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INTRODUCCION
Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con
trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La
legislación mercantil establece cuales son los libros contables obligatorios para las empresas.
El artículo 33° del Código de Comercio establece que en general todo negocio (sea una persona
natural o jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que
confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor
(Libros Principales) y (ii) los demás libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros
Auxiliares obligatorios).
El artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta dispone que Los perceptores de renta de tercera
categoría cuyos ingresos brutos anuales no superen las 300 UIT deberán llevar como mínimo un
Registro de Ventas, un Registro de Compras y el Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo
con las normas sobre la materia.
Los perceptores de rentas de tercera categoría que generen ingresos brutos anuales desde 300
UIT hasta 1700 UIT deberán llevar los libros y registros contables de conformidad con lo que
disponga la SUNAT. Los demás perceptores de rentas de tercera categoría están obligados a
llevar la contabilidad completa de conformidad con lo que disponga la SUNAT”.
De esta manera, los libros contables que deberán ser llevados por las empresas se determinará
en base a los ingresos brutos, según se detalla seguidamente:
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Empresas con ingresos brutos anuales que no superen las 300 UIT (contabilidad simplificada)
1. Registro de Ventas e Ingresos
2. Registro de Compras
3. Libro Diario de Formato simplificado
Empresas con ingresos brutos anuales desde 300 UIT hasta 500 UIT
1. Registro de Ventas e Ingresos
2. Registro de Compras
3. Libro Diario
4. Libro Mayor
Debe tenerse en cuenta que dependiendo del tipo de actividad que realiza la empresa, también
podría estar obligada a llevar alguno de los siguientes libros o registros contables:
Registro de activos fijos
Libro de retenciones
Registro de Costos
Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
Registro de Inventario Permanente Valorizado
Registro de bienes entregados y recibidos en consignación
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
1. ASPECTO GENERAL
Las transacciones mercantiles son la base fundamental del proceso contable el cual
consiste en identificar el libro correspondiente, registrar los valores a fin de ser
utilizados por la administración para determinar:
Por ello cada negocio aplica ciertos sistemas de registro ya sea mecanizado o
electrónico, siendo el primero el que tiende a desaparecer por ser el menos indicado
para una información rápida y veraz. Sin embargo, para el inicio en el estudio de la
contabilidad es necesario instruirse aplicando el sistema de contabilidad de partida
doble basado en el registro manual por su facilidad para el aprendizaje, lo que permite
que el estudiante conozca el proceso contable y su aplicación en los sistemas
mecanizada o electrónica.
2. CONCEPTO
La contabilidad cuenta con unos instrumentos materiales en los que se recogen las
operaciones que se efectúan diariamente en un negocio y que afectan a su propio
patrimonio. Estos instrumentos son los Libros de Contabilidad. Existen varias
definiciones al respecto, sin embargo daremos una que consideramos la más acertada.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Para sintetizar lo antes indicado podemos afirmar que los Libros de Contabilidad son
libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada,
las diversas operaciones mercantiles que realiza la empresa, a fin de conocer la situación
económica financiera de la misma, en un determinado periodo de tiempo.
3. MARCO NORMATIVO
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Al comenzar el invento de la escritura, peso, medidas, monedas, etc. se pasa del remoto
arte del señalamiento simbólico de los intercambios a un sistema formal de anotaciones
numéricas. De esta forma se dio el primer paso para el nacimiento de la contabilidad.
Posteriormente el crecimiento de las sociedades humanas y el progresivo intercambio
comercial entre estas, hizo mas necesaria la labor del registro. De esta forma la
contabilidad nace como respuesta a la necesidad de registrar e informar las operaciones
económicas. Es decir que la contabilidad no solo registra de un modo ordenado todas
las transacciones que tienen lugar en un negocio, si no que estas le sirven para informar
como funciona el negocio y que medidas tomar.
Hoy en día dichas transacciones ¿Dónde se reflejan? en los libros contables, los cuales
tienen como objetivo proporcionar:
Los Libros de Contabilidad son de suma importancia para la vida económica del país.
Desde el punto de vista jurídico permite registrar las operaciones mercantiles
empleando reglas o disposiciones establecidas: en lo económico en base a los datos que
nos proporcionan se podrán realizar proyecciones de acuerdo a una toma de decisiones
coherente; en lo funcional nos conduce a la realización de una buena administración. Su
importancia radica:
I. Para la empresa:
a. Faculta el registro y control de los valores que ingresan y salen de la
empresa.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
El art. 33 del Código de Comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad
estableciendo los libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
a. Clasificación Legal
Libros y Libros y Registros Libro de inventarios y Balances.
Registros Principales Libro Diario.
