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“AÑO DEL DIÁLOGO Y LA RECONCILIACIÓN NACIONAL”

“INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO “BITEC”

INFORME DE PRÁCTICA MODULAR

SECRETARIADO EJECUTIVO – III CICLO

MÓDULO 2

600 HORAS

INSTITUTO INTERNACIONAL DE LA FAMILIA

FIORELLA MARYLIN AZABACHE CARRILLO

CHIMBOTE – OCTUBRE – FEBRERO


ÍNDICE

1. FORMACIÓN DE LA EMPRESA ........................................... 1


1.1 RESEÑA HISTÓRICA ........................................................... 2
1.2 SERVICIOS A FINES : .......................................................... 3
1.3 MISIÓN ............................................................................. 7
1.4 VISIÓN .............................................................................. 7
1.5 VALORES .......................................................................... 8
2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES: .................. 9
2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERMANENTES: ................ 9
2.1.1 Organización y ejecución del evento “Cinta de Oro
Internacional 2016” .............................................................. 10
2.1.2 Redacción de la Revista Institucional, Flora y Enlace
Regional ............................................................................... 21
2.1.3 Organización de la agenda del Director General .......... 35
2.1.4 Redacción de documentos (diarios, mensuales) .......... 35
2.1.5 Archivo de Documentos: ............................................. 41
3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES: ................ 41
3.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES: .............. 41
4 LOGROS: .............................................................................42
5 OBSTÁCULOS: ....................................................................43
6 CONCLUSIONES: ................................................................ 43
7 RECOMENDACIONES: ........................................................ 44
8 ANEXOS: .............................................................................44
1. FORMACIÓN DE LA EMPRESA

INSTITUTO INTERNACIONAL DE LA FAMILIA

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1.1 RESEÑA HISTÓRICA

El Instituto Internacional de la Familia fue fundado por su propietario el Sr.

Jorge Raúl Velasquez Henriquez el 30 de abril del 2007 según consta por

ESCRITURA PÚBLICA en la ciudad de Chimbote, teniendo el cargo de

Director General. El INFA es una empresa peruana privada, con más de 10

años al servicio de Chimbote y del país, líder en promoción y realización de

proyectos sociales, salud, medio ambiente y educativos.

RUBRO: Constitución de Asociaciones

RUC: 20445606236

TELÉFONO: 952690021

DIRECCIÓN: URB. LADERAS DEL NORTE (POR EL CAMPO 14 DE JUNIO,


ESPALDA DE ONP) MZA. V LOTE. 13 - CHIMBOTE
Av. BOLOGNESI 665 – OFICINA 201 - A
ACTIVIDADES :

 Promoción e investigación de la educación, salud y medio ambiente.


 Realización de cursos para la gestión educativa, salud y gestión empresarial.

 Realización de proyectos sociales, educativos, salud y medio ambiente, para


el desarrollo de capacidades humanas y proyectos de restauración de la
familia.

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 Promover la organización y funcionamiento de Instituciones educativas.

 Contribuir a la construcción de la identidad cultural y nacional mediante la


comprensión de la problemática local, regional y nacional.

 Desarrollar actividades concurrentes o complementarias a los fines


precedentes que tiendan al beneficio y promoción del servicio educativo y
sociales en los diferentes niveles y modalidades.

 Organización de eventos sociales y protocolo.

1.2 SERVICIOS A FINES :

El Sr. Jorge Raúl Velasquez Henriquez siendo Conferencista Internacional,


Líder Motivador, Capacitador en Liderazgo, Motivación, Técnicas De
Atención Al Cliente , Marketing Personal, Gestión Municipal Y Trabajo En
Equipo, Diseño Y Elaboración De Proyectos Para Las Muncipalidades.
También cuenta con otras actividades como:
La Redacción, diseño, edición y publicación de :
 LA REVISTA FLORA
 ENLACE REGIONAL.
 REVISTA INSTITUCIONAL.

