TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE Tijuana

Unidad Otay

Depto. de Cs Eco-Admvas/ Maestro: Juan de Dios Jacobo Velazquez/Ciclo: Ago –Dic /2017

Los sistemas de control administrativo son técnicas que permiten

recaudar información de la organización para posteriormente tomar
decisiones sobre planeación y control, para motivar el
comportamiento de los empleados y evaluar la eficacia y eficiencia de
la organización.

Identificarás el concepto y técnica de control administrativo

para determinar la eficacia de las actividades planificadas.

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 “EL CONTROL ADMINISTRATIVO”

TEMA: Técnicas de control Administrativo

MATERIA: FUNDAMENTOS DE GESTION EMPRESARIAL
FECHA: 27-Noviembre-2017

UNIDAD.6
I. CARRERA: INGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL
II. GRUPO: 1ª
III. SALON: 811
IV. MAESTRO: JUAN DE DIOS JACOBO VELAZQUEZ

OBSERVACIONES:

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INDICE:

Introducción- pág. 4-5

Técnica -el presupuesto- pág. 6-8

Proceso de presupuesto. Pág. 7

Peligro de presupuesto. Pág. 7

Dispositivos tradicionales de control no presupuestal. Pág. 8

Conclusión. Pág. 8

Técnica -Contabilidad administrativa- pág. 9-11

Diferencias de contabilidades. Pág. 9-10

Similitudes de técnicas. Pág. 10

La Contabilidad Administrativa En La Toma De Decisiones

. Pág. 10-11

Puesta en práctica. Pág. 11

Conclusión. Pág. 12

Bibliografía. Pág. 13

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Introducción

Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en

términos de cuatro funciones específicas de los administradores: la
planificación, la organización, la dirección y el control.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la
administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
administradores, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades
personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el
propósito de alcanzar las metas que se tienen establecidas en la
organización.
La última etapa del proceso administrativo es control, la cual no existe
sin la previa planificación y ejecución. Está relacionada y forma parte de
los tres resultados de las otras tres funciones fundamentales de la
administración.
Mientras más estrecha se la unión tanto más efectivo es el control La
interactividad del proceso administrativo Es más fácil entender un proceso
tan complejo como la administración si se descompone en partes y si se
identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas, considerando lo
anterior la planificación, organización, dirección y control representan
cuatro formas de abordar las relaciones formales que evolucionan con el
tiempo.
Sin embargo las relaciones existentes entre estas etapas están mucho
más relacionadas en la realidad ya que no representan una serie de
actividades independientes sino un grupo de funciones interrelacionadas.
Ejemplo.- se usan estándares para evaluar y controlar las acciones de
los empleados, pero establecer estas normas forman parte inherente del
proceso de la planificación y es un factor integral para motivar y dirigir
personal. Por otra parte, las medidas correctivas es una actividad de
control, muchas veces entrañan un ajuste de planes.
Los sistemas de control administrativos se componen de sistemas formales e informales. Los
sistemas formales incluyen reglas explícitas, procedimientos, medidas de desempeño y planes
incentivos que guían el comportamiento de los gerentes y empleados.3 Éstos comprenden a su vez
otros sistemas, como el sistema.

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 A continuación se muestra la interactividad entre las funciones del proceso
administrativo.

Las técnicas utilizadas en el control administrativo en primer lugar son

para la planeación. Como tales, demuestran la verdad fundamental de que
la tarea de los controles consiste en hacer que los planes tengan éxito.
Algunas técnicas que pueden ayudar a ejecutar el control administrativo
es el presupuesto que es la formulación de planes para un periodo
determinado, en términos numérico.
Este es un instrumento muy utilizado para el control administrativo, en
ocasiones se ha pensado que la presupuestación es el instrumento para
lograr el control. Sin embargo, también son esenciales muchas
herramientas no presupuestarias, como información estadística,
información y análisis especiales.
Otra herramienta eficaz del control administrativo es la auditoria interna
la cual incluye la evaluación de las operaciones en general, ponderando
los resultados reales con los planeados..

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 “El presupuesto”
La presupuestación es la formulación de planes para un futuro determinado, en
términos numéricos. Los presupuestos son estados cuantitativos formales de los
recursos asignados para las actividades proyectadas para plazos de tiempo
estipulados.
El propósito de la presupuestación: los presupuestos correlacionan la planeación y
permiten delegar autoridad

 sin pérdida de control, ya que reducir los planes a números obliga a mantener un
cierto orden, lo que permite al administrador ver con claridad qué capital se
gastará, quién lo hará, así como dónde y cuáles son los gastos, ingresos que
incluirán los planes.
 Los presupuestos deben reflejar el esquema de organización.

Tipos de presupuestos.-
 Presupuestos de ingresos y gastos.- son los presupuestos más comunes,
detallan los planes de ingresos y gastos de operaciones en términos monetarios.
El más simple de éstos es el presupuesto de ventas, que es la expresión formal
y detallada de su pronóstico.

 Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos.- Muchos

presupuestos se expresan mejor en cantidades, que en términos monetarios,
entre los más comunes se encuentran los de horas de mano de obra directa,
horas-máquina, unidades de materiales, entre otros.

