PROCESO TALENTO HUMANO/ SUBPROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Código : PTH.56

Versión : 02
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
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Revisó: Líder Talento Humano Fecha de aprobación: Noviembre 25 de 2011
Coordinación HSEQ Aprobó: Vicerrector Académico
Resolución No. 1938
Coordinación SYSO

OBJETIVO ALCANCE

Establecer las actividades y mecanismos para garantizar la comunicación

interna y externa entre los diferentes niveles (profesores, visitantes,
estudiantes, administrativos y comunidad en general) así como generar Este procedimiento aplica a la Comunidad Universitaria, visitantes y
conciencia en lo correspondiente a sus funciones y responsabilidades en el contratistas de la Universidad Industrial de Santander.
cumplimiento de las políticas y objetivos del Sistema de Gestión Integrado.

NORMATIVIDAD

· Norma NTC OHSAS 18001:2007

· Norma NTC ISO 9001:2008
· Norma NTC GP 1000:2009
· Norma NTC ISO 14001:2004

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

· Comunicación: Proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Al interior de una Institución la comunicación debe ser asertiva.
· UAA: Unidad Académico Administrativa.
· SGI: Sistema de Gestión Integrado
· SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional
· Toma de conciencia: Grado de interiorización por parte del personal en cuanto a la importancia de las actividades o tareas que desarrolla en la organización y
cómo estas contribuyen al logro de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado
· Evento: Actividades relacionadas con congresos, encuentros, simposios, seminarios, entre otros.
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DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Las actividades de comunicación que se realizan para generar toma de conciencia en la comunidad universitaria estarán relacionadas con los siguientes temas:

· Funciones y responsabilidades en el cumplimiento de las políticas y objetivos del Sistema de Gestión Integrado
· Identificación y control de los peligros y riesgos asociados a las actividades que realizan
· Identificación y control de los aspectos e impactos ambientales significativos generados por las actividades, productos y servicios de la Universidad
· Consecuencias por desviarse de los procedimientos y de todos los beneficios asociados a un mejor desempeño en SYSO y Ambiental.

El Coordinador HSEQ, el Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental y el Coordinador SYSO en consideración a la dinámica de los procesos evaluará la
necesidad de actualización de la Matriz de Comunicación.

En las porterías de visitantes, se dispondrá de una cartelera para la comunicación de los temas en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental pertinentes al respaldo
del carnet se identifican las rutas de evacuación de la Universidad.

Las especificaciones para el ingreso de visitantes a los laboratorios de la universidad se encontrarán en cada uno de los Protocolos de Seguridad de los mismos.

La socialización para los estudiantes de educación continua y no continua se realizará de acuerdo a lo definido en el Anexo 1. Matriz de Comunicaciones.

La inducción para el docente y personal administrativo de planta de la universidad sobre el Sistema de Gestión Integrado(Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y
Ambiental) se incluye como uno de los requisitos necesarios para la posesión del cargo, de acuerdo a lo establecido en el Formato FTH.27

La inducción al docente cátedra o tutor sobre el Sistema de Gestión Integrado(Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental) debe ser realizada por el Jefe de
la UAA a la que el docente se encuentre vinculado.

NOTA: Para los eventos o actividades desarrolladas en el Auditorio Luis A. Calvo, el Coliseo Deportivo y el Auditorio Ágora de Ciencias Humanas, se presentará al
inicio de cada evento un video o una presentación en Power Point para divulgar las políticas, peligros y riesgos asociados, aspectos e impactos, planes de emergencia,
ruta de evacuación, clasificación de residuos y comportamientos seguros.
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Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido Conector Conector de página
intranet
DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REFERENCIA

INICIO

1. Identifica la necesidad de comunicar los temas sobre los Coordinador HSEQ

1. Identifica necesidad de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y/o Seguridad y Salud Coordinador SYSO
comunicación
Ocupacional. Coordinador Ambiental

¿Dirigida a
docentes que se No 1
vinculan a la UIS? Pag. 4
DOCENTES

Si Coordinador HSEQ
2. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente
para ser divulgada al personal docente. (Anexo 1. Matriz de Coordinador SYSO
2. Selecciona información
Comunicaciones). Coordinador Ambiental

3. Prepara material de 3. Prepara el material de apoyo que se mostrará durante la Coordinador HSEQ
apoyo presentación con base en la información seleccionada. Coordinador SYSO
Coordinador Ambiental Documentos
necesarios para
4. La División de Recursos Humanos entrega al docente que se posesión
4. Entrega el formato División de Recursos personal
vincula a la Universidad el formato FTH.27, donde se relacionan los
FTH.27 Humanos docente o
documentos necesarios para la posesión del cargo.
administrativo
profesional
FTH.27
Formato FTH.27

5. Reporta a la Coordinación
HSEQ la vinculación del 5. Reporta a la Coordinación HSEQ la vinculación del docente. Profesional Asuntos de
docente Personal Docente

1
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

6. Coordinar inducción del

6. Coordina con el docente el día y hora de la capacitación del Coordinador HSEQ
SGI
Sistema de Gestión Integrado.

Coordinador HSEQ
7. Realiza la inducción del SGI 7. Realiza la inducción del Sistema de Gestión Integrado al docente Coordinador SYSO
al docente que asume la posesión del cargo. Coordinador Ambiental
Profesionales de apoyo
Nota:
La inducción al docente cátedra o tutor sobre el Sistema de
Gestión Integrado(Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y
Si 2 Ambiental) debe ser realizada por el Jefe de la UAA a la que el
¿Requiere re-inducción?
Pág. 5 docente se encuentre vinculado.

No

Fin

PERSONAL ADMINISTRATIVO
¿ Dirigido a personal No 3
1 Administrativo que
Pág. 6
se vincula la UIS?
Coordinador HSEQ
Si Coordinador SYSO
8. Selecciona la información que considera apropiada y pertinente para
ser divulgada al personal administrativo. (Anexo 1. Matriz de Coordinador Ambiental
8. Selecciona
información Comunicaciones).

Coordinador HSEQ
9. Prepara material de 9. Prepara el material de apoyo que se mostrará durante la Coordinador SYSO
apoyo presentación con base en la información seleccionada. Coordinador Ambiental

2
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

2
Documentos necesarios
para posesión personal
Administrativo no
Profesional FTH.26
10. Entrega formato 10. La División de Recursos Humanos entrega al personal
FTH.26 o FTH.27 administrativo que se vincula a la Universidad el formato FTH.26, o División de Recursos Documentos necesarios
FTH.27, según corresponda, donde se relacionan los documentos Humanos para posesión personal
necesarios para la posesión del cargo. Docente o
Administrativo
Formato FTH.26 o
FTH.27 Profesional FTH.27

11. Reporta a la Coordinación HSEQ la vinculación del personal Profesional Asuntos de

11. Reporta a la administrativo. Personal Administrativo
Coordinación HSEQ
NOTA:
Si el personal administrativo se vincula a través de contratación
externa, coordina con el Operador Externo la inclusión de la
información y el material de apoyo durante las jornadas de inducción
anuales que se hacen al personal de contratación externa de la
Universidad.
12. Coordina con el
personal administrativo
la capacitación 12. Coordina con el personal administrativo el día y hora de la Coordinador HSEQ
capacitación del Sistema de Gestión Integrado.

13. Realiza inducción al personal administrativo nuevo. Coordinador HSEQ

13. Realiza Inducción Coordinador SYSO
Coordinador Ambiental
Profesional de apoyo SGI
No

2 ¿Requiere re-inducción?
14. La re-inducción al personal docente y administrativo de la
Universidad del Sistema de Gestión Integrado, se programa por medio Profesional Formación de
Si del Subproceso de Formación de Personal, en las jornadas de Personal
capacitación realizadas en el plan de formación semestral.
14. Realiza re-inducción
Fin
SGI

3
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

3
ESTUDIANTES

15. Selecciona información 15. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente Coordinador HSEQ
para ser transmitida al personal estudiantil. Coordinador SYSO
Coordinador Ambiental

16. Prepara material de 16. Con base en la información seleccionada en la actividad anterior, Coordinador HSEQ
apoyo Coordinador SYSO
prepara el material de apoyo que se mostrará durante la presentación.
Coordinador Ambiental
3

¿ Dirigido a
estudiantes
ingresan primera
vez a la UIS?

Si
17. Coordina con Bienestar Estudiantil la inclusión de la información y el
17. Coordina inducción material de apoyo durante las jornadas de inducción al personal Coordinador de Programas
HSEQ estudiantil que se vincula a la Universidad. Educativos Preventivos

18. Realiza la inducción del Sistema de Gestión Integrado al personal Vicerrector Administrativo
18. Realiza inducción estudiantil nuevo.

¿Estudiantes que
requieren re-
inducción?

19. Programa la Semana Universitaria e informa a la Coordinación HSEQ Profesional de Desarrollo

para definir la actividad de re-inducción. Humano
19. Programa las fechas de
la Semana Universitaria
Coordinador HSEQ
Coordinador SYSO
20. Realiza la inducción Sistema de Gestión Integrado al personal Coordinador Ambiental
20. Realiza re-inducción
estudiantil nuevo.
Profesional de apoyo SGI
Facilitadores HSEQ
Fin
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

4 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

¿Dirigida a proveedores y No 4
contratistas? Pág. 8

Si

Coordinador HSEQ
21. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente Coordinador SYSO
21. Selecciona información para ser transmitida a los proveedores y contratistas, de acuerdo con Coordinador Ambiental
lo definido en el Anexo 1. Matriz de Comunicaciones.

Coordinador HSEQ
22. Con base en la información seleccionada en la actividad anterior,
22. Prepara material Coordinador SYSO
prepara el material de apoyo que se mostrará durante la presentación.
Coordinador Ambiental

23. Entrega material preparado con la información seleccionado al Director de Contratación

23. Entrega de material proveedor y/o contratista, esta entrega es requisito obligatorio para la y Proyectos de Inversión
legalización del contrato. (Ver Anexo 1. Matriz de Comunicaciones)
Jefe de UAA
Si el contrato es por un valor superior o igual a 50 SMLMV, el responsable
es la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
Fin
Si el contrato es por un valor inferior a 50 SMLMV, el responsable es el
Jefe de cada Unidad Académica y/o Administrativa que realiza la compra
del bien y/o servicio.
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

VISITANTES
5

No ¿Dirigida a
visitantes?

Si
Coordinador HSEQ
24. Selecciona 24. Selecciona la información que considere apropiada y pertinente
Coordinador SYSO
información y prepara para ser transmitida a los visitantes y prepara el material de apoyo con
material Coordinador Ambiental
base en la información seleccionada

25.Reporta el evento 25. La División de Planta Física a través del Supervisor o Jefe de la
autorizado Jefe de la División de
División deben reportar oportunamente a la Coordinación HSEQ, el
Planta Física
evento y la fecha autorizada para el ingreso a las instalaciones de la UIS,
Supervisor
con el objetivo de coordinar el proceso de difusión del SGI.
¿El visitante
participará de un No
evento?

Si
Jefe UAA
Funcionario que coordina
26. Reporta el evento a la
Coordinación HSEQ
26. Reporta con anticipación a tres días hábiles el evento programado el evento
a la Coordinación HSEQ.
Jefe UAA
27.Envía el registro firmado por los visitantes que participaron del
27. Envía registro firmado a la Funcionario que coordina
evento como evidencia de la difusión de la información suministrada
Coordinación HSEQ el evento
por la Coordinación HSEQ a más tardar un día hábil siguiente de
finalizado el evento.

28.Garantiza en las porterías

UIS la socialización del SGI
28. Garantiza en las porterías de visitantes de la UIS la publicación y
lectura de la información a socializar del Sistema de Gestión Integrado. Supervisor
Vigilante
NOTA: Todos los visitantes que ingresen a las instalaciones de la UIS
portarán un carnet que contempla las rutas de evacuación.

Fin
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ANEXO 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES

MENSAJE RECEPTOR MEDIO EMISOR

PERIODICIDAD
TEMÁTICA PÚBLICO ACCIÓN RESPONSABLE
LÍDER PLANTA FÍSICA AL MOMENTO DEL INGRESO A
CARNET-RUTA EVACUACIÓN VIDEO
PERSONAL DE VIGILANCIA LAS INSTALACIONES DE LA UIS
VISITANTES INSTITUCIONAL
SUPERVISOR O JEFE DE SEGURIDAD QUE Ó CUANDO SE AUTORICE EL
CARTELERA EN PORTERÍA DE VISITANTES
AUTORICE EL INGRESO INGRESO

MANUAL DE REQUISITOS SYSO Y AMBIENTAL PARA DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y

PROYECTOS DE INVERSIÓN AL INICIO DE LA
CONTRATISTAS CONTRATISTAS
INTERVENTOR DEL CONTRATO CONTRATACIÓN
PÁGINA WEB
UAA RESPONSABLE

CAPACITACIÓN COORDINACIÓN HSEQ

CARTILLAS
BOLETINES INFORMATIVOS
PLEGABLES
FUNCIONARIOS
PÁGINA WEB (BANNER)
INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
POLITICAS, OBJETIVOS, MATERIAL AUDIOVISUAL
DIRECTRICES INTRANET
INSTITUCIONALES, CORREO ELECTRÓNICO
CONSIGNAS DE CARTILLAS
EMERGENCIAS Y BOLETINES INFORMATIVOS
OPS DEL PERSONAL QUE TRABAJA PLEGABLES
EVACUACIÓN
EN EL INTERIOR DE LAS PÁGINA WEB (BANNER)
INSTALACIONES DE LA UIS INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
MATERIAL AUDIOVISUAL
INTRANET
PLEGABLES
OPS QUE LABORA FUERA DE LAS PÁGINA WEB (BANNER)
INSTALACIONES DE LA UIS INTRANET
COORDINACIÓN SYSO
VINCULACIÓN DE PERSONAL
COORDINACIÓN AMBIENTAL
ANUALMENTE RE-INDUCCIÓN
FACILITADORES HSEQ
PERIODICAMENTE DE
PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y
ACUERDO AL PLAN DE MEDIOS
AMBIENTAL
COORDINACIÓN HSEQ COORDINACIÓN
SYSO
COORDINACIÓN AMBIENTAL
FACILITADORES HSEQ VINCULACIÓN DE PERSONAL
PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y
AMBIENTAL
JEFE UAA

CAPACITACIÓN
CARTILLAS
BOLETINES INFORMATIVOS
FUNCIONARIOS DEL OPERADOR PLEGABLES AL MOMENTO DE LA
OPERADOR EXTERNO
EXTERNO PÁGINA WEB (BANNER) VINCULACIÓN DE PERSONAL
INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
MATERIAL AUDIOVISUAL
INTRANET
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ANEXO 1. MATRIZ DE COMUNICACIONES

MENSAJE RECEPTOR MEDIO EMISOR

PERIODICIDAD
TEMÁTICA PÚBLICO ACCIÓN RESPONSABLE

CORREO ELECTRÓNICO COORDINACIÓN HSEQ INDUCCIÓN A ESTUDIANTES

PÁGINA WEB (BANNER) COORDINACIÓN SYSO QUE INGRESAN AL PRIMER
ENTRECABLES COORDINACIÓN AMBIENTAL SEMESTRE Y PERIODICAMENTE
ESTUDIANTES PREGRADO ACTIVIDADES LÚDICAS FACILITADORES HSEQ DE ACUERDO AL PLAN DE
CAMPAÑAS (YO PROMUEVO- SEMANA UNIVERSITARIA- PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y MEDIOS
POLITICAS, OBJETIVOS, PIVU) AMBIENTAL ANUAL EN LA SEMANA
DIRECTRICES INTRANET UNIVERSITARIA
INSTITUCIONALES,
CONSIGNAS DE
EMERGENCIAS Y
ESTUDIANTES DE EDUCACIÓN NO COORDINACIÓN HSEQ
EVACUACIÓN CORREO ELECTRÓNICO EN LA PRIMERA CLASE AL
CONTINUA (POSGRADO, MAESTRÍA, COORDINACIÓN SYSO
PÁGINA WEB (BANNER) INICIO DEL PERÍODO, NIVEL,
DOCTORADO, POSTDOCTORADO) Y COORDINACIÓN AMBIENTAL
INTRANET CICLO, CURSO, ETC..POR PARTE
EDUCACIÓN CONTINUA( FACILITADORES HSEQ
MATERIAL (PRESENTACIÓN EN POWER POINT) DEL COORDINADOR Y
SEMINARIOS, DIPLOMADOS, CURSOS, PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y
PLEGABLE DOCENTE
ETC) AMBIENTAL

COORDINACIÓN SYSO
PLEGABLE
FACILITADORES HSEQ
PELIGROS Y RIESGOS CAPACITACIÓN
FUNCIONARIOS COORDINACIÓN AMBIENTAL ANUALMENTE
ASPECTOS E IMPACTOS PROCESO DE VALIDACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE MATRIZ
PROFESIONALES DE APOYO SYSO Y
INTRANET
AMBIENTAL

CAPACITACIÓN
CARTILLAS
BOLETINES INFORMATIVOS
PLEGABLES COORDINACIÓN HSEQ
GESTIÓN EN PROGRAMAS PÁGINA WEB (BANNER Y TIPS) COORDINACIÓN SYSO
FUNCIONARIOS ANUALMENTE
DE SYSO Y AMBIENTAL INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN COORDINACIÓN AMBIENTAL
MATERIAL AUDIOVISUAL FACILITADORES HSEQ
CORREO ELECTRÓNICO EQUIPO AMBIENTAL
ACTIVIDADES LÚDICAS
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ANEXO 1. MATRIZ DE CANALES DE COMUNICACION

MENSAJE RECEPTOR MEDIO EMISOR

PERIODICIDAD
TEMÁTICA PÚBLICO ACCIÓN RESPONSABLE

FUNCIONARIOS
(PERSONAL DE
CAPACITACIÓN
LABORATORIOS,
MATERIAL IMPRESO VINCULACIÓN DE PERSONAL
DOCENTES, TÉCNICOS) RESPONSABLE DE LABORATORIO
SOFTWARE ANUALMENTE RE-INDUCCIÓN
(DOCENTE, TÉCNICO)
INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN
FUNCIONARIOS DEL
OPERADOR EXTERNO
OPS
HOJAS DE SEGURIDAD
DE ACUERDO A LA PRÁCTICA
ESTUDIANTES CADA UNA DE LAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO DOCENTE Y TÉCNICO
REALIZADA

CADA VEZ QUE SE HACE

RESPONSABLE DEL LABORATORIO
GESTOR DE RESIDUOS MATERIAL IMPRESO RECOLECCIÓN DE SUSTANCIAS
EQUIPO AMBIENTAL- PROGRAMA PGIR
QUÍMICAS

RESPONSABLE DE LABORATORIO CADA VEZ QUE SE AUTORICE

VISITANTES MATERIAL IMPRESO
(DOCENTE, TÉCNICO) EL INGRESO DE PERSONAL

BOLETINES INFORMATIVOS
RESULTADOS DE INTRANET
COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN
ACCIDENTES E INFORMES A LOS INTERESADOS CUANDO SE PRESENTEN
AMBIENTAL
INCIDENTES DE TRABAJO FUNCIONARIOS PÁGINA WEB ACCIDENTES E INCIDENTES DE
LÍDER SYSO
Y/O AMBIENTALES- INFORME DE INVESTIGACIÓN DEL INCIDENTE Y TRABAJO Y/O AMBIENTALES
LÍDER AMBIENTAL
LECCIONES APRENDIDAS ACCIDENTE AMBIENTAL Y SYSO

BOLETINES INFORMATIVOS
RESULTADOS DE COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN CUANDO SE PRESENTEN
FUNCIONARIOS INTRANET
INSPECCIONES AMBIENTAL HALLAZGOS
INFORMES A LOS INTERESADOS
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ANEXO 1. MATRIZ DE CANALES DE COMUNICACION

MENSAJE RECEPTOR MEDIO EMISOR

PERIODICIDAD
TEMÁTICA PÚBLICO ACCIÓN RESPONSABLE

FUNCIONARIOS
(PERSONAL DE
CAPACITACIÓN
LABORATORIOS,
MATERIAL IMPRESO VINCULACIÓN DE PERSONAL
DOCENTES, TÉCNICOS) RESPONSABLE DE LABORATORIO
SOFTWARE ANUALMENTE RE-INDUCCIÓN
(DOCENTE, TÉCNICO)
INDUCCIÓN Y RE-INDUCCIÓN
FUNCIONARIOS DEL
OPERADOR EXTERNO
OPS
HOJAS DE SEGURIDAD
DE ACUERDO A LA PRÁCTICA
ESTUDIANTES CADA UNA DE LAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO DOCENTE Y TÉCNICO
REALIZADA

CADA VEZ QUE SE HACE

RESPONSABLE DEL LABORATORIO
GESTOR DE RESIDUOS MATERIAL IMPRESO RECOLECCIÓN DE SUSTANCIAS
EQUIPO AMBIENTAL- PROGRAMA PGIR
QUÍMICAS

RESPONSABLE DE LABORATORIO CADA VEZ QUE SE AUTORICE

VISITANTES MATERIAL IMPRESO
(DOCENTE, TÉCNICO) EL INGRESO DE PERSONAL

RESULTADOS DE BOLETINES INFORMATIVOS

ACCIDENTES E INTRANET
COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN
INCIDENTES DE INFORMES A LOS INTERESADOS CUANDO SE PRESENTEN
AMBIENTAL
TRABAJO Y/O FUNCIONARIOS PÁGINA WEB ACCIDENTES E INCIDENTES DE
LÍDER SYSO
AMBIENTALES- INFORME DE INVESTIGACIÓN DEL INCIDENTE Y TRABAJO Y/O AMBIENTALES
LÍDER AMBIENTAL
LECCIONES ACCIDENTE AMBIENTAL Y SYSO
APRENDIDAS

BOLETINES INFORMATIVOS
RESULTADOS DE COORDINACIÓN DE SYSO COORDINACIÓN CUANDO SE PRESENTEN
FUNCIONARIOS INTRANET
INSPECCIONES AMBIENTAL HALLAZGOS
INFORMES A LOS INTERESADOS
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

1 Noviembre 25 de 2011 Creación del documento

2 Febrero 06 de 2012 Inclusión del Formato FTH.26 en el diagrama de flujo