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COMPAÑÍA ACME
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1ª PARTE: Estimar los recursos de las actividades (PROCESO DE GESTIÓN DE
TIEMPO)
Figura. 1
Personal Marketing 5
Publicidad 4
Legal 2
Chefs 2
Empleados 35
Proveedor – focused marketing Inc. Ilimitado
Equipo Cocina de pruebas 1
También descubre que la empresa ACME normalmente subcontrata el focus group con la
empresa Focused Marketing Inc.
Maestría en Administración y Dirección de Proyectos
PREGUNTAS:
Usando la información provista para el proyecto DULCE responda las siguientes preguntas
acerca de la estimación de los recursos de las actividades.
1. ¿Por qué el proceso estimar los recursos de las actividades está relacionado con los
procesos de Gestión de Costos?
2. ¿Cuáles son los diferentes tipos de recursos en un proyecto, proporcionar ejemplos para
cada uno?, adicionalmente elaborar una Estructura de Desglose de Recursos (EDR)
TABLA II
REQUERIMIENTOS DE RECURSOS
Nombre del Proyecto: DULCE
Preparado por: ACME
Fecha: 28-01-2018
FUNDAMENTO:
Una vez concluido la estimación de recursos de las actividades para el proyecto hay que
efectuar la Estimación de Costos. Antes de proseguir definamos los diferentes tipos de
estimados de costos y señalemos en qué fase del proyecto se hacen. Existen tres tipos de
estimados de costos: orden de magnitud, presupuesto y definitivo. Estos tipos se originaron en
el área de ingeniería y las industrias de construcción pero el PMI recomienda su aplicación a
cualquier industria.
Los estimados de orden de magnitud se hacen usualmente en el mismo principio del proyecto,
en la fase de Iniciación. Estos estimados usualmente se derivan de información similar de
proyectos previos. Por ejemplo, hubo un proyecto hace dos años que tomó un año y $1 millón
para completarlo. El proyecto actual que se está estimando es similar y la misma gente que lo
ejecutó está disponible para realizarlo esta vez. Basado en esa información, se podría usar el
mismo estimado en el nuevo proyecto. Los estimados de orden de magnitud pueden variar
grandemente en el rango que cubren. Un estimado típico de orden de magnitud varía entre –
25% y +75%.
Los estimados definitivos serán los más detallados y por lo tanto los más precisos de los tres
tipos. Un estimado definitivo es generado usualmente por un experto o equipo de proyecto,
analizando detenidamente una tarea específica y determinando cuanto tomará completar el
trabajo. Sumando todos los estimados de las tareas, tendremos el estimado total del proyecto
que deberá tener una precisión de –5% a +10% del costo real del proyecto. Al igual que los
estimados de presupuesto, los estimados definitivos también se crean en la fase de
Planeamiento del proyecto.
El tener claros estos conceptos es muy importante, pues clarificar el tipo de estimado que se
está creando ayudará al equipo a crear el estimado correcto en el momento correcto.
En este punto del proyecto se le solicita estimar los costos del proyecto. Usted está muy
interesado en asegurarse que los estimados se hagan bien debido a que se le hará
responsable por los costos del proyecto.
PREGUNTAS:
Usando la información provista para el proyecto DULCE responda las siguientes preguntas
acerca de los tipos de estimados de costos.
5. ¿Qué tipo de estimado tiene un rango de –5% a +10%?, ¿Por qué el rango de variación es
reducida en comparación a los otros tipos de estimación?
Es el estimado definitivo, porque determina el tiempo en el que se concluirá las tareas del
proyecto, además que es generado normalmente por un experto.
9. Usted ha decidido crear un estimado definitivo para su proyecto. ¿Cuál será el costo total
del proyecto? , ¿Cuáles serían costos variables y costos fijos?
El costo total del proyecto se encuentra dentro del rango entre $425,880 y $446,160.
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3ª PARTE: Estimar los Costos (GESTIÓN DE COSTOS)
FUNDAMENTO:
Ahora que ya están claros los tipos de estimados: orden de magnitud, presupuesto y definitivo,
es tiempo de enfocarnos en los tres pasos para crear estimados. Primero, se necesita escoger
uno de los varios métodos usados para la Estimación de Costos; luego se necesita determinar
la unidad de medida para los estimados y finalmente se crean los estimados.
El primer paso en la creación de estimados es seleccionar un método. Los tres métodos más
comúnmente usados son la estimación análoga, paramétrica y de abajo hacia arriba.
