COMPUTACIÓN E

INFORMÁTICA III
[Guía del Participante]

Técnico Nivel Operativo

Senati virtu@l
 COMPUTACIÓN E INFORMÁTICA III

Guía del Participante

SEGUNDA EDICIÓN

Enero 2011

Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser

reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización del
SENATI.

© Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo

Industrial - SENATI

Panamericana Norte Km 15,200, Independencia – Lima

Perú.

Teléfono: (0051-1) 533-4503

E mail: campusvirtual@senati.edu.pe

Material auto instructivo, destinado a la capacitación del SENATI a nivel

nacional.

Lima, Enero 2011

 E STRUCTURA DEL
M ÓDULO

C OMPUTACIÓN E I NFORMÁTICA
III

ESTRUCTURA DEL MÓDULO

UNIDAD
TEMÁTICA 01: “INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 2007”
• Introducción a Microsoft Excel 2007
• Edición de celdas
• Formato de celdas

“CREACIÓN DE FÓRMULAS”
• Creación de fórmulas
• Crear, definir y aplicar referencias a celdas

UNIDAD
TEMÁTICA 02: “FUNCIONES – GRÁFICOS ESTADÍSTICOS”

• Aplicar funciones matemáticas y estadísticas

• Aplicar funciones lógicas

“GRÁFICOS E IMPRESIÓN”
• Definir y crear gráficos estadísticos
• Impresión de Hojas de Cálculo
 Í NDICE G ENERAL

Introducción a Microsoft Excel 2007........................................................1

MICROSOFT EXCEL 2007........................................................................................................... 2
¿Qué es Excel?................................................................................................................. 2
INICIAR EXCEL........................................................................................................................... 2
CONCEPTOS GENERALES............................................................................................................ 4
Libro:.................................................................................................................................. 4
Hoja de Cálculo:................................................................................................................. 4
Columnas........................................................................................................................... 5
Filas................................................................................................................................... 7
Celda................................................................................................................................. 8
Rango:............................................................................................................................... 9
DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO...................................................................................................... 10
Botón de Microsoft Office................................................................................................. 11
Barra de herramientas de acceso rápido......................................................................... 11
Barra de Título................................................................................................................. 12
Cinta de Opciones............................................................................................................ 12
Cuadro de nombres......................................................................................................... 12
Barra de fórmulas............................................................................................................. 13
Pestañas de hojas............................................................................................................ 13
Vistas de hoja de cálculo.................................................................................................. 13
Control deslizante Zoom.................................................................................................. 13
Fichas Emergentes............................................................................................................ 1
TRATAMIENTO DE ARCHIVOS........................................................................................... 14
GUARDAR UN LIBRO.................................................................................................................. 14
CERRAR UN LIBRO.................................................................................................................... 16
ABRIR UN LIBRO....................................................................................................................... 16
CREACIÓN DE UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO................................................................................ 16
SALIR DE EXCEL...................................................................................................................... 17

Edición de Celdas..........................................................................................18
TIPOS DE DATOS....................................................................................................................... 19
INSERCIÓN Y SUPRIMIR............................................................................................................. 21
Técnicas para introducir datos......................................................................................... 21
Validar el ingreso de datos............................................................................................... 21
Autorrellenar..................................................................................................................... 22
Rellenar Series................................................................................................................. 23
Autocompletar.................................................................................................................. 24
Insertar Filas.................................................................................................................... 24
Insertar Columnas............................................................................................................ 25
Insertar Celdas................................................................................................................. 26
ELIMINAR................................................................................................................................ 27
Eliminar filas..................................................................................................................... 27
Eliminar Columnas........................................................................................................... 27
Eliminar Celdas................................................................................................................ 28
HERRAMIENTAS EDICIÓN: COPIAR, CORTAR, PEGAR, DESHACER, REHACER..................................... 28
 Copiar.............................................................................................................................. 28
Cortar............................................................................................................................... 28
Pegar............................................................................................................................... 28
Opciones de Pegado........................................................................................................ 29
Múltiples objetos en el portapapeles................................................................................ 30

Creación de Fórmulas..................................................................................31
LOS OPERADORES................................................................................................................... 32
TIPOS DE OPERADORES............................................................................................................ 32
FÓRMULAS.............................................................................................................................. 34
Calcular Porcentajes........................................................................................................ 36
Errores numéricos frecuentes.......................................................................................... 37

Formato de celdas.........................................................................................38
FORMATO A CELDA: ALINEACIÓN, FUENTE, NÚMERO, BORDES Y SOMBREADO................................... 39
Uso de la cinta de opciones para la aplicación de formato.............................................. 39
Aplicar formato de Fuente................................................................................................ 39
Ejemplo del uso de opciones de Formato de Fuente....................................................... 41
Aplicar Bordes, Color de Relleno y Color de Fuente........................................................ 41
Dibujar bordes en Excel................................................................................................... 41
Dibujar cuadrícula de borde............................................................................................. 42
Cambiar el Color y estilo de borde................................................................................... 43
Borrar Bordes................................................................................................................... 44
Uso de la Ficha Fuente.................................................................................................... 44
Ficha Bordes.................................................................................................................... 45
Ficha Relleno................................................................................................................... 46
Aplicar Alineación............................................................................................................. 47
Uso de la Ficha Alineación............................................................................................... 48
Ajuste de texto................................................................................................................. 49
Combinar y centrar celdas............................................................................................... 50
Aplicar Formato de número.............................................................................................. 51
Ejemplos de formatos aplicados...................................................................................... 51
Configuración Regional.................................................................................................... 52
Uso de la Ficha Número................................................................................................... 52

Algoritmo.........................................................................................................54
¿QUÉ ES UN ALGORITMO?........................................................................................................ 55
CARACTERÍSTICAS DE LOS ALGORITMOS...................................................................................... 56
TIPOS DE ALGORITMOS............................................................................................................. 56

Crear, definir y aplicar referencias a celdas........................................59

REFERENCIA RELATIVA.............................................................................................................. 60
REFERENCIA ABSOLUTA............................................................................................................. 60
NOMBRES DE RANGOS.............................................................................................................. 63
Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas................................................................... 63
Crear fórmulas que usen rangos con nombre.................................................................. 63
 Capítulo 1

Introducción a
Microsoft Excel 2007
Objetivos del Capítulo:
• Identificar los elementos que componen el entorno de
trabajo en Microsoft Office Excel 2007.
• Identificar las formas de desplazamiento y manipulación
de la hoja de cálculo.
• Identificar los tipos de información que se ingresa a la
hoja de cálculo.
• Manejar la gestión de archivos.

En este capítulo trataremos:

• ¿Qué es Excel?
• Iniciar Excel
• Conceptos generales:
• Descripción del entorno
• Guardar un libro
• Cerrar un libro
• Abrir un libro
• Creación de un nuevo libro de trabajo
• Salir de Excel

SENATI virtu@l 1
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Microsoft Excel 2007

¿Qué es Excel?
Excel es un software aplicativo de cálculo; en Excel se pueden crear tablas con
aplicaciones que calculen los resultados de forma automática (con el uso de formulas
simples o complejas), diseños con formatos, análisis de datos y gráficos que evalúan
la información ingresada.
Excel es parte del paquete integrado Microsoft Office que combina diferentes tipos de
de software aplicativos para crear documentos (Word), aplicaciones de cálculo
(Excel), bases de datos (Access), presentaciones (PowerPoint).

Iniciar Excel
Menú Inicio
Se puede acceder a través del menú Inicio y la lista de programas de uso frecuente o
mediante el grupo de programas Microsoft Office

SENATI Virtual 2
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Cuadro de ejecutar programas

… otra alternativa rápida es a través del cuadro Ejecutar del menú Inicio:

SENATI Virtual 3
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Conceptos generales
Libro:
El documento que se genera en Excel se denomina libro, Un libro está compuesto por
varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco con una extensión XLS para
versiones anteriores a Excel 2007 y XLSX para Excel 2007. Al momento de ingresar a
Excel o al abrir un nuevo libro aparecerán por defecto 3 hojas de cálculo, la hoja
activa (Hoja 1) se muestra en la parte inferior izquierda en negrita y con fondo blanco.

