTENANGO
NIT. 132059-9
TEL. 77672184 Lugar y Fecha ©
Paguese a la
Orden de (E) Q. (D)
Quetzales (F)
(G)
Firma Autorizada Firma Autorizada
Código
Cuenta Descripción Debe Haber
(H)
Hecho Por Revisado Por

Autoriza Por Pago Recibido Por
Fecha (I)
A. Datos generales de la empresa
B. Cheque número: aquí se escribe el número del
cheque
C. Lugar y fecha de emisión del cheque.
D. Valor en número por el cual se genera el cheque
E. Páguese a la orden de: nombre de la persona
beneficiaria del cheque.
F. Valor del cheque en letras.
G. Firmas autorizadas: aquí van dos firmas, la del
representante legal o Gerente general, y la del jefe del
departamento financiero, quienes son los dos principales
responsables del cheque.
H. Detalle del voucher:
a. Hecho por: iniciales de la persona que ha
elaborado el cheque
b. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la
persona que autoriza el pago del cheque
c. Fecha: fecha en que se autoriza y emite el
cheque
d. Revisado por: nombre o iniciales de la persona
que ha revisado el cheque para autorizarlo.
e. Pago recibido por: nombre de la persona
beneficiaria del cheque.
Arqueo de caja general:
ALMACEN "EL ESFUERZO"

ARQUEO CAJA GENERAL (A)
Cajero General o Tesorero (B)
Fecha del Arqueo / / © Practica Por (D)
Descripción Denominación Cantidad Sub-total Total

Q.
Monedas Q.
Q.
(E) Q. Q.
Billetes
Q.
Q.
Cheques
Recibidos Q.
Documentos
de Abonos Q.
Total Q.
Arqueado
El total de
Los valores
Arqueados es
de:
Se hace constar, que después del arqueo practicado,

fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron
de base al mismo, de lo cual firmamos de etera confor-
midad la presente hoja de arqueo.
(f) (f) (F)

Cajero General o Tesorero
Contenido
A de la forma:
A. Encabezado
de M
B C la forma
D dondeEvan los datos
generales de la empresa F
B. Nombre del cajero o tesorero quien tiene aLsu cargo la
3
caja
1 C. Fecha del arqueo
M
D. Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va
2 F3
a realizar el arqueo de caja general
E. Detalle de lo encontrado en caja F1
F. Firmas tanto del cajero como del auditor que
realizaron
M el arqueo. 4
F2 L
Conciliación Bancaria
ALMACEN "EL ESFUERZO" (A)

CONCILIACIÓN CANCARIA
L
Conciliación de Saldos al (B)
Banco C G
Cuenta No. (D)
M
Saldo segundo Banco G1 Q. (E)
(-) Cheques en Circulación: (F)
5
Fecha / / No. de Cheque Valor
(G)
M
6 I
(+) Deposito en transito:
7y8
Fecha / / No. de Boleta Valor M
J
(H)
G2
Saldo conciliado con libros Q.
(I) K
(+) Notas de crédito no contabilizadas
(-) Notas de débito no contabilizadas
Saldo Conciliado con Banco Q.
Lugar y Fecha
(J)
(f) (f)
Elaborado Por Vo. Bo.
A. Encabezado y datos generales de la empresa
B. Fecha en la que se concilian los saldos
C. Nombre del bando
D. Número de la cuenta bancaria a conciliar
E. Monto en quetzales según el estado de cuenta
F. Valor de los cheque en circulación
G. Detalle de los cheques en circulación
H. Detalle de los depósitos en tránsito
I. Valor del saldo conciliado con libros
J. Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe
quien le revisa.
Tarjetas de Kardex de Productos
EL ESFUERZO (A) Kardex de Productos

24 Avenida 25-125
Zona 3
Tel: 55778899 (B) Codigo Producto:______________________ Mínimo:______________ C
Fax: 11223366 Nombre Producto:_____________________ Máximo:______________
Quetzaltenango Descripción:__________________________
____________________________________
Un. Un. Un. Costo Valor

