XVI Jornadas Interescuelas

9, 10 y 11 de agosto de 2017 – Mar del Plata

El proceso de digitalización del Archivo Histórico de la Cancillería Argentina.

En busca del tiempo perdido.

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Daniela María Rey

Resumen

Llevar a cabo una política de digitalización de los documentos históricos no sólo permite
una mejor preservación, sino que posibilita que los usuarios puedan visualizar y
seleccionar de manera más sencilla y rápida los archivos de nuestro Fondo Documental.
Con el objetivo de optimizar los recursos existentes, lograr la máxima visibilidad de la
información digitalizada, a través de diferentes tipos de almacenamiento o internet, y
permitir el intercambio de dicha información y el trabajo cooperativo. El acceso a la
información es un derecho y debemos promoverlo.

El proyecto de digitalización debe justificar la necesidad de digitalizar cualquier material,

basándose en los beneficios que otorgará según las actividades a realizarse por los
usuarios; por ejemplo, el aprendizaje, la enseñanza y la investigación. Y, por otro lado,
garantizar las necesidades del organismo mediante una mejor conservación de los
originales y para generar copias de seguridad o respaldo de documentos de archivo con
valor histórico, científico o cultural, y habilitarlos en sustitución de los originales en caso
de que se presenten siniestros que afecten a los archivos o documentos de conservación
permanente.

Dada la importancia de los proyectos y de acompañar los avances tecnológicos en

materia de archivo, hemos generado un Sector de Digitalización para centralizar la tarea
emprendida y profesionalizarla día a día. Es un esfuerzo presupuestario y de personal
pero queda reflejado en las altas repercusiones que ha de generar en la difusión del
patrimonio y de la información.

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Estudiante de Comunicación Social en el Instituto Superior de Tiempo Libre y Recreación (ISTLyR);
responsable del Sector de Digitalización del Archivo Histórico de la Cancillería Argentina.

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Historia del Archivo

La historia del Archivo de la Cancillería Argentina, como institución organizada, se inició

en 1867. Hasta entonces, la documentación que luego de la batalla de Pavón había sido
traída de Paraná como consecuencia de la disolución del Gobierno de la Confederación,
se guardaba en dependencias de la Casa Rosada. Ese mismo año, dos sucesivos
incendios ocurridos precisamente en esas dependencias, destruyeron la casi totalidad de
la documentación. La que pudo salvarse, seriamente dañada por el fuego, el agua y el
barro, fue depositada en los sótanos de la Aduana Vieja. Desde entonces, ha atravesado
por distintas etapas de ordenamientos, clasificaciones y mudanzas.

La última de estas etapas fue la del “Proyecto Archivo”, cuya creación, por Resolución
Ministerial N° 453 del año 2006, se produjo como solución a la grave situación en la que
se encontraba, luego de haber funcionado durante 35 años, a cien metros del Riachuelo,
en un edificio originalmente construido para ser una fábrica de muebles, edificio que,
además, se compartía con la División Talleres y Combustibles de la Policía Federal,
donde se conservaba la documentación histórica. En otros dos espacios físicos, aislados
y poco comunicados tanto entre sí como con el edificio central del Ministerio de
Relaciones Exteriores, se encontraban los documentos pertenecientes a la sección
de Archivo Intermedio.

El proyecto de relocalización, modernización y digitalización del Archivo de la

Cancillería es hoy una realidad. Se produjo la mudanza de todo el fondo documental a un
edificio que pertenece al Estado Nacional. Se trata del Archivo de la Contaduría General
de la Nación, dependiente del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, único edificio
público de todo el país pensado y construido para ser Archivo a mediados del siglo XX,
ubicado en Rafael Obligado, entre
Ericsson y Edison, en el Puerto Nuevo –
Terminal 5/ Dársena F. Cuenta con una
superficie cubierta de 14.000 m2 y
capacidad en sus estanterías para 47.000
metros lineales. El depósito
correspondiente al Archivo de la Cancillería
tiene a disposición 10.400 metros lineales.

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El Archivo contiene documentos fechados en los tiempos coloniales, como así también
aquellos que corresponden a las primeras misiones en el exterior y al período de
construcción del Estado Nacional Argentino.

Desde el comienzo de las tareas de relevamiento del equipo de trabajo se han identificado
y descripto numerosas secciones documentales. Se les ha dado prioridad a aquellas
secciones que por sus temáticas o períodos temporales son más solicitadas por los
usuarios de este Archivo.