Hoja de Cálculo:
Es la hoja que usa Excel para presentar y manipular datos. Se muestra a modo de
una hoja con cuadrículas o rejillas donde se pueden realizar cálculos. La hoja de
cálculo está compuesta de celdas organizadas en Columnas y Filas.

SENATI Virtual 4
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Columnas
Una columna es un conjunto de celdas organizadas de forma vertical. Excel asigna a
cada columna una letra para identificarla. Así tenemos columnas reconocidas por
letras desde la A hasta XFD. Existen 16,384 columnas.

Qué hacer….
a. Para señalar una columna mueve el puntero del mouse sobre la letra de la
columna y haz clic con el botón izquierdo.
b. Para activar el menú contextual de las columnas ubica el puntero del mouse
sobre la letra de la columna y haz clic con el botón derecho del mouse. Las
opciones que se presentan se utilizan para el tratamiento de columnas.

SENATI Virtual 5
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

c. Para señalar varias columnas se mantiene pulsado el botón izquierdo del

mouse y se señalan las columnas deseadas.

d. Para señalar columnas discontinuas se pulsa la tecla CONTROL y se señalan

las columnas deseadas.

e. Otras formas de desplazarse por las columnas pueden ser pulsando:

- La tecla Control y la flecha de desplazamiento a la derecha para ir a la
última columna de Excel XFD.
- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento a la derecha para ir a la
última columna de Excel XFD.
- La tecla Control y la flecha de desplazamiento a la izquierda para ir a la
primera columna de Excel A.
- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento a la izquierda para ir a la
primera columna de Excel A.
- La tecla Alt y la tecla Av PAg para desplazarte a la siguiente página de
columnas.
- La tecla Alt y la tecla Re PAg para desplazarte a la página anterior de
columnas.

SENATI Virtual 6
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Filas
Una fila es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se representan por
números. Así, tenemos filas de la 1 a la 1’048,576.

Qué hacer….
a. Para señalar una fila ubica el puntero del mouse en el número de la fila y haz
clic con el botón izquierdo.

b. Para activar el menú contextual de las filas ubicar el puntero del mouse sobre
el número la fila y haz clic con el botón derecho del mouse. Las opciones que
se presentan se utilizan para el tratamiento de filas.

c. Las opciones para señalar varias filas y filas discontinuas son similares a las
de las columnas con el cambio de señalar el(los) numero(s) de filas
deseada(s).
d. Otras formas de desplazarse por las filas pueden ser pulsando:

SENATI Virtual 7
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

- La tecla Control y la flecha de desplazamiento abajo para ir a la última fila de

Excel 1048576.
- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento abajo para ir a la última fila de
Excel 1048576.
- La tecla Control y la flecha de desplazamiento arriba para ir a la primera fila de
Excel 1.
- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento arriba para ir a la primera fila de
Excel 1.
- La tecla Av PAg para desplazarte a la siguiente página de filas.
- La tecla Re PAg para desplazarte a la página anterior de filas.
- La tecla INICIO para ir al inicio de la fila

Celda
Se conoce como la unidad mínima de información de una hoja de cálculo
representada por un contorno remarcado. En cada una de las celdas se pueden
ingresar diferentes tipos de información como: textos, valores, fechas y fórmulas.

La intersección entre una columna y una fila se denomina DIRECCIÓN DE CELDA.

Las celdas son denotadas por la columna y la fila en la que se encuentran, como:
A20, AB340, BZ210.

SENATI Virtual 8
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Para desplazarse por las celdas se pueden hacer de las siguientes formas:
- Utilizando las flechas de desplazamiento para ir a las celdas de arriba, abajo.
Izquierda y derecha.
- Pulsando las techas Shift y la tecla Tab simultáneamente para ir una celda a la
izquierda
- Pulsa la tecla F5 para indicar la dirección de celda donde quieres ir
- Mueve el puntero del mouse sobre la celda donde quieres ir y haz clic
izquierdo para elegir la celda.

Rango:
Conjunto de celdas continuas, como: B3:B10. Se lee desde la celda B3 hasta la celda
B10.

Para señalar un rango se debe ubicar en la celda que marca el inicio al rango y
señalar todas las celdas deseadas manteniendo pulsado el botón izquierdo del
mouse.

SENATI Virtual 9
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Descripción del entorno

A partir de esta versión se utiliza la Interfaz de Usuario Orientada a los Resultados
que ayuda a simplificar enormemente el trabajo en esta aplicación. Ahora se podrá
utilizar por ejemplo la Fichas Orientadas a Tareas con comandos y características
de uso especialmente desarrolladas para cada grupo de actividades. Cada ficha
presenta además una gran cantidad de información descriptiva sobre el uso
apropiado de cada herramienta.

SENATI Virtual 10
 Capítulo I: Introducción a Microsoft Excel

PARTES DEL ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL 2007

1 Botón de Microsoft Office

Se centra principalmente en la administración de archivos; operaciones que
permiten trabajar directamente con los documentos.

2 Barra de herramientas de acceso rápido

Esta barra muestra los comandos de mayor uso. Por defecto muestra
algunos botones pero es fácil agregarle otros. Haz clic en el menú
desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y clic
sobre el comando que desee activar por ejemplo Abrir..

SENATI Virtual 11
 Capítulo I: Introducción a Microsoft Excel

3 Barra de Título
La barra de título nos tendrá informado acerca del nombre del documento
que se está trabajando. Generalmente comparten una misma banda junto
con la barra de acceso rápido.

4 Cinta de Opciones
En la interfaz de usuario de Office, los comandos se encuentra organizados
en grupos llamadas Fichas. Cada ficha muestra una cinta de opciones donde
se encuentran los comandos más importantes que ayudan al desarrollo de
las aplicaciones.

1 Fichas.- Su creación se orienta a trabajar con tareas.

2 Comando.- Realizan una tarea específica.

3 Grupo de opciones.- Separa a la ficha en sub tareas.

4 Indicador de cuadro de diálogo.- Los indicadores de cuadros de diálogo

son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un
Indicador de cuadro de diálogo se abre un cuadro de diálogo o un panel de
tareas relacionado, que proporciona más opciones relacionadas con dicho
grupo.

5 Cuadro de nombres
Permite mostrar la ubicación de la celda activa o el nombre del rango
creado. También permite asignar un nombre a una celda o grupo de celdas

SENATI Virtual 12
 Capítulo I: Introducción a Microsoft Excel

6 Barra de fórmulas
En esta zona se escriben o editan las fórmulas o funciones.

7 Pestañas de hojas
Excel muestra tres hojas de cálculo independientes donde se pueden
desarrollar diferentes aplicaciones.

8 Vistas de hoja de cálculo

Permite utilizar tres formas diferentes de visualizar la hoja de cálculo:
Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.

9 Control deslizante Zoom

Este selector permite controlar fácilmente el control de visualización de la
hoja de cálculo, acercándolo y alejándolo.

10 Fichas Emergentes
En algunas opciones de Excel se activan las denominadas fichas
emergentes con la finalidad de poder activar otras opciones adicionales a la acción
elegida.

Ficha Emergente

SENATI Virtual 13
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

TRATAMIENTO DE ARCHIVOS
Guardar un libro
1. Crear un nuevo Libro
Clic en el Botón de Office , comando.

2. Escribir un texto

3. Guardar el archivo
a. Haz clic en el Botón de Office
b. Luego haga clic en el comando Guardar o
CTRL + G
c. Selecciona la carpeta donde se desea
guardar el archivo, en este caso Mis
documentos.
d. Ahora escribe el nombre del archivo a
guardar: Libro de prueba 01
e. Clic en Guardar

Escriba aquí:
Libro de Prueba

SENATI Virtual 14
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

Se puede guardar con contraseña a un libro para brindar seguridad a los datos
almacenados en él.
Procedimiento:
1. En el cuadro de diálogo Guardar como, haz clic en el botón Herramientas
y en la lista de opciones del menú desglosable elija Opciones generales

2. Se mostrará la ventana Opciones Generales donde podrá ingresar una

contraseña de apertura y otra contraseña para escritura.
La Contraseña de Apertura es aquella que permite que cada vez que quiera abrir el
archivo le solicitará que primero escriba la contraseña respectiva.
La Contraseña de Escritura le permitirá autorizar o no el poder modificar el
contenido del archivo original, la persona que abra el archivo sin indicar la contraseña
de escritura solamente podrá utilizar el archivo en la modalidad Solo Lectura.

