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Ciencias Administrativas
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA
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Taller de Administración Documentaria CP. Ciencias Administrativas
DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Se entiende que documento es todo objeto, producto de la actividad humana, que posee
información, independiente de la forma física o para lo que fue creado.
Documentos no son solo los escritos, si no todo aquel objeto que posea información. En
la entidad se genera información y al mismo tiempo esta se transmite dándose en forma
de documento el cual es conservado en el archivo, lo que hace un sistema de
información.
Los documentos únicamente no son un producto que se genera en la empresa en el
cumplimiento de sus funciones, si no, que son también instrumento primordial para
conducir y coordinar las actividades diarias de la organización, sustentan la toma de
decisiones en todos los niveles de la entidad y son testimonio de toda la gestión
administrativa.
para que todo lo anteriormente mencionado se cumpla, es necesario clasificar, conocer
que documentación se maneja y existe dentro de la organización y cuál es la función
primordial que cumplen dentro del punto de vista empresarial.
Existen varias formas por las cuales se puede clasificar los documentos; ya sea por su
forma o soporte, ente productor, finalidad o la función para la que fue creado.
Según el soporte podemos encontrar:
papel, cintas magnéticas, fotografías, discos ópticos, etc.
Según el ente productor:
documento privado: el que es producido por particulares.
documento público: es el producido por el funcionario público en el ejercicio de
sus actividades.
Según la finalidad.
están los documentos dispositivos, los que imparten normas de obligatorio
cumplimiento; los documentos testimoniales, son los que sirven de prueba o testimonio
y los documentos informativos conforman la generalidad de los documentos dentro de
la gestión administrativa entre ellos están informes, circulares, cartas, etc.
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útiles: son los que únicamente aportan a la gestión administrativa por el año de vigencia.
no esenciales: son aquellos que no poseen ningún valor primario ni secundario.
Características complementarias
• Corrección: evitar errores, impresión desigual de letras, márgenes desiguales, carta
descentrada, borrones, división incorrecta de palabras.
• Cohesión: vinculación
• Creación de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente en la
actitud del lector
• Modernismo: simple, clara, moderna, breve
• Lenguaje positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar, ganar la
voluntad por medio de palabras P.L.A.N
Son los cuatro puntos mas importantes a tener en cuenta cuando redactamos una carta.
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CIRCULAR EXTERNA
Una circular externa debe contener, en el caso que lo amerite, el logotipo de la institución
que la está publicando; el número correspondiente a la circular externa que se redacta;
también se debe especificar a quienes va dirigida y el asunto que en ella se trata; así
mismo, debe estar firmada por quien la envía o bien, por el representante del grupo a
quienes va dirigida dicha circular
CIRCULAR INTERNA
Circular interna o general. Comunicación con el mismo contenido utiizada para dar a
conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
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ACTAS
La mayoría de reuniones de ventas y las empresas startups pueden funcionar muy bien
con actas de reuniones informales. La idea básica aquí es capturar el contenido de la
reunión de la manera más eficiente posibleOrganización:
Fecha:
Hora:
Lugar:
Organizador de la Reunión:
Redactor del Acta:
Asistentes:
Ausentes:
Notas:
CONSTANCIAS
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ACTOS ADMINISTRATIVOS
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COMPRAVENTAS
Contrato bilateral.
Crea derechos y obligaciones para ambas partes. El contrato de compraventa siempre
será bilateral, en razón de que en esencia las obligaciones serán reciprocas para ambas
partes. El vendedor adquiere la obligación de transmitir la propiedad de una cosa o de
un derecho y el comprador a pagar un el precio cierto en dinero.
Contrato oneroso.
Crea provechos y gravámenes también recíprocos. El contrato de compraventa es
oneroso en razón de la naturaleza económica de las contraprestaciones del vendedor y
del comprador. La cosa o el derecho que se vende representa una valoración
económica.
Contrato Instantáneo.
La compraventa pura y simple se realiza en un solo acto.
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Contrato formal.
Cuando se trate de bienes inmuebles es necesario una formalidad especifica
establecida por la ley para que tenga plena validez. La inobservancia de la forma trae
aparejada una nulidad de tipo relativo.
TELEFAX
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