La estimación análoga utiliza el juicio experto y la información de proyectos previos para crear
el estimado. Los proyectos previos que se utilicen deberán ser muy similares al proyecto que
estamos tratando de estimar. El juicio experto le ayudará a determinar si usará directamente los
costos previos de los proyectos o si extrapolará diferentes porciones de información para
determinar sus propios estimados. Esta técnica también es llamada estimación top-down y es
usada para crear estimados de orden de magnitud. Debido a que la estimación análoga puede
ser muy subjetiva, usualmente no es muy exacta.
La estimación de abajo hacia arriba es el método más preciso debido a que requiere la
estimación separada de cada tarea individual. Estos estimados buscan determinar el esfuerzo
requerido para completar una tarea y no la duración. El esfuerzo puede ser descrito como el
tiempo que tomará llevar a cabo una tarea sin distracciones ni interrupciones. La estimación de
abajo hacia arriba se utiliza para crear los estimados definitivos.
La siguiente tarea es determinar la unidad de medida que utilizará todo el equipo de proyecto.
Es recomendable que todos los estimados estén expresados en unidades similares (por
ejemplo: horas, días, semanas, etc).
Asegúrese que los estimados de las tareas incluyan todos los tipos de recursos: personas,
equipos y materiales.
ESCENARIO:
En este punto del proyecto se le solicita estimar los costos del proyecto. Usted está muy
interesado en asegurarse que los estimados se hagan bien debido a que se le hará
responsable por los costos del proyecto. Su equipo ha creado el WBS con las duraciones
estimadas que se muestran en la Figura 2 y también cuentan con el pool de recursos mostrado
en la TABLA III.
Figura 2
PREGUNTAS:
Usando la información provista para el proyecto DULCE responder las siguientes preguntas
acerca de la estimación de costos.
Los tres métodos más comúnmente usados son la estimación análoga, paramétrica y de
abajo hacia arriba.
11. ¿Qué técnica de estimación requiere que utilice un modelo matemático y en que etapa
aplicaría en un proyecto?
12. Al ser designado responsable por los costos del proyecto, ha decidido crear los estimados
más precisos posibles. ¿Qué técnica de estimación producirá los resultados más precisos y
cómo sería su proceso?
La estimación de abajo hacia arriba es el método más preciso. Sin embargo, se puede
emplear este tipo de estimación sólo hacia el final del proceso de planificación cuando se
tiene información detallada sobre el alcance, el cual consiste en estimar las actividades o
tareas que se suman para obtener el costo total del grupo de tareas y finalmente del
proyecto, esta descomposición de las tareas permite al director del proyecto asignar a los
responsables de los paquetes de trabajo y estimar el costo de cada uno para después
integrarlos en todo el proyecto, esta técnica la debe realizar alguien familiarizado con el
tema, toma mayor tiempo y es más exacta a mayor nivel de detalle de la EDT. A
continuación se muestra un gráfico representativo.
13. Usted ha decidido solicitar a las personas que hacen el trabajo que creen los estimados.
¿Quién debería crear el estimado para la prueba interna de sabor? ¿Por qué?
14. Existen 4 costos de la calidad, ¿Cuáles son los costos donde deberíamos focalizar
esfuerzos para disminuir los otros dos?
Contar con un plan de gestión de costos para el proyecto implica manejar efectivamente el
costo del proyecto, para lo cual hay que planificar los recursos involucrados, estimar el
costo de su uso, preparar el presupuesto del proyecto, manejar la tesorería y controlar las
variaciones en los desembolsos del presupuesto, es por ello que es de gran importancia
para cualquier empresa, ya que representa actualmente una estrategia financiera que se
debe tener muy en cuenta al desarrollar cualquier proyecto, permitiéndonos tener el
control de los recursos. En base a todo esto no hay duda de que conocer el costo de los
productos y/o servcios es fundamental para la toma de decisiones.
ESCENARIO:
Figura 3
Figura 4
TABLA III
SUB TOTAL
PRESUPUESTO TOTAL
PREGUNTAS:
Usando la información provista para el proyecto DULCE responda las siguientes preguntas
acerca de la determinación del presupuesto y la línea base del costo.
1. ¿Cuáles son los tres inputs principales del proceso de determinar el Presupuesto?, ¿Por
qué ellos contribuirían en tener un buen presupuesto? , buen en el sentido que tendrá
mínima desviación cuando se ejecute.
2. ¿En qué paquetes de trabajo usted le asignaría unas reservas de contingencia? ¿Por qué?
3. Una línea base inicial de costos es una copia del presupuesto antes de que se empiece a
trabajar en el proyecto. ¿Para qué se mantiene esa copia? ¿Cuándo podría cambiar?
6. ¿Tomando la pregunta 4 y 5 en qué casos usaría los $ 34,600 y $ 10,000 para este
proyecto?