Guía de Referencia de Microsoft Access 2000 –

GUIA DE REFERENCIA DEL ALUMNO

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CONTENIDO
Sesión I INTRODUCCION
Objetivos
 Introducción.
 Bases de datos.
 Diseño de Bases de Datos

Sesión II, INTRODUCCION AL ACCESS

Objetivos
 Introducción
 Elementos de Access
 Crear una tabla
 Tipo de datos
 La clave principal

Sesión III. BASES DE DATOS EN ACCESS

Objetivos
 Creación de una base de datos
 Creación de tablas
Tipos de datos en Access

Sesión IV. CREACIÓN, RELACIONES Y LLENADO DE TABLAS.

Objetivos
 Crear de Tablas para el sistema de Matriculas
 Crear las relaciones entre las Tablas
 Llenar las tablas.

Sesión V. CONSULTAS
Objetivos
 Crear Consultas
 criterios de selección
 Practica

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Sesión VI. USO DEL GENERADOR DE EXPRESIONES

Objetivos
 Utilización del Generador de Expresiones
 Consultas de Totales

Sesión VII. CONSULTAS DE ACCIÓN

Objetivos
 Consultas para la creación de Tablas
 Consulta eliminación
 Consulta de datos Anexados

Sesión VIII. FORMULARIOS SIMPLES

Objetivos
 Crear Formulario haciendo uso de del asistente
 Crear formulario Haciendo uso de vista diseño
 Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas

Sesión IX. FORMULARIOS AVANZADO

Objetivos
 Crear Formularios avanzados
 Formulario de varias Paginas y Botón de comando

Sesión X. INFORMES
Objetivos
 Crear Informes con el Asistente

Sesión XI. INFORMES ESPECIALIZADOS:

Objetivos
 Crear Informes especializados.

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INTRODUCCIÓN AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

OBJETIVOS
 Conocer y aprender los Conceptos de Sistemas de
Información.
 Conocer y aprender los conceptos de Bases de Datos

TEMAS:
 Introduccion al Desarrollo de Sistemas de Información
 Metodo del ciclo de vida clásico de un sistema de
Información.
o Investigación Preliminar
o Determinación de los requerimientos del sistema.
o Diseño del sistema.
o Desarrollo de Software.
o Prueba de los sistemas.
o Implantación y Evaluación.
 Bases de Datos.
 Diseño de Bases de Datos
 Elementos de las Bases de Datos

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INTRODUCCION AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Hoy en DIA buena parte de nuestra sociedad se apoya en la tecnología de sistemas de información
para trabajar con “mayor inteligencia”, Las computadoras y los sistema de información ocupan
ahora un sitio especial en las empresas en donde facilitan las operaciones haciéndolas más
eficientes (reservación de aerolíneas, archivos clínicos de hospitales, contabilidad, farmacias,
bibliotecas, etc.).
Con un S.I. se busca básicamente ahorrar: tiempo, dinero y errores.
El S.I. basado en computadora debe funcionar en forma apropiada, ser fácil de utilizar y adecuarse
a la organización para el cual fue diseñado.

¿QUÉ ES EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS?

Dentro de las organizaciones, el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la
situación de una empresa con el propósito de mejorarlo con métodos y procedimientos mas
adecuados.

El Diseño de Sistemas es el proceso de Planificar, Remplazar o Complementar un sistema

organizacional existente, determinando previamente si es necesario la utilización de computadoras.
El Análisis de Sistemas es el proceso de Clasificar e Interpretar hechos, Diagnosticar problemas y
emplear información para recomendar mejoras al sistema.

Ejemplo: en un Almacén (capturar datos, actualizar archivos, emitir reportes, etc.), primero
debemos saber como opera el almacén con que documentación cuenta(pedidos facturas, etc.), para
luego relacionar esta información.

El almacenamiento, manipulación y recuperación de información en forma eficiente, es vital y

estratégico para cualquier organización. Las bases de datos juegan un rol crítico en casi todas las
áreas donde las computadoras son usadas, incluyendo negocios, ingeniería, medicina, leyes,
educación, etc.

