“PROCESS INTELLIGENCE” –

INTELIGENCIA DE PROCESOS. La forma

inteligente de optimizar el rendimiento de la
empresa en base a su operación

Antecedentes

Hoy en día las empresas industriales están cada vez más preocupadas por aumentar su
eficiencia, tener un mayor control de costos, reducir sus gastos, eliminar desperdicios, etc. en
pocas palabras aumentar su productividad día con día.

Sin embargo, la mayor parte de la atención de los directores y altos ejecutivos, y de los esfuerzos
de Informática y Sistemas ha estado centrada en la información Financiera y Administrativa de
las empresas, es decir que toda la tecnología y por ende los presupuestos millonarios, se han
utilizado para obtener información vital en las áreas de Ventas, Inventarios, Distribución,
Utilidades, Compras, etc. y se ha dejado fuera de este importante proceso a la gran cantidad de
datos que se obtienen dentro de la planta que es donde se generan las utilidades y ahorros de
la empresa.

Es común ver cómo, los grandes corporativos, invierten fuertes sumas de dinero en la adquisición
de complejos y poderosos sistemas de administración, distribución y manufactura (SAP, BAAN,
JDE, BPCS, MFG Pro, MS Dynamics, etc.) y al final obtienen, en resumen, una administración
más robusta, más eficiente, más acorde a la globalización y con gran tecnología, sin embargo,
se trabaja poco con la información proveniente directamente de la planta, que es donde se gestan
las utilidades o pérdidas de la empresa e incluso se ganan o pierden los clientes importantes.
No importa que tan bien controle sus gastos de viaje, sus costos unitarios, su cartera vencida,
sus niveles de inventario o sus utilidades brutas por línea de producto; si sus piezas rechazadas,
sus paros por causa de variación excesiva, sus niveles de desperdicio en la línea o los
incumplimientos a su sistema de calidad no son atendidos y estudiados a tiempo, los buenos
resultados de la administración se vendrán abajo.

De la misma manera, las variables del producto que generan la satisfacción del cliente, las
variables relacionadas con los consumos internos o las características críticas de operación del
proceso que no sean controladas, estudiadas, analizadas y mejoradas causarán serios
problemas en las utilidades y la rentabilidad de toda la compañía.

¿Qué es Process Intelligence?

Consiste en la generación de Dashboards (Tableros Electrónicos) que permiten visualizar

Indicadores de Desempeño provenientes directamente del Proceso, es decir, Indicadores que
están asociados con las variables y los atributos del comportamiento de las áreas de Calidad,
Producción, Procesos y Mantenimiento.
Estos Indicadores de Desempeño son diferentes a los clásicos Indicadores de Negocios
utilizados en los sistemas de B.I. (Business Intelligence o Inteligencia de Negocios) en gran parte
por las unidades de medición que se manejan y por el lugar y forma en donde se generan.
Diferencias entre B.I. y P.I.

B.I. (Business Intelligence o Inteligencia de Negocios) consiste en la aplicación de herramientas

tecnológicas, principalmente de software, para la obtención de información de toma de
decisiones a nivel de alta dirección, a partir de datos administrativos y de gestión (ERP,
Contabilidad, Finanzas, Recursos Humanos, etc.)

P.I. (Process Intelligence o Inteligencia de Procesos) es aplicación de herramientas tecnológicas,

de software y también hardware, para la obtención de información de toma de decisiones a nivel
de alta dirección a partir de los procesos relacionados con la manufactura.
 B.I.
Se manejan solamente 4 tipos de
unidades: Dinero, Tiempo (Días, Semanas,
Meses), Eventos y Unidades de Venta
(Cajas, piezas, Kgs, tarimas, etc.).
La mayoría de los indicadores se obtienen
por medio de cálculos simples ( +, -, /, * )
La información se genera y se toma a partir
de Transacciones
Se dispone de soluciones estandarizadas a
Tecnologías de Información (T.I.), es decir
que ya hay paquetes de software de B.I.
Objetivos de Process Intelligence
P.I.
Se requieren manejar cientos de unidades
diferentes como pueden ser Densidad, T°, espesor,
diámetro, longitud, viscosidad, concentración,
conductividad, pH, velocidad, peso, presión, etc.
Algunos indicadores son obtenidos a partir de
muchas variables o atributos, y por medio de
cálculos más complejos como la desviación
estándar o la varianza
La información se genera por medio de señales,
pulsos, voltajes, captura directa, observaciones,
muestras de laboratorio y mucho más
Se depende de la tecnología de fabricación y
control, y normalmente no está integrada a T.I. y
no está estandarizada.
  Lograr que la Alta Dirección ‘Tome Decisiones’ en base a la Información de los Procesos.
 Reducir los problemas generados directamente en el proceso como Inconformidades, Paros,
Desperdicios, Rechazos, Retrabajos, etc.
 Conocer las áreas con mayor número de problemas para poder establecer planes de acción
inmediatos.
 Monitorear la calidad, ejecución (performance) y resultados de la inversión en automatización.
 Identificar áreas de oportunidad para la Mejora Continua y la Reducción de Costos en toda la
planta en base al análisis sistemático de los datos.