A su vez, se han identificado antiguos catálogos que se confeccionaron durante otras

gestiones, los cuales se han comparado con la documentación actual y se encuentran
nuevamente disponibles para la búsqueda de material, recuperando de esta manera
trabajos anteriores de la institución que se encontraban en desuso.

Actualmente, el Archivo depende orgánicamente de la Dirección de Despacho, Mesa de

Entradas, Atención al Público y Archivo.

Digitalización para consulta, difusión y conservación de documentos históricos.

La digitalización de documentación histórica tiene como objetivo reducir la manipulación

de los documentos originales, contribuyendo a su conservación y preservación; potenciar
la accesibilidad y universalización de series documentales; así como completar fondos
documentales que se encuentren repartidos entre varias instituciones archivísticas,
facilitando con ello su conocimiento y uso.

Los criterios de prioridad en la digitalización −que se realiza pieza por pieza, con
escáneres de cama plana− han estado basados en la historicidad de las fuentes, su
estado de conservación y la regularidad de las consultas. Entre el material ya digitalizado
vale mencionar el Archivo de Indias, el Archivo de Amancio Alcorta, la Guerra Civil
Española e Informes de la CEANA (Comisión para el Esclarecimiento de las Actividades
Nazis en la Argentina). 2

Una vez digitalizadas, se debe asegurar que las imágenes reciban un tratamiento
archivístico adecuado, así como garantizar la conservación a largo plazo y la difusión de

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RAYES, AGUSTINA; SCARENSI, JULIA. El Archivo Central de la Cancillería Argentina. Un gigante en
expansión. Revista Electrónica de Fuentes y Archivos del Centro de Estudios Históricos "Prof. Carlos S. A.
Segreti"; Lugar: Córdoba; Año: 2011 p. 189 - 194

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los documentos digitales. Para estos fines, la digitalización debe garantizar que los fondos
documentales susceptibles de digitalización cuenten con instrumentos de consulta
basados en la Norma Internacional General de Descripción Archivística.

Pero antes de hablar específicamente de método de digitalización, es necesario

mencionar la labor de los otros sectores del Archivo, sin los cuales nuestro trabajo no
sería posible. Existen diferentes actores previos: los archiveros, los investigadores o
instituciones interesadas y los conservadores y restauradores.

Gracias al trabajo de los archiveros, podemos realizar una digitalización rápida y

ordenada a través del Cuadro de Clasificación del Archivo del Ministerio de Relaciones
Exteriores y Culto y los inventarios correspondientes a cada sección. Garantizando que se
respete el orden original de los archivos y permitiendo hacer un seguimiento integral de la
documentación.

La participación activa de los investigadores y los diferentes pedidos de instituciones, son

quienes ayudan a impulsar la digitalización de diferentes secciones y subsecciones del
fondo documental. Dado que no es posible digitalizar la totalidad del Archivo en el corto o
mediano plazo, la participación activa de ellos permite acelerar la digitalización de
determinado material en caso de ser solicitado a la Cancillería. Es decir, coordinamos
mayormente con instituciones u organismos internacionales interesados en alguna
sección y procedemos a armar un plan de digitalización.

Por último, el rol de los conservadores y restauradores. El Taller de Restauración y

Conservación tiene como objeto, como su nombre lo indica, conservar, preservar y
restaurar tanto los documentos que conforman al Archivo Central de la Cancillería
Argentina como a los objetos del Museo de la Diplomacia. Sin ellos, el trabajo manual de
la digitalización sería de mayor complejidad, poniendo en riesgo el estado de los
documentos o imposibilitando una plena digitalización. En este esquema, los documentos

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pasan siempre previamente por el Taller, para facilitar el uso de los mismos y garantizar
su cuidado.

El archivo recibe la documentación del Ministerio del cual forma parte y se vincula con el
resto de las áreas y representaciones proveyendo asesoramiento para sus remisiones.
Además redacta informes solicitados, tramita expedientes, atiende las consultas que le
son formuladas y expide copias de documentos.