 Presupuestos de gastos de capital.- señalan específicamente los gastos de

capital para plantas, maquinaria, equipos, inventarios y otras partidas, estos
presupuestos requieren atención porque dan forma definitiva a los planes sobre
el gasto de los fondos empresariales.

 Presupuestos de efectivo.- el presupuesto de efectivo es simplemente el

pronóstico de los ingresos y desembolsos que permite medir la experiencia real
del efectivo, éste es uno de los controles más importantes en una empresa.

Los sistemas de control pueden servir para vigilar las funciones de la organización o los
proyectos de la organización. El controlar una función entraña asegurarse de una actividad
específica se está efectuando debidamente. Controlar un proyecto entraña asegurarse de que
se alcance un resultado final especificado. Los presupuestos se pueden usar en los dos tipos
de sistemas.

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Proceso presupuestal.-
1. pronósticos y objetivos proporcionados por los mandos superiores representan los
lineamientos para preparar los presupuestos
2. los supervisores preparan las propuestas a partir de los lineamientos establecidos
por la alta dirección.
3. los jefes de departamento revisan los presupuestos y resuelven cualquier
inconsistencia antes de reunirlos en los presupuestos del departamento.
4. estos presupuestos se entregan a los niveles altos para su aprobación.
5. el proceso continúa hasta que todos los presupuestos, son reunidos por el contralor
o director de presupuestos y se entrega al comité de presupuestos para su
aprobación.

Peligros de la presupuestación:
Los presupuestos se usan para la planeación y el control. Lamentablemente, algunos
programas de control presupuestario son tan complejos y detallados que se vuelven
engorroso, sin significado e indebidamente caros.

Presupuestación excesiva. Existe el peligro de presupuestar en exceso al presentar

en detalle gastos insignificantes, privando así a los administradores de la libertad
necesaria para dirigir sus áreas de competencia.

Exceder las metas de la empresa. Otro peligro estriba en permitir que las metas
presupuestarias adquieran mayor importancia que las de la empresa los
administradores pueden olvidar que, sobre todo, le deben lealtad a los objetivos de la
empresa.

Ineficiencias ocultas. Otro peligro de la presupuestación es que pueden utilizarse

para esconder las ineficiencias. A menos que la elaboración del presupuesto se lleve a
cabo con base en la revisión constante de los estándares y de los factores de
conversión mediante los que la acción planeada se traduce a términos numéricos, el
presupuesto se pude convertir en un paraguas bajo el cual se oculta una administración
descuidada e ineficiente.

Inflexibilidad. La reducción de los planes a términos numéricos les da una especie

de rigidez engañosa.

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Dispositivos tradicionales de control no presupuestario (auditoria)
1. información estadística.- los análisis estadísticos de los innumerables aspectos de
una operación y la presentación clara de esta información. Tanto si es de naturaleza
histórica como proyectiva, son importantes para el control.
2. informes y análisis especiales.- para fines de control, los informes y análisis
especiales ayudan en áreas problemáticas específicas.
3. auditoria operacional.- es la evaluación periódica, independiente, por parte de un
grupo de auditores internos, aunque con frecuencia se limita a la auditoría de
cuentas, en su forma más útil la auditoria operacional incluye la evaluación de las
operaciones en general, ponderando los resultados reales con los planeados.
4. observación personal.- el problema de control sigue siendo la medición de
actividades de seres humanos. Es sorprendente cuánta información puede obtener
un administrador experimentado mediante una observación personal.
5. Gráficas de Gantt.- muestra las relaciones temporales entre los eventos o
actividades de un programa de producción. La totalidad de las metas de un
programa debe ser vista como una serie de planes de apoyo interrelacionados que
los individuos puedan comprender y seguir. Los avances más importantes en el
campo del control se desprenden de este sencillo principio, así como, de los
principios básicos del control, como la selección de los elementos decisivos de un
plan.

-Conclusión-
Las técnicas de control como la presupuestación la cual tiene que desarrollarse
con una visión futurista que permita comparar si las metas programadas se
cumplieron de acuerdo al presupuesto el cual lo podemos definir como estado
cuantitativo formal de los recursos asignados para las actividades proyectadas para
plazos de tiempos estipulados.
Con la identificación de los pasos para el desarrollo de un presupuesto podemos
visualizar los actores que intervienen así como cuál es la fuente de información
primaria.
Esta técnica por ser numérica puede tener algunos peligros como la inflexibilidad,
dejar de lado los objetivos de la empresa desarrollar una presupuestación excesiva,
entre otras.
Existen otras técnicas que no son numéricas o de control no presupuestario como
la información estadística, información y análisis especiales, auditoria operacional y
la observación las cuales permiten obtener información real de los procesos así
como del seguimiento a los objetivos y metas.

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 CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
El mundo de los negocios, cada vez más complejo, exige más profesionalismo en la
administración de las empresas, si es que las organizaciones han de alcanzar un lugar
destacado dentro del desarrollo económico del país y del mundo cada vez más competitivo;
para lograr esta meta se requiere, entre otros elementos, contar con un sistema de información
relevante, oportuno y confiable, generado mediante un buen sistema de contabilidad.