3. Una vez escrita la contraseña requerida haz clic en el botón Aceptar.

4. Pedirá ingresar nuevamenete otra vez la contraseña anteriormente para
la modalidad requerida y elegir Aceptat.

SENATI Virtual 15
 Capítulo I: Introducción a Microsoft Excel

Cerrar un libro
Para cerrar un archivo creado o esté abierto se puede realizar cualquiera de las
siguientes acciones:
1. Hacer clic en la opción CERRAR que se muestra tras hacer clic en el
Botón de Office.

2. O también puede utilizar la combinación de teclas CTRL+F4.

3. También puede hacer clic en el botón Cerrar ventana en la Cinta de Opciones.

Como medida de seguridad, Excel le preguntará si desea guardar los cambios que ha
realizado, sólo si no han guardado previamente.
Para cerrar todo el programa (MS Excel 2007) puede hacer clic en el botón Cerrar
ubicada a la derecha de la Barra de Título, también puede pulsar la combinación de
teclas ALT + F4.

Abrir un libro

1. Para abrir un libro haz clic en el Botón de Office

2. Luego clic en el comando Abrir.
3. Abre la carpeta donde esta almacenado el archivo.
4. Doble clic sobre el nombre del archivo que se va abrir.

Creación de un nuevo libro de Trabajo

Se puede crear nuevos libros a través de los siguientes
métodos:
1. Por medio del Botón de Office

SENATI Virtual 16
 Capítulo I: Introducción a Microsoft
Excel

2. Por medio de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido (es necesario

incluir a la lista la opción Nuevo).

3. Utilizando la combinación de teclas CTRL+N

4. Utilizando Plantillas existentes. En este caso

puede hacer uso del Botón de Office y el
botón Nuevo, en la ventana Nuevo Libro se
puede elegir entre Plantillas instaladas en su
PC o iniciar un nuevo libro a partir de otro ya
existente, o también utilizar las plantillas
existentes en Microsoft Office OnLine, para lo
que debe tener conexión a Internet.

Salir de Excel
1. Haga clic en el Botón de Office
2. Luego haga clic en el comando
(Nota: si aún no ha
guardado el documento se preguntará si
desea guardarlo)

SENATI Virtual 17
 Capítulo III: Creación de
formulas

Capítulo 2

Edición de Celdas

Objetivos del Capítulo:

• Diferenciar los tipos de datos que se requieren en Excel.

• Discriminar la estructura de una fórmula y una función.
• Reconocer las herramientas de edición para copiar, cortar
y pegar.
• Conocer técnicas para introducir información, relleno
automático y series.
• Manejar opciones adiciones en el proceso de copiar y
pegar.

En este capítulo trataremos:

• Tipos de datos
• Inserción y Suprimir
• Herramientas edición: Copiar, cortar, pegar, Deshacer,
Rehacer

SENATI Virtual 18
 Capítulo III: Creación de
formulas

Tipos de datos
1. Valores constantes
a. Números.- Para introducir números puede incluir los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % y el símbolo de
moneda indicado en Configuración Regional y de Idioma del Panel de
Control.
• Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir
un número negativo, éste tiene que ir precedido por el signo (-).
• Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como
un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.
• Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa
automáticamente a anotación científica.
• El carácter E ó e es interpretado como notación científica. Por
ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
• Excel asigna formato Moneda al número si se digita el símbolo de
moneda indicado en Configuración regional y así se verá en la
celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
• Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo
considera como símbolo de porcentaje.
• Si se introduce fracciones tales como 1/4, 6/89, se debe escribir
primero un cero y un espacio en blanco para que no se confundan
con números de fecha. Así: y se obtiene 1/8.
b. Fechas.- Para introducir una fecha u hora, sólo se tiene que escribir de la
forma en que se desee que aparezca.
• Las fechas y las horas son en realidad números y por eso
aparecen alineados a la derecha en la celda.
• Si la fecha introducida comprende entre los años 1929 y 2029, sólo
será necesario escribir los dos últimos dígitos del año, sin embargo
para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho
rango, es necesario introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99
2:30 PM 14:30
1/12/99 14:30
c. Texto
• Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y
escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros
caracteres especiales combinados que se puedan reproducir en la
impresora. Una celda puede contener hasta 32,767 caracteres de
texto.

SENATI Virtual 19
 Capítulo III: Creación de
formulas

• Si un texto no cabe en la celda se puede utilizar todas las celdas

adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no
obstante el texto se mostrará sólo en la celda donde se escribió.
• El texto aparece por defecto alineado a la izquierda en la celda.

d. Lógico
• Incluye los valores: VERDADERO y FALSO.
Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un
significado especial. Se emplean en funciones lógicas y
condicionales.

2. Fórmulas
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, raíz,
redondear, producto, suma, etc.
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y
debe empezar siempre por el signo =.
Ejemplo:

=(543+78)/2 +raiz(9)

3. Funciones
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación, incorporada de
fábrica en Microsoft Excel, acepta uno o varios valores, realiza cálculos y
devuelve un resultado. Posteriormente se extenderá este tema.
Ejemplo:

=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

EJEMPLOS DE TIPOS DE DATOS

SENATI Virtual 20
 Capítulo III: Creación de formulas

Insertar y Eliminar
Técnicas para introducir datos
Excel dispone de diversas técnicas para la introducción de datos en una hoja de
cálculo. A continuación se resumen dichas técnicas:

Método Acción

Inserción directa Digite directamente en la celda seleccionada o en la barra de

fórmulas y pulse ENTER. Puede ingresar números, fechas,
texto, valores lógicos, fórmulas y funciones.

Autorrellenar Introduzca el primer valor de una serie que el programa

reconozca y utilice el controlador de relleno para completar la
serie. (Se examinará más adelante)

Rellenar serie Introduzca los dos primeros valores de una serie y utilice el
controlador de relleno para completarla. (Se examinará más
adelante)

Autocompletar Escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito

un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor
existente. (Se examinará más adelante)

Elegir de la lista Al hacer clic con el botón derecho del mouse sobre una celda
aparece el menú contextual, luego clic en Elegir de la lista
desplegable. Aparecerá una lista con los valores de la
columna de la celda. (Se examinará más adelante)

CTRL+ENTRAR Seleccione un rango de celdas que deban contener los

mismos datos, escriba los datos en la celda activa y a
continuación, mantenga presionada la tecla CTRL y ENTER.
(Se examinará más adelante)

Validar el ingreso de datos

Con la tecla ENTER

Se valida el dato introducido en la celda y se selecciona la siguiente celda hacia

abajo.

Con las teclas de Movimiento

Se valida el dato introducido en la celda y la celda activa cambiará dependiendo

de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA se seleccionará la
celda contigua hacia la derecha.

SENATI Virtual 21
 Capítulo III: Creación de
formulas

Con la barra de fórmulas

Al hacer clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas se valida el dato en

la celda y la misma celda sigue seleccionada.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla ESC o hacer
clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas y la celda seguirá con el
valor que tenía.
Al pulsar ENTER el indicador se desplaza a la fila siguiente. Puede modificar este
comportamiento, logrando por ejemplo que al pulsar ENTER el indicador se desplace
a la derecha, para ello realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y luego, del menú elija el botón Opciones de
Excel
2. Elija la opción Avanzadas y elija de la lista la dirección Derecha.

Autorrellenar
Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y así facilitar el ingreso de
datos. Se arrastra desde el controlador de relleno de la celda en cuestión.
Se mostrará una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de
Autorrelleno.
Así, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre del cuadro de
relleno, tal como la figura:

Al hacer clic en las opciones de Autorrelleno, podemos realizar acciones adicionales.

