Professional Documents
Culture Documents
Classe : FC2
Objectifs :
Construire des bases de données et utiliser MS Access pour les gérer.
Plan
Chapitre I : Introduction
Chapitre IV : Formulaires
Chapitre V : Etats
2. Lancement d’Access
Pour lacer MS Access, on a deux possibilités :
- Double-cliquer sur son icône sur le bureau ;
- Aller dans Démarrer/Tous les programmes/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007
L’écran d’accueil Prise en main de Microsoft Office Access s’affiche :
- Appuyer sur la touche Alt, la maintenir enfoncée et appuyer une fois sur la touche F4
- Cliquer sur la case Fermer (X) de la fenêtre Access.
Remarque : Si des objets ont été modifiés dans la base de données en cours et n’ont pas été enregistrés,
Access affiche un message d’invite : cliquer sur : Oui pour enregistrer les modifications, Non pour ne pas
enregistrer les modifications, Annuler pour ne pas arrêter Access.
Volet de
navigation
La catégorie par défaut dans Office Access 2007 est Tables et affichages associées. Elle groupe les objets
d'une base de données selon les tables auxquelles ils sont associés. Le filtre de groupe par défaut est Toutes
les tables.
b) Groupes personnalisés
On peut créer des groupes personnalisés listant seulement les objets qu’on veut utiliser, on pourra masquer
les autres groupes.
4.5 Ruban
Les commandes sont organisées par onglet sur le ruban. Chaque onglet contient des groupes de commandes
connexes. Il existe aussi des onglets contextuels qui n’apparaissent qu’en fonction du contexte, à savoir de
A Tables : Créer une table permettant de conserver des données. On peut créer une table en
Mode feuille de données, ou en Mode Création, ou en utilisant un modèle de table.
B Formulaires : Créer un formulaire permettant d’entrer des informations dans la base de
données. On peut créer un formulaire permettant la saisie des données en un seul enregistrement
à la fois ou en de multiples enregistrements en même temps. On peut aussi créer un formulaire
double affichage qui affiche un enregistrement et la feuille de données de la table. Créer un
affichage en Graphique croisé dynamique. Pour créer des formulaires avancés, cliquer sur Plus de
formulaires ou Création de formulaire.
C Etats : Créer un état permettant de présenter des données sous format d’impression. Utiliser
l’outil Etat ou l’assistant Etat pour générer rapidement un état.
D Autre : Créer une requête permettant de rechercher des informations spécifiques d’une ou
plusieurs tables. Créer une macro permettant d’automatiser des tâches de base de données
fréquemment exécutées
Onglet Données externes
A Importer : Obtenir des données à partir d’une source externe, telle qu’une base de données
Access ou un classeur Excel. Cliquer sur Plus pour des sources de données supplémentaires.
B Exporter : Envoyer des données vers une source de données, telle qu’un classeur Excel.
C Collecter les données : Créer un message électronique contenant un formulaire pour collecter des
données. Gérer les réponses à partir du formulaire du courrier électronique.
D Listes SharePont : Déplacer une base de données vers un site SharePoint, en créant de ce fait
une liste SharePoint liée aux tables de la base de données. Travailler hors ligne, dans les tables
liées dans Access, puis synchroniser les modifications avec la liste SharePoint en ligne.
Onglet Outils de base de données
A Macro : Ouvrir l’éditeur Visual Basic pour créer des macros permettant d’automatiser des tâches ou
d’exécuter des séries d’actions complexes en une seule étape.
B Afficher/Masquer : Afficher un diagramme montrant les relations entre les tables jointes. Afficher ou
modifier les propriétés d’un objet. Afficher une liste de tous les objets utilisant l’objet sélectionné.
C Analyser : Analyser des tables et des requêtes permettant d’améliorer les performances de la base de
données
D Déplacer les données : Déplacer une base de données vers une base de données d’un serveur SQL.
Remarque :
On peut actionner les commandes du ruban à l’aide des touches du clavier : appuyer sur la touche Alt, puis la
relâcher. Les touches d'accès rapide s’affichent dans des bulles à côté des boutons sur le ruban. Appuyer sur
la ou les touches rapides associées à la commande souhaitée.