Fecha Concepto Debe Haber Saldo Promedio Valor Debe Valor Haber Saldo
01/01/2004 Saldo 1000 1000 10 10000 10000
pedido
02/01/20004 36 15 985 10 150 9850
(D)
A. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y
sus generalidades
B. Encabezado de la tarjeta respecto al producto:
a. Código del producto: aquí se escribe el código
único que distingue al producto del cual se lleva
registro en esta tarjeta
b. Nombre producto: aquí va el nombre del
producto del cual se lleva registro.
c. Descripción: lugar para una breve descripción
del producto.
C. Mínimos y máximos de existencias:
a. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima
requerida para poder realizar ordenes de compra
nuevamente. Se supone que este mínimo se ha
calculado en base al tiempo en que tarda en
venir la mercadería desde la casa proveedora,
para nunca quedarse sin existencias.
b. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad
máxima que se debe pedir del producto cuando
se compre. Esto se hace para no quitar capital
importante de otras áreas de la empresa, y
tenerlo durmiendo en un inventario donde hay
poca rotación. Todo está basado en la rotación
del inventario, si es una rotación rápida, el
máximo debe ser un poco más alto, si es una
rotación lenta, el máximo debe ser mucho
menor.
D. Detalle de la forma dividido en las siguientes
secciones:
a. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento
que se realiza del producto.
b. Concepto: indica si fue una venta, una compra,
una devolución, y el número del documento que
ampara el movimiento.
c. Unidades debe: aquí se rellena esta casilla
cuando el movimiento que se está operando, está
ingresando unidades del producto al inventario.
d. Unidades haber: aquí se rellena esta casilla
cuando el movimiento que se está operando
representa una venta o una devolución a un
proveedor, es decir, que se están retirando
unidades del inventario.
e. Unidades saldo: aquí se va recalculando el saldo
anterior + debes – haberes.
f. Costo promedio: es la división entre valor saldo /
entre unidades saldo. Normalmente contiene 6
ó 4 dígitos decimales
g. Valor debe: aquí se escriben los valores
costeados que se están ingresando al inventario.
h. Valor haber: aquí se escribe el valor costeado
que se esta egresando del inventario.
i. Valor saldo: esta casilla representa el valor total,
o costo total invertido en el inventario
correspondiente al producto al cual corresponde
la tarjeta de kardex.
Pedidos de Mercaderías:
Pedido de Mercaderías
Empresa El Esfuerzo (A)

Quetzaltenango
NIT. 25356595-99 Número
Teléfono: 55668899 (B) 253645
Fax: 44778899 Vendedor
V-2565
Fecha Terminos
DÍA MES AÑO Contado
Método de
C Pago
Cheque
(D)
Facturar A: Cod. Cliente (E)
Juan Gomez G-25 Enviar A:
Dirección Dirección
13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala 65 Calle 254-369 Col. El Progreso
Teléfonos Teléfonos
2565489 25654478
Contacto: Otros
Pedro Cardenas Guatemala, Ciudad
Cod Prod. Descripción Precio Unitario Cantidad % Desc Importe
2954 Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00
11221 Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86
(F)
(G) Subtotal Detalle Q 19,271.86