Desde diciembre de 2008, el Archivo se encuentra inscripto en el Registro de Instituciones

de Capacitación y Empleo del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social.
De esta manera contribuimos al cumplimiento de las normas y convenciones
internacionales que protegen a las personas con discapacidad por medio de Programas
de Entrenamiento para el Trabajo en el sector Público. Parte de las tareas desarrolladas
en materia de conservación preventiva y restauración de documentos históricos y en la
descripción e inventariado de los documentos son realizadas por personas con
discapacidad.

Actualmente el Archivo Histórico de la Cancillería Argentina cuenta con un 75% de la

documentación relevada e inventariada por unidad de conservación. Existen inventarios
de remisión disponibles en los casos en que no se haya actualizado la información.
También hay algunos catálogos realizados en gestiones anteriores que luego de ser
chequeados están disponibles para la consulta.

El Archivo puede ser visitado por todas aquellas personas interesadas en conocer en
mayor profundidad las tareas cotidianas que lleva adelante nuestro equipo de trabajo a fin
de acercarnos a la ciudadanía en tanto centro de información capaz de resolver

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problemas de eficiencia y eficacia del organismo, como garante de la conservación de
parte importante del patrimonio histórico argentino.

Método de digitalización

El proceso de conversión que desarrollamos en el Ministerio es en gran parte de carácter

artesanal y contiene muchas aristas, por lo que fue necesario formar un equipo de trabajo
que desarrolle esta tarea.

Para comenzar un trabajo de digitalización, debemos recordar acceder al inventario de la

serie correspondiente, acción necesaria para garantizar el orden original de los
documentos; y articular con el Taller de Conservación y Restauración para preparar los
documentos para su manipulación, facilitando así la digitalización y su preservación. Una
vez cumplidos los dos pasos anteriores, recibimos la documentación en el Sector de
Digitalización.

Es un proceso simple pero extenso, ya que realizamos un trabajo de pieza por pieza para
garantizar que se vea el archivo completo. Es prioridad que el archivo sea completamente
legible y no se pierda información del estado en que se encuentra, permitiendo que se
vean también sus bordes.

Utilizamos el escáner Avision -tamaño A3 de cama

plana- el cual nos permite digitalizar la gran mayoría
de los formatos que tenemos en nuestro Archivo,
desde piezas sueltas, libros, afiches, diarios, etc. El
programa del equipo (AVScan) nos permite
administrar la digitalización de una forma simple y
ordenada, con la posibilidad de organizar los archivos digitalizados en diferentes carpetas,
seleccionar escalas de DPI (resolución de la imagen), la posibilidad de administrar el
tamaño y el color, así como exportar los archivos en diferentes formatos: .tiff, .jpg, .pdf
(simple) y .pdf (múltiple).

Una vez finalizada la digitalización de todas las piezas se exportan las imágenes para que
puedan ser manipuladas, finalmente, como archivos virtuales. Para garantizar su fácil
acceso e identificación es necesario normalizar cómo se llamarán esos archivos. El
programa que utilizamos es el FastStone Photo Resizer que, además de renombrar los

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archivos con los parámetros que nosotros establezcamos, optimiza el tamaño que ocupa
en el disco (MB) sin perder su calidad (DPI).

Para nombrar a los archivos digitales necesitamos garantizar la mayor cantidad de

información posible de forma sintetizada. En el Archivo Histórico de la Cancillería
Argentina utilizamos los números de la serie, la caja y la carpeta correspondientes.

Por ejemplo: actualmente nos encontramos digitalizando la serie 44 -Segunda Guerra

Mundial- la cual contiene 129 cajas de metal. Cada caja, a su vez, contiene una variedad
de documentos como expedientes, revistas, diarios, afiches publicitarios, libros, etc., todos
organizados por carpetas. Suponiendo que nos encontramos digitalizando la caja 104,
carpeta 01 el nombre digital de nuestro archivo será: 44AH010401_0001

En la actualidad, uno de los mayores problemas que sufre la digitalización es la falta de

tecnología en grandes almacenamientos de metadatos. En este sentido, es imprescindible
pensar resoluciones, en base a las necesidades de los usuarios, del uso que se les dará y
en la naturaleza de los materiales que se van a digitalizar (dimensiones, color, rango
tonal, formato, tipo de material, etcétera); y formatos -el factor principal al crear o
almacenar contenidos digitales a futuro- que sean ampliamente utilizados y no tengan
mucha probabilidad de ser descontinuados.