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1.3 MISIÓN

Somos una empresa dedicada a la promoción , organización y realización


de proyectos educativos , sociales.

1.4 VISIÓN

Ser el mejor Instituto de Promoción y realización de eventos para la difusión

de los progresos de nuestra cultura Regional , del Perú y de América Latina.

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1.5 VALORES

 INTEGRIDAD
 COMPROMISO
 ÉTICA
 TRABAJO EN EQUIPO
 RESPONSABILIDAD
 INNOVACIÓN

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2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:

UBICACIÓN DE LAS PRÁCTICAS:


Se realizó en la empresa INSTITUTO INTERNACIONAL DE LA FAMILIA en el
Área de Asistente de Gerencia.

EJECUCIÓN DE LAS PRÁCTICAS:


Se desarrolló en su totalidad de forma dinámica en la oficina.
Inicio: 03 de octubre del 2016
Termino: 03 de febrero del 2017

TOTAL DE HORAS ACUMULADAS:


600 horas

JEFE DE LA OFICINA DONDE SE REALIZÓ LAS PRÁCTICAS:


Nombre y apellido: Jorge Raúl Velásquez Henríquez
Cargo que ocupa: Director General

2.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:


 DENOMINACIÓN:

 Organización y ejecución del evento “Cinta De Oro Internacional


2016”
 Redacción de la Revista Institucional, Flora.
 Organización de la Agenda del Director General.
 Redacción de documentos (diarios, mensuales).
 Archivo de documentos

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 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES:

2.1.1 Organización y ejecución del evento “Cinta de Oro Internacional


2016”

En el INSTITUTO INTERNACIONAL DE LA FAMILIA una de sus actividades


principales es la organización de eventos Sociales y Protocolo. Una
secretaria debe planificar, organizar y ejecutar la recepción y manejo de
información en el desarrollo de actividades secretariales. A su vez, debe
aprender y practicar los fundamentos de las Relaciones Públicas como la
Comunicación Institucional y su responsabilidad como tal; haciendo uso de
herramientas y estrategias a fin de optimizar la planificación, organización,
ejecución y evaluación de eventos que permitan posicionar una opinión
pública favorable y crear una imagen corporativa de prestigio.
Es por ello que la organización de eventos cumple con una de las
actividades propias de una secretaria. Primer paso para este evento fue la
planificación del evento. Cabe resaltar que dicho evento se lleva a cabo una
vez por año y este año estaba programado para el 02 de diciembre, hora 6:30
p.m. en el Salón de eventos “Marfest”- Nuevo Chimbote.
Luego fue elegir el modelo del logo para tan magno evento, para así empezar
con la redacción de cartas de Invitación a políticos (as) con cargos en
Chimbote, celebridades, profesionales, restaurantes, entidades financieras,
colegios, etc. La premiación consta en la entrega de un trofeo, medalla y
diploma. Esta redacción se dio inicio a partir del 15 de octubre, sin un
directorio de un año anterior ya que la coordinadora del año pasado no
presentó su informe y lo peor que no hubo un archivo de las cartas que se
repartieron ese año.
Logramos superar dicho impase, y luego de la redacción se realizó la entrega
de las cartas.
También estuve a cargo de la Comisión de Recepción y protocolo función
que debía cumplir a cabalidad, proceso clave para dar la bienvenida a los
participantes. Tuve que aplicar mis conocimientos de Relaciones Públicas
logrando una comunicación efectiva y optimizar la imagen Institucional.
Luego del evento, se realizó un informe detallado del evento. Quedando
registrado todo el proceso de la realización del evento para así tener en
cuenta las fallas en los próximos eventos.

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Luego el Director tuvo una cena con todo el equipo de trabajo, agradeciendo
por nuestro trabajo y apoyo en la realización del evento. Hizo hincapié que
realizamos un buen trabajo a pesar de no contar con la experiencia.