SENATI Virtual 22
 Capítulo III: Creación de
formulas

Así, por ejemplo, escriba en alguna celda 9-11 -2001; al arrastrar esa fecha se podrán
realizar diversas acciones sobre ella, tal como se aprecia a continuación:

Fecha Fecha Fecha Fecha

09-Nov 09-Nov 09-Nov 09-Nov-01
10-Nov 12-Nov 09-Dic 09-Nov-02
11-Nov 13-Nov 09-Ene 09-Nov-03
12-Nov 14-Nov 09-Feb 09-Nov-04
13-Nov 15-Nov 09-Mar 09-Nov-05
14-Nov 16-Nov 09-Abr 09-Nov-06
15-Nov 19-Nov 09-May 09-Nov-07
En las columnas se ha elegido: Rellenar días, días de la semana, meses y años.

Rellenar Series
El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o
generación de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. Así,
si se escribe un texto en una celda y se usa el controlador de relleno se copiará el
contenido. Si se escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó Nota1) se creará una
serie.
Para generar una serie:
1. Haga clic en la celda A3.
1. Lleve el puntero al controlador de relleno.
2. Cuando vea el símbolo ª realice un arrastre

Después del arrastre…

Si el contenido de una celda es un número o un texto, podrá COPIAR...

SENATI Virtual 23
 Capítulo III: Creación de
formulas

Después del arrastre…

Autocompletar
MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opción de
autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se
ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente.
En el gráfico de abajo, en una lista de Áreas, al pulsar la letra C en la celda A5, Excel
autocompletará el ingreso con la palabra Contabilidad que ya existe líneas más arriba
(A3).

Uso de Autocompletar

Insertar
Insertar Filas

Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos
contenidos. La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las
1’048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo se la
fila insertada se desplazarán una posición más de fila.
Si existieran datos en las últimas filas de la hoja de cálculo que puedan verse
afectados por la inserción de una fila se mostrará el siguiente mensaje a fin de no
perder información.

SENATI Virtual 24
 Capítulo III: Creación de
formulas

1. Para insertar una fila haz clic en una celda de cualquier fila.
2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas elegir
la lista desplegable Insertar y elija de la lista la opción Insertar filas de hoja.

3. Además, aparece la etiqueta: Opciones de Inserción.

4. Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el
formato de la fila superior.

Insertar Columnas

Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos
contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementen más
columnas a las 16,384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran
a la derecha se la columna insertada se desplazarán una posición más de
columna.

SENATI Virtual 25
 Capítulo III: Creación de
formulas

Si existieran datos en las últimas columnas de la hoja de cálculo que puedan

verse afectados por la inserción de una columna se mostrará el mismo mensaje
que en el caso de filas (visto anteriormente).

Ahora, se pide insertar una columna entre las columnas Apellido y Especialidad.
1. Haz clic sobre alguna celda de la columna que desea insertar.
2. Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas la lista
desplegable Insertar y elija de la lista la opción Insertar columnas de hoja.

Insertar Celdas

Otra posibilidad es la de Insertar celdas. Las celdas insertadas desplazan las

otras celdas, ya sea a la derecha o a la parte inferior.

1) Haga clic en Aceptar y observará el siguiente resultado:

Observe que el cuadro Insertar celdas, también se pueden insertar filas y columnas,
eligiendo las opciones:
Insertar Toda una fila o Insertar Toda una columna.

SENATI Virtual 26
 Capítulo III: Creación de
formulas

Eliminar
En estos ejemplos, veremos como eliminar filas y columnas de una tabla. Podrá
también eliminar celdas, desplazando las celdas hacia la izquierda o arriba.
En ninguno de los casos la eliminación de celdas, filas o columnas significan que
restemos del total de filas y columnas con los que cuenta una hoja de cálculo ya que
estos siempre se mantendrán.

Eliminar filas

La eliminación de filas no quitará ninguna de las 1’048,576 existentes, sino mas

bien existirá un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila
eliminada.

Otro método:
1. Seleccione la fila que desea eliminar.

2. Clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el menú

contextual elija la opción Eliminar.

Eliminar Columnas

La eliminación de columnas no quitará ninguna de las 16,384 existentes, sino mas

bien existirá un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al
lado derecho de la columna eliminada.

SENATI Virtual 27
 Capítulo III: Creación de
formulas

Otro método:
1. Seleccione la columna que desea eliminar
2. Clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el
menú contextual elija la opción Eliminar.

Eliminar Celdas.

Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la
izquierda o arriba.

Herramientas edición: Copiar, Cortar, Pegar

Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes, el portapapeles de Office permite

coleccionar hasta 24 objetos copiados o cortados.
Para el manejo más eficiente de estas operaciones utilice la sección Portapapeles de
la ficha Inicio

Copiar
1. Seleccione un rango de celdas.
2. Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse
CTRL + C.

Cortar
1. Seleccione un rango de celdas.
2. Use el botón Cortar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse
CTRL + X.

Pegar
1. Haga clic en la celda donde desea pegar.
2. Use el botón Pegar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse
CTRL + V. Cuando pulse sobre el botón Pegar, hágalo en el imagen del
portapapeles tal como se muestra en la siguiente imagen:

SENATI Virtual 28
 Capítulo III: Creación de
formulas

Opciones de Pegado
Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir
distintos modos de pegar algún objeto del portapapeles. Así, se puede vincular celdas
o sólo copiar el formato de las mismas.
Ejemplo:
Para probar esta opción, escriba los siguientes valores (incluya los formatos)

1,250.00
1,456.00
3,201.00
Luego, realice las siguientes acciones:
3. Seleccione la celda y luego cópielas.
4. En otra celda elija Pegar
Se muestra una etiqueta con las siguientes opciones

En la siguiente figura observe algunas opciones elegidas:

En la columna D Æ Se ha elegido Mantener formato de origen.

En la columna F Æ Vincular celdas (en realidad en las celdas
muestran los números copiados, pero en la
barra de fórmulas notará una referencia similar
a mostrado en este ejemplo)
En la columna H Æ Coincidir con formato de destino

Vincular celdas permite tener los valores actualizados de acuerdo al origen de los
datos. Si los valores del origen cambian, las celdas vinculadas mostraran dichos
cambios.

SENATI Virtual 29
 Capítulo III: Creación de
formulas

Múltiples objetos en el portapapeles.

El portapapeles de Office colecciona hasta 24 elementos en
forma simultánea. Así, se puede ir coleccionando objetos
entre distintos libros y luego pegarlos rápidamente. Para
usar el portapapeles, debe realizar lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de ampliar opciones ubicado a
la derecha del título de la sección Portapapeles de la
ficha Inicio.
2. Se mostrará inmediatamente el panel Portapapeles
de MS office.

3. Ahora, cada vez que se copie un elemento, este pasa al panel. Puede copiar
imágenes y textos de Internet, textos de Word, celdas de otras hojas, etc.
4. Si desea pegar alguno de los objetos del portapapeles, sólo haga clic en la
flecha del elemento y seleccione Pegar

SENATI Virtual 30
 Capítulo III: Creación de
formulas

Capítulo 3

Creación de Fórmulas
Objetivos del Capítulo:
• Identificar los tipos de operadores que permiten elaboran
la formulas.
• Reconocer la jerarquía de los operadores.
• Conocer la estructura de una fórmula, estableciendo las
direcciones de celdas correctas para el desarrollo de la
aplicación.

En este capítulo trataremos:

• Los operadores
• Tipos de operadores:
• Jerarquía de los Operadores
• Fórmulas

SENATI Virtual 31
 Capítulo III: Creación de formulas

Los Operadores
Un operador es un símbolo matemático que indica que va a ser ejecutada una
operación específica sobre varios operandos que pueden ser números, funciones,
constantes.

Tipos de Operadores
Los operadores se clasifican en:

1. Operadores Matemáticos.- Son aquellos que ejecutan las operaciones resta

matemáticas básicas como suma, o multiplicación; combinan números y
generan resultados numéricos.
Jerarquía en los operadores matemáticos
Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por
el signo igual (=). El orden en que se ejecutan las operaciones depende de la
jerarquía o de la manera en que se agrupan a través de paréntesis.
Por ejemplo: la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula
la multiplicación antes que la suma (jerarquía de operadores). La fórmula
multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación le suma 5, dando como
resultado 11.