Contables Libro Mayor.
Balance de Comprobación.
Libros Auxiliares Registro de Ventas e Ingresos.
Obligatorios Registro de Compras.
Libro Caja y Bancos.
Registro de Control de Inventario.
Registro del Activo Fijo.
Registro de Retenciones.
Registro de Percepciones.
Registro de Consignaciones.
Registro de Costos. etc.
Libros Auxiliares Libro de Letras por Pagar.
Voluntarios Libro de Letras por Cobrar.
Libro Bancos.
Libro Caja Chica.
Libro de Exportaciones.
Libro de Importaciones. etc.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
b. Clasificación Tributaria
R.S. N° 234-2006-SUNAT
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
De los libros antes mencionados algunos de ellos podemos decir que son
considerados como principales:
Asi mismo los contribuyentes podrán optar por llevar otros libros y registros
distintos a los señalados anteriormente según las necesidades de la empresa,
previamente se dará a conocer a la SUNAT sobre tal determinación.
Toda persona que desee iniciarse en un negocio sea cual fuere su actividad deberá
obtener el Registro Único del Contribuyente (RUC) emitido por la SUNAT cuyo registro
informático contiene los datos de identificación de las actividades económicas del
contribuyente. El TRUC es de uso exclusivo y obligatorio para su titular en toda
declaración o tramite que realice el contribuyente; consta de 11 dígitos.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
tributos administrados y/o recaudados por la SUNAT”. Deberán inscribirse durante los
30 días calendarios anteriores a la fecha de inicio de sus actividades.
Hoy en día las empresas están íntimamente ligadas a los sistemas de registro e
información contable a fin de ser mas eficientes mediante un mejor control sobre sus
operaciones ¿y que es el sistema de información contable? Es un conjunto de métodos
y procedimientos que se emplea para recabar, clasificar y presentar la información
financiera de una empresa a fin de tomar decisiones en lo posterior. Toda la información
contable la podemos recabar a través de los diferentes sistemas de registro que se
utilizan como puede ser manual, computarizado o electrónico.
Todo negocio a fin de registrar sus operaciones comerciales deben elegir el sistema de
contabilidad a adaptarse en la empresa a través del cual se anotaran los registros o libros
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
tributarios. Una vez elegido el sistema de contabilidad no podrá ser variado en el curso
del ejercicio hasta el ejercicio siguiente:
a. Sistema Computarizado
Como su nombre lo indica, el registro de datos y obtención de la información lo
realizamos a través de una computadora cuyas instrucciones que utiliza se
derivan de un programa llamado software, el cual consiste en una serie de
programas que hace que la computadora realice el trabajo deseado “el software
de contabilidad acepta, edita y almacena datos de operaciones y genera los
informes que utilizan los administradores para manejar el negocio”.
b. Sistema Electrónico
A través de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT de fecha 31
de diciembre de 2009 se establecido como tercera opción el llevado de libros y
registro vinculados a asuntos tributarios de una forma electrónica cuya
información también esta ligada a un programa de software el cual debe ser
proporcionado por la SUNAT bajo los siguientes procedimientos:
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Todo contribuyente tiene como objetivo formar o crear una empresa para obtener lucro
cuya rentabilidad está sujeta a impuestos por lo que debe elegir opciones de tipo
tributario, es decir asumir su obligatoriedad en base a los regímenes elegidos, ya sea el
Régimen General, Especial o Único Simplificado fijándose para cada uno de ellos los
libros a llevar.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
La Unidad Impositiva Tributaria (UIT) es un valor de referencia que puede ser utilizado
en las normas tributarias para determinar las bases imponibles, deducciones, límites de
afectación y demás aspectos de los tributos que consideren convenientes las personas
interesadas, cada año se le asigna un determinado valor.
Cabe mencionar que los ingresos brutos anuales se refieren al ejercicio gravable anterior
y la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) al presente. Pero si una empresa inicia sus
actividades en el año 2013 por ejemplo, deberá considerar sus Ingresos Brutos y la UIT
correspondientes al mismo año 2013.
Para efectos del Inciso A del tercer párrafo del art. 65 de la Ley del Impuesto a la Renta,
los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes:
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
d. Libro Mayor
e. Registro de Compras
f. Registro de Ventas e Ingresos
Asimismo a los anteriores se agregan los siguientes libros y registros que también
integran la contabilidad completa siempre que el deudor tributario se encuentre
obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta.
a. Libro de Retenciones
b. Registro de Activos Fijos
c. Registro de Costos
d. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
e. Registro de Inventario Permanente Valorizado
De igual forma por disposición legal del D.L. 234-2006/SUNAT estos libros y registros
tributarios van acompañados de ciertos formatos los cuales contienen una información
mínima que deben ser llevados de una manera obligatoria a partir del 01 de enero del
2009. Los libros y registros que conforman la contabilidad completa podemos
clasificarlos en dos grupos.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
exige tomar en cuenta el rayado o diseño propuesto para cada formato, sin embargo el
contribuyente podrá incluir o eliminar columnas si es que algún formato así lo requiere
tomando en cuenta la información mínima que los organismos competentes solicitan.