 CARTA BORRADOR SIN EL LOGO

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 CARTA ENVIADA A LOS PARTICIPANTES

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 PUBLICIDAD

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 BANNER

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 MOMENTOS DE LA PREMIACIÓN

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 TROFEO

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2.1.2 Redacción de la Revista Institucional, Flora y Enlace Regional

Una secretaria hoy en día tiene que estar capacitada aplicando métodos,
técnicas herramientas que faciliten las labores propias y así tener mayor
productividad. Ella debe cumplir con tareas específicas: administrativas y de
organización.
También debe dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos
apropiados para el cargo que desempeñe.

 REVISTA INSTITUCIONAL
Para realizar la redacción de una revista es importante tener una buena
ortografía. Lo llevé a la práctica todo el conocimiento aprendido en clase.
También buscaba información concerniente a las actividades que realizaba la
alcaldesa de la Provincia del Santa para plasmarlo en la revista.
Acotaba palabras que den entonación al Saludo Institucional. Noticias
relevantes que sean de beneficio para Chimbote.

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 REVISTA FLORA

Redactaba historias relevantes de mujeres emprendedoras y exitosas. A la


vez, toda información que es de importancia para la mujer: Belleza, glamour,
moda, belleza, etc.
Noticias de la sociedad Chimbotana. Noticias de impacto y de suma
importancia para las personas que radican en Chimbote tanto nacionales
como regionales.

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2.1.3 Organización de la agenda del Director General

Además de planificar, organizar y ejecutar la recepción y el manejo de la


información en el desarrollo de actividades secretariales, también está como
una de sus funciones principales de una secretaria es asistir a la gerencia.
Es por ello que una secretaria se convierte en su mano derecha del jefe. Es
decir, tener una excelente coordinación con el jefe en cuanto a sus actividades
a realizar el día a día.
Mi jefe tenía varias reuniones al día a lo cual tenía que llevar una excelente
organización en su agenda.
Por lo que mi horario de prácticas era por la tarde tenía que dejar establecida
su agenda para el día siguiente. En la mañana conducía un programa de
televisión “Enlace Regional”. Luego llegaba a la oficina a revisar los
pendientes. Si había salidas de emergencia. Tenía que adecuarme a su
tiempo libre para la organización de su agenda.

2.1.4 Redacción de documentos (diarios, mensuales)

 Contratos

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 Informes

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 Carta de Cotización.

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 Memoria anual 2016

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 Cartas de ayuda Social.

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2.1.5 Archivo de Documentos:

Una de las responsabilidades de la secretaria, es el manejo de los


documentos, desde su elaboración hasta su eliminación o conservación,
también puede tener datos de almacenamiento para así poder procesarlos.
El procedimiento para realizar el archivo de documentos es:
1. INSPECCIONAR
2. CLASIFICAR.
3. CODIFICAR
4. DISTRIBUIR
5. ARCHIVAR PROPIAMENTE

Aplicamos las técnicas de archivo. También realicé la eliminación de


documentos los cuales era necesario dar de baja dicha documentación.
La empresa cuenta con un ambiente de archivo muy reducido.
Realizando la Recepción y el manejo de la Información se logra el adecuado
proceso de archivar documentos a fin de localizarlos fácil y rápidamente,
asimismo, protegerlos de pérdidas y deterioros. El éxito de una empresa es
gracias a una buena administración y a una excelente coordinación de sus
recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales.

3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:

3.1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:

 DENOMINACIÓN:

 Impresión de documentos.
 Fotocopia de documentos.
 Atender llamadas telefónicas.
 Atención a clientes

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 EQUIPOS MATERIALES, ENSERES UTILIZADOS EN LAS
ACTIVIDADES:
 Computadora
 Impresora
 Escritorio
 Estantes
 Silla
 Sello
 Lapiceros (Rojo y Azul)
 Corrector
 Tijera
 Regla
 Borrador
 Resaltador