=5 + 2 * 3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden
sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por
3, resultando 21.

=(5 + 2) * 3
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel
ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra
a continuación.
Operador aritmético Significa que Ejemplo Resultado

( ) Paréntesis Agrupación =(4*3+2) 14

^ (acento circunflejo) Exponente =3^2 9

% (porcentaje) Porcentaje =20%*10 2

* (asterisco) Multiplicación =3*3 9

/ (barra oblicua) División =3/3 1

+ (signo más) Suma =3+3 6

- (signo menos) Resta =3–1 2

SENATI Virtual 32
 Capítulo III: Creación de
formulas

• La multiplicación y la división tienen la misma jerarquía, le siguen la suma y

la resta.
• Cuando hay varios operadores con la misma jerarquía en una fórmula se
resuelve de izquierda a derecha.
• Pueden realizarse fórmulas utilizando valores literales como los números:
1, 2, 3, etc. o celdas tales como: B1, C5, D2, etc., o incluso una mezcla de
ellos.

2. Operadores Relacionales.- Son llamados también binarios lógicos y de

comparación. Devuelven un resultado V (Verdadero) ó F (Falso). Las expresiones
que los contienen se denominan expresiones relacionales. Los operadores
relacionales son:

Operador Significa que Ejemplo Resultado

Relacional

> Mayor = 4+ 3 > 3 - 2 Verdadero

< Menor = 7 < 15 -1 Falso

= Igual 5 * 1 = 2+ 3 Verdadero

>= Mayor Igual = 4+4 >= 2 * 2 Falso

<= Menor Igual = 5 + 4 <= 3+2 Verdadero

<> Diferente = 3+3 <> 4+5 Verdadero

3. Operadores Lógicos.- Son aquellos que sirven para combinar resultados lógicos
utilizados frecuentemente en las funciones condicionales de Excel. Su resultado
puede ser verdadero, falso o nulo. Los operadores más utilizados son:

Operador Significa que Ejemplo Resultado

Relacional

Y Conjunción = Y(4 > 3, 3< 2) Falso

O Disyunción = O(7< 15,1=-1) Verdadero

NO Negación =NO(5 > 1) Falso

En el caso de estos tipos de operadores se van a ver más adelante.

SENATI Virtual 33
 Capítulo III: Creación de formulas

Fórmulas
Son elementos que se ingresan en una celda y que permiten obtener resultados a
partir de un conjunto de datos. Es importante establecer correctamente cada uno de
los miembros de la fórmula para que el resultado obtenido sea el adecuado
Estructura de una fórmula:

= Referencia de celda Operador Referencia de celda

=: Necesario para iniciar toda formula

Referencias de celda: Representan a las direcciones de celdas, valores (fijas o variables).
Operador: Establece el tipo de operación a realizar (matemático, relacional o lógico)

Como ejemplo para escribir fórmulas, tomemos el siguiente caso:

Enunciado: Una empresa de artículos de automotriz desea automatizar el

proceso de facturación. Tiene ya registrados los materiales, precio y cantidad a
vender. Se requiere generar una factura electrónica donde se pueda obtener los
resultados de forma automatizada.
¿Qué Hacer?
- Obtener Total producto que es la multiplicación de Unidades por
Precio Sugerido
- Copiar la formula generada a las siguientes celdas de Total producto
- Calcular el Sub Total que es la suma de Total producto
- Calcular el IGV que es el Sub Total multiplicado por 19%
- Total Factura es la suma del Sub Total + IGV

¿Cómo lo realizo en Excel?

1. Ingreso a Excel y escribimos los siguientes datos:

SENATI Virtual 34
 Capítulo III: Creación de
formulas

2. Hallaremos el Total producto: su fórmula es multiplicar Unidades por el

Precio Sugerido:
- Hacemos clic en la celda donde se debe mostrar el resultado, en
nuestro ejemplo en la celda D4 y escriba la siguiente fórmula: = B4 * C4
y pulse ENTER.

3. Ahora, se debemos copiar la fórmula en las siguientes celdas de Total

producto, para ello nos ubicamos la celda activa en D4 y desplazar el puntero
del mouse sobre la esquina inferior derecha de dicha celda, donde aparecerá

una cruz ( + ) se presiona y desplaza el mouse hasta la

celda D8 como se muestra en la gráfica.

4. Debemos calcular el Sub Total que es la suma de Total producto, para ello
nos ubicamos en la celda D9 y escribimos la siguiente fórmula:
=D4+D5+D6+D7+D8

SENATI Virtual 35
 Capítulo III: Creación de formulas

Calcular Porcentajes
Para calcular porcentajes en Excel, se escribe la cantidad del porcentaje
seguido del símbolo (%) acompañado de la operación que se desea realizar.
En nuestro caso, se pide calcular el IGV (19%) Subtotal.
5. Nos ubicarnos en la celda D10 y escribimos la siguiente fórmula = D9 *
19%. Así estamos obteniendo el 19% del Sub Total.

6. Calculamos el Total Factura que es la suma del Sub Total más el IGV, nos
ubicamos en la celda D11 y escribimos la siguiente fórmula: = D9 + D10 y
obtenemos el monto total de la factura a pagar.

SENATI Virtual 36
 Capítulo III: Creación de
formulas

Errores numéricos frecuentes

Puede que al introducir una fórmula nos muestra distintos mensajes de error que son
frecuentes. En la tabla que se muestra a continuación se presentan los errores
numéricos frecuentes que podemos generar al escribir la formula:
#Mensaje Descripción o causa Ejemplo

################### Se produce cuando el ancho de -01/03/2010

una columna no es suficiente o ** Considerando que la
cuando se utiliza una fecha o celda tiene el formato
una hora negativa Fecha

#¡VALOR! Se produce cuando se utiliza un =A1+B1

tipo de argumento o de ** Considerando que en
operando incorrecto. Por A1 hay un valor y B1 un
ejemplo al sumar una celda que texto
contenga texto, con otra que
contenga un número.
#¡NUM! Se produce cuando se escriben =9999^9999
valores numéricos no válidos en
una fórmula o una función.
#¡DIV/0! Cuando se divide un número por =5/0
cero.
#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el =13+carlos
texto de la fórmula.
#¡REF! Se produce cuando una =#¡REF!+A2
referencia de celda no es válida. ** En el caso de #¡REF!
Ocurre con frecuencia cuando se debe a que la celda
se eliminan datos y éstos eran ha sido eliminada
utilizados en fórmulas existentes
en otras partes de la hoja de
cálculo.
#¡NULO! Cuando se especifica una =A2:D2 J1:J10
intersección de dos áreas que
no se intersecan. El operador de
intersección es el espacio entre
referencias.

SENATI Virtual 37
 Capítulo III: Creación de
formulas

Capítulo 4

Formato de celdas
Objetivos del Capítulo:
• Conocer y aplicar las diferentes herramientas para
asignar formato a los datos.
• Mejorar la presentación de las aplicaciones usando
diversos estilos.

En este capítulo trataremos:

• Formato a celda: Alineación, Fuente, Número, Bordes y
sombreado.

SENATI Virtual 38
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Formato a celda: Alineación, Fuente, Número,

Bordes y sombreado.
Muchas de las opciones de formato a utilizar en MS Excel son aplicables de forma
similar a lo ya realizado en MS Word, con la única diferencia de que en MS Excel esto
se puede aplicar también a la CELDA o grupo de celdas seleccionadas (puede ser
también a toda una fila, columna o incluso a toda la hoja de cálculo).
Una vez que las tablas son definidas e implementadas es necesario que posean un
formato y diseño adecuado para su presentación e impresión. Así, se puede aplicar
diseños pre-elaborados a sus tablas o incluso usar diseños personalizados.