Según el aspecto tributario una de las obligaciones más importantes es la de llevar libros
de contabilidad manteniéndolos actualizados de acuerdo a los plazos establecidos
previa legalización de los mismos.
Los libros contables nos presentan todos los datos mercantiles relacionados con las
operaciones del contribuyente permitiendo conocer entre lo que declara y lo que
registra. Los libros contables varían según el tipo de contribuyente, referente a la venta
que genera y los ingresos que percibe.
Los documentos que debe emitir son las facturas, boletas de venta, tickets, cinta
de máquinas registradoras, liquidaciones de compra, guías de remisión, notas
de crédito y débito.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Los regímenes tributarios antes señalados permiten una mejor acción por parte
del estado, teniendo a los registros contables como su mejor aliado.
De acuerdo al artículo 87| del Código Tributario, los deudores tributarios están
obligados a facilitar las labores de fiscalización y determinación que realice la
Administración Tributaria y en especial deberán:
a. Llevar los libros de contabilidad u otros registros exigidos por las leyes y
reglamentos. Dichos registros contables deben ser registrados en castellano y
expresados en moneda nacional.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
La legalización consiste en una constancia puesta en la primera hoja del libro o primera
hoja suelta con indicación del número de folios de que consta y si esta llevada en forma
simple o doble: sello y firma del Notario Público o Juez de Paz Letrado.
No existe un plazo determinado para efectuar para efectuar la legalización pero se debe
tomar en cuenta el plazo máximo establecido para el momento de su registro, ya que
deben ser legalizados antes de su uso.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
En si es el acto por el cual el notario público u otro procede a aperturar los libros y
registros a efectos que los mismos tengan la validez que las leyes requieran.
Los Notarios o Jueces que legalizan los libros de contabilidad colocaran una constancia
en la primera hoja de los mismos con la siguiente información:
Foliación:
Una vez registrada la legalización del libro contable en la primera página se
procede a la foliación en cada página sea esta manual o computarizada.
Todos los libros llevaran sello notarial. Es importante aclarar que los libros
contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando utilicen hojas
sueltas, continuas o computarizadas.
Por ende el folio es la numeración correlativa de cada una de las páginas de los
libros de contabilidad. Existen dos clases de foliación:
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
e. En los casos antes vistos ya sean que superen o no las 20 hojas sueltas o
continuas, se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la
anulación se realizara tachándolas o inutilizándolas de manera visible.
f. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una
misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de
operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
g. De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como primera
página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro
al que corresponde.
18. FORMAS EN QUE DEBEN SER LLEVADOS LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES Y SU
RELACION CON EL PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL PCGE
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Todo libro contable debe tener un orden a fin de que estos sean mas asequibles a su
análisis e interpretación, por ello es importante tomar en cuenta algunas reglas, por lo
que se prohíbe:
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Una vez que la empresa cambie de Razón Social se comunicara a la SUNAT en un plazo
de 5 días después de producido los hechos a fin de proceder a realizar lo siguiente:
Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción, por siniestro
asalto y otros, de los libros, registros y otros documentos susceptibles de generar
obligaciones tributarias deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de
15 días hábiles establecidos en el código tributario.
La citada comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos
perdidos o destruidos. Adicionalmente se indicara la fecha en que fueron legalizados,
número de legalización o el número del juzgado donde se realizó la misma, si fuera el
caso.
La SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la
pérdida o anteriormente. De verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el
deudor tributario, la SUNAT podrá utilizar directamente los procedimientos de
determinación sobre la base presunta.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE
ADQUISICIONES - ARTÍCULO 8° Desde el primer día hábil del mes siguiente
Diez (10) días
RESOLUCIÓN DE a aquél en que se recepcione el
hábiles
SUPERINTENDENCIA N° 022- comprobante de pago respectivo.
98/SUNAT
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE
ADQUISICIONES - INCISO A)
Desde el primer día hábil del mes siguiente
PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° Diez (10) días
a aquél en que se recepcione el
RESOLUCIÓN DE hábiles
comprobante de pago respectivo.
SUPERINTENDENCIA N° 021-
99/SUNAT
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE
ADQUISICIONES - INCISO A)
Desde el primer día hábil del mes siguiente
PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° Diez (10) días
a aquél en que se recepcione el
RESOLUCIÓN DE hábiles
comprobante de pago respectivo.