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METODO DEL CICLO DE VIDA CLÁSICO DE UN SISTEMA. DE INFORMACION

Es el conjunto de actividades que los analistas diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e
implantar un S.I. El método del ciclo de vida para el desarrollo de S.I. consta de las siguientes
actividades:
1. Investigación Preliminar
2. Determinación de los requerimientos del sistema.
3. Diseño del sistema.
4. Desarrollo de Software.
5. Prueba de los sistemas.
6. Implantación y Evaluación.

1.- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

La solicitud para recibir ayuda de un S.I. se inicia generalmente con la petición de una persona,
administrador, empleado o especialista en sistemas.
Cuando se formula esta solicitud comienza la investigación preliminar, esta actividad consta de 3
partes:
a.- Aclaración de la Solicitud.-La solicitud que nos proporciono la persona debe ser
examinado para determinar con precisión lo que el solicitante desea, y conversar con este
hasta que la petición sea claramente planteada

b.- Estudio de factibilidad.-Consiste en determinar si el sistema solicitado es factible.

Existen 3 aspectos relacionados con la factibilidad:
1.- Factibilidad Técnica.-
2.- Factibilidad Económica.-
3.- Factibilidad Operacional.
c.- Aprobación de la solicitud.-No todos los proyectos solicitados son deseables o
factibles, No todas las solicitudes de crear un S.I se desarrolla.

Después de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para

terminarlo y las necesidades de persona, el cual esta listo para ser desarrollado.

2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.

Hay que comprender todas las facetas de la empresa en estudio, debemos estudiar los procesos de
la empresa y dar respuesta a las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que se hace?
¿Cómo se hace?
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¿Con que frecuencia se presenta?

¿Qué tan grande es el volumen de transacciones?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Existen problemas?
Para responder estas preguntas el analista conversa con varias personas, para lo cual emplea una
serie de herramientas de recolección de información, como por ejemplo los cuestionarios, o las
entrevistas con los miembros de la organización, así como el estudio de manuales, reportes,
documentos, etc. Todo esto con el propósito de comprender el proceso en su totalidad.

3.- DISEÑO DEL SISTEMA.

El Diseño de un S.I. produce los detalles que establece la forma en la que el sistema cumplirá con
los requerimientos durante la fase de análisis. En esta etapa debemos identificar: los reportes y
demás salidas, mostrar un bosquejo de cómo el sistema quedara al finalizarse, identificar que los
datos de entrada que serán calculados y la información que será almacenada, seleccionar los
dispositivos de almacenamiento, estas especificaciones deben estar representadas en diagramas,
tablas, símbolos especiales, etc, esta información luego debe ser proporcionada a los
programadores para comenzar con la fase de desarrollo de software.
Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software
completas y claramente delineadas.
Es en esta etapa en donde el ACCESS entra a tallar como un Gestor de Bases de Datos para
hacer los bosquejos del Análisis

4.- DESARROLLO DE SOFTWARE.

Esta fase esta a cargo de los programadores, quienes son los encargados de transcribir el diseño a
un lenguaje de programación escribiendo líneas de código, y seleccionando a su vez el software
adecuado.
Los programadores también son responsables de la documentación de los programas, la
documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que
la aplicación se encuentra instalada.

5.- PRUEBA DE LOS SISTEMAS.

En el que el sistema es puesto a prueba para asegurarse que el software no tenga fallas, es decir
que funcione de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo
haga. Hacer que los usuarios utilicen el sistema y lo empleen incluso de formas no
previstas(validación de datos). Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la
organización implante el sistema y dependa del.

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6.- IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN.