Definiremos a la contabilidad como una técnica que se utiliza para producir sistemáticamente
y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las
transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos
identificables que la afectan, con objeto de facilitar a los interesados la toma de decisiones en
relación con dicha entidad económica.

Como hemos comentado, la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios. Existen diversas

ramas de la contabilidad, todas ellas integrantes del mismo supra sistema de información.
Consideraremos la contabilidad financiera, la administrativa y la fiscal. Podemos definirlas
como sigue:

 Contabilidad financiera Sistema de información orientado a proporcionar información

a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones dl
crédito, inversionistas, etc., a fin de facilitar sus decisiones
 Contabilidad administrativa Sistema de información al servicio de las necesidades de
la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de
planeación, control y toma de decisiones.
 Contabilidad fiscal Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de las organizaciones.

Discrepancias

Hemos comentado que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo

sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios;
sin embargo, tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con
precisión. Primero analizaremos las diferencias entre ambas contabilidades:

La contabilidad administrativa está organizada para producir información de uso interno de la

administración. Por ejemplo:

• Formular, mejorar y evaluar políticas.

• Conocer dentro de la empresa las áreas que son eficientes y aquéllas que no lo son.
• Planear y controlar las operaciones diarias.
• Conocer los costos de los diferentes productos o procesos.
• Otros usos.

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La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera,
que genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización

La contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de las funciones
esenciales del ejecutivo es la planeación, dirigida al diseño de acciones que proyectan a la
empresa hacia el porvenir.

La contabilidad financiera como sistema es necesario, lo que no ocurre con la contabilidad

administrativa, que es un sistema de información opcional.

La contabilidad administrativa otorga más relevancia a los datos cualitativos y costos

necesarios en el análisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o
estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa, no siendo necesario
preocuparse por la exactitud y precisión que regula a la contabilidad financiera para determinar
correctamente la utilidad.

“Similitudes entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera”

Como se ha comentado al hablar de las diferentes ramas o áreas de la contabilidad, existe

también gran similitud entre ellas:

1. Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información:) las dos parten del mismo
banco de datos (sería ilógico e incosteable mantener un sistema de captación de datos
diferentes para cada área). Cabe aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos,
según las necesidades específicas que se quieran cubrir.

2. Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos
puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha
labor a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o
segmentos.

LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DECISIONES

En la definición de contabilidad administrativa se explicó que ésta facilita la toma de decisiones.

Se verá ahora cómo realiza esta labor. Para tomar una buena decisión se requiere utilizar el
método científico, que se puede desglosar de la siguiente manera:

Análisis:

a) Reconocer que existe un problema.

b) Definir el problema y especificar los datos adicionales necesarios.

c) Obtener y analizar los datos

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Decisión:

a) Proponer diferentes alternativas.

b) Seleccionar la mejor.

Puesta en práctica:

a) Poner en práctica la alternativa seleccionada.

b) Realizar la vigilancia necesaria para control del plan elegido.

En toda organización se toman decisiones diariamente. Unas son rutinarias, como contratar
un nuevo empleado; otras no son repetitivas, como introducir o eliminar una línea de producto.
Ambas requieren adecuada información.

Es obvio que la calidad de las decisiones en cualquier empresa, pequeña o grande, está en
función directa del tipo de información disponible; por tanto, si se desea que una organización
se desarrolle normalmente, debe contarse con un buen sistema de información. A mejor calidad
en la información, se asegura una mejor decisión.

El modelo ideal de un sistema de información administrativo es el de contabilidad por

productividad (accountability), que consiste en utilizar todas las herramientas de contabilidad
administrativa, integradas en un solo supra sistema de información cuantitativo.

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 Conclusión:

Cuando se habla de control muchas veces se refiere a la función

administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento,.

En conclusión podemos definir el control como la función que permite la

supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los
resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción
dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la
organización y dentro de los límites de la estructura de la propia empresa,
siendo control uno de los pasos más importantes para que una empresa
pueda seguir operando de manera correcta y eficiente.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues

es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se
ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los
responsables y corregir dichos errores

Es un paso importante en todo proceso administrativo ya que además

de encargarse de rendir cuentas nos permite percatarnos de los errores
que se han cometido para poder generar posibles soluciones o tomar
precauciones en futuros proyectos.
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-Bibliografia-

• James A.F. Stoner, R. Edward Freeman. Daniel R. Gilbert, (1996) Administración,

Ediciones Prentice Hall Hispanoamericana, sexta edición, México.

• Heinz Weihrch, Harold Koontz, (1994) Administración una Perspectiva Global, Mc. Graw
Hill, décima edición.

• México. George R. Terry, Stephen G. Franklin. (1996) Principios de Administración,

Compañía Editorial Continental, séptima edición. México.

• Introducción a la Teoría General de la Administración

Idalberto Chiavenato
Quinta Edición.............Pag. 225 a 231

• Administración
James Stoner
Edward Freeman
Daniel Gilbert JR.
Sexta Edición..............Pag. 11

• Administración una Perspectiva Global

Harold Koontz
Heinz Weihrich
Décima Edición............Pág. 21

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