Double-cliquer sur le nom de la base de données qu’on veut ouvrir si elle figure dans la liste des bases
récentes sinon cliquer sur Autres… pour sélectionner une base dans un dossier sur votre disque.
1.2 En cours de session
Lorsqu’on ouvre une base de données dans une fenêtre application Access, la base de données actuellement
ouverte dans cette fenêtre est automatiquement fermée.
− Cliquer sur le Bouton Office, cliquer sur le nom d’une des bases de données récentes dans la partie
Documents récents, sinon cliquer sur la commande Ouvrir pour ouvrir une base qui n’a pas été ouverte
récemment. Le dialogue Ouvrir s'affiche (ci-dessous)
− Dans le volet gauche : cliquer sur le dossier qui contient le fichier base de données. Dans le volet droit :
sélectionner le nom du fichier, cliquer sur Ouvrir.
− Double-cliquer sur Base de données vide sous la section Nouvelle base de données
Ou cliquer le Bouton office, puis sur Nouveau
La création de la table s’effectue en remplissant les trois colonnes «Nom du champ» , «Type de
données» et «Description » pour chaque champ de la table.
• Dans la première cellule de la colonne «Nom du champ» , taper le nom (Maximum 64 caractères) du
premier champ puis taper sur la touche tab pour valider et placer le curseur dans la colonne suivante
• Dans la colonne «Type de données» , ouvrir la liste déroulante en cliquant sur la flèche et choisir le
type de données le plus approprié et taper sur tab pour valider et placer le curseur dans la colonne
suivante . Par défaut, Access propose le type Texte.
Chaque champ a des propriétés qui dépendent de son type de données, ces propriétés vont déterminer la
façon dont les données qu’il contient vont être affichées ou comment les données vont être saisies dans ce
champ. Ces propriétés varient selon le type de données :
Si la clé primaire est composée de plusieurs champs, tout en tenant enfoncée la touche Ctrl, sélectionner
les champs concernés puis cliquer sur l’outil clé primaire.
Pour supprimer une clé, sélectionner le champ et cliquer sur le bouton clé primaire.
Pour changer de clé primaire, supprimer d'abord la clé ; ensuite l'établir sur un autre champ ou groupe de
champs.
• Après avoir renseigner tous les champs, enregistrer la table. Pour cela, il suffira simplement de fermer la
fenêtre et un message vous proposera de sauver la table sous le nom de votre choix.
Taper le nom de la table puis cliquer sur le
bouton OK
2. Liste de choix
La liste de choix n'est pas à proprement parler un type de données particulier, c'est un moyen de simplifier la
saisie de données dans une table en proposant à l'utilisateur de cliquer sur un élément proposé dans une liste,
le champ de la table sera rempli avec l'élément sélectionné dans la liste.
On peut construire une liste de valeurs soit à partir d'une table, soit à partir de valeurs directement tapées dans
la liste.
a) Mise en place à partir d'une liste de valeurs
• Ouvrir la table en modification.
• Dans le champ pour lequel on veut créer une liste de valeurs, choisir dans Type de données "Assistant
Liste de choix" ; cela va lancer l’assistant liste de choix.
• Taper dans la colonne Col1 la liste des titres possibles et cliquer sur Suivant une fois terminé.
• Garder l’option Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête et
cliquer sur Suivant.
• Sélectionner à gauche les champs que l'on désire voir apparaître dans la liste (cliquer sur ">" pour
ajouter un champ, sur "<" pour retirer un champ, ">>" et "<<" pour ajouter et retirer tous les champs)
puis cliquer sur Suivant.
Généralement, lorsqu’il y a un champ clé parmi les champs sélectionnés, il est conseillé de cacher ce
champ en cochant Colonne clé cachée (recommandé)
• Cliquer sur Suivant.
3. Format d'affichage
Pour modifier le format d'affichage, on utilise les codes suivants.