Características Funcionales
Un sistema de Process Intelligence deberá tener las siguientes características de funcionamiento para
garantizar su uso y aplicación.
 Interfaz gráfica fácil de usar, de ver y de entender
 Aprovechar la tecnología al máximo
 Contar con un sistema de alarmas o semáforos
 Desplegar Tableros de Control o Scorecards a niveles directivos
 Posibilidad de manejar Información 100% On-Line
 Integración de información de diversas fuentes de datos

Escenarios para Toma de Decisiones

Escenarios Básicos.

1. Variables y Atributos que representan NO Calidad.

Este escenario se construye a base de indicadores que representan fallas en la
organización y por lo tanto es aquí donde está la mayor oportunidad de ahorro de una
Planta.
En teoría no deberían existir este tipo de indicadores ya que son exactamente lo contrario
al concepto moderno de CALIDAD, pero la realidad es otra, este tipo de indicadores son
de vital importancia para la alta dirección.

2. Variables y Atributos de cumplimiento de especificaciones y requerimientos de

los clientes.
El éxito de una empresa no es solamente tener buen personal o una excelente
administración o poseer la más alta tecnología, el éxito depende mayormente de la
medida en la que la organización cumpla las expectativas de sus clientes que, hablando
del proceso, se conocen como Especificaciones (Límites y Tolerancias) y
Requerimientos del Cliente.

3. Variables que representan Consumos.

Los indicadores en este escenario están construidos a partir de todo tipo de variables
relacionadas con Consumos y Gastos durante la fabricación del Proceso, es decir
 representan Dinero que periódicamente se está gastando y será vital para la compañía,
el poder determinar fuentes de variación que permitan realizar ahorros sustanciales.
Estos indicadores serán sumamente importantes para retroalimentar a sus sistemas de
Control de Producción, Control de Inventarios, Lista de Materiales, MRP (Material
Requirement Planning) e incluso ERP (Enterprise Resource Planning).

4. Variables relativas a las condiciones de operación de los procesos.

Uno de los rubros más difíciles de evaluar es la variación en las condiciones de operación
de cada máquina, línea o celda de producción, y normalmente, cuando existen
variaciones mayores a lo esperado en dichas condiciones, las características del
producto se ven afectadas y por ende la calidad global y la satisfacción al cliente.
Por eso es de vital importancia el poder contar con un Escenario en donde se pueda
plasmar la variación real del proceso y su comparación contra la variación esperada,
sobre todo en aquellos casos en los que dicha variación dependa de la correcta ejecución
de acciones por parte del operador.

5. Indicadores de Productividad y Eficiencia.

Son indicadores muy útiles y muy comunes, pero en la mayoría de los casos no son
apegados a la realidad ya que, o son determinados totalmente fuera de tiempo en base
a reportes y apreciaciones subjetivas o son estimados a partir de resultados financieros,
lo cual no es correcto, ya que solo se obtienen a fin de mes.
Uno de los más importantes indicadores de este escenario es el OEE (Overall Equipment
Effectiveness)[1] o Eficiencia Global de los Equipos que combina 3 índices en uno,
disponibilidad de equipo, productividad y calidad.
La forma inteligente de optimizar el rendimiento de la
empresa en base a su operación

En el número pasado, mostramos los 2 grupos de Indicadores de Process Intelligence, divididos

en Escenarios Básicos y Escenarios Avanzados dependiendo de la complejidad del
entendimiento de los indicadores y de su dificultad para obtenerlos y explicamos básicamente el
funcionamiento de los Indicadores de los Escenarios Básicos de P.I.
Ejemplo de Pantalla de Acceso a Escenarios Básicos.
 Ahora vamos a explicar brevemente los Indicadores contenidos en los Escenarios Avanzados.

Escenarios Avanzados de Process-Intelligence:

1. Análisis de la Capacidad y Habilidad del Proceso para las Variables Críticas.

Una vez dominados los escenarios básicos se inicia el análisis simultáneo de Promedios
y Variaciones, lo que se logra de una manera muy sencilla y fácil de comprender con los
índices de Capacidad del Proceso (Cp y Pp) y Habilidad del Proceso (Cpk y Ppk).

Estos índices se calculan principalmente para las variables críticas del proceso y
muestran, entre otras cosas, que tan bien se está cumpliendo con las especificaciones
de los clientes (Externas) y del Proceso (Internas), y que tan centradas se encuentran
las Variables más importantes.

Estos índices también indican el comportamiento de la Mejora Continua en todo el

Proceso sin tener que esperarse a que existan fallas o esperar las quejas de los clientes.

En resumen, Cp, Pp, Cpk y Ppk, son verdaderos Indicadores de Calidad y no los clásicos
índices que se determinan en base a los rechazos o el desperdicio, lo que va en contra
de la esencia de la Calidad.

