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3.2.8 Presupuesto de Compras

La función de compras es “el conjunto de actividades que desarrolla una entidad para
adquirir los bienes y servicios necesarios, para la realización de sus objetivos” (11:76).

La necesidad de programar la adquisición de materia prima, está en función de los

volúmenes de producción de cereal que se hayan planificado, y relacionados con las
necesidades de existencia que requiera la demanda establecida. La conjugación de
estos factores permitirá conocer la cantidad exacta de materia prima con la que se debe
contar para cada período presupuestado, por lo que es imprescindible que el
Departamento de Compras cuente anticipadamente con ésta información para buscar la
alternativa más favorable para sus adquisiciones de materia prima.

Sus principales objetivos son:

 Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias

primas, materiales, artículos de consumo e inventarios para satisfacer las
necesidades de producción de cereal.

 Obtener precios de adquisición adecuados, lo cual incluiría el máximo

aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre
volumen.

 Determinar el momento oportuno para realizar la adquisición, sin caer en

compras excesivas que conlleven un alto costo de almacenamiento y la falta de
capitalización o liquidez

Para su elaboración se requiere que exista completa coordinación con el departamento

de producción, además exige detalle de cada una de las materias primas y materiales
que estén incluidos en el mismo, así como los períodos de compra.

El primer paso para formularlo será conocer el inventario de materias primas y demás
materiales al inicio del periodo a presupuestar, y para ello, se deberá investigar y definir
si dentro de este inventario existen artículos dañados, obsoletos, o de lento movimiento,
que deban dejarse fuera de consideración.
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Posteriormente se investigan los proveedores actuales y potenciales, debiendo

seleccionar y determinar con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar;
esto con el fin de obtener cotizaciones, definir condiciones de pago, plazos de entrega,
descuentos, bonificaciones, etc., determinando además, si se pueden o deben firmarse
contratos para tener garantizados precios, fechas y condiciones, o si deben suscribirse
pedidos anuales abiertos. Basados en ésta información se procederá a determinar la
anticipación ideal del presupuesto de compras en relación al de producción.

Finalmente se determinará el inventario final deseado, es decir, las existencias con las
que se arrancará la producción en el próximo período, luego de considerar las metas de
producción y ventas.

Desde el punto de vista de la responsabilidad sobre el presupuesto de compras,

lógicamente debe recaer en el ejecutivo de mayor jerarquía en esta área de operación
de la entidad.

El presupuesto de compras debe ser una de las fuentes básicas para la formulación del
programa de pagos a proveedores dentro del presupuesto de caja.

3.2.9 Presupuesto de Inventarios

La NIC 2, define que los inventarios son activos:
a) “Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación;
b) En proceso de producción de cara a esa venta; o
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción o en el suministro de servicios.”

Los inventarios abarcan generalmente las materias primas, material de empaque,

abastecimientos, productos en procesos y artículos terminados. Generalmente
representan uno de los rubros más importantes del activo de las empresas de cereales,
siendo de importancia fundamental para la determinación de su costo y
consecuentemente los resultados del ejercicio.
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El presupuesto de Inventarios tiene como fin primordial estimar las cantidades óptimas
de existencias de producto terminado para cubrir las ventas estimadas, así como
establecer niveles adecuados del inventario de materia prima, que permita cumplir con
los compromisos de producción, sin incurrir en una inversión excesiva con altos costos
de adquisición y almacenamiento.

La administración de inventarios de productos terminados, productos en proceso e

insumos, requiere una atención especial por parte de la gerencia, debido a los costos
correspondientes a su tenencia, teniendo en cuenta que en muchas organizaciones
estos representan gran parte de la inversión, y entendiendo que en economías
inflacionarias –como la de Guatemala– los stocks altos propician la inmovilización de
capitales que progresivamente pierden poder adquisitivo. En consecuencia, “las
políticas de inventarios junto con los pronósticos de ventas determinan los programas
de producción” (02:158).

Los inventarios representan un margen de seguridad entre las cantidades de materiales

a consumir y el volumen a comprar, y deben establecerse según el comportamiento de
los negocios (constante o cambiante), considerando los efectos sobre los costos
causados por la adquisición y mantenimiento de existencias, y por los siguientes
factores:

a. Capacidad de almacenamiento
Debe guardarse una relación entre el espacio físico de almacenamiento y el
volumen de inventarios requerido para satisfacer la producción, sin caer en la
trampa de distracción de compras a precios bajos que, al provocar un
abastecimiento no planificado, puede originar el pago de rentas por concepto de
alquiler de bodegas, cuyo costo es proporcionalmente mayor que la ventaja
competitiva temporal de los precios reducidos o falsas economías a escala.

b. Capacidad de producción
Se da necesariamente un factor de correlación entre los insumos y materiales
requeridos para la fabricación y la capacidad de producción, cuantificada en
función de la demanda de cereales por el mercado de consumidores.