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As 10 maiores
armadilhas do
orçamento
Esta reportagem mostra o que não se deve fazer no processo
de budgeting, desde apegar-se demais a planilhas até passar
automaticamente para previsões móveis
U
m consultor de empresas conta que, quando perguntou a um executivo como ele
planejava lidar com os desafios da preparação do próximo orçamento de sua
empresa, a resposta foi: “Planejamos apenas ganhar mais dinheiro. Problema
resolvido”. Essa atitude não parecia maluca em 2001, mas poucas empresas podem espe-
rar aumentar sua receita numa situação de recessão como a que se vê nos Estados Unidos
e em várias partes do mundo em 2002.
Como as empresas estão enfrentando o processo de fazer orçamentos, ou budgeting,
neste ano? E quais têm sido os processos usados para fazê-los? A maior parte está adotan-
do basicamente os mesmos métodos de sempre. E tem encontrado os mesmos obstáculos
com que depara ano após ano.
Estas são as dez armadilhas mais comuns que fazem com que orçamentos se percam
tanto em tempos bons como ruins, listadas por executivos entrevistados nos Estados Uni-
dos, e sugestões de como evitá-las.
Os funcionários é muito comum, mas é o contrário do que deveria ser feito, como diz Omar Aguilar,
diretor executivo da Gunn Partners, de Boston, Massachusetts.
não entendem o “O orçamento deve refletir os recursos necessários para que a companhia realize seus
planejamentos estratégicos e táticos, mas as empresas preparam seu orçamento sem levar
impacto que o essas coisas em consideração”, comenta. “Elas entram em detalhes muito maiores no
orçamento para tentar encobrir esse erro. É preciso primeiro definir estratégias, depois
descumprimento estabelecer as táticas operacionais para realizá-las, e só então começar a alocar os recur-
sos necessários para dar apoio às direções escolhidas.”
de metas
2. Estimar custos no escuro
orçamentárias
É freqüente que as empresas não tenham informações sólidas sobre seus custos. Por
pode ter sobre isso, é muito difícil criar um orçamento adequado. Esse foi o problema enfrentado por
Michael Odom quando assumiu a presidência da Phenix & Phenix Literary Publicists, de
a organização. Austin, Texas. “Não sabíamos quanto nos custava operar”, diz Odom, um ex-consultor
de empresas. “A companhia tentava adivinhar quanto as coisas custavam, mas não havia
Precisam saber qualquer plano para contingências especiais nem contabilidade para os custos de tarefas
executadas internamente.”
como sua William Levi, contador e consultor de budgeting do Lang Group, de Bethesda, Ma-
ryland, acredita que a maior parte dos gerentes de linha não compreende suas responsa-
contribuição bilidades na administração de custos. “Os gerentes precisam ser treinados no desenvolvi-
mento de um modelo abrangente de custos”, diz. “Têm de examinar todos os componen-
faz parte do tes necessários para determinar o custo, e não simplesmente dizer: ‘Bom, vamos acres-
centar 8% este ano a esta linha do orçamento’.”
processo
3. Começar de cima para baixo
Os orçamentos determinados pela alta administração, e que não levam em conta as
informações de gerentes da linha de frente, são em geral desastrosos, diz Paul
A. Dunn, sócio da firma de consultoria Arthur Andersen, de Dallas, Texas. “O orçamento
é elaborado pelo presidente executivo e pelos diretores com base em estratégias que eles
mesmos formulam, mas os gerentes das unidades de negócios não são ouvidos”, comen-
ta. “Conseqüentemente, eles não estão alinhados com essas estratégias. Então, os geren-
tes começam a se queixar de alocações injustas, reclamando que a alta administração
nunca teve uma idéia real de suas necessidades de negócios.”
Quando a preparação do orçamento é um exercício de mão dupla, os gerentes se sen-
tem “donos” das metas estabelecidas, o que os motiva a assumir a responsabilidade de
trabalhar dentro dos parâmetros de gastos. “Isso torna o orçamento mais realizável, porque
são eles que têm a visão prática dos recursos necessários para que o trabalho possa ser
executado”, diz Kenneth A. Hiltz, diretor da Jay Alix & Associates, firma especializada em
reestruturação e recuperação de empresas sediada em Southfield, Michigan.
6. Apegar-se a planilhas
As planilhas não foram projetadas como instrumentos de budgeting. Os aplicativos analí-
ticos atualmente disponíveis abrem a porta para um processo mais rápido e mais preciso,
como Erin Lavelle, vice-presidente de planejamento e análise da Mesirow Financial, de
Chicago, descobriu quando sua empresa implementou um software de análise mais sofis-
ticado em dezembro de 2000.
“Estávamos tentando organizar um orçamento que tinha oito métodos diferentes de
alocação de recursos, tais como tempo e número de funcionários”, diz Lavelle. “Com as
planilhas do programa Excel, não conseguíamos padronizar dados a não ser com muito
trabalho, e os erros eram difíceis de corrigir. Era extremamente inconveniente.” A solu-
ção foi um aplicativo analítico que funciona mais rapidamente e melhor, “e que removeu
o elemento humano, sendo capaz de transpor os números”.
As abordagens fazem distinção entre os dois. Assim, seu plano de negócios pode ser excessivamente
otimista ou, então, mostrar reduções significativas de custos, como, por exemplo, corte
tradicionais de salários de 20%, mas sem um projeto efetivo para a realização dessa meta.”
© Tad Leahy