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, e
instalar la aplicación

BASES DE DATOS
Una Base de Datos es un conjunto de información (un conjunto de datos) relacionada que se
encuentra agrupada o estructurada, y que puede ser compartida por varios usuarios y/o
aplicaciones
Cuando utilizamos una guía de teléfonos, el archivo con las fichas de los libros existentes en una
biblioteca o un catálogo de artículos de una tienda, lo que en realidad estamos tratando son bases
de datos manuales.
Una base de datos manual resulta difícil de gestionar y modificar, ya que los datos se encuentran
clasificados por un único aspecto en la mayoría de los casos. Una guía de teléfonos esta
organizada por los apellidos de los abonados, pero seria imposible por ejemplo conocer a quien
pertenece un determinado numero telefónico.
En una base de datos informatizada los datos son almacenados en memorias masivas (discos),
permitiendo un acceso directo a ellos. Estas bases de datos requieren una gran cantidad de espacio
de almacenamiento que se miden en términos de gigabytes, o para bases de datos mas grandes en
términos de terabytes de datos

BASE DE DATOS EN ACCESS

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de
base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento
independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de
formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de
consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. Puede
permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde
una intranet por medio de páginas de acceso a datos.

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el
seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de
acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS

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TABLA: Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o
proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los
datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada
de datos.

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

CLAVE PRIMARIA: es un identificador único que distingue un registro de otro añadiendo un

campo de clave primaria de una tabla a otra y definiendo una relación.

CLAVE FORÁNEA: es un atributo de una tabla que en otra es la clave primaria.

RELACIONES: Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft
Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa
información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada
esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias
tablas a la vez.

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DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

Es recomendable que antes de diseñar una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar
sobre nuestras necesidades en concreto y después (con ayuda de papel y lápiz) hacer una estructura
previa de nuestra base.
Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar:

1. Decidir los campos que vamos a necesitar:

Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a tener nuestra
base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de Matriculas, necesitaríamos crear los campos
espaciales para Alumnos, docentes, cursos, matriculas, carreras profesionales, etc..
Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del Nombre y
Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de nuestra
empresa.

2. El tipo de información para cada campo:

Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más
utilizados son texto, número y fecha pero no son los únicos, como lo veremos más adelante.

3. Diseñar la estructura:
Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra
tabla.

4. Establecer relaciones entre tablas: OBJETIVOS

Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su Conocer
vez debeytener
aprender el entorno
el campo del Access
de autores cuyos2000
datos
están el la tabla de autores, debes establecer una relación
 Conocerentrelos
estas dos tablas.uEste
componentes proceso
objetos se llama
del Access
normalización.
 Conocer la Base de Datos NEPTUNO del Access.

TEMAS:
5. Designar los campos como claves principales:
 Que es el Microsoft Access
La clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir en el
 El Entorno del Access
proceso de la creación de una base de datos.
 Elementos del Access
6. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.
 Tablas
En esta etapa nos queda por decidir qué tabla debeser Consultas
la que primero diseñamos, por ejemplo, en
nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberían crearse antes de crear la Tabla
 Formularios
de Títulos.
 Informes
 Paginas
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_  Macros
UAP  Modulos
 Bases de Datos NEPTUNO.
INTRODUCCION AL MICROSOFT ACCESS 2000
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¿QUE ES EL MICROSOFT ACCESS?

Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como
un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de
datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato Un campo es cada uno de
los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre. Un registro está
formado por el conjunto de información en particular. Un dato es la intersección entre un campo y un
registro.
EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS 2000

ELEMENTOS DEL ACCESS

TABLAS
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una
base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen
datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
Ejemplo del componente principal de una Base de Datos (la Tabla)

Columnas

Nombres Apellidos Teléfono Dirección Edad

Av. de la cultura
Luis Portugal Díaz 231415 26 Filas
421
Tuplas
Rosa Tapia Apaza 241315 Av. Los Incas 245 32 o
Fabiola Zapata Rivas 231452 Av. Tullumayo 423 27 Registros
Donde : Luis, 231452, 27 son Datos

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CONSULTAS
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener
información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden
archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que
volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de
las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los
gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

FORMULARIOS
Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas,
principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos
redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información
desarrollado con Access.

INFORMES
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora
de imprimir nuestros datos. Páginas de acceso a datos Una página de acceso a datos es una
página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una
base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán
para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se
pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los
informes de Access.
Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para agregar,
modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de Microsoft
Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden enviar en un
mensaje de correo electrónico.
Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles
que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden
ordenar y filtrar registros.
Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras
mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y cálculos
complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden ver datos
representados en un gráfico. Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML en campos
de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página. Por ejemplo,
si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de cursiva,
<I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar el valor
en cursiva.
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 Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas

utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones similares
a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.

MACROS
Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible
automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y
liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro no es más que
una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.

MÓDULOS
Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación
denominado Access Basic.

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BASES DE DATOS NEPTUNO.

Ejecutar la base de Datos Neptuno que es una demostración gratuita del Microsoft Office 2000.

¿Cómo ejecutar la bases de Datos Neptuno?

1.- Hacer Clic en el botón Inicio, seleccionar la opción Buscar Archivos o Carpetas.
2.- En el cuadro de texto Buscar archivos escribir “Neptuno*.mdb”
3.- Hacer doble clic en el Archivo encontrado.

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CREACIÓN DE BASES DE DATOS EN ACCESS 2000

OBJETIVOS
 Aprender a crear bases de datos con Access.
 Aprender a crear tablas
 Conocer los Tipos de datos en Access
 Aprender a realizar modificaciones en las tablas

TEMAS:
 Crear bases de datos sin asistente
 Crear tablas.
 Tipos de datos
 Establecer las claves primarias.
 Eliminar, insertar, modificar atributos de las tablas

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CREAR UNA BASE DE DATOS

Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base
de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es
el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma
separada.
El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas,
formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la
forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber
creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.

Crear una base de datos sin usar un asistente:

1. Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para
crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de
diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar.

2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos por ejemplo Sistema de
Matriculas, y haga clic en Crear.
3. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva
base de datos en la barra de herramientas estándar y luego haga doble clic en el icono Base de
datos en blanco en la ficha General, Especifique un nombre y haga clic en Crear.
4. Abrir una Base de datos: Si ya tiene una base de datos y desea abrir, Por Ejemplo: Haga Clic
en el icono abrir, Seleccione Sistema de Matriculas, Clic en abrir del cuadro de diálogo.

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CREAR UNA TABLA:

Para crear una tabla.
1. Haga clic en la ficha Tablas, a continuación.
2. Doble clic en Crear nueva tabla en vista diseño (o Clic en Nuevo, doble clic en Vista Diseño).
3. Escriba los Nombres de cada uno de los campos y Defina el tipo de dato que se almacenará en
estos campos de la tabla.
4. Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Si no define una clave principal,
Microsoft Access le preguntará si desea crear una clave principal automáticamente al guardar
la tabla.
5. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación,
escriba un nombre para la tabla, ejemplo Alumno.

Para el caso del ejemplo Sistema de matriculas se crearan todas las tablas y las relaciones entre
estas en la Sesión3.
LA CLAVE PRINCIPAL
El último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se denomina la
clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:
1. Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.
2. Porque permite definir relaciones entre tablas.
Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de
manera única. Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:
El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden contener
valores iguales. La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través de la clave
principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar. Cuanto más pequeño
sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.
Establecer o cambiar la clave principal:

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Abra una tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea definir como clave
principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para
seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el
selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.

Crear una tabla con el Asistente para tablas:

Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo. Haga doble clic en Asistente
para tablas. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.
Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos
En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:
Procurar que describa el contenido que tendrá éste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden
incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el
punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).No pueden comenzar por
un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).
Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la
mayoría de los ejemplos de la documentación de Microsoft Access los nombres de los campos y
controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden
producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones. Al dar nombre a un campo, control u objeto,
es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una propiedad u otro elemento
que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un comportamiento
inesperado en algunas circunstancias.

TIPOS DE DATOS
Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo
de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrán
introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:
La clase de datos que se podrán introducir en el campo. El espacio que Access reservará para los
datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de ese
campo. Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.

Valor Tipo de datos Tamaño

Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de Hasta 255 caracteres o la
texto y números, así como números que no longitud que indique la
requieran cálculos, como los números de propiedad Tamaño del campo
teléfono. (el menor de los dos valores).
Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto y Hasta 65.535 caracteres.
números.
Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el
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matemáticos. valor de la propiedad Tamaño

del campo es Id. de réplica).
Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 8 bytes.
9999.
Moneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados 8 bytes.
en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales. La precisión es de hasta 15
dígitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Auto numérico Número secuencial (incrementado de uno a uno) 4 bytes (16 bytes si el valor de
único, o número aleatorio que Microsoft Access la propiedad Tamaño del
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro campo es Id. la réplica).
a una tabla. Los campos Auto numérico no se
pueden actualizar.
Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de 1 bit.
entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo Hasta 1 gigabyte (limitado por
de Excel, un documento de Word, gráficos, el espacio disponible en disco)
sonidos u otros datos binarios) vinculado o
incrustado en una tabla de Access.
Hipervínculo Texto o combinación de texto y números Cada una de las tres partes del
almacenada como texto y utilizada como tipo de datos hipervínculo
dirección de hipervínculo. puede contener hasta 2048
caracteres.
Asistente para Crea un campo que permite elegir un valor de Tamaño igual al del campo
búsquedas otra tabla o de una lista de valores mediante un clave principal utilizado para
cuadro de lista o un cuadro combinado. realizar la búsqueda
(habitualmente 4 bytes).

Descripción
En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del contenido
y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es útil tanto
para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar más tarde,
ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario,
suministrando así más información al usuario.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:

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Abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para
seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de
campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic en
Eliminar filas en la barra de herramientas.

Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere
insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar fila.
Access insertará una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.

Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación
haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.

Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o

muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse
para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es posible
controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto mediante
el establecimiento de su propiedad Tamaño del campo. Las propiedades de un campo se establecen
mediante la visualización de una tabla en la vista Diseño.

Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible controlar el
número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el tipo
de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico.
En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya
propiedad Tamaño del campo desee establecer. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el
cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para un campo de Texto, escriba el número máximo de
caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numérico, haga
clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee.

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Tamaño del campo en campos de tipo Numérico

Valor Descripción Posición Tamaño

decimal
Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite Ninguna 1 byte
fracciones).
Entero –32.768 y 32.767 (no admite fracciones). Ninguna 2 bytes
Entero largo –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite Ninguna 4 bytes
fracciones).
Simple De –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 7 4 bytes
Doble De –1,79 x 10308 a 1,79 x 10308 15 8 bytes
Id. de réplica Identificador global único (GUID) N/D 16 bytes
Decimal Almacena números entre -1038 y -1 y 1038 28 12 bytes
-1(.ADP)
Almacena números entre -1028 y 1028 -1 (.MDB)
Formato
Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números, las fechas, las
horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien
puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato.
Formatos predefinidos
La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo
de datos Fecha/Hora.
Valor Descripción
Fecha (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora;
general si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de
Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado,
3 de Abril de 1993.
Fecha Ejemplo: 3-Abr-93.
mediana
Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo

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MISCELANIA DE EJERCICIOS

Historias Clinica

RELACIONES ENTRE TABLAS Y LLENADO

OBJETIVOS
 Analizar y diseñar la bases de datos Matriculas-
UNSAAC. Crear las tablas de esta base de datos.
 Establecer las relaciones entre tablas, considerando la
multiplicidad y la integridad referencial
 Aprender llenar datos en las tablas

TEMAS:
Medicamentos
 Crear La Base de Datos Matriculas-Unsaac
 Llenar Datos en las tablas.

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TRANSITO

VIDEOTECA

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