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1. OBJETIVO
Definir las actividades requeridas para la administración del riesgo, a partir del desarrollo de una metodología
para la identificación, análisis y valoración del riesgo con el fin de definir e implementar planes de acción para
mitigar los riesgos que pueden llegar a generar desviaciones de los procesos e incumplir con la Política para la
Gestión Integral del Riesgo del Invima, los objetivos institucionales o los objetivos de los macroprocesos y
procesos que hacen parte del Sistema de Gestión Integrado del Invima.
2. ALCANCE
Este procedimiento tiene alcance para todos los procesos del Invima y va desde la identificación de los eventos
y riesgos de proceso hasta la implementación de los planes de acción o los controles a que haya lugar, para
mitigar los riesgos y su posterior monitoreo.
No se consideran dentro de este procedimiento los riesgos sanitarios, que son aquellos asociados a los
establecimientos y tipos de productos vigilados por el Invima, debido a que se identifican y administran con la
metodología IVC-SOA.
3. DEFINICIONES
Contexto Estratégico: Insumo básico para la identificación de los riesgos en los procesos y actividades, el
análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la institución, tanto de carácter social,
económico, cultural, de orden público, político, legal y /o cambios tecnológicos, entre otros.
Consecuencia: Son los efectos ocasionados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o procesos
de la entidad. Pueden ser una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento. La consecuencia se convierte en
un insumo de la mayor importancia, toda vez que es la base para determinar el impacto.
Control: Mecanismos o estrategias establecidas para disminuir la probabilidad de ocurrencia del riesgo, el
impacto de los riesgos y/o asegurar la continuidad del servicio en caso de llegarse a materializar el riesgo.
Control correctivo: Aquellos que permiten, después de ser detectado el evento no deseado, el
restablecimiento de la actividad.
Evaluación: Nivel en que se encuentra el riesgo resultado de calificarlo con base a la probabilidad y el impacto
de ellos.
Evaluación del control: Verificación y evaluación del control, determinar la calidad y efectividad de los
controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender
las acciones de mejoramiento del control requeridas.
Frecuencia: Medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha
ocurrido un evento en un tiempo dado.
1
Guía para la administración del riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). 2011
2
ISO/IEC 27000:2009, Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la información.
Visión General y vocabulario
Impacto: Grado en que las consecuencias pueden generar pérdidas al Invima si se llega a materializar el
riesgo.
Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de
materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad.
Probabilidad: Grado en el cual es probable que ocurra un evento, este se debe medir a través de la relación
entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pudieron ocurrir. La Probabilidad puede ser
medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de
factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado.
Riesgo: Es la posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de
las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos
Riesgo inherente: Es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de control para
modificar su probabilidad o impacto. Es el riesgo intrínseco de cada actividad, sin tener en cuenta los
controles que de éste se hagan a su interior.
Riesgo residual: Nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de control y opciones de
tratamiento de riesgo.
Estratégicos (RE): son los riesgos que se generan a partir de las condiciones estratégicas y de
soberanía de la empresa. Pueden afectar el logro de los objetivos y las metas de las direcciones
misionales, riesgos asociados a disponibilidad de capital y a la continuidad del negocio. Usualmente
estos riesgos se identifican en los procesos estratégicos.
Corrupción (RC): Son los riesgos que se generan de la posibilidad de que por acción u omisión,
mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de
una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.
Operacionales de Calidad (RO): Son los riesgos que se generan a partir de los procesos y servicios,
incluyendo los aspectos relacionados con el funcionamiento y desarrollo de las operaciones.
Ambientales (RA): Son los riesgos que se generan a partir de las actividades realizadas y que pueden
ocasionar alguna forma de cambio al medio ambiente.
Seguridad de la Información (RI): Son los riesgos que se generan a partir de la disponibilidad,
protección, integridad y acceso a la información de la organización a través de su infraestructura,
métodos y procesos de generación, almacenamiento, transporte, consulta y análisis. Son aquellos
riesgos que atenten contra la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información
independiente del medio en que esta se encuentre. Este tipo de riesgos serán analizados en conjunto
con la Oficina de Tecnologías de la Información y las comunicaciones.
Tecnológicos (RT): Son los riesgos que se relacionados con la capacidad tecnológica del Instituto y
que le permite soportar la operación y toma de decisiones de cada una de sus área. Generalmente
asociadas con los sistemas de información, aplicaciones, programas, plataforma tecnológica y de
comunicaciones. Este tipo de riesgos serán analizados en conjunto con la Oficina de Tecnologías de la
Información y las comunicaciones.
Seguridad y Salud en el Trabajo (RS): Son los riesgos generados en las actividades realizadas y que
pueden afectar el bienestar social, mental y físico de los trabajadores. El grupo de Talento Humano será
el responsable del manejo de los riesgos laborales, sicosociales, riesgos por accidentes de trabajo y
enfermedades laborales bajo las condiciones de organización, a las que pueden estar expuestos sus
trabajadores, contratistas, clientes, usuarios o comunidad ubicada en el área de influencia y serán
reportados en la Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles
modelo según Norma GTC 45 ICONTEC, publicada en Intranet.
Tratamiento de Riesgos:
emprendidas. Por ejemplo: el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de
los equipos, desarrollo tecnológico, etc.
Transferir: reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones o
dependencias, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten
distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Por
ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de
ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar, la tercerización.
Asumir: luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se
mantiene, en este caso, el líder del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora
planes de contingencia para su manejo. No aplica para los riesgos de corrupción.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Inoportunidad en la afiliación
Responder fácilmente a la pregunta si ocurre el
riesgo ¿Qué pérdida se genera? Es decir,
permita identificar la pérdida potencial de
dinero, imagen institucional, credibilidad,
Revisar y ajustar los estatus sanitario del país, perdidas de Grupo de Sistemas de
eventos información, etc. Gestión integrado
Permitir establecer su probabilidad de
ocurrencia e impacto en caso de
materialización.
Descripción de las posibles causas:
Internas:
Mano de Obra (competencia, suficiencia):
desmotivación de los servidores, falta de
incentivos, carrera administrativa sin
posibilidades de ascenso, falta de capacitación
para desarrollar proyectos o procesos, alta
rotación
Materia Prima (información confiable, oportuna,
suficiente): falta de control sobre los canales
establecidos, falta de registros de resultados de
reuniones, demoras en consecución de
7. PUNTOS DE CONTROL
9. ANEXOS
Anexo 1. Amenazas y Vulnerabilidad para el análisis de los Riesgos de Seguridad de Información y Riesgos
Tecnológicos.
Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles de Riesgos de
Seguridad y Salud en el Trabajo.