I.V.A. 12% Q 2,312.62
Flete Q 100.00
Pagado Q 21,684.48
Adeudado Q 0.00
A. Encabezado de la forma donde van las generalidades
de la empresa.
B. Generalidades del pedido:
1y2
A a. Número: indica un número correlativo del
pedido.
b. B
Vendedor:C es el código del empleado vendedor
que realiza
D la venta.
c. Términos: aquí se establece si el cliente va a
comprar al contado
D1 D2o al crédito.
d. Método de pago: aquí se establece como va a
pagar el cliente, si con cheque, tarjeta de crédito,
efectivo, o cualquier otro método.
3 C. Fecha: es la fecha en la cual se está realizando el
pedido E F G
D. Facturar A: aquí van los datos generales del cliente,
y su código.
E. Enviar A: aquí va la dirección donde el cliente que
se el entregue su producto.
F. Estas son las casillas correspondientes a los detalles
del pedido clasificadas así:
a. Código producto: en esta columna van los
H
códigos de los productos que el cliente esta
pidiendo 4y5
b. Descripción: aquí van los nombres descriptivos
de los productos solicitados.
c. Precio unitario: aquí va el precio de cada artículo
que el cliente está solicitando
d. Cantidad: aquí va la cantidad requerida por cada
producto.
e. % de descuento: aquí va un porcentaje de
descuento (opcional), que se le puede aplicar a
cada artículo en particular.
f. Importe: aquí va la operación matemática de
multiplicar la cantidad requerida por el precio
unitario.
G. Pie del pedido donde van las sumatorias finales:
a. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la
sumatoria de todos los importes de los detalles.
b. I.V.A. 12%: esta es la casilla donde va lo
correspondiente al 12% de I.V.A. que la empresa
debe cobrar.
c. Flete: aquí va lo pactado de flete con el cliente.
Esta casilla se utiliza solo cuando las políticas
de la empresa dicten que por cada reparto se
cobra un flete; aunque muchas empresas no
cobran flete si el reparto es en el perímetro
urbano.
d. Pagado: aquí la cantidad de dinero que el cliente
va a pagar por su pedido. Puede ser que tenga
crédito, y que solo deje una parte o nada del
total del pedido.
e. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos
anteriores del cliente más el total del detalle de
este pedido, menos el total de lo pagado en este
pedido.
Registro auxiliar de caja:
Registro Auxiliar de Caja
Mes Año (B)
Fecha Descripción Debe Haber Saldo

Docto.
A. Encabezado de la forma: aquí va la razón social o
nombre del establecimiento.
B. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando
el movimiento de la caja, se toma solo mes y año.
C. Detalles de la forma:
a. Fecha documento: aquí va la fecha en la que se
opera el documento, o se recibió en caja.
b. Descripción: aquí va una pequeña descripción
del documento recibido.
c. Debe: aquí va la cantidad que se debita de la
caja, si es un documento que ingresa.
d. Haber: aquí va la cantidad que se acredita a la
caja, si es un documento que egresa.
e. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo
anterior, más los debitos e la línea siguiente,
menos los créditos de la misma línea. Es decir,
que se totaliza utilizando el saldo anterior.
Registro auxiliar de bancos depósitos
monetarios
REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS
BANCO (B)
CTA.. NO.
MES AÑO
Fecha Descripción Descripción Debe Haber Saldo

Docto.
A. Encabezado de la forma: aquí va el nombre de la
empresa.
B. Generalidades de la forma:
a. Banco: aquí se escribe el nombre del banco
b. Cta. No. Aquí se escribe el número de cuenta.
c. Mes, año: aquí se escribe el mes por el cual se
realiza esta forma
C. Detalles:
a. Fecha documento: aquí se escribe la fecha del
documento que se esta registrando
b. Descripción: aquí se escribe una pequeña
descripción del documento por el cual se realiza
el movimiento
c. debe. Aquí se escribe la cantidad del documento
si está debitando a la cuenta.
d. Haber: aquí se escribe la cantidad o importe del
documento si esta acreditando la cuenta.
e. Saldo: aquí se escribe el saldo luego de la
operación. Es decir, saldo anterior, más débitos,
menos créditos.
Requisición y despacho de papelería y

útiles:

REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES
No
(B) . FECHA
SEÑOR BODEGUERO, SIRVASE DESPACHAR A: C

DESTINADO PARA:
Cantidad Cantidad Cantidad Valor de

Código Descripción del Artículo
Solicitada Autorizada Despachada la Orden
(D)
SOLICITANTE DESPACHADO POR
AUTORIZADO POR RECIBI CONFORME
REVISADO POR OPERADO POR
A. Encabezado.
B. Aquí se escribe el número de la requisición y la fecha
en que esta se realiza.
C. Aquí se escribe el nombre del departamento de donde
es solicitada la papelería y útiles
D. Este es el detalle de la forma:
a. Código: código del producto
b. Cantidad solicitada.
c. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que
el jefe del departamento cuando revise la
requisición pueda recortar las cantidades,
cuando considere que no es necesitada.
d. Descripción del artículo: aquí va la descripción
el artículo.
1 2 despachada: aquí va la cantidad que se
e. Cantidad
despacha de bodega, en todo caso que no haya
suficiente existencia.
A f. Valor de la orden: aquí se escribe el valor de lo
solicitado ya costeado, para que el bodeguero
pueda rebajarlo fácilmente de su kardex.
E. PieB de la forma:
C aquí van las distintas autorizaciones
que necesita la requisición para que sea despachada.
D
D1 D2
Orden de compra:
Almacén el Esfuerzo (A)
Quetzaltenango I
3
ORDEN DE COMPRA
E F (B)
Señor proveedor:
Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados
G
Enviar A:
Direcció
(D)
H
n C
Fecha:
Número:
Cantida
Código Descripción d Precio Importe
(E)
Importe Total Orden de Compra
Total en letras: (F)

