CUESTIONARIO

ASPECTOS GENERALES DEL EMPRESARIO Y LA EMPRESA

CONTABILIDAD

1. ¿ QUE LIBROS DE CONTABILIDAD ESTAN OBLIGADOS A LLEVAR LOS

COMERCIANTES?. ENUNCIELOS BREVEMENTE.

 Libro diario:Es un libro analítico, pues se anotan las operaciones una por una, en forma separada
y sucesiva, por orden cronológico.
 Libro inventario:Aunque el libro se llama así por el Código de Comercio, en realidad es más que
un libro de inventario. Es libro de Inventario y de balances. El libro se abre con el inventario de
los bienes afectados al giro en el momento de empezar la actividad comercial y contiene, además,
el inventario y balance que se debe formular todos los años, al vencimiento de cada ejercicio.
 Libro de correspondencia:El libro copiador constituye un registro de la correspondencia. Interesa
en particular la conservación de la correspondencia porque mediante ella se pueden celebrar
contratos comerciales.
2. ¿QUE LIBROS DEBEN REGISTRAR Y AUTENTICAR LAS MICROEMPRESAS?.
Según elArtículo 28 del Código de Comercio: Deberán inscribirse en el registro mercantil
los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y
juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.
3. ¿CUANDO SE CONSIDERA QUE EXISTE ATRASO EN LA CONTABILIDAD?.
En el artículo 56 del decreto 2649 de 1993 establece un plazo máximo de un mes para
registras los hechos económicos en la contabilidad. Por su parte el artículo 654 del
estatuto tributario establece un tiempo máximo de 4 meses para registrar las operaciones
económicas en la contabilidad. Algunos dan más valor a la norma fiscal que a la contable
así que no se sonrojan tener una contabilidad con un atraso de 3 meses y 29 días.

4. ¿CUALES SON LAS PROHIBICIONES CON RESPECTO A LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD?. (QUE NO SE DEBE HACER EN ELLOS Y CON ELLOS).
En los libros de Contabilidad está prohibido:
 Borrar
 Mancharlo
 Romperlo
 Mutilarlo
 Dejar espacios en blanco
 Alterar el orden de los folios
 Alterar el orden cronológico de los asientos y los documentos
 Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas

5. ¿QUÉ HECHOS IRREGULARES DE LA CONTABILIDAD DEL COMERCIANTE

SON SUCEPTIBLES DE SANCIÓN?.
Por el incumplimiento de estas obligaciones, la ley contempla una serie de sanciones, y
la sanción se puede dar por no llevar Contabilidad o por hacerlo de forma incorrecta, sin
la observancia de las normas y principios que le son aplicables.
Según Código de comercio Art. 58. La violación a lo dispuesto en el Artículo 57 hará
incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá la cámara de
comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de oficio o a
petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes. Los
libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal
como prueba en favor del comerciante que los lleve. Cuando no pueda determinarse con
certeza el verdadero responsable de estas situaciones, serán solidariamente responsables
del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si este
incurriere en culpa.
De acuerdo al Estatuto tributario, Art. 655. Sanción por irregularidades en la contabilidad.
Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones,
descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o
que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes.

6. ¿CÓMO SE CORRIGEN LOS ERRORES COMETIDOS EN LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD?.
Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la
página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que
permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de
la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre
completo.

7. ¿DÓNDE Y COMO SE PRACTICA LA EXHIBICIÓN DE LIBROS?.

Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el domicilio
principal del ente económico.
El examen de los libros se practicara en las oficinas o establecimientos del comerciante y
en presencia de este o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar
los hechos y asientos verificados y, ademas, del estado general de la contabilidad o de los
libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia,
reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.

8. ¿DURANTE CUANTO TIEMPO DEBEN CONSERVARSE LOS LIBROS Y

DOCUMENTOS CONTABLES?.
Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los
soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden
destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del
último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el
término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de
liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles
de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de
Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias
de los libros y papeles destruidos.

9. ¿DURANTE CUANTO TIEMPO DEBEN CONSERVARSE LOS LIBROS Y

DOCUMENTOS CONTABLES PARA EFECTOS TRIBUTARIOS?.
Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de
Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de
los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a
partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los
siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la
Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera.

10. ¿QUÉ SE DEBE HACER EN LOS CASOS DE PÉRDIDA DE LOS LIBROS Y

PAPELES DE CONTABILIDAD?.
 El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío
o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de
exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban
registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su
pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad,
las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y
los demás documentos que se consideren pertinentes.

ESTADOS FINANCIEROS

11. ¿QUÉ SON LOS ESTADOS FINANCIEROS?. (QUE REFLEJAN).

Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos generados o utilidades
en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad
y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo
determinado. La expresión "pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo a la
fecha del balance general (último ejercicio reportado tratándose de estados financieros
comparativos).

12. ¿QUÉ PASA CUANDO HAY AUSENCIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?.

(¿QUIÉNES SON RESPONSABLES?).

13. ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS ESTADOS FINANCIEROS?. (ENUNCIELOS

BREVEMENTE).
14. ¿QUIÉN O QUIENES CERTIFICAN LOS ESTADOS FINANCIEROS?. (QUE
IMPLICA ESA CERTIFICACIÓN?).

15. QUÉ ES EL BALANCE GENERAL?.

En este estado deben relacionarse los activos pasivos y el patrimonio, con el propósito
que al ser reconocidos se pueda determinar razonablemente la situación financiera del
ente económico a una fecha dada.
16. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL ESTADO DE RESULTADOS?.
 Muestra la Utilidad de la empresa durante un período, es decir, las ganancias y/o
pérdidas que la empresa tuvo o espera tener.
 Se conoce también como Estado de Ganancias y Pérdidas.
 Presenta los resultados de las operaciones de negocios realizadas durante un período,
mostrando los ingresos generados por ventas y los gastos en los que haya incurrido la
empresa.

17. ¿QUÉ SON LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANIEROS?.

Representan aclaraciones o explicaciones de hechos o situaciones cuantificables o no que
se presentan en el movimiento de las cuentas, las mismas que deben leerse conjuntamente
a los Estados Financieros para una correcta interpretación.

18. ¿QUIÉN DEBE PRESENTAR LOS ESTADOS FINANCIEROS?. –¿A QUIÉN O

QUIENES?.
Los Estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los
administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a
quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

19. ¿QUÉ ES EL INFORME DE GESTIÓN?. -¿QUÉ CONTIENE?.

Es el documento elaborado por la dirección de la empresa, que contiene los hechos más
relevantes ocurridos en el período en que se presentan los estados financieros, así como
las estimaciones de la dirección sobre el futuro próximo. Quien lo redacta da cuenta de
las actividades de coordinación, control y dirección, ejecutadas durante un determinado
lapso de tiempo. Además, expone los logros obtenidos y las dificultades presentadas
durante su gestión.

20. ¿QUÉ ES EL ANALISIS FINANCIERO?. ¿EN QUE CONSISTE?.

El análisis financiero es el que permite que la contabilidad sea útil a la hora de tomar las
decisiones, puesto que la contabilidad si no es leía simplemente no dice nada y menos
para un directivo que poco conoce de contabilidad, luego el análisis financiero es
imprescindible para que la contabilidad cumpla con el objetivo más importante para la
que fue ideada que cual fue el de servir de base para la toma de decisiones.