2. Análisis y cálculos relacionados con 6-sigma para variables y atributos: CTS, CTQ, CTP,
DPMO, Yield, n-Sigma, etc.

Una vez que se implementa la metodología Seis Sigma en la empresa, también se

establecen los indicadores que muestran los resultados y el avance que se ha logrado,
pudiendo llevarlos al plano económico y valorar los montos de los ahorros y mejoras que
se han obtenido.
 En este grupo de Indicadores se muestran los resultados obtenidos durante y al terminar
cada uno de los Proyectos Seis-Sigma relacionados con Manufactura y Procesos que se
llevan a cabo en la empresa.

Es común que estos indicadores se utilicen también como un Benchmarking entre

plantas o compañías similares.

3. Análisis de Tendencias de Variables y Atributos.

Los indicadores de tendencias pueden ayudar a predecir el comportamiento del proceso,

lo que da como resultado la posibilidad de anticiparse a posibles problemas por medio
de la generación de alarmas y avisos oportunos que son enviados al personal que puede
resolver el problema.

Las Tendencias en el Comportamiento de las Variables de Proceso indican problemas

específicos relacionados con un tema en particular, con problemas recurrentes o
inclusive con situaciones desconocidas que permiten cambiar la forma de resolver algún
problema.

Las Tendencias en los Atributos, nos indican situaciones diferentes en base al sentido
de las mismas, es decir, que tiene un significado muy diferente si hay una tendencia
hacia arriba que hacia abajo y a diferencia de las Variables, en los Atributos siempre
deseamos que exista un comportamiento secuencial hacia Arriba que significa que esa
propiedad tiende a Maximizarse o hacia abajo, o sea, que se está Minimizando.

4. Comparativos de Comportamientos de variables de producto contra variables de proceso.

Uno de los trabajos más complicados que existen en una empresa manufacturera
consiste en llevar a cabo acciones de control y mejora al proceso basándose únicamente
en las variables y análisis del producto. Sin embargo esto es muy común por no contar
con indicadores que informen del comportamiento de ambos tipos de información lo que
provoca la toma de decisiones incorrectamente.

En este Escenario se incluye información de las Variables de Producto críticas,

principalmente en cuestiones de costo y calidad, y se acompañan con las Variables de
Proceso que inciden en estos 2 factores en la producción y calidad de los productos.

5. Integración de Indicadores del Proceso con los Indicadores Financieros.

El último Escenario de estos Indicadores Avanzados consiste en la integración de la

información obtenida directamente del proceso con la información transaccional, es decir
con toda la información administrada por el sistema ERP de la empresa.
 De esta manera, los indicadores obtenidos directamente del proceso se van a reflejar de
manera directa en la información de temas relacionados a la Administración General de
la empresa, en lugar de esperar a finalizar el siguiente período de análisis financiero y a
que se “estimen” de manera indirecta los resultados de los procesos productivos.

Responsabilidad Compartida

Esta definición de indicadores, tanto de Escenarios Básicos como de Avanzados, debe ser un
trabajo multidisciplinario en el que deberán participar como parte fundamental, el personal de
Manufactura (Gerencia o Dirección de Planta, Calidad, Producción, Ingeniería, Mantenimiento)
complementados con personal de T.I. (Tecnologías de Información) y en algunos casos
especiales con ejecutivos de las áreas financieras.

Definiendo Indicadores

Para definir y seleccionar los indicadores, se deben considerar los siguientes factores:

1. Seleccionar cada Indicador tomando en cuenta los siguientes criterios

Criticidad con Respecto a los Costos (CT$ o Critical to Costs)

Criticidad con Respecto a la Calidad (CTQ o Critical to Quality)

Criticidad con Respecto al Proceso (CTP o Critical to Process)

Dificultad para la Captura de los Datos

2. Analizar la confiabilidad de la información a partir de la cual se genera el indicador,

revisando la metodología de captura, si se obtiene por registro manual o automático, la
posibilidad de manipular los datos, la probabilidad de error, etc.
3. Seleccionar por lo menos un indicador en cada uno de los elementos o grupos de cada
Escenario (Básico – Calidad, Básico – Productividad y Eficiencia, Avanzado- Six-Sigma,
etc.)
4. Definir la decisión que se podrá tomar en función de los valores de cada uno de los
indicadores. (Tipo de Decisión, Alcance, Responsable, Acción Inmediata, etc.)
 5. Establecer Metas y Alertas de cada indicador y un método para que lleguen
oportunamente a todos los interesados.
6. En base a todos estos factores se elige la forma visual que se utilizará para que el análisis
del indicador sea sencillo y eficiente.

Conclusión
Al trabajar con estos Indicadores, los cuales son principalmente de manufactura, combinados
con los clásicos indicadores de desempeño de operaciones transaccionales o monetarias, se
obtendrá una integración de la información de todo el proceso productivo que le permitirá a la
empresa establecer estrategias de mejora continua, de optimización de procesos y de
reingeniería de planta conociendo el impacto que éstas tienen en los resultados financieros
basándose en los resultados directos de la planta y no en estimaciones o en cálculos contables
muy distantes de la realidad operativa.