Formatos de texto,
alineación y
sombreados

Formatos de
números y de
moneda

Uso de la cinta de opciones para la aplicación de formato

MS Excel cuenta con hasta cinco secciones en la ficha INICIO de la cinta de opciones
para poder aplicar el formato requerido en la Hoja de cálculo, los cuales son Fuente,
Alineación, Número, Estilos y Celdas

Aplicar formato de Fuente

Para ello debe utilizar la sección Fuente de la ficha Inicio en la cinta de opciones, que
contiene las siguientes opciones:

SENATI Virtual 39
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Botones de la sección Fuente

Botón Acción

Fuente. Modifica el tipo de fuente al presentar el

texto.

Tamaño de la Fuente. Por defecto 10 puntos

Negrita. Activa o desactiva el formato de Negrita.

Cursiva. Activa o desactiva el formato de

Cursiva.

Subrayado. Activa o desactiva el formato de

Subrayado.

Aumentar el tamaño de la fuente

Disminuir el tamaño de la fuente

Bordes. Permite asignar o quitar bordes a la

celda.

Color de relleno. Permite colorear el fondo de las

celdas seleccionadas.

Color de fuente. Permite cambiar el color del

texto o dato de la celda.

SENATI Virtual 40
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Ejemplo del uso de opciones de Formato de Fuente

Aplicar Bordes, Color de Relleno y Color de Fuente

Para desplegar las opciones de modificación de borde, color de relleno y color de
fuente de sus celdas o rangos seleccionados, se debe hacer clic en las flechas de
cada uno de los botones nombrados y elegir el diseño a aplicar.

Opciones de los botones Bordes, Color de relleno y color de Fuente

Dibujar bordes en Excel

MS Excel permite simplificar el trabajo de aplicar bordes a la celda o grupo de celdas
de una Hoja de Cálculo, para ello utiliza la herramienta para Dibujar Bordes que
dibuja directamente sobre las celdas de su hoja de cálculo, es similar a Word. Las
opciones incluyen cambiar el color de la línea, el ancho de la línea y el estilo.
Para dibujar bordes realice lo siguiente:
1) En la ficha Inicio, despliegue las opciones del botón Borde en la
sección Fuente.
2) Note que en la parte inferior del menú que se despliega se muestran
las opciones para Dibujar Bordes.

SENATI Virtual 41
 Capítulo IV: Formato de
celdas

3) Elija la opción Dibujar Bordes e inmediatamente el puntero del mouse

se mostrará en forma de un lápiz con el cual puede dibujar los bordes
que necesite. Puede cambiar el color de la línea, estilo de la línea o
incluso borrar los bordes que no requiera.

4) Para dejar de dibujar bordes vuelva a hacer clic en el botón Bordes de

la sección Fuente en la ficha Inicio

Dibujar cuadrícula de borde

Si se desea puede agregar una cuadrícula a la hoja de cálculo realice los mismos
pasos que para el caso de Dibujar bordes, sólo que se debe seleccionar del menú la
opción Dibujar cuadrícula de borde.

A continuación arrastre el mouse en la parte de la hoja de cálculo donde desea crear

la cuadrícula.

SENATI Virtual 42
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Cambiar el Color y estilo de borde

1. El menú que se despliega al hacer clic en el botón Bordes de la sección
Fuente en la Cinta de opciones muestra la opción Color de Línea y en la lista
de la parte derecha elija el color que requiera.

2. También elija de la lista la opción Estilo de línea y elija de las opciones

mostradas a la derecha el estilo que requiera.

3. Luego, dibuje los bordes en la Hoja de cálculo.

SENATI Virtual 43
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Borrar Bordes
Así como dispone de una herramienta para dibujar bordes a sus celdas, también se
dispone de la opción que permite borrar dichos bordes.
1) El menú que se despliega al hacer clic en el botón Bordes de la
sección Fuente en la Cinta de Opciones elija la opción Borrar borde.

2) Luego, realice un arrastre sobre los bordes a borrar.

Uso de la Ficha Fuente

A través de este separador se cambia el tipo, estilo y tamaño de las fuentes usadas
en sus celdas. Adicionalmente de los estilos clásicos (negrita, cursiva, subrayado) se
puede elegir el tipo de subrayado, efectos de Tachado, Subíndice, Superíndice, etc.
Para acceder a la ficha Fuente se hace clic en la flecha ubicada en la esquina inferior
izquierda de la sección Fuente en la Ficha Inicio de la Cinta de Opciones.

Tras lo cual se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente:

SENATI Virtual 44
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Ficha Bordes
Aplique bordes personalizados, modifique el estilo, color y grosor a sus líneas, tal
como se muestra en la siguiente figura:

Ejemplos de bordes aplicados. El borde del contorno es doble y el interior

es simple. Además observe el borde oblicuo de la celda del Nivel.

Además de aplicar Bordes a sus celdas, podemos también elegir Estilos de línea y
Color de las mismas.
Para diseñar bordes realice lo siguiente:
1) Seleccione las celdas que se desean aplicar el formato.
2) Elija la opción Más bordes que se encuentra en la ficha Inicio, sección
Fuente y comando Más bordes.

3) Se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha

Bordes.

SENATI Virtual 45
 Capítulo IV: Formato de celdas

Ficha Relleno
Puede asignar de forma especial el relleno y las tramas a la celda o grupo de celdas
seleccionadas. Las tramas se refieren al diseño del fondo de sus celdas, creando
efectos como:

La primera celda tiene un color de relleno, mientras que la segunda

tiene trama.

Aplique un color de relleno y un tramado a su celda o rango seleccionado para

resaltar el contenido de las celdas.
Para aplicar sombreados y tramas realice lo siguiente:
1) Seleccione las celdas que desean aplicar el formato.
2) Active el cuadro de diálogo Formato de celdas y luego diríjase a la
ficha Relleno.

3) Elija el color de fondo, color de trama y estilo de trama que requiera.

SENATI Virtual 46
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Aplicar Alineación
Las opciones de alineación permiten ubicar el contenido de la celda en una ubicación
específica de la misma, es decir, centrado horizontalmente, alineado a la izquierda,
alineado a la derecha, arriba, abajo, centrado verticalmente, etc.
Estas operaciones de alineación se pueden realizar rápidamente por medio de la
sección Alineación en la ficha Inicio de la cinta de opciones.

Los botones que presenta son los siguientes:

Botón Acción

Alinear en la parte superior. Ubica texto en la parte

superior de la celda.

Alinear en el medio. Ubica el texto para que esté

centrado entre la parte superior e inferior de la celda

Alinear en la parte inferior. Ubica texto en la parte

inferior de la celda.

Alinea el contenido a la izquierda de la celda

Alinea el contenido a centro de la celda

Alinea el contenido a la derecha de la celda

Orientación. Gira el texto a un ángulo diagonal o a

una orientación vertical.

Disminuye la sangría aplicada a una celda

Aumenta la sangría al contenido de la celda

Ajustar texto. Hace que todo el contenido sea visible

dentro de una celda mostrándolo en varias líneas.

Combinar y Centrar. Permite combinar un grupo de

celdas en uno solo y centra el contenido.

SENATI Virtual 47
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Uso de la Ficha Alineación

Adicionalmente al uso de la sección Alineación en la ficha Inicio de la cinta de
opciones, también puede hacer uso del cuadro de diálogo Formato de Celdas y la
ficha Alineación a la que puede acceder utilizando el botón de flecha ubicado en la
esquina inferior izquierda de la sección alineación.

Se muestra el cuadro de diálogo Formato de Celdas con la ficha Alineación

activada.

En la siguiente imagen, se observan distintos tipos de alineación horizontal y vertical,

así como de orientación aplicados a sus celdas:

Ejemplos de alineación Vertical (inferior, Centro y superior) y de

Orientación: Vertical, 90º, 45º y -90º

SENATI Virtual 48
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Las operaciones de orientación también se pueden realizar de forma inmediata por

medio del botón Orientación ubicada en la sección Alineación en la ficha Inicio de
la cinta de opciones.

Ajuste de texto
Es posible lograr que el contenido desbordante de una celda pueda distribuirse dentro
de la misma celda en múltiples líneas de texto.