SUPERINTENDENCIA N° 142-
2001/SUNAT
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE
ADQUISICIONES - INCISO C)
Desde el primer día hábil del mes siguiente
PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° Diez (10) días
a aquél en que se recepcione el
RESOLUCIÓN DE hábiles
comprobante de pago respectivo.
SUPERINTENDENCIA N° 256-
2004/SUNAT
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE
ADQUISICIONES - INCISO A)
Desde el primer día hábil del mes siguiente
PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° Diez (10) días
a aquél en que se recepcione el
RESOLUCIÓN DE hábiles
comprobante de pago respectivo.
SUPERINTENDENCIA N° 257-
2004/SUNAT
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE
Desde el primer día hábil del mes siguiente
ADQUISICIONES - INCISO C) Diez (10) días
a aquél en que se recepcione el
PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° hábiles
comprobante de pago respectivo.
RESOLUCIÓN DE
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
SUPERINTENDENCIA N° 258-
2004/SUNAT
REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE
ADQUISICIONES - INCISO A)
Desde el primer día hábil del mes siguiente
PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° Diez (10) días
a aquél en que se recepcione el
RESOLUCIÓN DE hábiles
comprobante de pago respectivo.
SUPERINTENDENCIA N° 259-
2004/SUNAT
Una de las obligaciones formales más importantes es contar y llevar libros y registros
contables dentro de los plazos de atraso máximos, así como mantenerlos actualizados.
El registro oportuno, ordenado y completo de tus operaciones en los libros o registros
contables te permitirá conocer la situación económica y financiera de tu actividad
empresarial en el momento que lo necesites, también evitarás incurrir en infracciones
tributarias vinculadas al llevado de libros o registros contables. No obstante de suceder,
es importante que tengas presente que existe un Régimen de Gradualidad sobre
sanciones al llevado de libros o registros contables a través del cual la sanción de multa
se podría asumir en montos menores, dependiendo de la oportunidad en que
regularices la infracción.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Los tipos de libros o registros contables que estarás obligado a llevar dependerá del
Régimen Tributario en el que te encuentres, sea como Persona Natural con Negocio o
en el que se encuentre la Persona Jurídica (empresa) que hayas formado. Inclusive
dependerá del volumen de los ingresos anuales que estimes obtener por el desarrollo
de tu actividad empresarial.
La SUNAT ha implementado el llevado de libros en forma electrónica, generando
beneficios a tu negocio por ahorro de costos de legalización, impresión y almacenaje de
los libros y registros, así como un importante efecto ecológico al reducir el uso de
árboles y agua, al no usar papel.
Si desarrollas tu actividad empresarial como persona individual o como persona jurídica
(empresa) en:
Nuevo Régimen Único No habrá obligación de llevar libros ni registros contables. Solo
Simplificado - NRUS debes conservar los comprobantes de pago que se hubieran emitido
y aquellos que sustenten las adquisiciones realizadas, en orden
cronológico.
Régimen Especial de Los únicos libros contables a que estarás obligado a llevar son:
Renta - RER Registro de Compras y Registro de Ventas.
Régimen MYPE Los contribuyentes del RMT deberán llevar los siguientes libros y
Tributario registros contables:
Límite de Ingresos Libros Obligados a llevar
Hasta 300 UIT de ingresos Registro de Ventas.
netos. Registro de Compras.
Libro Diario de Formato
Simplificado.
Con ingresos netos anuales Registro de Ventas e Ingresos.
superiores a 300 hasta 500 Registro de Compras.
ingresos brutos. Libro Mayor.
Libro Diario.
De 500 ingresos Brutos a 1700 Registro de Ventas.
Ingresos Netos. Registro de Compras.
Libro Mayor.
Libro Diario.
Libro de Inventarios y Balances.
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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES
Régimen General - RG Los libros contables que estarás obligado a llevar dependerán del
volumen de ingresos anuales:
Volumen de Ingresos Anuales Libros y Registros obligados a
llevar
Hasta 300 UIT Registro de Compras.
Registro de Ventas.
Libro Diario de Formato
Simplificado.
Más de 300 UIT hasta 500 UIT. Registro de Compras.
Registro de Ventas.
Libro Diario.
Libro Mayor.
Más de 500 UIT hasta 1700 UIT. Registro de Compras.
Registro de Ventas.
Libro Diario.
Libro Mayor.
Libro de Inventarios y Balances.
Más de 1700 UIT. Contabilidad Completa, que
comprende todos los libros
indicados en el rango y los que
corresponde de acuerdo a su
actividad.
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