4 LOGROS:

La realización de las prácticas pre profesionales intermedias logra contribuir en


mi formación académica como profesional de Secretariado Ejecutivo, todo lo ha
aprendido en clases lo llevé a la práctica, logrando desarrollar las competencias
esenciales para una administración más efectiva de los recursos en la oficina.
Sabiendo que una oficina es el área destinada para trabajar cómodamente que
puede tener distintas formas de organización según la cantidad de trabajadores
y a su función. Asimismo, actuando con responsabilidad en el desarrollo de las
actividades secretariales.
Como futura Secretaria Ejecutiva logré ver cuán fundamental es el dominio de
técnicas lo cual nos perfeccionan, pero lo más significativo es la actitud y el
compromiso ejecutivo que lleva a la conducción efectiva de su área laboral;
contribuyendo con la misión y visión de la empresa.
Por otro lado, después de la experiencia de organizar eventos sé lo importante
que es conocer el arte, la técnica y la ciencia de gestionar la comunicación entre
una organización y el público logrando posicionar una opinión favorable y crear
una imagen corporativa de prestigio. Asumí el reto afrontando exitosamente las
amenazas y aprovechando al máximo las oportunidades haciendo uso de los
recursos para lograr los objetivos y metas establecidas por el Instituto.

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5 OBSTÁCULOS:

a. Fue la distancia entre la Empresa y mi casa estaba a 45 minutos.

b. El horario de salida de la Empresa, ya que, durante el proceso de la


realización del evento, por cumplir con los objetivos planteados salía más
de las 9:00 p.m. debido a reuniones de todo el equipo de trabajo.

c. Mi jefe es una persona muy desordenada y muy impulsivo. Quería que


realice 10 cosas a la vez, la primera semana fue muy tedioso para mí,
pero luego me adapté a la forma de trabajo y logré superar. Nunca me
trató como una practicante sino como trabajadora. Pero sé que de las
experiencias se aprende y yo soy una mujer de retos.

6 CONCLUSIONES:

El presente informe fue realizado siguiendo procedimientos y criterios


establecidos por el Instituto para así dejar constancia de haber realizado las
prácticas pre profesionales pertenecientes al módulo II: Gestión de Actividades
Secretariales, lo cual es vital para la obtención del Título Profesional Técnico.

La realización de las prácticas permite contrastar la teoría con la práctica, es


decir, poder desarrollar las habilidades y destrezas en las tareas realizadas en
el centro de prácticas logrando así la consolidación de los profesionales.

Gracias al desarrollo de las prácticas se logra obtener experiencias reales acerca


del ambiente donde se trabajará, por ello, es importante realizarlas, para
enriquecer nuestro proceso de formación académica llevando consigo grandes
experiencias y nuevos aprendizajes.
Se logró planificar, organizar, ejecutar la recepción y el manejo de la información
en el desarrollo de la gestión de actividades secretariales al interior y exterior de
la organización de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.

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7 RECOMENDACIONES:

Las entidades públicas o privadas deben apoyar el proceso para la formación de


profesionales técnicos a través de las prácticas, brindándoles conocimientos y
también incentivarles de alguna forma (pasaje e incentivos).
Los docentes de la carrera profesional deben realizar la supervisión de la práctica
a fin de detectar posibles problemas que se presenten en las prácticas y puedan
brindar las orientaciones necesarias según sea el caso o en todo caso retirar al
alumno (a) de dicha empresa en el caso que no cumpla la empresa con lo
prometido.
Por último, si se quiere un mejor futuro para nuestro país, esto se logra con la
incorporación de profesionales con formación sólida e integral para ello se
requiere la capacitación y el entrenamiento continuo para así consolidar valores
con alto nivel de profesionalismo.

8 ANEXOS:

Desarrollando mis prácticas en el Instituto


Internacional de la Familia

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ÁREA DE PRÁCTICAS:

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HOJA DE EVALUACIÓN DE PRÁCTICAS PRE -
PROFESIONALES MÓDULO 2

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47
CERTIFICADO DE PRÁCTICAS PRE –
PROFESIONALES

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