En el Archivo Histórico de la Cancillería Argentina utilizamos el formato TIFF a 300dpi

para la creación de archivos maestros de imagen, sin compresión y sin pérdidas, ya que
se considera como la mejor manera de preservar las características esenciales de un
documento al ser digitalizado. Está conformado por múltiples páginas para tener una
secuencia de imágenes de alta calidad, permitiéndonos asegurar una copia fiel del
documento original a largo plazo.

Este método nos permite realizar copias de seguridad de todos los documentos
digitalizados optimizando al máximo el espacio de los discos. La forma de

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almacenamiento que manejamos actualmente es una serie de discos externos de 2TB. En
ellos es posible guardar alrededor de 40.000 archivos digitales a 300 dpi de calidad.

Control de calidad y medidas de seguridad

El control de calidad es un elemento importante en cada una de las etapas de un proyecto

de digitalización. Sin este trabajo no será posible garantizar la integridad y consistencia de
los ficheros de imágenes.

Realizamos las copias de seguridad en diferentes discos externos de 2 TB de forma

ordenada e inventariada. Así como describimos la documentación que recibimos, también
describimos la documentación digitalizada.

Para ello creamos las planillas correspondientes para garantizar el fácil acceso a los
archivos digitales. Nuestras referencias son: número del disco externo, nombre de la
serie, nombre del archivo digital, formato, dpi, color, fecha, cantidad de imágenes, peso y
digitalizador.

Además, gracias al constante trabajo interdisciplinario de las áreas, hoy día aquellas
secciones que se encuentran digitalizadas también contienen un apartado en su
inventario original para que sea accesible al público.

Aporte del Diseño Gráfico

Al digitalizar, muchas veces nos encontramos ante documentos que exceden el tamaño
de escaneo de nuestro equipo, obligándonos a convertir una misma pieza en varios
archivos digitales. De esta manera, no podríamos afirmar que el archivo digital reproduce
la totalidad del archivo histórico. Entonces es necesario intervenir la imagen con
programas de edición para unir las partes y generar un único archivo que sea realmente
representativo del original. En este caso el programa que utilizamos es el Photoshop.

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Por otro lado, el conocimiento en Diseño Gráfico nos abre las puertas a una mejor
recuperación de la información. Gracias al trabajo en conjunto entre diseñadores y
restauradores hemos podido recuperar información poco legible de diferentes períodos
que se encontraban en malas condiciones.

Desafíos a futuro de la digitalización

Nos encontramos en un siglo de constante evolución tecnológica, facilitando la promoción

de la democratización de la información, generando integración entre diferentes sucesos y
períodos en cualquier parte del mundo.

El futuro es promisorio, esa evolución en los formatos de archivos, los programas de

digitalización, el avance en la tecnología de conversión y la capacidad de
almacenamiento, nos va a permitir tener toda la documentación de una forma ordenada,
segura y accesible. Debemos estar en constante búsqueda de nuevas disciplinas que
aporten su mirada a la Archivística, que acompañen el proceso de tecnologización del
Estado.

El desafío actual es lograr una digitalización completa del Archivo Histórico y llegar
finalmente al día “D” donde podamos unir el presente y el futuro de forma tal que toda
nueva generación de información sea digitalizada al momento de su creación e integrada
al Archivo preexistente que conserva toda nuestra historia. A partir de ese momento, la
información será universal y garantizaremos formalmente el derecho de nuestros
ciudadanos al acceso a la información de nuestro Ministerio.

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Área de Contacto

http://archivo.mrecic.gov.ar/

Rafael Obligado s/nº entre Ericsson y Edison (Puerto Nuevo - Terminal 5 Dársena F),
Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Código postal: 1425

Coordinadora: María Julia Scarensi

Sala de Investigadores: archivo@mrecic.gov.ar +54 15-3739-7109 / +54 15-3739-7115.

Alba Lombardi - Laura Assali

Personas de contacto Dirección de Despacho, Mesa de Entradas, Atención al Público y

Archivo (DIDEA): 4819-7000 int. 7767 Esmeralda 1212 piso 13.

Bibliografía

• Archivo General de la Nación de Colombia. “SINAE: preservando para el futuro”.

• Arquivo Nacional do Brasil. “Arquivo Nacional”.
• Asociación Española de Normalización y Certificación, Información y
documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de
documentos, Madrid 2011, p. 37.
• Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos. Archivo
General de la Nación (AGN).

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