DESKRIPSI KERJA PANITIA

Steering Committee (SC)

Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada

OC;Memantau perjalanan kerja OC;Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin
ditemukan;Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang berkaitan
dan/atau ketua umum Organisasi;Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan
kegiatan;Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Organisasi atas pelaksanaan kegiatan

Organizing Committee (OC)

Seluruh personil OC:

Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;Wajib berpartisipasi
aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi;Wajib
melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;Harus
mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator
bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam
jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada
bendahara kegiatan.

Ketua Panitia

Mengkoordinasikan panitia;Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan

kepada panita yang bersangkutan;Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat
keputusan;Berkoordinasi dengan SC;Bertanggungjawab kepada SC;Meminta laporan kepada coordinator
sie;Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:

Membuat proposal dan TOR kegiatan;Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;Membuat/mengadakan,

mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti
biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama
kepanitiaan;Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada);Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
Bendahara

Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;Membuat laporan keuangan secara tertulis
dan menyerahkan kepada sekretaris;Berkordinasi dengan sie danus (bila ada);Bertanggungjawab kepada
Ketua Panitia;

Koordinator Seksi

Mengkoordinasikan staff dalam seksi masing–masing;Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas

seksinya;Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya
kepeda sekretaris panitia;Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie Kesekretariatan

Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan
dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan,
dsb;Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir
peserta dan daftar hadir panitia;Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);Menyiapkan
sertifikat untuk panitia;Membuat tanda kepanitiaan (name tag);Menyediakan lembar komunikasi
kepanitiaan

Sie Acara

Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;

Membuat susuna acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil in charge,
perlengkapan dan tempat)Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan
mengadakannya;Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;Berfungsi sebagai
koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;Menyosialisasikan draft susunan acara
yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait

Sie Talent

Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan orang-orang yang diperlukan dalam kegiatan

Mengkonsep dan menyusun daftar orang ahli yang diperlukan untuk mengisi acara;Menghubungi dan
mengkonfirmasikan kepastian pengisi acara;Melayani dan menyediakan keperluan pengisi
acara;Bertanggung jawab terhadap penyediaan dan pemberian souvenir dan honor pengisi acara;Selalu
berkordinasi dengan pengisi acara dan menjadi contact person bagi pengisi acara
Sie HPD (Humas, Publikasi, Dokumentasi)

Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan dokumentasi
kegiatan

Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk,
baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;Menyediakan, memproses dan
memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;menjadi contact
person kegiatan;Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen
yang diperlukan dalam kegiatan

Sie Perlengkapan dan Transportasi

Bertanggung jawab atas segala bentuk perlengkapan dan transportasi yang diperlukan kegiatan

Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;Menjadi

operator alat ketika kegiatan berlangsung;Menjemput peralatan dan pengisi acara jika
diperlukan;Mengurus seluruh biaya perlengkapan dan transportasi

Sie Dana Usaha

Membantu bendahara untuk menambah dana bagi penyelenggaraan kegiatan

bersama bendahara membuat surat permohonan dana dan mengajukannya kepada pihak yang
terkait;Mengajukan proposal kegiatan kepada pihak birokrasi atau perusahaan serta mengkonfirmasikan
perihal proposal tersebut;membantu bendahara dalam mengatur keuangan dan membuat laporan
keuangan

Sie Konsumsi

Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia, peserta dan pengisi acara;

Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;Mengupayakan
adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan
pengisi acara;menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;Mengurus biaya
konsumsi

Sie Liaison Officer (LO)

Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan orang-orang (peserta) yang terlibat dalam
kegiatan

Mengkonsep dan menyusun daftar undangan (peserta);Menghubungi dan mengkonfirmasikan kepastian

peserta;Melayani dan menyediakan keperluan peserta;Bertanggung jawab terhadap penyediaan dan
pemberian kebutuhan peserta;Membuat pengelompokan peserta;Selalu berkordinasi dengan peserta dan
menjadi contact person bagi peserta

Sie Keamanan

Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;

Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;Berkoordinasi dan bekerja
sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat

Sie Kesehatan

Menjadi tim medis dan menyiapkan segala keperluan medis;

Memberikan pertolongan pertama bagi siapa pun yang mengalami gangguan medis atau
kecelakaan;Menjaga dan memperhatikan orang yang kondisi fisiknya lemah;

[image error]

Catatan:

Pembagian divisi dalam setiap kepanitiaan memang tidak harus seperti ini. Dalam keadan tertentu,
kapenitiaan dapat disusun sesuai kebutuhan dan sumber daya manusia yang ada. Yang perlu
diperhatikan dalam penyusunan konsep kepanitiaan dan job description yaitu beban tugas, jumlah
sumber daya manusia (sebagai panitia) yang ada dan keefektifan kinerja.

Tugas – Tugas Panitia

Posted by admin.