Formats d'affichage s
Numérique
Pour les champs date/heure
4. Le Masque de saisie
Le masque de saisie permet de faciliter la saisie dans un champ en forçant l'utilisateur à entrer les données
selon un format déterminé, les informations stockées dans la table auront le format défini dans le masque de
saisie contrairement au format d'affichage qui affectait seulement la façon dont les données contenues dans
un champ allaient être affichées.
Le masque de saisie, comme le format d'affichage est constitué d'une combinaison de caractères :
Par exemple, si on veut saisir 5 chiffres obligatoirement pour un code postal, on utilisera : 00000, si on veut
saisir une suite de 3 chiffres et de 3 lettres : 000LLL, si on veut saisir un numéro de téléphone :
00-00-00-00-00, ou un nom de famille dont la première lettre est toujours en majuscules :
1. Types de relations
Il existe trois types de relations :
a) Relation un à un
Dans ce type de relation, un enregistrement de la table A ne peut être relié qu’à un seul enregistrement de la
table B, et inversement. Ce type de relation est rare.
b) Relation un à plusieurs
Un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements de la table B mais un
enregistrement de la table B ne peut être relié qu’à un seul enregistrement de la table A.
5. Suppression de données
6. Tri de données
7. Filtrage
8. Recherche d’enregistrement
I. Requête sélection
La requête Sélection est le type de requête le plus courant. Elle récupère des données contenues dans une ou
plusieurs tables et affiche les résultats sous la forme d'une feuille de données. On peut également utiliser une
requête Sélection pour regrouper des enregistrements et effectuer une somme, un comptage, calculer une
moyenne ou un autre type d'opération.
3. Requête paramétrée
Une requête paramétrée est une requête qui, lors de son exécution, affiche une boîte de dialogue qui invite à
lui transmettre des informations, telles que des critères pour extraire des enregistrements ou une valeur à
insérer dans un champ. On peut configurer cette requête afin qu'elle invite à lui transmettre plusieurs
4. Champs calculés
Lors de la création d’une requête, on a la possibilité de créer de nouveaux champs qui seront issus d’un calcul
en fonction d’un ou plusieurs autres champs.
• Sur la ligne champ de la grille de création, taper dans une colonne vide le nom du champ que l’on
veut créer.
• Taper ensuite le caractère deux points (:) suivi de la formule de calcul.
5. Regroupement
Une requête peut permettre de regrouper des données de manière à effectuer des calculs statistiques sur des
ensembles de valeurs.
• Créer une requête
• Afficher la commande Totaux dans le menu Affichage ou cliquer sur le bouton Σ de la barre
d’outils. La ligne Opération apparaît dans la grille de création
• Choisir le champ de regroupement.
• Choisir le champ sur lequel on doit effectuer le calcul statistique pour chaque groupe déterminé par
les valeurs du champ de regroupement et choisir l’opération à effectuer
1. Requête Suppression
Une requête supprime un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables. Lorsque on utilise une requête
Suppression, on supprime toujours des enregistrements entiers, et non uniquement certains champs dans ces
enregistrements.
• Créer une requête qui contient la table dont on veut supprimer des enregistrements.
• En mode Création de requête, cliquer sur la flèche à côté de Type de requête dans la barre d'outils,
puis cliquer sur Requête Suppression.
• A partir de la table dont on souhaiter supprimer des enregistrements, faire glisser l'astérisque (*) de
la liste des champs vers la grille de création.
• A partir de s'affiche dans la cellule Supprimer sous ce champ.
• Pour spécifier des critères de suppression d'enregistrements, faire glisser les champs à utiliser pour la
définition des critères vers la grille de création.
• Où s'affiche dans la cellule Supprimer sous ces champs, taper les critères dans la cellule Critères
des champs qu’on a fait glisser vers la grille.
• Pour avoir un aperçu des champs à supprimer, cliquer sur Affichage dans la barre d'outils. Pour
revenir en mode Création de requête, cliquer à nouveau sur Affichage dans la barre d'outils.
Effectuer toutes les modifications désirées en mode Création.
• Cliquer sur Exécuter dans la barre d'outils afin de supprimer les enregistrements.
Remarque : Pour interrompre une requête en cours d'exécution, appuyer sur CTRL+ECHAP.