Para ello se hace clic en el botón Ajustar texto de la sección Alineación en la

ficha Inicio de la cinta de opciones y podrá lograr lo siguiente:

Si se desea eliminar el ajuste de texto sólo bastará con volver a hacer clic en el
mismo botón Ajustar texto.

SENATI Virtual 49
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Combinar y centrar celdas

La combinación de celdas permitirá unir dos o más celdas en una sola, para ello se

debe utilizar el botón Combinar y Centrar de la sección Alineación en la ficha

Inicio de la Cinta de Opciones.
En el siguiente ejemplo note que se ha seleccionado el rango de celdas A1:C1 para
poder ser combinadas

Tras aplicar Combinar y centrar se consigue lo siguiente:

Si se combina más de una celda con contenido como se muestra en la siguiente

figura:

Entonces se mostrará el siguiente mensaje:

Note que indica claramente que si Acepta continuará con la combinación y solamente
se mantendrán los datos del extremo superior izquierdo del rango de celdas
seleccionadas. En este ejemplo el resultado sería el siguiente:

SENATI Virtual 50
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Aplicar Formato de número

A los datos numéricos también se les puede aplicar el formato apropiado para su
presentación. Dentro de los datos numéricos también están incluidos los datos de
fecha y hora.
Para aplicar formatos al número utilice la sección Número en la ficha Inicio de la
cinta de opciones.

Los botones de opciones que se presentan son los siguientes:

Botón Acción

Formato de número. Le permite elegir de una

lista predeterminada la manera en que se
mostrarán los datos en una celda.

Estilo moneda

Estilo porcentual

Estilo millares

Aumentar decimales / Disminuir decimales

Ejemplos de formatos aplicados

Número Formato Aplicado Resultado

2360 Moneda S/. 2.360,00
2360 Euro € 2.360,00
0,18 Porcentaje 18%
1971 Millares 1.971,00
250 Aumentar Decimales 250,00
3,1416 Aumentar Decimales 3,14159
2,9 Disminuir Decimales 3
3,1416 Disminuir Decimales 3,14

SENATI Virtual 51
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Configuración Regional
Debido al tratamiento que se les da a los números, Excel posee un conjunto de
botones y opciones relacionadas directamente con el formato y presentación de los
números de su hoja de cálculo. Sin embargo estas dependen de la configuración del
Sistema operativo.
Por lo que deberá revisar en el Panel de Control de Windows Vista la opción Reloj,
Idioma y Región

Y debe elegir la opción Cambiar formato de fecha, hora o número a fin de establecer
la forma de presentación de números decimales, símbolo monetario, fechas, etc.

Adicionalmente a la Configuración Regional desde Windows Vista, también se puede

especificar de manera particular desde MS Excel la forma en que serán utilizados los
separadores de decimales y de miles. Para ello se debe utilizar la ventana de
Opciones de Excel Æ Avanzadas Æ Opciones de edición, que se encuentra en el
Botón de Office, desactive la casilla Usar separadores del sistema para que MS
Excel ya no herede las características de Windows Vista a fin de que Ud. pueda
especificar los que requiera.

Uso de la Ficha Número

También puede acceder a la Ficha Número del cuadro de diálogo Formato de
celdas haciendo uso de la flecha ubicada al extremo inferior derecho de la sección
Número.

SENATI Virtual 52
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Se mostrará inmediatamente el cuadro de diálogo Formato de Celdas con la ficha

Número activa.

Para efectos de manejo, Excel organiza los distintos formatos que se aplican en
Categorías. Así, si se desea aplicar un formato de moneda a sus celdas, Excel tiene
una categoría Moneda que muestra distintos estilos de moneda, símbolos, decimales,
etc.
Se pueden aplicar formatos como en el siguiente ejemplo:

Factura Fecha de Pago Monto

1005 12-Nov 8960
1006 17-Nov 5630
1007 24-Nov 4852
1008 26-Nov 6321
1009 30-Nov 3611
1010 1-Dic 5230

Datos ingresados sin formatos.

Al aplicar formato de números, podrá lograr una apariencia como la figura:

La misma tabla de la figura anterior con formatos aplicados.

SENATI Virtual 53
 Capítulo IV: Formato de
celdas

Capítulo 5

Algoritmo

Objetivos del Capítulo:

• Conocer el proceso de elaborar algoritmos para el
desarrollo de las aplicaciones en Excel.
• Identificar el modelo adecuado de algoritmo que se va a
usar para explicar con detalles el proceso de la
aplicación.

En este capítulo trataremos:

• ¿Qué es un algoritmo?
• Características de los algoritmos
• Tipos de Algortimos

SENATI Virtual 54
 Capítulo V:
Algoritmo

¿Qué es un Algoritmo?
Un Algoritmo es un conjunto preescrito de instrucciones o reglas bien definidas,
ordenadas y finitas que permite realizar una actividad mediante pasos sucesivos que
no generen dudas a quien deba realizar dicha actividad. Todo algoritmo tiene un inicio
o entrada, siguiendo pasos sucesivos se llega a un final o estado final donde se
obtiene una solución.
En nuestra vida se utiliza frecuentemente para resolver
problemas uno de los ejemplos claros es el
CUADERNO DE INFORME debido a que dentro de él
se define el proceso más significativo y se procede a
desarrollar los pasos utilizando el lenguaje natural y
común de las personas.

Ejemplo:
Tarea más significativa: Cambiar una llanta de un auto
Descripción del proceso
Inicio.
Traer la gata.
Levantar el coche con la gata.
Aflojar tornillos de las llantas.
Sacar los tornillos de las llantas.
Quitar la llanta.
Poner la llanta de repuesto.
Poner los tornillos.
Apretar los tornillos.
Bajar la gata.
Fin.

SENATI Virtual
55
 Capítulo V:
Algoritmo

Características de los Algoritmos

- Debe ser preciso e indicar el orden de realización de cada paso.
- Debe estar definido. Si se sigue un algoritmo dos veces, se debe obtener el
mismo resultado cada vez.
- Debe ser finito. Si se sigue un algoritmo se debe terminar en algún momento; o
sea, debe tener un numero finito de pasos.
- La definición de un algoritmo debe definir tres partes: Entrada, Proceso y Salida.

En el algoritmo de cambio de llanta citado anteriormente se tendrá:

- Entrada: Gata y llanta.
- Proceso: levantar el coche y realizar el cambio de la llanta.
- Salida: Cambio de llanta.

Tipos de Algoritmos
Existen diversos tipos de algoritmos dependiendo el tipo de proceso que se realice
siendo los más conocidos:
1. Diagrama de Flujo.- Los diagramas de
flujo son descripciones gráficas de
algoritmos; usan símbolos conectados
con flechas para indicar la secuencia de
instrucciones y están regidos por normas
ISO.
Los diagramas de flujo son usados para
representar algoritmos pequeños, ya que
abarcan mucho espacio y su construcción
es laboriosa. Por su facilidad de lectura
son usados como introducción a los
algoritmos, descripción de un lenguaje y
descripción de procesos a personas
ajenas a la computación.

2. Pseudocódigo.- El pseudocódigo es una descripción de un algoritmo que

emplea una mezcla de lenguaje natural con algunas palabras sintácticas
propias de lenguajes de programación, como asignaciones, ciclos y
condicionales, aunque no está regido por ningún estándar. Es utilizado para
describir algoritmos.

El pseudocódigo facilitan el entendimiento de un algoritmo, y por lo tanto

puede omitir detalles irrelevantes que son necesarios en una implementación.
Diferentes programadores suelen utilizar convenciones distintas, que pueden
estar basadas en la sintaxis de lenguajes de programación concretos. Sin
embargo, el pseudocódigo en general es comprensible sin necesidad de
conocer o utilizar un entorno de programación específico, y es a la vez
suficientemente estructurado para que su implementación se pueda hacer
directamente a partir de él.

SENATI Virtual 56
 Capítulo V:
Algoritmo

3. Estructura determinística ó secuencial.- La estructura secuencial es aquella

en la que una acción sigue a otra en secuencia. Las operaciones se suceden
de tal modo que la salida de una es la entrada de la siguiente y así
sucesivamente hasta el fin del proceso.