KETUA
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan field study 2010
2. Berinisiatif mengadakan dan memimpin rapat panitia field study
3. Menjadi mediator dengan Fakultas Psikologi Universitas Pelita Harapan
 4. Memastikan para peserta field study memperoleh informasi yang lengkap dan faktual tentang
perencanaan dan pelaksanaan acara field study
5. Memantau perkembangan setiap divisi kepanitiaan
SEKRETARIS
1. Hadir dan membuat notulen dalam setiap rapat
2. Bertanggung jawab dalam mengundang setiap anggota divisi yang diperlukan dalam setiap rapat
3. Membuat, memperbanyak, dan menyebarkan surat dan pengumuman
4. Menyimpan setiap notulen rapat serta surat yang diterima maupun dikeluarkan sebagai arsip
BENDAHARA
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh pemasukan dan pengeluaran dana yang terkait dengan
kegiatan field study 2010
2. Membuat laporan keuangan yang dilaporkan dalam rapat rutin setiap bulannya
3. Membuat anggaran keungan mengenai estimasi biaya tim advance maupun biaya field studyuntuk
setiap mahasiswa
4. Membuka rekening di bank untuk menyimpan segala penerimaan yang terkait dengan field study
5. Menerima pembayaran dari pada peserta field study dan membuat tanda terimanya
6. Berkoordinasi dengan divisi pendanaan
ACARA DAN PERLENGKAPAN
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh acara pelaksanaan field study
2. Membuat jadwal acara field study secara detail untuk setiap harinya
3. Menyediakan dan atau membawa perlengkapan yang dibutuhkan untuk masing – masing acara
serta bertanggung jawab terhadap barang – barang yang digunakan
4. Bekoordinasi dengan divisi penelitian & pengabdian masyarakat, akomodasi & transportasi, serta
divisi – divisi lain yang terkait dalam membuat jadwal acara
DOKUMENTASI
1. Bertanggung jawab terhadap seluruh dokumentasi gambar maupun video selama pelaksaaan field
study 2010
2. Mendokumentasikan kegiatan field study dalam bentuk foto dan video
3. Menyediakan perlengkapan dan peralatan dokumentasi yang dibutuhkan
4. Mengolah seluruh data dokumentasi yang diperoleh dalam bentuk film/video yang merangkum
keseluruhan acara field study
5. Memperbanyak DVD dokumentasi kepada mahasiswa sesuai dengan mekanisme yang telah
ditentukan
KEPUSTAKAAN
1. Bertanggung jawab dalam memberikan informasi bagi mahasiswa dan divisi-divisi yang
membutuhkan mengenai literatur dan data-data akurat terkait dengan destinasi dan budayafield
study
2. Mencari sumber literatur yang sesuai dengan destinasi field study dan budaya lokalnya (min. 5 buah
buku)
3. Mencari narasumber lokal yang tinggal di Jakarta dan sekitarnya (untuk diundang menjadi dosen
tamu), maupun yang tinggal di Lombok (untuk diundang sebagai narasumber di Lombok)
PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT
1. Bertanggung jawab terhadap mekanisme penelitian serta kegiatan pengabdian masyarakat
2. Mempersiapkan minimal tiga lokasi penelitian beserta contact person-nya
3. Mempersiapkan minimal dua lokasi pengabdian masyarakat beserta contac person-nya
4. Bertanggung jawab terhadap materi atau bahan pengajaran untuk kegiatan pengabdian masyarakat
yang telah dipersiapkan oleh Fakultas Psikologi UPH
5. Mempersiapkan universitas atau sekolah tinggi negeri yang terkait dengan bidang ilmu psikologi
(mis: pendidikan) dan menjalin relasi dengan dekan atau rektor di institusi pendidikan tersebut
6. Bertanggung jawab terhadap kegiatan tim advance dan kelengkapan datanya
AKOMODASI DAN TRANSPORTASI
1. Bertanggung jawab terhadap tempat penginapan maupun kendaraan untuk setiap peserta field
study 2010 selama berada di lokasi
2. Mencari dan mempersiapkan hotel yang layak tinggal dan letaknya dapat dijangkau dari lokasi
penelitian (lama perjalanan dari hotel menuju lokasi penelitian kurang lebih 1 jam perjalanan)
3. Mencari dan mempersiapkan hotel yang berada tidak jauh dari destinasi wisata untuk akomodasi
peserta pada hari kedelapan
 4. Mencari dan mempersiapkan transportasi untuk setiap peserta (pesawat terbang, bus, dan atau
kapal laut)
KONSUMSI
1. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan makanan dan minuman untuk setiap peserta field
study 2010 selama kegiatan
2. Menghubungi catering di lokasi field study untuk menyediakan makanan yang layak selama
kegiatan
3. Bertanggung jawab terhadap distribusi makanan selama kegiatan
P3K
1. Bertanggung jawab terhadap ketersediaan obat-obatan dan peralatan medis selama kegiatan
2. Siap sedia dan siaga jika terjadi masalah kesehatan pada peserta saat kegiatan field
studyberlangsung
PENDANAAN
1. Bertanggung jawab dalam mengumpulkan dana untuk men-subsidi pengeluaran field study2010
melalui berbagai cara kreatif yang disepakati
2. Memikirkan cara-cara kreatif dalam mengumpulkan dana dan mengkomunikasikan serta
mendiskusikannya dengan panitia
3. Menyerahkan seluruh penerimaan kepada bendahara
4. Berpartisipasi dalam pembuatan merchandise untuk mendukung acara field study 2010
KEAMANAN
1. Bertanggung jawab terhadap keamanan setiap peserta field study
2. Berkoordinasi dengan polisi dan pihak keamanan setempat dalam menjamin keamanan
peserta field study selama kegiatan