Elaborado por:
Autorizado por:
Revisado por:
A. Encabezado de la forma
B. Nombre y código del proveedor
C. Fecha de la orden y número
D. Dirección a donde deseamos que nos envíen las
mercaderías
E. Detalles de la forma:
a. Código del producto, según nuestro kardex.
b. Descripción del producto que deseamos nos
envíen
c. Cantidad del producto que requerimos
d. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la
cotización previa.
e. Importe: cantidad por precio.
F. Firmas e iniciales de quien autoriza, elabora, y revisa
la orden de compra.
PROCEDIMIENTOS A REALIZAR:
LUIS GODINEZ:
1. Procedimiento del departamento de limpieza
2. procedimientos del departamento de lavandería
3. procedimientos de recepciòn y reservaciones
ANIBAL:
1. procedimientos del departamento de seguridad
2. procedimientos del departamento de cocina

Sserty PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sserty PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

-.

CONTENIDO DEL MANUAL

Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse

¿Cuál es la utilidad de este manual?

Mediante este manual, se puede determinar en que

¿Cuáles son sus objetivos?

⇒ Ser una guía para los empleados para que aprendan

⇒ Normar las actividades diarias de la empresa en

⇒ Permitir reconocer los canales formales de autoridad

⇒ Representar de forma gráfica los procedimientos y

⇒ Sugerir el uso de formas de control interno que

⇒ Permitir que a la hora de crear sistemas

⇒ Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una

Descripción del procedimiento:

Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa, la

Este procedimiento está creado para establecer, quién va a

Descripción del procedimiento:

Descripción del procedimiento

Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a

Mediante conjunto de pasos, se establece quién cobra,

​PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL

Descripción del procedimiento

1 paga con tarjeta de crédito

Descripción del procedimiento

​PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS

Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la

Descripción del procedimiento

Descripción del procedimiento

Descripción del procedimiento

Por otro lado, el principal responsable es el jefe del

Descripción del procedimiento

Este proceso consiste en que la empresa para poder vender

Mediante este procedimiento se establecen los pasos que

A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las

El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta

Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y

Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas

Descripción del procedimiento:

Fecha Cantidad Descripción Costo Valor Total

Me comprometo a devolver el equipo, mobiliario y cualquier otro activo descrito

Formato de Factura Especial

Empresa Xmen (1)

Cantidad(5) Descripción (6) Valor (7)

Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566

Forma de Recibo de Ingresos a Caja

Recibo de Ingresos a Caja

Empresa Fábrica Campo Sol S.A. (1) Numero: (2)

Devolucion de Proveedor Otros

Empresa Sulamita S.A. Serie

Cod Prod. Descripción Costo Cantidad % Desc Importe

Subtotal Detalle Q 19,271.86

​Liquidación de Caja Chica

Empresa Sulamita S.A. (A)

Fecha Comp No Codigo Cuenta Concepto Valor

Vo. Bo. Encargado Caja Chica

Tarjeta Para Inventarios Físicos

DIRECCION: 2a. CALLE 93-06 ZONA 1 (A)

CONTROL INVENTARIO FISICO No. FECHA (B)

REVISADO POR (F)

UNIDAD LIQUIDACION EXIS DIFE COSTO COSTO

DE Estan TENCIA RENCIA UNITARIO TOTAL

CODIGO DESCRIPCION MEDIDA Bodega tería Casilla CANTIDAD KARDEX

DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS

Liquidación de Caja Chica

Arqueo de caja general: