MODUL 5 PERENCANAAN PRODUKSI[AGREGAT DAN KAPASITAS]

1. Deskripsi
Perencanaan Agregat adalah perencanaan jangka menengah yang digunakan untuk
mengalokasikan sejumlah sumber daya untuk memenuhi permintaan konsumen yang
didapatkan dari hasil proses peramalan permintaan. Proses perencanaan ini lebih difokuskan
pada product family, bukan pada masing-masing jenis produk. Sehingga rencana produksi
pada level agregat ini akan mampu meminimalkan biaya produksi secara keseluruhan.
Setelah itu dilakukan validasi hasil perencanaan agregat tersebut terhadap kapasitas produksi
yang tersedia.
Tujuan:
1. Mampu merencanakan produksi, inventori dan sumber daya yang stabil terhadap
fluktuasi permintaan
2. Mampu menentukan strategi perencanaan produksi yang layak dan dapat
meminimalkan total biaya produksi
3. Memahami proses perencanaan agregat dan kapasitas dalam suatu industri

2. Input dan Output

Input:

1. Data ramalan permintaan produk selama 1 tahun pertama hasil praktikum forecasting
yang kemudian dipecah dalam 12 bulan berdasarkan aturan proporsi yang telah
diberikan.
2. Data sumber daya yang tersedia sepanjang periode rencana produksi agregat
3. Data kebijakan perusahaan yang terkait, seperti; peraturan ketenaga kerjaan
4. Data berbagai biaya terkait, seperti: biaya recruitment dan pemecatan tenaga kerja,
biaya lembur dan menganggur, biaya penyimpanan persediaan, biaya subkontrak,
biaya tenaga kerja paruh waktu, biaya kehabisaan persediaan atau pemesanan ulang.
Output:

1. Hasil perencanaan agregat yang meliputi; level produksi, level pekerja dan level
inventori
2. Grafik hasil rencana agregat terhadap kapasitas produksi
3. Perkiraan total biaya produksi yang timbul

3. Referensi
Sule, D.R., 2007, Production Planning and Industrial Scheduling, 2nd Edition, CRC Press
Taylor & Francais Group, United States of America.
Fogarty, D.W., Blackstone, J.H., Hoffmann, T.R., 1991, Production & Inventory
Management, 2nd Edition, South-Western Publishing Co., United States of America.
Gaspersz, V., 2008, Production Planning and Inventory Control, PT Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta.
Sipper, D., Bulfin J.r., R.L., 1998, Production: Planning, Control, and Integration, McGraw-
Hill Companies Inc., Singapore.

1. Landasan Teori
A. Definisi Perencanaan Agregat

Perencanaan agregat merupakan suatu proses untuk menentukan rencana produksi secara
keseluruhan yang disesuaikan dengan tingkat permintaan produk. Penentuan rencana
produksi yang akan diimplementasikan harus dapat meminimalkan total biaya produksi.
Proses perencanaan ini biasanya dilakukan untuk periode 12 sampai 24 bulan (Fogarty et. al.,
1991). Terdapat beberapa langkah utama yang perlu dilakuakn untuk membuat perencanaan
agregat, yaitu (Gaspersz, 2008);
1. Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Produksi
Misalnya; perencanaan produksi Famili Produk X untuk periode Januari-Desember
2013
2. Mengumpulkan Data
 Mengumpulkan data yang terkait dengan produksi seperti; data hasil peramalan, data
jumlah pesanan, data backlog (pesanan yang telah diterima pada periode sebelumnya
namun belum dikirimkan), kuantitas produksi pada periode sebelumnya yang masih
kurang dan harus diproduksi, data inventori awal dll. Data tersebut kemudian
dikembangkan dalam bentuk tabel sebagai berkut:
Tabel 1. Data Input
Deskripsi Periode Waktu (Bulan)
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1. Ramalan penjualan -
2. Pesanan (orders) -
3. Permintaan total = (1)
+(2)
4. Rencana produksi
5. Inventori

Keterangan : periode 0 merupakan periode produksi sebelumnya. Informasi yang berkaitan

dengan inventori awal, backlog atau hutang produksi yang ada dapat ditempatkan pada
periode 0 tersebut.

3. Melakukan Perencanaan Agregat

3.1. Strategi Produksi
Terdapat tiga strategi dasar dalam perencanaan agregat berdasarkan trade off antara biaya
yang berkaitan dengan kapasitas produksi, biaya inventori dan biaya back log, yaitu
(Sule, 2008):
- Level strategy (level Production)
Dalam strategi ini, perusahaan memiliki kapasitas produksi yang terbatas dan jumlah
tenaga kerja yang tetap. Jumlah produksi bersifat tetap dan inventori yang timbul
dapat digunakan untuk memenuhi kelebihan permintaan produk pada periode tertentu.
 Level Production
Demand

Production
Units

Time

Gambar 1. Ilustrasi Level Strategy (Level Production)

- Chase strategy (Chase Demand)

Kapasitas dan jumlah produksi yang ditentukan memiliki variabilitas yang sesuai
variabilitas jumlah permintaan produk pada setiap periode. Strategi ini digunakan
untuk meminimalkan dan menstabilkan level inventori.

Chase Demand
Demand

Units

Production

Time

Gambar 2. Ilustrasi Chase Strategy (Chase Demand)

- Flexible strategy
Strategi ini merupakan kombinasi antara level strategy dan chase strategy. Misalnya
sebuah perusahaan memiliki kapasitas produksiyang cukup, kemudian utilitas fasilitas
produksi dijadikan acuan dalam penentuan perencanaan agregat. Dalam kasus ini
jumlah pekerja bersifat tetap, namun jam kerja setiap pekerja memiliki variabilitas
yang disesuaikan dengan level permintaan produk.
 3.2. Pendekatan untuk Implementasi Strategi
Jika permintaan produk bervariasi selama periode perencanaan, terdapat dua alternatif
pendekatan yang umum yang dapat dilakukan oleh seorang perencana, yaitu:
a. Mengatur Permintaan
Pendekatan ini dilakukan untuk mengatur level permintaan, yaitu jika permintaan lebih kecil
daripada kapasitas atau sebaliknya. Pendekatan ini dapat dilakukan dengan mengatur
beberapa faktor, yaitu:
- Strategi harga
- Promosi
- Reservasi dan backlog
b. Mengatur kapasitas
Dilakukan penyeimbangan sumberdaya yang dibutuhkan dengan mengubah beberapa factor
yang mempengaruhi kapasitas produksi, yaitu:
- Pengangkatan dan pemberhentian tenaga kerja
- Overtime ( kerja lembur)
- Tenaga kerja paruh waktu
- Inventori
- Subkontrak
- Pengaturan level kapasitas mesin
Pendekatan tersebut dapat dipilih berdasarkan dua strategi, yaitu:
a. Strategi Murni
Strategi murni adalah strategi dengan melakukan perubahan pada salah satu dari beberapa
faktor yang mempengaruhi kapasitas produksi maupun perminaan, seperti:
- Pengangkatan dan pemberhentian tenaga kerja
- Subkontrak
- Reservasi
b. Strategi Campuran
Strategi ini merupakan kombinasi dua atau lebih faktor yang digunakan dalam strategi murni
dengan mempertimbangkan kebijakan perusahaan dan biaya yang ditimbulkan.
 3.3. Metode Perencanaan Agregat
Dalam praktikum ini metode yang digunakan adalah graphical and charting yang
memungkinkan adanya perbandingan secara visual antara kebutuhan permintaan dengan
kapasitas yang tersedia. Terdapat beberapa rumus yang digunakan untuk
mengimplementasikan strategi perencanaan agregat yang akan digunakan, yaitu:
a. Rencana produksi
- Level strategy
Pi = DY/ ∑i
- Chase strategy
Pi = Fi + Oi
Dimana;
Pi = Jumlah produksi pada periode ke i
DY = Jumlah permintaan total
i = Jumlah periode
Fi = Jumlah permintaan hasil peramalan pada periode ke i
Oi = Jumlah pesanan pada periode ke i

b. Penentuan status inventori

EIi = BIi+Pi-Di, BIi = EIi-1
Dimana;
EIi = inventori akhir pada periode ke i
BIi = inventori awal pada periode ke i
Pi = kuantitas produksi pada periode ke i
Di, = permintaan pada periode ke i
Perhitungan biaya inventori
ICi = EIi x C x (k/12)
Dimana:
ICi = biaya inventori pada periode ke i
EIi = inventori akhir pada periode ke i
C = unit cost
k = biaya inventori per tahun

c. Perhitungan biaya hiring atau lay off pekerja

Jika WFi> WFi-1 ,maka CLi = 0 dan CHi = CHL (WFi - WFi-1)
Jika WFi< WFi-1 ,maka CLi = CLL (WFi-1 - WFi) dan CHi = 0
Dimana:
WFi = jumlah pekerja pada periode ke i
CLi = biaya layoff pada periode ke i
CHi = biaya hiring pada periode ke i
CHL = biaya hiring per pekerja
CLL = biaya layoff per pekerja

d. Perhitungan biaya overtime pekerja

Jika Pi< CP, maka COTi = 0
Jika Pi> CP maka dan COTi = COTU (Pi - CP)
Dimana;
Pi = Jumlah produksi pada periode ke i
CP = Kapasitas produksi maksimal perusahaan
COTi = biaya overtime pada periode ke i
COTU = biaya overtime per unit

4. Menentukan perencanaan agregat

Pada tahap ini dilakukan perbandingan hasil dari beberapa strategi perencanaan yang telah
dilakukan. Analisis didasarkan pada biaya yang ditimbulkan dan dilakukan pemilihan strategi
perencanaan agregat yang mampu meminimalkan biaya total produksi.

5. Memvalidasi rencana agregat terhadap kapasitas produksi tersedia

Membuat profil beban kerja per periode dan kapasitas produksi yang tersedia.
 5. Contoh Studi Kasus
Perusahaan X memproduksi tiga jenis produk yang serupa. Pada tahun 2013, perusahaan ini
telah memiliki data permintaan produk berdasarkan hasil peramalan permintaan dan data
biaya terkait dengan produksi untuk periode Januari – Desember 2013. Periode yang akan
direncanakan dalam kasus ini hanya selama 6 periode (Januari – Desember 2013) dengan
data seperti terlihat pada Tabel 2 dan 3.
Tabel 2. Data Biaya Produksi 2013

Bahan baku $5/unit

Holding costs $1/unit per bln
Biaya stockout $1,25/unit per bln
Hiring and training cost $200/pekerja
Layoff costs (firing) $250/pekerja
Waktu produksi 0,15 jam/unit
Biaya pekerja $8/jam
Inventori awal 250 jam
Waktu produktif/ pekerja/ 7,25 jam
hari
Jam kerja yang dibayar/ 8
pekerja
Jumlah pekerja 6 orang
Biaya lembur (overtime) $ 10/ jam/ pekerja

Tabel 3. Permintaan Total Produk Perusahaan 2013

Permintaan Jan Feb Mar Apr Mei Jun

(unit) 4500 5500 7000 10000 8000 6000

Dari Tabel 2 dan 3, dapat dilakukan estimasi kebutuhan produksi selama satu periode (6
bulan) seperti terlihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Data Kebutuhan Produksi 2013

Jan Feb Mar Apr Mei Jun

Jml hari 22 19 21 21 22 20
jam/pekerja/bln 159,5 137,75 152,25 152,25 159,5 145
Unit/ pekerja 1063.33 918.33 1015 1015 1063.33 966.67
$/pekerja $1,408 1,216 1,344 1,344 1,408 1,280
- Jumlah jam per pekerja per bulan pada bulan Januari adalah:
7, 25 jam x 22 hari = 159,5 jam /pekerja

- Jumlah produk yang diproduksi per pekerja per bulan Januari adalah:
159,5 jam/ pekerja : 0,15 jam per unit = 1063, 33 unit/pekerja

- Jumlah biaya tenaga kerja langsung per pekerja per bulan Januari adalah:
22 hari x 8 jam x $ 8 = $1. 408

Selanjutnya dalam kasus ini dilakukan perencanaan agregat dengan menggunakan 3 alternatif
strategi, yaitu:

a. Chase Strategy (CS)

- Menghitung Net. req., yaitu: 4500 unit- 250 unit = 4250 unit yang akan di produksi
pada bulan Januari.
- Menghitung jumlah pekerja yang dibutuhkan, yaitu: 4250/ 1.063, 33 = 3.997,
perusahaan memiliki 7 orang pekerja, namun untuk produksi bulan Januari,
perusahaan hanya membutuhkan 4 orang pekerja sehingga jumlah pekerja yang di
PHK sebesar 3 orang seperti terlihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Perhitungan Kebutuhan Pekerja pada Bulan Januari 2013 (CS)

Jan
Jml hari 22
Jam/ pekerja/ bln 159.5
unit/ pekerja 1,063.33
$/pekerja $1,408
Jan
Permintaan 4,500
Inv. awal 250
Net req. 4,250
Kbthn pekerja 3.997
Hired 0
Fired 3
Pekerja 4
Inv. akhir 0

- Menghitung kebutuhan pekerja untuk lima bulan berikutnya dengan hasil seperti
dalam Tabel 6.

Tabel 6. Perhitungan Kebutuhan Pekerja pada Periode Januari-Juni 2013 (CS)

Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun

Jml hari 22 19 21 21 22 20
Jam/ pekerja/ bln 159.5 137.75 152.25 152.25 159.5 145
unit/ pekerja 1,063 918 1,015 1,015 1,063 967
$/pekerja $1,408 1,216 1,344 1,344 1,408 1,280
Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Permintaan 4,500 5,500 7,000 10,000 8,000 6,000
Inv. awal 250
Net req. 4,250 5,500 7,000 10,000 8,000 6,000
Kbthn pekerja 3.997 5.989 6.897 9.852 7.524 6.207
Hired 1 1 3
Fired 2 2 1
Pekerja 4 6 7 10 8 7
Inv. akhir 0 0 0 0 0 0
 - Menghitung total biaya yang terjadi selama periode Januari-Juni seperti terlihat pada
Tabel 7.

Tabel 7. Perhitungan Total Biaya Produksi Periode Januari-Juni 2013 (CS)

Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun

Jml hari 22 19 21 21 22 20
Jam/ pekerja/ bln 159.5 137.75 152.25 152.25 159.5 145
unit/ pekerja 1063.33 918.33 1015 1015 1063.33 966.67
$/pekerja $1,408 1,216 1,344 1,344 1,408 1,280
Permintaan 4,500 5,500 7,000 10,000 8,000 6,000
Inv. awal 250
Net req. 4,250 5,500 7,000 10,000 8,000 6,000
Kbthn pekerja 3.997 5.989 6.897 9.852 7.524 6.207
Hired 2 1 3
Fired 2 2 1
Pekerja 4 6 7 10 8 7
Inv. akhir 0 0 0 0 0 0
Biaya Jan Feb Mar Apr Mei Jun Costs
Bhn baku ($) 21250 27500 35000 50000 40000 30000 203,750.00
Pekerja ($) 5,627.59 7,282.76 9,268.97 13,241.38 10,593.10 7,944.83 53,958.62
Hiring cost ($) 400.00 200.00 600.00 1,200.00
Firing cost ($) 500.00 500.00 250.00 1,500.00
$259,908.62

- Dengan menggunakan chase strategy, biaya total produksi selama periode Januari-
Juni adalah sebesar $259. 908, 62.
- Plotting data produksi dan kapasitas produksi yang tersedia
unit
 b. Level Strategy
- Menghitung Net. req., yaitu: 4500 unit- 250 unit = 4250 unit pada bulan Januari.
Karena strategi yang digunakan adalah workforce level strategy, maka jumlah epkerja
bersifat tetap yaitu sebanyak 6 orang, sehingga jumlah produksinya sebesar 1063,33
unit/ bulan x 6 orang = 6.380 unit.
- Menghitung inventori akhir yaitu: 6.380 unit – 4.250 unit = 2.130 unit seperti terlihat
pada Tabel 8.
Tabel 8. Perhitungan Produksi pada Bulan Januari 2013 (LS)

Bulan Jan
Permintaan 4,500
Inv. Awal 250
Net req. 4,250
Pekerja 6
Produksi 6,380
Inv. Akhir 2,130
Surplus 2,130
Shortage

- Menghitung jumlah produksi untuk lima bulan berikutnya dengan hasil seperti dalam
Tabel 9.
Tabel 9. Perhitungan Produksi pada Periode Januari – Juni 2013 (LS)
Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Permintaan 4,500 5,500 7,000 10,000 8,000 6,000
Inv. Awal 2,130 2,140 1,230 -2,680 -1,300
Net req. 4,250 3,370 4,860 8,770 10,680 7,300
Pekerja 6 6 6 6 6 6
Produksi 6,380 5,510 6,090 6,090 6,380 5,800
Inv. Akhir 2,130 2,140 1,230 -2,680 -1,300 -1,500
Surplus 2,130 2,140 1,230
Shortage 2,680 1,300 1,500
- Menghitung total biaya yang terjadi selama periode Januari-Juni seperti terlihat pada
Tabel 10.
Tabel 10. Perhitungan Total Biaya Produksi Periode Januari-Juni 2013 (LS)
Permintaan 4.500 5.500 7.000 10.000 8.000 6.000
Inv. Awal 250 2.130 10 -910 -3.910 -1.620
Net req. 4.250 3.370 4.860 8.770 10.680 7.300
Pekerja 6 6 6 6 6 6
Produksi 6.380 5.510 6.090 6.090 6.380 5.800
Inv. Akhir 2.130 2.140 1.230 -2.680 -1.300 -1.500
Surplus 2.130 2.140 1.230
Shortage 2.680 1.300 1.500
Biaya Jan Feb Mar Apr Mei Jun Costs
Pekerja ($) 8448 7296 8064 8064 8448 7680 48000
Bahan baku ($) 31.900 27.550 30.450 30.450 31.900 29.000 181.250,00
Holding cost ($) 2.130 2.140 1.230 5.500,00
Stockout cost ($) 3.350 1.625 1.875 6.850,00
$241.600,00

- Dengan menggunakan level strategy, biaya total produksi selama periode Januari-
Juni adalah sebesar $241. 600, 00.
- Plotting data produksi dan kapasitas produksi yang tersedia

c. workforce level and overtime strategy

- Langkah yang diambil serupa dengan workforce strategy, ketika kapasitas perusahaan
tidak mencukupi untuk periode tertentu maka dilakukan overtime pada periode
tersebut.
- Menghitung Net. req., yaitu: 10,000 unit- 1,230 unit = 8,770 unit pada bulan April.
Karena strategi dasar yang digunakan adalah workforce level strategy, maka jumlah
 pekerja bersifat tetap yaitu sebanyak 6 orang, sehingga jumlah produksinya sebesar
1,015 unit/ bulan x 6 orang = 6,090 unit.
- Menghitung inventori akhir yaitu: 6,090 unit – 8,770 unit = -2,680 unit seperti terlihat
pada Tabel 11.
Tabel 11. Perhitungan Produksi pada Bulan April 2013 (WLS&OS)
Bulan Apr
Permintaan 10,000
Inv. Awal 1,230
Net req. 8,770
Pekerja 6
Produksi 6,090
Inv. Akhir -2,680
Surplus 0
Produksi lembur 2,680
- Kekurangan produk yang diproduksi pada bulan April sebesar 2,680 unit, kekurangan
ini akan dipenuhi dengan melakukan kerja lembur (overtime).
- Jumlah jam lembur produktif per pekerja per bulan pada bulan April adalah:
(2,680 unit x 0,15 jam/ unit) / 21 hari / 6 pekerja = 3.19 jam/ pekerja/ bulan
- Jumlah biaya lembur tenaga kerja langsung per pekerja per bulan April adalah:
21 hari x 3.19 jam x $ 10 = $669.9
- Menghitung jumlah produksi untuk lima bulan berikutnya dengan hasil seperti dalam
Tabel 12.
Tabel 12. Perhitungan Produksi pada Periode Januari – Juni 2013 (WLS&OS)

Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun

Permintaan 4,500 5,500 7,000 10,000 8,000 6,000
Inv. Awal 2,130 2,140 1,230 -2,680 -1,300
Net req. 4,250 3,370 4,860 8,770 10,680 7,300
Pekerja 6 6 6 6 6 6
Produksi 6,380 5,510 6,090 6,090 6,380 5,800
Kekurangan produksi 0 0 0 -2,680 -1,300 -1,500
Surplus 2,130 2,140 1,230
Produksi lembur 2,680 1,300 1,500
Jam lembur/ pekerja 3.19 1.48 1.88
 - Menghitung total biaya yang terjadi selama periode Januari-Juni seperti terlihat pada
Tabel 13.
Tabel 13. Perhitungan Total Biaya Produksi Periode Januari-Juni 2013 (WLS&OS)
Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Permintaan 4,500 5,500 7,000 10,000 8,000 6,000
Inv. Awal 250 2,130 10 1,230 0 0
Net req. 4,250 3,370 4,860 8,770 10,680 7,300
Pekerja 6 6 6 6 6 6
Produksi 6,380 5,510 6,090 6,090 6,380 5,800
Kekurangan produksi 0 0 0 -2,680 -1,300 -1,500
Surplus 2,130 2,140 1,230
Produksi lembur 2,680 1,300 1,500
Jam lembur/ pekerja 3.19 1.48 1.88
Biaya Jan Feb Mar Apr Mei Jun Costs
Pekerja ($) 8448 7296 8064 8064 8448 7680 48000
Bahan baku ($) 31,900 27,550 30,450 50000 40000 30000 209,900.00
Holding cost ($) 2,130 2,140 1,230 5,500.00
Biaya Lembur ($) 402 195 226 822.90
$264,222.90

- Dengan menggunakan workforcelevel and overtime strategy, biaya total produksi

selama periode Januari-Juni adalah sebesar $264. 222, 90.
- Plotting data produksi dan kapasitas produksi yang tersedia:

d. Pemilihan Strategi Produksi

Berdasarkan perhitungan setiap strategi produksi yang dikembangkan, didapatkan bahwa
dengan menggunakanlevel strategy akan memberkan total biaya produksi selama periode
Januari-Juni adalah sebesar $241. 600, 00. Biaya tersebut merupakan biaya terkecil jika
dibandingkan dengan strategi yang lain. Oleh karena itu, perencanaan agregat yang terpilih
adalah dengan menggunakan level strategy.

6. Alat dan Bahan

1. Data ramalan permintaan produk selama 1 tahun pertama hasil praktikum forecasting
yang kemudian dipecah dalam 12 bulan berdasarkan aturan proporsi yang telah
diberikan.
2. Data sumber daya yang tersedia
3. Data kebijakan perusahaan terkait dengan produksi
4. Data berbagai biaya produksi
5. Microsoft Excel.
7. Prosedur Pelaksanaan Praktikum
1. Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Produksi
2. Mengumpulkan Data
3. Membuat Rencana produksi
4. Menentukan status inventori
5. Perhitungan biaya produksi
6. Menentukan rencana produksi yang meminimalkan biaya total produksi
7. Validasi rencana produksi terhadap kapasitas (perencanaan kapasitas)

8. Tugas Praktikum
Membuat analisis pemilihan strategi yang disesuaikan dengan kapasitas perusahaan dari
kasus yang telah ditentukan.

9. Lampiran
Data kebijakan perusahaan terkait tenaga kerja:
a. overtime yang dilakukan maksimal 6 hari berturut-turut karena jika lebih dapat
menyebabkan penurunan kualitas kerja.
b. Pengurangan tenaga kerja dibawah 75% dari jumlah normal tiidak diijinkan karena
akan menyebabkan kerugian keahlian pekerja.
c. Perubahan jumlah tenaga kerja lebih dari 4 kali dalam satu tahun tidak diijinkan
karena akan merugikan perusahaan secara administratif