Ejemplo: Elabora el proceso en Excel para determinar lo siguiente:

“Una compañía comercializadora de aceites requiere envasar 461,380.59 litros

de aceite de oliva en barriles de 60 cm de diámetro y 92 cm de alto. Las
disposiciones de seguridad establecen que en cada barril deben dejarse 10
cm entre su borde superior y el líquido envasado. ¿Qué volumen disponible
tiene cada barril? ¿Cuántos barriles se necesitan para envasar todo el aceite?

¿Qué hacer?
- Analiz
ar el problema y seleccionar una estrategia de solución.
- Calcul
ar la capacidad total y la utilizada por cada barril.
- Cuant
ificar los barriles que se necesitan para envasar la totalidad del aceite.

1er Paso: Desarrollo del algortimo

INICIO
‐ Conocer la fórmula para obtener el volumen de un barril (cilindro) PixR2xH
‐ Conocer el radio que se va a usar diámetro / 2
‐ Generar la tabla de datos
‐ Ingresar los valores para R (radio del barril), H (altura del barril) para la
capacidad total del barril y la capacidad que no se va utilizar del barril.
‐ Ingresar la constante de litros a envasar
‐ Obtener el valor PI
‐ Calcular R2 cuya fórmula es R=R*R
‐ Calcular el Volumen del barril cuya fórmula es Pi x R2 x h
‐ Calcular la capacidad en litros cuya formula es = Volumen / 1000
‐ Calcular la capacidad utilizada =Capacidad total – Capacidad no utilizada
‐ Calcular el total barriles cuya formula es = Litros a envasar / capacidad
FIN

SENATI Virtual 57
 Capítulo V:
Algoritmo

2do Paso: Generar la plantilla en Excel

Cantidad de barrilles para envasado

r h Pi r2 volumen en cm3 Capacidad en litros
Capacidad
total 30 92
capacidad
no
utilizada 30 10
capacidad utilizada

Litros a envasar 461380.59

total barriles

3er Paso: Desarrollar los Cálculos necesarios

SENATI Virtual 58
 Capítulo V:
Algoritmo

Capítulo 6

Crear, definir y aplicar

referencias a celdas
Objetivos del Capítulo:
• Identificar qué es una referencia.
• Conocer y diferenciar los tipos de referencias.
• Reconocer la referencia relativa en la construcción de
fórmulas y sus resultados al momento de copiar fórmulas.
• Reconocer la referencia absoluta en la construcción de
fórmulas y los errores frecuentes que se presentan al
momento de copiar fórmulas.
• Reconocer la forma correcta de convertir una celda en
absoluta.
• Identificar qué es un nombre de rango y su importancia
en la elaboración de fórmulas.

En este capítulo trataremos:

• Referencia relativa
• Referencia absoluta
• Nombres de rangos

SENATI Virtual 59
 Capítulo VI: Crear, definir y aplicar referencias
de celdas

Referencia relativa
Denominado también como referencia variable, es una fórmula que se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace
referencia. Si se copia la fórmula en otras celdas (filas o columnas) la referencia se
ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan
referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda D5 que
contiene la formula =A5+B5+C5 a la celda D6, se ajusta automáticamente en función
a las filas siguientes, es decir que la fórmula sería: =A6+B6+C6. Lo mismo ocurre si
se copia la fórmula en la celda D7, la formula varía a =A7+B7+C7.

Como vemos en el ejemplo si copiamos la fórmula que contiene la referencia de celda

relativa a las demás celdas la dirección de celda varía en posición a las filas.

Referencia absoluta
Llamada también referencia constante siempre hace referencia a una celda en una
ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la
referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas,
la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas
utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Para
lograr que una celda sea absoluta, debe escribir la dirección de dicha celda con el
formato de $Columna$Fila. Por ejemplo, $B$10 ó $G$5 son consideradas
referencias absolutas.
Veamos un ejemplo:
1) Escribe la siguiente información:

2) En el caso de la fórmula para calcular el Total S/. se debe multiplicar el

Total S/. por el Tipo de cambio. La fórmula propuesta es…

SENATI Virtual 60
 Capítulo VI: Crear, definir y aplicar referencias
de celdas

= B6 * C3
3) Si copia dicha fórmula a las demás filas se genera un error….

Al copiar la fórmula se muestran valores errados.

4) Al copiar la fórmula la dirección de las celdas cambian ya que la

referencia es relativa.

Las referencias relativas cambian

Vea como la referencia a la celda C3 (Tipo de cambio) se modificó a C3, C4, C5, etc.
Como observa, la celda C3 deberá conservar la misma dirección, ya que todos los
Totales S/. se deben multiplicar por la misma celda.
Si no desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula utilice una
referencia absoluta. Para ello se debe ubicar en el modo de edición al inicio de la
dirección de celda a convertir a constante y pulsar la tecla F4 o de lo contrario
anteponer el símbolo $ (dólar) en la fila y la columna. Por ejemplo, para crear una
referencia absoluta a la celda C3, agregue signos de dólar a la fórmula como se
indica a continuación
= B6 * $C$3
Al copiar la fórmula a las demas filas, todas las fórmulas conservan la referencia de la
celda $C$3. Observe la figura de la siguiente página:

SENATI Virtual 61
 Capítulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

Las referencias Absolutas no cambian

Veamos otro ejemplo, en la hoja Proyección se pide incrementar mensualmente los

Ingresos. Cada mes se debe incrementar en un 8% (celda C3)

Hoja Proyección.

La fórmula para calcular el incremento en Febrero será:

= B6 + (B6 * $C$3)
Copie la fórmula y observe el resultado. Su tabla debe quedar como:

Hoja Proyección resuelta.

Al usar referencias se podrá realizar un análisis usando distintos escenarios, por

ejemplo, si modifica el Porcentaje de crecimiento a 10% observe que todas las celdas
relacionadas cambian sin necesidad de volver a escribir la fórmula. Así podrá simular
y probar diversos porcentajes de crecimiento.

SENATI Virtual 62
 Capítulo VI: Crear, definir y aplicar referencias
de celdas

Recuerda que otra forma de escribir una referencia absoluta es escribir la fórmula en
manera normal y sobre el nombre de la celda que desea usar como referencia
absoluta pulse la tecla F4. Esta tecla de función inserta los símbolos $ al nombre de
la celda.

Nombres de rangos
Se pueden asignar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados y pueden
ser usados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja del libro o incluso desde
otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como ya lo vimos, las referencias de
rango son A5:A20 ó B5:C10. Una celda puede ser considerada como rango con la
siguiente referencia A5:A5.
Así las siguientes fórmulas podrían ser validas:

=Neto * 10%
= Monto + Retención.
Para la creación, modificación y administración de los nombres de celdas puede utilizar
la sección Nombres definidos en la ficha Fórmulas de la cinta de opciones.

Cuadro de Nombres de la barra de fórmulas

En los siguientes ejercicios se detallará las formas de crear nombres de Rango. Los
nombres de rango deben ser cortos y sin espacios en blanco.

Crear fórmulas que usen rangos con nombre

Al definir nombres de rango, es posible usar dichos nombres en fórmulas y funciones.
Así por ejemplo, se pide calcular el Costo (suma del valor de Material más el valor del
Break).
Usaremos los nombres de rango definidos, así por ejemplo en la celda F5 se escribirá
la siguiente fórmula:

SENATI Virtual 63
 Capítulo VI: Crear, definir y aplicar referencias de celdas

=Material + Break
Note que mientras escribe se irán mostrando unas etiquetas que indican que
dichos nombres son reconocidos por Excel

Tras presionar la tecla ENTER se verá el siguiente resultado

Otro ejemplo: se pide calcular los Ingresos (el producto de los participantes por el
Ticket). Así, la fórmula será:
= Participantes * Ticket
Al usar nombres de rango no es
necesario indicar la referencia
relativa o absoluta, por defecto los
rangos son definidos como
referencias absolutas. Pruebe esto
copiando la fórmula de los ingresos
las demás filas.

SENATI Virtual 64